Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida de conformidad con las Leyes de la República de Nicaragua) Estados Financieros Al 31 de Diciembre de 2014, y por el año terminado en esa misma fecha Informe de los Auditores Independientes Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida de conformidad con las Leyes de la República de Nicaragua) Estados Financieros Al 31 de Diciembre de 2014 Contenido: Página 1.- Dictamen de los Auditores Independientes 2.- Estados financieros Estado de Situación Financiera Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Flujos del Efectivo Notas a los estados financieros 3.- 4.- 5.- 6.- Información Complementaria Anexo 1: Resumen del Movimiento de Cartera de Crédito y Provisión Anexo 2: Detalle de la Cartera de Crédito Anexo 3: Detalle de Gastos Financieros y Operativos Anexo 3.1: Detalle de Sueldos y Beneficios al personal Anexo 3.2: Detalle de Gastos por Servicios Externos Anexo 3.3: Detalle de Gastos de Transportes y Comunicaciones Anexo 3.4: Detalle de Gastos de Infraestructura Anexo 3.5: Gastos Generales Anexo 4: Cuentas de orden 1-2 3 4 5 6 7 - 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Informe de los Auditores Independientes sobre el Cumplimiento de los Principales Artículos de las Normas promulgadas por la Comisión Nacional de Micro Finanzas (CONAMI) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas 28 29 - 47 Informe de los Auditores Independientes sobre el Sistema de Información Tecnológico Hallazgos de TI derivados de la auditoría 48 49 - 53 Informe de los Auditores Independientes sobre el Sistema de Prevención de Lavado Activo y Financiamiento al Terrorismo (PLA/FT) Informe de seguimiento de los hallazgos de PLA/FT derivados de la auditoría 2013 Informe de seguimiento de los hallazgos y recomendaciones de la CONAMI 54 55 56 - 57 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida legalmente de conformidad con las leyes de la República de Nicaragua) Estado de Situación Financiera Al 31 de diciembre de 2014 y 2013 (Expresado en Córdobas - C$ - Véase Nota 3) Notas Activos Efectivo y equivalente de efectivo Cartera de Crédito (Anexos 1 y 2) 2014 2013 4 3,848,587 318,945 5 33,877,625 22,504,873 Menos estimación para cuentas de cobro dudoso (1,560,911) Cartera de crédito neta (317,743) 32,316,714 22,187,130 Intereses y comisiones por cobrar 6 892,261 - Otras cuentas por cobrar diversas 7 417,542 1,715,858 210,855 248,499 922,204 652,357 Otros activos Bienes de uso, neto 8 Inversiones en acciones 9 801,357 687,201 39,409,520 25,809,990 10 195,330 1,740,766 Obligaciones con instituciones financieras y otros financiamientos 11 23,012,660 12,745,330 Obligaciones subordinadas 12 2,659,840 2,533,180 Intereses Acumulados por Pagar 13 331,780 197,744 Gastos acumulados por pagar 14 1,955,705 1,341,789 Otros Pasivos y Provisiones 15 244,104 943,027 28,399,419 19,501,836 4,415,840 4,415,840 190,233 190,233 6,404,028 1,702,081 Total del patrimonio 11,010,101 6,308,154 Total del Pasivo más Patrimonio 39,409,520 25,809,990 Total del Activo Pasivos Cuentas por pagar Total del Pasivo Patrimonio 16 Donaciones Ajustes al patrimonio Utilidades acumuladas Las Notas y Anexos adjuntos son parte integrante de los Estados Financieros 3 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida legalmente de conformidad con las leyes de la República de Nicaragua) Estado de Resultados Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Notas 2014 2013 INGRESOS 28,154 14,424 14,233,337 2,337,135 3,828,508 18,089,999 8,386,509 Ingresos financieros por disponibilidades Ingresos financieros por cartera de crédito Ingresos por comisiones Total de Ingresos Financieros GASTOS Gastos financieros (Anexo 3) Total gasto financiero Margen Financiero Neto Otros Ingresos netos por ajustes monetarios Resultado Operativo Bruto Ingresos operativos diversos netos Gastos Generales y Administrativos (Anexo 3) 17 3,392,133 1,539,542 3,392,133 1,539,542 14,697,866 9,198,526 302,873 15,000,739 5,195,301 15,416,663 Contribuciones por Leyes Especiales Resultados del Período 10,738,068 218,425 9,416,951 6,259,209 12,824,301 77,430 55,828 4,701,947 2,796,031 Las Notas y Anexos adjuntos son parte integrante de los estados financieros 4 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida legalmente de conformidad con las leyes de la República de Nicaragua) Estados de Cambios en el Patrimonio Por el año terminado al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Aportes Adicionales No Formalizados Capital Donado Saldos al 31 de diciembre de 2012 Excedentes del Período 2013 Saldos al 31 de diciembre de 2013 Excedentes del Período 2014 Saldos al 31 de diciembre de 2014 Resultados Acumulados 4,415,839 190,234 - - 4,415,839 190,234 4,415,839 Total del patrimonio (1,093,950) 3,512,123 2,796,031 2,796,031 (1,093,950) 6,308,154 - 4,701,947 4,701,947 190,234 3,607,997 11,010,101 Las Notas y Anexos adjuntos son parte integrante de los estados financieros 5 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) (Una entidad constituida legalmente de conformidad con las leyes de la República de Nicaragua) Estado de Flujo del Efectivo Por el año terminado al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Flujos de efectivo provenientes de actividades de operación: Resultados del Período Más cargos a los resultados por operaciones que no requieren uso de efectivo Depreciación Estimación para pérdidas de cobro dudoso Cambios netos en activos y pasivos: Aumento en la cartera de crédito Aumento en la cuenta Intereses y comisiones por cobrar Aumento y disminución en otras cuentas por cobrar Disminución en la cuenta otros activos Disminución y Aumento en las cuentas por pagar Aumento en la cuenta obligaciones subordinadas Aumento en Intereses Acumulados por Pagar Aumento en la cuenta Gastos Acumulados por pagar Disminución y Aumento en la cuenta Otros Pasivos y Provisiones Flujo Neto Previsto de las Operaciones Flujos de efectivo usados en actividades de inversión: Inversiones en Acciones Adquisición de Activos Fijos Flujos de efectivo usados en actividades de financiamiento: Obligaciones con Instituciones Financieras Efectivo neto provisto por actividades de financiamiento Aumento o disminución en el efectivo Efectivo al inicio del año Efectivo al final del año 2014 2013 4,701,947 2,796,031 285,498 1,382,396 6,369,841 797,157 327,013 3,920,201 (11,511,980) (892,261) 1,298,316 37,644 (1,545,436) 126,660 134,036 613,916 (698,923) (6,068,187) (7,962,012) (751,893) 278,876 1,121,032 163,827 (3,229,969) (114,156) (555,345) (669,501) (24,473) (327,245) (351,718) 10,267,330 3,066,360 10,267,330 3,066,360 3,529,642 (515,327) 318,945 834,272 3,848,587 318,945 Las Notas y Anexos adjuntos son parte integrante de los estados financieros 6 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 1. Información General de la Institución Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM), es una asociación civil sin fines de lucro, constituida el 26 de octubre de 1994, en la ciudad de Managua, Nicaragua e inscrita en el registro de Asociaciones del Ministerio de Gobernación con el Número perpetuo 552. Además, es IMF autorizada por CONAMI en RESOLUCION NO. CD-CONAMI-023-04SEPT30- 2013 publicada en Gaceta Diario Oficial No. 2 del día martes 7 de enero 2014. a. Naturaleza de las operaciones.- Contratar créditos con entidades financieras nacionales y extranjeras o internacionales públicas o privadas destinando dichos fondos a la consecución del objetivo social propuestos, el cual consiste en contribuir a la organización de las mujeres de sectores populares, fortaleciendo su autonomía, ubicadas en zonas urbanas, rurales y en cualquier parte del país, a través de formular e impulsar proyectos económicos que respondan a su problemática. b. Servicios financieros.- Actividad operativa relacionada al otorgamiento de financiamientos para el desarrollo de microempresa, que contribuyen al desarrollo integral de la mujer. c. Fondos en administración.- Corresponden a recursos captados de organismos internacionales y nacionales los cuales son destinados al fortalecimiento institucional de la Asociación para su mejoramiento en infraestructura, apoyo presupuestario para gastos y actividades de capacitación. d. Desarrollo empresarial.- Esta actividad comprende el proceso de fortalecimientos y capacitación técnica de los sujetos de créditos, en las áreas de promoción de la participación de las mujeres en la toma de decisiones económicas, sus derechos e igual en la toma de decisiones a través de conferencias y talleres de capacitación tanto en la ciudad de Managua como en áreas rurales de Nicaragua. 2. Principales Políticas contables La base de registro es la de acumulación o devengado conforme la normativa establecida en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Nicaragua, vigentes a diciembre de 2011. Esta base consiste en reconocer los ingresos cuando se realizan y los gastos cuando se causan, independientemente de los ingresos y desembolsos de efectivo que se originen sus operaciones. a. Disponibilidades y equivalentes de efectivo.- Las disponibilidades y equivalentes de efectivo, representan el efectivo en caja, depósitos a la vista en bancos y otras inversiones liquidas, libres de restricciones de uso y cuyo vencimiento original no excede tres meses. b. Inversiones en valores mantenidas al vencimiento.- Las inversiones en títulos valores cuyo vencimiento original es mayor a noventa días y por las cuales la administración tiene la intención y la habilidad de mantenerlas hasta su vencimiento se registran al costo y se clasifican como inversiones mantenidas al vencimiento. 7 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 2. Principales Políticas contables c. (continúa…) Cartera de créditos y provisión para saneamiento de Cartera de crédito.- El saldo de cartera de crédito comprende los saldos de principal, por cobrar de los créditos otorgados. La provisión de estimación de pérdida de cartera e intereses se determina aplicando porcentajes determinados sobre la clasificación de las distintas categorías de riesgo y días acumulados según Capítulo VII de la Norma sobre gestión de riesgo crediticio para Instituciones de Microfinanzas No. CD-CONAMI-025-02COCT07-2013. La provisión de estimación para Microcrédito se calcula multiplicando el saldo contable del crédito a la fecha de evaluación, sobre la base de los siguientes porcentajes: Clasificación A B C D E Días de atraso Hasta 15 Días 16 a 30 31 a 60 61 a 90 91 a más Porcentaje de provisión 1.00% 5.00% 20.00% 50.00% 100.00% La provisión de estimación para Créditos Personales se calcula multiplicando el saldo contable del crédito a la fecha de evaluación, sobre la base de los siguientes porcentajes: Clasificación A B C D E Días de atraso Hasta 30 Días 31 a 60 61 a 90 91 a 180 181 a más Porcentaje de provisión 2.00% 5.00% 20.00% 50.00% 100.00% La provisión de estimación para Créditos Hipotecarios para Vivienda se calcula multiplicando el saldo contable del crédito a la fecha de evaluación, sobre la base de los siguientes porcentajes: Clasificación A B C D E Días de atraso Hasta 60 Días 61 a 90 91 a 120 121 a 180 181 a más Porcentaje de provisión 1.00% 5.00% 20.00% 50.00% 100.00% 8 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 2. Principales Políticas contables d. (continúa…) Bienes recibidos en recuperación de créditos.- Los bienes muebles e inmuebles recibidos en cancelación total o parcial de créditos otorgados, o los que por el mismo concepto han sido adjudicados, mediante acción judicial promovida por la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) contra sus deudores o bien por ejecución de la garantía, se clasifican como otros activos en la cuenta de bienes recibidos en recuperación de créditos y se valúan a su valor de incorporación o su valor de mercado, el que sea menor. e. Provisión para indemnizaciones laborales.- La provisión para indemnizaciones laborales de los empleados de la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) un mes de salario por cada uno de los tres primeros años de trabajo y veinte días de salario a partir del cuarto año, hasta alcanzar un máximo de cinco meses de salario, de acuerdo con las disposiciones del Código del Trabajo de Nicaragua deben ser pagadas en caso de despido o renuncia del empleado. La política de la asociación es registrar una provisión con base en su mejor estimado de la obligación a la fecha del balance. f. Reconocimiento de ingresos.- Los ingresos por intereses sobre créditos otorgados y los ingresos por el rendimiento de las inversiones en valores y disponibilidades se reconocen sobre la base contable del devengado. Las comisiones por desembolsos de créditos se deducen del préstamo otorgado y se reconocen como ingresos en base contable del devengado. g. Gastos por intereses.- Los gastos por intereses sobre obligaciones por préstamos con instituciones financieras y otros financiamientos se reconocen sobre la base de lo devengado. h. Arrendamiento operativo.