planificación de proyectos, orientada a objetivos

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS, ORIENTADA A OBJETIVOS
APROXIMACIONES AL SECTOR JUSTICIA
Felipe Chacón Tapia
[email protected]
1. Introducción.
La situación económica del Perú viene cambiando significativamente debido a
su mayor apertura internacional, atrayendo capitales extranjeros, firmando
tratados de libre comercio con otros países, reduciendo los aranceles a los
productos importados, diversificando las exportaciones y participando de una
manera más activa en la economía internacional lo cual nos hace más
vulnerables ante los efectos de la globalización pero también debe hacernos
más competitivos, en este ámbito los servicios públicos deben mejorar en
calidad, oportunidad y costos para incrementar la cobertura y el bienestar social
de la población, sobre todo de la mas necesitada.
El Estado con apoyo de las agencias multilaterales de cooperación técnica y
financiera, con el apoyo de otros países, de las organizaciones no
gubernamentales, de la empresa privada, de las universidades y de la
población en general viene implementando un conjunto de proyectos sociales e
todos los sectores económicos y sociales con el fin de lograr el desarrollo
nacional.
A diferencia de los proyectos de inversión privada cuyo propósito es satisfacer
las necesidades de los consumidores a cambio de una rentabilidad económica
para los empresarios, los proyectos sociales buscan mejorar la calidad de vida
de los ciudadanos mediante acciones que permitan prevenir problemas o
mejorar la calidad en la prestación de servicios públicos procurando optimizar
los recursos disponibles en beneficio de la población, eso es rentabilidad social.
Para que un proyecto social obtenga los impactos esperados es importante que
el ciclo del proyecto se cumpla satisfactoriamente:
• Bien formulado. (problema, objetivos, ámbito de intervención, estrategia,
actores, etc.)
• Bien ejecutado. (gerencia, recursos financieros asegurados, compromiso
de los actores)
1
•
•
Bien monitoreado. (verificación de los indicadores, supervisión del
desarrollo de las actividades, oportunidad, calidad, costos,
retroalimentación, etc.)
Bien evaluado. (medición de la variación de los indicadores, análisis
causal, impactos obtenidos: deseados y no deseados, lecciones
aprendidas)
La formulación de proyectos sociales implica:
• La identificación del problema principal.
• La contribución al desarrollo social a través de la identificación de los
objetivos del proyecto.
• La identificación de las variables dependientes e independientes y la
medición de los indicadores que se pretenden cambiar con el proyecto.
• La estrategia de intervención.
• La localización o zona geográfica de intervención.
• La identificación de los beneficiarios directos e indirectos y sus
características.
• La identificación de los intermediarios a través de los cuales se
implementará el proyecto y la identificación de los aliados estratégicos.
• La estimación del plazo de intervención.
• La determinación del tamaño de la organización del proyecto.
• La estimación de los recursos necesarios a través del presupuesto y las
posibles fuentes de financiamiento.
La metodología para la formulación de proyectos sociales que permite
monitorear y evaluar apropiadamente los logros del proyecto durante su
ejecución y al final del proyecto es el Marco Lógico, esta herramienta de
planificación es utilizada por los gobiernos centrales y locales, además por
agencias internacionales de cooperación técnica y financiera.
La aplicación secuencial de este instrumento permite ver con claridad las
tareas que deben desarrollarse en las actividades identificadas, así mismo
establece la contribución de las actividades para cumplir con los objetivos de
los productos que permitirán el logro de los resultados que en el mediano
plazo tendrán impactos directos e indirectos en el ámbito intervenido.
2. Planificación de Proyectos, Orientada a Objetivos.
CUANDO NO SÉ A DÓNDE IR,
CUALQUIER CAMINO SE PUEDE
TOMAR
2
Para saber a dónde ir, uno necesita un Objetivo y un plano que muestre el
camino y los medios necesarios para poder llegar al Objetivo.
