Procedimiento Planeacion Estrategica

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión: 1
Aprobó: Comité de
Calidad
Fecha: 17/12/2012
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PROCESO. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO. N.A
PROCEDIMIENTO. Planeación Estratégica
1. OBJETIVO
Establecer una metodología de gestión que permita formular, implementar, controlar el Plan Estratégico de la Cámara
de Comercio, como una herramienta de la gestión gerencial que permita proyectarla hacia el futuro teniendo en cuenta
la misión, la visión, sus estrategias y objetivos estratégicos, facilitando la toma de decisiones para cumplir con las
expectativas de la empresa en cuanto a crecimiento, rentabilidad y perdurabilidad con responsabilidad social.
2. ALCANCE
Este procedimiento conceptualiza de manera general las etapas necesarias para llevar a cabo un plan estratégico de
acuerdo con la cultura de la empresa, incluyendo la revisión permanente que se realiza del mismo.
3. DEFINICIONES
a. Planeación: La planeación consiste en fijar un curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que lo orientan, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesario
para su realización. Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el conjunto de
objetivos por obtenerse en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y
procedimientos definidos.
b. Planeación Estratégica: Es un proceso mediante el cual una organización define su visión de largo plazo y las
estrategias para alcanzarla, con base en el análisis del entorno, tanto interno como externo. Supone la
participación activa de los actores organizacionales, la obtención permanente de información sobre sus factores
críticos de éxito, su revisión, monitoría y ajustes periódicos para que se convierta en un estilo de gestión que
haga de la organización un ente proactivo y anticipatorio.
La planeación estratégica se desarrolla e integra en tres niveles: Planeación estratégica corporativa, planeación
estratégica funcional o táctica y planeación estratégica operativa.
c. Misión: Es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que
deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del
negocio. El enunciado da sentido, rumbo y orientación a todas las actividades que se lleven a cabo
cotidianamente en las diferentes áreas o departamentos de la organización, así como al trabajo y esfuerzo que
realizan y aplican sus propietarios, directivos, gerentes y personal operativo.
d. Visión: La visión es aquella idea o conjunto de ideas que se tienen de la organización a futuro. Es el sueño más
preciado a largo plazo y le da un sentido estratégico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones.
e. Estrategia: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y
esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Una estrategia es el conjunto de acciones
orientadas hacia:
• Consolidar las fortalezas.
• Eliminar las debilidades.
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•
•
•
f.
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Aprovechar las oportunidades.
Minimizar el impacto de las amenazas.
Alcanzar los objetivos estratégicos
Objetivos Estratégicos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Un objetivo
estratégico es el marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y
proyectos específicos de la organización. El carácter de los objetivos estratégicos es principalmente cualitativo;
aunque deben alcanzarse por la sucesión ordenada y cuantificable de metas continuas, su concepción es de
largo plazo, pero su seguimiento y evaluación se realizan en periodos relativamente cortos.
Los objetivos estratégicos son de utilidad para evaluar el desempeño general de la organización y medir el
avance o rezago que manifiesta esta en relación con los grandes propósitos empresariales.
Los objetivos estratégicos son definidos por la alta dirección y los gerentes que coordinan las áreas estratégicas
dentro de la organización. Esto, en virtud de su conocimiento del negocio y de su necesario involucramiento y
compromiso para alcanzarlos en los plazos previstos. Por otra parte la alta dirección tiene que presentar al
grupo de accionistas los objetivos estratégicos y en caso de que estos no cumplan sus expectativas se tendrán
que replantear.
g. Plan de acción: Herramienta gerencial institucional, articulada y coherente con el Plan Estratégico de la entidad,
el cual establece el conjunto de proyectos, actividades y metas de las distintas áreas funcionales durante un
periodo de aplicación y ejecución inferior al Plan Estratégico Institucional
h. Balanced Score Card: Metodología de gestión, diseñada para formular, implementar y materializar la planeación
estratégica de la compañía, sobre la base de la construcción de un sistema multidimensional de objetivos de
corto, mediano y largo plazo, que son medidos, evaluados y monitoreados permanentemente por medio de un
grupo de indicadores inductores y de resultados, vinculados entre sí por un árbol de causalidad, clasificados por
perspectivas y alineados con la estrategia.
4. PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
1.
Definición del plan
estratégico
2.
Formulación del plan
estratégico
DESCRIPCIÓN
Definir por parte de la Junta Directiva y el
equipo directivo de la entidad,
los
elementos básicos del Plan Estratégico
como son la misión, la visión, los principios
y valores corporativos y los objetivos
estratégicos y cuál es la estrategia de la
empresa para conseguir llevar a cabo este
plan. El alcance del Plan Estratégico será
definido por la Junta Directiva.
Definir los objetivos que la entidad quiere
lograr a:
1 año
3 años
6 años
RESPONSABLE
Junta Directiva y
Equipo Directivo de la
Entidad
Junta Directiva y
Equipo Directivo
EVIDENCIA
Plan Estratégico
Formulado
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
N°
3.
4.
ACTIVIDAD
Aprobación
Difusión
5.
Ejecución del plan
6.
Seguimiento
DESCRIPCIÓN
o más años de acuerdo al alcance del
plan.
Definir las estrategias operativas mediante
las cuales se desarrollen o alcance el logro
de los objetivos. Estas estrategias deben
ser concretas, sobre las cuales se puede
determinar tareas o acciones concretas y
responsabilidades.
Desarrollar un plan de acción para alcanzar
los resultados planeados, en un horizonte
de
tiempo
previamente
definido,
generalmente un año, estableciendo para
ello un indicador de éxito global para cada
proyecto estratégico. Se deben definir las
tareas necesarias para operatizar el plan de
acción, el tiempo de realización de cada
una de ellas, la meta que se espera alcanzar
con cada tarea, en términos concretos y la
persona responsable de llevarla a cabo.
Elaborar un presupuesto, dentro del
horizonte de ejecución de las tareas que
identifique y cuantifique los recursos
necesarios para la ejecución de las mismas
Presentar a la Junta Directiva, el plan
estratégico de la entidad, para su
aprobación.
Presentar anualmente ante la Junta
Directiva los Planes de Acción de cada
proceso y su presupuesto, para su
aprobación.
Dar a conocer el Plan Estratégico de la
entidad a todos los niveles de la
organización, con el objeto de estimular el
compromiso de los colaboradores a partir
del conocimiento de los elementos
constitutivos del plan de acción.
Ejecutar de acuerdo a los proyectos
establecidos, estrategias planteadas y
metas a lograr, el plan de acción de cada
área. Midiendo con indicadores su
cumplimiento
Realizar
seguimiento
mensual
al
cumplimiento de los planes de acción de
cada área, incluyendo cumplimiento de
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
Junta Directiva y
Equipo Directivo
Responsables de
Procesos
Plan de acción
Anual
Responsables de
Procesos
Plan de Acción
Anual y
Presupuesto
Presidente Ejecutivo
Acta de Junta
Directiva
Presidente Ejecutivo
Acta de Junta
Directiva
Coordinador de
Planeación y Calidad –
Jefes de Procesos
Acta de Reunión
y Listado de
Asistencia
Jefes de Procesos
Jefes de Procesos
Matriz de
Seguimiento al
Plan de acción
PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
metas y la ejecución de los recursos
presupuestados.
Controlar el nivel de cumplimiento de las
metas establecidas en los planes de acción
Presentar a la Presidencia Ejecutiva un
informe de cumplimiento de los planes de
acción.
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
Coordinadora de
Planeación y Calidad
Coordinadora de
Planeación y Calidad
Indicador de
Cumplimiento
Informe de
Revisión
Gerencial