1) OBJETIVO: El objetivo de la presente Instrucción de
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Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Auditorias Internas 1) Objetivo 2) Alcance 3) Definiciones 4) Desarrollo y responsabilidades 5) Registros de la calidad 6) Anexos 7) Documentos relacionados Revisó Representante de la Dirección Aprobó Gerencia General Revisión: 3 Fecha de vigencia 23-06-06 Página 1 de 10 Revisión: 3 Procedimiento General Fecha de vigencia R-PG-8.2.2-01 23-06-06 Auditorias Internas Página 2 de 10 1. OBJETIVO El objetivo del presente Procedimiento General es describir la metodología que ha implementado y mantiene RODE S.R.L. para programar y efectuar el seguimiento de las Auditorias Internas que se realizan con el fin de verificar el grado de efectividad del SGC. 2. ALCANCE Está dirigido a todas las áreas de la empresa comprendidas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. DEFINICIONES No aplica. 4. DESARROLLO Y RESPONSABILIDADES: Programación El Representante de la Dirección, emite anualmente, un Programa de Auditorías Internas al SGC, donde se indican las gerencias, áreas y procesos que serán auditados y las correspondientes fechas de realización de las auditorías. Dicho Programa es consensuado con el cuerpo de auditores y luego sometido a la aprobación de la Gerencia General (Ver Anexo 1). El mismo, se prepara de forma tal que cada una de las gerencias, áreas y procesos de RODE S.R.L. sean auditados, al menos, una vez al año. Aprobado el Programa, una copia es enviada a cada una de las gerencias y áreas de RODE S.R.L. para su notificación. Con el fin de programar las auditorias y determinar la cantidad necesaria, la empresa ha establecido la siguiente fórmula: Estado del Proceso Se redondea al entero más alto Criticidad Malo = 2 Alta = 2 Regular = 1.5 Media = 1.5 Bueno = 1 Baja = 1 Número de auditorias a realizar Estado del proceso x Criticidad Pudiendo, a criterio del Representante de la Dirección y con aprobación de la Gerencia General, realizarse auditorias fuera del programa previsto, cuando se intuya irregularidades en el SGC en alguna sección de RODE S.R.L. Además, el Representante de la Dirección analiza el Programa de Auditorías Internas a mediado de cada Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Revisión: 3 Fecha de vigencia Auditorias Internas 23-06-06 Página 3 de 10 año, teniendo en cuenta los resultados de las auditorías realizadas y el estado de cada una de las Gerencias, áreas y procesos para hacer los ajustes que considere necesarios, y de efectuarlos, somete el Programa nuevamente a la aprobación de la Gerencia General. 4.2 Preparación Es responsabilidad del Representante de la Dirección asegurarse que los auditores estén calificados. El equipo auditor puede estar compuesto por uno o más auditores, y por personas técnicamente capacitadas en la actividad a auditar. Ningún miembro del equipo auditor, audita su propia Gerencia o Área de trabajo. El auditor responsable, realiza la coordinación del análisis de los antecedentes y de los requisitos y documentos del SGC, aplicables en cada caso. Con el resultado de este análisis, el equipo auditor prepara una o más Listas de Verificación, las que contienen el detalle de los temas a ser tratados durante la auditoría. Estas Listas de Verificación son sólo una guía, pudiendo ser modificadas, suprimiendo o agregando temas, durante la realización de la auditoria. (Ver Anexo 2) Las respuestas obtenidas, son incorporadas a las Listas, para que las mismas constituyan evidencias de los temas tratados. No se preparan Listas Standard, porque se entiende que cada auditoria constituye un caso particular, que merece listas específicamente preparadas. El estudio de los antecedentes incluye también el análisis de las Acciones Correctivas y Preventivas aún abiertas, que están bajo la responsabilidad de la Gerencia, Área o proceso. Esta etapa de preparación, finaliza con la elaboración de un Plan de Auditoria (Ver Anexo 3), donde se indica: El objeto y alcance de la auditoria. Los documentos aplicables. Los integrantes del equipo auditor. Cronograma tentativo. Este Plan, no sólo permite planificar la auditoria, sino que al ser presentado a la Gerencia, Área o proceso a auditar con una antelación de 7 días como mínimo, facilita acordar con los auditados los distintos aspectos del desarrollo de dicha auditoria. Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Auditorias Internas Revisión: 3 Fecha de vigencia 23-06-06 Página 4 de 10 Una vez preparado el Plan de Auditoria, se contacta con la Gerencia o Área a auditar para acordar la fecha y hora del inicio de la misma. 4.3 Ejecución El auditor responsable realiza la presentación del Plan, aclara todas las dudas existentes y acuerda los cambios solicitados por las áreas a auditar. A continuación, bajo la coordinación del auditor responsable, el equipo auditor procede a investigar los temas detallados en las Listas de Verificación y todos aquellos otros adicionales, que a criterio de los auditores hagan al alcance de la auditoria en desarrollo. Los auditores llevan a cabo esta investigación, utilizando las técnicas de auditorias y según los criterios y principios desarrollados durante su capacitación. Una vez completada la investigación, el auditor responsable puede: a) Realizar en forma inmediata una Reunión Final en la Gerencia, Área o proceso auditado, exponiendo todos los hallazgos y mencionando las desviaciones que deberán corregirse, acordando con los auditados, los plazos para esas correcciones. b) Proponer una fecha posterior próxima de la Reunión Final en la Gerencia, Área o proceso auditado, donde se planteen los aspectos mencionados anteriormente (solamente por razones de urgencia del área auditada). En un plazo no mayor de 7 días, el auditor responsable emite un Informe de Auditoria (Ver Anexo 4), donde se resumen las tareas desarrolladas y se detalla lo acordado en la Reunión Final. En el informe se detallan los Nº de los Reportes de No Conformidades detectadas, correspondiendo un Reporte por cada No Conformidad, salvo que éstas se puedan agrupar. El número correspondiente a cada Reporte de No Conformidad, es solicitado por el auditor responsable al Representante de la Dirección, según lo establecido en el Procedimiento General R-PG-8.5.2-01 Acciones Correctivas. El informe es firmado por el auditor responsable. El original se envía al Gerencia o Área y una copia del mismo al Representante de la Dirección. Se audita por área y por proceso, ya que se considera muy importante la interrelación entre los mismos. Revisión: 3 Procedimiento General Fecha de vigencia R-PG-8.2.2-01 23-06-06 Auditorias Internas Página 5 de 10 4.4 Seguimiento y cierre Cuando todas las No Conformidades detectadas en la auditoria han sido resueltas satisfactoriamente, el Representante de la Dirección, da por cerrada la misma, y eleva todo el legajo al Gerente General para su conocimiento. 4.5 Requisitos a cumplir para ser auditores internos de la Calidad El personal de la empresa, para poder actuar como Auditores Internos de la Calidad, debe ser previamente calificado sobre la base de los siguientes requisitos mínimos: Haber asistido y aprobado el curso de interpretación de normas ISO 9001:2000 Haber realizado y aprobado el curso de Auditores Internos de la Calidad, dictado por un Auditor Líder registrado en algún Organismo de Acreditación internacional. 