INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA SISTEMA DE TESORERIA MANUAL DEL USUARIO (Versión Clipper 5.3 para DOS) 1.- OBJETIVO El presente documento tiene por finalidad explicar, a los responsables del área de Tesorería, las principales características (opciones y ayudas) que presenta el software de tesorería, así como sugerir el procedimiento más adecuado para ingresar la información al mismo. 2.- ESPECIFICACIONES TECNICAS REQUERIDAS DEL EQUIPO El equipo deberá tener como mínimo las siguientes características: Computadora: La característica mínima del equipo en el cual se instalara, corresponde a una computadora 486 (acondicionada al problema informático del año 2000) con 16 MB de RAM y 200 MB libres de disco duro; en consecuencia, el Software puede ser instalado en equipos Pentium en las diferentes versiones de Sistemas Operativos (Windows 95 y 98). El Software no puede ser instalado directamente en los equipos, deberá ser ejecutado a través de la red. La computadora debe tener la siguiente configuración: CONFIG.SYS con files =100 y buffers = 80. Impresora: Impresora matriz de punto de carro ancho. PROCESO DE INSTALACION Y ACCESO Debe tener en cuenta que el software de Tesorería, es de propiedad del Instituto Nacional de Rehabilitacion, por lo que queda terminantemente prohibido su reproducción, comercialización, distribución, alquiler o cesión a terceros, sin la autorización expresa de la Dirección General del Instituto Nacional de Rehabilitacion. Antes de instalar el software, verifique que su computadora se encuentre libre de VIRUS informáticos, para evitar problemas al realizar su trabajo. 1 MANUAL DEL USUARIO: INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA La Computadora escogida para trabajar Tesorería debe de estar conectada a la red, y tener los derechos respectivos para el uso del sistema en la red. INSTALACION El software de Tesorería, se encuentra instalado en la red, en el volumen 3 letra I:\CONTA\EXE\TES.EXE El software debe ser manejado a través de la Red por medio de un computador, el cual deberá tener un acceso directo del ejecutable del sistema, deberá de crear un acceso directo cuyo directorio de origen debe ser I:\CONTA\EXE\TES.EXE. El usuario deberá ejecutar el sistema por medio de dicho acceso directo. ACCESO Culminada la instalación del software, para acceder al mismo deberá hacer lo siguiente: Desde el Acceso Directo “Tesorería” dar doble clip, ó desde el promp en modo DOS I:\CONTA\EXE\ DIGITAR TES A continuación, el sistema solicitará en pantalla el nombre del usuario, para lo cual escribirá lo siguiente: USUARIO 4.- : TES MENUS DEL SOFTWARE El software consta de cuatro (04) módulos principales, los cuales están divididos en opciones tal como se describe a continuación: A) CATALOGOS A.1 PLAN DE CUENTAS. A.2 ESTRUCTURA PROGRAMATICA A.3 CLASIFICADOR DE INGRESOS A.4 CLASIFICADOR DE GASTOS A.5 FUENTES DE FINANCIAMIENTO A.6 CUENTAS BANCARIAS A.7 TRANSACIONES EN C/P A.8 PROVEEDORES A.9 UNIDAD ORGANICA A10 TIPOS DE DOCUMENTOS A11 BANCOS B) MOVIMIENTOS 2 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 B.6 B.7 B.8 5.- MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA REGISTRAR RECIBOS DE INGRESOS REGISTRAR PAPELETAS DE DEPOSITOS REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO CONCILIACION BANCARIA B.4.1 Tesoro Público B.4.2 Ingresos Propios B.4.3 Encargos B4.4 Ingresos Diarios B.4.5 Fondo Rotatorio CONTROL DE CAJA CHICA B.5.1 Tesoro Público 00 B.5.2 Ingresos Propios 09 ASIENTOS CONTABLES LIBRO MAYOR CONTROL DE GARANTIAS C) INFORMES C.1 T-5 C.1.1 Reporte C.1.2 Saldos C.2 LIBRO CAJA C.3 LIBRO BANCOS C.4 REGISTRO DE COMPRAS C.5 REGISTRO DE VENTAS D) UTILITARIOS D.1 Usuario. D.2 indexar Archivos. D.3 Backup de Archivos D.3 Crear nuevo periodo. D.4 Cambiar periodo D.5 Bloquear Periodo D.6 Manejador de Archivos ESC (opción de Fin de Trabajo) DESPLAZAMIENTO ENTRE LAS OPCIONES DEL SOFTWARE Para desplazarse a través de los Menús use las teclas de flechas: ...Flecha hacia arriba ...Flecha hacia abajo ...Flecha hacia la izquierda ...Flecha hacia la derecha Una vez que se posicione en la opción deseada presione la tecla <ENTER>, luego el software presentará en pantalla la opción seleccionada. 3 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION 6.- MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA DETALLE DE LOS MENUS DEL SOFTWARE A) CATALOGOS A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8 A.9 A10 A11 B) MOVIMIENTOS B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 B.6 B.7 B.8 C) PLAN DE CUENTAS. ESTRUCTURA PROGRAMATICA CLASIFICADOR DE INGRESOS CLASIFICADOR DE GASTOS FUENTES DE FINANCIAMIENTO CUENTAS BANCARIAS TRANSACIONES EN C/P PROVEEDORES UNIDAD ORGANICA TIPOS DE DOCUMENTOS BANCOS REGISTRAR RECIBOS DE INGRESOS REGISTRAR PAPELETAS DE DEPOSITOS REGISTRAR COMPROBANTES DE PAGO CONCILIACION BANCARIA B.4.1 Tesoro Público B.4.2 Ingresos Propios B.4.3 Encargos B4.4 Ingresos Diarios B.4.5 Fondo Rotatorio CONTROL DE CAJA CHICA B.5.1 Tesoro Público 00 B.5.2 Ingresos Propios 09 ASIENTOS CONTABLES LIBRO MAYOR CONTROL DE GARANTIAS INFORMES C.1 C.2 C.3 C.4 C.5 T-5 C.1.1 Reporte C.1.2 Saldos LIBRO CAJA LIBRO BANCOS REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE VENTAS 4 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION D) MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA UTILITARIOS D.1 Creación de Archivos. Mediante esta opción nos permite crear los archivos para un determinado período (año) D.2 Indexar Archivos Esta opción permite el ordenamiento lógico de los archivos y debe ejecutarse en forma continua para mantener el sistema trabajando en optimas condiciones. D.3 Genera Copia de Seguridad Permite al usuario generar copias de seguridad por cualquier eventualidad que se presente. Se recomienda usar esta opción diariamente, a fin de evitar doble trabajo. D.4 Usuarios. Mediante esta opción nos permite crear los usuarios del sistema con sus respectivas claves de acceso con las opciones siguientes: [ INSERT ] registra la clave de acceso. Cajero: Con [F1] se selecciona el cajero, pulsando [ENTER] nos presentará la pantalla con todos los módulos y opciones, pulsando [ENTER] nos permite habilitar o deshabilitar el acceso. [ESCAPE], para abandonar la opción del usuario del sistema. D.5 Manejador de Archivos Esta opción permite modificar la base de datos, solo se utiliza en casos que se requiera realizar algún mantenimiento a la base de datos. Tenga CUIDADO con el uso de esta opción, porque podría eliminar toda la información existente en las tablas, se sugiere ser utilizada por el supervisor del sistema ó personal del área de informática. 5 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION 7.- MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA MANEJO DE FUNCIONES A) Lista de Ayuda [F1] Al presionar la tecla [F1] se muestra una lista con los códigos y descripciones de los clasificadores y tablas maestras que posee el sistema, a fin que seleccione el más adecuado en el campo donde se posicione el cursor. Adicionalmente, dicha tecla es utilizada para aceptar las opciones elegidas y pasar a las pantallas de trabajo subsiguientes. B) Búsqueda [F2] Opción que permite la búsqueda alfabética en las listas de ayuda de Clasificadores y Tablas maestras incluidas en el software. Para iniciar la búsqueda puede digitar simplemente las primeras letras de la palabra a encontrar. C) Modificar [ENTER] Permite modificar las descripciones de los catálogos, comprobantes de pagos, recibos de ingresos, papeletas de deposito que hubiera creado el responsable de Tesorería y así mismo, permite modificar las cifras asignadas a estos. Para efectuar esta opción el usuario deberá seleccionar la descripción a modificar y presionar la tecla [ENTER]. Esta opción también permite variar las cifras consignadas en los registros de gastos e ingresos. D) Impresión [F9] Esta opción permite al usuario realizar la impresión de cada uno de los tipos de reportes existentes, bastará seleccionar el tipo de impresión a realizar y presionar la tecla [F9]. E) Grabación Los datos ingresados a través de los procesos del sistema se van grabando en forma temporal al presionar la tecla ENTER, sin embargo algunos campos se deberán de procesar para poder ser grabados. F) Insertar Nuevos Registros [INSERT] La tecla que permite realizar esta función es [INSERT] o [INS]. Dependiendo de la opción del menú donde se encuentra trabajando el responsable de Tesorería, le permitirá crear nuevas documentos o registrar los montos de gastos o ingresos que se prevee ejecutar o recaudar en el año fiscal. G) Eliminar [DEL] Permite eliminar el documento donde se encuentra ubicado el cursor, todas aquellas que se encuentran debajo de ésta. Por ejemplo al eliminar un comprobante de pago, el software también 6 INSTITUTO NACIONAL DE REHABILITACION MANUAL DEL USUARIO: SOFTWARE “RECAUDACIÓN DIARIA -CAJA eliminará el asiento contable asociadas a dicho documento; una vez presionada la tecla [DEL] el software presentará la pantalla de eliminar datos, solicitándole la confirmación de la acción. También permite anular los documentos creados en las tablas maestras por el responsable de Tesorería. H) 8.- Retorno Pantalla Anterior [ESC] Esta opción permite al usuario retornar a la pantalla anterior a la que se encuentra trabajando; bastará con presionar la Tecla [ESC]. CONSIDERACIONES GENERALES a) El Software posee la opción de generar copias de seguridad de la información procesada; úsela frecuentemente (por lo menos una vez a la semana). Esta es la única forma de cuidar su información. b) Si por algún motivo sufriera daño la base de datos, el responsable de la programación y formulación, deberá comunicarse inmediatamente y remitir un informe del daño a la Oficina de Estadística e informática para su reparación. 7