terminos de referencia

CAPITAL SALUD EPS –S SAS
Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
COMPRAS
TERMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACION 068/2014
OBJETO:
CONTRATAR EL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
Diciembre del 2014
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PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1.
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
ANEXO 2.
FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
ANEXO 3.
CARTA CON CONDICIONES DE PAGO
ANEXO 4.
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR USO DE PLATAFORMA
COMPRARNET
ANEXO 5.
DECLARACIÓN DE NO REPORTE EN LISTAS OFAC O SDN
ANEXO 6.
AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A DATA CRÉDITO
ANEXO 7.
INDICADORES FINANCIEROS
ANEXO 8.
CUADRO DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA
ANEXO 9.
MODELO CONSOLIDADOR DE LA PROPUESTA ECONOMICA
ANEXO 10. ANEXO TECNICO
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I.
INVITACIÓN
SEÑORES INTERESADOS
EN PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN 066-2014
Respetados Señores:
CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., está interesada en contratar el servicio del servicio
distribución de correspondencia Puerta a Puerta en la Modalidad de Masivo y Unitario
De Capital Salud EPS-S SAS.
Si se encuentra interesado en participar en el presente proceso de contratación, de
manera atenta le solicito presentar ante la Dirección Administrativa de CAPITAL SALUD
EPS-S S.A.S DIRECCION GENERAL ubicada en la CALLE 77ª No 12ª-35 de la ciudad
de Bogotá, como se informa en el cronograma del presente términos de referencia, una
propuesta acompañada de todos los documentos, formatos y anexos requeridos en la
invitación, según el caso.
La propuesta deberá diligenciarse y presentarse en original y una (1) copia, con los
anexos y demás documentos requeridos, debidamente foliada en forma consecutiva, sin
tachaduras, borrones o enmendaduras que den lugar a interpretaciones erróneas,
ambiguas o que impidan la evaluación objetiva de la propuesta.
El tiempo de validez de la oferta, exigido por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., no podrá
ser inferior a dos (2) meses.
Cuando no se exprese el término de validez de la propuesta se entenderá que
corresponde como mínimo a dos (2) meses y cuando se indique un término inferior,
CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. solicitará realizar la correspondiente modificación.
En caso de que la entidad prorrogue el plazo para el cierre de la contratación, el término
de validez de la propuesta se entenderá ampliado por el mismo lapso.
Si desea mayor información, favor dirigirse a la Dirección Administrativa CAPITAL
SALUD EPS-S S.AS. Ubicada CALLE 77ª- No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá., o al
correo electrónico [email protected]
NOTA 1: El proponente deberá leer en forma completa y detallada los presentes términos
para la presentación de propuestas en contratación, así como los demás anexos a los
mismos y diligenciar la propuesta punto por punto en forma clara y precisa.
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NOTA 2: EL PROPONENTE deberá diligenciar en su totalidad los formatos que se
adjuntan a los presentes términos de referencia, así como los documentos señalados en
los capítulos 2 (Numeral 2.3. PRESENTACION DE LA PROPUESTA) y 9 (REGISTRO DE
PROVEEDORES) de este documento.
NOTA 3: No se recibirán propuestas después del día y hora exactas señaladas para el
cierre de la contratación. Se recomienda tomar las previsiones necesarias para que las
ofertas sean entregadas dentro del plazo y lugar fijados.
Cordialmente,
_________________________________
Director Administrativo y Financiero
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CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
1.1. INFORMACIÓN SOBRE LA PROPUESTA
CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., está interesada en recibir propuestas técnico
económicas para contratar el servicio de distribución de correspondencia Puerta a Puerta
en la Modalidad de Masivo y Unitario de CAPITAL SALUD EPS-S SAS por un plazo de
doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio del
correspondiente contrato con CAPITAL SALUD EPS-S SAS. En el presente documento
se establecen los requisitos técnicos, económicos, financieros, legales y contractuales,
que EL PROPONENTE debe tener en cuenta para la elaboración y presentación de la
propuesta.
Con la presentación de la propuesta se entiende que el PROPONENTE estudió
completamente las especificaciones, establecidas en los Términos de Referencia y sus
documentos modificatorios; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de
CAPITAL SALUD EPS-S SAS, sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, que
acepta en todas sus partes lo estipulado en los términos de referencia, los cuales son
completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios que se contratarán; que
está enterado a satisfacción en cuanto al alcance de dichos servicios y que ha tenido en
cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.
1.2 AUSENCIA DE RESPONSABILIDAD EN LA ADJUDICACIÓN Y CONTRATACION
De conformidad con el régimen contractual aplicable a LA ENTIDAD, los Términos de
Referencia, derivados de los procesos de contratación adelantados por LA ENTIDAD, no
constituirán jurídicamente una oferta dirigida a personas determinadas o indeterminadas,
sino que serán invitaciones a presentar ofertas a LA ENTIDAD.
Por lo anterior, LA ENTIDAD por el hecho de publicar los Términos de Referencia, no
adquiere el compromiso de continuar con un proceso de contratación ni de culminarlo
mediante la celebración de un contrato y podrá terminar un proceso en cualquier
momento, sin aceptar oferta
1.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CONTRATACION
El cronograma y descripción general de la contratación es el siguiente:
Actividad
Consulta y acceso a los
términos de referencia
definitivos
Características y fecha o plazo
En la oficina de la Dirección administrativa, ubicada en Calle 77ª
No 12ª-35 de la ciudad de Bogota, desde el 10 Diciembre del
2014.
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Actividad
Observaciones o
solicitudes de
aclaración a los
términos de referencia
definitivos
Presentación y lugar de
radicación de la
propuesta
(Plazo de inicio y fin para
la presentación de
propuestas)
Periodo de Evaluación
Adjudicación del
Contrato
Suscripción del
Contrato
Características y fecha o plazo
El plazo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia
definitivos es 12 diciembre del 2014.
La radicación de las mismas deberá realizarse en el Centro de
Logística Documental (CLD) del edificio de la Dirección
administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado en la
calle 77 A No 12ª-35 de la ciudad de Bogota, o vía correo
electrónico a [email protected].
Se aclara que la única forma de modificar lo establecido en los
Términos de Referencia es a través de ADENDAS, las cuales,
en el evento de emitirse, se publicarán en la Página Web de La
Entidad
La fecha cierre de la invitación será el 16 de Diciembre del 2014
a las 3:00 p.m., hora legal colombiana.
La radicación de la propuesta se realizará únicamente en el
Centro de Logística Documental (CLD) del edificio de la
Dirección administrativa CAPITAL SALUD EPS-S SAS ubicado
en la Calle 77ª No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá, En los días
hábiles anteriores al plazo de cierre de la invitación,
Dentro de los cinco (5) días hábiles a la apertura de los sobres
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de
vencimiento del plazo de evaluación.
Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha
Del comité de compras.
1.4 ACLARACIONES SOBRE EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TERMINOS.
Durante el trámite del procedimiento de selección y hasta el 12 de Diciembre del 2014, se
podrán solicitar, por escrito físico o electrónico, aclaraciones sobre el contenido y alcance
de los términos de referencia. Las aclaraciones les serán enviadas a todos los
participantes por correo electrónico.
La solicitud física de las aclaraciones se deberá entregar en el Centro de Logística
Documental (CLD) del edificio de la Dirección Administrativa de CAPITAL SALUD EPS-S
SAS ubicado en la Carrera Calle 77ª- No 12ª-35 de la ciudad de Bogotá y la solicitud
electrónica deberá dirigirse por correo electrónico a [email protected]
1.5 DOCUMENTOS DE LA INVITACION
Los documentos de la invitación son los siguientes:
 Términos de referencia
 Anexos
1.6 COSTOS DE PREPARACIÓN Y PRESENTACION DE LA PROPUESTA
Los costos para la preparación y presentación de la propuesta, serán por cuenta exclusiva
del PROPONENTE y a riesgo de éste, razón por la cual CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.
no reconocerá suma alguna, ni efectuará reembolso de ninguna naturaleza por tal
concepto.
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1.7 VIGENCIA DE LA PROPUESTA
La propuesta debe estar vigente por el término de sesenta (60) días calendario,
contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo previsto para su presentación.
1.8 EFECTOS DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
Presentada la propuesta y finalizado el plazo previsto para su presentación, ésta es
irrevocable. Por ello, una vez transcurrido dicho término, EL PROPONENTE no podrá
retirar ni modificar los efectos y alcance de la propuesta.
1.9
CONFIDENCIALIDAD
Toda información revelada por CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., al PROPONENTE, en
desarrollo del contrato, ya sea verbalmente, por escrito, en forma gráfica o electrónica, o
mediante cualquier otro medio, será considerada como “información de propiedad o
confidencial”, incluyendo, pero sin limitarse a ello, cualquier información técnica,
financiera, comercial, de mercado, estratégica y cualquier otra relacionada con las
operaciones de negocios o productos presentes y futuros de CAPITAL SALUD EPS-S
S.A.S., de sus socios accionistas y/ o sus compañías subordinadas, de los clientes de las
partes, que haya sido entregada o comunicada por su titular a la otra parte. La
Información de Propiedad o Confidencial podrá incluir entre otras cosas: ideas,
experiencias, procesos, técnicas, algoritmos, programas, diseños, dibujos, fórmulas o
datos de prueba relacionados con cualquier proyecto de investigación, trabajos en
proceso, desarrollos futuros, ingeniería, fabricación, servicios, financiamiento o asuntos
relacionados con el personal de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.. La reproducción por
cualquier medio de la información propiedad o confidencial está prohibida, salvo que
exista autorización expresa por escrito de la Parte propietaria de esta información.
1.12
VIGILANCIA Y CONTROL
Cualquier irregularidad que el PROPONENTE estime vulnere sus derechos de postulación
o contratación dentro del presente proceso de invitación puede ser informado
directamente al área administrativa de CAPITAL SALUD EPS-SAS, mediante oficio
radicado en el Centro de Logística Documental.
1.13 APERTURA DEL PROCESO DE INVITACIÓN
La apertura de las propuestas recibidas como respuesta a este proceso de invitación se
realizará a más tardar el día hábil siguiente a la fecha límite de radicación de las mismas,
mediante la expedición de un acta de apertura y firma de las mismas.
