instructivo: afiliación de trabajadores independientes al sistema

MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES
INDEPENDIENTES (CONTRATISTAS) AL SISTEMA
GENERAL DE RIESGOS LABORALES
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
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INSTRUCTIVO:
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1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO
OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a tramitar la afiliación al sistema general de riesgos laborales
de los trabajadores independientes vinculados por órdenes contractuales o contratos de prestación de
servicios a la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable a la
Institución; así como las actividades de pago de aportes al sistema general de riesgos laborales por parte de la
Universidad, en los casos de contratistas con actividades de riesgos IV y V.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de contratación con los soportes requeridos y finaliza con la
comunicación de legalización de la orden contractual o contrato enviada al supervisor o interventor, para el
inicio de su ejecución. Aplica para las áreas de Contratación, y de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de
Facultad, y en las Unidades Especiales, para las áreas de salud ocupacional en el Nivel de Sede y para los
trabajadores independientes que suscriban órdenes contractuales o contratos cuyo objeto sea la prestación
de servicios con la Universidad Nacional de Colombia.
DEFINICIONES:
1. Actividades de Alto Riesgo: se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las
clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades
económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
2. Contrato: Forma de contrato que celebra la Universidad Nacional de Colombia para crear, modificar o
extinguir obligaciones, cuya cuantía es superior a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales
vigentes, los de cuantía indeterminada, o los que por su naturaleza así deban tramitarse.
3. Orden Contractual: Forma de contrato que celebra la Universidad Nacional de Colombia para crear,
modificar o extinguir obligaciones, y cuya cuantía no excede los 800 salarios mínimos legales mensuales
vigentes.
4. Trabajador Independiente (contratista): Toda persona natural que realice una actividad económica o
preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil,
comercial o administrativo, distintos al laboral (Cfr. Decreto 2800 de 2003, Presidencia de la República de
Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social).
5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con
organización propia y administración de recursos independientes. Estas unidades son: Editorial UN,
Unimedios, Unisalud, y Fondo Pensional UN.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Decreto Ley 1295 de 1994, por el cual se determina la organización y administración del Sistema General
de Riesgos Profesionales.
2. Ley 1562 de 2012, por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones
en materia de Salud Ocupacional.
3. Decreto 2464 de 2012, por el cual se corrige un yerro en el inciso segundo del artículo 6° de la Ley 1562
de 2012.
4. Decreto 723 de 2013, por el que se reglamenta la afiliación al sistema general de riesgos laborales de las
personas vinculadas mediante contrato formal de prestación de servicios.
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CONDICIONES GENERALES:
1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar
quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la
dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia.
2. Será obligatoria la afiliación para toda persona natural, nacional o extranjera, vinculada a través de
órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios, cuando su plazo sea superior a un (1) mes,
independiente de la clasificación del riesgo a la cual están asociadas las actividades a ejecutar, y siempre
que se pacten con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realice dicha prestación.
Entiéndanse como situaciones de tiempo, modo y lugar, las condiciones del objeto a desarrollar, de plazo
de ejecución, fecha exacta de inicio (día, mes y año) y lugar de ejecución.
3. En las órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios suscritas con personas naturales,
cuyo plazo sea igual o inferior a un (1) mes, y que se pretendan contratar para ejecutar actividades
calificadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo, el contratista deberá presentar ante el área de
contratación donde se adelante el trámite contractual, una póliza de accidentes personales que garantice
su cobertura y la de sus subcontratistas (si es el caso), ante cualquier eventualidad en la ejecución de las
actividades para las que fue contratado por la Universidad Nacional de Colombia.
En estos casos las órdenes contractuales requerirán para su efectiva ejecución la presentación de la
póliza de seguro exigida, en concordancia con lo estipulado en el Manual de Seguridad, Salud
Ocupacional, y Ambiente para los Contratistas, adoptado mediante Resolución de Rectoría 963 de 2008.
Dicha póliza deberá ser constituida por un término igual al plazo de la orden contractual, y contar con los
amparos de muerte accidental, y de invalidez accidental y/o desmembración.
4. No se contemplan dentro de esta norma las órdenes contractuales de prestación de servicios cuyo objeto
general sea de obra civil, intervención física, reparaciones locativas, mantenimiento, e instalación de
redes.