- Los arrendamientos en donde el arrendador tiene los riesgos y derechos de propiedad sobre el bien, se clasifican como arrendamiento operativo. Los pagos realizados por estos arrendamientos son cargados por el método de línea recta en los resultados del año en que se incurren, con base en las condiciones establecidas en los contratos de arriendo. 3. Registros contables y regulación cambiaria Los libros de la Asociación se llevan en córdobas, unidad monetaria de la República de Nicaragua representada por el símbolo C$. Al 31 de diciembre de 2014 y 2013, el tipo oficial de cambio del córdoba frente al dólar de los Estados Unidos de América (US$), era de C$26.5984 y C$ 25.3318, respectivamente, esta tasa es determinada periódicamente por el Banco Central de Nicaragua, quién a partir del 10 de enero de 1993, estableció una tasa de cambio progresiva que aumenta diariamente en fracciones de centavos por cada dólar estadounidense, equivalente a un índice de devaluación anual de la moneda nacional de un 5% respecto a dicha divisa. Los activos y pasivos denominados en moneda extranjera o con cláusulas de mantenimiento de valor, han sido convertidos a córdobas utilizando el tipo de cambio antes mencionado. Las ganancias o pérdidas resultantes de estas conversiones se registran en los resultados del año en que se incurren. 9 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 4. Efectivo y Equivalentes de Efectivo El efectivo disponible al 31 de diciembre de 2014 y 2013 por C$ 3,848,587 y C$ 318,945, respectivamente se encontraba distribuido de la siguiente manera: 2014 Caja Caja Chica C$ Bancos Bancos Moneda Nacional Bancos Moneda Extranjera Sub-total Total 2013 800 C$ 2,063,324 1,784,463 3,847,787 C$ 3,848,587 800 208,788 109,357 318,145 C$ 318,945 5. Cartera de créditos El saldo de cartera de créditos al 31 de diciembre de 2014 y 2013 por C$ 33,877,625 y C$ 22,504,873, respectivamente, estaba integrado de la siguiente manera: Descripción Créditos Vigentes Créditos Reestructurado Crédito Vencidos Total Cartera de Crédito C$ Provisión por Incobrabilidad de Cartera de Créditos* Total Cartera de Crédito Neta (Ver Anexo 2) 2014 32,761,501 223,691 892,433 33,877,625 C$ (1,560,911) C$ 32,316,714 2013 22,402,323 102,550 22,504,873 (317,743) C$ 22,187,130 *La Provisión por Incobrabilidad de Cartera de Créditos se aplica conforme lo indicado en el Capítulo VII de la Norma Sobre Gestión de Riesgo Crediticio para Instituciones de Microfinanzas No. CD-CONAMI025-02COCT07-2013. 6. Intereses y Comisiones por cobrar Los intereses por cobrar al 31 de diciembre de 2014 por C$ 892,261, se calculan sobre la base del devengado, utilizando las diferentes tasas conforme productos de créditos que ofrece la entidad. 7. Otras cuentas por cobrar diversas Al 31 de diciembre de 2014 y 2013, las otras cuentas por cobrar estaban integradas de la siguiente manera: Descripción Adelanto de Salarios José Francisco Abarca (Anticipo) Total Adelanto de Salario 2014 C$ 2013 2,700 2,700 C$ - 10 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 7. Otras cuentas por cobrar diversas (continúa…) Descripción Adelantos para Compra y Gastos María Violeta Pérez Muñoz María Lili López Carrión Yahaira Incer Vanegas José Francisco Abarca Total Adelantos para Compras y Gastos 2014 Otras Cuentas por Cobrar Diversas Oxfam Novib AECID Fideicomiso PRODEL Casa matriz SFA CMO Otras Partidas Pendientes de Cobro Total Otras Cuentas por Cobrar Diversas Total Otras Cuentas por Cobrar C$ 2013 4,453 10,058.86 14,512 2,000 9,756 16,859 28,615 400,330 400,330 451,052 75,604 541,187 617,148 2,076 176 1,687,243 417,542 C$ 1,715,858 8. Bienes de uso neto Un resumen del movimiento (durante el año 2014) de las cuentas que conforman los bienes en uso se presenta a continuación: Saldo al 31/12/2013 Descripción Terreno Edificios e Instalaciones Mobiliario, Equipo de Oficina Equipos de Computación Menos: Depreciación Acumulada Total C$ C$ 356,040 1,210,381 48,665 (962,729) 652,357 Adiciones 76,678 483,634 159,183 719,495 Ajustes Saldo al 31/12/2014 Depreciación (7,064) (142,135) (14,951) 214,277 50,127 (499,775) (499,775) 356,040 69,614 1,551,880 192,897 (1,248,227) 922,204 9. Inversiones en acciones Al 31 de diciembre de 2014 y 2013, las inversiones en acciones que la Asociación posee se encontraban distribuidas de la siguiente manera: 2014 Sociedad de Inversiones para la Microempresa en Centroamérica y el Caribe (8 acciones) Consorcio Étimos, S.C. (14 acciones) Fondo Internacional de Garantía (12 Acciones) Total Inversiones permanentes en acciones C$ C$ 292,582 132,992 375,782 801,357 2013 C$ C$ 202,654 126,659 357,888 687,201 11 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 10. Cuentas por Pagar Las cuentas por Pagar al 31 de diciembre de 2014 y 2013 estaban integradas conforme sigue: 2014 Cuentas por Pagar Casa Matriz Oxfam Novib Fondo de capacitación SWISSAID Otras cuentas por Pagar Desarrollo Empresarial Cuentas por Pagar Diversas C$ 71,962 11,560 83,522 Retenciones Acumuladas por Pagar Rentas de Trabajo por Pagar Retenciones 12.50% Retenciones 10% Retenciones 2% Rentas de Capital por Interés 10% Rentas de Capital INSS Laboral Otras Cuentas por Pagar SIG_MICRO (Software por Pagar) Provisión para Gastos de Fin de año Operaciones por Liquidar Total Cuentas por Pagar 2013 C$ 37,113 568 3,347 3,518 5,372 39,551 89,469 66,108 361 12,254 2,517 656 9,984 29,974 121,854 10,424 122,818 9,418 132,236 11,915 22,339 C$ 226,665 596,304 71,961 11,560 573,101 7,085 1,486,676 195,330 C$ 1,740,766 11. Obligaciones con Instituciones financieras y otros financiamientos Un detalle de las obligaciones con Instituciones financieras y otros financiamientos, se presenta a continuación: 2014 Fundación PRODEL: Préstamo en dólares estadounidenses, con interés anual del 9.50%, con último vencimiento en el mes de marzo de 2015, garantía de endoso de cartera C$ 2013 7,979,520 C$ - Caja Rural Nacional, R.L. (CARUNA, R.L.): Préstamo en dólares estadounidenses, con interés anual del 12%, con último vencimiento en el mes de octubre de 2014, garantía de endoso de cartera. - 2,513,001 Sociedad de Inversiones para la Microempresa en Centroamérica y El Caribe, S.A. (SICSA) Préstamo en dólares estadounidenses, con interés anual de 9%, con último vencimiento en el mes de abril de 2015, garantía de endoso de cartera. 8,810,720 3,324,799 12 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 11. Obligaciones con Instituciones financieras y otros financiamientos (continúa…) 2014 2013 KIVAMicrofunds: Préstamo en dólares estadounidenses, el cual no devenga intereses y con el vencimiento está directamente relacionado con el vencimiento de los préstamos otorgados a los clientes de ADIM. 3,111,533 4,088,301 Otros Préstamos por Pagar Lucia Aguirre Stadthagen: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 10% pagadero al vencimiento, con vencimiento en el mes de Diciembre 2014 y Febrero 2015, garantizado con letra de cambio. 862,014 780,004 Héctor Zamora Aguirre: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 10% pagadero al vencimiento, con último vencimiento en el mes de Marzo de 2015, garantizado con letra de cambio. 766,395 658,873 Yalani Zamora Aguirre: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 10% pagadero al vencimiento, con último vencimiento en el mes de Enero de 2015, garantizado con letra de cambio. 362,432 328,026 Ana Clemencia Padilla López: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 10% pagadero al vencimiento, con último vencimiento en el mes de Febrero de 2015, garantizado con letra de cambio. 854,063 772,986 Linda Marie Ercorle-Musso: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 9% pagadero al vencimiento, con último vencimiento en el mes de Mayo de 2013, garantizado con letra de cambio. - 26,023 Victoriano Gonzalvez Pérez: Préstamo en dólares estadounidense, con interés anual del 10% pagadero al vencimiento, con último vencimiento en el mes de Enero de 2015, garantizado con letra de cambio. Total 265,983 23,012,660 253,317 12,745,330 (11,090,407) (2,819,230) Menos- vencimiento hasta un año Obligaciones con Instituciones financieras y otros financiamientos a largo plazo C$ 11,922,253 C$ 9,926,100 12. Obligaciones Subordinadadas Corresponde a la deuda contraída con Fundación para la Promoción de Desarrollo Local (PRODEL) para fortalecer el capital secundario de la asociación hasta por US$ 100,000, pagaderos al vencimiento con una tasa de interés anual del 12%. El saldo de esta cuenta al 31 de diciembre de 2014 y 2013 es de C$2,659,840 y C$2,533,180, respectivamente. 13 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 13. Intereses Acumulados por Pagar Los intereses acumulados por pagar que la Asociación había provisionado se integran de la siguiente manera: Intereses por Pagar < un Año Nac. Intereses por Pagar < un Año Ext. Intereses por Pagar > un Año Nac. Intereses por Pagar > un Año Ext. Intereses por Obligación Subordinada 2014 105,600 20,984 22,818 172,474 9,904 C$ 331,780 2013 53,765 22,687 50,188 61,368 9,736 C$ 197,744 C$ C$ 14. Gastos Acumulados por Pagar Los gastos acumulados por Pagar al 31 de diciembre de 2014 y 2013 estaban integrados de la siguiente manera: Vacaciones Décimo Tercer Mes Indemnización 2014 C$ 361,900 47,739 1,395,501 1,805,140 2013 C$ 114,495 29,984 1,080,340 1,224,819 137,619 12,946 106,810 10,160 INSS Patronal INATEC C$ 1,955,705 C$ 1,341,789 15. Otros pasivos y provisiones Esta cuenta está conformada por los aportes recibidos de las organizaciones nacionales e internacionales para la ejecución de proyectos. El saldo pendiente de ejecutar se integra a continuación: 2014 Fundación Stichting Oxfang Novib (OXFAM- Novib) Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) C$ Organización Intereclesiástica para la Cooperación al Desarrollo (ICCO) Sinergia / HIVOS (i) C$ 2013 - C$ 149,919 - 9,266 - 380,370 244,104 403,472 244,104 C$ 943,027 (i) Corresponde al saldo pendiente de ejecutar del proyecto denominado "Promoción, comercialización, financiamiento y sensibilización para el uso de cocinas mejoradas o eco-fogones con perspectiva de género" el cual pretende diseñar un producto financiero con enfoque de género que facilite la adquisición de cocinas mejoradas de leña y promueva el desarrollo económico de las microempresarias. 14 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 16. Patrimonio El patrimonio de la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM), estaba integrado de la siguiente forma: Capital Donado Fundación Suiza de Cooperación al Desarrollo 2014 C$ 2,072,407 2013 C$ 2,072,407 Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional 351,127 351,127 Programa de Desarrollo Rural en el Departamento de Rivas (DECOSUR) 68,705 68,705 355,880 355,880 1,541,058 1,541,058 26,663 26,663 4,415,840 4,415,840 190,233 190,233 Resultados Acumulados de periodos anteriores 1,702,081 (1,093,950) Resultados del periodo 4,701,947 2,796,031 Organización Internacional del Trabajo (OIT) Fundación Interamericana (FIA) Fundación Stichting Oxfam-Novib (OXFAM-Novib) Ajustes al Patrimonio (Revaluación de terreno) Total Patrimonio C$ 11,010,101 C$ 6,308,154 17. Ingresos Los ingresos acumulados al 31 de diciembre de 2014 y 2013 estaban estructurados de la siguiente forma: 2014 Interés S/Cuentas de Bancos Ingresos Financieros por Cartera de Créditos Intereses S/Prestamos Corrientes Masaya Rivas San Judas Rubenia Intereses Moratorios Masaya Rivas San Judas Rubenia Total Ingresos Financieros por Cartera de Créditos C$ 28,154 2013 C$ 14,424 5,238,254 2,373,788 4,812,561 1,681,782 14,106,385 733,544 619,358 779,863 87,248 2,220,013 30,509 30,499 39,420 26,524 34,335 37,625 41,667 3,495 126,952 117,122 C$ 14,233,337 C$ 2,337,135 15 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 17. Ingresos (continúa…) 2014 Ingresos Administrativos (Comisiones por Desembolso) Masaya Rivas San Judas Rubenia Ingresos por Comisiones Financieras Masaya Rivas San Judas Rubenia Total Ingresos por Comisiones C$ 2013 108,994 83,306 90,496 43,920 326,716 447,675 344,505 409,737 96,092 1,298,009 1,140,049 1,690,198 555,009 116,536 3,501,792 2,470,471 2,056,410 2,306,049 255,570 7,088,500 3,828,508 C$ 8,386,509 18. Cuentas de orden A. Saneamiento Al 31 de Diciembre de 2014 el saldo de las cuentas de orden es de C$303,911 corresponde a saneamiento de cartera del fideicomiso con PRODEL. B. Fideicomiso Al 31 de Diciembre de 2014, el saldo de las cuentas de orden por un monto de C$12,291,503 corresponde al acuerdo de fideicomiso por administración de cartera entre la Fundación para la Promoción de Desarrollo Local (PRODEL) y la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM), suscrito el dieciséis de Junio del 2011 en escritura pública 149 y 150, con una vigencia de 24 meses. El día 12 noviembre 2012 se realizó ampliación del fideicomiso, plasmado en escritura pública número 330, que destinan U$600,000.00 para Microempresa y U$100,000.00 para Vivienda, con una vigencia de 24 meses. El día 01 de junio 2013 se realizó un adendum al contrato del fideicomiso, que amplía el plazo del fideicomiso por 36 meses. A continuación una descripción de los contratos suscritos: Microcrédito: Por un monto de US$ 600,000.00, el monto de la comisión por la administración de los fondos es el diferencial entre la tasa de interés efectiva que cobre al cliente final menos el11% anual sobre el saldo deudor, la cual se enterara en los siguientes 15 días de cada mes finalizado, la tasa de interés moratoria para cobrar a los créditos es del 25%, el fiduciario pagará al fideicomitente el porcentaje de la provisión por la cartera expuesta. Vivienda: Por un monto de US$100,000.00, el monto de la comisión por la administración de los fondos es el diferencial entre la tasa de interés efectiva que cobre al cliente final menos el 9.5% anual sobre el saldo deudor, la cual se enterara en los siguientes 15 días de cada mes finalizado, la tasa de interés moratoria para cobrar a los créditos es del 25%, el fiduciario pagará al fideicomitente el porcentaje de la provisión por la cartera expuesta. 