Procedimiento operativo para la contabilización de

Nombre del documento:
Procedimiento operativo para la contabilización de documentos
Código:
DGPPEE-A06B-PO-30
Revisión: 3
Referencia al punto de la Norma ISO 9001:2000: 6.1
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1.0 Propósito
1.1 Registrar y controlar las operaciones contables resultantes del ejercicio del presupuesto de la
Dirección General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa, con la finalidad de
obtener informes financieros que aseguren el eficaz manejo de los recursos.
2.0 Alcance
2.1 Aplica al Departamento de Recursos Financieros para generar la información de la Dirección
General de Planeación, Programación y Evaluación Educativa.
2.2 La contabilización de documentos aplica a la recopilación, análisis, clasificación, registro y
elaboración de informes con documentos comprobatorios, justificativos y de soporte de todas las
operaciones que afectan el ejercicio del presupuesto
3.0 Políticas de operación
3.1 La comprobación y registro contable de las operaciones financieras de la DGPPEE se realizarán
aplicando la normatividad vigente.
3.2 El registro se efectuará en el sistema contable integrador CONTPAQ, que se encuentra instalado
en el Área de Contabilidad.
3.3 El catálogo de cuentas contables básicas será el que determine la Coordinación Sectorial de
Administración y Finanzas de la Dirección General de Administración.
3.4 La documentación comprobatoria, justificativa y de soporte que sea generada por las
operaciones de la Dirección General, deberá registrarse contablemente para elaborar informes
mensuales de cierre y con límite de 5 días hábiles posteriores al período.
3.5 Las conciliaciones bancarias se efectuarán dentro de los cinco días hábiles posteriores al
período.
3.6 Las conciliaciones bancarias serán autorizadas y firmadas por el Jefe de Departamento de
Recursos Financieros y el Coordinador Administrativo.
3.7 Los estados financieros deberán elaborarse mensualmente, con un margen de diez días hábiles
posteriores al período.
3.8 Los estados financieros serán autorizados y firmados por el Coordinador Administrativo y el
Director General.
3.9 Se enviará copia de los estados financieros debidamente firmados y autorizados a la
Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas.
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4.0 Diagrama de procedimiento
Departamento de Recursos Financieros
Coordinador Administrativo
Inicio
1
Contabilización y
procesamiento de
comprobantes.
2
Cierre y conciliaciones.
3
Emisión de Estados
Financieros.
Autorización y firma.
5
Archivo y custodia
Fin
4
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5.0 Descripción
Secuencia de etapas
1. Contabilización y
procesamiento de
comprobantes.
Actividad
Responsable
1.1 Recibe documentos comprobatorios de Responsable de
todas las áreas que integran la contabilidad
Dirección
General
para
su
contabilización como:
a) Oficios
de
autorización
y
modificaciones presupuestarias.
b) DOCORECOS.
c) Facturas.
d) Pedidos de adquisición de bienes .
e) Contratos de servicio.
f) Fichas de depósito bancario.
g) Informes de movimientos y existencias
de almacén de bienes de consumo y
de activo fijo.
h) Nóminas de pago de honorarios.
i) Estados de cuenta bancarios.
1.2 Revisa documentación comprobatoria
(importes, datos )
1.3 Clasifica los comprobantes de acuerdo
a su naturaleza y los contabiliza en
pólizas que pueden ser : (anexo 9.1)
a) Ingresos.
b) Egresos.
c) Diario.
1.4 Captura las pólizas obtenidas en la
clasificación de comprobantes, a
través del CONTPAQ, utilizando el
catálogo de cuentas establecido (ver
política 3.3).
1.5 Genera impresión del documento
capturado.
1.6 Archiva documento contabilizado con
el soporte correspondiente.
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Secuencia de etapas
Actividad
Responsable
2. Cierre y Conciliaciones. 2.1 Concentra la información mensual, a
través de un informe y emite cifras de Responsable de
cierre (Ver política 3.4 y anexo 9.2).
Contabilidad.
2.2 Elabora conciliación bancaria una vez
recibido el estado de cuenta emitido por
la Institución Bancaria y recaba firmas
autorizadas (ver política 3.5,3.6 y anexo
9.3).
2.3 Imprime balanza de comprobación
mensual para conciliar con el área de
presupuesto del departamento , las
cifras correspondientes a las cuentas de
orden como son:
a) Presupuesto ejercido .
b) Presupuesto por ejercer.
c) Presupuesto autorizado.
d) Presupuesto Comprometido.
