manual de procesos y procedimientos planta física

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer el alcance, los procedimientos de los servicios y recursos de infraestructura física necesarios para el
buen desempeño de las actividades propias de cada una de las unidades académicas y administrativas de la
Universidad La Gran Colombia.
ALCANCE MANUAL
Comprende el mantenimiento preventivo y correctivo, atención de la infraestructura física en obras civiles,
instalaciones eléctricas e hidrosanitarias, equipos de apoyo, aseo y cafetería de la Universidad La Gran Colombia
en la sede de Bogotá.
DEFINICIONES
-
Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecución de
ciertos procesos o tareas mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros
asignados a la actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento específico.
-
Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en
un tiempo mínimo y de la manera más eficiente.
-
Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna
detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecución y evaluación de
las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignación de recursos.
-
Proveedor: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica
adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios,
determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas.
-
Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones
de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los
compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc.
-
Cotización: Solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un
determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de
condiciones de exigencias técnicas y administrativas.
-
Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo análisis indica el grado de cumplimiento
de los niveles de servicio previamente establecidos.
-
Infraestructura: Es el término que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las
actividades académicas y administrativas de la Institución, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema
de agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.
-
Higiene: El término higiene se designa al conjunto de conocimientos y técnicas que se ocupan de controlar
aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero también hace referencia al aseo, limpieza y
cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.
-
Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como
funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de
racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y
correctivo.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
-
Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daños
que se han presentado, o sustituir algún elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades
de los otros procesos del SIGEC de la Institución o su ambiente físico de trabajo.
-
Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programación
periódica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos
en buen estado y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen
funcionamiento.
-
Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de
personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.
-
Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las
operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los
objetivos fijados por la alta gerencia.
-
Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de
referencia, que permitan emitir un diagnóstico.
-
Supervisión: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma
satisfactoria y prestando un óptimo adecuado de servicios.
-
Equipos de apoyo: Son los necesarios para el funcionamiento y ambientación de las áreas académicas y
administrativas, tales como, equipos de bombeo, ascensores, plantas eléctricas, aires acondicionados,
excluyendo para este manual equipos de cómputo, servidores y medios audiovisuales
1. PLANIFICACIÓN ESPACIAL
El Departamento de Planta Física planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física de la
institución, de manera que la comunidad universitaria desarrolle sus actividades administrativas, académicas y extra
académicas en un ambiente apropiado.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Usuario
3
Planta Física
4
Planta Física
5
Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Planea, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física para la
optimización de los espacios.
Solicita mediante correo electrónico la necesidad de adecuación, asignación o
modificación de espacio y/o mobiliario.
Programa visita in situ, coordina la distribución espacial con el usuario y plantea
las modificaciones o las adecuaciones pertinentes al usuario mediante correo
electrónico.
Ejecutar la actividad requerida de acuerdo a lo planeado o a la solicitud
recibida.
Realizar la entrega mediante informe o acta al usuario solicitante
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
FLUJOGRAMA
PLANIFICACIÓN ESPACIAL
PLANTA FÍSICA
PLANTA FISICA
PLANEAR
COORDINAR
PROGRAMA
VISITA
INICIO
GESTIONAR
EJECUTAR LA
ACTIVIDAD
ENTREGA
MEDIANTE ACTA
FIN
USUARIO
OPTIMIZAR
SOLICITAR
MEDIANTE
CORREO
ELECTRÓNICO
2. ACTUALIZACIÓN PLANIMÉTRICA
Tiene como finalidad actualizar la planimetría arquitectónica de la Universidad La Gran Colombia en todas sus sedes
de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos, el levantamiento arquitectónico de sus espacios conforme a la
guía de estándares para el desarrollo grafico del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y ciencias afines
(CPNA) y las modificaciones que sean pertinentes en la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
RESPONSABLE
Planta Física
2
Delineante
Arquitectónico
3
4
5
6
Planta Física
Delineante
Arquitectónico
Planta Física
Delineante
Arquitectónico
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Programa la actualización de planimetría arquitectónica de todas las sedes de
la Universidad a través de un cronograma.