16 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 19. Contingencias: 1. Fiscal: Las autoridades fiscales están pendientes de revisar las declaraciones de impuestos de los años terminado al 31 de diciembre de 2014, 2013, 2012 y 2011; por consiguiente, existe la contingencia de reparos fiscales por cualquier retención que se haya hecho por menor valor a lo previsto en la Ley respectiva o que no haya sido efectuada correctamente. 2. INSS e INATEC: El Instituto Nicaragüense de seguridad Social (INSS), durante el año 2014 no ha realizado inspección a la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) y por lo tanto, existe la contingencia por cualquier pago realizado a los funcionarios que pudiera resultar en ingresos que no hayan sido considerados. 20. Administración de Riesgos: Las actividades de la entidad la exponen a una variedad de riegos financieros cuyos potenciales efectos adversos son permanentemente evaluados por su gerencia a efectos de minimizarlos. A continuación se presentan los riesgos financieros a los que está expuesta la Asociación. Riesgo de Cambiario: De acuerdo con las políticas monetarias y cambiarias del Banco Central de Nicaragua, la moneda nacional (C$) diariamente experimenta microdevaluaciones con respecto al dólar estadounidense; sin embargo, el riesgo cambiario esta mitigado mediante el adecuado control de la posición neta de la moneda extranjera. Riesgo Crediticio: Es el riesgo de que el deudor o emisor de un activo financiero propiedad de la Asociación no cumpla, completamente y a tiempo, con cualquier pago que debía de hacer de conformidad con los términos y condiciones pactadas al momento en que el deudor adquirió el activo financiero respectivo. Para mitigar este riesgo, las políticas de la administración de riesgo establecen límites tanto por industria como por deudor. Adicionalmente, los comités de crédito evalúan y aprueban previamente cada compromiso que involucre un riesgo de crédito y monitorean periódicamente la condición financiera de los deudores o emisores respectivos. Riesgo de Liquidez: El riesgo de liquidez es el riesgo de que la entidad no pueda cumplir con todas sus obligaciones. La Asociación mitiga el riesgo mencionado estableciendo límites en la proporción máxima de los fondos que deben ser mantenidos en instrumentos de alta liquidez y límites de composición de facilidades bancarias y de financiamientos, los activos y pasivos financieros al 31 de diciembre de 2014 y 2013 se detallan a continuación. Descripción Activo financiero Efectivo en caja y banco Inversiones permanente Cartera de crédito Otras cuentas por cobrar Total activos financieros Pasivos financieros Obligaciones con instituciones financieras Obligaciones subordinadas Otras cuentas por pagar y provisiones Total pasivos financieros Brecha Financiera Positiva 2014 C$ 2013 3,848,587 801,357 33,877,625 417,542 38,945,111 C$ 318,945 687,201 22,187,130 1,715,858 24,909,134 23,012,660 2,659,840 2,726,919 28,399,419 12,745,330 2,533,180 4,223,326 19,501,836 C$ 10,545,692 C$5,407,298 17 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Notas a los Estados Financieros Al 31 de Diciembre 2014 20. Administración de Riesgos: (continúa…) Riesgo de Tasa de Interés: Los ingresos y los flujos operativos de la sociedad son sustancialmente dependientes de los cambios en las tasas de interés, se tiene activos importantes que generan intereses. En cuanto a los pasivos, tiene operaciones de deuda que cuentan con tasas de interés fija que la exponen al riesgo de variaciones en el valor razonable de dichas deudas. Riesgo de mercado: Es el riesgo de que el valor de los activos financieros de la Asociación se reduzcan por causa de cambio en las tasas de interés, en las tasas de cambios monetarios y otras variables financieras, así como la variación de los participantes de los mercados de valores por eventos políticos y económicos. 18 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 1: Resumen del Movimiento de Cartera de Crédito y Provisión Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Cartera de Créditos Monto Saldo de Cartera al 31 de Diciembre de 2013 (+) Colocaciones de Créditos Durante el período (+) Otros Cargos (Traslado de Fideicomiso a Linea de Crédito) (-) Recuperaciones de Créditos (-) Créditos Saneados 22,504,873 81,731,238 7,647,438 77,866,695 139,229 Saldo al 31 de diciembre de 2014 33,877,625 Estimación de Cuentas Incobrables Saldo de Estimación al 31 de Diciembre de 2013 (+) Provisión de la Estimación (-) Saneamiento de Cartera Saldo al 31 de diciembre de 2014 317,743 1,382,396 139,229 1,560,911 19 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 2: Detalle de la Cartera de Crédito Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Saldos Tipos de Créditos Préstamos Personales 2014 2013 250,974 351,079 Préstamos Emprendedoras Solidarias 18,892,753 12,614,308 Préstamos Microempresa 10,240,751 7,371,863 Préstamos Pequeña Empresa 67,155 678,040 Préstamos Tu Vivienda 11,374 23,621 Préstamos Crédito Vivienda 11,715 42,142 Préstamos Crédito Mujer 64,579 81,402 932,195 316,513 2,265,903 912,472 24,102 32,761,501 10,883 22,402,323 Créditos Vencidos 892,433 102,550 Créditos Reestructurados 223,691 - 33,877,625 22,504,873 Préstamos Temporada Préstamos Pequeña Empresa Crecer Cocina Mejorada CP Sub total Tipos de Créditos Total Prestamos por Cobrar (Menos) Provisión por incobrabilidad Saldo de Cartera Neta (1,560,911) 32,316,714 (317,743) 22,187,130 20 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3: Detalle de Gastos Financieros y Operativos Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto 2014 % 1,662,454 49% 928,455 60% 316,913 9% 210,806 14% 30,228 1% 73,268 5% Gastos por incobrabilidad y desvalorización de activos 1,382,538 41% 327,013 21% Total Gastos financieros 3,392,133 100% 1,539,542 100% 10,797,835 70% 7,888,993 62% Gastos por servicios externos 1,084,701 7% 1,199,109 9% Gastos de transporte y comunicaciones 1,158,441 8% 808,219 6% Gastos de infraestructura 1,138,730 7% 1,486,405 12% 1,236,956 8% 15,416,663 100% 1,441,575 12,824,301 100% Gastos por obligaciones con instituciones financieras y otros financiadores Gastos financieros por obligaciones subordinadas Otros gastos financieros 2013 % Gastos Generales y Administrativos Sueldos y beneficios al personal Gastos generales Gastos de Administración 11% 21 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3.1: Detalle de Sueldos y Beneficios al personal Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto Sueldos de Personal Permanente Sueldos de Personal Contratado Remuneraciones a Directores y Fiscales 2014 % 2013 % 4,676,452 43% 3,529,823 45% 407,899 4% 67,987 1% 89,403 1% 30,723 0% Viaticos 274,448 3% 210,628 3% Aguinaldos 634,932 6% 467,571 6% Vacaciones 375,074 3% 16,912 0% 1,039,984 10% 921,359 12% 28,366 0% 33,295 0% Bonificaciones e Incentivos 1,436,229 13% 1,376,019 17% Seguro Social Aporte Patronal 1,144,988 11% 750,584 10% 138,670 1% 100,776 1% Cafeteria 60,672 1% 17,476 0% Uniformes 15,590 0% 22,026 0% Gastos por Bienes Asignados para Uso del Personal 42,975 0% 14,237 0% Capacitacion 55,154 1% 7,067 0% Seguros de Vida y Accidentes 93,554 1% 60,345 1% Otros Gastos de Personal 283,444 3% 262,163 3% Total Gastos financieros 10,797,835 100% 7,888,993 100% Indemnizaciones Gratificaciones y Ayudas Aportes a Inatec 22 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3.2: Detalle de Gastos por Servicios Externos Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto Servicios de Seguridad 2014 % 2013 % 48,940 5% 27,319 2% 462,654 43% 344,245 29% 73,275 7% 47,583 4% Auditoria Externa 105,703 10% 164,058 14% Consultoria Externa 341,201 31% 535,272 45% 52,928 5% 80,633 7% 1,084,701 100% 1,199,109 100% Servicios de Informacion Servicios de Limpieza Otros Servicios Contratados Total Gastos financieros 23 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3.3: Detalle de Gastos de Transportes y Comunicaciones Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto Pasajes y Traslados 2014 % 2013 % 22,914 2% 5,448 1% 6,508 1% 7,151 1% Traslado de Efectivo y Valores 233,297 20% 157,738 20% Combustibles, Lubricantes y Otros 265,015 23% 214,854 27% 5,462 0% - 0% Depreciacion de Vehiculos 249,313 22% 144,541 18% Telefonos, Telex, Fax 328,135 28% 250,700 31% 47,797 4% 27,234 3% 0% 553 0% 100% 808,219 100% Fletes Alquileres de Vehiculos Correos Otros Gastos de Transporte y Comunicaciones Total Gastos financieros 1,158,441 24 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3.4: Detalle de Gastos de Infraestructura Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto 2014 % 2013 % Mant. y Repar. de Bienes de Uso Excepto Vehiculos 138,379 12% 160,586 11% Agua y Energia Electrica 239,938 21% 164,508 11% Alquileres de Inmuebles 474,915 42% 364,154 24% Depreciacion de Equipos y Mobiliario Total Gastos financieros 285,498 25% 797,157 54% 1,138,730 100% 1,486,405 100% 25 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 3.5: Gastos Generales Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) Concepto Impuestos, Multas y Tasas Municipales 2014 % 2013 % 117,562 9% 40,389 3% Amortizacion de Software 72,377 6% 66,345 5% Amortizacion de Otros Cargos Diferidos 21,351 2% 301,052 21% Papeleria, Utiles y Otros Materiales 410,510 31% 399,117 28% Gastos Legales 244,359 19% 269,570 19% 55,679 4% 40,734 3% 188,395 14% 70,157 5% 5,432 0% 3,249 0% Aportes a Otras Instituciones 77,430 6% 55,828 4% Gastos de Limpieza 48,697 4% 33,745 2% Otros Gastos Generales 72,594 6% 161,391 11% 1,314,386 100% 1,441,575 100% Suscripciones y Afiliaciones Propaganda, Publicidad y Promociones Gastos de Representacion Total Gastos financieros 26 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Anexo 4: Cuentas de orden Por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 y 2013 Expresados en Córdobas (véase la Nota 3) 2014 2013 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Disponibilidad del Fideicomiso Cartera de Crédito del Fideicomiso Gastos del Fideicomiso Cuentas Saneadas 549,381 - 12,291,503 - 6,611,439 - 303,911 167,504 19,756,234 167,504 571,812 - 11,947,505 - 6,933,006 - Contracuenta de Cuentas Saneadas 303,911 167,504 Total Cuenta de orden acreedoras 19,756,234 167,504 Total cuentas de orden deudora CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Cuentas Acreedoras del Fideicomiso Patrimonio del Fideicomiso Ingresos del Fideicomiso 27 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA Comentario de la Administración Ley No.769 Ley de fomento y regulación de las microfinanzas 41 La IFIM realiza una revisión en la central de riesgo autorizada por la SIBOIF x 43 Existe un representante legal de la IFIM acreditado por la CONAMI x La Junta Directiva se encuentra integrada por un mínimo de cinco miembros propietarios y el número de suplentes que se determinen en sus Estatutos x Los Directores duran en el cargo por un período no menor a un año ni mayor a tres años x Se reúne la Junta Directiva obligatoriamente al menos una vez al mes x 44 Las personas naturales miembros de la Junta Directiva son mayores de 30 años Es reconocida la honorabilidad de los miembros de la Junta Directiva 45 Los estatutos suplentes establecen x x Existen personas jurídicas dentro de la Junta Directiva x En caso de existir una persona jurídica: Esta persona se encuentra ejerciendo su cargo a través de un representante que cumple los mismos requisitos y es responsable personalmente y en forma solidaria con su representada por sus actuaciones x 46 Existe algún impedimento de los miembros de la Junta Directiva para poder ejercer su cargo, según lo establecido en el Arto. 46 de la presente Norma 47 La Junta Directiva cumple con las responsabilidades según lo establecido en el artículo 47 de la presente Norma x La IFIM cuenta con un Auditor Interno y éste al menos posee una experiencia de cinco años en labores afines x El Auditor Interno rinde informes trimestrales a la Junta Directiva y/o Comité de Auditoría x 48 no x El Auditor interno ha comunicado hallazgos significativos detectados que requieren de una acción inmediata para su corrección o prevención al Presidente Ejecutivo de la CONAMI x 49 Se contrató para auditar los Estados Financieros anuales de la IMF a una firma de auditoría externa inscrita en el registro que lleva la CONAMI x 50 Fue notificado mediante comunicación al Presidente Ejecutivo de la CONAMI el nombramiento del Ejecutivo Principal y del Auditor Interno x 29 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. 