5. El contratista tiene el derecho a la libre escogencia de la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- para
realizar su afiliación. Por lo que deberá comunicar al funcionario designado del área de contratación la
Administradora de Riesgos Laborales –ARL- escogida, para dar inicio al proceso de afiliación con el
diligenciamiento del formulario o documento equivalente respectivo.
6. Para afiliarse al Sistema General de Riesgos Laborales, el trabajador independiente debe estar afiliado
previamente al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y en Pensiones,
salvo las excepciones contempladas en la ley.
7. La Administradora de Riesgos Laborales –ARL- realizará la afiliación del trabajador independiente al
Sistema General de Riesgos Laborales por el periodo de ejecución de la orden contractual o contrato, por
lo que siempre se deberá contar con una fecha de inicio y una fecha de terminación que deben ser
incluidas en la solicitud de la orden contractual o contrato, y posteriormente en la cláusula de "Plazo" de la
orden contractual o contrato. La afiliación debe realizarse como mínimo un día hábil antes del inicio de la
ejecución del servicio contratado, ya que el periodo de inicio de la cobertura será desde el día calendario
siguiente a la efectiva afiliación
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8. Cuando un trabajador independiente celebre o realice simultáneamente varios contratos con la
Universidad y/o con otros contratantes, este debe encontrarse afiliado al Sistema General de Riesgos
Laborales por la totalidad de los contratos suscritos en una misma Administradora de Riesgos Laborales –
ARL-, es decir puede tener multiplicidad de contratos pero debe estar afiliado a una única
Administradora de Riesgos Laborales –ARL-. Para tales efectos, el trabajador independiente debe
informar al área de contratación la Administradora de Riesgos Laborales a la cual se encuentra afiliado.
9. El trabajador independiente que pretenda ser contratado por la Universidad Nacional de Colombia, pero
que trabaje como dependiente para otra entidad, debe afiliarse a la Administradora de Riesgos Laborales
–ARL- en la que se encuentre afiliado como trabajador dependiente.
10. El Ingreso Base de Cotización (IBC) para calcular las cotizaciones de los trabajadores independientes no
será inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, ni superior a veinticinco (25) veces dicho
salario.
11. El ingreso base de cotización o la sumatoria de los ingresos bases de cotización para el Sistema General
de Riesgos Laborales debe coincidir con el ingreso base de cotización para el Sistema General de
Seguridad Social en Salud y Pensiones del trabajador independiente.
12. A continuación se relaciona la tabla de cotizaciones mínimas y máximas al sistema de riesgos laborales:
Clase de
riesgo
Valor
mínimo
Valor
inicial
Valor
máximo
MÍNIMO I
0,35%
0,52%
0,70%
BAJO II
0,44%
1,04%
1,65%
MEDIO III
0,78%
2,44%
4,09%
ALTO IV
1,74%
4,35%
6,96%
MÁXIMO V
3,22%
6,96%
8,70%
Actividades económicas
La cotización del trabajador independiente se
realizará teniendo en cuenta la clase de riesgo
según las actividades ejecutadas (ver Decreto
1607 de 2002).
Una vez definida la clase de riesgo, el trabajador
independiente
cotizará
por
el
valor
correspondiente al valor inicial.
Fuente: Decreto 1772 de 1994 y Decreto Ley 1562 de 2012.
13. Cuando el trabajador independiente perciba ingresos de forma simultánea provenientes de la ejecución de
varios contratos, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas por la totalidad de los contratos
suscritos conforme a la normativa vigente.
14. Cuando se suscriba una nueva orden contractual o contrato de prestación de servicios, o se prorrogue o
suspenda una contratación que se encuentre vigente, se deberá realizar nuevamente el proceso de
afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.
15. La desafiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, es realizada por la Administradora de Riesgos
Laborales –ARL- de manera automática el día que finaliza la orden contractual o contrato de prestación de
servicios suscrita con la Universidad, de acuerdo con la información registrada en su sistema, desde el
momento de la afiliación. Por tal razón, después de esta fecha, el contratista en riesgos clase I, II o III no
deberá continuar pagando a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- el valor fijado por su afiliación
al Sistema General de Riesgos Laborales, así como tampoco deberá seguir ejecutando actividades
asociadas a dicha orden contractual o contrato, teniendo en cuenta que no serán cubiertas las
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prestaciones económicas y asistenciales en caso de cualquier evento relacionado con accidentes o
enfermedades laborales. Para afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en clases de riesgo IV y
V la Universidad sólo realizará aportes durante el período de la orden contractual o contrato, y reportará
en la autoliquidación las novedades de ingreso, variación transitoria o permanente del Ingreso Base de
Cotización.