Ejecuta el cronograma establecido por la Dirección, consultando los archivos
digitales o impresos existentes, replantea medidas en sitio, (levantamiento
Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio
mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido.
Recibe y revisa los planos realizando las observaciones a que haya lugar.
Imprime los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un
formato definido para su entrega final.
Realiza seguimiento al cronograma y aprueba los planos entregados
autorizando la custodia.
Archiva la información actualizada para futuras consultas en físico o digital y
registro en base de datos.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
ACTUALIZACIÓN PLANIMETRICA
PLANTA FÍSICA
PLANTA FÍSICA
DELINEANTE
ARQUITECTONICO
INICIO
PROGRAMA LA
ACTUALIZACIÓN
REALIZA
SEGUIMIENTO
AL
CRONOGRAMA
RECIBE Y
REVISA PLANOS
ARCHIVA LA
INFORMACIÓN
FIN
IMPRIME LOS
PLANOS
FINALES
EJECUTAR EL
CRONOGRAMA
3. SEGUIMIENTO A PROYECTOS
Tiene como finalidad concentrar toda la información referente a un proyecto determinado de manera digital de acceso
compartido con los interesados del Departamento de Planta Física para su manejo y control según corresponda.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Auxiliar
Departamento
de Planta Física
3
Auxiliar
Departamento
de Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Establece los parámetros para organizar la información y define los permisos de
acceso a los interesados en el proceso.
Crea y comparte la carpeta del proyecto al cual se realizará el seguimiento,
ingresando y actualizando la documentación necesaria como: solicitud,
cotizaciones, órdenes de compra o servicio según corresponda, actas,
planimetría si se requiere, registro fotográfico o audiovisual del proceso.
Elabora informe resumen del proyecto ejecutado y lo incluye dentro de la carpeta.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
SEGUIMIENTO A PROYECTOS
PLANTA FÍSICA
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO DE PLANTA
FÍSICA
INICIO
PARAMETROS
ORGANIZACIÓN DE
INFORMACIÓN
CREAR Y COMPARTIR
LA CARPETA DE
PROYECTOS
PLANTA FÍSICA
ELABORAR INFORME
RESUMEN DEL
PROYECTO
EJECUTADO
FIN
4. DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES
Este proceso consiste en elaborar la planimetría arquitectónica de proyectos de remodelaciones o adecuaciones
espaciales que se requieran para optimizar la infraestructura física.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
RESPONSABLE
Planta Física
2
Delineante
Arquitectónico
3
Planta Física
4
Delineante
Arquitectónico
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Solicita la ejecución de la planimetría para la realización de: Diseño de
proyectos, distribución de espacios o de mobiliario, permisos y licencias.
Ejecuta el diseño solicitado consultando inicialmente los archivos digitales o
impresos de los bloques a actualizar, replantea medidas en sitio de los espacios
Arquitectónicos, (levantamiento Arquitectónico) según las normas
correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o
BIM dentro del plazo establecido.
Recibe y revisa los planos realizando observaciones para su correspondiente
aprobación.
Imprimir los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un
formato definido para su entrega final y correspondiente firma.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES
ESPACIALES
PLANTA FÍSICA
DELINEANTE
ARQUITECTÓNICO
INICIO
EJECUTA
DISEÑO
SOLICITADO
SOLICITA LA
EJECUCIÓN DE
PLANIMETRÍA
REPLANTEA
MEDIDAS
DIGITALIZA
CADA ESPACIO
RECIBE Y
REVISA LOS
PLANOS
PLANTA FÍSICA
IMPRIME LOS PLANOS
FIN
5. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO
El Departamento de Planta Física establece el cronograma de mantenimiento anual de equipos de apoyo e
instalaciones para el correcto funcionamiento de la infraestructura física de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
1
2
RESPONSABLE
Dirección
Departamento de
Planta Física
Dirección
Departamento de
Planta Física
3
Planta Física
4
Proveedor
5
6
7
Planta Física
Proveedor
Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Planea y presupuesta mediante cronograma las actividades de mantenimiento
anual de equipos de apoyo e instalaciones locativas de la infraestructura
física.