4 5 6 Cumplimiento Comentario de la Administración Si No NA Norma de prevención de lavados de activos y financiamiento al terrorismo Resolución No.002-02Ene31-2013 La entidad posee un sistema integral orientado para prevenir y mitigar los riesgos que en la realización de sus transacciones, puedan ser utilizadas como instrumentos para Todos los miembros de la entidad conocen el sistema integral que incluye x lavar activos y/o financiar y/o colaborar en actividades los 5 pilares del SPLA/FT delictivas, como prevención y administración del Riesgo de lavado de activos y financiamiento al terrorismo, que contenga: Descripción a) Políticas y Procedimientos y controles internos expresados en sus respectivos Manuales de Prevención de riesgos del lavado de activos y del financiamiento al terrorismo x Las políticas y procedimientos están expresadas en el Manual PLA/FT b) Matrices de riesgos periódicamente actualizados x Se aplican en base a factores de Riesgo. c) Sistemas de monitoreo y planes operativos x Se adjunta plan operativo 2015 Estos manuales están apegados al marco jurídico nacional, incluyendo las convenciones internacionales sobre las materias de las que Nicaragua es parte, así como resoluciones, instrucciones y directrices de la CONAMI x El personal ha sido capacitado en su respectivo SPLA/FT y de manera especial a aquellos que pertenecen a áreas o estén a cargo de productos que según su perfil, necesidad, vinculación e impacto estén expuestos a estos riesgos x La Junta Directiva, funcionarios y empleados protegen la integridad de la IFIM ante los riesgos de L/A, en interés propio y del Sistema de Microfinanzas y dan cumplimiento a las leyes, reglamentos y normas sobre la materia x La IFIM no tiene como Asociados, Socios o accionistas, otros inversionistas y representantes a personas que: 1) no demuestre el origen legítimo de los fondos para adquirir acciones, derechos a acciones, proveer fondos mediante préstamos, donaciones o participaciones patrimoniales dentro de la IFIM; 2) personas que se les haya comprobado judicialmente participación en actividades relacionadas en el LA/FT x Todos los miembros de la Junta Directiva tienen una participación vigilante y proactiva para la implementación y monitoreo permanente de la efectividad y eficacia del SPLA/FT La junta directiva aprobó el POA PLA/FT y se mantiene informada sobre los avances del SPLA/FT a través de informes los cuales han sido aprobados mediante sesión ordinaria Se encuentra resolución plasmada en un acta, un Comité de Prevención de Lavado de Activos y de Financiamiento al terrorismo Se nombró, mediante resolución plasmada en acta, al oficial de cumplimiento de los Riesgos del LA/FT, como principal funcionario de la dirección, administración y ejecución del SPLA/FT Se capacitó al personal ejecutivo y Junta Directiva. Operativo, Se ha verificado el origen de los fondos de los acreedores y asociados de la institución, así como los proveedores de servicios. X x Se presentan informes mensuales en pleno de Junta Directiva, a partir del mes de octubre se conforma el comité PLA/FT. x El acta firmada por los miembros se encuentra en custodia del administrador PLA/FT. x No se adjunta soporte del acta de Junta Directiva porque se encuentra en el MIGOB. 30 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. 7 8 Descripción Cumplimiento Si No NA Comentario de la Administración Se formularon e implementaron dentro del Manual de PLA/FT las políticas y procedimientos destinados a evaluar los riesgos de LA/FT en base al numeral 10 del artículo 6 de la presente norma x Las políticas están contenidas dentro del Manual. Existen políticas, procedimientos y controles internos de DDC con enfoque basado en riesgo y estas se encuentran contenidas en el Manual de PLA/FT x Las políticas están contenidas dentro del Manual. La política de DDC tiene como criterios mínimos los establecidos en el Arto. 7 numeral 1.1 x Las políticas están contenidas dentro del Manual. Se encuentra establecido dentro de la IFIM las siguientes estructuras de implementación y control del SPLA/FT: a) Comité de PLA/FT; b) Oficial de cumplimiento de Riesgos de Lavado de Activos y Financiamiento al terrorismo x Existe un Programa institucional de capacitaciones permanentes y especializados en el tema de Prevención de LA/FT x Existe un Código de Conducta Institucional que incluya los aspectos mínimos de Prevención de LA/FT x Se practican Auditorías Independientes (interna permanente y externa anual) para comprobar la eficiencia, eficacia, cumplimiento y resultados obtenidos por la IFIM en la implementación del SPLA/FT x De acuerdo a la especialidad y riesgo dentro de la industria, la IFIM ha implementado sus propios procedimientos, medidas y controles internos para desarrollar adecuada y continuamente, una política de DDC x Se han aplicado matrices de riesgo a la cartera de clientes y dependiendo del nivel de riesgo se aplica la debida diligencia del cliente. La política de DDC se aplica de manera diferenciada de acuerdo con la sensibilidad y nivel de riesgo LA/FT, determinada conforme la matriz de calificación y en consideración a circunstancias y factores de riesgos X A los clientes de alto riesgos se les da un seguimiento más intensificado. Se identifican, verifican, conocen y monitorean adecuadamente a todos los clientes habituales de la IFIM x Se determinan parámetros especiales para el monitoreo de alertas a través del módulo administrativo. La IFIM ha iniciado, establecido, aceptado, mantenido, ejecutado o desarrollado relaciones de negocios anónimos, o que figuren bajo nombres ficticios, inexactos o cifrados, de fantasía o codificados x La DDC sobre las relaciones comerciales con los clientes, se desarrolla de una manera continúa y permanente y se incluye el mantenimiento y actualización periódica de la información x La IFIM efectúa revisiones regulares y periódicas, principalmente cuando se produce un cambio relevante en la relación comercial y/o actividad esperada, o cuando varían las normas de documentación de un cliente x Se determina el alcance de los procedimientos de DDC para los clientes existentes, según la importancia y el nivel de riesgos LA/FT conforme los resultados de su matriz de calificación x No se tiene ninguna ya que se hace una investigación social y evaluación económica antes de ingresar al cliente. Se hacen revisiones periódicas cumplimiento y actualizaciones. del 31 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción Comentario de la Administración 10 La IFIM, al iniciar relación de negocios con un cliente y sin perjuicio de otras Normas de la CONAMI y reglamentos y políticas Internas de cada Institución, en la aplicación de la DDC en materia de PLA/FT requiere los documentos mínimos establecidos en el Arto 10. de la presente Norma x La IFIM obtiene, verifica y conserva la información requerida y necesaria para determinar la verdadera existencia e identidad de los clientes y de todas las personas en cuyo beneficio se haga uso de los servicios que ofrece la Institución x Se verifica que los documentos que identifican a los clientes no sean notoriamente alterados o dudosos, y en caso de ser necesario, se requieren documentos adicionales para corroborar la verdadera identidad x Se coteja la fotocopia del documento de identidad entregada por el cliente contra el original antes del desembolso. Se revisa el nombre de los clientes, socios, fiadores, representantes y/o firmantes, contra base de datos internas y/o externas de listas de riesgo públicamente disponibles o proveídas por autoridades competentes u organismos internacionales sobre personas conocidas como lavadoras de dinero, terroristas o financiadores al terrorismo o se encuentran vinculados con crimen organizado x Pero no se tiene integrado al sistema de cartera, se hace de forma manual. Se encuentra establecido dentro de los manuales de la IFIM una adecuada segregación de funciones del personal: el que promueve negocio, el que obtiene información sobre el cliente, el que la verifica y el que aprueba la relación contractual x La IFIM cuenta con herramientas de monitoreo y prevención de los riesgos de PLA/FT, estas permiten como mínimo? a) Consultar el PIC; b) Comparar al menos semestralmente, toda la cartera de clientes contra base de datos internas o externas de listas de riesgos; c) Detectar transacciones por clientes, niveles de riesgos, estructuración y tipos de pagos; d) Parame trizar e implementar las alertas sobre los comportamientos inusuales en las operaciones de los clientes; e) Documentar el flujo de los trabajos de seguimientos efectuados a clientes generados por alertas; f) Agilizar la generación de los reportes x 12 La IFIM posee in PIC, que llenan a sus clientes habituales, con los que establece relaciones contractuales de negocios, según los requerimientos mínimos del Arto. 12 de la presente Norma x 13 En el expediente de crédito se encuentra el Perfil Integral del Cliente (PIC) y este cuenta con la información requerida en el articulo No. 12, sus actualizaciones debidamente firmadas, los soportes de la aplicación de la DDC según el nivel de riesgo, así como toda la documentación señalada en los artículos del 8 al 11 x Se les levanta un perfil y se hace una calificación de riesgo al cliente y dependiendo del nivel de riesgo se le aplica la debida diligencia del cliente. 11 A través del módulo administrativo. 32 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción 18 La IFIM cuenta y aplica la política Conozca a su empleado, y esta forma parte del programa de reclutamiento y selección de personal de nuevo ingreso, permanentes y temporales, que aseguren un alto nivel de integridad, profesionalidad y capacidad del personal x Se hace al momento de ingresar al empleado las debidas verificaciones en materia de PLA/FT 19 La institución cuenta y aplica la política "Conozca sus relaciones de corresponsal" x Actualmente se cuenta con un perfil de todos los acreedores y se les ha aplicado la debida diligencia respecto al origen de sus fondos. 20 Se ha desarrollado una matriz o matrices con sus respectivos procedimientos y sistemas, para la evaluación periódica de sus riesgos de LA/FT x Se desarrollo en base a 4 factores de Riesgo, riesgo de cliente PEP Alto Automáticamente), actividad económica , Jurisdicción , monto , y tipo de productos o servicios . La IFIM ha detectado o ha tenido conocimiento sobre actividades, transacciones y operaciones sospechosas. Se han documentado en un plazo máximo a 30 días cortados a partir de la fecha de detección y ha sido reportada como operación sospechosa a la UAF x En el mes de Abril se envió un Reporte de Operaciones Sospechosa (ROS) a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), no se adjunta soporte de la información debido a que se tiene que mantener la confidencialidad , Adjunto formato en el que fue enviada la información. La IFIM cuenta con políticas, procedimientos, sistemas de monitoreo, determinación y parametrización de alertas para la detección de actividades sospechosas x 25 La institución ha remitido ROS y estos se encuentran debidamente documentados x 28 El sistema informático que posee la entidad permite extraer eficazmente datos relativos a todas las transacciones o contratos y servicios con los clientes x 30 La entidad cuenta con un comité de PLA/FT y un oficial de cumplimiento de los riesgos LA/FT x La Junta Directiva de la IFIM ha establecido el comité de PLA/FT, mediante resolución en Acta x Fue enviada certificación de acta . Los miembros del Comité de PLA/FT cumplen con lo establecido en el numeral 2 del Arto. 32 x Fue enviada declaración notarial de no estar incursos en las prohibiciones. 