MODULO VI - Ministerio de la Defensa

Ministerio de Defensa Nacional
República de Colombia
Dirección de Finanzas
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PAG.
1.
2.
3.
PROCEDIMIENTO No. 29
“CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE CREDITO PUBLICO Y DEL TESORO
NACIONAL”
CONSIGNACIONES BANCO DE LA REPUBLICA
CONSIGNACIONES BANCO POPULAR
CONSIGNACIONES BANCO AGRARIO DE COLOMBIA
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Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros
“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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PROCEDIMIENTO Nº 29
CONSIGNACIÓN A CUENTAS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CREDITO
PÚBLICO Y DEL TESORO NACIONAL
Son recursos que se generan para la Nación por parte de los diferentes Órganos
Ejecutores y su destinación es determinada directamente por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
Una vez permitida la consignación por parte de los Departamentos Financieros o
su equivalente en cada Unidad Ejecutora nivel central, las Tesorerías de las
Unidades en Línea como Fuera de Línea deben realizar la consignación respectiva
a las cuentas autorizadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional del Banco de la República, Banco Popular y Banco Agrario de Colombia
según corresponda (Ver Anexo “4” Relación Cuentas).
Así mismo, en los casos de multas y cobros coactivos, entre otros, la consignación
es efectuada por un tercero.
1. CONSIGNACIONES BANCO DE LA REPÚBLICA
Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que cuando se trate de recursos
Con Situación de Fondos, en el comprobante de consignación del Banco de la
República se especifique:
- La ciudad en donde se efectúa la consignación.
- Fecha (año, mes, día) en que se realiza la consignación.
- Detalles cheques consignados: Se debe diligenciar según corresponda: cheque
(Número del cheque, código del banco y valor) o en efectivo.
- Nombre de la cuenta: se indicará el nombre de la cuenta que corresponda del
Banco de la República.
- Número de la cuenta donde se va a efectuar la consignación: está debe ser
concordante con el nombre de la cuenta.
-Código: este campo es de obligatorio diligenciamiento con el fin de identificar por
parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, la Unidad
que está reintegrando. Para el Ministerio de Defensa Nacional los códigos de
portafolio establecidos son:
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“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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154 Gestión General
155 Comando General
156 Ejército Nacional
157 Armada Nacional
158 Fuerza Aérea Colombiana
159 Dirección General Marítima
162 Dirección General de Sanidad Militar
174 Policía Nacional
175 Policía Nacional Salud
-Nombres y Apellidos: en este campo se debe registrar el código de la Unidad
Ejecutora que está efectuando el reintegro y la asignación interna para las
Unidades Fuera de Línea.
-NIT/Cédula de Ciudadanía: se debe diligenciar el NIT de la Unidad.
-Teléfono: se debe registrar el número telefónico de la Unidad que realiza la
consignación.
-Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por
el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó
el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC
a la cual corresponden los recursos reintegrados.
NOTA: Se debe tener especial
que la Dirección General de
momento de efectuar la carga
reintegro a la Unidad Ejecutora
cuidado en la elaboración de la consignación para
Crédito Público y del Tesoro Nacional, en el
de los extractos y las consignaciones, registre el
que realmente lo efectuó.
En caso que se efectúen consignaciones en cheques éstos deben ser girados a
favor de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional sin ninguna
otra leyenda adicional. Si las consignaciones se producen en ciudades donde no
existan sucursales del Banco de la República, se debe informar al Departamento
Financiero o equivalente del nivel central para que éste coordine con la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a fin de conocer la entidad
bancaria, el número de la cuenta y el numeral rentístico para que puedan efectuar
las consignaciones.
A continuación se presenta el modelo del recibo de consignación del Banco de la
República:
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“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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Concepto del
gasto, vigencia
en la que se
reciben de los
Unidad
recursosEjecutora
No de la Orden de
pago que genero el
reintegro
NOTA: Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un
cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos
incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la
devolución del cheque, teniendo en cuenta que ello conlleva a una sanción
del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del
librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal
vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).
En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras,
tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal
que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la
sanción del 20% del importe del mismo.
Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado
como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
2. CONSIGNACIONES BANCO POPULAR
Las Unidades Ejecutoras nivel central o regionales en Línea o Fuera de Línea
deben realizar la consignación en las cuentas autorizadas (Ver Anexo “4” Relación
Cuentas) y así mismo, deben en la consignación indicar el código rentístico que
corresponda, con el fin de que la Dirección General de Crédito Público y del
Tesoro Nacional identifique la Unidad que efectúa el reintegro en el Sistema SIIFNación.
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Los códigos rentísticos para Recursos Con Situación (10, 11 y 13, entre
otros) son:
2709-05-01
2709-05-02
2709-05-03
2709-05-04
2709-05-05
1212-75
Reintegros Gestión General
Reintegros Comando General
Reintegros Ejército Nacional
Reintegros Armada Nacional
Reintegros Fuerza Aérea Colombiana
Dirección General Marítima
Los códigos rentísticos para Recurso 12 Con Situación de Fondos son:
2709-50-01
2709-50-02
2709-50-03
2709-50-04
2709-50-05
Reintegros Gestión General - Fondelibertad
Reintegros Comando General
Reintegros Ejército Nacional
Reintegros Armada Nacional
Reintegros Fuerza Aérea
Los códigos rentísticos para Acreedores Varios Sujetos a Devolución Con
Situación de Fondos son:
1501-01 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Gestión General
1501-02 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Comando General
1501-03 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Ejército Nacional
1501-04 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Armada Nacional
1501-05 Acreedores Varios Sujetos a Devolución Fuerza Aérea
Adicionalmente, se recomienda registrar en la parte posterior del formato de
consignación tanto del original como de la copia los siguientes datos:
-Nombre del Depositante: en este campo se debe registrar nombre de la Unidad y
el código de asignación interna para las Unidades Fuera de Línea, Nit y el número
telefónico de la Unidad que realiza la consignación.
-Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por
el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó
el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC
a la cual corresponden los recursos reintegrados. Ejemplo:
Nombre del Depositante:
1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón.
Concepto de la Consignación:
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Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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Gastos Generales; Orden de Pago No. que corresponda; recursos girados año
2004; Vigencia Pac: Vigencia actual o Rezago según corresponda.
NOTA : Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un
cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos
incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la
devolución del cheque teniendo en cuenta, que ello conlleva a una sanción
del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del
librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal
vigente. (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).
En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras,
tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal
que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la
sanción del 20% del importe del mismo.
Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado
como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
3. CONSIGNACIONES BANCO AGRARIO DE COLOMBIA
Se debe describir en forma adecuada la Unidad Ejecutora que efectúa la
consignación, ejemplo:
1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón.
Adicionalmente, se recomienda registrar en la parte posterior del formato de
consignación tanto del original como de la copia los siguientes datos:
-Nombre del Depositante: en este campo se debe registrar nombre de la Unidad y
el código de asignación interna para las Unidades Fuera de Línea, Nit y el número
telefónico de la Unidad que realiza la consignación.
-Concepto de la consignación: se debe definir muy bien el concepto del gasto por
el cual se está efectuando el reintegro, el número de la orden de pago que generó
el reintegro (aplica sólo para Unidades en Línea), el año del giro y la vigencia PAC
a la cual corresponden los recursos reintegrados. Ejemplo:
Nombre del Depositante:
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“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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1501-03 M1D Ejército Nacional – Grupo Rondón.
Concepto de la Consignación:
Gastos Generales; Orden de Pago No. que corresponda; recursos girados año
2004; Vigencia Pac: Vigencia actual o Rezago según corresponda.
Una vez realizada la consignación en el Banco Agrario de Colombia la Regional
Fuera de Línea debe enviar copia legible de la consignación a la Unidad Ejecutora
nivel central para que ésta lo remita a la Dirección de Finanzas y se realicen las
coordinaciones de solicitud de carga de la misma con la Dirección General de
Crédito Público y del Tesoro Nacional.
NOTA: Las Unidades Ejecutoras del nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea deben tener presente que si efectúa la consignación de un
cheque debe evitar que éste contenga enmendaduras, tachones, textos
incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal que genere la
devolución del cheque teniendo en cuenta, que ello conlleva a una sanción
del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del
librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal
vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente).
En caso de que a la Unidad Ejecutora nivel central o Regionales en Línea o
Fuera de Línea le consignen un cheque que presente enmendaduras,
tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o cualquier causal
que genere la devolución del cheque, se deberá igualmente aplicar la
sanción del 20% del importe del mismo.
Es procedente señalar, que el valor objeto de la sanción debe ser clasificado
como un ingreso para la Nación y consignarse en las cuentas de la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.
Una vez se haya hecho efectiva la consignación de los recursos en las cuentas
autorizadas se dará por culminado el procedimiento de consignación o reintegro,
debiendo remitir copia de la documentación al Departamento Financiero o
quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora (nivel central).
Finalmente, la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional dentro
de los quince días siguientes efectuará el cargue de la información que permita a
las Unidades en Línea proceder con la aplicación de los reintegros a través del
Sistema SIIF Nación.
NOTA: Con respecto a las consignaciones que se realicen a la Dirección General
de Crédito Público y del Tesoro Nacional se debe tener especial cuidado en no
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“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
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agruparlas por concepto del gasto a una sola cuenta, esto debido a que como ya
se indicó en el Anexo “4” Relación Cuentas, existen cuentas definidas para
vigencia o rezago así como por concepto del gasto.
REGISTRO CONTABLE
Consignación de los recursos a la Dirección General de Crédito Público y del
Tesoro Nacional
El registro contable depende del tipo de recursos que se está consignando.

Responsabilidades
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
245301
En administración
111005XXX Cuenta corriente

DEBITO CREDITO
XXX
XXX
Multas, cobros coactivos
Cuando la consignación es realizada por un tercero en las cuentas de la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional no se efectúan registros
contables, sino hasta cuando se realice el proceso de clasificación del ingreso.

Acreedores varios sujetos a devolución
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO CREDITO
CONTABLE
147046
Recursos
de
acreedores
XXX
reintegrados a tesorerías
111005XXX Cuenta corriente
XXX
Carga de Extracto
En el momento de la carga del extracto se generan registros automáticos en la
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, mientras que en la
Unidad Ejecutora no se refleja contablemente.
Continuación Manual de Políticas y Procedimientos Financieros
“Este documento es de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional – Dirección de Finanzas.
Se prohíbe su reproducción total o parcial”.
Clasificación del Ingreso
Registro automático en la Causación
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
14XXXX
Deudores
4XXXXX
Ingresos
DEBITO CREDITO
XXX
XXX
Registro automático en el Recaudo
CODIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
CONTABLE
572080
Recaudos
1401XX
Ingresos No Tributarios
DEBITO CREDITO
XXX
XXX
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