3. Emisión de Estados
Financieros.
3.1 Formula Estados Financieros con la Responsable de
4. Autorización y
firma.
4.1 Autoriza y firma estados financieros.
Coordinador
4.2 Recaba autorización y firma del Director Administrativo
5. Archivo y custodia.
información mensual generada
y Contabilidad
conciliada, a través del sistema
CONTPAQ y notifica al Jefe de
Departamento para su aprobación (ver
política 3.7 y anexo 9.5)
3.2 Remite al Coordinador Administrativo Jefe de Departamento de
para autorización.
Recursos Financieros.
General.
4.3 Envía al Departamento de Recursos
Financieros
para
el
trámite
correspondiente.
5.1 Envía copia de los estados financieros Jefe de Departamento
firmados a la Coordinación Sectorial de
Administración y Finanzas de la
Dirección General de Administración
mediante oficio.
5.2 Archiva original de estados financieros
y los mantiene en guarda y custodia.
de Recursos
Financieros.
Responsable de
Contabilidad.
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6.0 Documentos de referencia
Documentos
Código
Código y Reglamento Fiscal de la Federación
Ley Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ley Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado
Resolución Miscelánea y Modificaciones
Ley y Reglamento del Impuesto Empresarial a Tasa Única
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
Lineamientos para el Ejercicio y Control del Gasto de la SEP
Catálogo de Cuentas de la Coordinación Sectorial de Administración y
Finanzas
CD Módulo de capacitación del sistema contable integrador CONTPAQ.
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos y de
Gestión de Calidad.
Procedimiento Gobernador para la Elaboración de Documentos
No aplica
DGPPEE-A10A-PG-01
7.0 Registros
Registros
Póliza de cheque
Tiempo de
Responsable de
conservación
conservarlo
5 años
Responsable de Contabilidad
Póliza de ingreso
5 años
Responsable de Contabilidad
Póliza de egreso
5 años
Responsable de Contabilidad
Póliza de diario
5 años
Responsable de Contabilidad
Conciliación Bancaria
5 años
Responsable de Contabilidad
Auxiliares contables
5 años
Responsable de Contabilidad
Estados Financieros
5 años
Responsable de Contabilidad
Código de registro
No aplica
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8.0 Glosario
8.1 Auxiliares: Documento en el cual se registran las afectaciones contables.
8.2 Balance General: Estado financiero que muestra los activos, los pasivos y el patrimonio de una
entidad a una fecha determinada.
8.3 Conciliación Bancaria: Análisis que explica la diferencia entre el saldo de la cuenta de bancos
de los auxiliares y el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario a una fecha
determinada.
8.4 Contabilizar: Acto de registrar mediante procedimientos técnicos los movimientos que genera
una operación contable.
8.5 CONTPAQ: Sistema contable integrador, implementado por la Coordinación Sectorial de
Administración y Finanzas a partir del ejercicio 2007.
8.6 Cuentas de Orden: Registros que representan valores contingentes de probable realización.
8.7 Estados Financieros: Informes contables que reflejan la situación financiera de la entidad a una
fecha determinada.
8.8 Póliza: Documento de asiento en el cual se aplica la afectación contable por operación.
9.0 Anexos
9.1 Pólizas de : diario, ingreso, egreso
9.2 Auxiliares contables
9.3 Conciliación Bancaria
9.4 Balanza de comprobación
9.5 Estados Financieros.
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10.0 Cambios a esta versión
Número de revisión
Fecha de
actualización
Descripción del cambio
-
2
20/octubre/2006
-
3
06/febrero/2008
-
El nombre de la Dirección
General
de
Planeación,
Programación y Presupuesto
en el Distrito Federal, cambió
por el de Dirección General
de Planeación, Programación
y Evaluación Educativa.
El propósito, el alcance y las
políticas se modificaron.
El procedimiento se modificó
de acuerdo a los nuevos
lineamentos de operación que
se han generado en la
Administración Federal.
Se
cambió
el
logotipo
institucional de la SEP.
Se
modificó
todo
el
procedimiento y el diagrama
de flujo.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre
Elaboró
Revisó
Autorizó
Alma Margarita Martínez Viveros
C. P. Jorge Reyes Corona
Arq. Guillermo Bosch Olivares
06-febrero-2008
06-febrero-2008
06-febrero-2008
Firma
Fecha