33 El Comité de PLA/FT cumple con sus funciones Generales, según lo establecido en el Arto 33, numeral 1 x 35 Se ha nombrado al oficial de cumplimiento LA/FT y su suplente, si el oficial de cumplimiento es un funcionario de la organización y éste ha demostrado que este otro cargo y funciones no representan obstáculos para el ejercicio efectivo de su labor x 38 La entidad cumple con lo dispuesto en el artículo 38 "Incompatibilidades" x 39 Ha existido sustitución temporal o interina del Oficial de Cumplimiento de Prevención de LA/FT, ha asumido el cargo el suplente 22 32 Comentario de la Administración Se cuenta con toda la información que se requiera del cliente la única debilidad para la administración PLA/FT es que la información no se detecta a lo inmediato, puesto que el sistema no esta en línea . x 33 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA 40 Ha existido remoción, separación o asignación a otro cargo al oficial de cumplimiento LA/FT, o de su suplente. Esta fue aprobada por la Junta Directiva mediante resolución y comunicada a la CONAMI con la explicación de las razones que motivan a la medida x 41 El oficial de cumplimiento LA/FT ha cumplido con las funciones generales, funciones en cuanto a la política de DDC, políticas de Detección y reporte a las autoridades competentes, políticas de archivo y conservación de la información y todo lo dispuesto en el Arto. 41 de la norma x 42 La IFIM ha adoptado, desarrollado, financiado e implementado un Programa institucional de capacitación, para promover la cultura y sensibilización en materia de PLA/FT x 44 La IFIM mantiene estadísticas, registros, controles y soportes actualizados sobre la aplicación y desarrollo de su programa de capacitación x Se archivan los controles de asistencia y las evaluaciones realizadas después de la capacitación Se encuentra incorporado dentro del Código de Conducta de la IFIM, el compromiso de la Junta Directiva, sus máximas autoridades y el personal en general, desarrollar su negocio con integridad, honestidad y ética x Todo esta contenido en el código de conducta adjunto anteriormente. El código de conducta que incluye el compromiso en el tema de PLA/FT, se encuentra aprobado por la Junta directiva y fue puesto en conocimiento, bajo acuse de recibo firmado, de todos los socios, directivos, ejecutivos, funcionarios, empleados y cualquier representante autorizado por la IFIM x Fue enviado a todo el personal , en este momento se encuentra sujeto a modificaciones. 45 Dentro del expediente laboral de cada empleado consta que se ha recibido, leído y entendido el código de conducta x Comentario de la Administración Aún no se ha entregado el oficialmente. 46 Se incluye dentro del Código de Conducta los aspectos mínimos del LA/FT, según lo establecido en el Arto. 46 de la presente Norma x se encuentran establecidas las responsabilidades en PLA/FT así como multas por incumplimiento. 49 La IFIM ha cumplido con el cronograma para la implementación de la norma según se describe en el Arto. 49 de esta x Se ha cumplido con cada uno de los pilares fundamentales establecidos en SPLAFT . Norma de auditoría interna Resolución No.007-01AR15-2013 5 6 Existe un manual de políticas, procedimientos y técnicas de control aprobadas por la junta directiva en donde se abordan todos los aspectos mínimos mencionados en el artículo 5 de la presente norma x La Junta Directiva de la IFIM ha aprobado los mecanismos, pautas, procedimientos, políticas y la manera de mantenerse informados acerca de un adecuado sistema de control interno x Se han aprobado la política de asignación de responsabilidades y niveles de delegación de autoridad en la jerarquía para la toma de decisiones Se han aprobado las políticas de gobernabilidad y manejo de conflicto de interés La Junta Directiva aprobó en el mes de octubre de 2013 el manual de auditoría interna. x x Existe el manual cooperativo. de gobierno 34 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción La Junta Directiva se reúnen al menos una vez al mes de forma ordinaria, sin perjuicio de las reuniones extraordinarias Se lleva en el Libros de Actas los temas abordados así como el seguimiento sobre la implementación de las decisiones y medidas adoptadas La Junta directiva ha nombrado a los miembros que integrarán el Comité de Auditoría Cumplimiento Si No NA x x x Se ha conformado la Unidad de Auditoría Interna (UAI), bajo la responsabilidad de un Auditor Interno x Se han delimitado las funciones y responsabilidades de los órganos de línea, apoyo, asesoría y auditoría x La Junta Directiva ha asegurado que la UAI desarrolle sus funciones con absoluta independencia técnica y que sus integrantes estén efectivamente separados de funciones incompatibles a la función independiente de auditoría x Los integrantes de la Junta Directiva han tomado acciones inmediatas y adoptan las medidas correctivas necesarias, sobre cualquier situación o hallazgo significativo detectado que requiera su prevención o corrección x 7 La Unidad de Auditoría Interna cumple con las características establecidas en el Arto. 7 de la presente Norma x 8 La UAI cumple con las funciones mínimas detalladas en el presente artículo x 9 La UAI cuenta con servicio de auditoría de sistemas de información 6 11 12 15 Existe un manual de auditoria interna El Auditor Interno ha sido contratado a tiempo completo y dedicación exclusiva x Se tiene programada la contratación de consultoría de sistema para mayo de 2015. x x El Auditor Interno ha sido nombrado por la Junta Directiva por un periodo de 3 años x La Junta Directiva ha informado al Presidente de la CONAMI del nombramiento del Auditor Interno dentro de las 72 horas de dicha decisión, remitiendo además la información establecida en el artículo 14 de la presente Norma x Se ha nombrado como Auditor Interno a una persona que en los últimos 12 meses no haya ocupado cargos gerenciales en otras áreas operativas o unidades de negocios en la misma IMF o en empresas con las que se tenga vinculación directa o indirecta x Se ha contratado como Auditor Interno a un auditor o funcionario activo de otra IMF El Auditor Interno cumple con las responsabilidades detalladas en el presente artículo Comentario de la Administración x x 35 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA x 16 Ha existido remoción del Auditor Interno, esta ha sido razonada por la máxima autoridad y cuenta con la no objeción del Presidente de la CONAMI para su aplicación Cuánto tiempo tiene la IFIM de no poseer Auditor Interno 17 18 19 20 Se ha solicitado autorización previa al Presidente de la CONAMI, en caso de que sea necesario que la UAI esté a cargo de un Auditor Interno Interino, nombrado por la Junta Directiva hasta por un plazo de 6 meses La Unidad de Auditoría Interna cuenta con un Plan Anual de trabajo x x x El plan anual de trabajo ha sido presentado al Comité de Auditoría y ha sido aprobado por la Junta Directiva, dentro del último trimestre del año inmediato anterior a su ejecución x Una copia del plan se ha puesto en conocimiento del Presidente de la CONAMI en la primera quincena del mes de enero del siguiente año x Las actividades programadas incluyen como mínimo los aspectos detallados en el anexo 2 de la presente norma x Se incluye dentro del plan, la evaluación del sistema de información, de los procedimientos y controles, para la Prevención de lavado de activos y Financiamiento al Terrorismo x Han existido modificaciones sustantivas al plan y estas han sido comunicadas al Presidente de la CONAMI dentro de los 5 días posteriores a su aprobación de parte de la Junta Directiva x El Auditor Interno rinde un informe trimestral de sus labores al Comité de Auditoría? Informe Trimestral del Auditor Interno x El informe trimestral del Auditor Interno se eleva a la Junta Directiva con copia al Presidente de la CONAMI x El informe trimestral del Auditor Interno se presenta dentro de los 20 días posteriores al cierre de cada trimestre x 22 El Auditor Interno presenta al Comité de Auditoría mensualmente, todos los informes individuales de la UAI que se elaboran en cumplimiento de sus funciones x 23 Los informes individuales elaborados por la AUI contienen como mínimo los aspectos detallados en el presente artículo x 24 El informe sobre el sistema de control interno considera como mínimo los aspectos detallados en el presente artículo x 21 Comentario de la Administración 36 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA La UAI mantiene un archivo que contiene los informes elaborados (programados y no programados) y otras comunicaciones que mantenga con las diferentes unidades o áreas de la IMF, así como papeles de trabajo y la documentación soporte de los mismos x La UAI presta las condiciones para conservar, en forma electrónica y/o física, por un período menor de 5 años, contados desde la fecha del Informe Final del respectivo examen, los papeles de trabajo y toda la documentación sustento de los informes de auditoría emitidos por ellos x La Junta Directiva ha constituido mediante resolución un Comité de Auditoría x El Comité de Auditoría está conformado como mínimo por 3 miembros de la Junta Directiva que no ejerzan cargos ejecutivos x Se ha informado al Presidente de la CONAMI, la constitución del Comité de Auditoría en un plazo máximo de 3 días hábiles después de su constitución x 28 Los miembros del Comité de Auditoría cumplen con las obligaciones mínimas detalladas en el presente artículo x 29 El Comité de Auditoría cumplen con las funciones principales detalladas en el presente artículo x 30 El mandato de los representantes de la Junta Directiva en el Comité de Auditoría es menor a 3 años, o hasta el término del periodo de la Junta Directiva, si éste concluyera antes de ese plazo x 25 26 Comentario de la Administración Norma de Gobierno Corporativo Resolución No.025-02OCT07-2013 5 6 Cuenta la IFIM con un código de Gobierno Corporativo x El código de Gobierno Corporativo cuenta con al menos los siguientes aspectos Generales: 1. Los valores corporativos, normas éticas de conducta y los procedimientos para asegurar su cumplimiento; 2. Política de gobernabilidad y manejo de conflicto de interés; 3. Política sobre la distribución o utilización de sus excedentes o utilidades, para las IMF con fines de lucro x 4. Lineamientos generales para la elaboración de las siguientes políticas y estrategias que la IMF debe aplicar para su administración y gestión, que como mínimo contenga x 4.1. La estrategia corporativa y sus indicadores x 4.2. Política de asignación de responsabilidades y niveles de delegación de autoridad en la jerarquía para la toma de decisiones. x 4.3. Política de control interno adecuado, así como la existencia de una auditoría interna y externa. x 4.4. Política sobre procesos integrales que incluyan la administración de los diversos riesgos a que pueda estar expuesta la institución, así como sistemas de información adecuados y un comité para la gestión de dichos riesgos. x 4.5. Política salarial y de otros beneficios para sus funcionarios y empleados. 4.6. Política de información adecuada y transparente, tanto a lo interno como para el público. x x 37 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción 4.7. Políticas sobre concesión de créditos, régimen de inversiones, evaluación de la calidad de los activos, suficiencia de provisiones y administración de los diferentes riesgos. 6 Cumplimiento Si No NA x 4.8. Política de desarrollo sostenible, medio ambiente, equidad de género, cuando el objeto social de la IMF así lo contemple, conciliando las cuestiones de desarrollo económico con las de responsabilidad socio ambiental. x 4.9. Política sobre los productos de microfinanzas distintos al crédito con el debido examen y autorización del Presidente de la CONAMI. x 7 Se establece dentro del Código de Gobierno Corporativo, a demás de lo establecido en el artículo 6, los aspectos mencionados en el artículo 7 de la presente norma x 9 Los mecanismos de difusión facilitan a los accionistas, socios o asociados realizar preguntas sobre la información que se hubiere difundido, tanto de aquella relacionada con la condición financiera de la entidad, informes de auditoría interna, externa y el informe relacionado con la rendición de cuentas de los miembros actuales de la Junta Directiva, gestión de riesgos y conflictos de interés detectados x 10 El Código de Gobierno Corporativo considera las decisiones estratégicas establecidas en el Arto. 10 de la presenta norma, las cuales son tomadas por dos tercios de los miembros titulares de la misma x 13 Se ha acreditado el representante legal de la IFIM ante la CONAMI x La Junta Directiva está integrada por un mínimo de 5 miembros propietarios y el número de suplentes que determinan los estatutos x Los directores duran en el cargo un periodo no menor a un año ni mayor a 3 años x Se celebran reuniones ordinarias de Junta Directiva por lo menos una vez al mes x Se celebran reuniones extraordinarias para tratar asuntos que ameriten ser atendidos con prontitud x 14 15 Cuando se celebran sesiones sin necesidad de reunión física de sus miembros, se deja evidencia de la convocatoria, identificación y participación en el acta Los miembros cumplen con los requisitos para ser miembros de la Junta Directiva establecidos en el artículo 45 de la Ley de creación de la CONAMI Comentario de la Administración x x 16 Existen miembros de la Junta Directiva que tengan