Oficio 340-061889 - Superintendencia de Sociedades

Oficio 340-061889 de 9 de diciembre de 2002
LOS ESTADOS FINANCIEROS INTERMEDIOS SIRVEN DE BASE PARA
ABSORBER PÉRDIDAS ACUMULADAS MÁS NO LAS DEL EJERCICIO EN
CURSO
ABSORCIÓN DE PÉRDIDAS:
1. El artículo 220 deL Código de Comercio en su inciso segundo, por remisión del
artículo 372 ídem, señala que los asociados podrán evitar la disolución de la
sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso, según la causal ocurrida
y observando las reglas prescritas para la reforma del contrato, siempre que el
acuerdo se formalice dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la
causal.
2. El artículo 458 del Estatuto Mercantil expresa que cuando se verifique que las
pérdidas reducen el patrimonio neto por debajo del cincuenta por ciento (50%) del
capital suscrito, los administradores se abstendrán de iniciar nuevas operaciones y
convocarán inmediatamente a la Asamblea General para informarla completa y
documentalmente de dicha situación. La omisión de este precepto hará
solidariamente responsable a los administradores de los perjuicios que causen a los
accionistas y terceros por las operaciones celebradas con posterioridad a la fecha
en que se verifiquen o constaten las pérdidas indicadas.
3. Así mismo, el artículo 459 ídem, indica que la asamblea podrá tomar u ordenar
las medidas conducentes al restablecimiento del patrimonio por encima del
cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito y señala algunos mecanismos viables
como la venta de bienes sociales valorizados; la reducción del capital suscrito
conforme a lo previsto en el código, la emisión de nuevas acciones, etc. Si tales
medidas no se adoptan, la asamblea deberá declarar disuelta la sociedad y
proceder a su liquidación.
4. Con fundamento en lo expuesto, mediante oficio 220-18229 del 10 de marzo de
1999, esta Superintendencia, ha expresado que: “ ...los seis (6) meses para evitar
la causal de disolución tantas veces mencionada, se empezarán a contar a partir de
la fecha en la cual el máximo órgano social se reunió con el fin de estudiar la
situación financiera de la sociedad y adoptar las medidas tendientes a garantizar el
funcionamiento de la empresa” , es decir, es necesario que la asamblea general de
accionistas conozca la novedad para que tenga la posibilidad de determinar la
suerte del ente jurídico.
5. El artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, prevé que los estados financieros
extraordinarios son los que se preparan durante el transcurso de un período como
base para realizar ciertas actividades, entre los que se encuentran, los que deben
elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con
ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores
y la venta de un establecimiento de comercio. La fecha de los mismos no puede ser
anterior a un mes de actividad o situación para la cual deban prepararse. Salvo que
las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no
implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las
utilidades o excedentes.
6. Si bien es cierto que los asociados tienen la facultad de disponer de los resultados
sociales, ello procede efectivamente pero sobre un monto determinado al cierre del
período y no con base en estados financieros de periodos intermedios, los cuales
por no ser definitivos continúan acumulando las cifras de ingresos y gastos en
general, cuyos montos, por esta circunstancia no se sabe al final del ejercicio cual
será su resultado neto, el cual puede aumentar o disminuir no pudiéndose por lo
tanto disponer de unos resultados cuya cifra definitiva no se conoce, y por
consiguiente el registro a efectuar debitando de la cuenta de capital con crédito a
una cuenta de resultados del ejercicio, por un monto que aún no se refleja en el
patrimonio, carecería de razonabilidad y por ende no se ajustaría a la técnica
contable, ocasionando una distorsión a la información financiera.
7. Ahora bien, el artículo 459 citado es muy claro en señalar que la asamblea podrá
tomar u ordenar las medidas conducentes al restablecimiento del patrimonio; es
decir, las medidas adecuadas, convenientes y en este caso al no haber resultados
definitivos, por no haberse cerrado las cuentas de resultado y transferir su saldo
neto al patrimonio, si bien es factible establecer que la sociedad está en causal de
disolución por pérdidas, la medida adoptada no puede ser reducción del capital con
pérdidas de un ejercicio que aún no se reflejan en el patrimonio.