16. El supervisor o interventor, previo a la firma de la constancia de cumplimiento de las obligaciones del
trabajador independiente, deberá verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad
Social, dentro de los que se encuentran los referidos al sistema general de riesgos laborales.
17. Las personas que hayan suscrito una orden contractual o contrato de prestación de servicios deben
allegar el certificado de aptitud médica a las áreas de salud ocupacional o quien haga sus veces en las
sedes, según los plazos establecidos en el Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o
sustituya.
18. Los trabajadores independientes deben contar con los elementos de protección personal necesarios para
ejecutar la actividad contratada de acuerdo con lo establecido en el Decreto 723 de 2013 o la norma que
lo modifique, adicione o sustituya.
19. Toda orden contractual o contrato de prestación de servicios que requiera la afiliación al Sistema General
de Riesgos Laborales en actividades asociadas a las clases de riesgos I, II y III, o IV y V, debe incluir las
siguientes cláusulas:
a. Cláusula de Riesgos Laborales:
“De conformidad con lo indicado en la Ley 100 de 1993, la ley 1562 de 2012 y el Decreto 723 de 2013, el
CONTRATISTA se afiliará al Sistema General de Riesgos Laborales a través de la UNIVERSIDAD, para lo cual
una vez suscrito el contrato, procederá a diligenciar el formulario respectivo o documento equivalente, el cual se
entiende como manifestación de afiliación.
Parágrafo 1: La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales por parte del Contratista, no configura
ninguna relación laboral.
Parágrafo 2: En el caso de afiliación a riesgos I, II y III, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad
por el CONTRATISTA.
Parágrafo 3: En el caso de afiliación a riesgos IV y V, el pago de los aportes a ARL será asumido en su totalidad
por la UNIVERSIDAD, en su calidad de Contratante.”
b. Cláusula de cumplimiento del Manual de Salud Ocupacional de la Universidad:
“El contratista deberá cumplir con el Manual de Salud Ocupacional de la Universidad. Además de lo anterior, el
contratista tiene la obligación de aportar el certificado de aptitud médica a la oficina de salud ocupacional o quien
haga sus veces en cada sede, y debe contar con los elementos de protección personal, según lo establecido en el
Decreto 723 de 2013 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.”
c. Cláusula de perfeccionamiento, legalización y ejecución, con el siguiente contenido:

Para órdenes contractuales de prestación de servicios sin garantía:
“La presente orden contractual se perfecciona y legaliza con la suscripción de las partes y el registro
presupuestal.
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Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista ante la oficina de contratación del
documento que acredite la afiliación a riesgos laborales.
Con el cumplimiento de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden contractual,
podrá darse inicio a su ejecución.”

Para órdenes contractuales de prestación de servicios con garantía:
“La presente orden contractual se perfecciona con la suscripción de las partes y el registro presupuestal.
Para su legalización se requiere la constitución por parte del contratista de la garantía exigida, y aprobación
de la misma por parte de la Universidad.
Para su ejecución se requiere la presentación por parte del contratista, ante la oficina de contratación, del
documento que acredite la afiliación a riesgos laborales.
Con el cumplimiento y aprobación de los anteriores requisitos y los demás pactados en la presente orden
contractual, podrá darse inicio a su ejecución.”
d. Las otras cláusulas aplicables al momento de elaborar la orden contractual en el SGF - QUIPU, deben
ser las siguientes, según cada sede:
Sede
NIVEL NACIONAL
BOGOTÁ
MEDELLÍN
PALMIRA
MANIZALES
ORINOQUÍA
CARIBE
AMAZONÍA
TUMACO
CLÁUSULAS SGF - QUIPU
Forma de pago Sistema de seguridad social integral y parafiscales
12
60
12
70
2
74
12
61
5
126
12
60
12
62
2
65
12
60
Nota: En caso de que la orden contractual o contrato no contenga las cláusulas anteriormente citadas, se
deberán hacer las modificaciones necesarias para incluirlas
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO
En este instructivo se relaciona cada una de las actividades que se deben seguir para realizar la afiliación de
trabajadores independientes de la Universidad Nacional de Colombia al sistema de riesgos laborales.
