Procedimiento de Reimpresiones

Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
1
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
PROCEDIMIENTO DE REIMPRESIONES
Revisión:
03
Nivel:
02
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
2
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
Revisión:
03
Nivel:
02
1.-OBJETIVO
Este documento establece el procedimiento en el Fondo de Cultura Económica para la tramitación
de las reimpresiones de obras.
2.-ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable a todas las reimpresiones solicitadas por la Gerencia de
Comercialización, Gerencia Editorial y Gerencia de Producción del Fondo de Cultura Económica,
así como por autores, lectores e instituciones externas.
Inicia con las solicitudes de reimpresiones, incluye la integración del programa anual de
reimpresiones, la entrega de la orden de reimpresión a producción y termina con el envío de
ejemplares justificativos a los titulares de los derechos de autor.
3.-POLÍTICAS
1.
La Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación, en coordinación con
la Gerencia de Comercialización, promoverá activamente las obras a reimprimir o a reeditar.
2.
Las propuestas de reimpresiones se centralizarán en la Subgerencia de Tramitación de
Reimpresiones y Documentación, área que las someterá al Comité Auxiliar de Selección de
Reimpresiones y Nuevas Ediciones.
3.La Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación, la Subgerencia de
Ventas Nacionales, el Departamento de Producción Industrial y el Departamento de Promoción de
Lectura, llevarán a cabo reuniones periódicas para revisar el cumplimiento del Programa Anual de
Reimpresiones y hacer los ajustes pertinentes.
4.
Los requisitos que deberán cubrir las obras para su inmediata reimpresión serán los
siguientes:
•
Que los derechos de autor estén vigentes.
•
Que los títulos presenten un saldo menor de 300 ejemplares en el Sistema de Inventarios,
salvo excepciones determinadas por la Gerencia de Comercialización.
•
Que las áreas editoriales determinen si los contenidos de las obras conservan su vigencia.
5.
El tiraje de reimpresiones será calculada por la Gerencia de Comercialización, con base
en el promedio de ventas de los últimos 3 años para cubrir la demanda de 2 años como máximo.
Este esquema no se observará en aquellos títulos que no se han reimpreso en los últimos años y
que el Comité Auxiliar de Selección de Reimpresiones y Nuevas Ediciones considere
indispensables mantenerlos en el catálogo.
6.
Tratándose de autores nacionales, se les informa de la reimpresión vía correo electrónico
o telefónico, para recibir su anuencia del proyecto.
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
3
7.
•
•
•
•
•
•
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
Revisión:
03
Nivel:
02
Las solicitudes de reimpresión son realizadas por las siguientes instancias:
Gerencia de Comercialización.
Gerencia Editorial.
Filiales.
Autores
Lectores
Instituciones externas
8.La Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación deberá entregar los
ejemplares justificativos correspondientes al autor y/o coeditor conforme al contrato
correspondiente.
4.-DEFINICIONES
Ejemplares justificativos: Ejemplares acordados contractualmente con el titular de los derechos
patrimoniales (autores, coeditares, agencias, beneficiarios, etc.)
Registro General de Obras: Registro realizado por el Fondo de Cultura Económica para dar de
alta todas las obras recibidas.
SCO: Sistema de Control de Obras
CUO: Clave Única de Obra
CASERN: Comité Auxiliar de Selección de Reimpresiones y Nuevas Ediciones
STRD: Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación.
SIG: Sistema de Información General
Fecha de liberación:
01.08.05
Área responsable:
Gerencia Editorial
Fecha de revisión:
15.03.11
Procedimiento de Reimpresiones
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
4
5.-DESARROLLO
5.1.-DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
1
Recibe propuesta de programa anual
de reimpresiones de la GCO que se
requiere para el año siguiente, o
solicitudes de reimpresiones a lo largo
del año
STRD
1
Propuesta de
programa anual
de reimpresiones
STRD
Propuesta de
programa anual?
No
Si
Verificar la vigencia de los derechos
de autor y enviar a la GEC relación de
títulos aprobados en CASERN.
Se conforma el programa de
reimpresiones que regirá el próximo
año
STRD
2
Elaborar la convocatoria para reunión
del CASERN firmada por el Gerente
Editorial
Programa anual
de reimpresiones
8
Concentra y envía información que se
discutirá en CASERN.