un impedimento para ser miembro según lo establecido en el Arto. 46 de la Ley de creación de la CONAMI 17 Es de conocimiento del Presidente de la CONAMI la elección de los Miembros de la Junta Directiva, nombramiento del Ejecutivo Principal, así como las vacancias de estos cargos, por escrito, adjuntando la certificación del acta de sesión x 18 La notificación al Presidente Ejecutivo de la CONAMI de la elección de los miembros de la Junta Directiva cumple con los documentos señalados en el presente artículo x x 38 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción 28 Se envía al Presidente de la CONAMI la información contenida en el Anexo II de la Norma sobre Gobierno Corporativo denominado: “Indicadores de Gobierno Corporativo (IGC)”, en el primes mes de cada año, con la información del año anterior x 40 La IFIM ha cumplido con lo establecido en el cronograma para la implementación de la norma, conforme el Arto. 40 x 28 Se envía al Presidente de la CONAMI la información contenida en el Anexo II de la Norma sobre Gobierno Corporativo denominado: “Indicadores de Gobierno Corporativo (IGC)”, en el primes mes de cada año, con la información del año anterior x 40 La IFIM ha cumplido con lo establecido en el cronograma para la implementación de la norma, conforme el Arto. 40 x Comentario de la Administración Se nos aprobó una prorroga de parte de la CONAMI Norma Transparencia en las Operaciones de Microfinanzas Resolución 004-01MAY26-2014 4 5 7 9 Se proporciona a los clientes información clara, precisa, de fácil entendimiento y completa de los productos y servicios que ofrece x Se cercioran que los usuarios han comprendido la información del contrato x Se proporciona al cliente información o usuarios información antes, durante y después de la celebración del contrato de crédito o servicios x Existen procedimientos transparentes y claros para informar a los usuarios de las variaciones de las condiciones jurídicas y económicas realizadas al contrato (según arto. 70, Ley No. 842) x La publicidad utilizada es clara, no falsa o engañosa, indicando adecuadamente las condiciones del producto o servicio publicitado x Los beneficios que ofrecen en sus productos, son reglamentados, detallando las condiciones, procesos, procedimientos, plazos, naturaleza y formas de cumplimiento x El reglamento ha sido publicado en un medio de comunicación social de carácter local o nacional y en su sitio web x Se brinda a los clientes toda la información que éstos soliciten de manera previa a la celebración de cualquier contrato mediante entrega física del formulario contractual y de información referida a tasas de interés, comisiones y gastos que sean objeto de pacto con la institución x Se responde a todas las consultas que tengan los clientes con relación al contenido de los contratos x Se cuenta con personal capacitado y actualizado en los temas que contemplen los documentos anteriormente citados x Se cuenta con un servicio de atención al usuario que les permita a estos obtener información rápida y fiable sobre sus créditos y demás productos y servicios financieros relacionados, así como los procedimientos relativos a los mismos y mecanismos de resolución ante reclamos x Antes de autorizar un crédito la IFIM se cerciora acerca de la capacidad y voluntad de pago del usuario, la capacidad de endeudamiento del deudor que le permita la recuperación del mismo x Lo estipula la Norma Sobre Transparencia en las Operaciones de Microfinanzas Solo en la pagina web En cada sucursal de ADIM esta un área de Atención al Usuario debidamente rotulada. 39 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción La IFIM se cerciora de la lícitos del origen de los fondos que maneja el cliente 10 Cuenta la institución con un medio informativo electrónico que facilite al usuario realizar las consultas necesarias, garantizando seguridad de la información tales como: página web y dirección de correo electrónico Los modelos de contratos contienen como mínimo lo establecido en el Arto. 10 de la presente norma Cumplimiento Si No NA se cerciora a través del sistema SINRIESGOS y con la Investigación social que se realiza al cliente antes de otorgar un crédito. x x x 11 Los contratos cumplen como mínimo las condiciones establecidas en el artículo 11 de la presente norma 12 Se incluyen en los contratos cláusulas que se encuentran prohibidas en el presente artículo x 13 Se realizan prácticas que se encuentran prohibidas en el presente artículo x 14 Se incluyen en los contratos cláusulas abusivas que se encuentran prohibidas en el presente artículo x 15 16 17 18 20 21 x Al momento de la firma se le entrega a los clientes copia del contrato suscrito con ellos el cual debe ser firmado y sellado por el responsable del desembolso x Se entrega a los clientes, un tanto al mismo tenor al del contrato suscrito, por una sola vez y sin cargo algún x La IFIM informa a los usuarios, en forma prevista a su aplicación, de las modificaciones estipuladas en el presente articulo x Se comunica con una anticipación no menor a 60 días calendarios sobre las modificaciones a que se refiere el arto. 16 x Se comunica con una anticipación no menor a 30 días calendarios sobre las modificaciones a que se refieran a la tasa de interés, comisiones y/o costos, de los contratos pactados con tasas variables, dirigiéndose en forma escrita al deudor x Se entrega al usuario en un plazo no mayor a 15 días hábiles, el comprobante de cancelación del crédito, una vez que el usuario cancele el crédito otorgado x Se entrega en un plazo no mayor a 15 días un documento Privado o Escritura Pública que contenga la cancelación del crédito y la hipoteca o prendas, este plazo inicia una vez que el cliente ha cancelado el crédito y los honorarios para la elaboración de la escritura x Se establece un tiempo prudencial previo a la cancelación, hasta con un máximo de 3 meses, del último pago previsto para gestionar la cancelación de la cesión ante el registro público, en los casos donde las hipotecas o prendas han sido objeto de cesión en garantía x Se adjunta a los contratos por operaciones crediticias el “Resumen Informativo” x El resumen Informativo muestra el detalle de las tasas de interés corrientes y moratorias, las comisiones y los gastos que serán pagados por el cliente El cronograma de pagos muestra como mínimo los importes de capital, interese corrientes y las comisiones o gastos cobrados en las cuotas Comentario de la Administración No se ha realizado ninguna modificación de contrato activo a ningún cliente x x 40 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción 21 Cumplimiento Si No NA Comentario de la Administración El resumen Informativo y el cronograma de pagos se presentan como anexos al contrato y llevan firma de la persona autorizada que actúa en representación de la IFIM x El Resumen Informativo es entregado al cliente para su lectura, firma y aclaración de dudas x 22 El Resumen informativo contiene la información presentada en el presente articulo x 23 Se indica en su publicidad que la base de cálculo de intereses es en base a 360 días o 365 días x En el arto. 23 se expone que la base a utilizar es de 360 pero las IFIM podrán utilizar como base 365 días. 24 La tasa de interés moratoria es equivalente a la tasa de interés corriente pactada, más una cuarta parte de ésta siendo la única penalidad que se cobra a los usuarios x En la tabla de pago, que se encuentra en los expedientes se puede observar la tasa de interés moratoria En el caso de tasas de interés variable se consigna en el contrato la tasa de referencia a partir de la cual se determina la variabilidad de la tasa pactada que permita de manera objetiva justificar la variación de la tasa convenida x La variación se efectúa en el plazo establecido en el contrato x Se notifica al deudor del cambio de la tasa de interés convenida x 25 No aplicamos tasas de interés variables Las comisiones y gastos se encuentran expresados de forma clara en el contrato para su cobro al usuario x Se cuenta con un sistema o mecanismo para calcular la tasa de interés efectiva o tasa de costo efectivo anual (TCEA) x 27 Se procede solamente al cobro de comisiones y gastos de acuerdo a los criterios establecidos en el presente artículo x 28 La IFIM sustenta por cada usuario u operación de microcrédito la procedencia legal, la viabilidad técnica y la conformidad operativa de las comisiones y gastos que cobran x Están a disposición de los clientes de la IFIM y de los usuarios, al igual como la CONAMI los sustentos y justificaciones de las comisiones y gastos a que se refiere el articulo anterior x Los cambios en las comisiones y gastos son notificados al Presidente de la CONAMI con 15 días de anticipación x 26 29 30 La IFIM garantiza la entrega de un documento que respalde el cobro de la póliza por seguro colectivo en un periodo no mayor de 30 días contados a partir del primer pago o cancelación total de la prima para el caso presentado en el presente articulo 31 Se determina en los contratos una clausula por la cual las obligaciones expresadas en córdobas mantendrán su valor con relación a una moneda extranjera x 32 En el calculo para la Tasa Efectiva Anual incluye todas las cuotas por concepto de capital e intereses, todos los cargo por comisiones y todos los gastos que serán cargos del usuario x 33 La fórmula para la determinación del cálculo de la TCEA satisface la ecuación definida en el presente artículo x El cobro de comisiones y gastos se sustentas en los planes de pago, que se encuentran en los expedientes x No aplica porque no tenemos cobertura de seguros 41 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción 35 Se considera para el cálculo de la TCEA los supuestos definidos en el presente artículo 37 Se remitió a CONAMI el 13 de Junio de 2014, la información relativa a la tasa de interés efectiva cobrada a sus usuarios, indicando los medios que emplea para su difusión 38 39 La difusión de tasa de interés, comisiones y gastos se realiza bajo las condiciones detalladas en el presente artículo Se consideran los lineamientos generales para la elaboración de formulas del presente artículo 40 Se consideran los lineamientos metodológicos del presente artículo para la presentación de las formulas 41 Se detalla en el Contrato y Resumen Informativo el procedimiento de cálculo del monto de interés que se apliquen en caso de incumplimiento de pagos del microcrédito 43 51 El IFIM expresa en términos anuales la tasa de interés efectiva, en tanto por ciento y con dos decimales atendiendo el articulo 23 de la presente norma La IFIM difunde a través de su pagina web, la información relativa a la composición de la tasa de costo efectivo anual, incluyendo ejemplos explicativos para el conocimiento completo y veraz del cliente Se difunden de manera constante las tasas de interés, comisiones y gastos, al interior de sus oficinas de atención al público y en su página web Se mantiene a disposición de los interesados un listado o tarifario que contenga la tasa de interés, comisiones y gastos que se aplican bajo las condiciones detalladas en el presente artículo Cumplimiento Si No NA Comentario de la Administración x x No aplica, no existe ninguna variación de las tasas en 2014 x x No poseemos clientes en cobro judicial, se debe entender que no es necesario tenerlo pues no tenemos casos judiciales x x x No se cobran cargos adicionales por el incumplimiento de pagos. La tasa de interés efectiva se expresa en términos anuales, en tanto por ciento con dos decimales. x x x Norma de Protección al Usuario Resolución No. 15-01JUL29-2013 6 Cuenta la IFIM con un Manual de Atención al Usuario considerado como Código de Conducta aprobado por su Junta Directiva x 7 El Ejecutivo Principal de la IFIM ha implementado procedimientos para la adecuada atención al usuario x Cuenta la IFIM con un lugar para que los usuarios tengan acceso a realizar sus reclamos x Se Cuenta con Oficial de Atención al Usuario x Tiene en cada una de sus sucursales definida la persona que se encargará de la recepción y atención de los reclamos de los clientes x Se ha capacitado al personal de Atención al Usuario x Cuenta la IMF con un espacio donde el usuario pueda llenar el formulario de reclamos y con los medios para hacerlo (lapicero y formulario) x Tiene un registro de los reclamos y las resoluciones por usuario para brindar estadísticas a al CONAMI x El oficial de atención al usuario tiene un archivo de reportes de reclamo. Cuenta la IFIM con un archivo electrónico, magnético u otro que permita la reproducción de toda la documentación relativa a cada reclamo x Existe el sistema de atención al usuario electrónico. Se han remitido a la CONAMI los informes trimestrales que contienen la información sobre los reclamos atendidos y/o pendientes x 8 42 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA 9 Cuenta la IFIM con un adecuado Sistema de Atención al Usuario x 10 Cuenta el Manual de Atención al Usuario con el contenido como mínimo según lo dispuesto en el arto. 1o de la presente norma x 13 La IFIM ha comunidad a la CONAMI el nombre del Oficial de Atención al Usuario x 14 El Oficial de Atención al Usuario cumple con las funciones establecidas en el Arto. 14 de la presente Norma x Se encuentra elaborado el Programa Anual de Trabajo x El programa anual se trabajo se encuentra en ADIM, en caso que CONAMI solicite revisarlo esta a su disposición. 