procedimiento para la recepcion y distribucion de la

PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y DISTRIBUCION
DE LA CORRESPONDENCIA GENERADA POR LA
CORPORACIÓN
ELABORÓ:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION
REVISÓ:
JEFE DE PROCESO
APROBÓ:
SUBDIRECCION DE PLANEACION
Fecha de Aprobación: DD: 25 MM: 10 AAAA: 2010
PROCEDIMIENTO PARA LA
VERSIÓN: 01
RECEPCION Y DISTRIBUCION DE
CORRESPONDENCIA GENERADA POR
LA CORPORACIÓN
FECHA: 25/10/2010
PROCESO DE DIRECCION Y MEJORA
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1. OBJETIVO
Prestar eficientemente los servicios de recepción, radicación y distribución de la correspondencia generada
en la Corporación.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a toda la correspondencia generada en las diferentes áreas y/o procesos
de la Corporación Autónoma Regional del Canal del Dique.
3. DEFINICIONES
Correspondencia: Comunicación generada por las distintas áreas de la Corporación con información para
los usuarios y/o entidades externas.
Documento Original: Es la fuente primaria de información de todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan
un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibido o de envío, con el propósito de oficializar y trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
O. R. P. U: Oficio recibido por el Usuario. Se establece esta distinción dentro de la planilla magnética de
correspondencia enviada, cuando la correspondencia es entregada directamente al usuario en la oficina de
archivo.
4. DOCUMENTO REFERENCIA
Ley 594 de 2000
Acuerdo 60 del 2001
Ley 80 de 1989
5. CONTENIDO
1
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
REGISTRO
Recepción de la Se recibe en la oficina de Copia de
Correspondencia Archivo la correspondencia Correspondencia.
generada por las distintas áreas
RESPONSABLE
Auxiliar
Administrativo
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ACTIVIDAD
DESCRIPCION
de la Corporación.
REGISTRO
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RESPONSABLE
Se requiere mínimo de cada
documento original y 2 copias
para su envío.
La correspondencia recibida se
clasifica de acuerdo a su
destino: Ciudades o Municipios.
2
Radicación de la Se asigna número consecutivo Planilla diaria de Auxiliar
Administrativo
correspondencia de radicación y se diligencia el correspondencia
registro Planilla diaria de enviada
correspondencia enviada, en el
que se tiene en cuenta el código
interno del área.
Posteriormente, se organiza la
correspondencia en la estantería
de la oficina de archivo, teniendo
en cuenta la forma de envío de
la misma.
Mensajería: Será distribuida por
el mensajero de la Corporación.
Correo: Será distribuida a través
de las empresas de mensajería
contratadas.
Pendiente: Si el envío se
realizará a través de la lancha o
algún
vehículo
de
la
Corporación.
3
Control de la Se diligencia la planilla Planilla magnética de Auxiliar
Correspondencia magnética de correspondencia correspondencia
Administrativo
enviada, en la que además se enviada
controla la radicación de la
correspondencia con destino
Nacional.
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ACTIVIDAD
4
DESCRIPCION
REGISTRO
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RESPONSABLE
Elaboración
de Se elaboran los sobres en los Planilla diaria de Auxiliar
Administrativo
Guías de envío.
que se envía la correspondencia. Correspondencia
enviada
Para la correspondencia a
distribuir en el perímetro urbano,
se entregan al mensajero de la Planilla diaria de
Corporación para tal fin, Correspondencia
procurando
sectorizar
la enviada por correo
correspondencia de tal forma
que se pueda aprovechar el
tiempo de los recorridos y se
pueda maximizar el volumen de
información distribuida.
En
caso
de
que
la
correspondencia sea entregada
directamente al usuario desde la
oficina de archivo central, se
registra dicha distribución en la
Planilla
magnética
de
correspondencia
enviada
indicándose dicha acción con las
siglas O. R.P.U.
Si la distribución se realiza a
través de empresas de
mensajería externa, se procede
a la elaboración de las
respectivas guías de envío.
Las empresas contratadas por la
Corporación para dicho fin son:
Servientrega:
Para
envío
Nacionales.
Servipostales: Para los envíos
Nacionales y Municipios de difícil
acceso.
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ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Se diligencian las planillas de
control de envío de la
correspondencia para cada una
de las empresas de mensajería,
teniendo
en
cuenta
el
consecutivo o número de
identificación de las guías.
REGISTRO
Entrega
de
correspondencia
a empresas de
Mensajería.
Para la mensajería Nacional, Copia
esta es entregada directamente envío.
a un empleado de Servientrega
en la oficina de archivo
diariamente en la jornada de la
tarde. Se conserva copia de las
guías de entrega, con firma de
recibido por parte de dicha
empresa.
Guías
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RESPONSABLE
de Auxiliar
Administrativo
Para los envíos a los Municipios,
la correspondencia es llevada
hasta
las
oficinas
de
Servipostales
procurando
entregar
un
volumen
considerable de la misma.
6
Almacenamiento
de las Guías.
Se imprimen las planillas de Carpetas
de Auxiliar
control de envío de la Correspondencia por Administrativo
correspondencia y se archivan mes.
en carpetas por mes con las
copias de las guías de envío.
En cada carpeta se almacenan
180 documentos y se identifican
con el primer y último
consecutivo
de
la
correspondencia contenida, el
mes al que corresponde y el
tomo dependiendo si se genera
más de una carpeta por mes.
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ACTIVIDAD
Comunicación
de entrega de
correspondencia
a
usuarios
internos.
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DESCRIPCION
Cuando se reciben las guías de
entrega por parte de las
empresas de mensajería, se
clasifican por área y se devuelve
el soporte de envío junto con
copia de la información
entregada al área generadora.
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REGISTRO
RESPONSABLE
Planilla
de Auxiliar
Correspondencia
Administrativo
enviada
Planilla magnética de
correspondencia
enviada.
Se diligencia Planilla de Soportes de entrega
Correspondencia
externa de correspondencia.
enviada con firma de recepción
del usuario interno (dependencia
que entregue la correspondencia
a la oficina de archivo)
Se complementa de igual forma
la planilla magnética de
correspondencia enviada con el
historial de entrega.
Los soporte entregados por las
empresas de mensajería son
archivados mes por mes y
almacenados en la estantería de
la oficina de archivo.
6. ANEXOS
•
•
•
•
•
•
Planilla de Correspondencia externa enviada
Planilla magnética de correspondencia enviada.
Soportes de entrega de correspondencia.
Carpetas de Correspondencia por mes.
Registro de Correspondencia enviada
Registro de Correspondencia enviada por correo
7. ACTUALIZACIONES.
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RECEPCION Y DISTRIBUCION DE
CORRESPONDENCIA GENERADA POR
LA CORPORACIÓN
FECHA: 25/10/2010
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FECHA DE
MODIFICACIÓN
PARTE MODIFICADA
NÚMERO DE
VERSIÓN
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MODIFICACIONES