Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas
Contenido
1. ¿Qué son las Lecciones Aprendidas? ................................................................. 2
2. ¿Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? ¿Por
qué utilizarlas? .......................................................................................................... 3
3. ¿Cómo implementarla? ...................................................................................... 4
4. Recomendaciones para su realización. .............................................................. 5
5. Ejemplo de aplicación ........................................................................................ 5
7. Guion y links del video ...................................................................................... 7
7. Lista de Referencias ......................................................................................... 12
1
1.
¿Qué son las Lecciones Aprendidas?
Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento
ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de
ellos1. Es una técnica utilizada por una persona o un equipo de proyecto donde se
recopilan, validan, consolidan y luego se documentan, experiencias, desarrollos, errores,
riegos y sugerencias2.
Surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y
aquello que efectivamente ocurrió.
El resultado de esta técnica, por lo general, es un formulario donde se documenta de
manera resumida las lecciones aprendidas. A continuación se puede observar un
ejemplo de un formulario.3,4
Formulario Ejemplo
Título del proyecto
Detalle
del
nombre
concreto
del
proyecto.
Descripción breve
Resumen de las características del
proyecto.
Objetivo
Descripción tanto del objetivo general
como los objetivos específicos del
proyecto, tal como se plantearon al
iniciar el proceso.
Participantes
Nombre de las personas involucradas
en el proyecto.
Tecnología
Detalle de la tecnología utilizada para
la implementación del proyecto.
Conocimientos
Conocimientos con los que cuentan las
personas
involucradas
que
fueron
1
Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41.
Cf. Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 67.
3
Cf. Universidad de Pamplona (2008), p. 2.
4
Cf. North K. / Rivas R.(2008), p. 185.
2
2
aplicaros durante la ejecución del
proyecto.
Restricciones
Destaca
las
restricciones
técnicas,
económicas o de otro tipo que se hayan
previsto o dado en el proyecto.
Aprendizaje
Conocimientos
especiales
y
que
agreguen valor al proceso, los cuales se
hayan generado durante la ejecución del
proyecto.
¿Qué salió bien?
Detalle de los hechos que salieron
como se deseaba.
¿Cuáles fueron las fallas?
Detalle de las fallas que se encontraron
en la elaboración del proyecto.
Lecciones Aprendidas
Detalle de las experiencias, errores y
sugerencias que se deben tener en
cuenta en la implementación de un
nuevo proyecto.
Tabla 5: Formulario de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración.
2.
¿Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? ¿Por
qué utilizarlas?
Al finalizar un proyecto, mediante un proceso de autorreflexión, los miembros de cada
grupo consideran cuáles han sido las experiencias críticas y dónde deben enfocarse en el
caso de presentarse problemas similares en el futuro5. De esta forma, se tienen en cuenta
las distintas apreciaciones de los participantes para luego disponer de información
valiosa que pueda resultar útil para la planificación y preparación de nuevos proyectos.
Las lecciones aprendidas permiten6:

5
6
Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad).
Cf. North K. / Rivas R. (2008), p. 185.
Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41.
3

Identificar deficiencias en políticas, estrategias, estándares, programas,
proyectos, procesos, métodos y técnicas.

Identificar y resolver problemas a través de nuevos cursos de acción.

Mejorar la toma de decisiones futura y servir de modelo para otras
intervenciones.
3.
¿Cómo implementarla?7
Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas
Reunirse
inmediatamente
Asignar un facilitador
Realizar el formulario
Figura 9: Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración.
1.
El formulario de lecciones aprendidas se debe llevar a cabo inmediatamente
después de cada reunión del equipo, mientras todos los miembros están disponibles y
mantienen los recuerdos frescos.
2.
Cualquier miembro del equipo debe ser asignado como facilitador, a excepción
del líder del proyecto quien tiene tendencia a dominar la reunión.
El rol del facilitador es ayudar a que el equipo aprenda. Los miembros deben
comprender que las lecciones aprendidas son una vía de aprendizaje y no un proceso de
evaluación del rendimiento. De esta forma, el facilitador debe fomentar el clima para
que todos participen.
3.
A la hora de realizar el formulario se deberán tener en cuenta las siguientes
preguntas:
7

¿Qué se suponía que debía suceder?