15 Se ha presentado el Programa Anual de Trabajo a la CONAMI en el plazo de los 45 días posteriores al cierre 18 23 x Tiene incluida en su respuesta la leyenda "Si el usuario está en desacuerdo con la resolución puede recurrir ante el Presidente Ejecutivo de la CONAMI" x Se ha publicado en diarios nacionales los nombres de los deudores y fiadores de los principales créditos en mora x Se aplican mecanismos de cobranza abusiva x 24 Los procedimiento de cobranza extrajudicial de su IMF han sido aprobados por su Junta Directiva 26 La Institución cuenta con medidas y técnicas de control que garanticen la seguridad en las transacciones, transmisión y resguardo de datos de los usuarios de los servicios financieros Según la Norma Sobre Protección al Usuario debe existir una copia del programa anual de trabajo a disposición de CONAMI cuando este lo solicite. x Cada reclamo lleva su numero único Comentario de la Administración x Aún no se tienen casos de cobro extrajudicial, en caso que lo hubiere debe ser aprobado por la Junta Directiva. x Norma de Riesgo Crediticio Resolución No. 025-02OCT07-2013 Existe un Manual de Gestión de Riesgo Crediticio que integre Gestión del riesgo, evaluación y calificación de la cartera de créditos, considerando como mínimo las disposiciones establecidas en la presente norma y aprobado por la Junta Directiva x Se encuentra en proceso de elaboración. Existe un comité de crédito con sus respectivos niveles de aprobación x Se encuentra en el manual de servicios financieros el cual esta en proceso de Aprobación , se adjunta borrador, sección III, Inciso 3.5 Existen comités de riesgo x Se envió solicitud a Conami de funcionar fuera de Norma, puesto que aún no esta en vigencia norma de Riesgo Integral. 5 Se encuentra la cartera de la Institución agrupada en las cuatro calificaciones que establece la presente norma x Mensualmente se Clasifica la cartera de los activos en las 5 clasificaciones establecidas en la Norma. 6 La Institución cuenta con un Manual de procedimientos para la Gestión de Riesgo Crediticios, que defina metodología o sistema aplicado a cada tipo de crédito x Encuentra en proceso de Actualización. 4 43 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción 10 El monto máximo que se conceden en créditos es igual o menor a diez veces el PIB per cápita publicado por la CONAMI x Se efectúa permanentemente una evaluación de la calidad de los activos de riesgo x Los activos de riesgo se encuentran clasificados de acuerdo a los criterios establecidos en la presente norma x La CONAMI conoce la clasificación de la cartera, en la forma y plazo definido por la norma x 17 Se envía informe semestral. 19 Tiene lista la certificación del Acta de la Junta Directiva para ser enviada a la CONAMI 20-23 Se encuentra constituida una tasa de provisión de acuerdo a las establecidas dentro de los artículos 20 al 23 de la presente norma Se enviara adjunto a los resultados del semestre junto a los estados financieros con los resultados de diciembre. x Se establecen las provisiones de acuerdo a los establecido en la Norma en base a los niveles de clasificación. x La Institución cuenta con abogados encargados de las acciones judiciales y estos emiten informes mensuales que contienen el detalle de las acciones y situación actual de cada préstamo Está en proceso de contratación. x 40 Existe expediente mensualmente judicial por cliente y esta actualizado x 41 Existe expediente de Bienes Adjudicados y cumple con los requisitos solicitado en el anexo 3 de la presente normativa x 43 La Institución se encuentra aplicando la provisión de los bienes adjudicados tomando como parámetros los establecidos en el Arto. 43 de la presente norma x 44 Las valuaciones de los bienes mayores a US$25,000 son realizadas por peritos especializados debidamente inscritos en el registro de peritos valuadores de la SIBOIF (Arto 67 de esta norma) x 49 Comentario de la Administración Se está en proceso de elaborar el manual para establecer los criterios a seguir en el proceso desde la cobranza normal hasta la judicial. Actualmente solo se cuenta con un expediente de bien adjudicado en custodia de la administración , se harán algunos ajustes para el cumplimiento efectivo de lo solicitado en el anexo de la norma. Aun no se han presentado casos. Se tiene en cuentas de orden los registros de los saneamientos efectuados al menos por un periodo de 5 años y en concordancia con los días máximos de mora que establece el MUC para aplicar saneamiento x Solo los del año 2013. Existe en cuentas de orden registrado los bienes inmuebles que se recibe la IMF en concepto de pago o adjudicados conexos a créditos saneados x Aún no se han presentado casos. La Institución se encuentra aplicando el formato de "Información Mínima de Clientes Deudores de la Institución Debidamente Actualizada" x Se encuentra en el expediente de crédito del cliente conforme lo establecido en el anexo 1 de la Norma x Se iniciara un proceso de actualización de los créditos anteriores , puesto que solo se estaba ordenando el último crédito. 50 Los expedientes se encuentran ordenados acorde a las secciones referidas en el Anexo 1 de la presente norma 44 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción 51 Se realizan actualizaciones anuales de la información requerida para los créditos o cuando existan variaciones x Se realizan actualizaciones siempre que hayan cambios en la legislación vigente y de acuerdo al perfil del cliente. 52 Se identifican a las personas naturales o jurídicas, vinculadas con sus deudores de crédito, de acuerdo al anexo 4 de la presente norma x Actualmente se registra a las partes vinculadas en el formato proporcionado en el anexo 4 de la Norma 54 Inversiones de la IMF cumplen con lo definido en el presente articulo de la norma 55 La Institución realiza análisis sobre las unidades de interés para el otorgamiento de los créditos x 56 Contemplan sus mecanismos de control interno y auditoria interna procesos que permitan identificar o detectar las unidades de interés entre sus deudores x 67 La institución presenta el avance al 31 de diciembre del 2013, para la aplicación de la presente norma conforme el Arto. 67, numeral 1 x 68 Tiene su IMF la capacidad de enviar a la CONAMI otros tipos de reportes sobre la evaluación y clasificación de los activos de riesgo, frecuencia, forma de presentación y envío de la información x 4 El sistema de base de datos utilizado por la IFIM cumple con los criterios establecidos en el presente articulo x Comentario de la Administración No se especifica el artículo. Está en proceso de aprobación el manual de control interno el cual abarca todos estos aspectos.. Se esta realizando conforme establecido en la Norma. lo Norma Sobre Gestión de Riesgo Tecnológico Resolución No. 017-01AGO21-2014 La junta directiva de la IFIM cumple con las tareas presentadas en el presente articulo 5 6 8 9 x El comité de riesgo de TI o el comité de riesgo de la IMF esta integrado al menos por un miembro de la junta directiva que no sea el ejecutivo principal, el responsable del TI y el jefe de riesgo de la institución x Código del gobierno corporativo Es informado a la junta directiva, acerca la gestión de riesgo de TI al menos trimestralmente x Actas del comité de riesgo. Se detallan en un libro de actas los asuntos tratados y acuerdos que se tomen en las sesiones del comité x Libros de actas El ejecutivo principal de la IMF cumple con las responsabilidades mínimas establecidas en el presenta articulo La IFIM cuenta con un manual de organización y funciones de la institución aprobado por la junta directiva 7 Se cuenta con manuales técnicos y plataforma de base de datos. x x La IMF ha definido procedimientos formales para la contratación de nuevo personal de TI El personal de TI lleva acabo únicamente las funciones correspondientes a su puesto de trabajo La IMF cuenta con un plan estratégico de TI documentado y aprobado por la junta directiva El plan estratégico considera los aspectos presentados en el presente articulo Manual de organización y funciones x x Fichas de cargo x x x Son presentados al ejecutivo principal informes trimestrales de avance en la ejecución del plan estratégico y presupuesto de TI x Los planes estratégicos de TI son evaluados y actualizados, al menos, anualmente x 45 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Arto. Descripción Cumplimiento Si No NA 10 La IMF cuenta con los requerimientos para la adquisición, desarrollo, implementación y mantenimiento de sistema de información, presentadas en el articulo 10 de esta norma x 11 La IMF cuenta al menos con los requerimientos establecidos en el presente articulo para garantizar la adecuada administración, monitoreo y documentación de la infraestructura del TI x 12 La IMF cumple con los requerimientos para la administración de la seguridad de la información establecidos en el presente articulo x 13 La IMF cuenta al menos con los requerimientos establecidos en el presente articulo para garantizar una adecuada administración de servicios y contratos con terceros relacionados con TI x La IMF cuenta con un plan de contingencias de TI aprobado por la junta directiva x El plan de contingencias de TI considera al menos con los aspectos presentados en el articulo 15 x El IMF ha aprobado una metodología de administración del riesgo tecnológico que considera los análisis de riesgo en forma cuantitativa y cualitativa x En el análisis cuantitativo se considera la realización de las actividades mínimas establecidas en el presente articulo x En el análisis cualitativo se considera la realización de las actividades mínimas establecidas en el presente articulo x 15 17 18 Comentario de la Administración Se está trabajando en una consultoría en la cual se tiene definido el desarrollo de políticas y manuales necesarios para cumplir con la Norma exige el primer año de vigencia, estos documentos están listo para abril de 2015 para aprobación de Juntas Directiva y su posterior implementación. acompañado a esta medida se esta aperturando un nuevo cargo de soporte técnico y se está trabajando un plan de inversión. Norma Sobre Manual Único de Cuentas Resolución No. 017-01AGO21-2014 3 Existe un acta de junta directiva donde se acuerda la adopción del MUC x 4 Establece que las IMF deben presentar al presidente ejecutivo en 45 días calendarios, debiendo ser presentados el siete de noviembre de 2014, (Resolución CD-CONAMI-025-02OCT07-2013) x 5 Se entrego un informe de avance al presidente ejecutivo al 31 de diciembre y 31 de marzo de 2015 sobre los aspectos relevantes del plan de implementación x Se remitió plan el día 7 de noviembre 2014 6 Se cumplen los procedimientos para el resguardo de la información contable con disponibilidad, integridad, autenticidad y confiabilidad x La documentación contable se encuentra resguardada en la oficina de contabilidad, los registros se realizan conforme a documentación soporte y firmas correspondientes 7 La junta directiva a cumplido con sus responsabilidades: 1.aprobar el plan de implementación, 2.garantizar los recursos humanos y financieros que sean requerido, 3.velar que se cumpla en tiempo y forma, 4.asegurar el cumplimiento de lo establecido en la resolución x La Junta Directiva está enterada de la implementación y del plan 11 Se han aplicado sanciones de categorías leves, graves y muy graves 15 Las sanciones aplicadas a las IMF así como también aplicada a los miembros de la junta directiva debe ser comunicado 30 días calendario para solucionar la gravedad de los hechos x 16 Se realizan impugnaciones por las IMF y se realizan los procedimientos adecuados x x 46 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Evaluación de Normativas y Ley de Fomento y Regulación de las Microfinanzas Auditoría financiera y de cumplimiento por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014 Cumplimiento Si No NA Arto. Descripción 18 Existen traslados de saldos conformes al catalogo vigente de cada IMF 19 Se deberá hacer una comparación obligatoria interanual de los estados financieros de las IMF a partir del año 2016 20 Las IFIM reflejan su situación financiero, patrimonial y de resultado con la implementación del MUC-IMF x 21 Vigencia de la norma disponible en la pagina web de la CONAMI x Comentario de la Administración Se realizará un asiento contable de traslado para iniciar nuevo catálogo, está previsto para la semana del 26-30 enero x x Todavía no se hará comparativo Norma Sobre Actualización de Monto