El Marco Lógico es un método de planificación que permite visualizar cómo
llegar al objetivo deseado de forma muy sistemática respondiendo las
siguientes interrogantes:
¿POR QUÉ?
se hace el proyecto
Objetivos
¿QUÉ?
es lo que el proyecto quiere lograr
Resultados
¿CÓMO?
se van a lograr estos resultados
Actividades
Además incluye informaciones sobre:
¿CUÁLES?
son los factores externos de
importancia para el proyecto
Supuestos
¿CÓMO?
se puede medir el progreso y
el éxito del proyecto
Indicadores
¿DÓNDE?
se encuentran los datos e
informaciones para la evaluación
del proyecto
Fuentes
3. Análisis causal.
Separación Analítica y Conexión Planificadora entre:
Ejemplo:
Análisis de problemas:
Ejemplo:
Análisis de objetivos:
CAUSA
-
EFECTO
¡Problema!
-
¿Qué causas?
MEDIO
-
FIN
¡Objetivo!
-
¿Qué medios?
3
Esquema lógico:
¡Objetivos del Proyecto!
¿qué resultados?
¿qué condiciones?
¿qué hipótesis de causación?
4. Análisis de Involucrados.
Este análisis es un medio para facilitar una visión del conjunto de los grupos,
instituciones e individuos con influencia y con conexión al proyecto.
El análisis de participación podría ser estructurado de la siguiente manera:
Instituciones y grupos interesados
Con participación directa
en el proyecto
Beneficiario
s
Participantes
Afectados
Sin participación directa
Con
potencial de
apoyo
Con
posibilidad
de
oposición
El grupo de trabajo procede de tal manera que define los interesados y
afectados del proyecto, analiza sus puntos de vista de la problemática y
determina los criterios para el “análisis de problemas” que es el primer paso
metodológico.
Sólo una verdadera inclusión acrecienta la identificación, la colaboración y la
probabilidad de éxito.
4
5. Árbol de Problemas.
El Análisis de Problemas es un método apto para:
•
Investigar una Situación Actual dentro de una visión compleja.
•
Identificar el Problema Central de esta situación desde el punto de vista
de los interesados.
•
Visualizar el interrelacionamiento entre Causas y Efectos del problema
central y de los problemas correlativos (árbol de problemas).
Los justiciables no confían
en el sistema de Justicia
La justicia en el Perú
no es predecible
Los procesos judiciales
toman demasiado tiempo
Falta de calidad en la prestación
de los Servicios de Justicia
El Poder Judicial no brinda
servicios de calidad
Falta planeamiento
y gestión descentralizada
Inadecuada gestión
de los RRHH
Insuficiente
acceso a la Justicia
Magistrados que ingresan al
sistema no responden al perfil
Corrupción
Limitada capacidad de gestión
administrativa en las cortes
Deficiente formación de los
magistrados en el sistema
Los pobres no pueden
Acceder a la justicia
Las cortes carecen de recursos
para brindar buen servicio
Falta integrar la gestión de
recursos humanos de la justicia
Insuficientes mecanismos de
participación de la sociedad civil
5
6. Árbol de Objetivos.
El Análisis de es un paso metodológico que facilita:
•
Describir la Situación Futura que será lograda cuando se resuelvan los
problemas identificados anteriormente.
•
Identificar Alternativas y Objetivos para la realización del proyecto.
•
Visualizar las relaciones existentes entre Medios y Fines necesarios
(árbol de objetivos) para obtener la situación futura deseada.
Los justiciables confían
en el sistema de Justicia
La justicia en el Perú
es predecible
Los procesos judiciales
Culminan en tiempos razonables
Mejorar los Servicios
del Sector Justicia
Mejorar los
Servicios de Justicia - PJ
Mejorar la
administración de los RRHH
Mejorar el
acceso a la Justicia
Planeamiento
Estratégico y Gestión
Mejoramiento de la selección
y evaluación de los jueces
Anticorrupción
Administración de
las cortes y la GG
Capacitación de los
recursos humanos
Servicios de justicia
a favor de los pobres
Operación
de las cortes
Gerencia integrada de
recursos humanos de la justicia
Campañas Participativas
y Alianzas Estratégicas
6
7. Análisis de Alternativas:
Partiendo del Árbol de Objetivos el análisis de alternativas es el paso decisivo
para la formulación del proyecto y que lleva a:
•
Identificar soluciones alternativas que podrían formar la base para la
estrategia del proyecto.
