Facturación Electrónica

Facturación Electrónica
Manual de usuario – Médicos/Centros Médicos
Enero 2014
Índice: Facturación Electrónica
Contenido
Descripción: .................................................................................................................................. 3
Acceso al portal ............................................................................................................................ 4
ENTRADA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Registro de actos médicos .............................................. 6
CONSULTA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Consultas de actos médicos registrados .................... 17
Gestión de Usuarios.................................................................................................................... 24
Cambio de “Clave” de acceso ..................................................................................................... 29
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
2
Facturación Electrónica
Objetivo: Registro electrónico de asistencias y actos médicos realizados a mutualistas
y beneficiarios de Lagun-Aro, EPSV.
Descripción:
Se trata de un Sistema de Gestión Asistencial y Administrativa.
Fundamentalmente consiste en el registro telemático de las asistencias y actos
médicos a través de una EXTRANET habilitada al efecto.
Es decir, el “circuito papel” basado en el volante se sustituye por una conexión
telemática “on-line”, la cual permite el registro de actos médicos diariamente en origen
facilitando la gestión administrativa.
Es necesario disponer de una terminal PC con conexión a internet para llevar a
cabo el registro de actos médicos mediante el portal de Lagun-Aro, EPSV.
-Ventajas para los mutualistas y beneficiarios:
Sustitución del sistema de volantes y mejora de la capacidad de identificación a
través de la tarjeta (banda magnética).



Potencia el uso de la extranet en el colectivo de mutualistas y
beneficiarios.
Propicia un mayor grado de capacidad de comunicación e información.
Reduce el número de consultas e incidencias de carácter rutinario.
-Ventajas para los médicos:
Facilita al profesional sanitario un sistema de facturación sencillo, ágil, cómodo
y sin papel permitiendo el acceso a contenidos publicados en la extranet:
Baremos, normativa, noticias, contacto directo telefónico o a través de e-mail.

Facilita la identificación de mutualistas y beneficiarios con derecho a
Asistencia Sanitaria.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
3


Facilita el conocimiento y estricta delimitación del alcance del catálogo
de prestaciones objeto de cobertura por parte de Lagun-Aro, EPSV.
Mejora el control sobre los servicios prestados proporcionando
información actualizada de todos los actos médicos registrados
previamente.
Acceso al portal
El acceso al portal se realiza a través de la página web de Lagun-Aro, EPSV
(www.lagunaro.es). Para ello se habilita la opción “Acceso”, en la parte izquierda de la
pantalla. El usuario accede al sistema introduciendo su “Nombre de Usuario” y “Clave”:
Al pulsar el botón “Acceder” se identifica al usuario y en la primera pantalla se
presentan las opciones generales disponibles.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
4
La opción “Entrada de Asistencias Médicas” permite el registro de las asistencias
médicas y la facturación electrónica de las mismas.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
5
ENTRADA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Registro de actos
médicos
1) Selección del profesional (especialista o centro médico).
Se puede teclear el código del profesional o seleccionar el nombre del médico/centro
médico del desplegable.
Con la selección del profesional, se habilita una pantalla que a su vez permite la
selección de la consulta y la especialidad deseada mediante desplegables.
2) Selección de la consulta
El usuario debe seleccionar del listado la consulta correspondiente. Únicamente se
muestran aquellas consultas a las que el usuario tiene permiso de acceso.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
6
3) Seleccionar la especialidad
Se debe seleccionar del listado la especialidad correspondiente. Únicamente se
muestran aquellas especialidades asignadas al médico/centro médico a las que el
usuario tiene permiso de acceso.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
7
Una vez seleccionados el PROFESIONAL, CONSULTA y ESPECIALIDAD, se pulsa el
botón “Aceptar”.
4) Identificación del paciente
Existen diferentes opciones:
1.- Se pasa la tarjeta por el LECTOR DE TARJETAS cargando así el número
de tarjeta en el campo de la pantalla. Ello permite una identificación correcta
del asegurado.
2.- Asimismo se mantiene la opción de teclear manualmente los 11 dígitos de
la tarjeta para seguir con el registro.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
8
Cuando se opte por el registro manual, es imprescindible mantener la estructura del
campo Nº de Tarjeta. Para ello es preciso completar los once dígitos que aparecen en
la tarjeta.
A título informativo, el siguiente ejemplo ilustra esta estructura de identificación del
paciente:

3 dígitos corresponden a la cooperativa (147)

6 dígitos corresponden al mutualista (002138) - ej. Se han añadido dos “0”-s
al principio para llegar a los 6 dígitos

2 dígitos corresponden al tipo de beneficiario (00)
El código que se debe introducir es el siguiente: 147 002138 00 (11 dígitos).
Pulsar el botón “Aceptar”.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
9
*Si el campo Nº Tarjeta no es un número correcto, (no corresponde a ningún código de
asegurado de Lagun-Aro, EPSV) se manda un mensaje de error “El Nº de tarjeta no es
válido” y no se permite continuar.
Si el Nº Tarjeta es válido: se comprueba si el asegurado tiene cobertura de AS.
Si el asegurado no tiene cobertura de AS presenta un mensaje de AVISO, “El
asegurado no tiene cobertura. Asistencia Denegada”, no permitiendo continuar con
el registro de la asistencia.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
10
Si el asegurado tiene cobertura de AS permite continuar y registrar la asistencia
quedando la misma en situación ACEPTADA.
Se presenta el NOMBRE DEL ASEGURADO y la FECHA ASISTENCIA cargada con
la fecha del sistema (el día en el que se realiza el registro administrativo).
Es conveniente que el registro de la asistencia se realice el mismo día en el que
se realiza la asistencia o acto médico.
En caso contrario será necesario modificar la fecha del sistema por la fecha real en la
que se realizó la asistencia o acto médico.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
11
5) Introducción de los actos médicos
Se han habilitado diferentes OPCIONES para el registro de los actos médicos:
El modo de registro más sencillo, es el que se presenta en primer lugar:
1. Seleccionar la prestación de la LISTA DE ACTOS MÉDICOS que contiene todos
los códigos de prestación que el médico puede realizar en dicha especialidad,
clasificados por código y ordenados por frecuencia (más habituales).
Hacer doble clic en el acto médico, o
Pulsar el botón AÑADIR ACTO para que éste pase a la lista de ACTOS
MÉDICOS REALIZADOS.
Otras opciones son:
2. Teclear directamente el CÓDIGO PRESTACIÓN del acto médico. Al pulsar el Botón
AÑADIR ACTO, si el acto médico es válido y corresponde al catálogo de prestaciones
de la especialidad del médico, pasa a la lista de ACTOS MÉDICOS REALIZADOS. Si
no es válido ni propio de esa especialidad, se presenta mensaje ERROR “Acto médico
incorrecto”.
3. Utilizando la opción de búsqueda (Botón “Buscar”). El sistema presenta la pantalla
BÚSQUEDA DE ACTOS MÉDICOS. Es necesario teclear parte de la descripción
(mínimo 4 caracteres) en el campo CARACTERES BUSQUEDA para que el sistema
presente los códigos de prestación que coincidan con la búsqueda solicitada
(indistintamente con mayúsculas o minúsculas).
Se selecciona el acto deseado y al pulsar el botón “Aceptar”, el código aparece en
pantalla.
Al pulsar el botón “Añadir acto”, el acto médico pasa a la lista de ACTOS MÉDICOS
REALIZADOS cargándose el campo CANTIDAD = 1, que podrá ser modificado.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
12
De esta forma, en un recuadro denominado “Actos Médicos Realizados” se presentan
todos los actos médicos que el médico haya realizado en una asistencia.
Existe la opción de que, antes de proceder al “envío” de la asistencia, ELIMINAR una
prestación de la lista de ACTOS MEDICOS REALIZADOS pulsando para ello el botón
ELIMINAR.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
13
5.1- Tratamiento de Visitas Sucesivas:
La normativa de Lagun-Aro, EPSV establece que “tienen la
consideración de visitas sucesivas, todas aquellas que se realicen
dentro de los 6 meses posteriores a la primera consulta”.
Para ello, cada vez que se registra una “161018 primera consulta”, el
sistema comprueba que en los 6 últimos meses no ha habido una
consulta anterior.
En el caso de que identifique una consulta en ese periodo, presenta una
pantalla de aviso, informando que procede el registro de una “161026
visita sucesiva”.
Pues bien, la operativa diseñada, establece que hay que registrar una
“161026 visita sucesiva”.
Por lo tanto al final, presentará la selección de la “161018 primera
consulta” y “161026 visita sucesiva”. Es en ese momento cuando
