Nombre del documento: Procedimiento para el Mantenimiento

Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001
Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la
Revisión: 0
Infraestructura y Equipo.
Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2
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1. Propósito
Mantener la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal en condiciones, para lograr la
conformidad con los requisitos del Servicio Educativo.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo del
Instituto Tecnológico de Conkal.
3. Políticas de Operación
3.1 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y el jefe de la Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones, junto con el Jefe del Área, realizarán la verificación de la Infraestructura y equipo
semestralmente.
3.2 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y el jefe de la Oficina de Cómputo y y
Telecomunicaciones, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento
que éstos requieran.
3.3 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios junto con el jefe de la Oficina de Cómputo
y Telecomunicaciones, elaborarán un Programa de Mantenimiento Preventivo de la Infraestructura y
Equipo, que será considerado en el respectivo PTA, APOA y POA Departamental para la administración
de los recursos correspondientes.
3.4 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios junto con el jefe de la Oficina de Cómputo
y Telecomunicaciones, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles en la Institución,
realizarán internamente o a través de los proveedores autorizados, el mantenimiento Preventivo y/o
Correctivo de la infraestructura y equipo que lo requiera, usando el formato ITCK-AD-PO-001-05 para
los equipos de computo y telecomunicaciones y el formato ITCK-AD- PO-001-02 si se trata de cualquier
otro bien.
3.5 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de
Mantenimiento Preventivo; y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una
solicitud de servicio o debido a una contingencia que requiere atención inmediata y que afecta la
prestación del servicio.
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
portal de I.T. de Conkal”
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3.6 Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y/o atender los mantenimientos correctivos que
se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que
impactan directamente en el logro de la conformidad con el servicio educativo, por ejemplo: aulas,
laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, sanitarios entre otros.
3.7 En el caso de hardware, material y equipo didáctico del Instituto, el Jefe de Departamento de
Recursos Materiales y Servicios, podrá realizar sus solicitudes de mantenimiento a los CRODES.
3.8 Es responsabilidad del Instituto Tecnológico de Conkal, cubrir los gastos de operación para realización
del mantenimiento prestado por los CRODES.
ELABORÓ
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
AUTORIZÓ
C.P. José Dolores Borges Cabrera
Jefe de Departamento de Recursos
Materiales y de Servicios
Ing. Camilo Barrera Candila
L.A. Carlos Tzec Pool
Subdirector de Servicios
Administrativos
M.C. Roger Fernando
Vázquez Aguilar
Director
Jefe de la Oficina de Computo y
Telecomunicaciones
Firma:
Firma:
11 de Febrero de 2011
Firma:
13 de Febrero de 2011
Firma:
15 de Febrero de 2011
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
portal de I.T. de Conkal”
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Infraestructura y Equipo.
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4. Diagrama del procedimiento
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
Oficina de Cómputo
Jefe de departamento o Responsable de área
Mantenimiento
preventivo
Mantenimiento correctivo
Incio
A
1
Detecta falla o
contingencia
Verifican infraestructura y equipo
2
B
Elaboran programa de
mantenimiento preventivo
Solicita mantenimiento
correctivo
3
Determinan el tipo de
servicio
4
Notifica al usuario sobre el
tipo de servicio
¿Es un
mantenimiento
interno?
NO
SI
5
Asigna al personal que
realizará el mantenimiento
6
Identifica posibles
proveedores para la
realización del servicio
7
Solicita cotización del
servicio
8
Selecciona el proveedor y
asigna el servicio
10
9
Requisita la orden para
atención de la solicitud
Verifica y evalúa el
servicio
SI
NO
¿Libera el
servicio ?
11
Registra el cierre de la
solicitud
Término
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
portal de I.T. de Conkal”
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5. Descripción del procedimiento.
Secuencia de
etapas.
Actividad
Responsable
1. Verifican
Infraestructura y
equipo
1.1 Los Jefes de los departamentos con el jefe del área
responsable de realizar el mantenimiento, realizan un
recorrido con el fin de verificar las
instalaciones.
1.2 Evalúan los espacios y equipos que
necesitan
mantenimiento.
1.3 E laboran la lista de verificación de infraestructura y
equipo, mediante el formato ITCK-AD- PO-001-01 con
los hallazgos encontrados.
Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
Jefe de departamento o
Responsable de área
2. Elaboran Programa
de mantenimiento
preventivo
2.1
Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
A. Detecta falla o
contingencia
A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de
mantenimiento correctivo al presentarse una falla o
contingencia.
A2 Detecta necesidad de mantenimiento a la
infraestructura derivadas del deterioro o factores no
considerados.
Jefe de departamento o
Responsable de área
B. Solicita
mantenimiento
correctivo
B1 Requisita el formato de solicitud y lo entrega al área
correspondiente para su atención:
ITCK-AD-PO- 001-02 Si se trata de mobiliario, herramientas,
equipos, vehículos o infraestructura.
Se entrega al Departamento de Recursos Materiales.
Jefe de departamento o
Responsable de área
Con base en la lista de verificación de
Infraestructura y las solicitudes de servicio recibidas
elaboran el Programa de Mantenimiento Preventivo
ITCK- AD-PO-001-03.
ITCK-AC-PO-001-05 Cuando se trate de equipo de
cómputo.
Se entrega a la oficina de Cómputo y Telecomunicaciones.
