INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY... Período evaluado: Enero

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Período
evaluado: Enero
– Abril de 2012
Secretario de
CARLOS ÁNDRES PÉREZ MÚNERA
Evaluación y Control:
Fecha de
elaboración: 11
de Julio de 2012
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
De acuerdo con el diagnóstico elaborado a las intervenciones realizadas en el 2011 por la
Subsecretaría de Talento Humano, se pudo establecer que las dificultades que se
presentaron en los programas de formación y capacitación:
Se presentó un 8.55% de deserción de los servidores inscritos en los programas de
formación y capacitación, las causas más recurrentes fueron la excesiva carga
laboral y la no autorización de sus líderes.
Se presentó deserción en el personal del cuerpo de bomberos inscrito en los
programas de formación y capacitación, los servidores manifiestan dificultad para
asistir debido a los turnos de trabajo asignados, de los 48 servidores inscritos en los
programas de formación y capacitación durante el 2011, 42 cumplió con el nivel
mínimo de asistencia requerido, es decir el 87.5%.
Se pudo establecer que una de las mayores dificultades en la asistencia, es que aún
no se tiene consciencia por parte de algunos servidores, líderes y directivos del
beneficio individual y organizacional que tienen los programas de formación y
capacitación, en el 2011 se presentaron casos concretos de inasistencia a los
programas de formación y capacitación en las Secretarias de Evaluación y Control,
Secretaría de Hacienda y Secretaría de Gobierno.
Se presentó descoordinación en los cronogramas de capacitación, lo cual generó
dificultades en la asistencia y permanencia de los servidores en los cursos
programados.
Avances
Se mantienen las estrategias de socialización de los valores éticos en los procesos
de inducción que se realizan mensualmente a los servidores que ingresan al
Municipio de Medellín.
Se establecieron acuerdos de servicio con la Secretarias de Transito y Transportes,
Secretaría de Educación y la Secretaría de Servicios Administrativos - Subsecretaria
de Talento Humano, para que remitan los procesos cada dos meses a la Dirección de
Control Disciplinario Interno, dándole una mayor celeridad a los procesos
disciplinarios.
En la Dirección de Control Disciplinario Interno, con el fin de darle mayor seguridad
jurídica y transparencia a las decisiones se acude a la segunda revisión por parte de
otro abogado.
Se envían informes trimestrales a los Secretarios de Despacho, los cuales describen
el estado de los procesos disciplinarios por dependencia y las conductas más
reiterativas, como mecanismo de prevención.
La Dirección de Control Disciplinario Interno brinda capacitación en los procesos de
inducción, Re inducción y a todos aquellos grupos o equipos de trabajo que lo
soliciten sobre la ley 734 de febrero 5 de 2002 Código disciplinario único.
En relación con el talento humano, la Alcaldía de Medellín cuenta con un plan de
formación y capacitación basado en diagnósticos de las necesidades, tanto en
conocimientos como en competencias que deben tener los servidores para el
desempeño de sus funciones y que responden a las necesidades de permanencia y
mejoramiento del clima laboral.
Mediante Decreto 0444 de marzo 27 de 2012, se adoptó el plan Institucional de
formación y capacitación para el año 2012, el cual tiene como objetivo establecer las
acciones y estrategias que orientan la formación integral del Talento Humano, este
plan contempla además la posibilidad de brindar capacitación especializada a los
equipos de trabajo que lo requieran, previo análisis de los temas y la necesidad
específica que tienen los servidores.
Mediante Decreto 2654 de noviembre 7 de 2006, se adoptó el Código del Buen
Gobierno para impulsar las buenas prácticas de la gestión pública en el Municipio de
Medellín, se destacan los avances en materia de planeación, la Alcaldía de Medellín
tiene definido su plan estratégico, aunado a su misión, visión, y objetivos y en
concordancia con los presupuestos y actividades de gestión.