•
Seleccionar una o varias estrategias.
•
Determinar la estrategia definitiva para la planificación y realización del
proyecto.
•
Se determina el ámbito de control, el ámbito de influencia y el ámbito
que no podemos afectar.
8. La Matriz del Marco Lógico:
La Matriz se presenta como una hoja subsidiaria en cuatro columnas verticales
y cuatro veces dividida horizontalmente, formando así 16 cuadros.
Todos estos cuadros contienen informaciones importantes sobre el proyecto, y
entre sí, ellos están relacionados mutua y lógicamente.
7
Objetivos del Proyecto: Hay que precisar qué se pretende exactamente con
cada objetivo en cada nivel jerárquico y fijar sus contenidos, para lo cual debe
tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
Cuantitativos.
Cualitativos.
Ubicación geográfica.
Grupo social / nivel socio económico.
Temporalidad.
Por ejemplo: Incremento de la producción judicial:
9 Cantidad de sentencias
• Cuantitativamente.
9 Disminuyen las apelaciones
• Cualitativamente
9 CSJ de Huaura
• Geográficamente
9 Penal
• Especialidad
9 Año 2007
• Temporalmente
Además se debe precisar cómo deberán ser medidos los diferentes aspectos
del contenido del objetivo, es decir la Prescripción de Medida.
Objetivo del Proyecto: Incremento de la producción judicial.
a) Medida en términos absolutos (conteo, pesaje…)
Cantidad de expedientes en giro.
b) Medida en términos relativos.
Productividad: Número de sentencias / Número de expedientes en giro
8
c) Medida en términos asociados.
Nivel de satisfacción: percepción del servicio / expectativa del servicio
d) Medida con varios indicadores.
Grados de complejidad
Costo del proceso
Calidad de las sentencias
Tiempo de duración de los procesos
RESUMEN
INDICADORES
VERIFICABLES
FUENTES DE
VERIFICACION
SUPOSICIONES
IMPORTANTES
Objetivo General a lo
cual el Proyecto aporta
una parte
Indicadores para el
logro de objetivo
general al término del
proyecto
Fuentes para verificar
el logro del objetivo
general
Suposiciones para
garantizar los logros a
largo plazo
Objetivo del Proyecto
Indicadores para el
logro del objetivo del
proyecto
Fuentes para verificar
el logro del objetivo del
proyecto
Suposiciones para
lograr el objetivo
general
Resultados de Proyecto
Metas verificables del
proyecto en términos
de cantidad, calidad,
lugar y tiempo
Fuentes para verificar
el logro de los
resultados del proyecto
Suposiciones para
obtener el objetivo, del
proyecto
Actividades a
realizar por el
Proyecto
Recursos humanos y
financieros necesarios
para la realización de
las actividades
Fuentes para verificar
el desempeño de las
actividades y del
empleo de los recursos
Suposiciones para
lograr los resultados
Los indicadores
deben precisar los
resultados y
objetivos, de tal
manera que haga
posible medir
periódicamente el
proceso del
proyecto en
relación con los
recursos
empleados
Aquí se
encuentran las
fuentes,
estadísticas,
relatorioscontrato
s, informes,
hechos y
productos que
son la prueba
para el logro de
los resultados y
objetivos.