Mínimo Resolución No. o19-02AGO12-2013 2 El capital social mínimo de la IFIM adscrito a lo CONAMI es igual o mayor a C$ 5, 700,000 3 Se actualizo el monto mínimo de capital social mínimo, suscrito y pagado a mas tardar 7 días calendario después de la primera asamblea General Ordinaria de Accionistas o Socios una vez entrada en vigencia la presente norma (18 de agosto de 2014) Con la información de los EEFF 2013 enviada, la CONAMI emitió la resolución de ADIM como IMF x x ADIM es una ONG, por lo tanto no tiene accionistas 47 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Hallazgos de TI derivados de la auditoría Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo 1: Ubicación de servidores Condición: Los respaldos y servidores no poseen seguridad electrónica y su ubicación pone en riesgo la integridad de estos mismos. Se encontró que una cerradura normal es la única seguridad que hay para el ingreso a una sala de servidores y que ahí mismo operan los informáticos. Criterio: Es necesario que el acceso a los respaldos y servidores sean de uso restringido y con seguridad electrónica y que su ubicación no ponga en riesgo la integridad de estos mismos. Causa: Desconocida. Efecto: El ingreso no autorizado con fines desconocidos de personas ajenas a la institución Recomendación: Recomendamos mover dichos servidores a un área más segura con protección magnética dentro de las instalaciones de ADIM. Comentarios de administración: Dentro del plan de estratégico y de inversión 2015 se está considerando ubicar los servidores en armarios cerrados adecuados para tal fin y con su cerradura de protección, también se prevé la instalación de cerradura electrónica al área de informática, instalación de cámara en el acceso exterior del área de informática y donde estarán ubicados los servidores, así en la políticas de funcionamiento del área quedara establecido la prohibición de acceso a personal no autorizado y procedimientos de control. 49 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Hallazgos de TI derivados de la auditoría Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo 2: Manuales y políticas de usuarios de la plataforma tecnológica Condición: Se encontró que la institución no tiene procesos de uso y manejo de la información tecnológica por cargo y usuario. Criterio: Es necesario que la institución tenga los procesos de uso y manejo de la información tecnológica por cargo y usuario. Causa: Desconocida. Efecto: Efectuar trabajos o tener acceso al sistema que no sea necesario para el cargo. Recomendación: Recomendamos realizar manuales y políticas para control ADIM. Comentarios de la administración: ADIM actualmente está realizando una consultoría de TI con la empresa CIT, esta contempla el plan estratégico 2015, manuales y políticas necesarios que solicita la norma de TI dictada por CONAMI en septiembre 2014, en la cual se estableces los manuales con los que la institución debe contar. 50 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Hallazgos de TI derivados de la auditoría Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo 3: No existe plan de inversión Condición: Se encontró que la institución no tiene equipos actualizados. Criterio: Es necesario que la institución tenga sus equipos actualizados para evitar riesgos en equipos antiguos. Causa: Desconocida. Efecto: Se corre el riesgo de que un equipo con más de 2 años pueda fallar exponiendo o perdiendo la información tecnológica. Recomendación: Recomendamos realizar un plan de inversión para mejora de los equipos. Comentarios de la administración: ADIM actualmente está realizando una consultoría de TI con la empresa CIT, esta contempla el plan estratégico 2015 en el plan de estratégico se contempla una cartera de proyectos de infraestructura. Este plan estará listo en marzo así también el plan de infraestructura 2015. 51 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Hallazgos de TI derivados de la auditoría Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo 4: No existe plan de contingencia Condición: No existe un plan de continuidad ante eventos naturales, catástrofes o errores humanos involuntarios o voluntarios. Criterio: Es necesario que la institución tenga un plan de continuidad ante eventos naturales, catástrofes o errores humanos involuntarios o voluntarios. Causa: Desconocida. Efecto: Al momento de una eventualidad es más complicado o casi imposible hacer operativa la institución en el menor tiempo y recursos posibles. Recomendación: Recomendamos realizar un plan de continuidad de la empresa, previniendo eventos naturales, catástrofes o errores humanos involuntarios o voluntarios. Comentarios de la administración: Se prevé iniciar a trabajar este punto a finales de este año. 52 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Hallazgos de TI derivados de la auditoría Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo 5: Software sin licencias Condición: Actualmente la institución solamente tiene licencias para el uso de antivirus. Criterio: Es necesario que la institución tenga las licencias de los programas que utiliza, de esta manera puede usar garantías en caso de fallo que perjudiquen a la institución. Causa: Desconocida. Efecto: El uso de programa ilegal o no registrado adecuadamente corre el riesgo que no funcione adecuadamente, incurriendo en gastos o pérdida de tiempo. Recomendación: Recomendamos adquirir licencias de los programas (Windows, Microsoft Office, etc.) que sean utilizados por la institución. Comentarios de la administración: Dentro del plan estratégico 2015-2016 se prevé iniciar el proceso de licenciamiento en 2016, así también de una revisión de alternativas de software libre para solventar esta situación. 53 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Informe de seguimiento de los hallazgos de PLA/FT derivados de la auditoría 2013 Al 31 de diciembre de 2014 Informe de seguimiento de los hallazgos de PLA/FT derivados de la Auditoría Externa del período 2013 En el marco de la ejecución de nuestra auditoría a los estados financieros de la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM), por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, hemos realizado el seguimiento y evaluación de las recomendaciones presentadas por la auditoria anterior, en su informe con fecha 10 de marzo de 2014, relaciondas con la Norma de Prevención de Lavada de Activo y Financiamiento al Terrorismo. De conformidad con nuestros procedimientos de revisión, observamos que las recomendaciones presentadas, y particularmente las que se consideraron más relevantes en su momento, han sido atendidas por la administración de la Asociación. A continuación presentamos un resumen de esta revisión: Condición Estatus Comentarios del Auditor Al cierre de los estados financieros los expedientes de capacitaciones no incluyen a los directivos de la Asociación. Superado Todos los directivos al 31 de diciembre del 2014 tuvieron participación en capacitaciones de PLA/FT. La descripción de funciones de los puestos del personal de la Asociación, no indican las funciones de prevención de los riesgos PLA/FT, según la naturaleza de su cargo. Pendiente En la actualidad en MOF está en proceso y este incluirá una vez finalizado las funciones de PLA/FT. Más del 90% de los expedientes del personal no poseían el perfil de conozca a su colaborador, señalado en el manual para la prevención del lavado de activos y del financiamiento al terrorismo. Superado Todos los expedientes poseen evaluaciones de cada colaborador. No se está monitoreando las operaciones sospechosas, esta información es únicamente para el uso de la administración de ADIM y la CONAMI. Superado Todas las operaciones sospechas son monitoreadas por el oficial de PLA/FT. 55 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Informe de seguimiento de los hallazgos y recomendaciones de la CONAMI. Al 31 de diciembre de 2014 Informe de seguimiento a los hallazgos y recomendaciones derivadas de la revisión efectuada por la Comisión Nacional de Microfinanzas (CONAMI) En el marco de la ejecución de nuestra auditoría a los estados financieros de la Asociación Alternativa para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM), por el período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2014, hemos realizado el seguimiento y evaluación de los hallazgos presentados por la Comisión Nacional de Microfinanzas (CONAMI) en su informe con fecha del 1 de abril de 2014 enfocada al cumplimiento de la Norma de Prevención de Lavada de Activo y Financiamiento al Terrorismo. De conformidad con nuestros procedimientos de revisión, notamos que los hallazgos presentados por la CONAMI y particularmente los que se consideraron más relevantes en su momento, han sido atendidos por la administración de la Asociación. A continuación presentamos un resumen de esta revisión: Hallazgo Estatus Comentarios de la administración Falta de aprobación del Plan Operativo Anual de PLA/FT, 2014 por la Junta Directiva. Superado Fue aprobado por parte de la Junta Directiva en sesión del día 12 de febrero 2014. Superado Este punto ya está subsanado, fue aprobado por parte de la Junta Directiva en sesión del día 12 de febrero 2014. Programa de capacitación no aprobado y no cuenta con el contenido establecido en la Norma PLA/FT. Superado Dicho plan de auditoria anual incluye revisión del sistema PLA/FT, y en mayo del 2014 incluirá en informe trimestral observaciones. La institución cuenta con Política Conozca a su Empleado y con un formato de Perfil de puesto y funciones observamos que el área de Recursos Humanos únicamente ha implementado dicho formato al personal de nuevo ingreso. Superado Actualmente ya se ha cumplido en un 100% de las actualizaciones del personal activo, se está aplicando en un 100% con los empleados nuevos la política conozca a su empleado y 100% de la calificación de Riesgo. Clientes con Cédulas de identidad de longitud incorrecta y sin tipo de documento. Superado Se orientó que todos los clientes presenten su cedula en buen estado. La información capturada en el sistema de administración de cartera no permite generar un PIC de acuerdo a los requerimientos mínimos de la norma, se encuentra incompleto. Superado Actualmente se está ingresando en todas las Sucursales los datos del Cliente y generando el perfil Automatizado. No existe PIC impreso, ni firmado por el cliente. Superado Actualmente ya se está realizando este proceso. El programa anual de auditoria interna no incluye evaluación al Sistema de Prevención de Lavado de Activo y Financiamiento al Terrorismo (PLA/FT) ya de se las 56 Asociación Alternativa Para el Desarrollo Integral de las Mujeres (ADIM) Informe de seguimiento de los hallazgos y recomendaciones de la CONAMI. Al 31 de diciembre de 2014 Hallazgo No se está realizando la calificación de riesgo de los clientes así como su inclusión en el PIC. Estatus Comentarios de la administración Superado Actualmente todos los clientes poseen la matriz de Calificación de Riesgo PLA/FT Falta evidencia de la consulta a las listas de riesgo locales. Parcialmente Actualmente se está realizando verificación de listas internas y externas de forma manual, por parte del Administrador PLAFT y se tiene evidencia de las búsquedas en cada desembolso, se espera integrar al sistema para que se genere la lista de coincidencias automatizada. Los respaldos de bases de datos consolidados no se encuentran almacenados de forma segura, se almacenan en un estante dentro de la oficina de TI que se encuentra a su vez en la Casa Matriz. Adicionalmente la institución no tiene la práctica de verificar los respaldos consolidados. En proceso Se está gestionado con el banco una caja fuerte para reguardo de los respaldo En proceso Actualmente se está realizando monitoreo a través de generación de reporte alterno de alertas proporcionado por informática. La institución cuenta con un programa para emisión de reportes de alertas relacionadas a las normas de PLA/FT, sin embargo este no se encuentra operando. Sistema de monitoreo y reportes no parametrizado de acuerdos a los riesgos de la institución. Superado Actualmente se está generando un reporte de alertas parametrizado de acuerdo a los riesgos propios de la institución. Las sucursales de la institución cuentan con base de datos independientes e información propia impidiendo realizar un adecuado monitoreo de las operaciones. En proceso Se está revisando el Plan de Inversión para poder estar en línea con las Sucursales y realizar un monitoreo más efectivo, se espera tener superado a finales del 2015. A la fecha de la visita las funciones y operaciones del sistema automatizado de la institución, relacionados a PLA/FT se encuentran asignadas a un rol de funcionarios de créditos, el Oficial de Cumplimiento no cuenta con un rol específico del uso del sistema. En proceso Se está gestionado con el proveedor la inclusión de los roles y permisos para el módulo de PLA/FT. 57