CAPITULO II
REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN
2.1.
PARTICIPANTES
Podrán participar en el presente procedimiento de selección:
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a) personas jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta ó privada;
b) Consorcios o Uniones Temporales.
Todos los PROPONENTES deben aportar los documentos y acreditar el cumplimiento de
los requisitos que se detallan en el presente documento.
No podrán participar:

Las personas que hayan incumplido las condiciones pactadas de plazos y calidad
en negociaciones anteriores o por inconvenientes que hubiesen desencadenado
en reclamaciones legales o ante las aseguradoras.

Las personas que presentaron ofertas a invitaciones anteriores de similares
características y que una vez adjudicadas cambiaron las propuestas técnicas o
económicas generando perjuicio económico a CAPITAL SALUD EPS-S SAS
2.2.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
No podrán participar en el procedimiento de selección ni ser adjudicatarias del contrato
que se derive del presente proceso de contratación las personas que se encuentren
incursas en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución
o en la Ley, que le impida contratar con CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.
2.3.
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
2.3.1. Forma de Presentación de la Propuesta
Cada PROPONENTE deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual
deberá comprender la totalidad del objeto del contrato que se celebrará, y ajustarse en
todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en estos términos de
referencia.
La propuesta deberá presentarse por escrito, en original y una (1) copia, y debidamente
suscrita por el PROPONENTE o quien tenga facultad para ello. El volumen
correspondiente a la copia deberá contener los mismos documentos e informaciones
aportados con el original. En caso de discrepancia entre la información incluida en el
original y la copia, prevalecerá la contenida en el original.
2.3.2. Carta de Presentación de la Propuesta
Cada PROPONENTE deberá presentar única y exclusivamente una propuesta, la cual
deberá comprender la totalidad del objeto del contrato que se celebrará, y ajustarse en
todo a los requisitos, especificaciones y condiciones previstas en estos términos de
referencia. La propuesta deberá presentarse por escrito, en original y una (1) copia, y
debidamente suscrita por el PROPONENTE o quien tenga facultad para ello
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Es necesario e indispensable anexar a esta propuesta la carta de presentación firmada
por el representante legal.
2.3.3. Contenido de la Propuesta
Para facilitar la correcta integración de la propuesta por parte del PROPONENTE, así
como el estudio y evaluación por parte de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S., se solicita al
PROPONENTE que presente los documentos de la propuesta en el mismo orden en que
se relacionan en este numeral.
Si en el listado que a continuación se indica no aparece enunciado un documento o
información solicitada a lo largo del presente documento, ello no implica que desaparezca
el requisito de aportarlo con la propuesta.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Índice: Contendrá una relación sucinta de todos los capítulos, numerales o parágrafos
de que se forma la propuesta, indicando el número de página donde se encuentran.
Carta de presentación de la propuesta (Anexo 1).
Autorización para presentar propuesta y celebrar el contrato (al representante legal
de las personas jurídicas que lo requieran)
Documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal si la propuesta se
presentare bajo cualquiera de estas modalidades.
Valor de la Propuesta (Cuadro consolidador de precios Anexo 9)
Alternativas o sugerencias técnicas.
Constancias de experiencia técnica requerida.
La documentación relacionada en el capítulo nueve (9) de los presentes términos de
referencia para efectos de registro de proveedores:
a) Formato de Registro de Proveedores(Anexo 2)
b) Carta de condiciones de pago (Anexo 3)
c) Autorización de descuento por uso de la plataforma de compras de CAPITAL
SALUD EPS-S S.A.S. (Comprarnet) (Anexo 4)
d) Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica proponente, o
de todas y cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión
temporal.
e) Fotocopia de Inscripción al RUT
f) Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal.
g) Fotocopia de la Tarjeta Profesional del Contador Público o Revisor fiscal.
h) Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN (Anexo 5)
i) Indicadores financieros
j) Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados del periodo fiscal
inmediatamente anterior, debidamente firmado por el contador público. (Anexo 7)
k) Autorización de consulta a Data crédito. (Anexo 6)
l) Cuadro de experiencia específica (Anexo 8)
m) Dos (2) referencias comerciales.
n) Dos (2) referencias bancarias.
o) Certificado de Contraloría
p) Certificado de Procuraduría
q) Paz y salvo por concepto del pago de aportes parafiscales de todos sus empleados.
r) Licencia o Permiso del parte del Ministerio de Comunicaciones.
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2.3.4. Identificación de la propuesta
La propuesta deberá presentarse en sobres cerrados y sellados indicándose si se trata
del original o de la copia. Los sobres se rotularán así:
NOMBRE DEL PROVEEDOR
INVITACION No. XXXXX
OBJETO: Contratar EL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD DE MASIVO Y UNITARIO CAPITAL SALUD
EPS-S SAS
Original / Copia
2.3.5. Fecha y lugar de cierre para la presentación de la propuesta
La propuesta debe presentarse en original y una (1) copia, en sobres cerrados y sellados,
en la oficina de correspondencia de CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. Ubicado en la Calle
77ª No 12ª -35 de la ciudad de Bogotá, hasta las 3:00 p.m. del día 16 de Diciembre de
dos mil catorce (2014). En caso de que la propuesta sea presentada en un lugar diferente
o extemporáneamente, CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. la rechazará.
2.3.6. Documentos de contenido técnico
El oferente, para efectos de la evaluación de su oferta, debe aportar mínimo dos (2)
certificaciones, las cuales deben haber sido expedidas por las personas naturales o
jurídicas, con las cuales se hayan celebrado contratos que tengan por objeto:
SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD DE MASIVO Y
UNITARIO
Los contratos a certificar deberán tener como mínimo un valor anual igual o superior a
CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50, 000,000.oo) y haber sido celebrados durante
los años 2009 a 2014. Cada certificación deberá contener como mínimo la siguiente
información:
• Nombre o razón social del contratante
• Nombre o razón social del contratista
• Objeto del contrato
• Valor del contrato
• Fecha de inicio ó suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato
(indicar por lo menos el año)
• Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular)
2.3.7. Documentos de contenido económico
El PROPONENTE deberá indicar el valor de su oferta de forma clara y especifica,
teniendo en cuenta que:
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 El CONTRATISTA, a cambio del suministro de los bienes o prestación del servicio
objeto del contrato que se firme, recibirá como remuneración una suma global donde
están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos elementos que
resulten necesarios, salarios de su personal, gastos de administración, gastos de
transporte, impuestos, imprevistos y utilidades.
 La oferta debe presentarse en moneda legal Colombiana;
 En el evento en que se presente divergencia entre el valor expresado en números y en
letras valdrá la cantidad expresada en letras.
2.4.
DEMOSTRACION DE LA CAPACIDAD FINANCIERA
Los PROPONENTES, deberán demostrar que cuentan con la capacidad financiera
adecuada para ejecutar el objeto de la presente contratación, la cual se medirá de
conformidad con los parámetros que se describen en el presente numeral.
Para analizar la información financiera, será requisito indispensable que el
PROPONENTE adjunte a su propuesta, el balance general y estado de resultados con
corte al 31 de Diciembre de 2013 y 30 de Junio del 2014, debidamente firmados por
contador público y/o revisor fiscal, de acuerdo con lo establecido en el Código de
Comercio.
La omisión de la presentación del balance general con la propuesta, no será subsanable y
generará el rechazo de la propuesta.
En el balance general, deberá figurar de manera explícita los valores correspondientes a
activos corrientes y pasivos corrientes.
En caso de no cumplir con los requisitos de patrimonio, liquidez y endeudamiento exigidos
en los numerales siguientes, la oferta será descartada y no será tenida en cuenta en el
proceso de evaluación.
2.4.1. Patrimonio
CAPITAL SALUD EPS-SAS aceptará y evaluará únicamente aquellas propuestas en las
que el PROPONENTE, con fundamento en la información financiera aportada con la
oferta, acredite que su patrimonio es igual o superior a CINCUENTA MILLONES DE
PESOS ($50,000,000.oo).
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito se obtiene con la
suma de los patrimonios de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.
2.4.2. Liquidez
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La liquidez es el resultado de dividir el activo corriente entre el pasivo corriente, se
evaluará de la siguiente forma:
El PROPONENTE deberá certificar una Liquidez igual o superior a 1.0.
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido
por uno (1) de los integrantes del mismo.
2.4.3. Endeudamiento
El endeudamiento es el resultado de la división entre el pasivo total y el activo total y la
multiplicación de dicho valor por 100. Este requisito se evaluará así:
El PROPONENTE deberá demostrar que su endeudamiento es menor al setenta por
ciento (70%).
En el caso de Consorcios o Uniones Temporales el anterior requisito deberá ser cumplido
por uno de los integrantes del mismo.
2.4.4. Cumplimiento con el pago de aportes parafiscales y afiliación de sus
empleados a una administradora de riesgos profesionales
El PROPONENTE deberá encontrarse a paz y salvo por concepto de aportes
parafiscales de sus empleados a la fecha de iniciación del plazo de presentación de
propuestas y los tendrá afiliados a una Administradora de Riesgos Profesionales.
Por aportes parafiscales se entiende los aportes o giros a cargo de un empleador a:
sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y a las Cajas de Compensación
Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.
Para acreditar el cumplimiento de este requisito:
a) Las personas naturales PROPONENTES deberán aportar certificaciones expedidas por
las diferentes entidades de seguridad social donde conste que se encuentran a paz y
salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de iniciación del
plazo para la presentación de propuestas.
b) Las personas jurídicas PROPONENTES aportarán certificación expedida por su
Revisor Fiscal o, en el evento en que no exista obligación legal de tener Revisor Fiscal,
por las diferentes entidades de seguridad social, en la que conste que se encuentran a
paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de
iniciación del plazo de presentación de propuestas.
