POLITICAS DE ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DE LA

POLITICAS DE ADQUISICIONES YCONTRATACIONES DE LA
ADMINISTRACION PÚBLICA
PROCEDIMIENTOS PARA SU APLICACIÓN
El PLAN se elabora considerando en la mayoría de los casos las compras efectuadas durante el
año anterior, de la misma manera ocurre para el caso de servicios (compras recurrentes). Se
incluye además cualquier gasto que deba realizarse en ese ejercicio en particular que no haya
sido contemplado en planes previos, a tal fin se efectúan las consultas correspondientes con las
áreas que normalmente requieren contrataciones especiales (compras no recurrentes). La
elaboración del PLAN ANUAL DE ADQUISIONES se realiza conjuntamente entre las Unidades
de Compras y Contrataciones y la Dirección de Presupuesto.
El Plan Anual de Necesidades se elabora solicitando en primera instancia las necesidades a
cada Unidad de destino (Rubros de mayor consumo), luego y teniendo en cuenta los Techos
Presupuestarios y la Política Presupuestaria, se vierte la información en la plantilla de excell, de
acuerdo a directivas emanadas mediante circular o acuerdo por la Oficina Normativa de las
Adqusiciones y Contrataciones del Estado (ONCAE). Es decir, las distintas áreas remiten a la
administración un requerimiento anual de necesidades jerarquizado por importancia, que se
evalua en funición del crédito presupuestario aprobado para cada partida.
Con este criterio cada una de las Unidades Ejecutoras (UE), elabora una programación anual del
gasto en base a sus necesidades y los precios de referencia con que se cuenta. En el Área de
Administración se consolidan dichas programaciones dando origen al Plan Anual de
Necesidades de la lnstitución, el cual se ajusta posteriormente cuando se informan los techos
financieros, en base a las prioridades fijadas institucionalmente.
Se compatibilizan todos los requerimientos con los Techos Presupuestarios definidos por la
Secretaría de Finanzas. Sobre la base de esta información consolidada, los responsables de los
diferentes Programas y Actividades de la Institución, definen su requerimiento anual en
Contrataciones.
Paralelamente a la elaboración del proyecto de presupuesto que desarrollan las distintas UE, se
planifican las acciones que permiten cumplir con las metas u objetivos, para lo cual se hace
necesario programar la obtención de los recursos materiales imprescindibles, es decir proyectar
las cantidades físicas y financieras de los insumos (o gastos) que deben ser financiados para
alcanzar las metas y/u objetivos que se fijan en cada una de las actividades y/o programas.
El Plan Anual de Necesidades debe transformarse en una consecuencia directa de la
programación presupuestaria. Una vez conocidos los recursos reales necesarios para llevar a
cabo las tareas corresponde plantearse el cronograma de adquisiciones a fin de disponer de
ellos en tiempo oportuno, en las mejores condiciones de acuerdo con el tipo de insumo y
utilizando el procedimiento de selección adecuado. Aunando todas las necesidades reales que
tenga cada dependencia que integran la Institución a fin de proyectar el referido Plan Anual de
Necesidades.
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PROCEDIMIENTOS PARA SU APLICACIÓN
Una vez aprobado el Presupuesto por el Poder Legislativo, se informa a los responsables de
cada Programa o Actividad, de las eventuales modificaciones al Presupuesto originalmente
presentado para su aprobación, debiendo proceder a la elaboración del PLAN ANUAL DE
COMPRAS y CONTRATACIONES definitivo. Posteriormente se realiza un seguimiento y
control de la ejecución presupuestaria y su correspondencia con la programación de gastos,
efectuando los ajustes necesarios.
A continuacion se muestran algunos conceptos para la elaboración del PACC y su relación con
el sistema presupuestario:
1. Tanto en la elaboracion del Plan de Necesidades como en el Plan Anual de Compras y
Contrataciones, la relación del objeto del gasto será con el mínimo nivel del CBS
(producto), lo cual permitirá tener dos visiones diferentes, por un lado la financiera y por
el otro la de compras.
2. Existe un momento en el año donde se realiza la formulación presupuestaria, en dicha
formulación debe tener una participación directa la Unidad de Compra de cada
Institución. Por otro lado pretendo mostrar que las necesidades básicamente tendrán
dos fuentes, por un lado las compras que se suceden año a año para el normal
desenvolvimiento de las actividades de las Instituciones, por otro los proyectos nuevos
donde las necesidades se basan en estimaciones financieras, normalmente sin una base
de cálculo demasiado exhaustiva.