(Para ir a revisar cada una de las tareas a efectuar según el módulo, puede emplear los enlaces que aparecen a
continuación).
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Afiliación de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral I, II o III
Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V
Afiliaciones extemporáneas a clase de riesgo laboral IV o V
A. Afiliación de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral
I, II o III
1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales
La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, debe realizarse a más
tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o contrato de
prestación de servicios.
Una vez suscrita la orden contractual o contrato el trabajador Independiente deberá escoger la
Administradora de Riesgos Laborales –ARL- a la cual desea afiliarse, y aportar los siguientes documentos
para su trámite de afiliación:
a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos
Laborales- ARL para formalizar la afiliación.
b) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%.
c) Copia de la orden contractual o contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor
de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el lugar
de ejecución.
d) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema
General de Seguridad Social de Salud y Pensión, con fecha no superior a un mes. .
Para la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
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a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico,
de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de
Riesgos Laborales –ARL- seleccionada.
b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares
fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el trabajador independiente para
su afiliación.
c) Será responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación
y radicarlo, junto con sus anexos, ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales –ARLescogida.
2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos
laborales al área de contratación
El trabajador independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantaron los trámites
de elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar el día hábil anterior a la fecha de inicio
de ejecución, el soporte de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, que le fue entregado por la
Administradora de Riesgos Laborales –ARL-.
El trabajador independiente también deberá informar al Supervisor o Interventor de la orden contractual o
contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.
Nota: Sólo hasta la fecha en que el trabajador independiente adelante el trámite de afiliación y el área de
contratación cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito de ley, y solo a
partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o contrato.
3. Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al Sistema
General de Seguridad Social.
Una vez realizado el trámite de afiliación, el trabajador independiente deberá inscribir su afiliación al Sistema
General de Riesgos Laborales en un operador de pagos unificado (Ejemplos: Enlace Operativo, SOI,
MiPlanilla, ASOPAGOS, PILA, Pago SIMPLEX, entre otros), incluyendo además el nivel de riesgo laboral,
con el fin de realizar el pago mensual de los aportes que correspondan.
4. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de
aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del trabajador
independiente.
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El área de contratación comunicará al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato, mediante
el formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato, de manera explícita, la
obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema General de
Seguridad Social (incluyendo riesgos laborales) por parte del trabajador independiente, previo a la
expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en la orden contractual o
contrato.
Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores.
Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales superiores.
¿La orden contractual o contrato suscrito requiere de prórroga o suspensión?
Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL por prórroga o
suspensión de la orden contractual o contrato. Ir al numeral N°5.
No: Fin del instructivo.
5. Realizar la nueva afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por
prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato.
En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se deberán
adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 4 del presente instructivo, por lo que el trabajador
independiente deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales- ARL con
una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo
surtir las etapas anteriormente descritas.
Notas:
a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la ARL, a
más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o
contrato de prestación de servicios.
b) Para el caso de suspensiones, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la
ARL, a más tardar el día de terminación de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de
servicios.
6. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema
general de riesgos laborales.
Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá enviar un
reporte mensual a la Sección de Contratación del Nivel Nacional ([email protected] y
[email protected]), a la División Nacional de Salud Ocupacional ([email protected]), y al
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área de Salud ocupacional de su respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o
contratos suscritos, de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que
se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema
General de Riesgos Laborales.
Dicho reporte deberá contener:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Número de la orden contractual o contrato,
Año de suscripción,
Fecha de inicio y de terminación,
Nombres y apellidos del trabajador independiente,
Número de identificación del contratista,
Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales
Clase de riesgo.
Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique),
Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique),
Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique)
Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a Administradora de Riesgos
Laborales respectiva, y los trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de
seguridad y salud ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que
lo modifiquen, complementen o sustituyan.
B. Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase
de riesgo laboral IV o V
La Universidad Nacional de Colombia deberá pagar el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos
Laborales de manera anticipada cuando la afiliación del trabajador independiente sea por riesgo IV o V, conforme
a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo
modifique, adicione, o sustituya, y el plazo de la orden contractual o contrato sea superior a (1) un mes.
Con el fin de garantizar la oportunidad en los pagos establecidos por parte de la Universidad, según los términos
de ley, se ha definido el siguiente cronograma general para adelantar los trámites de contratación, afiliación y
pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales para personas naturales que pretendan contratarse
para adelantar actividades clasificadas en clases de riesgos IV o V
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PLAZO MÁXIMO
A más tardar el día quince (15) de cada mes
Radicación de solicitudes de contratación para (para que la fecha de inicio de la orden
actividades con riesgos IV y V
contractual o contrato pueda ser el primer
día hábil del mes siguiente)
Elaboración y perfeccionamiento
órdenes
Hasta el día 20 de cada mes
contractuales o contratos
Afiliación al sistema general de riesgos
Entre el día 21 y el 25 de cada mes
laborales
Elaboración, firma y registro presupuestal de
resolución motivada con su anexo detallado
Entre el día 26 y el 30 de cada mes
(según Modelo de Resolución de pago de
ARL)
Envío de resolución motivada con su anexo
detallado en Excel (según Modelo de
Resolución de pago de ARL y Formato
A más tardar el 2° día hábil de cada mes
Anexo Resolución- Pago ARL Contratistas
Riesgos IV y V) , a la Sección de Contratación
del Nivel Nacional
Giro de recursos a la División Nacional de
Tesorería, para el correspondiente pago de A más tardar el 4° día hábil de cada mes
aportes de ARL riesgos IV y V
A más tardar el 6° día hábil de cada mes
Pago de aportes a la Administradora de (Para trabajadores independientes que
Riesgos Laborales -ARL, por parte de la inician actividades en dicho mes y para
División Nacional de Tesorería
aquellos con órdenes contractuales o
contratos vigentes de meses anteriores)
1. Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales
La afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales elegida por el contratista, para el caso de riesgos
IV y V, debe realizarse de manera general según las fechas estipuladas en el Cronograma, y en casos
excepcionales a más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden
contractual o contrato de prestación de servicios.
Una vez suscrita la orden contractual o contrato el trabajador Independiente deberá escoger la
Administradora de Riesgos Laborales –ARL- a la cual desea afiliarse y aportar los siguientes documentos
para su trámite de afiliación:
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a) Formulario de afiliación o documento equivalente establecido por la Administradora de Riesgos
Laborales- ARL para formalizar la afiliación.
b) Copia del documento de identificación, ampliada al 150%.
c) Copia de la orden contractual o contrato, debidamente suscrito y legalizado, donde se evidencie el valor
de los honorarios, el plazo de ejecución, la fecha exacta de inicio y finalización (día, mes y año) y el
lugar de ejecución
d) Copia del certificado de afiliación a salud y pensión, o copia de la última constancia de pago al Sistema
General de Seguridad Social de salud y pensión, con fecha no superior a un mes
Para la afiliación al sistema general de riesgos laborales se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) El formulario de afiliación o documento equivalente podrá ser diligenciado en medio físico o electrónico,
de acuerdo con los parámetros y herramientas tecnológicas establecidas por la Administradora de
Riesgos Laborales –ARL- seleccionada. Dicha situación será definida por el área de contratación
responsable de la elaboración de la orden contractual o contrato.
b) Los documentos a anexar para la afiliación pueden variar, de acuerdo con los requisitos particulares
fijados por la Administradora de Riesgos Laborales que haya escogido el trabajador independiente para
su afiliación.
c) Sera responsabilidad del trabador independiente adelantar el diligenciamiento del formulario de afiliación
y radicarlo ante la respectiva Administradora de Riesgos Laborales –ARL- escogida.
2. Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos
laborales al área de contratación
El trabajador Independiente deberá entregar al área de contratación, en la cual se adelantó el trámite de
elaboración de la orden contractual o contrato, a más tardar entre los días 21 y 25 de cada mes, el
soporte de afiliación al sistema general de riesgos laborales, que le fue entregado por la Administradora de
Riesgos Laborales –ARL-.