¿Qué sucedió realmente?
Cf. Young, R. (2010), p. 18.
4

¿Por qué se encontraron diferencias?

¿Qué se ha aprendido?
Para la primera pregunta, es de suma importancia que todos los miembros del equipo
hayan comprendido el objetivo y el plan de trabajo. De esta manera puede asegurarse
que no hubo malos entendidos.
El aprendizaje comienza cuando los miembros del equipo comparan el plan con lo que
realmente sucedió. Los éxitos y fracasos son identificados y discutidos para luego
diseñar planes de acción, con el fin de mantener el éxito y mejorar los contratiempos.
Recomendaciones para su realización.8
4.
i.
Introducción y agenda: Presentar la agenda del día y recordar al equipo alguno
de los sucesos claves y problemas encontrados durante el proyecto.
ii.
Creación de un nuevo aprendizaje: Dividir al equipo en grupos más chicos y
solicitar que apunten sus aprendizajes personales, ideas y puntos de vista. Luego
clasifique las notas en distintos grupos o categorías.
iii.
Discusión y revisión: Discuta dichas categorías y pregunte qué podría realizarse
mejor y qué más podría apuntarse para beneficiar los grupos futuros.
iv.
Intercambie opiniones entre los grupos: permita que los grupos comenten entre
ellos.
v.
Discusión final: Los miembros del equipo deben reunirse para realizar un
resumen de las conclusiones y acciones futuras.
5.
Ejemplo de aplicación9
La idea de crear seis grupos de trabajo temáticos ("redes de intercambio de
conocimiento") en la División Oeste de África surgió a mediados de 2005. Estos grupos
consistían en:
1. el desarrollo sostenible de la agricultura y del pastoreo
2. la economía local
3. la educación
4. la salud
8
9
Cf. Young, R. (2010), p. 18.
Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 70.
5
5. la gobernabilidad local y la descentralización
6. y el género.
Con el propósito general de obtener resultados razonables (efectos e impactos) en el
campo de la política, los objetivos específicos de estos grupos de trabajo estaban
claramente definidos. Estos eran:

Mejoramiento del profesionalismo, la capacidad y la autonomía de los miembros
del grupo de trabajo.

Continua fomentación y evolución de las estrategias y los programas pertinentes
de intercambio de conocimientos entre un grupo de personas competentes.

Capitalización de experiencias en la región Oeste de África y más allá

Intercambio de información sobre alternativas y propuestas exitosas dentro de la
región.

Activa contribución y participación de los miembros del grupo de trabajo en los
debates estratégicos de la sección de África Occidental. Además de personal de
SDC, los socios locales, especialistas y personas locales conocedoras también
estaban implicados.
Por un lado, la idea de estos grupos de trabajo provocó escepticismo por varios
coordinadores. Ellos no percibían los beneficios del proyecto, ya que lo consideraban
como un costo y no como una inversión. A la vez, temían dedicar demasiado tiempo
para estas actividades.
Por otro lado, había un creciente entusiasmo por las ONG ya que tenían acceso a una
experiencia más amplia en su ámbito temático y la oportunidad de contribuir como
expertos en un tópico específico que dominan.
El personal de la oficina central tuvo un papel importante en el período de lanzamiento,
que resultó ser un proceso duradero. Finalmente, después de dos años y medio, cada
grupo de trabajo se componía de un grupo central (4 a 7 funcionarios de SDC, Swiss
Agency for Development and Cooperation) y el líder del grupo.
Después de tres años de existencia, una revisión basada en entrevistas y observaciones
mostró un resultado positivo y muy convincente en 5 de los 6 grupos.
La puesta en marcha y participación en un grupo de trabajo se vio favorecida por:
6

Temas en relación directa con el día a día de los retos de los miembros del
grupo.

