DOCUMENTO BASE PARA EL SEGUIMIENTO DE PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Suscrito con la Contraloría de Bogotá - Auditoria a la vigencia 2014 Seguimiento con corte al 30 de abril de 2016 FORMULACIÓN No. HALLAZGO 2.1.3.1 2.1.3.2 CAUSA DEL HALLAZGO Verificado el periodo que certificó el supervisor para el primer desembolso, es decir, del 2/09/2014 hasta el 16/10/2014, y el certificado de supervisión del segundo desembolso, 11/10/2014 hasta el 17/12/2014, se puede evidenciar que hay una inconsistencia con la fecha de terminación del primer periodo certificado, 16/10/2014, con la fecha inicial del segundo, 11/10/2014 Evaluados los contratos de arrendamiento No. 108 y 109/2012, observa la auditoria que fueron adicionados por más del 50% del valor inicial durante la vigencia 2014, al igual que en las vigencias 2013. Con la conducta desplegada se vulnera lo consagrado en el artículo 209 de la Constitución Política, parágrafo único de la Ley 80 de 1993, inciso segundo que consagra Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR 1 Establecer e implementar un mecanismo de control Mecanismo de en el trámite de pago de control contratos para verificar implementado los documentos soporte y su diligenciamiento. 2 Los contratos de arrendamiento de las oficinas para el funcionamiento del IDEP, se suscribirán y renovarán cuando las necesidades institucionales lo justifiquen con la disponibilidad presupuestal pertinente, conforme a la norma aplicable. FORMULA DEL INDICADOR (Actividades ejecutadas para implementar mecanismo de control/Actividades programadas para para implementar mecanismo de control)*100 (Número de contratos de arrendamiento Contrato(s) de celebrados en los arrendamiento de las términos legales/ Oficinas del IDEP, Número de celebrado(s) con las contratos de formalidades plenas. arrendamiento programados en los términos legales)*100 META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 100% Subdirección Administrativa y Financiera2015/12/01 TesoreríaOficina Asesora jurídica 2015/12/31 La Oficina de Control Interno, evidenció correos desde la Tesorería a los Supervisores y al Subdirector Académico en donde se reporta los ajustes que se hacen necesarios. Igualmente, cuenta con una base de datos en la cual se le hace 100,00% seguimiento a cada uno de los contratos suscritos y se lleva la trazabilidad de cada uno de desembolsos autorizados y el cumplimiento de los requisitos para su pago. Cuenta con el filtro que realiza contabilidad al momento de la causación de cada una de las ordenes de pago. 100% Subdirección Administrativa y Financiera2015/11/10 Servicios Generales Oficina Asesora Jurídica 2016/03/01 Se suscribieron los nuevos contratos de arrendamiento Nº 3, 4, 5 y 6 100,00% para la vigencia 2016, siguiendo las nuevas directrices. Se cierra la acción. Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno 1 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO 2.1.4.1.1 2.1.4.1.2 CAUSA DEL HALLAZGO ...se estableció baja ejecución de los recursos asignados al proyecto 907 Fort Institucional, que de un presupuesto disponible de $1.258,0 en la vigencia 2014, se comprometieron 592,7 millones, 47,1% del Presupuesto disponible; dejando de ejecutar $665,3 millones, el 52,9%. ...; en el proyecto 702 Investigación e Innovación .., los argumentos esgrimidos por la administración como justificación, no se ajustan a lo establecido en las normas. ...se estableció baja ejecución de los recursos asignados al proyecto 907 Fort Institucional, que de un presupuesto disponible de $1.258,0 en la vigencia 2014, se comprometieron 592,7 millones, 47,1% del Presupuesto disponible; dejando de ejecutar $665,3 millones, el 52,9%. ...; en el proyecto 702 Investigación e Innovación .., los argumentos esgrimidos por la administración como justificación, no se ajustan a lo establecido en las normas. CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION 3 Continuar con la presentación de las fichas y documentos de cada uno de los estudios, diseños y estrategias y del componente de Fortalecimiento Institucional atendiendo las especificaciones y tiempos del PRO-DIP-0206 del Proceso de Dirección y Planeación. 