hay que
ELIMINAR la “161018 primera consulta” y proceder
posteriormente a pulsar el botón “Enviar”.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
14
Una vez introducidos todos los actos médicos, si todo es correcto, se pulsa el botón
“Enviar” y si por algún motivo no se quiere continuar, es posible anular la operación
pulsando el botón “Cancelar” y volver así, a la pantalla inicial de “SELECCIÓN DEL
PROFESIONAL”.
6) Envío de los actos médicos realizados (opción “Enviar”).
Al enviar las asistencias o actos médicos realizados:
-
Se realiza el REGISTRO de las asistencias o actos médicos enviados en el
sistema de Lagun-Aro, EPSV.
A continuación:
-
Se presenta la pantalla un DOCUMENTO ASISTENCIA MÉDICA (BOLETA)
con las siguientes opciones:
-IMPRIMIR: permite imprimir la boleta (opción voluntaria para la gestión
propia del médico o centro médico).
-VOLVER: pulsando este botón, se muestra la pantalla inicial de
SELECCIÓN DEL PROFESIONAL.
-ANULAR: Se pueden anular las prestaciones registradas, a menos que
ya estén liquidadas.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
15
Al anular se eliminan todos los actos médicos de la asistencia médica
enviada y queda en situación ANULADA.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
16
CONSULTA DE ASISTENCIAS MÉDICAS: Consultas de actos
médicos registrados
Objetivo: Consulta, listado e impresión de las asistencias médicas realizadas a
mutualistas y beneficiarios de Lagun-Aro, EPSV.
También permite anular asistencias médicas ya enviadas pero que por cualquier motivo,
se considera que deben ser anuladas. Esta anulación sólo es posible siempre y cuando
las asistencias que se pretenden anular no se encuentren aún liquidadas.
Pasos a dar para consultar las asistencias médicas:
1) Introducción del filtro de asistencias médicas a consultar
-
PROFESIONAL: Presenta los médicos a los que el usuario tiene permiso de
acceso. Se puede seleccionar uno o todos.
-
CONSULTA: Presenta las distintas consultas que tiene el médico y sólo
aquellas a las que el usuario tiene permiso de acceso. Se puede seleccionar
una o todas.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
17
-
ESPECIALIDAD: Presenta las distintas especialidades del médico. Se puede
seleccionar una o todas.
-
FECHA DESDE: Asistencias médicas con fecha de asistencia posterior o
igual a la seleccionada. Formato dd/mm/aaaa.
-
FECHA HASTA: Asistencias médicas con fecha de asistencia anterior o
igual a la seleccionada. Formato dd/mm/aaaa.
-
Nº DE ASISTENCIA Para consultar una única asistencia en concreto.
-
SITUACIÓN. Presenta las distintas situaciones en las que puede estar una
asistencia médica:
ACEPTADA
ANULADA (el médico ha anulado la asistencia médica después
de enviarla).
RECHAZADA (el gestor de AS de Lagun-Aro, EPSV ha
rechazado la asistencia médica después de enviarla).
LIQUIDADA (asistencia médica abonada por Lagun-Aro, EPSV).
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
18
Pulsando el botón “Limpiar” se eliminan los campos del filtro.
Si se pulsa el botón “Aceptar” y no hay ninguna asistencia médica que cumpla el filtro
presenta un mensaje de AVISO “No hay asistencias médicas seleccionadas”. De lo
contrario, presenta aquellas solicitadas y que cumplen con los criterios del filtro.
2) Selección de la asistencia médica a consultar DETALLE
Si selecciona una asistencia médica (marcando la casilla correspondiente) y pulsa el
botón “Detalle” se presenta el DOCUMENTO ASISTENCIA MÉDICA (BOLETA) de la
asistencia médica seleccionada.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
19
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
20
Se muestran las siguientes opciones:
-
IMPRIMIR
-
VOLVER: Vuelve a la pantalla de Consultas
-
ANULAR: Para poder anular asistencias aún no liquidadas.
-
Si la asistencia estuviera previamente anulada, no se visualiza esta opción.
-
Tampoco se permite anular una asistencia médica si ésta, ya se ha liquidado
en Lagun-Aro, EPSV, en cuyo caso presenta un mensaje de ERROR: “No se
puede anular la asistencia porque ya está liquidada o están en proceso de
liquidación”.
-