Reporta a la Vicerrectoría Administrativa para asignación presupuestal y
aprobación.
Gestiona ante el Departamento de Compras y Suministros la solicitud del
servicio y/o suministro requerido.
Ejecuta la solicitud asignada de acuerdo a los tiempos de entrega
establecidos.
Realiza seguimiento y control a las actividades planeadas.
Entrega informe, remisión y/o acta de las actividades realizadas.
Aprueba mediante firma de remisión y/o acta de entrega.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN
DEPARTAMENTO
PLANTA FÍSICA
REPORTA A LA
VICERRECTORIA
ADMINISTRATIVA
PLANTA FÍSICA
PLANEA Y
PRESUPUESTA
SEGÚN
CRONOGRAMA
GESTIONA CON
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
EJECUTA LA
SOLICITUD
REALIZA
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
APRUEBA CON FIRMA
Y REMISIÓN
FIN
ENTREGA INFORME Y
REMISIÓN
6. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS.
El Departamento de Planta Física solicita la obra civil, mobiliario y servicios que requieran las dependencias o
facultades de la Universidad.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
1
Planta Física
2
Planta Física
3
Proveedores
4
Planta Física
5
Presupuesto
6
Planta Física
7
Planta Física
8
Planta Física
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Según lo establecido en el plan de acción de programa de adecuación
de infraestructura física, se realiza la solicitud de obra civil, mobiliario
y servicios requeridos.
Realiza solicitud de proveedores mediante correo electrónico a
[email protected], solicitando su citación especificando lugar,
fecha, hora y objeto.
1. Firma el registro de asistencia.
2. Realiza recorrido dirigido por el representante de Planta Física
quien informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el
trabajo o servicio que se requiere.
Realiza la solicitud de suministro a través del aplicativo vigente con
las especificaciones técnicas, si ello lo requiere y lo entrega a
presupuesto.
1. Realiza trámite correspondiente colocando sello presupuestal en el
suministro.
2. Entrega el suministro al Departamento de Planta Física.
Radica el suministro en la oficina de compras.
Realiza el acta de inicio de acuerdo al Contrato, Orden de Compra u
Orden de Servicio
*El acta de inicio será realizada para las solicitudes en las cuales se
realizó citación a proveedores.
Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
9
Proveedores/contratista
10
Planta Física
11
Planta Física
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
solicitarlo al Departamento de Compras.
Realiza la obra, el bien o servicio de acuerdo a lo solicitado, bajo la
revisión del Departamento de Planta Física y de acuerdo al
cronograma de ejecución.
Recibe la obra, bien o servicio a través de remisión o *acta final de
entrega.
* El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se
les haya generado acta de inicio.
Mediante memorando o acta, se entrega la obra, servicio o el
mobiliario a la Facultad o Dependencia.
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS
PLANTA FÍSICA
PLANTA FÍSICA
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITU OBRA CIVIL
SOLCIITU DE
PROVEEDORES
REALIZA LA
SOLICITUD DE
SUMINISTRO
ACTA DE INICIO
RADICA SUMINISTRO
EN COMPRAS
ORDEN DE COMPRA
ANTICIPO
SI
MEMORANDO
RECIBE LA OBRA
SE ENTREGA OBRA
CON ACTA O
MEMORANDO
FIN
1. FIRMA DE
REGISTRO DE
ASISTENCIA
2. REALIZA
RECORRIDO
CONTRATISTA
NO
PRESUPUESTO
REALIZA LA OBRA, EL
BIEN O SERVICIO
1. SELLO
PRESUPUESTAL
2. ENTREGA
SUMINISTRO
7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Tiene como finalidad mantener en óptimas condiciones la infraestructura física de la Universidad ejecutando
diariamente actividades de inspección y obra por la Sección de Servicios Generales en las áreas de:
-
Mantenimiento General de planta física
Pintura en general por dependencias
Soldadura y ornamentación
Carpintería y ebanistería
Jardinería y poda de vegetación
Plomería y fontanería
Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación
etc.