4 Continuar con la realización del seguimiento periódico y sistemático de las actividades y materialización de riesgos registrados en las fichas de estudios, diseños y estrategias y de las actividades meta asociadas al fortalecimiento institucional. SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR (Número de fichas ajustadas y Fichas presentadas en actualizadas en los el marco de tiempo y términos del especificaciones del procedimiento/ PRO-DIP-02-06 Número de fichas formuladas)*100 META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 100% Subdirección Académica Oficina Asesora de Planeación 2015/11/12 2016/01/31 RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 100,00% ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 ACCIÓN CERRADA Se realiza por parte de la Subdirección Académica el seguimiento a mapa de riesgos por proceso correspondiente al Primer Trimestre de 21016. Seguimiento actividades fichas estudios diseños estrategias y fortalecimiento institucional (Número de Seguimientos de actividades de fichas ejecutados/ Número de Seguimientos de actividades de fichas programados)*100 Las fichas se encuentran actualizadas a la fecha. 100% Subdirección Académica Oficina Asesora de Planeación 2015/12/01 2016/06/30 Teniendo en cuenta que el Seguimiento a las actividades de las fichas de los estudios, diseños, estrategias y fortalecimiento institucional, se 71,43% han realizado de forma mensual y que la fecha de terminación se planteó para el 30/06/2016, el siguiente es el estado de la acción: Seguimientos programados : 7 hasta 30 de Junio Seguimientos realizados : 5 con corte a Abril, se cuenta seguimiento cumplido por mes. Se ha llevado a cabo los seguimientos sistemáticos programados. Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno 2 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO 2.2.1.1.1 2.2.1.1.2 CAUSA DEL HALLAZGO Las situaciones evidenciadas tanto en el convenio de cooperación como en el contrato de prestación de servicios, demuestran una reprogramación en las actividades planteadas para el cumplimiento de las metas, al parecer son causadas por una inadecuada planeación en la estructuración del contrato, toda vez que no contó con un diagnóstico adecuado que valorara los términos, cronograma de ejecución de las actividades contractuales, en razón a que debió preverse el período escolar . Las situaciones evidenciadas tanto en el convenio de cooperación como en el contrato de prestación de servicios, demuestran una reprogramación en las actividades planteadas para el cumplimiento de las metas, al parecer son causadas por una inadecuada planeación en la estructuración del contrato, toda vez que no contó con un diagnóstico adecuado que valorara los términos, cronograma de ejecución de las actividades contractuales, en razón a que debió preverse el período escolar . CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION 5 Continuar con la presentación de las fichas y documentos de cada uno de los estudios, diseños y estrategias y del componente de Fortalecimiento Institucional atendiendo las especificaciones y tiempos del PRO-DIP-0206 del Proceso de Dirección y Planeación. 6 Continuar con la realización del seguimiento periódico y sistemático de las actividades y materialización de riesgos registrados en las fichas de estudios, diseños y estrategias y de las actividades meta asociadas al fortalecimiento institucional. SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR (Número de fichas ajustadas y Fichas presentadas en actualizadas en los el marco de tiempo y términos del especificaciones del procedimiento/ PRO-DIP-02-06 Número de fichas formuladas)*100 META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 100% Subdirección Académica Oficina Asesora de Planeación 2015/11/12 2016/01/31 100% ACCIÓN CERRADA Se realiza por parte de la Subdirección Académica el seguimiento a mapa de riesgos por proceso correspondiente al Primer Trimestre de 21016. Seguimiento actividades fichas estudios diseños estrategias y fortalecimiento institucional (Número de Seguimientos de actividades de fichas ejecutados/ Número de Seguimientos de actividades de fichas programados)*100 100% Subdirección Académica Oficina Asesora de Planeación Las fichas se encuentran actualizadas a la fecha. 