Aquí se encuentra
la base de la
estrategia del
proyecto. Las
actividades a
realizar para
obtener los
resultados
descritos más
arriba y los
objetivos a lograr
El último espacio
contiene
presunciones y
suposiciones
relacionadas con
los diferentes
niveles del
proyecto. Son
estos factores
muy importantes
para el éxito del
proyecto sin que
9
9. La Lógica de la Matriz.
Tomado en cuenta todos los cuadros de la Matriz:
Objetivo
General
Indicadores
Fuentes
Supuestos
Objetivo
del
Proyecto
Resultados
Actividades
Recursos
Siguiendo el orden numérico (la lógica de la Matriz) presentado a
continuación se puede explicar el proyecto de manera clara y objetiva:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
13
14
15
16
9
10
11
12
5
6
7
8
1
2
3
4
Cuando el personal del proyecto realiza las actividades descrita en 1,
Usando los recursos humanos y financieros determinados en 2,
Lo que se puede verificar en las fuentes respectivas (convenios suscritos, contratos, documentos, etc.)
Y supuesto que no hubiera nada inconveniente en el trabajo,
Se logre los resultados del proyecto
Al tiempo, en el lugar y en calidad y cantidad respectiva a las metas fijados en 6,
Este hecho se puede verificar en las fuentes respectivas,
Y supuesto que los resultados del proyecto tendrían el impacto previsto sin interferencia negativa externa y
ajena,
Se logre el objetivo del proyecto
10
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
De manera como fue acordado en términos de calidad y cantidad
Esto se puede verificar por medio de las fuentes indicadas en 11,
Y supuesto que la situación obtenida por el proyecto, tendría el impacto a niveles más generales,
El objetivo general es alcanzado,
De acuerdo a los indicadores establecidos en 14,
Verificables en las fuentes respectivas
Y suponiendo que el impacto no va a ser disminuido por factores externos, el logro del proyecto será
garantizado a largo plazo
11
10. Los Supuestos.
•
Factores importantes / condiciones que están fuera de nuestro control.
•
Condiciones que deben cumplirse, sí se quiere alcanzar el siguiente
nivel de objetivos.
•
Fijación de las fronteras de responsabilidad de la administración del
proyecto.
•
Enunciado y ponderación de los factores de inseguridad.
•
Condicionan, en algunos casos, decisiones fundamentales sobre la
planificación del proyecto.
Resumen
Narrativo
Indicadores
Verificables
Objetivamente
Fuentes de
Verificación
Presunciones
Importantes
Objetivo Superior
5to. Paso
1er. Paso
Objetivo del
Proyecto
4to. Paso
Resultados
3er. Paso
6to. Paso
7o. paso
8o. Paso
9o. Paso
Actividades
2do. Paso
12
11. Los Indicadores Verificables Objetivamente.
Indicadores: Medida convencional para la concreta descripción y
apreciación de una situación (problema, objetivos, presunciones)
Por ejemplo: Servicios de Justicia
Indicador:
Nivel de satisfacción de los usuarios
Verificables Objetivamente: Cuando diferentes personas, aplicando las
prescripciones de medida, llegan al mismo resultado.
Por ejemplo: Nivel de satisfacción de los usuarios
Percepción del servicio / Expectativa del servicio
Utilidad de los indicadores:
•
•
•
•
Obligan al examen y precisión de objetivos.
Propician la claridad acerca de las magnitudes pretendidas con el
proyecto.
Constituyen una base para el análisis de éxito o fracaso.
Posibilitan el rendimiento de cuentas frente a jefes, contratantes y
contrapartes.
Cualidades de un buen Indicador:
•
•
•
•
Esencial.- Cata el componente central del objetivo, explica de lo que
realmente se trata.
Plausible.- Corresponde a impactos directos del objetivo.
Orientado al objetivo.- Representa lo que debe ser alcanzado en un
nivel de objetivo, como presupuesto para el siguiente nivel.
Independiente.- Se explica por factores del mismo nivel, no por factores
de niveles inferiores de objetivos (indicadores no pueden ser los medios
o actividades del proyecto)
En Justicia:
•
•
•
•
•
Predictibilidad
Celeridad
Transparencia
Descarga procesal
Mejora de desempeño
13
12. Fuentes de Verificación.
Nos obligan a establecer:
•
Si es que la información para medir la consecución de los objetivos está
disponible.
•
Cómo podremos obtener la información.
Sobre qué bases podemos medir nuestros indicadores:
•
Las fuentes de comprobación deben ser identificadas para todos los
elementos importantes de un indicador.