Mediante Acuerdo Municipal 007 del 2012, se adoptó el Plan de Desarrollo “Medellín,
un hogar para la vida”, y con la implementación de este la Alcaldía de Medellín
buscará garantizar la vida digna de los habitantes de Medellín brindándoles bienestar,
convivencia, seguridad, desarrollo, competitividad y educación, para lograr una
sociedad cada vez más equitativa.
Se aprobó el Acuerdo 002 del 28 de febrero de 2012, “Por medio del cual se le
conceden unas facultades pro tempore al Alcalde para la Modernización de la
Administración Municipal”
El programa de Modernización, modificara la estructura actual, buscando mejorar la
eficiencia en la prestación del servicio público, la coherencia con las nuevas
tendencias mundiales de administración, mejorar el desempeño para lograr la mayor
rentabilidad social en el uso de los recursos públicos y mejorar las herramientas
tecnológicas de la administración municipal.
Se modificó la estructura de la Secretaría de Gobierno y creó la Secretaría de la
Seguridad a través del Decreto 0495 del 16 de abril de 2012, tiene como objetivo la
planificación, gestión, articulación, desarrollo, implementación y evaluación de todas
las acciones encaminadas a fortalecer y mejorar la seguridad en el Municipio de
Medellín, mediante la ejecución de políticas públicas y estrategias administrativas
para el ejercicio de la autoridad y el control territorial a la vez que se preserva la
institucionalidad y el orden público, protegiendo los derechos de los ciudadanos y
disminuyendo los índices delictivos.
En cuanto a la administración de riesgos, en el periodo evaluado se realizaron
revisiones a los riesgos y controles asociados a cincuenta y ocho (58) de los sesenta
y cuatro (64) procesos documentados en la herramienta ISOLUCION y en el mes de
enero se generó un informe consolidado.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
Alto volumen de indicadores bajo la responsabilidad de las dependencias y derivados
de los procesos, Planes, Programas y Proyectos, lo que dificulta el permanente
monitoreo de los mismos.
Se evidencian una serie de indicadores que se refieren al seguimiento de la
realización de actividades programadas, es decir que tanto se ha avanzado versus
las metas planeadas, las cuales no miden los avances en el resultado del plan de
desarrollo por ejemplo:
 Porcentajes de cumplimiento o eficiencia.
 Porcentaje del presupuesto ejecutado.
Avances
En el Modelo de Operación por Procesos, cabe resaltar la formalización de los
sesenta y cuatro (64) procesos, los cuales propician la reducción de trámites,
compilan normas, políticas de operación, mapas de riesgos, controles, formatos y
demás, los cuales favorecen la reducción de trámites, mitigan la utilización subjetiva
de criterios en el actuar y se constituyen en fuente de capacitación, socialización y
como soporte de consulta permanente.
La totalidad de las Políticas de operación están adoptadas y divulgadas, los
procedimientos se encuentran documentados en ISOLUCION, y hacen parte del
proceso Administración del Sistema Integral de Gestión.
La herramienta ISOLUCION, permite llevar un control de versiones, en la cual se
pueden evidenciar los cambios realizados en la documentación de los procesos.
El Programa de Modernización, línea 5 legalidades, legitimidad e institucionalidad
para la vida y la equidad del Plan de Desarrollo actualmente, está realizando una
revisión a todos los procesos, incluye riesgos, controles asociados, indicadores y
ajuste del modelo de operación por procesos, lo que implica el diseño de un modelo
funcional, con una estructura duradera.
El Centro de Servicios, ubicado en el sótano del Centro Administrativo Municipal
(CAM) cuenta con infraestructura y dotación habilitada para garantizar un excelente
servicio de información y atención a la ciudadanía, atiende consultas y asesorías de
las diferentes Secretarías del Municipio de Medellín, el cual inicio sus funciones en el
mes de diciembre del año 2011 y lo dirige la Secretaría General, a través de la
Dirección de Servicio a la Ciudadanía, igualmente al ingreso del CAM se encuentra la
Oficina de Quejas y Reclamos, 22 sedes entre MASCERCAS, Casas de Gobierno y
Centros de Servicio, que cubren todas las comunas de la ciudad de Medellín.