2015/12/01 2016/06/30 71,43% Teniendo en cuenta que el Seguimiento a las actividades de las fichas de los estudios, diseños, estrategias y fortalecimiento institucional, se han realizado de forma mensual y que la fecha de terminación se planteó para el 30/06/2016, el siguiente es el estado de la acción: Seguimientos programados : 7 Seguimientos realizados :5 Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno 3 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO 2.3.1.1 CAUSA DEL HALLAZGO Se realizaron registros en la cuenta 5815 Ajuste de Ejercicios Anteriores, por valor de $1.841,5 millones que corresponden a la ejecución y legalización durante la vigencia 2014, de recursos entregados en administración a través de convenios, en la vigencia 2013; y por lo tanto han debido registrarse en el Grupo Gasto Público Social, en la cuenta 5501 Educación. Por ser ambas cuentas del Gasto, no tiene efecto en el patrimonio. CÓDIGO ACCIÓN 7 DESCRIPCIÓN ACCION SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR Con base en el hallazgo formulado por el ente de control la administración procedera a elevar una consulta de caracter técnico a la Contaduría General de la Nación, sobre el registro Concepto Emitido y adecuado de las Acciones necesarias operaciones de Gasto derivadas. Público Social giradas en vigencias distintas al periodo en que se ejecutan los recursos, de acuerdo al concepto emitido se procederá de conformidad. FORMULA DEL INDICADOR (Acciones requeridas para ajuste de clasificación en cuentas ejecutadas/Acciones requeridas para ajuste de clasificación en cuentas programadas) META 100% AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO Subdirección Administrativa y 2015/11/30 Financiera Contabilidad FECHA DE TERMINACIÓN 2016/04/30 RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 El concepto técnico por parte de la Contaduría General de la Nación, respecto del adecuado registro por concepto de amortización al rubro 142402 En Administración, se interpreta por parte del IDEP la negativa a la causación de los gastos ocasionados por la amortización de los recursos que pasen de una vigencia a la otra a la cuenta 5815 Ajustes a gastos de ejercicios anteriores - Gasto Público Social, en atención a la recepción de informes de ejecución financiera que llegue en dichas condiciones. Razón por la cual el compromiso por parte del área contable se circunscribe a la reclasificación de este tipo de gastos, que se hayan registrado en el transcurso de la vigencia 2015, a la cuenta 5501 Gasto Público Social - Educación. 100% Fases de la acción: 1) Solicitud concepto (se cumplió) 2) Verificar la información de acuerdo al concepto (se cumplió) 3) Efectuar las reclasificaciones contables correspondientes (se cumplió) 4) Reportar novedad a través de las Notas a los Estados Contables al cierre de la Vigencia 2015. (se cumplió en el marco de la rendición de cuenta anual a la Contraloría de Bogotá) Total: 4/4= 100% 2.3.1.2.1 Se evidencian debilidades importantes en las actividades de control para el registro y ajustes de algunos hechos, transacciones y operaciones, que podrían llegar a afectar la consistencia y confiabilidad de la información contable: … El IDEP desacata los preceptos de la Ley 87 de 1993, artículo 3, literal a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables.. y en la Resolución No. 357 de 2008, especialmente en el numeral 2.1.1. Reconocimiento. 8 Desarrollar el Plan Anual de Inventarios del IDEP conforme a lo Cumplimiento del establecido en la Plan Anual de Resolución 001 de 2001 Inventarios de Contador General del Distrito. (Actividades del plan anual de inventario ejecutadas/Actividad es del plan anual de inventario programadas)*100 100% Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno Subdirección Administrativa y 2015/12/01 Financiera Servicios Generales 2016/04/30 Con corte 30-04-2016 se encuenntra en desarrollo el plan anual de inventarios vigencia 2015, en el último comité de inventarios de la vigencia 2015 se acordó finalización en inicios de la vigencia 2016. Teniendo en cuenta el reporte por parte de la Profesional encargada 63,16% de Servicios Generales y la revisión de los soportes correspondientes, se reporta que cuenta con 19 actividades programadas en el Plan de Inventarios aprobado en octubre de 2015, se ha dado cumplimiento a 12 actividades completas que equivalen a un 63.16% 4 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO 2.3.1.2.2 2.3.1.3.1 2.3.1.3.2 CAUSA DEL HALLAZGO Se evidencian debilidades importantes en las actividades de control para el registro y ajustes de algunos hechos, transacciones y operaciones, que podrían llegar a afectar la consistencia y confiabilidad de la información contable: … El