El trabajador independiente también podrá informar al Supervisor o Interventor de la orden contractual o
contrato acerca de su afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales.
Nota: Sólo hasta la fecha en que el trabajador independiente adelante el trámite de afiliación y el área de
contratación cuente con el soporte escrito de afiliación se dará por cumplido el requisito de ley, y solo a
partir de dicho momento se podrá dar inicio a la ejecución de la orden contractual o contrato.
3. Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de
aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte de la Universidad
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES
INDEPENDIENTES (CONTRATISTAS) AL SISTEMA
GENERAL DE RIESGOS LABORALES
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
El área de contratación comunicará al Supervisor o Interventor de la orden contractual o contrato, mediante
el formato Comunicación de legalización de orden contractual o contrato, de manera explícita, la
obligación que éste tiene en cuanto a verificar el cumplimiento del pago de aportes al Sistema de Seguridad
Social (incluyendo el pago al sistema general de riesgos laborales por parte de la Universidad), previo a la
expedición de la constancia de cumplimiento para autorizar cada pago pactado en la orden contractual o
contrato.
Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales menores.
Procedimiento Seleccionar proveedores y formalizar órdenes contractuales superiores.
4. Informar sobre las órdenes contractuales de riesgos IV y V que requieren del pago
de aportes por parte de la Universidad
El responsable del área de contratación de cada dependencia deberá:
a) Revisar las órdenes contractuales y contratos con riesgos 4 y 5, vigentes y en ejecución o próximas a
iniciar su ejecución, y establecer el valor total a pagar en el mes, por cada ODS y por proyecto.
b) Una vez estimados los anteriores valores, deberá requerir a los directores de proyecto o jefes de
dependencia para que procedan a solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal por el valor total
a pagar por los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de las órdenes contractuales o
contratos de cada proyecto, y el valor de la contribución especial (Según aplique en cada caso), por
el rubro de remuneración servicios técnicos.
c) Elaborar una resolución motivada con su anexo detallado (Según Modelo de Resolución de pago de
ARL y de Anexo) para el pago de los aportes a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL-,
relacionando cada uno de los proyectos que tengan contratistas con riesgos IV y V, la cual debe
registrarse presupuestalmente.. Se debe elaborar una sola resolución por facultad, instituto, nivel central
de sede o unidad especial.
d) Enviar a la Sección de Contratación del Nivel Nacional, a los correos electrónicos:
[email protected], [email protected], y [email protected], a más tardar el 2° día
hábil de cada mes, la información del literal anterior:
i.
Copia de la Resolución debidamente firmada por el ordenador del gasto y registrada
presupuestalmente, y
ii.
El Anexo de la Resolución, según Modelo de Resolución de pago de ARL, con el detalle de
los pagos autorizados, en el Formato Anexo Resolución- Pago ARL Contratistas Riesgos IV
y V.
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FINANCIERA
INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES
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GENERAL DE RIESGOS LABORALES
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
e) La Sección de Contratación del Nivel Nacional gestionará el proceso de liquidación de planillas para su
respectivo pago.
NOTAS:
1) La información que no sea allegada dentro del plazo establecido, NO podrá ser tenida en cuenta para
efectos del pago oportuno de ARL.
2) El NO pago oportuno de los aportes de ARL de Riesgos IV y V, genera pago de intereses moratorios a
las ARL, procesos operativos adicionales, y las responsabilidades a que haya lugar, y cualquier
inconveniente que llegare a presentarse por el no pago será responsabilidad del jefe de contratación o el
tesorero del área respectiva.
5. Tramitar el giro de recursos a la División Nacional de Tesorería para el pago de
aportes de los riesgos laborales
a) Los tesoreros deberán solicitar a sus respectivos Jefes de Unidad y/o jefes de contratación, la resolución
motivada para el pago de los aportes a ARL, junto con su Anexo en Excel, relacionando cada uno de
los proyectos que tengan contratistas con riesgos 4 y 5.
b) Cada tesorero deberá liquidar la(s) correspondiente(s) Orden (es) de pago a favor de las diferentes ARL,
y girar los recursos a la División Nacional de Tesorería, empresa 1001, Nivel Central, Banco de
Occidente, Cuenta de ahorros No. 200830362.
c) Para el respectivo giro de recursos a la División Nacional de Tesorería, deben tener en cuenta las
siguientes cuentas contables y conceptos de liquidación:
i.