Sistema telefónico análogo.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
1
2
3
4
RESPONSABLE
Sección de
Servicios
Generales
Personal
Asignado
Sección de
Servicios
Generales
Sección de
Servicios
Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Asigna personal por bloques para el mantenimiento preventivo de la
infraestructura física.
De acuerdo a la novedad diligencia formato de inspección e informa al Jefe
de la Sección Servicios Generales.
Autoriza y asigna la labor a desarrollar mediante registro de actividades.
Verifica el cumplimiento de las actividades
FLUJOGRAMA
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
SECCIÓN SERVICIOS
GENERALES
PERSONAL ASIGNADO
INICIO
ASIGNA PERSONAL
POR BLOQUES
DILIGENCIA FORMATO
DE INSPECCIÓN
AUTORIZA Y ASIGNA
LABOR
PLANTA FÍSICA
VERIFICA
CUMPLIMIENTO
FIN
8. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es el mantenimiento que se realiza luego de evidenciar una falla en la infraestructura física y que debe ser corregido
en el menor tiempo posible, en las áreas de:
-
Mantenimiento General de planta física
Pintura en general por dependencias
Soldadura y ornamentación
Carpintería y ebanistería
Jardinería y poda de vegetación
Plomería y fontanería
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
-
Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc.
Sistema telefónico análogo.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Usuario
2
3
4
5
6
7
Sección de
Servicios
Generales
Personal
asignado
Sección de
Servicios
Generales
Área solicitante
Personal
asignado
Sección Servicios
Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Mediante correo electrónico a [email protected] informa el o
los requerimientos respectivos.
Diariamente recibe, planea y asigna mediante el formato de registro de
actividades, el personal, materiales, herramientas y equipos necesarios
para las actividades de mantenimiento correctivo según solicitud recibida.
Recibe indicaciones, solicita materiales al sub-almacén y acude al área a
ejecutar la actividad.
Controla tiempo de ejecución de las actividades programadas, o las
necesidades de su reprogramación.
Recibe el trabajo mediante formato de registro de actividades.
Entrega el formato debidamente diligenciado e informa al Jefe de Servicios
Generales sobre la culminación del servicio.
Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trámite
diligenciado la correspondiente base del indicador de seguimiento.
FLUJOGRAMA
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
USUARIO
SECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
PERSONAL ASIGANDO
AREA SOLICITANTE
INICIO
REQUERIMIENTO
MEDIANTE CORREO
ELECTRÓNICO
RECIBE,
PLANTEA, Y
ASIGNA
RECIBE
INDICACIONES,
SOLICITA
MATERIALES
ACUDE AL AREA
A SOLICITAR
CONTROLAN TIEMPO
DE EJECUCIÓN
PLANTA FÍSICA
VERIFICA Y APRUEBA
EL SERVICIO
RECIBE EL TRABAJO
ENTREGA EL
FORMATO
FIN
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
9. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO.
La finalidad de este proceso es solicitar los insumos y equipos para realizar el mantenimiento en cada una de las
áreas de la Universidad.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
No.
1
2
3
4
5
RESPONSABLE
Sección de
Servicios
Generales
Director de Planta
Física
Sección de
Servicios
Generales
Sección de
Servicios
Generales
Sección de
Servicios
Generales
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Elabora el suministro de compra de insumos y equipos a través del
aplicativo vigente.
Verifica y aprueba la requisición de compra de insumos.
Se entrega suministro para la validación de presupuesto.
Elabora el suministro de retiro de insumos y equipos a través del aplicativo
vigente.
Verifica y aprueba el suministro de retiro de insumos y equipos.