En caso de las propuestas que surgen
en el transcurso del año, anexa formato
de aprobación
STRD
9
STRD
3
CASERN
11
Toma nota del dictamen del CASERN
sobre cada título u otro asunto tratado
STRD
12
Solicita al archivo central expediente de
cada obra aprobada en el CASERN, lo
revisa
para
conocer
aspectos
relacionados con la reimpresión y
confirma la vigencia del contrato
No
Consultar en el sistema la existencia
de libros y promedio de venta para
confirmar la necesidad de reimprimir
STRD
10
Analiza cada título y dictamina si
procede reimprimirlo
La obra es
Solicitada por
la GCO?
Si
STRD
13
4
¿El contrato es
vigente?
Solicitar a la GCO la pertinencia
comercial de la obra
STRD
Aprobación de
reimpresiones
FCE-UTR-RE.01
Asiste a la reunión convocada del
CASERN para proponer los títulos
Recibe de las áreas las solicitudes de
títulos a reeditarse y separar los que
tengan de origen a la GCO de
aquellas que proponen otras áreas
STRD
Memorándum
Correo electrónico
Procede
conforme
al
procedimiento de negociación
para
contratación
de
obras
y
pago
No
de anticipos FCE-UTR-PR.02 y
una vez renovado el contrato
retoma la actividad 14
5
Si
Recibe de la GCO la pertinencia
comercial y si procede indica el tiraje
STRD
Correo electrónico
Revisa cuarta de forros y determina si
procede actualizarla o rehacerla. De
ser necesario solicita apoyo para la
elaboración de cuartas a los editores
STRD
14
6
1
Requisitar el formato de aprobación
de reimpresiones con datos de la obra
STRD
Aprobación de
reimpresiones
FCE-UTR-RE.01
7
Responsable de la Actividad
1
STRD: Subgerencia de Tramitación de
Reimpresiones y Documentación
CASERN: Comité Auxiliar de Selección de
Reimpresiones y Nuevas ediciones
GCO: Gerencia de Comercialización
GEC: Gerencia Editorial
Revisión:
03
Nivel:
02
Fecha de liberación:
01.08.05
Área responsable:
Gerencia Editorial
Fecha de revisión:
15.03.11
Procedimiento de Reimpresiones
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Páginas :
Tipo de documento:
Procedimiento
5
1
Verifica el número de edición de la
obra, el número de reimpresión, la
territorialidad y actualiza la
información de la obra en el sistema
STRD
15
Imprime formato “Validación de
contratos” con los datos capturados y
junto con la copia del contrato lo remite
al Departamento de Regalías para su
validación, este lo regresa con el sello
de validación, fecha y firma
STRD
Validación de
contratos
16
Requisita y firma la Orden de
Producción, adjuntando cuando sea el
caso
cuarta de forros u otro
documento.
STRD
17
Remite la orden a la Gerencia de
Producción para iniciar el proceso
industrial
STRD
18
Orden de
Producción
FCE-GPR-RE.01
Orden de
Producción
FCE-GPR-RE.01
Integra en el expediente editorial de la
obra los documentos: contrato,
validación del contrato, acuse de la
orden de producción y anexos.
STRD
19
Recibe la página legal y el colofón del
Departamento de Producción
Industrial (Gerencia de Producción)
para verificar que los datos estén
correctamente asentados, firma de
conformidad y devuelve los
documentos referidos
STRD
20
Recibe del Departamento de Costos
(Gerencia de Producción) el Reporte de
alta al inventario, con la notificación de la
publicación tanto de las obras reeditadas
como de las nuevas ediciones.
Y conforme al contrato respectivo, solicita
al Almacén Central los ejemplares
justificativos, los empaca y envía a los
titulares de los derechos.
RSTRD
Reporte de alta al
inventario (FCEGPR-RE.14)
21
Fin
Responsable de la Actividad
STRD: Subgerencia de Tramitación de
Reimpresiones y Documentación
CASERN: Comité Auxiliar de Selección de
Reimpresiones y Nuevas ediciones
GCO: Gerencia de Comercialización
GEC: Gerencia Editorial
Revisión:
03
Nivel:
02
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
6
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
Revisión:
03
Nivel:
02
5.2.-DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
1.
RESPONSABLE
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
Recibe propuesta de programa anual de
reimpresiones de la Gerencia de
Comercialización que se requiere para el año Propuesta de
Programa Anual de
siguiente, o
Reimpresiones
solicitudes de reimpresiones a lo largo
del año.
Si es la propuesta del programa anual ir a la
actividad 2, de lo contrario ir a la actividad 3.
2.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Verifica la vigencia de los derechos de autor
de los títulos comprendidos en la propuesta
de reimpresiones, así mismo envía a
Gerencia Editorial relación de títulos
aprobados en CASERN que aún no se
publican para que determine cuáles se
incorporarán al Programa Anual de
Reimpresiones.