IDEP desacata los preceptos de la Ley 87 de 1993, artículo 3, literal a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables.. y en la Resolución No. 357 de 2008, especialmente en el numeral 2.1.1. Reconocimiento. ...no se realizó conciliación de saldos de la cuentas del grupo Propiedad, Planta y Equipo y el área de Inventarios; respecto de lo cual, en las Notas a los Estados Financieros se describe .. a pesar de haberse realizado los inventarios físicos anuales, estos no fueron cotejados con los saldos contables, por lo cual no se pudo establecer la razonabilidad de dichos inventarios. ...no se realizó la conciliación de los saldos reflejados en los Estados Contables con los reportados por Tesorería. ...no se realizó conciliación de saldos de la cuentas del grupo Propiedad, Planta y Equipo y el área de Inventarios; respecto de lo cual, en las Notas a los Estados Financieros se describe .. a pesar de haberse realizado los inventarios físicos anuales, estos no fueron cotejados con los saldos contables, por lo cual no se pudo establecer la razonabilidad de dichos inventarios. ...no se realizó la conciliación de los saldos reflejados en los Estados Contables con los reportados por Tesorería. CÓDIGO ACCIÓN 9 10 11 DESCRIPCIÓN ACCION SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR Realizar capacitación sobre el registro de operaciones a nivel de terceros y centros de costo para mantener la Capacitación correspondencia entre el realizada detalle por tercero y el reporte a nivel de subcuenta o auxiliar en los estados contables de la entidad. FORMULA DEL INDICADOR META (Capacitaciones ejecutadas/Capacita ciones programadas)*100 100% (Acciones requeridas para conciliación Realizar la conciliación física y teórica de Conciliación física y física y teórica de las PPE teórica de las Propiedades, planta y ejecutadas/AAccione Propiedades, planta y equipo de la entidad de s requeridas para equipo de la entidad la vigencia 2015. conciliación física y teórica de PPE ejecutadas)*100 Suscribir la conciliación de los saldos de las cuentas por pagar a Corte de Diciembre 31 de 2015 entre las áreas de contabilidad y tesorería. (Conciliación de Conciliación de los saldos de CXP saldos de las cuentas ejecutadas/Conciliaci por pagar a Corte de ón de saldos de CXP Diciembre 31 de 2015 programadas)*100 100% AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO Subdirección Administrativa y 2015/12/01 Financiera Contabilidad Subdirección Administrativa y 2015/11/30 Financiera Contabilidad FECHA DE TERMINACIÓN 2016/02/28 RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 Teniendo en cuenta que la acción planteada para el cierre del hallazgo 0% es la realización de la capacitación, esta cotinúa abierta, dado que a la fecha no se ha realizado esta actividad. Se realizó la conciliación de cuentas contables y categorías de almacén en la cual no se presentan diferencias entre cuentas de Balance General a diciembre 31 de 2015, con los bienes registrados por categorías en Almacén, información que fue reportada en la Cuenta Anual a la Contraloría. 2016/04/30 92,86% Dicho informe hace parte del informe del Plan de Inventarios presentado en el Comité de marzo de 2016. Queda pendiente la revisión del acta debidamente suscrita , con lo que se da cumplimiento a 13 de 14 acciones registradas en el plan de inventarios hasta la Conciliación contable con el Area de Contabilidad y Almacén. Una vez se presente acta suscrita se cerrará la acción. 100% Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno Subdirección Administrativa y 2016/01/01 Financiera Contabilidad y Tesorería Se llevo a cabo por parte de Contabilidad la conciliación de las cuentas por pagar. Dicha conciliación de encuentra para revisión y ajustes por parte de Tesorería. 2016/02/29 0,00% Esta acción continúa abierta hasta cuando la conciliación correspondiente se encuentre debidamente aprobada por los responsables. 5 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO 2.3.1.3 Lo anterior contraviene lo establecido en el Plan de contabilidad pública en cuanto al registro de la información 2.8, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, numeral 116. Incumplimiento a concepto emitido por la Contaduría General de la Nación con el Asunto 200811121295. 