Preguntas pragmáticas, compartidas y relevantes para los miembros de la red.

Libertad en la red para definir su propio funcionamiento de acuerdo con las
necesidades dentro de un marco pre-definido.

Reuniones cara a cara por lo menos cada año y medio.

Objetivos claros negociados en el grupo de trabajo y entre el grupo de trabajo y
la división.

El contacto directo entre compañeros.
Por otro lado, el grupo de trabajo se vio obstaculizado por:

Escepticismo y la resistencia de algunos coordinadores (la sensación de costo y
no de inversión, considerando que demasiado tiempo del personal se "pierde"
para grupos de trabajo).

Facilitadores de red descuidando su papel.

Las actividades de rutina consumen desde un 5% a un 10% del tiempo dedicado
a las actividades de la red.
Para determinadas actividades, vale la pena sentarse y revisar desde una cierta distancia
y pensar en lecciones aprendidas. En las lecciones anteriores aprendimos de nuestra
experiencia de África Occidental que puede ser un válido recurso para el diseño de los
tópicos "Puntos Focales" dentro de la nueva estructura de la SDC.
Sabine Schenk, former Head of West Africa Division.
7.
Guion y links del video
Parte 1: Introducción
Bienvenidos al proyecto PyMEs Dinámicas.
En este video Paula Dinámica explicará a Victor que son las Lecciones Aprendidas.
Parte 2: Problema & Definición
Victor: ¡Buen día Paula!
Paula: ¡Buen día Victor! Dime ¿En qué te puedo ser útil?
7
Victor: Te cuento. Mi empresa ya lleva algunos años de funcionamiento. A pesar de
ello, me he dado cuenta que de forma sistemática cometemos los mismos errores, una y
otra vez. Errores que nos cuentan tiempo y dinero.
Paula: No te alarmes, que conozco una herramienta muy sencilla que he aplicado en mi
empresa, que requiere una mínima cantidad de tiempo y te da excelentes resultados
llamada “Lecciones Aprendidas”.
Es una técnica que consiste en reflexionar acerca de lo que has hecho y de lo que te ha
sucedido ya sea en un proyecto, proceso o actividad dentro de tu empresa.
Los involucrados deberán comparar entre lo que esperaban que ocurriese y lo que en
verdad ocurrió, para así identificar éxitos y fracasos antes de que se olviden.
Parte 3: Ventajas
Victor: ¡Suena muy bien Paula! Pero a mí me interesaría saber qué ventajas me traerá
esta actividad.
Paula: Ok, si aplicas esta herramienta al finalizar cada actividad o proyecto, podrás
mediante un proceso de autorreflexión llevado a cabo por los involucrados determinar lo
siguiente:
Cuáles han sido los puntos críticos, tanto éxitos como fracasos. Es decir, qué fue clave
para el éxito de tu proyecto que deberías tener en cuenta para aplicar en el futuro, y qué
hiciste en forma deficiente o incorrecta para lo que deberías determinar correcciones.
Todo esto se te traducirá en reducciones de tiempo, en una mayor eficiencia de tus
recursos y por ende, reducción de los costos en tus proyectos futuros.
Por otro lado, gracias a que de esta forma les darás a tus empleados la oportunidad de
compartir sus opiniones, dispondrás de información valiosa que te resultará útil para la
planificación y preparación de tus nuevos proyectos.
Parte 4: Implementación
Victor: Genial Paula. Y ¿cómo puedo implementar esta herramienta?
Paula: Antes que nada Victor, debes recordar que el resultado de una sesión de
Lecciones Aprendidas debe ser un documento en donde se detalle el resultado de la
misma para no perder esa información valiosa.
8
Por ejemplo, lo que hacemos en mi empresa y que te puede servir de guía, es completar
un formulario en donde se detalla lo sucedido.
Además de responder las preguntas más importantes como: ¿Qué salió bien? ¿Qué salió
mal? y ¿Qué se aprendió?, lo que hacemos es darles contexto a las “lecciones
aprendidas” pues es lo que nos permite identificar situaciones similares.
La actividad consta solo de 3 pasos muy fáciles de seguir.
El primero es una reunión entre los integrantes del equipo de trabajo.
Si bien generalmente se realizan las sesiones de Lecciones Aprendidas al final del
proyecto, si puedes hacerlo, te recomiendo que las conduzcas al finalizar cada fase del
mismo, o luego de un evento o actividad disparadora, crítica.
Como segundo paso, deberás asignar dentro del equipo a un facilitador. La experiencia
me demostró que los líderes de proyecto tienden a dominar la reunión.
Por lo tanto te sugiero que selecciones a otro integrante del equipo.
Aquí deberás remarcarle al facilitador que su función es ayudar a que el equipo aprenda
y que debe fomentar la participación de todos.
Finalmente los integrantes del equipo deberán reflexionar y discutir sobre lo sucedido,
para luego completar el formulario. Para lo cual es importante que se hagan las
siguientes preguntas en este orden:

¿Qué se suponía que debía suceder?

¿Qué sucedió realmente?

¿Por qué se encontraron diferencias?

¿Qué se ha aprendido?
Parte 5: Consejos
Victor: Por último Paula. ¿Tienes algunos consejos o puntos clave que según tu
experiencia debería tener en cuenta cuando conduzca Lecciones Aprendidas en mi
empresa?
Paula: Victor, previamente es fundamental que le presentes al equipo la agenda del día
y le recuerdes algunos sucesos y problemas claves que ocurrieron hasta el momento.
9
Invita a todos los involucrados en la actividad o proyecto, y solamente a ellos, a la
discusión.
Por último te será interesante saber qué Lecciones Aprendidas es especialmente útil en
escenarios de recuperación luego de una crisis.
Parte 6: Final
Victor: ¡Muchas gracias por tu ayuda Paula!
Paula: De nada Victor, y si deseas buscar más información, puedes buscar en los links
que te dejo a continuación:
Guillermo C. / Claudina, P. / Diana C. / Mercedes, S. (2011): La gestión del
conocimiento en PAE. Petrotecnia, in:
http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf
Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian
Productivity Organization, United Kingdom. p. 18-21, in:
http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf
Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge
Management Toolkit, p.67-70, in:
http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf
Leask M. / Lee C. / Milner T. / Norton M. / Rathod D. (2008): Knowledge Management
Tools and Techniques - Helping you access the right knowledge at the right time.
Improvement and Development Agency for Local Government, p. 23 – 33, in:
http://www.idea.gov.uk/idk/aio/8595069
O si no puedes consultar la información disponible en este sitio web de Pymes
Dinámicas, quienes me aconsejaron aplicar ¡esta herramienta de gestión del
conocimiento!
www.dynamic-sme.org
Links para ver el video en el sitio web YouTube y en el sitio web de la Universidad
Federal de Santa Catarina respectivamente, en idioma:
Castellano:
http://www.youtube.com/watch?v=SmNirt9rZzk
10
http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_espanhol_07
102013.mp4
Inglés:
http://www.youtube.com/watch?v=-YfeXa3YNH8
http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_ingles_0710
2013.mp4
Portugués:
http://www.youtube.com/watch?v=LiJSXwc7lgc
http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_portuguesl_
07102013.mp4
11
7.
Lista de Referencias
Ceballos G. et all (2011): La gestión del conocimiento en PAE. Petrotecnia, en:
http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf, (visitada 15/09/2013).
North K./ Rivas R. (2008): Gestión del conocimiento: Una guía práctica hacia la
empresa inteligente. Libros en red.
Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge
Management Toolkit, en:
http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf,
(visitada 16/09/2013).
Universidad de Pamplona (2008): Nodo Internacional de gestión del conocimiento,
en:
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/hermesoft/portalIG/home_1/recursos/gen
eral/manuales_guias/manuales/contenidos/lecciones_aprendidas/index.htm,
(visitada
18/09/2013).
Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian
Productivity Organization, United Kingdom, en:
http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf,
(visitada
16/09/2013).
12