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
Los planes de mejoramiento formulados por las Secretarías y el Departamento
Administrativo de Planeación producto de las auditorias realizadas por la Contraloría
General de la Republica, la Contraloría General de Medellín y las evaluaciones
independientes a los procesos, no se encuentran en el aplicativo de ISOLUCION, lo
cual dificulta el seguimiento a las acciones de mejoramiento formuladas.
En la evaluación individual que se realiza a los servidores públicos inscritos en
carrera administrativa, los evaluadores cometen errores de forma, los más
recurrentes son: Diligenciar de manera incompleta algunos campos en el aplicativo
SAP/R3 como son las metas, la fijación de compromisos y las evidencias que
soportan la fijación de los compromisos individuales, que se traducen en
incoherencias entre el resultado de la evaluación y el plan de mejoramiento individual.
Avances
El Plan de Mejoramiento Institucional, corresponde a la sumatoria de los planes de
mejoramiento asociados a la totalidad de los procesos de la Alcaldía de Medellín,
producto de las autoevaluaciones, auditorías internas de calidad, evaluación
independiente a los procesos CORE y se encuentran en el aplicativo ISOLUCION.
Con motivo de la certificación de la norma NTCGP 1000: 2009, se generaron setenta
y seis (76) oportunidades de mejora a los procesos de la Alcaldía de Medellín como:
 Revisar el diseño del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de determinar si los
actuales componentes del mismo, tienen el alcance de proceso, de tal manera que se
facilite la fusión entre algunos de ellos, lo que facilitaría el establecimiento de menos
relaciones de tipo sistémico entre ellos, y permitir así, una mayor comprensión y
administración eficaz del mismo.
 Trabajar en el conocimiento e implementación de la Norma ISO 9004/2010, con miras al
Aseguramiento de la auto-sostenibilidad.
 Precisar los términos expresados en las fórmulas de los indicadores, con el fin de
evidenciar los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad, para cada uno de los
procesos del sistema, que permita evitar las interpretaciones subjetivas por parte de los
equipos de trabajo.
 Es importante diseñar un formato único, para el registro de los análisis de los datos
provenientes de los indicadores de los procesos, las acciones propuestas para el período
siguiente y el seguimiento y medición en el período posterior; con el fin de evidenciar las
fases del PHVA del proceso, que permita medir la asertividad en la toma de dicha
acciones.
 Considerar el establecimiento de metas para los diferentes indicadores, que evidencien la
superación de los requerimientos de tipo legal, en respuesta de la eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad.
 Evidenciar desde cada uno de los procesos el seguimiento y evaluación de eficacia de
las acciones orientadas a la administración de los riesgos, en concordancia con el
desempeño de éstos, que permita facilitar el seguimiento posterior de manera
consolidada, según frecuencia determinada.
 En concordancia con el compromiso establecido en la política de calidad, de asegurar el
mejoramiento continuo del desempeño del sistema, es importante motivar la toma de
acciones de mejora, por parte de los procesos y sus equipos de trabajo, de manera
independiente del resultado de los indicadores.
Para la elaboración del plan de capacitación anual se tienen en cuenta como
insumos, el plan de mejoramiento individual, las necesidades de formación y
capacitación manifestadas por los servidores y los líderes, la medición de clima
laboral, el diagnóstico de necesidades realizado por Secretarías y las encuestas
realizadas en los programas de cierres de brechas, lo que le permitirá a la Alcaldía de
Medellín optimizar los programas de formación y capacitación.
Se realizó Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y notas de mejora por
parte de los responsables del proceso de mejora Continua.
La secretaría de Evaluación y Control cumplió con las evaluaciones independientes
de carácter legal dentro de los términos establecidos, como son:
 Evaluación del Sistema de Control Interno Contable a la luz de la Resolución 357 de
2007 de la Contaduría General de la Nación.
 Evaluación de la gestión a las Secretarías y al Departamento Administrativo de
Planeación - Ley 909 de 2004.
