gestión de contratación selección directa

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
SELECCIÓN DIRECTA
CÓDIGO
AP-CTR-PR-01
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
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1. OBJETIVO
Verificar la correcta aplicación del procedimiento de selección del contratista mediante la modalidad de selección directa, conforme los requisitos exigidos
en el Art. 12 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 029 de 2011) reglamentado en el Art. 18 de la Resolución No. 194 de 2011 e inciso final del
Art. 32 del citado Estatuto.
2. ALCANCE
Este procedimiento de selección aplica cuando se justifique por lo menos una de las condiciones especiales establecidas en los numerales del Art. 12 e
inciso final del Art. 32 del Estatuto de Contratación; en observancia del principio de selección objetiva.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Ordenadores del Gasto (Rector, Vicerrectores(as), (Administrativa y de Investigación y Proyección Social) y decanos.
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
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SELECCIÓN DIRECTA
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VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
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5. DEFINICIONES
PUBLICACIÓN: Hacer que un documento (texto, audio, video) sea visible desde el link del sistema de contratación del sitio web y/o medios de
comunicación.
VEEDURÍAS CIUDADANAS: O r g a n i z a c i o n e s q u e r e a l i z a n a c o m p a ñ a m i e n t o e n el desarrollo y ejecución de los diferentes procesos
contractuales de la Universidad, por parte de la población beneficiaria o la comunidad Universitaria.
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN: Es el grupo de naturaleza consultiva y asesora, creado por el Estatuto de Contratación, responsable de realizar
las recomendaciones y emitir los conceptos necesarios para la toma de decisiones en materia de contratación de acuerdo con la solicitud expresa del
ordenador del gasto.
SELECCIÓN DIRECTA: Proceso de selección de contratistas establecido en el Art. 12 del Estatuto de Contratación vigente (Acuerdo 029 de 2011)
reglamentado en el Art. 18 de la Resolución No. 194 de 2011 e inciso final del Art. 32 del citado Estatuto .
DELEGACIÓN DEL GASTO: Delegación de la competencia contractual (Selección de contratistas, adjudicar y celebrar contratos y convenios):
Vicerrectores (hasta cuatrocientos (400) SMLMV, Decanos(as): hasta cuatrocientos (400) SMLMV.
ESTUDIOS PREVIOS: Son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato; que contiene los siguientes
elementos: i) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación; ii) Descripción del objeto a contratar, con sus
especificaciones técnicas esenciales, requeridos para su ejecución; y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el
desarrollo del proyecto; iii) La obligaciones y especificaciones técnicas del objeto a contratar; iv) El valor estimado del contrato y la justificación del mismo,
con base en un estudio de preciso del mercado; v) análisis técnico y económico que justifique el valor estimado del contrato incorporando al estudio previo
el presupuesto oficia y cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de
presupuesto en la estimación de aquellos; vi) Los fundamentos jurídicos que soporten la modalidad de selección; vii) El análisis de riesgo (estimación,
tipificación y asignación) y la forma de mitigarlo; viii) Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación; ix) Los criterios para seleccionar la
oferta más favorable.
ETAPA PRECONTRACTUAL: Corresponde inicia con la elaboración de estudios previos y finaliza con la designación del contratista a través del proceso
de selección establecido dentro del estatuto de contratación para tal fin.
ETAPA CONTRACTUAL: Corresponde al desarrollo del objeto contractual, por parte del Contratista, y de la contraprestación por parte del Contratante; en
las condiciones forma y plazos pactados, la cual, inicia con la suscripción del contrato y termina con el acta de entrega y recibo final. (Esta etapa
comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista
tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado. La etapa contractual se desarrollará a
través de la celebración de contratos, los cuales estarán identificados con un número secuencial, el cual será asignado una vez se produzca su
perfeccionamiento, y debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato).
ETAPA POSTCONTRACTUAL: Corresponde a las actuaciones posteriores al vencimiento del término establecido en el contrato, o en el acto que lo da
por terminado de manera anticipada. Generalmente versan sobre temas accesorios de la contratación misma. Se da una vez terminado el contrato, bien
sea por vencimiento del término inicialmente pactado o por terminación unilateral y deberá liquidarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su
terminación. PERFECCIONAMIENTO: Corresponde al cumplimiento de las formalidades del contrato, esto es, la suscripción de las partes.
LEGALIZACIÓN: Aprobación de garantías y registro presupuestal.
ADICIÓN: Añadir, sumar, agregar más cantidad o tiempo. Implica adicionar valor o tiempo al contrato celebrados, el cual, no podrá ser superior al 50% del
valor inicial.
SUPERVISOR: Servidor público vinculado a la entidad, al que se le designa la vigilancia, control y coordinación de un contrato, así como el seguimiento