•
Debe examinarse la calidad de todos los datos disponibles.
•
Si para determinados indicadores no existen fuentes de comprobación,
deben preverse entre las actividades las correspondientes asignaciones
(equipamiento/costos).
La fijación de las fuentes de comprobación nos obliga a mayor
claridad en la planificación:
•
Indicadores que no son comprobables, deben ser cambiados.
•
Fuentes de comprobación que suponen mucho trabajo y costos, deben
ser repensadas.
14
13. El Plan Operativo del Proyecto.
Tomando en cuenta la Matriz del Marco Lógico del proyecto y reuniones de
trabajo se elaborará el plan detallado de acción, que incluye las metas y
actividades con respecto a las áreas de intervención a corto plazo.
El Plan Operativo es el documento básico para la administración del
Proyecto, el contiene:
•
•
•
•
•
•
Las metas a ser alcanzadas durante el período determinado por el plan.
Las actividades necesarias para alcanzar las metas determinadas.
El cronograma detallado para la realización de las actividades y para la
presentación de los resultados.
La especificación del personal a emplear.
Las especificaciones de los recursos financieros y materiales a emplear.
Las responsabilidades para la realización de las tareas.
15
14. La calidad del proceso.
Para poder obtener productos, es necesario contar con los insumos y pasarlos
por un determinado proceso, el factor clave es la calidad del producto, ésta se
explicara principalmente por las características que tiene los insumos, la
oportunidad en que han sido suministrados y otros aspectos según el caso; el
proceso (eficiente: optimiza los recursos y eficaz: se obtiene lo deseado)
también es clave para determinar la calidad.
INSUMO
PROCESO
PRODUCTO
En el caso de proyectos sociales, a este nivel, por ejemplo, se puede
monitorear la gestión de los procesos logísticos a una determinada fecha de
corte con indicadores porcentuales o números:
INSUMO
PROCESO
PRODUCTO
Nº de TdR esperados.
100
Nº de TdR recibidos a la
fecha. 60
% TdR recibidos 60%
Nº de TdR recibidos a la
fecha. 60
Nº de Procesos logísticos
iniciados 50
% Procesos iniciados
83%
Nº de Procesos logísticos
iniciados 50
Nº
de
procesos
adjudicados 40
% Procesos adjudicados
80%
16
Para el caso de un proceso de capacitación, el esquema funcionaría de la
siguiente manera:
INSUMO
PROCESO
PRODUCTO
Programado
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
Ejecutado a la fecha
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Capacitación culminada
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Nº alumnos aprobados
% de asistencia
Calificación
de
capacitadores
Calificación del curso
Como se puede apreciar, los indicadores de producto nos muestran los
resultados al final del proceso de capacitación y podrían ser muy alentadores
sin embargo es posible validarlos en una instancia posterior representada por
el resultado.
17
INSUMO
PROCESO
PRODUCTO
RESULTADO
Programado
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
Ejecutado a la fecha
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Capacitación culminada
Nº de horas presenciales
Nº horas no presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Nº alumnos aprobados
% de asistencia
Calificación
de
capacitadores
Calificación del curso
Verificación
de
la
aplicación
Nº de observaciones
Nº de personas que
aplican
% de personas que
aplican
Ventajas de la aplicación
Problemas
en
la
aplicación
Cruce con indicadores de
producto
El estadío del resultado, es entonces el momento que en el que a través de una
visita inopinada y con instrumentos especialmente preparados se observará la
adquisición completa de la competencia obtenida por los beneficiarios durante
la capacitación así como la pertinencia de la misma, en este momento también
se puede verificar y constatar la hipótesis inicial que generó la propuesta de
capacitación. Aún en el caso que los resultados encontrados sean
satisfactorios y alentadores que demostrarían que en todas las etapas del
proceso se dieron con calidad, pertinencia y oportunidad, podría no
necesariamente ser así, por ello es necesario ver más allá en la esfera del
impacto.