CÓDIGO
5
51119001
7
71160371
72080271
72090271
Reconocimiento contable del gasto / costo - Orden de Pago:
DESCRIPCIÓN
GASTOS ADMINISTRACIÓN
APORTES
A
RIESGOS
CONTRATISTAS
COSTOS DE PRODUCCIÓN
APORTES
A
RIESGOS
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
CONTRATISTAS
LABORALES
LABORALES
LABORALES
LABORALES
TERCERO
DÉBITO
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
CRÉDITO
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
INSTRUCTIVO: AFILIACIÓN DE TRABAJADORES
INDEPENDIENTES (CONTRATISTAS) AL SISTEMA
GENERAL DE RIESGOS LABORALES
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
72100271
72210271
73100271
79050271
79090271
242532
24253202
ii.
HA4
PJ4
PJ5
PJ6
PJ7
PJ8
PJ9
PJ0
Versión: 2.0
Página: 15 de 19
SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
APORTES RIESGOS PROFESIONALES
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES
CONTRATISTAS
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
ARL
XXXX
Conceptos de liquidación a utilizar en la orden de pago:
CÓDIGO
PJ3
Código: U-IN-12.002.005
DESCRIPCIÓN
5111 - GTO GRAL -APORTES A
RESGOS LABORALES
CONTRATISTAS
7116 -GRAL IMPR Y PUBAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7208 -GRAL PREGRADOAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7209 -GRAL POSGRADOAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7210-GRAL INVEST-APORTES A
RESGOS LABORALES
CONTRATISTAS
7221 -GRAL EXTENSIÓNAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7310 - GRAL UNISALUD EXTAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7905 - GRAL. UNIMEDIOSAPORTES A RESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
7909 - GRAL UNIMEDIOS TVAPORTES A RESGOS
LABORALES 77CONTRATISTAS
CTA
PASIVO
CTA
COSTO O
GASTO
24253202
51119001
GASTO
24253202
71160371
COSTO IMPRESOS
Y PUBLICACIONES
24253202
72080271
COSTO PREGRADO
24253202
72090271
COSTO
POSGRADO
24253202
72100271
COSTO
INVESTIGACIÓN
24253202
72210271
COSTO
EXTENSIÓN
24253202
73100271
COSTO SALUD
24253202
79050271
COSTO
COMUNICACIÓN
24253202
79090271
COSTO
TELEVISIÓN
DESCRIPCIÓN
MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
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INDEPENDIENTES (CONTRATISTAS) AL SISTEMA
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iii.
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
Giro de Recursos - Egreso:
Se debe parcializar el pago a fin de que el egreso se realice a la División Nacional de Tesorería a la cuenta
bancaria anteriormente mencionada:
CÓDIGO
242532
24253202
1110
1110XXXX
DESCRIPCIÓN
TERCERO
DÉBITO
APORTES
RIESGOS
PROFESIONALES
APORTES
A
RIESGOS
LABORALES CONTRATISTAS
DEPÓSITOS
EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS
ARL
XXXX
Banco XXXXX
Cuenta
Bancaria
CRÉDITO
XXXX
6. Efectuar el pago de aportes ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARLLa División Nacional de Tesorería consolidará los recursos girados, y según las planillas liquidadas pagará
de manera unificada la ARL riesgos 4 y 5 de los contratistas de la Universidad.
7. Informar al contratista sobre el pago realizado de aportes para los riesgos laborales
Una vez efectuado por parte de la Universidad el pago correspondiente de los aportes al sistema general de
riesgos laborales de los trabajadores independientes clasificados dentro de los riesgos IV o V, la División
Nacional de Tesorería informará mediante correo electrónico a las áreas de tesorería sobre el cumplimiento
de dicho trámite, de forma tal que dichas áreas dispongan del soporte del pago que debe ser validado al
momento de efectuar el pago al trabajador independiente en cumplimiento de las condiciones de pagos
pactadas en la orden contractual o contrato.
¿La orden contractual o contrato suscrito requiere de una prórroga, o una suspensión?
Si: Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales- ARL por prórroga o suspensión
de la orden contractual o contrato. Ir al numeral N° 9.
No: Fin del instructivo.