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VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
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técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del mismo; en los contratos que no requieran conocimientos especializados.
INTERVENTOR: Persona jurídica o natural no vinculada laboralmente con la entidad, contratada por la Universidad para realizar el seguimiento técnico,
administrativo, financiero, contable y jurídico al contrato, así como la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del mismo, dentro de los parámetros
establecidos y requeridos por la Universidad; cuando el contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión
del mismo lo justifique.
PLAZO DE EJECUCIÓN: Tiempo durante el cual las partes ejecutan el objeto contractual.
PLAZO DE VIGENCIA: inicia con la suscripción del contrato y termina hasta la liquidación del mismo.
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: Consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia o en
garantías bancarias única que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante su vida y liquidación
y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado
ACTAS DEL CONTRATO: Son los documentos suscritos durante la ejecución del contrato por las partes, con diversos propósitos, entre las principales:
Inicio, Suspensión, Reinicio, Entrega y recibo final, recibo Parcial, Acta de Liquidación y Actas de Justificación de prórrogas o plazo.
OTROSÍ: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni
tiempo de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
LIQUIDACIÓN: Es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, por cumplimiento del plazo anticipadamente, con el
propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarias de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces,
constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la
relación jurídica obligacional. Siendo así, el acta de liquidación final deberá i) identificar el contrato, las partes, sus sucesores y los cesionarios si los hay;
su objeto y alcance, ii) determinar el precio, su pago, amortización o modificación y oportunidades de pago, iii) señalar las actas pendientes de pago, la
forma como se utilizó el anticipo y lo facturado el contratista, iv) establecer el plazo, las modificaciones de obligaciones, prórrogas, adiciones, suspensiones
y reinicios y las sumas que quedan pendientes de cancelar. También en el acta las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera
detallada y concreta.
APU: análisis de precios unitarios.
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CÓDIGO
6.
Nº
1.
2.
AP-CTR-PR-01
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Identificación de las El funcionario encargado por el ordenador del gasto (quien aprueba la solicitud),
identifica la necesidad y hace la solicitud del bien o servicio debidamente
Necesidades.
justificado e identificado en el plan de compras.
Verificación
existencias
de
partidas
o
disponibilidades
presupuestales.
Estudio de previos
3.
Documentación
anexa
4.
VERSIÓN:
Se verifican las existencias de partidas o disponibilidades presupuestales
correspondientes y el agotamiento del proceso de planeación, conveniencia del
objeto a contratar, autorizaciones, aprobaciones, estudios de prefactibilidad y/o
factibilidad, diseños y proyectos necesarios para garantizar el cumplimiento del
contrato.
El funcionario designado por el ordenador del gasto realiza el estudio previo
respectivo para determinar la necesidad, la justificación el valor y el perfil del
oferente; plasmando esta actividad en el formato aprobado por el sistema de
gestión de calidad.
Según la causal de contratación señalada en el Art. 12 del Acuerdo 029 de
2011, se anexara la documentación así:
 Para prestación de servicios (Numeral 1, 2, 4 y 23 del artículo 12): Propuesta
cuando se requiera conforme la naturaleza del contrato, hoja de vida con
todos los soportes académicos y de experiencia, formato único de hoja de
vida y de declaración de bienes y rentas, documento de identificación, RUT,
documento que acredite la afiliación al sistema de seguridad social.
 Para compra o suministros (Numeral 3, 5, 6, 7, 8, 11, 13, 17, 19, 20, 21 y 24
del artículo 12): propuesta, oferta o cotización, concepto técnico (numerales
7, 8 y 13 del artículo 12), documentos del Contratista (certificado de
existencia y representación legal o registro mercantil, RUT, documento de
identificación del representante legal, documento que acredite la afiliación al
sistema general de seguridad social o constancia del representante legal o
del revisor fiscal -personas jurídicas- y su correspondiente pago)
 Para contratos interadministrativos y convenios (Numeral 15 y 18 del artículo
12): RUT, documentos del representante legal o su delegado (acta de
posesión, documento de identificación y acto administrativo de delegación y
ordenación del gasto), propuesta o proyecto, certificado de disponibilidad
presupuestal de la entidad cofinanciadora (si aplica). Certificado de existencia
y representación legal cuando se trate de personas jurídicas de derecho
privado.
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RESPONSABLE
Funcionario de la
Universidad.
Ordenador del gasto.
Funcionario de la
Universidad.
REGISTRO
Solicitud
de
contratación
Funcionario
Universidad
Estudios previos
de
la
AP-FIN-08
SOLICITUD CDP
Persona designada
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Nº
AP-CTR-PR-01
ACTIVIDAD
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
DESCRIPCION
Página
RESPONSABLE
5 de 7
REGISTRO