Se conforma el programa de reimpresiones
que regirá el próximo año, calendarizado
conforme a la prioridad indicada por la
Gerencia de Comercialización.
Remite el programa de reimpresiones a la
Gerencia de Producción para costear los
títulos incluidos
3.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Ir a la actividad 9.
Recibe de las áreas, en el transcurso del
año las solicitudes de títulos que necesitan
reeditarse y no incluidos en el Programa
Anual de Reimpresiones. Separa las
provenientes de la Gerencia de
Comercialización de aquellas que proponen
otras áreas.
¿La obra es solicitada por la Gerencia de
Comercialización?
Sí; pasa a la actividad 7.
No; pasa a la actividad 4.
Programa Anual de
Reimpresiones
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
7
PASO
RESPONSABLE
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
ACTIVIDAD
Revisión:
03
Nivel:
02
DOCUMENTO
4.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Consulta en el Sistema la existencia de libros
y promedio anual de ventas para confirmar la
necesidad de la reimpresión.
5.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Solicita a la Gerencia de Comercialización la
pertinencia comercial de la obra.
Correo electrónico
Recibe de la Gerencia de Comercialización la
pertinencia comercial y si procede, indica el
tiraje.
Correo electrónico
Requisita el formato de aprobación de
Reimpresiones con datos de la obra: clave,
autor, título, tiraje, colección propuesta,
número de páginas, existencias, año de la
primera edición y de la última reimpresión o
edición, promedio anual de ventas, vigencia
del contrato y en el campo de observaciones
anota datos de interés de la obra.
Elabora convocatoria para la reunión del
CASERN que deberá firmar el
Gerente Editorial.
Aprobación de
Reimpresiones
FCE-UTR-RE.01
6.
7.
8.
9.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Concentra y envía la información que
se discutirá en la reunión de CASERN.
Tratándose de la presentación del Programa
Anual de Reimpresiones, anexa el
documento respectivo.
En el caso de las propuestas que surgen en
el transcurso del año, anexa el formato
Aprobación de Reimpresiones
10.
11.
12.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
CASERN
Asiste a la reunión convocada del CASERN
para proponer los títulos.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Toma nota del dictamen del CASERN sobre
cada título u otro asunto tratado.
Analiza cada título y dictamina si procede
reimprimirlo.
Memorandum
Programa Anual de
Reimpresiones
Aprobación de
Reimpresiones
FCE-UTR-RE.01
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
8
PASO
13.
RESPONSABLE
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
ACTIVIDAD
Solicita al Archivo Central el expediente de
cada obra aprobada en el CASERN y lo
revisa para conocer aspectos relacionados
con la
reimpresión y confirma la vigencia del
contrato.
Revisión:
03
Nivel:
02
DOCUMENTO
Procedimiento de
negociación para
contratación de obras
y pago de
anticipos
FCE-UTR-PR.02
¿El contrato es vigente?
Sí. Continua con el paso 14.
No.
Procede conforme al procedimiento de
negociación para contratación de obras y
pago de anticipos y una vez renovado el
contrato retoma este procedimiento en el
paso 14.
14.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
15.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
16.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Imprime formato Validación de Contratos
con los datos capturados y junto con
la copia del contrato lo remite al
Departamento de Regalías para su
validación. El Departamento de Regalías
lo regresa con el sello de validación, fecha
y firma.
Validación de
contratos
17.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Requisita y firma la Orden de Producción,
adjuntando cuando sea el caso cuarta de
forros u otro documento.
Orden de Producción
FCE-GPR-RE.01
18.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Subgerencia de
Remite la orden a la Gerencia de
Producción para iniciar el proceso industrial.
Orden de Producción
FCE-GPR-RE.01
19.
Revisa cuarta de forros y determina si
procede actualizarla o rehacerla. De ser
necesario
solicita apoyo para la elaboración de cuartas
a los editores.
Verifica el número de edición de la obra,
el número de reimpresión, la
territorialidad y actualiza la información de
la obra en el Sistema.
Integra en el expediente editorial de la
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
9
PASO
20.
21.
RESPONSABLE
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
ACTIVIDAD
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
obra los documentos: contrato,
validación del contrato y el acuse de la
Orden de Producción y anexos.
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Recibe la página legal y el colofón del
Departamento de Producción Industrial
(Gerencia de Producción) para verificar que
los datos estén correctamente asentados,
firma de conformidad y devuelve los
documentos referidos.