8. Realizar la nueva afiliación ante la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por
prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
En los casos que se suscriba una prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato, se deberán
adelantar los trámites señalados en los numerales 1 al 8 del presente instructivo, por lo que el trabajador
independiente deberá acercarse al punto de atención de la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- con
una copia de la prórroga o de la suspensión respectiva, debidamente firmada por las partes, y de este modo
surtir las etapas anteriormente descritas.
Notas:
a) En el caso de prórrogas, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la ARL, a
más tardar con un día hábil de anterioridad a la fecha de inicio de la respectiva orden contractual o
contrato de prestación de servicios.
b) Para el caso de suspensiones, el trabajador independiente debe hacer el trámite de afiliación ante la
ARL, a más tardar el día de terminación de la respectiva orden contractual o contrato de prestación de
servicios.
9. Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema
general de riesgos laborales
Cada área de contratación, dentro de los 10 primeros días calendario de cada mes, deberá enviar un
reporte mensual a la Sección de Contratación del Nivel Nacional ([email protected] y
[email protected]), a la División Nacional de Salud Ocupacional ([email protected]), y al
área de salud ocupacional de su respectiva sede, con la información de las nuevas órdenes contractuales o
contratos suscritos, de las órdenes contractuales o contratos prorrogados o suspendidos, y de aquellas que
se hayan terminado y liquidado anticipadamente en el mes anterior, con obligación de afiliación al Sistema
General de Riesgos Laborales.
Dicho reporte deberá contener:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Número de orden contractual o contrato,
Año de suscripción,
Fecha de inicio y de terminación,
Nombres y apellidos del trabajador independiente,
Número de identificación del contratista,
Nombre de la Administradora de Riesgos Laborales
Clase de riesgo.
Término de la prórroga, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique),
Término de la suspensión, con su fecha de inicio y de terminación (cuando aplique),
Fecha de terminación, según acta de liquidación anticipada (cuando aplique)
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
Lo anterior con el objetivo de que dichas novedades puedan ser reportadas a ARL respectiva, y los
trabajadores independientes relacionados sean incluidos en las actividades de seguridad y salud
ocupacional, según lo estipulado por el Decreto 723 de 2013, y en las demás normas que lo modifiquen,
complementen o sustituyan.
C. Afiliación extemporánea de riesgo laboral IV o V
En aquellos casos en que excepcionalmente y por razones justificadas se requiera contratar a una persona
natural para ejecutar actividades calificadas en riesgos IV y V, para iniciar actividades en fechas posteriores
al primer día hábil de cada mes, el director del proyecto o de la dependencia solicitante deberá adelantar las
actividades señaladas en los numerales del 1 al 7 del Literal B del presente instructivo.
No obstante lo anterior, el solicitante deberá contemplar la liquidación, disponibilidad presupuestal y pago
del valor adicional correspondiente a los intereses de mora causados por el no pago en los términos de ley,
Por lo tanto, se deberá informar a la Sección de Contratación del Nivel Nacional la situación excepcional
presentada adjuntando los documentos estipulados en el numeral 6 del Literal B del presente instructivo,
con el fin de proceder a gestionar la liquidación extemporánea de la planilla de pago de aportes, y su
respectivo giro por parte de la División Nacional de Tesorería.
Fin del instructivo.
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ELABORÓ
Julio Cesar Morales
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SUBPROCESO: SELECCIONAR PROVEEDORES Y
FORMALIZAR LA ADQUISICIÓN
REVISÓ
Pilar Cristina Céspedes,
Maria Elvira Garcia,
Martha Lucia Valencia, Maria
Fernanda Forero, Luis Alberto
Quintero
CARGO
Jefe Contratación
Nivel Nacional
CARGO
Jefe División Nacional de
Servicios Administrativos,
Jefe División Nacional de
Tesorería,
Jefe División Nacional de Salud
Ocupacional, Asesores Gerencia
Nacional Financiera y
Administrativa
FECHA
Octubre 31 de 2013
FECHA
Noviembre 29 de 2013
APROBÓ
Alba Esther Villamil
Gerardo Mejía Alfaro
CARGO
Directora Nacional de
Talento Humano
Gerente Nacional
Financiero y
Administrativo
FECHA
Noviembre 30 de 2013