áreas funcionales a desarrollar por el personal de apoyo

ÁREAS FUNCIONALES A DESARROLLAR POR EL
PERSONAL DE APOYO ADMINISTRATIVO A LOS
DEPARTAMENTOS UNIVERSITARIOS EN LA
UNIVERSIDAD DE JAÉN
1
Gestión y Ordenación Académica.
2
Gestión económica y patrimonial
3
Apoyo administrativo para el desarrollo de las actividades
investigadoras.
4
Gestión
de
registro
y
archivo
de
documentación
administrativa.
5
Elaboración de estructuras informativas específicas de las
actividades propias de los departamentos.
6
Apoyo administrativo de carácter general.
¾ Dependencia Funcional: Director del Departamento.
¾ Dependencia Orgánica:
Gerente
ESTRUCTURA GENERAL DE LAS VARIABLES OPERATIVAS QUE DETERMINAN LA
ASIGNACIÓN
DE
EFECTIVOS
DE
APOYO
ADMINISTRATIVO
A
LOS
DEPARTAMENTOS UNIVERSITARIOS
1.1.- Nº de áreas de conocimiento (5%)
1.2.- Nº de profesores (10%)
1.- Estructural: (25%)
1.3.- Nº de asignaturas de EE.UU. de grado (10%)
2. Actividades Universitarias: (35%)
2.1.1.- Nº de alumnos matriculados en EE.UU. Grado (12,5%)
2.1.- Enseñanza (20%)
2.1.2.- Nº de alumnos matriculados en EE.UU. de Postgrado (2,5%)
2.1.3.- Nº de alumnos matriculados en programas de enseñanza no
reglada (5%)
2.2.- Investigación (15%)
2.2.1.- Nº de proyectos, contratos y convenios de investigación (10%)
2.2.2.- Nº de grupos de investigación que tengan la coordinación del
grupo en el Departamento (5%)
3. Recursos Financieros: (40%)
3.1.- Nº de centros de gasto (10%)
3.2.- Importe del presupuesto liquidado (30%)
4. Referencia Temporal: Al objeto de valorar las variables consideradas para la determinación de las necesidades
de apoyo administrativo a los departamentos, se utilizara la información numérica de los
últimos tres años: 2001, 2002 y 2003.
ÁREA FUNCIONAL
1. GESTIÓN Y ORDENACIÓN ACADÉMICA
1.A. Apoyo administrativo para la tratamiento informático en la elaboración de
los contenidos de los programas de las asignaturas de cada departamento
y remisión a los respectivos centros universitarios, facultades y escuelas,
para su publicación.
1.B. Distribución de los documentos de identificación académica para los
estudiantes matriculados en las asignaturas adscritas a los departamentos
(fichas de alumnos para el profesor).
1.C. Gestión académica de los programas de formación complementaria de las
enseñanzas de grado que ofertan los departamentos.
1.D. Gestión de las actas de calificaciones de las asignaturas asignadas a los
departamentos en coordinación con los responsables de la gestión
académica de cada centro universitario.
1.E. Recepción y gestión de las solicitudes de convalidación de calificaciones
de las asignaturas asignadas al departamento para, posterior, remisión a
las Secretarias de los centros universitarios.
1.F. Apoyo administrativo para el tratamiento informático en la elaboración y
mantenimiento de los planes de actividad docente de las diferentes áreas
de conocimiento que integran cada uno de los departamentos.
1.G. Apoyo administrativo para el tratamiento informático en la elaboración de
los programas de doctorado y de postgrado que se impartan por el
departamento.
1.H. Colaboración
en
los
procedimientos
administrativos
destinados
a
seleccionar el personal que han de conformar los tribunales de acceso a
la universidad.
ÁREA FUNCIONAL
2. GESTIÓN ECONÓMICA Y PATRIMONIAL
2.A. Asuntos Económicos
2.A.1. Confección de los expedientes de Reserva de Crédito presupuestario
para los diferentes centros de gasto ubicados en el seno de la
estructura departamental.
2.A.2. Elaboración
de
los
expedientes
de
Anticipos
de
Crédito
presupuestario para los diferentes centros de gasto ubicados en el
seno de la estructura departamental.
2.A.3. Gestión de los gastos derivados de:
•
Retribuciones al personal de la UJA; PDI y PAS, con cargo a
contratos, convenios y/o proyectos.
•
Retribuciones al personal ajeno a la UJA, por asistencia a
tribunales, conferencias, y/o colaboración en el desarrollo de
contratos, convenios y/o proyectos.
•
Indemnizaciones por razón del servicio correspondientes al
personal de la UJA: PDI y PAS.
•
Indemnizaciones por razón del servicio devengadas por
personal ajeno a la UJA.
•
Bolsas de viaje del personal ajeno a la UJA.
2.A.4. Elaboración de documentos de transferencia y redistribución de
crédito
presupuestario
en
el
ámbito
de
las
estructuras
presupuestarias de los diferentes centros de gasto ubicados en el
seno de la estructura departamental.
2.A.5. Gestión administrativa de las demandas de bienes y servicios que
puedan ser atendidas con los créditos presupuestarios de las
unidades orgánicas adscritas al Departamento.
2.B. Gestión Patrimonial
2.B.1. Registro
de
inventario
de
bienes
materiales
afectos
a
los
departamentos.
2.B.2. Gestión de la utilización de bienes materiales afectos a los
departamentos.
2.B.3. Gestión de espacios complementarios para las actividades de
enseñanza e investigación a desarrollar por los departamentos.