Al anular la asistencia médica seleccionada, queda en situación ANULADA.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
21
3) Descargar el informe de las asistencias sanitarias consultadas
Los criterios de selección elegidos en la opción de “Consulta de Asistencias Médicas”
determinan el alcance del informe, mostrando únicamente los datos correspondientes
a la consulta realizada. Una vez completados dichos campos y tras pulsar el botón
“Aceptar”, se muestra en pantalla el listado de actos médicos solicitado con la relación
de asistencias que se hayan registrado previamente por el portal de Lagun-Aro, EPSV.
Acto seguido, se pulsa la opción de “Descargar Informe”, con el objeto de mostrar el
informe solicitado en formato Excel. Éste a su vez, podrá ser imprimido y/o
modificado.”
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
22
En el informe se proporcionan los datos detallados en el siguiente cuadro:
INFORME CONSULTA DE ASISTENCIAS MEDICAS
FECHA
Indica el momento en el que se realiza la descarga del informe
FECHA DESDE
01/10/2013
FECHA HASTA
30/10/2013
COD_PROF
Código personal de cada médico/centro médico
NOMBRE_PROFESIONAL Nombre del especialista
CONSULTA
Dirección de la consulta
ESPECIALIDAD
Especialidad
NUM_ASIST
Número correlativo correspondiente cada asistencia registrada vía web
SITUACION
Indica el estado de la asistencia (aceptado, anulado, liquidado…)
FECHA_ASIST
Día en que el paciente acudió a la consulta
FEC_REGISTRO
Día y la hora del registro de la asistencia
NUM_TARJETA
11 dígitos de la tarjeta
NOMBRE_ASEGURADO
Nombre y dos apellidos del paciente que acude a la consulta
NUM_LIN
Indica la posición en la que se encuentra ese acto médico
ACTO_MEDICO
Código de acto médico
NOMBRE_ACTO_MEDICO Descripción detallada del acto médico
CANTIDAD
Cantidad
IMPORTE_UNITARIO
Importe unitario
IMPORTE
Importe a pagar por línea (cantidad*importe unitario)
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
23
Gestión de Usuarios
Este apartado permite consultar, crear, modificar y eliminar usuarios desde
“Utilidades/ACCESOS MÉDICOS” o pinchando el botón “Pulsar aquí” desde inicio.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
24
1) Consultar y modificar usuarios existentes
Selección de médicos del listado para
modificar/eliminar usuarios
Una vez seleccionado el médico del listado, se visualizan los datos correspondientes
al Gestor de Usuarios y al resto de Usuarios autorizados. El Gestor de Usuarios está
autorizado a consultar, crear, modificar y eliminar “Usuarios”, para ello, se han
habilitado dos botones “Nuevo” y “Detalle”.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
25
Nombre y apellidos
-NUEVO: Es preciso rellenar todos los apartados (Nombre y dos apellidos, DNI, Email…) marcando incluso el apartado “PERFILES” para habilitar así la opción de
facturar.
Importante: para poder habilitar a un usuario la facultad de registro y facturación de
Asistencias Médicas, es IMPRESCINDIBLE habilitar la opción de PERFIL que le
permite realizar funciones de facturación.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
26
- DETALLE: En este apartado se presentan todos los datos del usuario permitiendo a
su vez, modificar los mismos.
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
27
Datos Usuario
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
28
Cambio de “Clave” de acceso
Una vez que el usuario ha obtenido el “Nombre de Usuario” y “Clave” a través de
Lagun-Aro, EPSV, dispone de la posibilidad de cambiar dicha clave. Para ello, es
preciso acceder con la misma, a la página web de Lagun-Aro, EPSV
(www.lagunaro.es) y seleccionar la opción “Mis datos” en la parte superior derecha de
la pantalla.
Una vez seleccionada, se presentan las siguientes ventanas, donde se pueden
modificar y actualizar 3 campos:
- Nueva dirección de correo
- Nueva contraseña: Se introducen los datos (números y letras) que formarán la nueva
contraseña
- Nueva contraseña (repetir): Se vuelven a introducir los datos de la nueva contraseña
para verificar que se han informado correctamente
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
29
Lagun-Aro, EPSV | Manual de usuario-Médicos (Enero 2014 - Versión 2)
30