2.4.3 PRESUPUESTO
Para el servicio, distribución de correspondencia puerta a puerta en la Modalidad Masivo y
Unitario de CAPITAL SALUD EPS-S SAS para atender la ejecución del objeto de la
presente invitación, es hasta la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS MCTE
($10.000.000.oo) valor anual , en el que se encuentra incluido el IVA, los costos directos
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e indirectos así como los demás impuestos a los que haya lugar, así como los demás
impuestos de carácter Nacional o Distrital vigentes al momento de presentar las
propuestas.
CAPITULO III
BASES GENERALES DE LA PROPUESTA
3.1. OBJETO
El objeto de la presente invitación consiste en contratar la prestación del servicio de
distribuir la correspondencia mediante el sistema de mensajería puerta a puerta en la
modalidad de masivo y unitario de algunos procesos de CAPITAL SALUD EPS-S SAS. A
nivel Bogotá, dentro de los tiempos estipulados.
3.2.
3.2.1.
ALCANCE
DEL PERSONAL A CARGO DEL CONTRATISTA.
El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, uniformados
y debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato,
debidamente dotados de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de
mantener una comunicación permanente con la administración de CAPITAL SALUD
EPS-S S.A.S. para supervisar y recibir cualquier inquietud con respecto al desarrollo de
los trabajos objeto del presente contrato. EL PROPONENTE deberá entregar a CAPITAL
SALUD EPS-SAS una relación del personal asignado para la ejecución de las labores
objeto del presente acuerdo en dicha relación deberán especificarse nombre, apellido y
número de cédula. En caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal
suministrado deberá comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a
la Dirección Administrativa de CAPITAL SALUD EPS-SAS.
SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:
Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas
acordes con la política de CAPITAL SALUD EPS-SAS para sus colaboradores, los
proponentes deberán cumplir en todo momento con toda la legislación colombiana en
materia de Salud Ocupacional (Resolución 2400 de 1979, Ley 1562 de 2012 Resolución
1409 de 2012, Resolución 3368 de 2014, Decreto 1443 de 2014; demás decretos
reglamentos y todo aquellos que los modifiquen adicionen o sustituyan.
El contratista suministrará todos los elementos de protección personal, seguridad
industrial, señalización y demás que requieran sus trabajadores para el desarrollo seguro
de su actividad. Igualmente antes de ejecutar una labor debe entregar copia de los
formularios de pago de EPS, AFP Y ARL del personal que desarrollará actividades en
Capital Salud.
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3.2.2. VISITAS A LAS SEDES. FRECUENCIAS Y HORARIOS, PLANILLAS DE
SEGUIMIENTO. CRONOGRAMAS
3.2.3.
3.2.3.1.
SERVICIOS MINIMOS A CONTRATAR
ACTIVIDADES GENERALES
PROCESO DE
SUBSIDIADO:
DISTRIBUCION
DE
CORRESPONDENCIA
SEDE
BOGOTA
3.2.1.1 DEFINICIONES:
a.
b.
c.
d.
e.
Ciudades cercanas son aquellas que se encuentran a una distancia menor a ciento
veinte kilómetros (120 Km) desde el Lugar remitente o desde donde se realizan Los
envíos.
Ciudades lejanas son aquellas que se encuentran a una distancia mayor a ciento
veinte kilómetros (120 Km) desde el lugar remitente o desde donde se realizan los
envíos
Reexpedición son aquellas en las que el PROVEEDOR no cuenta con cobertura para
prestar el servido de distribución, por lo que para cumplir con el objetivo del contrato
debe contratar su envío con terceros diferentes a los que el proveedor tenga relación
comercial previamente.
Mensajería masiva, se entenderá aquellos comunicados o cartas que se entregan al
CONTRATISTA, cuya cantidad oscila entre las cincuenta (50) y quinientas (500)
unidades,
Guías, se entenderá que son aquellos soportes de entrega identificados con un
número, con los cuales el CONTRATANTE realizará el seguimiento del reporte
efectuado por el CONTRATISTA.
Tipo de envío:
Cantidad
Cubrimiento:
Mensajería masiva y unitario.
Aproximada establecida en éste contrato.
Bogotá.
3.2.1.1. ACTIVIDADES PREESTABLECIDAS
 Prestar el servicio de distribución de correspondencia a nivel nacional, acorde con
el alcance del objeto, dentro de los tiempos estipulados con los requisitos legales y
técnicos establecidos para la prestación de esta clase de servicio.
 Entregar por cada proceso y en los términos fijados, los respectivos informes.
 Transportar y garantizar la seguridad de los documentos y su protección contra la
lluvia o cualquier otro medio externo o interno que pudiera afectarlos.
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 No incluir en los vehículos, ni él ni los subcontratistas contratados por éste, ningún
tipo de carga alimenticia, degradable o contaminante que atente contra los
documentos del CONTRATANTE.
 Colocar al servicio del CONTRATANTE personal idóneo y que cumpla con los
requisitos legales en materia de tránsito y transporte y conocimiento de rutas.
 Mantener vigentes las pólizas que amparen los envíos de los documentos
transportados contra todos los riesgos connaturales al objeto de este contrato.
 El CONTRATISTA responderá ante el CONTRATANTE por la pérdida o hurto de
los envíos de documentos.
 Ejercer la vigilancia técnica y administrativa de los servicios objeto.
 Aceptar que la solicitud de suministro de los servicios objeto se realizará por el
CONTRATANTE por cualquiera de los siguientes medios: vía telefónica, escrita o
por correo electrónico.
 El PROVEEDOR suministrará el transporte (independiente de la modalidad) y
todos los demás elementos necesarios para la ejecución del objeto del contrato
 Transportar y entregar los bienes objeto del contrato, en las rutas, horarios y
lugares convenidos en las mismas condiciones en que los recibió
 Las demás obligaciones inherentes al suministro de servicios contratado.
Todos los días el CONTRATANTE hará entrega al CONTRATISTA de los diferentes
comunicados emitidos para que estos sean distribuidos, y adicionalmente entregará una
base de datos le cual contendrá como mínimo: El nombre, la dirección, la ciudad del
destinatario y la referencia de la carta a enviar; con el fin de que los datos consignados en
dicha base sean geo-referenciados y validados con la base de datos del CONTRATISTA
buscando minimizar de ésta manera el impacto de envíos que se marquen como de
improbable entrega por las condiciones de localización, dirección errada o incompleta.
Cuando exista alguna inconsistencia entre la base de datos enviada por el
CONTRATANTE y la del CONTRATISTA, éste último dentro de un término no superior a
veinticuatro (24) horas contadas a partir de a recepción de la base de datos, le devolverá
al CONTRATANTE para que éste, en un plazo máximo de dos (2) días calendario, valide
Las correcciones y aclaraciones y remita nuevamente al CONTRATISTA la base de datos
ya validada.
Los tiempos requeridos de distribución serán los siguientes.
1. Las comunicaciones serán entregadas a los destinatarios si éstos se
encuentran en la ciudad de Bogotá, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas
siguientes a la entrega de la cartas e impresiones junto con la base de datos ya
validada por parte del CONTRATANTE; si el destinatario es ubicado en
poblaciones lejanas, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la
entrega de la cartas e impresiones junto con la base de datos ya validada por
parte del CONTRATANTE, y si el destinatario se ubica en poblaciones redespacho, dentro de las noventa y seis (96) horas siguientes a la entrega de la
cartas e impresiones junto con la base de datos ya validada por parte del
CONTRATANTE.
2. El CONTRATISTA deberá devolver las cartas firmadas por el destinatario en
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señal de recibo de las mismas, dentro de los ocho (8) días siguientes a los
plazos máximos en que debió haber entregado dichas comunicaciones, los
cuales señalaron en el párrafo inmediatamente anterior.
2.
GENERALIDADES DEL. PROCESO:
2.1 CANTIDADES APROXIMADAS DE ENVIOS E IMPRESIONES MENSUALES:
Sin comprometerse CAPITAL SALUD EPS-S SAS con volúmenes mínimos, se manejarán
Las siguientes cantidades aproximadas mensuales:
CUBRIMIENTO
No ENVIOS
APROX MENSUAL
BOGOTA
600
REEXPEDICION
40
TOTAL
640
2.2 CUBRIMIENTO
El CONTRATISTA se obliga a ejecutar el contrato a nivel Bogotá y garantiza la entrega y
el suministro de información en aquellos barrios que denomine de difícil acceso o
reexpedición.
2.3. SOLICITUD DE GUIAS
El CONTRATISTA, deberá entregar las guías necesarias para la prestación del servicio
cada vez que el CONTRATANTE lo requiera y en el lugar o lugares donde éste lo indique
.
2.4. CONSULTA Y ENTREGA DE GUIAS
El CONTRATISTA debe publicar en su página web las imágenes digitalizadas de todas
las guías con constancia de recibido en cada una de ellas, en los siguiente tiempos: Si el
destinatario se encuentra ubicado en Bogotá, dentro de los catorce (14) días siguientes a
la fecha en que deben ser entregadas por el CONTRATISTA, y si el destinatario se ubica
en e! resto del país, dentro de los catorce (14) días siguientes a la fecha en que deben ser
entregadas por el CONTRATISTA, debiendo permitir al CONTRATANTE e! acceso a su
consulta. Estas guías deben permanecer publicadas en dicha página WEB por un plazo
mínimo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de su publicación.
El CONTRATISTA deberá garantizar el archivo de las guías de entrega, y en caso de que
el CONTRATANE lo requiera el CONTRATISTA deberá facilitar el original de forma
oportuna, es decir dentro de los dos (2) días siguientes a partir del momento en que se
realizó la solicitud, la cual será efectuada por el CONTRATATANTE mediante correo
electrónico.
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El CONTRATISTA deberá entregar un CD que contenga las imágenes digitalizadas de las
cartas distribuidas con la estructura definida por el CONTRANTANTE, a saber:
[No. De Orden], [No. Guía], [Fecha Envío], [No. Orden], ENO. Guía], [Nombre Proceso],
[Ciudad], [Nombre Destinatario] [cedula Destinatario], [Imagen].
Estas imágenes deberán ser extensión .TIF. Este CD deberá ser entregado dentro de los
diez (10) primeros días de cada mes, al Jefe del Área correspondiente.
2.5. PRESENTACION DE INFORMES
EL CONTRATISTA deberá entregar por cada proceso los siguientes informes:
a.
b.