 Seguimiento a los planes de mejoramiento formulados - Ley 87 de 1993.
 Evaluación al cumplimiento normativo de uso de software - Directiva Presidencial N°
02 de 12 de febrero de 2002.
La Secretaría de Servicios Administrativos, Subsecretaría de Talento Humano,
adelantó talleres teóricos prácticos de evaluación del desempeño, dirigido a los
líderes y directivos responsables, con el fin de brindarles las herramientas necesarias
para el cumplimiento de su función evaluadora y establecer unas normas estándar
para todos los evaluadores de forma que disminuya el riesgo de que la evaluación
esté influida por los prejuicios y las percepciones personales de éstos.
Se realizó seguimiento al personal nombrado en provisionalidad, de conformidad con
la metodología implementada por el Municipio de Medellín difundida mediante circular
027 del 20 de junio del 2008.
El objetivo de la metodología es permitir a los servidores de nivel directivo y a los de
nivel profesional con personal a cargo, llevar a cabo el seguimiento, el cual consiste
en el acompañamiento y orientación que se debe ofrecer a los servidores nombrados
en provisionalidad, para su desempeño normal, buscando el logro de los resultados,
toda la información se registra dentro del aplicativo SAP/R3.
El proceso de seguimiento del desempeño laboral para los servidores públicos
provisionales se realiza a través de dos fases:
 La primera fase es planear el seguimiento del desempeño laboral, en la cual se fijan
compromisos y evidencias
 La segunda fase es ejecutar el seguimiento.
Se realizó evaluación al 93% de los acuerdos de gestión según lo estipulado en el
artículo 107 del Decreto 1227 de 2005, además son un insumo para la evaluación de
la gestión realizada a las distintas Secretarías y al Departamento Administrativo de
Planeación. A continuación se presenta una relación de los acuerdos de gestión
suscritos en cada una de las Dependencias:
SECRETARIA O DIRECCION
ACUERDOS DE
GESTIÓN REALIZADOS
ALCALDIA
1
ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
5
BIENESTAR SOCIAL
7
CULTURA CIUDADANA
4
DESARROLLO SOCIAL
2
EDUCACIÓN
6
EVALUACIÓN Y CONTROL
1
GENERAL
1
GOBIERNO
4
HACIENDA
6
MEDIO AMBIENTE
4
MUJERES
2
OBRAS PÚBLICAS
3
PRIVADA
1
SALUD
3
SERVICOS ADMINISTRATIVOS
5
TRANSPORTES Y TRÁNSITO
3
TOTAL
58
Estado general del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno del Municipio de Medellín, se encuentra en un nivel alto
de desarrollo, el cuál se evidencia en el fortalecimiento permanente de los distintos
subsistemas, componentes y elementos, el resultado obtenido después de aplicar el
instrumento diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública por el
Municipio de Medellín es del 93.86% que corresponde al rango de cumplimiento.
Recomendaciones
Seguir
trabajando
en
acciones
de
mejoramiento
que permitan
lograr
la
implementación total de cada uno de sus componentes y elementos.
Se debe generar mayor consciencia en los servidores, líderes y directivos en cuanto a
la importancia que tiene la asistencia y aprovechamiento de los programas de
formación y capacitación.
Se requiere seguir fortaleciendo las actividades de seguimiento y evaluación a los
indicadores cuantitativos y/o cualitativos.
La administración del riesgo, requiere de un desarrollo homogéneo y coherente, lo
anterior significa que la implementación de éste importante componente del modelo,
debe estar en función de los resultados, la prevención y mitigación del riesgo.
Cumplir con los planes de mejoramiento, producto de las Auditorías realizadas por la
Contraloría General de Medellín, Contraloría General del Republica, Evaluación
Independiente y Calidad.
Diseñar una estrategia que le permita incluir los hallazgos de los órganos de control
en ISOLUCION.
CARLOS ÁNDRES PÉREZ MÚNERA
Secretario de Evaluación y Control
Municipio de Medellín.