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO
SECCIÓN DE SERVICIOS
GENERALES
DIRECTOR
INICIO
ELABORAR EL
SUMINISTRO DE
COMPRA
VERIFICAR Y
APROBAR LA
REQUISICIÓN
ENTREGA DE
SUMINISTRO
ELABORA EL
SUMINISTRO DE
RETIRO
PLANTA FÍSICA
VERIFICA Y APRUEBA
SUMINISTRO
FIN
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
10. CONTROL DE MOBILIARIO USADO
El objetivo de este proceso es controlar, relacionar, inventariar, distribuir, instalar o reportar para dar de baja el
mobiliario existente que por solicitudes o necesidad de las diferentes dependencias sean requeridos.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
RESPONSABLE
1
Usuario
2
Sección de
Servicios
Generales
3
Sección de
Servicios
Generales
4
Sección de
Servicios
Generales
5
Usuario
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Directores, Decanos o Jefes de unidad generan la solicitud de retiro o
asignación de mobiliario por correo electrónico a
[email protected] justificando la necesidad de retiro y/o
suministro de mobiliario. (Este requerimiento no implica compra).
Retiro: Verifica que se haya realizado la respectiva comunicación a la
Sección de Contabilidad para el descargue del mobiliario en el inventario de
la Facultad o Dependencia.
Asignación: Revisa si el requerimiento es viable, si se cuenta con elementos
en buen estado y si es o no prioritario, para lo cual se hace una visita al
espacio.
Desfavorable: se informa a la facultad o dependencia solicitante la decisión
de no aprobación y la justificación.
Favorable: Se programa y coordina el retiro o la entrega del mobiliario
mediante formato.
Retiro: Realiza el traslado del mobiliario correspondiente y lo registra en el
inventario general de la Sección de Servicios Generales.
Asignación: Entrega el mobiliario a la facultad o dependencia, registra la
salida en el inventario general de la Sección de Servicios Generales y
mediante correo electrónico se informa al Departamento de Contabilidad
para los trámites correspondientes.
Valida el retiro o asignación firmando el registro de actividades o formato de
entrega de mobiliario.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
CONTROL DE MOBILIARIO USADO
USUARIO
SECCIÓN SERVICIOS
GENERALES
INICIO
SOLICITUD DE RETIRO O
ASIGNACIÓN
RETIRO
ASIGNACIÓN
DESFAVORABLE
PLANTA FÍSICA
VALIDA EL RETIRO O
ASIGNACIÓN
RETIRO
FIN
11. SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA
La finalidad de este proceso es prestar el servicio de limpieza, orden y cafetería en cada una de las áreas de la
Universidad, bajo la operación del personal capacitado, contando con elementos necesarios de aseo y cafetería.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES
No.
1
RESPONSABLE
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
2
Supervisora
3
Personal
4
Sección de Aseo
y Mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Asignación de personal, horarios y funciones, teniendo en cuenta la
necesidad en cada una de las dependencias y facultades.
Asigna elementos de cafetería y aseo al personal y supervisa la labor que
realiza cada uno de ellos.
Cada uno de los trabajadores ejecuta las actividades de aseo y cafetería en
las áreas correspondientes.
Verifica la asistencia del personal y la ejecución de la actividad según
corresponda.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
FLUJOGRAMA
SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
SUPERVISORA
PERSONAL
ASIGNACIÓN DE
ELEMENTOS Y ASEO
PERSONAL
EJECUTAR ACTIVIDAD
DE ASEO Y
CAFETERIA
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
INICIO
ASIGNACIÓN DE
PERSONAL
HORARIOS
VERIFICA LA
ASISTENCIA DEL
PERSONAL
PLANTA FÍSICA
FUNCIONES
FIN
12. EJECUCIÓN DE BRIGADAS
Con el ánimo de mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden las instalaciones de la universidad se
organizan brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrán
ser programadas o imprevistas.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No.
2
3
RESPONSABLE
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
Supervisora
Personal
4
Supervisoras
5
Sección de Aseo
y Mantenimiento
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Selecciona el grupo de trabajo y se les indica la actividad a desarrollar
Asigna elementos de aseo al personal y supervisa la labor a realizar.
En conjunto desarrollan la actividad indicada
Verifica el cumplimiento de la actividad establecida e informan al Jefe
inmediato.