Un informe dentro de los seis (6) días siguientes al tiempo definido para el envío
y/o distribución de las comunicaciones que contenga el estado de cada uno de los
envíos (entregado o devuelto) con su respectiva fecha de entrega, nombre claro y
número telefónico de la persona que recibió y motivo de devolución cuando
aplique; esta información deberá enviarse sobre la misma base de datos que
suministré el CONTRATANTE.
Un informe que deberá presentar al Supervisor Nacional de Gestión Documental
del CONTRATANTE dentro de la primera semana de cada mes, en el que señale y
especifique la efectividad del servicio prestando por proceso y el consolidado
mensual general.
Este informe contendrá como mínimo:
1.
2.
3.
4.
Número total de envíos distribuidos
Número de envíos entregados
Número de envíos devueltos
Porcentaje de efectividad
c.
Un informe mensual de devoluciones por cada proceso y un consolidado general,
el cual debe ser presentado al Supervisor Nacional de Gestión Documental del
CONTRATANTE dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el cual
deberá contener como mínimo:
1.
2.
3.
4.
Número total de devoluciones.
Número de devoluciones por causa.
Porcentaje de devoluciones por causa.
Efectividad de telemercadeo.
El CONTRATISTA deberá informar dentro del informe mensual que señala el presente
literal, las posibles causas de devolución con su respectiva definición, después de
haber realizado el telemercadeo.
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El CONTRATISTA deberá entregar al Supervisor Nacional de Gestión Documental
del CONTRATANTE dentro de los nueve (9) primeros días de cada mes, un informe
que contenga las cantidades entregadas y su valor por sucursal. Este informe deberá
contener la totalidad de las entregas realizadas en el mes inmediatamente anterior y
su valor, discriminando el valor de las entregas por tipo de envío y cubrimiento.
De acuerdo a la evaluación de los informes, el CONTRATISTA y el Supervisor de Gestión
Documental del CONTRATANTE, deberán generar estrategias de mejoramiento del
servicio que aumente la efectividad de la entrega
TELEMERCADEO
El CONTRATISTA cada vez que se presenten devoluciones deberá realizar tele
mercadeo a las mismas, es decir el proceso de llamar al diez por ciento del total de los
envíos devueltos a fin de verificar la causa de La devolución, permitiendo así la
actualización de la base de datos del CONTRATANTE.
Las direcciones modificadas deberán ser reportadas al CONTRATANTE en la base de
datos inicialmente entregada junto con el informe señalado.
3.3 LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Los bienes serian recogidos y entregados en sitios diferentes, el PROVEEDOR entregará
y recogerá los bienes en los siguientes Centros de Logística del CONTRATANTE:
SUCURSAL
UBICACION
BOGOTÁ EPS-S
Carrera. 16 No. 40 A - 45
3.4. FACTURACIÓN Y SEGUIMIENTO
Entrega de facturación e informes
El CONTRATISTA deberá entregar la facturación durante la primera semana del mes
siguiente a la prestación de servicio, adjuntando el informe con las actividades del mes
debidamente firmadas por los funcionarios del CONTRATANTE que recibieron los
servicios.
El CONTRATISTA deberá elaborar y presentar con el informe de actividades durante la
primera semana de cada mes:
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CAPITULO IV
CLAUSULAS ADICIONALES
4.1. SISTEMA DE PRECIOS
El valor mensual corresponderá al resultado de multiplicar el número de envíos por el
valor unitario.
4.2 CANTIDADES DE SERVICIOS
El PROPONENTE deberá cumplir con todas las actividades que corresponden al alcance
de los presentes términos. Al señalar el valor de su propuesta, el PROPONENTE deberá
tener en cuenta todos los costos directos e indirectos.
4.4 BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO AL ASPECTO ECONÓMICO
El PROPONENTE deberá cerciorarse sobre el alcance del contrato y su total magnitud.
En su propuesta deberá contemplar todas las actividades, con los correspondientes
costos (directos, indirectos, incluido lo relativo a administración, imprevistos y utilidades),
que sean necesarios para la realización de los servicios objeto de contratación.
4.5 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
El CONTRATANTE ejercerá la vigilancia y control, para verificar que los servicios y
productos objeto de la presente contratación se entreguen conforme a los términos
pactados, a través de un Supervisor.
El Supervisor del contrato está facultado para hacer solicitudes e impartir instrucciones al
CONTRATISTA sobre asuntos de su responsabilidad.
Todas las comunicaciones y solicitudes destinadas al CONTRATISTA serán expedidas o
ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. Serán funciones
de la SUPERVISIÓN todas las tendientes a asegurar, para el CONTRATANTE, que el
CONTRATISTA cumpla con las obligaciones pactadas en el contrato para la correcta
ejecución de su objeto.
Reunión de interventoría del Contrato
El CONTRATISTA se deberá reunir por lo menos una vez cada tres (3) meses con el
CONTRATANTE, a fin de realizar una revisión del servicio prestado, analizar los
inconvenientes que se hubieren presentado y plantear soluciones a los mismos. Sin
embargo el CONTRATISTA deberá está permanentemente vigilando la prestación del
servicio y reportándole al CONTRATANTE las novedades presentadas.
CAPITULO V
19
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PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA FIJACIÓN DEL VALOR
DE LA PROPUESTA
Por ser relevantes, a continuación se relacionan algunos de los aspectos que el
PROPONENTE debe tener en cuenta para señalar el valor de su propuesta:
5.1. PERSONAL
Es obligación del PROPONENTE proveer y mantener durante la ejecución del contrato y
hasta la terminación del mismo a satisfacción del CONTRATANTE todo el personal
idóneo que se requiera para la ejecución del contrato.
Cuando el personal vinculado por el PROPONENTE para la realización de los servicios
resultare insuficiente o sin la experiencia necesaria, el PROPONENTE procederá a
contratar el personal que haga falta, sin ningún costo para el CONTRATANTE.
Antes de la iniciación de la ejecución de los servicios, EL PROPONENTE designará a la
persona que asumirá su vocería ante el CONTRATANTE durante el desarrollo del
contrato y para los efectos del mismo. Todas las instrucciones y notificaciones que el
CONTRATANTE le imparta al vocero o contacto del PROPONENTE, se entenderán como
hechas a éste.
Del mismo modo, todos los documentos que suscriba el vocero del PROPONENTE,
tendrán tanta validez como si hubieran sido emitidos por el propio PROPONENTE. El
personal que emplee el PROPONENTE será de su libre elección y remoción.
Será por cuenta del PROPONENTE el pago de salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones de todo el personal que ocupe en la ejecución de los servicios. Los
salarios y prestaciones sociales que el PROPONENTE debe pagar a los trabajadores que
vincule para la ejecución del contrato serán, como mínimo, los establecidos en la ley.
El PROPONENTE, si ello es posible, deberá conciliar, ante la respectiva oficina de
trabajo, las prestaciones e indemnizaciones a que hubiere lugar, cuando se reconozcan
indemnizaciones por accidentes de trabajo y/o enfermedad profesional. El PROPONENTE
deberá responder oportunamente por toda clase de demandas, reclamos o procesos que
interponga el personal a su cargo o el de los subcontratistas.
Si el CONTRATANTE fuere demandado por algún trabajador del PROPONENTE o de un
subcontratista, el PROPONENTE procurará transar inmediatamente con el trabajador
demandante. Si esto no fuere posible, pagará al CONTRATANTE todos los gastos que se
ocasionen por razón del proceso, incluidos los honorarios del abogado. Estas sumas
serán descontadas por el CONTRATANTE de los saldos pendientes de pago o de la
póliza mediante la cual se garantiza el pago de salarios y prestaciones sociales. A las
cuentas por este concepto, el CONTRATANTE recargará un diez por ciento (10%) sobre
el valor de las mismas por administración.
Es entendido que el personal que el PROPONENTE ocupe para el suministro de los
bienes o servicios, no tendrá vinculación laboral con el CONTRATANTE, y que toda la
responsabilidad derivada de los contratos de trabajo correrá a cargo exclusivo del
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PROPONENTE. Con la presentación de la propuesta el PROPONENTE se obliga en el
evento de resultar favorecido con la adjudicación, a cumplir con lo establecido en el
artículo 74 del código sustantivo del Trabajo, y sus normas concordantes, al igual que con
el régimen de vinculación de personal extranjero.
5.2. IMPUESTOS
El PROPONENTE deberá tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por
razón de la celebración y ejecución del contrato, serán de su cargo exclusivo, a excepción
de aquellos que la ley tributaria asigne específicamente al CONTRATANTE. Las
exenciones y tratamientos preferenciales de impuestos que la ley establezca, deben ser
considerados en la propuesta de manera que se reflejen en el valor de la misma.
En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna. Los pagos
que efectúe el CONTRATANTE a favor del PROPONENTE quedarán sujetos a las
retenciones que en materia de impuestos establezca la ley. En lo que a devoluciones se
refiere, el CONTRATANTE solo dará trámite a las solicitudes que con sujeción a la ley
presente el PROPONENTE, en el evento de retenciones practicadas en exceso o
indebidamente.
5.3. GARANTÍAS
El CONTRATISTA se obliga a constituir a favor y a satisfacción del CONTRATANTE en
una compañía de seguros, garantía única que se mantendrá vigente durante la ejecución
del contrato y hasta su liquidación, que ampare los siguientes riesgos:
a) De cumplimiento: equivalente al treinta por ciento (30%) del valor estimado anual del
contrato, vigente por el término de su ejecución y tres (3) meses más.
b) De calidad: correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor estimado anual del
contrato, vigente por el término de su ejecución y doce (12) meses más.
c) De salarios, indemnizaciones y prestaciones sociales del personal que utilice en
desarrollo de este contrato, por una cuantía no inferior al diez por ciento (10%) del
valor anual estimado del contrato, con una vigencia igual a la del término del contrato y
tres (3) años más.
NOTA: El CONTRATISTA deberá modificar y/o adicionar las garantías antes
mencionadas, cuando en razón de las sanciones impuestas o de otros hechos se
disminuyere o agotare su valor y cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón
de siniestros ocurridos durante el término de ejecución del presente Contrato, según sea
el caso.