18
INSUMO
PROCESO
PRODUCTO
RESULTADO
IMPACTO
Programado
Nº
de
horas
presenciales
Nº
horas
no
presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
Ejecutado a la fecha
Nº
de
horas
presenciales
Nº
horas
no
presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Capacitación
culminada
Nº
de
horas
presenciales
Nº
horas
no
presenciales
Nº de cursos
Nº de personas
% de avances
Nº alumnos aprobados
% de asistencia
Calificación
de
capacitadores
Calificación del curso
Verificación
de
la
aplicación
Nº de observaciones
Nº de personas que
aplican
% de personas que
aplican
Ventajas de la aplicación
Problemas
en
la
aplicación
Cruce con indicadores de
producto
Verificación en el
usuario final
Medición de
la
satisfacción
Medición
del
desempeño
Medición de las
expectativas
Tiempos
Costos
Monitoreo de actividades
Evaluación de Producto
Evaluación de Resultado
Evaluación de Impacto
19
Servicios de Justicia
Información de la institución
Lo que valoran los usuarios (abogados y
litigantes)
Calidad de argumentación de las sentencias.
Nivel de dedicación hacia su trabajo.
La imparcialidad que se muestra al dictar sentencia.
Trato amable.
Lenguaje simple, no legal.
Servicio dado por los
magistrados que ven el caso.
Nº de jueces por habitante.
Nº de expedientes por juez
Nº de sentencias dictadas
Nº de sentencias revocadas
Duración del proceso
Servicio dado por el
Secretario de Juzgado o
Especialista Legal.
Nº de secretarios de J.
Nº de especialistas legales
Perfil de los secretarios y de los
especialistas legales
Nivel de ética profesional.
Dedicación hacia su trabajo.
Nivel de conocimiento del expediente.
Servicio en Mesa de Partes.
Nº de expedientes recibidos por
día
Nº de mesas de partes
Nº de personas que atienden en
mesa de partes (CDG)
Nº de notificaciones emitidas
Nº de notificaciones entregadas
Calidad de la información que se brinda.
La amabilidad en la atención al público.
Nivel de capacitación.
Servicio de Notificaciones.
Servicio en Lectura de
Expedientes.
Nº de expedientes en giro
Nº de expedientes atendidos por
día
Infraestructura con la que
cuentan las distintas áreas de
los servicios de justicia.
Nº de juzgados
Nº de juzgados con
infraestructura adecuada
Nº de PCs por juzgado
Nº de impresoras
Nº de fotocopiadoras
Nº de baños disponibles para el
público
Eficiencia en la entrega de notificaciones (momento
y forma).
Claridad en la redacción.
Falta de espacio.
Falta comodidad.
Atención lenta.
Desorden existente.
Contar con una mejor tecnología para la atención.
Orden en el archivo de expedientes.
Implementación de ambientes privados para
audiencias.
Existencia de servicios higiénicos en los puntos de
atención al público.
Mejor iluminación / ventilación en los edificios del
PJ.
Lo que hace el Proyecto
Mejora de los sistemas de selección y
nombramiento – CNM
Mejora del sistema de capacitación de la
AMAG.
Capacitaciones directas a través de
universidades prestigiosas en temas
jurídicos, dirección y administración.
Propuesta de organización del potencial
humano, evaluación de 360º e incentivos al
personal.
Capacitaciones directas para adquirir
destrezas laborales, atención al público y
gestión pública.
Mejora de procesos administrativos.
Implementación de sistemas de colas.
Capacitación en atención al público.
Apoyo al desarrollo de sistemas
informáticos.
Implementación de un sistema de
notificaciones electrónicas.
Capacitación en redacción.
Equipamiento con andamios.
Inventario de expedientes en los archivos
centrales.
Digitación de los expedientes en el sistema.
Equipamiento de computadoras,
impresoras, fotocopiadoras, escaners y
otros equipos.
Desarrollo de sistemas informáticos que
apoyen la labor judicial y administrativa.
Ordenamiento de archivos centrales.
Adecuación de espacios para atención al
público y para la labor jurisdiccional.
20