3. Determinan el
tipo de servicio
3.1 Determinan si el servicio solicitado corresponde a
un mantenimiento interno o externo.
Departamento de Rec.
Materiales
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
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4. Notifica al
usuario sobre el
tipo de servicio
4.1 Notifica al usuario sobre el tipo de servicio.
Solicitud de soporte técnico y apoyo informático ITCK-ACPO-001-05.
SI es Interno pasa a la etapa 5.
No es interno, se le indica al usuario que tramite su
requisición ante el departamento de Recursos Materiales.
Pasa a etapa 11.
Departamento de Rec.
Materiales
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
Solicitud de mantenimiento correctivo ITCK-AD-PO- 001-02
SI es Interno pasa a la etapa 5.
No es Interno pasa a la etapa 6.
5. Asigna al personal
que realizará el
mantenimiento
6. Identifica posibles
proveedores para la
realización del
servicio
5.1 Verifica los recursos disponibles y asigna al personal
que realizará el servicio.
5.2 Para
el caso del mantenimiento preventivo a
infraestructura, este se realiza en base al Programa de
mantenimiento ITCK- AD-PO-001-03
Pasa a etapa 9.
6.1 Identifica a los proveedores autorizados para realizar el
servicio
de acuerdo al Catálogo de
Pasa
al puntosolicitado,
9.
proveedores aprobados ITCK-AD-FO-04.
6.2 En caso de no contar con proveedores autorizados en
el catálogo para el tipo de servicio, requisita el formato
de selección de proveedores ITCK-AD-FO-01.
Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
7. Solicita cotización
del servicio
7.1 Solicita a los proveedores la cotización del servicio a
contratar.
8. Selecciona el
proveedor y asigna el
servicio
9. Requisita la orden
para atención de la
solicitud
8.1 En base a as cotizaciones recibidas y a las Departamento de Recursos
necesidades y características del servicio, asigna al Materiales y Servicios
proveedor que realizará el mismo.
9.1 En el caso de mantenimiento correctivo, requisita la
orden para la atención de la solicitud.
9.2 Si el servicio corresponde a equipo de cómputo y
telecomunicaciones, se asigna mediante la sección 5
(atención de la solicitud), del mismo formato de solicitud
ITCK-AD-PO- 001-05 previamente recibido.
9.3 Si el mantenimiento corresponde a mobiliario,
herramientas, equipo, vehículos o infraestructura,
requisita formato Orden de Trabajo de Mantenimiento
ITCK-AD-PO- 001-04.
9.3.1 Solicita al área la Requisición de Bienes y/o
Servicios ITCK-AD-RC-003, en apego al Instructivo de
Compras Directas ITCK-AD-IT-001 para abastecer los
insumos requeridos en para el mantenimiento.
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
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10. Verifica y Evalúa el
Servicio
10.1 El encargado de ejecutar el servicio, reporta la
realización del mismo al jefe de área que solicitó el
servicio.
10.2 El jefe del área solicitante verifica y evalúa el servicio
de mantenimiento.
SI es Satisfactorio firma de conformidad el formato de
acuerdo con el tipo de servicio.
Pasa a la etapa 11.
Jefe de departamento o
Responsable de área
NO es satisfactorio informa al área prestadora del servicio
y regresa a la etapa 3.
Nota: En caso de que el servicio amerite ser evaluado
directamente por Recursos Materiales, el jefe de esta
área podrá firmar de conformidad el servicio realizado.
11. Registra el
cierre de la
solicitud.
11.1 Cierra la solicitud u orden de mantenimiento, con la
fecha y firma en la sección correspondiente.
11.2 Integra expediente de mantenimiento.
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
6. Documentos de referencia
DOCUMENTO
Programa de Trabajo Anual Vigente del Plantel
Programa Operativo Anual Vigente del Plantel
Anexo 11 Lista de procesos externos del Manual de Calidad
7. Registros
Código de
registro
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
1 año
Departamento Responsable
de realizar la verificación.
ITCK-AD-PO-001-01
Solicitud de Mantenimiento
Correctivo.
1 año
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
ITCK-AD-PO-001-02
Programa de Mantenimiento
Preventivo
1 año
Departamento Responsable
de realizar mantenimiento
ITCK-AD-PO-001-03
Orden de Trabajo de
Mantenimiento
1 año
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
ITCK-AD-PO-001-04
Solicitud de Soporte Técnico y
Apoyo Informático
1 año
Oficina de Cómputo y
Telecomunicaciones
ITCK-AD-PO-001-05
Registros
Lista de Verificación
Infraestructura y equipo
de
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
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Infraestructura y Equipo.
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8. Glosario
Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos .
Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del
Instituto Tecnológico.
Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico
en los
laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo
9. Anexos
9.1 Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo.
ITCK-AD-PO-001-01
9.2 Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo.
ITCK-AD-PO-001-02
9.3 Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo.
ITCK-AD-PO-001-03
9.4 Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento
9.5 Formato para la Solicitud de Soporte Técnico y Apoyo Informático
9.6 Formato para la Requisición de Bienes y Servicios
ITCK-AD-PO-001-04
ITCK-AD-PO-001-05
ITCK-AD-FO-03
10 Cambios de esta versión
Número de
Fecha de
revisión
actualización
0
11 Febrero 2011
Descripción del cambio
Primera emisión del documento individualizado para el Sistema de
Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de Conkal.
“Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el
portal de I.T. de Conkal”