Teniendo en cuenta lo anterior EL CONTRATISTA deberá constituir a nombre del
CONTRATANTE las pólizas con una de las siguientes compañías de seguros:
5.4. COSTOS ADICIONALES
Se entiende, y es aceptado por los PROPONENTES, que el valor de su ofrecimiento
comprende la totalidad de los costos en que incurran para ejecutar el contrato.
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El CONTRATANTE no decidirá favorablemente reclamos o solicitudes de reajustes
efectuadas por el PROPONENTE, por concepto de costos, gastos, actividades o
suministros adicionales que aquel requiera para ejecutar el contrato y que fueran
previsibles al momento de presentación de la propuesta.
5.5. FORMA DE PAGO
El PROPONENTE deberá seleccionar e informar de forma clara, y de acuerdo con las
políticas establecidas por el CONTRATANTE, una de las siguientes opciones para el pago
de sus facturas:
 A 90 días pago neto sin descuento financiero
 A 60 días con un descuento financiero del 2%.
 A 30 días con un descuento financiero del 3%.
Para lo anterior debe diligenciar el Anexo 3. Carta condiciones de pago, de estos términos
de referencia.
Una vez entregados los productos, el CONTRATISTA deberá enviar al supervisor del
contrato una relación detallada de los bienes entregados donde se discriminen las
cantidades y precios para cada ítem, cuya aceptación definitiva será prerrequisito para la
radicación de la factura correspondiente.
Posterior a la aceptación de la relación detallada enviada por el supervisor del contrato,
vía correo electrónico, el CONTRATISTA deberá radicar la correspondiente factura a más
tardar cinco (5) días hábiles después en el domicilio principal del CONTRATANTE.
La facturación deberá estar acompañada de los informes correspondientes con los
soportes de recibo a satisfacción de los productos entregados, dentro de los plazos
establecidos por el CONTRATANTE, dicha información soporte debe ser presentada de
manera física y/o digitalizada de ser requerida por el Departamento de Contabilidad del
CONTRATANTE.
Así mismo, el CONTRATISTA deberá elaborar tanto la factura como la relación detallada
por centro de costo y consolidada por ciudad según la distribución relacionada en el
anexo No. 9
Los errores aritméticos serán susceptibles de corrección en cualquier tiempo. Si la factura
no ha sido bien elaborada o si le faltan los documentos soporte y no es posible su
corrección por parte del CONTRATANTE, el término para el pago sólo empezará a
contarse desde la fecha en que quede corregida la factura, o desde aquélla en que se
haya aportado y aprobado el último de los documentos faltantes.
Todas las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del
CONTRATISTA, quien no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación
de ninguna naturaleza. Lo mismo se predicará cuando el CONTRATISTA no elabore y
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presente las respectivas facturas o cuentas de cobro al CONTRATANTE las facturas
deberán ser presentadas en original y dos (2) copias, una de las cuales será devuelta al
CONTRATISTA en el momento de su radicación con el correspondiente sello de recibido.
CAPITULO VI
BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO A LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
6.1. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
El CONTRATANTE adjudicará el Contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
a la fecha de vencimiento del plazo de evaluación de las propuestas. No obstante, podrá
ampliar este término sin consultar previamente a los proponentes.
Efectuada la adjudicación, ésta es irrevocable y obliga por lo mismo al CONTRATANTE y
al adjudicatario.
6.2. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
Una vez comunicada la adjudicación, el PROPONENTE deberá suscribir el contrato
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la
Adjudicación, o en la fecha en que así lo determine el CONTRATANTE.
6.3. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se perfecciona con la firma del Representante Legal de cada una de las partes
que intervienen.
6.4. REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para el inicio de la ejecución del contrato, se requiere de los siguientes requisitos:
1) Entrega de las pólizas correspondientes según el punto 5.3 GARANTIAS de los
presentes términos de referencia, con el correspondiente recibo de pago de la prima.
2) La suscripción del acta de inicio por parte del supervisor y el representante legal del
CONTRATISTA.
Sin el cumplimiento de los anteriores requisitos, el CONTRATISTA no podrá ejecutar
válidamente prestación alguna del contrato
6.5. INICIACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
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Cumplidos los requisitos de ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá iniciar la
ejecución del contrato una vez reciba las órdenes de compra correspondientes.
De la iniciación del contrato deberá quedar constancia, en acta de inicio que suscribirán el
CONTRATANTE y el CONTRATISTA.
6.6. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo para la ejecución de los servicios objeto de contratación se estima en doce (12)
meses contados a partir de la fecha de suscripción del Acta de inicio del contrato.
6.7. PRÓRROGA DEL PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
En principio, el plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a prórrogas,
Si el CONTRATISTA se retrasare por causas que le sean atribuibles, el CONTRATANTE
a su exclusiva voluntad, podrá prorrogar el plazo para la ejecución del contrato por el
término que estime razonable y sin perjuicio de que aplique las multas a que hubiere
lugar. En este caso, el CONTRATISTA, deberá asumir los costos mayores o adicionales
que ello implique. De igual manera, el CONTRATISTA, deberá correr con todos los
riesgos, incluidos la fuerza mayor o el caso fortuito, que sobrevengan durante el período
de prórroga.
Todos los gastos relacionados con la prórroga como primas de seguros, etc., son por
cuenta del CONTRATISTA.
La prórroga en el plazo para la ejecución del contrato implica, sin necesidad de que se
declare, ampliación de la vigencia del contrato por el mismo término de la prórroga.
6.8. SUSPENSIÓN DEL CONTRATO
Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito o por ser conveniente a los intereses
de las partes contratantes, y actuando de común acuerdo, se podrá suspender la
ejecución del objeto del contrato. En este caso las partes suscribirán un Acta de
Suspensión en donde se haga constar dicha circunstancia.
Así mismo, el CONTRATANTE podrá suspender en todo o en parte la ejecución del objeto
del contrato, por las causas que se mencionan a continuación y que se considerarán
totalmente imputables al CONTRATISTA.
1) Cuando los elementos relacionados en el capítulo 3 de los presentes términos de
referencia no presenten las condiciones técnicas y especificaciones convenidas.
2) Cuando el CONTRATISTA realice actividades que no hayan sido aprobadas ni
autorizadas por el CONTRATANTE.
Durante la suspensión se correrá el plazo para la ejecución del objeto del contrato.
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6.9. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El contrato terminará en cualquiera de los siguientes casos, una vez se haya practicado y
perfeccionado la liquidación final del mismo:
1)
2)
3)
4)
5)
Por cumplimiento exacto del objeto contratado.
Por la expiración del plazo de ejecución del contrato.
Por mutuo acuerdo.
Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.
Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el contrato de manera unilateral en
cualquier tiempo y sin que exista ninguna causal diferente a la simple voluntad de
cualquiera de ellas, dando aviso por escrito a la otra de su intención de terminarlo con
una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha en que se pretende
terminar
6) Por cualquiera de las causales previstas en la cláusula de terminación anticipada del
contrato.
6.10. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
Expirado el plazo para la ejecución del contrato, o cumplido el objeto del mismo, o
terminado anticipadamente éste, se procederá a su liquidación final, en el término de
cuatro (4) meses.
CAPITULO VII
BASES DE LA PROPUESTA EN CUANTO A OTRAS OBLIGACIONES ESPECIALES
DEL CONTRATISTA
7.1. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de lo previsto en estos términos de referencia y en el contrato sobre los
servicios a adquirir, el CONTRATISTA será responsable, hasta la liquidación final del
contrato, del cumplimiento en la entrega de todos los bienes objeto de éste, sin que fuere
excusa para incumplir esta obligación la intervención de terceros.
El CONTRATISTA asumirá todas las consecuencias económicas y técnicas que se
deriven de la aplicación de las normas y métodos que utilice para el suministro de los
servicios. Las aprobaciones que imparta el CONTRATANTE a los métodos del
CONTRATISTA, no relevan a éste de su responsabilidad de entregar totalmente, a
satisfacción del CONTRATANTE, los bienes contratados.
7.2. DAÑOS Y PERJUICIOS
El CONTRATISTA es el primer obligado a responder por los daños y perjuicios que se
ocasionen a las personas o a los servicios del CONTRATANTE y de terceros que le sean
imputables.
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7.3. CALIDAD DE LOS SERVICIOS
El CONTRATISTA será responsable por la calidad de los servicios que preste. a
implementar las acciones correctivas en sus procesos para garantizar la buena prestación
del servicio.
CAPITULO VIII
EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
CAPITULOVIII
8.1. ADMISIBILIDAD Y RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
Una propuesta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y se halle
ajustada a los términos de referencia y el presupuesto.
Se considera ajustada a los términos de referencia, la propuesta que cumpla todos y cada
uno de los requisitos establecidos en los mismos para participar y no se halle
comprendida en uno de los siguientes casos, además de los indicados expresamente en
otros apartes del presente documento:
1) Se presente en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o modalidad.
2) Sea extemporánea.
3) Se presente en un lugar o por un medio distinto de los indicados en estos Términos de
Referencia.
4) Cuando el PROPONENTE se encuentre incurso en alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad previstas en el capítulo dos (2) del presente documento.
5) La propuesta se aparte de lo exigido en los términos de referencia o el PROPONENTE
no cumpla los requisitos para participar previstos en los mismos.
6) Existan varias propuestas presentadas por el mismo PROPONENTE (o por uno de sus
integrantes, tratándose de Consorcios o Uniones Temporales) o su representante legal
para este mismo procedimiento de selección, evento en el cual solo se admitirá la
propuesta más favorable para el CONTRATANTE.
7) La propuesta contenga defectos insubsanables, de acuerdo con lo previsto en los
requerimientos exigidos por el CONTRATANTE.
8) No se presente o no se suscriba la Carta de Presentación de la propuesta por la
persona natural PROPONENTE o por el Representante Legal de la sociedad,
Consorcio o Unión Temporal PROPONENTE, o cuando éste no se encuentre
debidamente autorizado para presentar la propuesta o suscribir el contrato, de acuerdo
con los estatutos sociales.