8. Así las cosas, se debe tener presente el corte de cuentas establecido en los
estatutos sociales, y si en el caso que nos ocupa, dicho periodo está comprendido
entre el 1 de enero y el 31 de diciembre, los estados financieros de períodos
intermedios, de una parte, sirven para la determinación de la causal de disolución
por pérdidas y, por la otra, con base en ella el máximo árgano social puede tomar
la decisión de enervar la citada causal de disolución, como medida conducente al
restablecimiento por encima del cincuenta por ciento (50%) del capital, siempre que
como consecuencia de aquella disminución no se involucre parte del capital, para
la absorción de las pérdidas del ejercicio, ya que no es legalmente admisible, puesto
que como se manifestó, el artículo 29 es claro al señalar que los estados financieros
extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para
disponer de las utilidades o excedentes.
9. Sea del caso mencionar que si la decisión del máximo árgano social es la reducir
el capital, absorbiendo las pérdidas, esta medida puede ser adoptada pero
absorbiendo únicamente las pérdidas que hayan sido determinadas en los estados
financieros de fin de ejercicio que en su momento fueron considerados por el
máximo órgano rector del ente económico, valga señalar en este caso, las del
ejercicio anterior.
CAPITALIZACION DE LA SOCIEDAD
1. El artículo 158 del Código de Comercio establece que las reformas tendrán efecto
entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos.
De igual forma el mismo artículo consagra que toda reforma del contrato de
sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se
dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio
correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma. También manifiesta que
sin los requisitos anteriores, la reforma no producirá efecto alguno respecto de
terceros.
2. Por lo cual se debe tener presente que el proceso de perfeccionamiento de una
escritura pública consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la
autorización, (artículo 13 del Decreto 960 de 1970), en donde la recepción consiste
en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la extensión
es la versión escrita de lo declarado, el otorgamiento es el asentamiento expreso
que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime
el notario a éste, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que
las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.
3. El artículo 83 del Decreto 2649 de 1993, referente a la norma técnica sobre el
capital, en la parte pertinente señala que, éste debe registrarse en la fecha en la
cual se otorgue el documento de constitución o de reforma, o se perfeccione el
compromiso de efectuar el aporte, en las cuentas adecuadas por el monto
proyectado.
Expuesto lo anterior procedemos a atender sus interrogantes en el mismo orden en
que fueron planteados:
• Es procedente que el máximo árgano social apruebe en junta de socios la
disminución del capital para absorber las pérdidas del ente económico con base en
los estados financieros de períodos intermedios, siempre y cuando se haga
únicamente sobre las pérdidas acumuladas al corte del ejercicio inmediatamente
anterior, pues como ya se anotó, NO es viable la aplicación del capital para absorber
las pérdidas del ejercicio en curso, de acuerdo con las normas o principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas que lo
complementan, toda vez que para disponer de los resultados sean positivos o
negativos, los mismos deben involucrar el ejercicio social, una vez concluido, al
menos a 31 de diciembre de cada año, o si existiere otro cierre contable diferente al
anual, según lo señalado en los estatutos sociales, pero en todo caso como mínimo,
en la reunión del órgano rector en que se presenten a su consideración los estados
financieros de fin de ejercicio.
• Para el caso de la fecha de corte de los estados financieros, se trae a colación el
inciso tercero de articulo 56 de Decreto 2649 de 1993, en el que se señala que las
operaciones deben registrarse cronológicamente y asentarse en los libros a más
tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren registrado;
por consiguiente, los estados financieros que debe presentar la administración al
máximo órgano social para que evalúe la situación por la que atraviesa el ente
económico y adopte las medidas pertinentes, debe tener la antigüedad del mes a la
fecha de la citación. Dicho en otras palabras y a manera de ejemplo, si el máximo
órgano social fue convocado para los primeros días de octubre, la fecha de los
estados financieros no puede ser anterior al 31 de agosto.
• En cuanto a los requisitos que deben tener los estados financieros que se
sometan a consideración del máximo órgano social, el artículo 26 del Decreto 2649
de 1993, es claro en señalar que deben ser confiables y oportunos y que en su
preparación se deben observar los mismos principios que se utilizan para la
elaboración de los estados financieros de fin de ejercicio.
Por último sea del caso resaltar como se anotó anteriormente, que para el
reconocimiento del hecho económico, no basta que el máximo órgano social
apruebe la disminución respectiva, sino que además es necesario que la misma sea
elevada a escritura pública, por cuanto comporta una reforma estatutaria y una vez
sea inscrita en el registro mercantil de domicilio social, efectuar la imputación
correspondiente en los libros oficiales y auxiliares de contabilidad del ente
económico.