2.B.4. Elaboración de las relaciones de necesidades de los bienes
inventariables demandados por los departamentos con cargo a sus
créditos presupuestarios y de adquisición centralizada por el Servicio
de Contratación y Patrimonio.
ÁREA FUNCIONAL
3. APOYO ADMINISTRATIVO PARA EL DESARROLLO
DE LAS ACTIVIDADES INVESTIGADORAS Y DOCENTES
3.A. Transmisión de la información correspondiente a convocatorias de
investigación y recogida de documentación relacionada con las líneas de
investigación de los grupos de investigación que operan en los
departamentos.
3.B. Recogida de la documentación que los investigadores han de presentar
en el Servicio de Investigación para su tramitación.
3.C. Gestión de ayudas y/o subvenciones destinadas a la investigación y
procedentes del Plan de Apoyo a la Investigación de la UJA, tales como
las correspondientes a la movilidad del profesorado, y los becarios de
investigación, entre otras.
3.D. Gestión de ayudas y/o subvenciones procedentes del Plan Nacional I+D+i,
Programas Marco de la Unión Europea, Plan Andaluz de Investigación
(PAI), así como las que puedan convocarse por otras entidades públicas
y/o privadas.
3.E. Apoyo administrativo para la gestión de proyectos, contratos y convenios
que en cada momento puedan tener los grupos de investigación que
operan en los respectivos departamentos.
3.F. Elaboración y gestión administrativa de documentos referidos a la
actividad investigadora. En el caso de que éstos se manifiesten
necesarios para la presentación de informes y/o resultados del proyecto,
contrato, artículo, ponencia, etc. y de los mismos se deriven retribuciones
para el investigador y/o colaboradores técnicos de la investigación,
deberán generar derechos económicos adicionales para el personal de
administración y servicios que explícitamente colabore en las mismas.
3.G. Apoyo administrativo en los procedimientos de lectura y defensa de tesis
doctorales y trabajos de investigación para la obtención de la suficiencia
investigadora.
ÁREA FUNCIONAL
4. GESTIÓN DE REGISTRO Y ARCHIVO DE
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
4.A. Biblioteca
4.A.1. Remisión de la documentación bibliográfica correspondiente a cada
una de las asignaturas asignadas al departamento.
4.A.2. Remisión de las relaciones de necesidades de material bibliográfico
imputables al crédito bibliográfico de los departamentos.
4.A.3. Registro y documentación de libros, revistas y otras publicaciones
que
estén
depositadas
en
instalaciones
dispuestas
por
los
departamentos.
4.B. Archivo
4.B.1. Registro y archivo de la documentación administrativa que se
relacione con el Departamento y/o los grupos de investigación con
sede en el Departamento.
4.B.2. Remisión, de acuerdo con los criterios de gestión de archivos, de la
documentación administrativa que se genere en el seno de los
departamentos.
4.C. Registro
4.C.1. Gestión de registro de documentos relacionados con las actividades
que se desarrollan en el seno de los departamentos. La actuación de
estos registros debe ser coordinada con el Registro General de la
Universidad.
ÁREA FUNCIONAL
5. ELABORACIÓN DE ESTRUCTURAS INFORMATIVAS
ESPECÍFICAS DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS
DE LOS DEPARTAMENTOS
5.A. Elaboración y remisión semanal, vía correo electrónico, al Servicio de
Asuntos Generales e Información de la UJA de la documentación
correspondiente a las actividades programadas por cada departamento.
En esta documentación se referenciará el día, hora, lugar, denominación
de la actividad a desarrollar, responsable de la organización y, finalmente,
un apartado de “observaciones” que recoja cualquier información adicional
que resulte de interés en opinión del emisor de la información.
Esta documentación será procesada semanalmente por la Sección de
Información y facilitada a los servicios de conserjería para su
comunicación.
Igualmente, la información que tenga cabida en el Boletín Oficial de la
UJA será elaborada por la Sección de Información para su publicación en
el mencionado Boletín.
5.B. Elaboración y mantenimiento de la página “Web” del Departamento,
atendiendo a los contenidos que son específicos de estas unidades
funcionales.
ÁREA FUNCIONAL
6. APOYO ADMINISTRATIVO DE CARÁCTER GENERAL
6.A. Apoyo administrativo a los órganos colegiados del Departamento, en
tareas, tales como, elaboración de convocatorias a sesiones de Consejo
de Departamento, confección de actas de reuniones, etc.
6.B. Gestión administrativa de una cuenta de correo electrónico específica para
el Departamento.
6.C. Transmitir a los profesores del departamento los procedimientos, las
solicitudes, etc., necesarios para utilizar los servicios ofrecidos por el
Servicio de Informática.
6.D. Cumplimentar y enviar las solicitudes, para identificar correctamente al
usuario a la hora de realizar un seguimiento de la intervención.
6.E. Actuar de interlocutores con el Servicio de Informática en relación a
cualquier problema con alguna solicitud.
6.F. Actuar de receptores de las copias en cd-rom enviadas por el Servicio de
Informática a los Departamentos.
6.G. Archivo de los drivers y los elementos imprescindibles de los equipos
ubicados en el departamento, para su correcto funcionamiento.
6.H. Colaborar con el Servicio de Informática cuando se requiera cualquier
actuación referente a la estructura informática inventariada.
6.I. Mantenimiento de páginas web de los departamentos.
6.J. Cuantas actividades de carácter administrativo que resulten necesarias
para el eficaz desarrollo de las misiones específicas del Departamento.