9) La información consignada en los documentos que integran la propuesta no sea veraz,
esto es, no corresponda a la realidad.
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8.2. PLAZO Y PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN
El plazo de evaluación será de cinco (5) días hábiles contados a partir de la apertura de
propuestas. El CONTRATANTE podrá modificar dicho término. La evaluación de las
propuestas estará a cargo del área de Compras de CAPITAL SALUD EPS-SAS, que será
la encargada de presentar al comité de compras. Para la evaluación se aplicará el
siguiente procedimiento:
CAPITAL SALUD EPS-SAS practicará un análisis a las propuestas recibidas para efectos
de determinar si son admisibles, o si, en el evento de no serlo en principio, hubiere
posibilidad de saneamiento conforme con lo previsto en estos términos de referencia.
A las propuestas admisibles se les efectuará un chequeo aritmético completo. CAPITAL
SALUD EPS-SAS tendrá como valor de la propuesta el que resulte de esta revisión
aritmética.
A las propuestas admisibles se les someterá a un estudio de acuerdo con los factores de
evaluación previstos en estas bases. El Evaluador elaborará un informe que contendrá un
orden de elegibilidad o la recomendación para declarar desierto el procedimiento de
selección.
8.3. FACTORES DE EVALUACIÓN
Se evaluarán las propuestas con base en los siguientes factores:
FACTOR
PESO
PUNTAJE
CUMPLE/NO
CUMPLE
CUMPLE/NO
CUMPLE
1
Factores Jurídicos
2
Factores Financieros
1
Factores Técnicos
200
2
Factores Económicos
800
TOTAL
1.000
8.3.1. Factores de evaluación Jurídicos
REQUISITO
SOPORTE REQUERIDO
1
Carta de presentación de la oferta
Original de la Carta de Presentación
suscrita por el Representante Legal
2
Se deberá presentar el certificado de existencia y representación legal de
las personas jurídicas oferentes y de quienes conformen un consorcio o
unión temporal, de manera individual, donde se revisará lo siguiente:
- La Duración de la persona jurídica debe ser como mínimo por el plazo
de ejecución del contrato y tres años más.
- El objeto de la persona jurídica debe permitir la ejecución del contrato
Certificado de Existencia y Representación
Legal
expedido por la Cámara de
Comercio con fecha de expedición no
mayor a 30 días corrientes previos a la
fecha del cierre
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resultante del proceso de selección
- El representante legal debe tener facultades para comprometer a la
persona jurídica de acuerdo con la cuantía o materia del contrato a
celebrar
3
En el evento que el Representante Legal tenga limitación en sus
facultades, debe allegar la autorización del funcionario u órgano social
Copia del Acta o documento idóneo donde
competente según los estatutos de la persona jurídica. Para que dicha
conste la autorización
autorización sea válida, deberá haber sido otorgada antes de la fecha en
que el oferente presentó la oferta.
4
Registro Único Tributario
Copia Legible del RUT
5
En el evento de conformarse Consorcio o Unión Temporal para la
presentación de la oferta, se verificará el cumplimiento de los siguientes
aspectos:
- El Objeto de la Unión Temporal o Consorcio debe ser acorde con el
objeto del proceso de selección
- La Duración de la Unión Temporal o Consorcio debe ser como mínimo
por el plazo de ejecución del contrato y tres años más.
- Designación de la persona que para todos los efectos representará al
Consorcio o Unión Temporal.
- Definición de las responsabilidades de los integrantes del Consorcio o
Unión Temporal
- Determinación de los términos y extensión de la participación en la
oferta y en la ejecución del contrato de los integrantes del Consorcio o
Unión Temporal
- Indicación expresa en el documento de constitución del Consorcio o
Unión Temporal en el sentido de que las personas que lo integran
responderán solidariamente por las obligaciones contraídas en razón
de la Oferta presentada y el contrato respectivo
- El objeto social de por lo menos uno de los integrantes del Consorcio o
Unión Temporal debe comprender de manera explícita la realización
de las actividades objeto del proceso de contratación
Documento original de constitución del
Consorcio o Unión Temporal y demás
documentos en los cuales se verifique el
cumplimiento de estos aspectos
6
Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal.
7
8
9
10
11
12
Fotocopia legible de documento de
identidad del Representante Legal.
La certificación (anexo 2) deberá estar
Declaración por parte del Representante Legal del Oferente, de no estar
suscrita por el representante legal del
reportado en las listas OFAC o SDN
oferente.
Certificación del Revisor Fiscal, en caso de
Acreditación de estar a Paz y Salvo en pagos a Seguridad Social y no estar obligado a tenerlo, la certificación
Aportes Parafiscales
debe estar firmada por el Representante
Legal.
No estar reportado ni el oferente ni su representante legal, como
responsable fiscal en el “Boletín de responsables fiscales – SIBOR” de la
Contraloría General de la República
Certificación expedida por la Contraloría
General de la República (A través de su
Nota: En el evento de no presentarse el documento o aun habiéndose página Web)
presentado, Capital Salud se reserva el derecho de verificar nuevamente
en la página de la Contraloría.
No tener, ni el oferente ni su representante legal, antecedentes
disciplinarios,
Certificación expedida por la Procuraduría
Nota: En el evento de no presentarse el documento o aun habiéndose General de la Nación (A través de su
presentado, Capital Salud se reserva el derecho de verificar nuevamente página Web)
en la página de la Procuraduría.
Fotocopia legible de la tarjeta profesional y
del certificado vigente de antecedentes
Capacidad Profesional y Antecedentes Disciplinarios del Contador
disciplinarios del Contador expedido por la
Junta Central de Contadores
Fotocopia legible de la tarjeta profesional y
Capacidad Profesional y Antecedentes Disciplinarios del Revisor Fiscal
del certificado vigente de antecedentes
(Cuando Aplica)
disciplinarios del Contador expedido por la
Junta Central de Contadores
8.3.2. Factores de evaluación Técnica.
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Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
La evaluación técnica tendrá un puntaje máximo de 200 puntos.
El oferente para efectos de la evaluación de su oferta, debe acreditar experiencia en
contratos que tengan por objeto:
SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA
MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO.
En un máximo de 200 puntos para este aspecto, se diferenciará de la siguiente manera
según la clase de trabajo realizado por el PROPONENTE.
Descripción
Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto entre
$50, 000,000.oo y $100, 000,000.oo.
Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto entre
$100,000,000.oo y $300,000,000.oo
Actividades realizadas en máximo dos (2) contratos por un monto
superior a $300’000,000.

Puntaje
100 Puntos
150 Puntos
200 Puntos
A los proponentes que presenten la experiencia en contratos realizados en
consorcio o unión temporal, se le considerará el valor proporcional a su
participación en el consorcio o unión temporal, por lo tanto se debe informar cual
es el porcentaje (%) de participación. Los contratos deben haberse ejecutado entre
los años 2010 y 2014
8.3.3. Factor económico
Se ordenarán las propuestas de menor a mayor valor y se le asignará el mayor puntaje
(800 puntos) a la propuesta de menor valor.
El puntaje de las ofertas restantes se calculará en forma inversamente proporcional al
valor de la misma, como resultado de aplicar la siguiente fórmula:
P = 800 x (PM/VP)
Dónde:
P = Puntaje para la propuesta en evaluación
VP = Valor de la propuesta en evaluación
PM = Valor de la propuesta más económica.
29
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PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
El PROPONENTE, en el momento de elaborar su propuesta, no puede formular
condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas, con el propósito de
obtener la adjudicación del contrato.
Si los argumentos presentados por el PROPONENTE explican satisfactoriamente para
CAPITAL SALUD EPS-SAS el menor valor se mantendrá esta oferta como primera en el
orden de elegibilidad para la adjudicación. En caso contrario la propuesta se descartaría y
se modificaría el orden de elegibilidad; de ser necesario, se aplicará el mismo
procedimiento hasta encontrar la oferta que cumpla con los requerimientos y condiciones
exigidas por CAPITAL SALUD EPS-SAS.
8.3.4. Calificación final
El resultado de sumar el puntaje obtenido por la propuesta económica y el puntaje por la
propuesta técnica, serán los puntos finales o calificación final que obtendrá el oferente.
El PROPONENTE favorecido será el que obtenga mayor puntaje con la sumatoria de los
dos conceptos y con base en los mil (1000) puntos posibles, ochocientos (800) por la
parte económica, y doscientos (200) por la parte técnica.
8.3.5. Fórmulas de desempate
En caso que varias propuestas obtengan el mismo puntaje y queden ubicadas en el
primer lugar del orden de elegibilidad:
1. En caso de que haya propuestas de PROPONENTES nacionales y extranjeros, se
preferirá a la presentada por el PROPONENTE nacional;
2. De continuar el empate, se adjudicará el Contrato a la propuesta que tenga un mayor
puntaje en la Evaluación Técnica.
En caso de persistir el empate, con el fin de garantizar los principios de selección objetiva
y Transparencia, se procederá a realizar el respectivo desempate por sorteo mediante el
sistema de balotas, por medio del siguiente procedimiento:
Se depositarán en una bolsa las balotas en igual cantidad que oferentes se hayan
empatado en el proceso más una, así: una balota por cada oferente de color naranja y
una de color blanco.
El participante que saque la balota de color blanco será el seleccionado, quien será
presentado ante el Comité de Compras respectivo, como ubicado en primer lugar.
Si los participantes sacan cada uno en su turno el mismo color de balota (naranja) sin que
ninguno saque la blanca, se repita el procedimiento cuantas veces fuere necesario hasta
definir el desempate.