Recibe del Departamento de Costos
(Gerencia de Producción) el Reporte de alta
al inventario, con la notificación de la
publicación tanto de las obras reeditadas
como de las nuevas ediciones.
Y conforme al contrato respectivo, solicita al
Almacén Central los ejemplares justificativos,
los empaca y envía a los titulares de los
derechos.
Fin de procedimiento
Revisión:
03
Nivel:
02
DOCUMENTO
Reporte de alta al
inventario (FCE-GPRRE.14)
Fecha de liberación:
01.08.05
Procedimiento de Reimpresiones
Fecha de revisión:
15.03.11
Páginas :
10
Área responsable:
Gerencia Editorial
Código de documento:
FCE-UTR-PR.01
Tipo de documento:
Procedimiento
Revisión:
03
Nivel:
02
6.-REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS
ANEXO
6.1
6.2
NO. DOCUMENTO
FCE-RD-MGC
FCE-UTR-PR.02
6.4
6.5
FCE-GPR-RE.01
FCE-GPR-RE.14
TÍTULO
Manual de Calidad
Procedimiento de negociación para
contratación de obras y pago de anticipos
Orden de producción
Reporte de alta al inventario
7.-ANEXOS Y REGISTROS USADOS
ANEXO
7.1
7.2
NO. DOCUMENTO
FCE-UTR-RE.01
FCE-UTR-FV.01
TÍTULO
Aprobación de reimpresiones
Ficha de verificación de las
características de reimpresiones
y envío de ejemplares justificativos
8.-LISTA DE DISTRIBUCIÓN
COPIAS
Original
DISTRIBUCIÓN
Biblioteca Gonzalo Robles
ÁREA
Gerencia de Producción
V. E.
Versión electrónica- solo lectura
Gerencia de Tecnología
(Intranet)
9.-CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
REVISIÓN
PÁGINAS
AFECTADAS
15.03.11
03
Todas
10.11.10
02
Todas
ORIGINADOR DEL
CAMBIO
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación
Representante de
la Dirección
19.09.07
01
Todas
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación.
NATURALEZA DEL
CAMBIO
Revisión y actualización del
procedimiento
Se cambio el nombre de
Unidad de Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación (UTR) por
Subgerencia de
Tramitación de
Reimpresiones y
Documentación (STRD).
Mejoras al Sistema
documental, cambio en el
recuadro de revisión, lista de
distribución y separación de
anexos. Integración,
adecuación de alcance y
Políticas. Actualización de
actividades.
Anexo del procedimiento de
reimpresiones
ANEXO 7.1
FCE-UTR-RE.01
APROBACIÓN DE REIMPRESIONES
Anexo del procedimiento de
reimpresiones
1
2
13
12
3
4
5
6
7
8
9
10
11
14
Anexo del procedimiento de
reimpresiones
INSTRUCTIVO DE LLENADO
TÍTULO:
APROBACIÓN DE REIMPRESIONES
OBJETIVO DEL REGISTRO:
Ser un resumen de los datos generales las obras propuestas a reimpresión,
cuya información permitirá realizar una evaluación de la obra presentada al
CASERN.
RESPONSABLE DE SU LLENADO:
Titular de la Subgerencia de Tramitación de Reimpresiones y Documentación.
FORMA DE LLENADO
Medio electrónico.
DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS
Id.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Elemento
Reunión del
CASERN
Fecha
Clave
Autor
Título
Descripción
Indica el número de reunión consecutiva establecida
por el CASERN
Indica la fecha en que reunió el CASERN
Clave Única de la Obra asignada al libro.
Nombre del autor de la obra.
Nombre del título (incluyendo subtítulo cuando
proceda)
Tiraje
Número de ejemplares considerados para su
publicación.
Colección
Nombre de la colección determinada para la
integración de la obra en el Fondo.
pp.
Número de páginas.
Existencias
Número de obras con las que aún se cuenta dentro del
Fondo.
Ventas
Número de ejemplares vendidos en los dos últimos
promedio
años
Contrato
Indica si el contrato aun se encuentra vigente o no.
Ultima Edición o Información sobre la última publicación de la obra
Reimpresión
realizada.
Observaciones Anotaciones o comentarios relevantes para la
aprobación de la obra (coedición con otra institución,
aportación para traducción, etc.).
Decisión del
Indica si la decisión fue aprobatoria o no.
comité
Anexo del procedimiento de
reimpresiones
ANEXO 7.2
FCE-UTR-FV.01
FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS
CARACTERÍSTICAS PARA
REIMPRESIONES
Anexo del procedimiento de
reimpresiones
Anexo del procedimiento de
reimpresiones