Revisa y evalúa el cumplimiento de las actividades.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
FLUJOGRAMA
EJECUCIÓN BRIGADAS
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
SUPERVISORA
PERSONAL
ASIGNA ELEMENTOS
DE ASEO PERSONAL
EN CONJUNTO
REALIZAN ACTIVIDAD
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
INICIO
SELECCIONA EL
GRUPO
INDICA LA
ACTIVIDAD
REVISA Y EVALUA EL
CUMPLIMIENTO
PLANTA FÍSICA
VERIFICAEL
CUMPLIMIENTO
FIN
13. SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA
Este proceso consiste en solicitar los productos de aseo y cafetería requeridos por la Universidad ante el
Departamento de Compras y Suministros, especificando referencias y cantidades previstas para que periódicamente
se pueda suministrar a las diferentes dependencias.
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:
No.
RESPONSABLE
1
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
2
3
4
5
6
Dirección
Departamento
de Planta Física
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
Supervisora
Jefe de Aseo y
Mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Realiza la solicitud de elementos de aseo y cafetería con cantidades, unidades de
medida y especificaciones de cada uno de los productos a través del aplicativo
vigente.
Revisa y aprueba el suministro.
Entrega suministro para validación en la Oficina de Presupuesto
Realiza el cronograma para entrega de productos.
Recibe, registra y entrega los productos solicitados según el cronograma.
Realiza periódicamente una revisión selectiva en inventario, confrontando la
información del sistema con los elementos en físico.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
FLUJOGRAMA
SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA
JEFE DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
DIRECCIÓN
SUPERVISORA
INICIO
REALIZA LA
SOLICITUD DE
ELEMENTOS
REVISA Y APRUEBA
EL SUMINISTRO
ENTREGA EL
SUMINISTRO
REALIZA EL
CRONOGRAMA
RECIBE
REGISTRA
ENTREGA LOS
PRODUCTOS
PLANTA FÍSICA
REVISIÓN SELECTIVA
EN INVENTARIO
FIN
13. ATENCIÓN DE EVENTOS
Se brinda el apoyo requerido a los eventos solicitados por la Oficina de Protocolo con el fin de que estos se
desarrollen oportuna y eficientemente por el área solicitante.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No.
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Usuario
Diligencia y hace llegar a la Oficina de Protocolo el formato de Atención de
Eventos
Recibe, estudia la solicitud de eventos y remite el formato a la Sección de
Aseo y Mantenimiento
2
3
4
5
Oficina de
Protocolo
Sección de Aseo y
Mantenimiento
Funcionarios
asignados
Oficina de
Protocolo
Asigna personal, horarios y recursos.
Ejecutan la actividad
Evalúa y califica el servicio de apoyo prestado.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
FLUJOGRAMA
ATENCIÓN DE EVENTOS
USUARIO
OFICINA DE
PROTOCOLO
SECCIÓN DE ASEO Y
MANTENIMIENTO
FUNCIONARIOS
ASIGNADOS
REVISA Y APRUEBA
EL SUMINISTRO
ASIGNACIÓN
PERSONAL
HORARIOS,
RECURSOS
EJECUTAN ACTIVIDAD
INICIO
DILIGENCIA FORMATO
DE ATENCIÓN A
EVENTOS
PLANTA FÍSICA
EVALUA Y CALIFICA
FIN
ANEXO No.1
Escenarios de Intervención
Procesos del Departamento de Planta Física con
las secciones de Servicios Generales y Aseo y
Mantenimiento
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA
CÓDIGO
P-06-04PF
FECHA
04/10/2016
VERSIÓN
3
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
0
01/03/2010
1
02/07/2013
2
01/04/2016
3
04/10/2016
DESCRIPCIÓN
Emisión inicial
Reestructuración de procesos y procedimientos del Departamento y
sus secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.
Se realizaron cambios en proceso de gestión de Compras frente a la
Adquisición de Mobiliario y Obra Civil y por inclusión de la Oficina de
Protocolo en el proceso de “Atención de Eventos”
Se actualizaron los diagramas de flujo 4.5.3 y la 2.5.2.
Se realizan ajustes generales al documento.
Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o
electrónica se considera como copia NO CONTROLADA