CAPITULO IX
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PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD MASIVO Y UNITARIO
REGISTRO DE PROVEEDORES
Con el fin de registrase como proveedor de CAPITAL SALUD EPS-SAS y/o sus
Empresas Aliadas en sus sedes a nivel nacional o actualizar los datos, el proponente
deberá adjuntar a la propuesta la documentación relacionada a continuación,
completamente diligenciada y firmada por el representante legal:
a. Formato de Registro de Proveedores
b. Carta de condiciones de pago
Autorización de descuento por uso de la plataforma de compras de CAPITAL SALUD
EPS-SAS (Comprarnet)
a. Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica proponente, o de
todas y cada una de las personas jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal.
b. Fotocopia de Inscripción al RUT
c. Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal.
d. Fotocopia de TP Contador Público o Revisor fiscal
e. Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN
f. Indicadores financieros
g. Estados Financieros: Balance General y Estados de Resultados del periodo fiscal
inmediatamente anterior, debidamente firmado por contador público.
h. Autorización de consulta a Data crédito.
i. Cuadro de experiencia específica
j. Dos (2) referencias comerciales.
k. Dos (2) referencias bancarias.
l. Paz y salvo por concepto del pago de aportes parafiscales de todos sus empleados
m. Certificado de PROCURADURIA
n. Certificado de CONTROLORIA
o. Licencia o Resolución del Ministerio de Comunicaciones
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ANEXOS
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ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
(Ciudad y fecha)
Señores
Direccion Administrativa
CAPITAL SALUD EPS-SAS
xxxxxxxxxxxxxxx
Ciudad XXXXXXX.
ASUNTO:
TERMINOS DE REFERENCIA
CONTRATACION xxxxxxxxxx
Respetados señores:
Esta comunicación tiene por objeto presentar propuesta para contratar el servicio
distribución de correspondencia puerta a puerta en la modalidad Masivo y unitario de
CAPITAL SALUD EPS-SAS.
Así mismo, el suscrito declara que:
 Tengo capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta.
 La información suministrada es veraz y no fija condiciones económicas artificialmente
bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato.
 En el evento de que me sea adjudicada la contratación, me comprometo a realizar
todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato dentro de
los términos y condiciones establecidas en los términos de referencia y en la ley.
 No estoy, ni la sociedad que represento, reportados por malas prácticas comerciales
ante entidades privadas o públicas ni me encuentro incurso en investigaciones por
fraudes al patrimonio de otras personas naturales o jurídicas.
 No estoy reportado por las centrales de riesgos como deudor moroso ni he suscrito
acuerdos de pago por incumplimiento en mis obligaciones o las de la entidad que
represento.
 No estoy ni la sociedad que represento siendo investigado por la Fiscalía General de
la Nación ni por otro ente investigador por actividades ilícitas o nexos con grupos o
personas al margen de la ley.
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 Conozco y he recibido los términos de referencia de la presente contratación y
los he estudiado cuidadosamente, incluidos sus Anexos y acepto sus términos
sin reservas ni condicionamientos.
 Me comprometo a actuar de buena fe en todo el proceso de contratación.
Suministro la siguiente información para efectos de notificar o comunicar todos los actos
que CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. deba o considere necesario efectuar durante el
curso de la presente invitación:
______________________________________________
Nombres y apellidos del proponente o razón social
______________________________________________
Cédula de ciudadanía o Nit
______________________________________________
Domicilio principal
______________________________________________
Teléfono y fax
______________________________________________
E-mail
______________________________________________
Persona encargada o contacto
______________________________________________
Cargo
Atentamente,
____(FIRMA)______________________________
Nombre del representante legal o apoderado
Nota: La firma de una persona diferente al representante legal o su apoderado, o la
ausencia de firma, darán lugar a que la propuesta sea eliminada.
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ANEXO 2
FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
R E G I S T R O D E P R O V E E D O R E S
N O . _ _ _ _ _ _ _ _ _
N O M B R E O R A Z Ó N S O C IA L :
.
N I T :
D O M IC IL IO :
C IU D A D :
T E L É F O N O S :
F A X :
R E P R E S E N T A N T E L E G A L :
C O N T A C T O C O M E R C IA L :
C E L U L A R :
E M A IL :
O B JE T O S O C IA L :
N O T A R ÍA :
M A T R ÍC U L A M E R C A N T IL :
F E C H A :
C IU D A D :
E S C R IT U R A D E C O N S T IT U C IÓ N :
T IP O D E S E R V IC IO O P R O D U C T O
Q U E O F R E C E :
A U T O R R E T E N E D O R
G R A N C O N T R IB U Y E N T E
R É G IM E N C O M Ú N
IC A %
R É G IM E N S IM P L IF IC A D O
P E R S O N A N A T U R A L
S IN A N IM O D E L U C R O
R E T E F U E N T E %
R E F E R E N C IA S C O M E R C IA L E S :
T E L E F O N O
N O M B R E E M P R E S A
C O N T A C T O
R E F E R E N C IA S B A N C A R IA S :
S U C U R S A L
N o . C U E N T A
E N T ID A D
T E L E F O N O
A N E X A R L O S S IG U IE N T E S D O C U M E N T O S :
* C u a d r o d e in d ic a d o r e s fin a n c ie r o s
* C a r t a c o n c o n d ic io n e s d e p a g o
* A u t o r iz a c io n d e d e s c u e n t o
p o r u s o d e p la t a fo r m a C o m p r a r n e t
* B a la n c e g e n e r a l y e s t a d o d e r e s u lt a d o s d e l p e r io d o fis c a l a n t e r io r
* C e r t ific a d o d e C a m a r a d e C o m e r c io n o m a y o r a 1 m e s
* A u t o r iz a c io n d e c o n s u lt a a D a t a c r e d it o
* F o t o c o p ia d e in s c r ip c io n a l R U T
* C u a d r o d e e x p e r ie n c ia e s p e c ific a
* F o t o c o p ia d e la C C d e l r e p r e s e n t a n t e le g a l
* D o s ( 2 ) r e fe r e n c ia s b a n c a r ia s
* F o t o c o p ia d e la T P d e l c o n t a d o r p u b lic o o r e v is o r fis c a l
* D o s ( 2 ) r e fe r e n c ia s c o m e r c ia le s
* D e c la r a c io n d e n o r e p o r t e e n lis t a s O F A C o S D N
F IR M A R E P R E S E N T A N T E L E G A L
C .C . N o .
F E C H A :
(imprimir en papel blanco)
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ANEXO 3
CARTA CON CONDICIONES DE PAGO
(Imprimir en papel corporativo)
Ciudad y fecha
Señores
ADMINISTRATIVA
Ciudad
Asunto: Modalidad de pago
Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi
firma, en calidad de representante legal de ____________________________, autorizo
expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS y/o sus Empresas Aliadas cancelar el valor
de cada factura radicada según la modalidad indicada con “X”:
1. A 90 días pago sin descuento financiero
2. A 60 días con 2% de descuento
3. A 30 días con 3% de descuento
Así mismo entiendo que de no seleccionar ninguna de las tres opciones, CAPITAL
SALUD EPS-SAS estará en libertad de escoger la opción No. 1., mientras no se acuerde
una modalidad diferente.
Cordialmente,
________(Firma)____________________________
NOMBRES Y APELLIDOS
TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
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ANEXO 4
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO POR USO DE PLATAFORMA COMPRARNET
(Imprima en papel corporativo)
Ciudad y fecha
Señores
ADMINISTRATIVA
CAPITAL SALUD EPS-SAS
Ciudad
Asunto: Autorización de descuento por uso plataforma COMPRARNET
Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma,
en calidad de representante legal de ____________________________ autorizo
expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS a descontar de los montos facturados
pendientes de pago, la suma de cuarenta y cinco mil pesos m/cte. ($45.000.oo), por
concepto del uso de la plataforma electrónica de compras (Comprar net), siempre y
cuando dicha plataforma se utilice en la generación de ordenes a nuestro nombre o razón
social. Este costo se pagará una (1) sola vez por mes, independientemente del número de
órdenes que se generen y no aplica en los meses que no se genere ninguna.
Cordialmente,
________(Firma)____________________________
NOMBRES Y APELLIDOS
TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
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ANEXO 5
DECLARACIÓN DE NO REPORTE EN LISTAS OFAC O SDN
(Imprima en papel corporativo)
Ciudad y fecha
Señores
ADMINISTRATIVA
CAPITAL SALUD EPS-SAS
Ciudad
Asunto: Declaración de no reporte en listas OFAC o SDN
Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en
calidad de representante legal de ____________________________, declaro que ni la entidad a
la cual represento, ni sus accionistas, ni los integrantes de la junta directiva, ni los revisores
fiscales se encuentran reportados en la listas administradas por la Oficina de Control de Activos
Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos.
Cordialmente,
________(Firma)____________________________
NOMBRES Y APELLIDOS
TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
3
8
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ANEXO 6. AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A DATA CRÉDITO
(Imprima en papel corporativo)
Ciudad y fecha
Señores
ADMINISTRATIVA
CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S.
Ciudad
Asunto: Autorización de consulta a Data crédito
Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma,
en calidad de representante legal de ____________________________ autorizo
expresamente a CAPITAL SALUD EPS-SAS a realizar las consultas pertinentes ante
Data crédito (Computec S.A.) para conocer la historia crediticia de la entidad a la cual
represento.
Cordialmente,
________(Firma)_______________________________
NOMBRES Y APELLIDOS
TIPO Y NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD
3
9
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MASIVO Y UNITARIO
ANEXO 7
INDICADORES FINANCIEROS
(Imprima en papel corporativo)
INDICADORES FINANCIEROS
PROVEEEDOR:
NIT
Indicadores de liquidez
Razón Corriente
Activo Corriente
Pasivo Corriente
0
0
=
#¡DIV/0!
Es la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones corrientes, guardando un cierto margen de seguridad en previsión de alguna reducción o pérdida en el
valor de los activos corrientes. Se puede decir que este indicador entre más alto se considera mejor y puede comenzarse a considerarlo bueno a partir de la relación
1:1.
Solidez
Activo Total
Pasivo Total
0
0
=
#¡DIV/0!
Indica cuánto de los Activos totales tiene la empresa para pagar el Pasivo total, por lo que este índice debe ser mayor a 1. Si en caso el índice fuera igual a 1,
significaría que la empresa ya no tiene capital, y si fuera mayor que 1 la empresa estaría en posición de pérdida. Por el contrario un índice muy elevado de ésta
razón implica que la empresa no tiene Pasivos y está trabajando exclusivamente con su Patrimonio, lo cual no puede ser conveniente en algunos caso.