2.3.1.7 Contraviene lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pub, Lib I, PGCP, Características y Principios de la información contable pública, en especial lo señalado en los numerales 108 Oportunidad, 112 Racionalidad, 113 Consistencia, 121 Período Contable; en las Normas Técnicas relativas 9.1.1.5 Propiedad, Planta y Equipo, igualmente desatiende lo normado en la Res 357/08 que adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN 2.3.1.8 Contraviene lo establecido en el Regimen de Contabilidad Pub L I PGCP Caracteristicas y Principios de la información contable publica en especial lo señalado en los numerales 108 Oportunidad 112 Racionalidad 113 Consistencia 121 Periodo Contable; en las Normas Tecnicas relativas 9.1.1.5 Propiedad Planta y Equipo, igualmente desatiende lo normado en la Res 357/08 adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR 12 Continuar con la gestión de la creación por parte del proveedor de los aplicativos contables, de los centros de costos que Creación de los permitan el registro de centros de costos los recursos entregados en administración, al igual que la migración de la información histórica. (Centros de costo creados/Centros de costo requeridos)*100 13 Gestionar la legalización del traspaso de bienes a Legalización del terceros entre el IDEP y traspaso la Secretaría de Educación. (Legalización del traspaso ejecutada/Legalizaci ón del traspaso programada) 14 Gestionar la legalización del traspaso de bienes a Legalización del terceros entre el IDEP y traspaso la Secretaría de Educación. (Legalización del traspaso ejecutada/Legalizaci ón del traspaso programada) META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 100% Oficina Asesora de Planeación Sistemas 2014/06/01 2015/02/28 100% ACCIÓN CERRADA 1 Subdirección Administrativa y 2014/06/01 Financiera Servicios Generales 2016/02/28 100% ACCIÓN CERRADA 1 Subdirección Administrativa y 2014/06/01 Financiera Servicios Generales 2016/02/28 100% ACCIÓN CERRADA Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno 6 de 7 FORMULACIÓN No. HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO 2.3.2.2 Lo anterior contraviene lo establecido en el Plan de contabilidad pública en cuanto al registro de la información 2.8, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, numeral 116. Incumplimiento a concepto emitido por la Contaduría General de la Nación con el Asunto 200811121295. 2.3.2.5 Contraviene lo establecido en el Regimen de Contabilidad Pub L I PGCP Caracteristicas y Principios de la información contable publica en especial lo señalado en los numerales 108 Oportunidad 112 Racionalidad 113 Consistencia 121 Periodo Contable; en las Normas Tecnicas relativas 9.1.1.5 Propiedad Planta y Equipo, igualmente desatiende lo normado en la Res 357/08 adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la CGN 3.3.1.5 Lo anterior, incumple el parágrafo primero del artículo 4 de la Ley 594 de 2000, como también los literales a, c y e del artículo 2, de la Ley 87 de 1993. CÓDIGO ACCIÓN DESCRIPCIÓN ACCION SEGUIMIENTO NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR META AREA RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN RESULTADO INDICADOR a 30/04/2016 ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD Con corte 30 de abril de 2016 1 Oficina Asesora de Planeación Sistemas 2014/06/01 2015/02/28 100% ACCIÓN CERRADA 2015/02/28 100% ACCIÓN CERRADA 2015/06/30 100% ACCIÓN CERRADA 15 Continuar con la gestión de la creación por parte del proveedor de los aplicativos contables, de los centros de costos que Creación de los permitan el registro de centros de costos los recursos entregados en administración, al igual que la migración de la información histórica. (Centros de costo creados/Centros de costo requeridos)*100 16 Gestionar la legalización del traspaso de bienes a Legalización del terceros entre el IDEP y traspaso la Secretaría de Educación. (Legalización del traspaso ejecutada/Legalizaci ón del traspaso programada) 1 Subdirección Administrativa y 2014/06/01 Financiera Servicios Generales 17 Implementar plan de contingencia para cuando se presenten fallas técnicas en el Plan de contingencia servidor garantizar la implementado. integridad de la base de datos y contenidos del sistema. (Actividades del Plan Contingencia ejecutadas/Actividad es del Plan Contingencia programadas)*100 1 Oficina Asesora de Planeación Sistemas Plan de Mejoramiento Institucional Fecha de seguimiento: 30 de abril de 2016 Oficina Control Interno 2014/06/01 7 de 7