Existen casos donde se producen varias idas y vueltas entre las Instituciones y las
oficinas de Planificación y Presupuesto hasta que ingresa en la OPP y se vuelve
inaccesible para las Instituciones, esta etapa corresponde a los ajustes presupuestarios
que realiza la OP hasta confeccionar el anteproyecto de Ley. Según la funcionalidad
implementada en el SIAFI, estos recortes pueden hacerse a nivel financiero o físico. Si
los recortes son financieros el riesgo es que compre una llanta y media, o jeringas y no
agujas!! Si admite ajustes físicos es posible recomponer la meta.
Es muy probable que los recortes sean financieros, se necesitaría un ejército de gente
en la OP para que sea físico.
Finalmente, viene la cuota de compromiso, esta cuota hace que muchas veces los
procesos de contratación deban reprogramar su inicio o dilatar su ejecución.
3. Ahora estaremos en condiciones de ajustar el PAC a un presupuesto real, TODO LO
ANTERIOR SERAN BUENAS INTENCIONES, tendremos una programación anual y
también una ajustada al trimestre. Cada trimestre marcará un hito, donde deberé realizar
ajustes a la programación para el trimestre siguiente. La visión de compras es establecer
un cronograma procesal para adquirir esos bienes, cuantos procesos voy a realizar, bajo
que modalidades, etc. En lo que respecta a los contratos de tracto sucesivo y otros
casos particulares, el compromiso presupuestario debería asignarse anualmente.
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4. Existe una relación entre el CBS, RCProveedores y la gestión, dentro de ésta entre la
planificación y la ejecución (solo muestro 2 etapas pero son más). Esta relación se da a
un nivel de agregación y en el hipotético caso de tener renglones (productos), entonces
también puede darse al nivel más desagregado.
En general, se trata de una inversión necesaria y tremendamente rentable pues, en definitiva, las
nuevas técnicas de adquisiciones, que comprenderán la divulgación y compra por medios
electrónicos aprovechando las oportunidades disponibles, solo proporcionarán una mayor
eficiencia y reducción de costos, si los funcionarios del sector público son adiestrados para
utilizarlas adecuadamente. La capacitación sobre mejores prácticas y reglas de adquisiciones es
uno de los métodos fundamentales para alcanzar tal cambio.
Un buen punto de partida para el debate sobre la organización de un sistema de adquisiciones
públicas, puede ser analizar la responsabilidad de las entidades en relación con el gasto y la
gestión pública. El tema parece tener dos facetas. Una, es la necesaria interacción entre las
entidades que adquieren y los órganos que ejercen el control contable y de legalidad; la otra, la
mayor responsabilidad que se debe asignar a las entidades que efectúan el gasto.
En muchos países latinoamericanos no existe un organismo que sirva de punto focal
responsable de las adquisiciones del sector público. En general, la responsabilidad de los
sistemas de compras se encuentra atomizada en diferentes Ministerios y entidades del Estado y
existe una multiplicidad de actores. Esto puede ser más o menos grave, dependiendo de la
organización política de cada país.
Como consecuencia, se da la posibilidad de inconsistencias en la aplicación de las normas que
rigen las compras del Estado, y se arriesga una duplicidad o deficiencia en el control. Además,
si la responsabilidad se encuentra fragmentada o diluida, se corre el riesgo que los gobiernos no
tengan una visión integral y estratégica de las adquisiciones. Por lo tanto, para efectos de una
buena administración, parece necesario que la gestión de las compras sea encarada
integralmente en sus aspectos administrativos, financieros, legales, tecnológicos y de gestión.
En tal sentido, es fundamental tener una visión integradora o sistémica de los procesos de
compra de manera de aprovechar las sinergias naturales que existen entre las distintas unidades
compradoras. Esto incluye la posibilidad cierta de integrar, a través de interfaces, el Sistema de
Información con otros Sistemas que las instituciones posean como son los Sistemas contables y
presupuestarios facilitando la desburocratización.
En resumen todo lo anterior contribuye a mejorar los procesos presupuestarios al disponer de
mejor información de los gastos por cada rubro.
Este tipo de iniciativa debe ser una política de Estado con un sentido estratégico de país por su
trascendencia en el tema de la transparencia y probidad. No debería depender en consecuencia
del gobierno de turno.
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