4.6 Tipos de Auditorias RODE S.R.L. efectúa tres tipos de auditorias, la primera es la de capacitación y suficiencia (verificación de conocimientos y cumplimiento de la documentación con la Norma ISO 9001-2000), la segunda es la de Cumplimiento (existencia de evidencia de cumplimiento en los registros de la calidad) y la tercera es la de Eficiencia (indica si el Sistema de Gestión de la Calidad, además de cumplirse es eficiente). Por ello, es necesario por parte de la empresa efectuar una correcta planificación de las auditorias en pos del mejoramiento continuo del SGC. 5. REGISTROS DE LA CALIDAD Registro Conservado por: Almacenado en: Período de Almacenamiento Disposición Programa de Auditoria Aprobado Representante de la Dirección Carpeta “Auditorias Internas” 2 años Destrucción Planes de Auditoria Listas de verificación Informes de auditorias 6. ANEXOS Anexo 1: Modelo de Programa de Auditorías al Sistema de la Calidad. Anexo 2: Modelo de Lista de Verificaciones Anexo 3: Modelo de Plan de Auditoría Anexo 4: Modelo de Informe de auditoría 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS. R-PG-8.5.2/3-01 Procedimiento General de Acciones Correctivas y Preventivas. Revisión: 3 Procedimiento General Fecha de vigencia R-PG-8.2.2-01 23-06-06 Auditorias Internas Página 6 de 10 ANEXO 1 MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE LA CALIDAD (Fuera de escala) PROGRAMA DE AUDITORIAS / AÑO: SEMANA ÁREA / PROCESO A AUDITAR 1 2 3 4 5 6 7 30 ... REFERENCIAS PARA EL CONTROL DEL ESTADO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS MES/SEMANA DE LA AUDITORÍA FIJADOS SELECCIONADO EL EQUIPO AUDITOR PLAN DE AUDITORÍA ENVIADO Revisó Aprobó AUDITORÍA REALIZADA INFORME DE AUDITORÍA AUDITORÍA CERRADA Fecha de Vigencia: Revisión: 31 ... 52 Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Auditorias Internas Revisión: 3 Fecha de vigencia 23-06-06 Página 7 de 10 ANEXO 2 – MODELO DE LISTA DE VERIFICACIÓN (Fuera de escala) LISTA DE VERIFICACIÓN RODE S.R.L. – Auditoria Interna –--/---/------- – Representante de la Dirección 1) ¿________________________________________________________________? 2) ¿________________________________________________________________? 3) ¿________________________________________________________________? ......) ¿________________________________________________________________? Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Revisión: 3 Fecha de vigencia 23-06-06 Auditorias Internas Página 8 de 10 ANEXO 3 PLAN DE AUDITORÍA (Fuera de escala) Plan de Auditorias Fecha de emisión: _______/________/__________ Entidad auditada: Objeto de la auditoría: Alcance de la auditoría: Documentos aplicables (indicar nro. de punto) Manual de la Calidad: Procedimientos Generales: Instrucciones de trabajo: Equipo auditor Auditor responsable: Auditores acompañantes: Cronograma Fecha: ________/_______/___________ Hora de inicio: ________________ Reunión inicial: Desde : _______________ Hasta : ___________________ Ejecución: (Lista de verificación): Desde : ______________ Hasta : _____________ Reunión de auditores: Desde: _______________ Hasta: ______________ Reunión final: Desde: ________________ Hasta: ____________________ Firma del auditor responsable Procedimiento General R-PG-8.2.2-01 Revisión: 3 Fecha de vigencia Auditorias Internas 23-06-06 Página 9 de 10 ANEXO 4 INFORME DE AUDITORÍA N°____ (Fuera de escala) Informe de Auditoria Fecha de emisión: _______/________/__________ Entidad auditada: Objeto de la auditoría: Alcance de la auditoría: Documentos aplicables (indicar nro. de punto) Manual de la Calidad: Procedimientos Generales: Instrucciones de trabajo: Equipo auditor Auditor responsable: Auditores acompañantes: Interlocutor / es: Cronograma Fecha: ________/_______/___________ Hora de inicio: ________________ Reunión inicial: Desde : _______________ Hasta : ___________________ Ejecución: (Lista de verificación): Desde : ______________ Hasta : _____________ Reunión de auditores: Desde: _______________ Hasta: ______________ Reunión final: Desde: ________________ Hasta: ____________________ Aspectos generales: Hallazgos No conformidades: Observaciones: Se adjunta: Lista de verificación utilizada con las correspondientes respuestas Formularios de acciones correctivas N° ______________________________ Firma del auditor responsable