Capital de Trabajo
Activo Corriente - Pasivo Corriente
=
0
-
0
0
El resultado de esta fórmula es el valor que le quedaría a la empresa, representado en efectivo u otros activos corrientes, después de haber pagado todos sus
pasivos de corto plazo, en el caso en que tuvieran que ser cancelados de inmediato. Ahora, bien, la exactitud con que esto pueda cumplirse depende de diversos
factores.
Indicadores de Endeudamiento
Endeudamiento
Total
Pasivo Total
Activo Total
=
0
0
#¡DIV/0!
Este indicador establece el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa. Con la adopción de los ajustes por inflación el nivel de
endeudamiento ha venido descendiendo y se considera elevado cualquier porcentaje que pase del 60%.
4
0
CAPITAL SALUD EPS-S SAS
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MASIVO Y UNITARIO
ANEXO 8
CUADRO DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA
(Imprima en papel corporativo)
No
Objeto del Contrato
1
2
3
4
EXPERIENCIA ESPECIFICA
Fecha de Contratación
Razón Social o Cliente
(dd/mm/aa)
De :
Hasta:
De :
Hasta:
De :
Hasta:
De :
Hasta:
Valor del contrato
OBSERVACIONES:
El VALOR DE CONTRATO DEBE ESPRESARSE EN MILES DE PESOS Y NO DEBE INCLUIR IVA O ADICIONALES POR PRORROGAS U OTROSIS
POR FECHA DE CONTRATACION DEBE ENTENDERSE LA FECHA DE VIGENCIA DEL CONTRATO O EL CASO DONDE APLIQUE EL ULTIMO AÑO DE VENTAS
LA INFORMACION INCLUIDA EN ESTE FORMATO SERA RESPONSABILIDAD DEL PROPONENTE
CAPITAL SALUD NO TENDRA EN CUENTA PARA EFECTOS DE EVALUACION , EL CONTRATO O LOS CONTRATOS CUYA INFORMACION PRESENTE ERRORES U OMISIONES
4
1
CAPITAL SALUD EPS-S SAS
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MASIVO Y UNITARIO
ANEXO 9
MODELO CONSOLIDADOR DE LA PROPUESTA
4
2
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CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD
MASIVO Y UNITARIO
DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
ENSOBRAMATIC
CUBRIMIENTO
No
ENVIOS
Bogota
0-50
Bogota
50-700
Capitales
160
Ciudades Cercana
80
Ciudades Lejanas
60
Reexpedición
40
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
mensual
TOTAL AÑO
TOTAL
4
3
CAPITAL SALUD EPS-S SAS
Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD
MASIVO Y UNITARIO
CONCEPTO
Al momento de la recolección de los bienes, el funcionario del PROVEEDOR registrará el día y
la hora, nombre y firma de los funcionarios intervinientes en la entrega.
ME COMPROMETO
SI
NO
Al momento de la entrega de los bienes, el PROVEEDOR habrá de solicitar al funcionario que recibe,
que consigne la siguiente información en la guía: nombre y apellidos de quien recibió el envío, sello
de recibo, fecha y hora de recepción y teléfono del destinatario que recibe y la causal de devolución
en caso de que esto suceda.
EL PROPONENTE solamente atenderá los requerimientos que sean autorizados por el supervisor del
contrato de la Dirección Administrativa.
EL PROPONENTE deberá asignar un representante ante CAPITAL SALUD EPS-SAS para la
coordinación de todas las actividades inherentes al contrato.
Colocar al servicio del CONTRATANTE personal idóneo y que cumpla con los requisitos legales
en materia de tránsito y transporte y conocimiento de las rutas.
El PROPONENTE deberá dotar al personal de los elementos de higiene y seguridad industrial que se
requieran para la ejecución del contrato.
Reportar telefónicamente las inconsistencias presentadas en los envíos realizados por el remitente
antes de cumplirse los plazos de la entrega pactados o indicados por el CONTRATANTE.
Realizar la devolución de los envíos no entregados por inconsistencias de parte del remitente en un
plazo no mayor a tres (3) días calendario junto con el respectivo informe.
4
4
CAPITAL SALUD EPS-S SAS
Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD
MASIVO Y UNITARIO
CONCEPTO
Mantener las tarifas propuestas durante toda vigencia del contrato, salvo los incrementos anuales que
se efectuarán de acuerdo al IPC.
ME COMPROMETO
SI
NO
EL PROPONENTE deberá tramitar mensualmente el listado de los empleados relacionando nombre y
cédulas que estén prestando servicio activo para CAPITAL SALUD EPS-SAS junto con los soportes
de afiliación a parafiscales al día.
El PROPONENTE se compromete a realizar la labor, utilizando todos los recursos necesarios, como
humano y tecnológico de primera calidad para la correcta ejecución del trabajo.
El PROPONENTE será el único responsable por daños y perjuicios causados por actos u omisiones
suyas o de sus trabajadores o por incumplimiento del contrato hacia CAPITAL SALUD EPS-SAS o a
terceros, o a los trabajadores o a los bienes de unos y otros, en la ejecución del contrato con ocasión
de él, e indemnizará plenamente a CAPITAL SALUD EPS-S S.A.S. por estos conceptos, por lo cual
CAPITAL SALUD EPS-SAS está autorizado desde ahora para retener y deducir de los pagos
pendientes a EL PROPONENTE las sumas necesarias para el pago de estos daños o perjuicios.
Tampoco será responsable CAPITAL SALUD EPS-SAS ante El PROPONENTE por daños y
perjuicios que éste o sus trabajadores pudieren sufrir por actos u omisiones del propio contratista o de
sus trabajadores, ni por accidentes que les sobrevengan en la ejecución del contrato, ni por
destrucción, pérdida o daño de los elementos o bienes que el mismo contratista pudiere utilizar en la
ejecución del contrato, todos los cuales serán asumidos por ELPROPONENTE.
El CONTRATISTA deberá contar con profesionales acreditados, entrenados, uniformados y
debidamente identificados para prestar el servicio objeto del presente contrato, debidamente dotados
de teléfonos celulares u otros medios de comunicación con el fin de mantener una comunicación
permanente con la administración de CAPITAL SALUD EPS-SAS para supervisar y recibir cualquier
inquietud con respecto al desarrollo de los trabajos objeto del presente contrato. EL PROPONENTE
deberá entregar a CAPITAL SALUD EPS-SAS una relación del personal asignado para la ejecución
de las labores objeto del presente acuerdo en dicha relación deberán especifica Su nombre, apellido y
número de cédula. En caso de cambios, retiros o actualizaciones en el personal suministrado deberá
comunicar dichas novedades mediante documento escrito dirigido a la Gerencia Administrativa del
CAPITAL SALUD EPS-SAS con cinco días de antelación.
4
5
CAPITAL SALUD EPS-S SAS
Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD
MASIVO Y UNITARIO
CONCEPTO
Con el objetivo de mantener unas condiciones seguras, confortables y productivas acordes con la
política de CAPITAL SALUD EPS-SAS para sus colaboradores, los proponentes deberán cumplir en
todo momento con toda la legislación colombiana en materia de Salud Ocupacional (Resolución 2400
de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994 y demás
decretos reglamentarios y todos aquellos que los modifiquen, adicionen o sustituyan).
ME COMPROMETO
SI
NO
Dar asesoría profesional al CONTRATANTE en servicio de mensajería (elaboración de planes
estratégicos de seguridad documentaria, confidencialidad de los mismos y análisis de riesgos),
trimestralmente.
Responder ante el CONTRATANTE por la pérdida o expoliación de los envíos de mercancías, en los
términos del artículo 1889 del Código de Comercio (“ART. 1889: la responsabilidad del transportador
aéreo por pérdida o expoliación de envíos postales, quedará limitada a las sumas establecidas por los
convenios postales internacionales suscritos y ratificados por Colombia para las administraciones
postales).
Presentar oportunamente para la aprobación por parte del CONTRATANTE, las pólizas de que trata
el presente contrato
El PROVEEDOR y/o sus empleados deberán estar afiliados al Sistema General de Seguridad Social
en Pensiones, al Sistema General de Seguridad Social en Salud y a una Administradora de Riesgos
Profesionales, debiendo enviar al CONTRATANTE mensualmente durante la ejecución del contrato,
y en todo caso, cada vez que éste lo solicite, planilla de autoliquidación del mes inmediatamente
anterior con constancia de cancelación, o en su defecto, certificación suscrita por el revisor fiscal o
contador público de no tener empleado alguno por el cual pagar cotización.
Mantener vigente Durante toda la duración de este contrato su licencia de funcionamiento y cumplir
con la normatividad emitida por su ente de control y vigilancia y demás normas concordantes so pena
de asumir total y directa la responsabilidad que se le genere por su omisión o cumplimiento parcial y
con el pleno derecho por parte del CONTRATANTE de terminar anticipadamente el presente
contrato.
Contar, durante toda la vigencia de la relación contractual con una póliza de transporte expedida por
una compañía legalmente constituida y autorizada para operar como tal en Colombia y que ampare
cualquier pérdida o daño que llegaren a sufrir los bienes del CONTRATANTE durante el desarrollo de
la relación contractual. En caso de no contar con tal garantía o contando con ella pero siendo la
misma insuficiente para amparar algún siniestro, será de responsabilidad exclusiva y directa del
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CAPITAL SALUD EPS-S SAS
Términos de referencia de la Contratación 068-2014
CONTRATAR EL SUMINISTRO DEL SERVICIO DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA PUERTA A PUERTA EN LA MODALIDAD
MASIVO Y UNITARIO
CONCEPTO
ROVEEDOR responder ante el CONTRATANTE por tales eventos.
ME COMPROMETO
SI
NO
El CONTRATISTA y/o sus empleados deberán estar afiliados al Sistema General de Seguridad Social
en Pensiones, al Sistema General de Seguridad Social en Salud y una Administradora de Riesgos
Profesionales, debiendo enviar al CONTRATANTE mensualmente durante la ejecución del contrato,
planilla de autoliquidación del mes inmediatamente anterior con constancia de cancelación , o en su
defecto, certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público de no tener empleado alguno por
el cual no pagar cotización.
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