5.
Solicitud certificado
de
disponibilidad
Presupuestal CDP
Presentar
ante
comité contratación
6.
Elaboración
Condiciones
Mínimas
7.
Para los numerales 14: Documentos que acrediten la existencia y
representación legal de la entidad contratante o cooperante.

Para el numeral 16: Documento contentivo de la negoción global de precios,
solicitud de cotización y solicitud de compra de acuerdo al valor menor
cotizado.

Para el numeral 12: Resolución motivada que declare la urgencia manifiesta.

Para el numeral 22: Solicitud, registro o transacción electrónica y compra.
Nota: Cuando se trate de servicios públicos domiciliarios (Numeral 11)
únicamente se deberá allegar la factura a la Oficina de Contabilidad.
Para compra o venta de inmuebles (Numeral 9 del artículo 12): avalúo comercial,
certificado de libertad y tradición, RUT del propietario, documento de
identificación.
Para arrendamiento de inmuebles, espacios físicos o equipos (Numeral 10 del
artículo 12): RUT, documento de identificación del propietario o arrendador, oferta
o cotización, documento que acredite la propiedad o calidad de arrendatario del
bien con autorización para subarrendar.
El funcionario que este adelantado el proceso de contratación solicita al
ordenador del gasto la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Tiempo 1 día
Mediante comunicación oficial y/o correo electrónico se solicita al secretario del
comité de contratación agendar los procesos contractuales adelantados por las
decanaturas cuando la cuantía supera los 100 SMMLV y aquellos adelantados
por la rectoría y las vicerrectorías cuando la cuantía supera los 380 SMMLV para
su revisión y recomendación de inicio de proceso (art. 7 literal a del acuerdo 029
de 2011).
En caso de que se presenten observaciones por parte del comité de contratación,
se comunica a la dependencia solicitante para que realice los correspondientes
ajustes.
Se proyectan las condiciones mínimas, el cual, debe contener como mínimo:
 El objeto del contrato que se desea celebrar.
 El precio
 El plazo
 La disponibilidad presupuestal
 Las obligaciones especiales del contratista
 Cláusulas excepcionales (De ser el caso)
Funcionario de la
dependencia donde
surge la necesidad
Profesional
de
apoyo y asesoría
ES-VAD-FO-07
Profesional
contratista
de
Apoyo y Asesoría
y/o
Coordinador
Unidad
de
Contratación
Condiciones
mínimas
Comunicación
oficial y/o correo
electrónico
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CÓDIGO
Nº
AP-CTR-PR-01
8.
ACTIVIDAD
Elaboración
y
suscripción
del
contrato
9.
Solicitud de Registro
Presupuestal (RP)
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Recepción Registro
Presupuestal (RP) y
documentación
Aprobación
garantías
de
Publicación
del
contrato en la página
web institucional
Recepción acta de
inicio
Recepción acta de
recibo de parcial
Recibir
acta
suspensión
reinicio
de
y/o
Recepción acta de
entrega y recibo
final.
Actualización
de
garantías
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
Página
DESCRIPCION
Se elabora la minuta del contrato, se entrega para revisión por parte del
asesor jurídico de la Unidad de Contratación y posterior firma de las
partes.
Cuando por la cuantía se requiera revisión de la oficina jurídica o asesor
jurídico de rectoría, se remite con nota de envío.
Mediante oficio se remite a la división financiera – oficina de presupuesto
la documentación de la respectiva contratación para la elaboración del
(RP).
Se recibe de la división financiera el Registro Presupuestal (RP) y
documentación la respectiva contratación
RESPONSABLE
Profesional de apoyo y
asesoría
Se verifica que la póliza única de cumplimiento aportada por el
contratista, cumpla los amparos exigidos dentro del contrato y que su
cuantía y vigencia se encuentren acordes a lo requerido para cada uno de
ellos.
Se publica en la página web institucional
Ordenador del gasto
Se recibe acta de inicio firmada y suscrita por el supervisor y/o
interventor, contratista y ordenador del gasto.
Se recibe acta de recibo parcial elaborada y firmada por el supervisor y/o
interventor del contrato y contratista incorporándose a la carpeta-archivo
del respectivo contrato.
Se recibe la acta de suspensión y/o reinicio cuando la entidad y/o
contratista lo considere pertinente, incorporándose a la carpeta-archivo
del respectivo contrato.
Se recibe el acta de entrega y recibo final firmada por el supervisor y/o
interventor y contratista, incorporándose a la carpeta-archivo del
respectivo contrato.
Si se requiere, se recibe del contratista la actualización de las pólizas en
relación con la fecha del acta de entrega y recibo final, y se da aprobación
a dicha actualización
6 de 7
REGISTRO
Ordenador del gasto
Oficio
Jefe de presupuesto
Oficio,
RP
documentación
respectiva
contratación
Formato
aprobación
garantías
Profesional de apoyo y
asesoría
y/o
Coordinador
Unidad
de Contratación
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Auxiliar de Apoyo
Profesional de apoyo y
asesoría
Publicación
contrato
y
la
de
de
del
AP-CTR-FO-01 Acta
de Inicio
AP-CTR-FO-02 Acta
de Recibo Parcial
AP-CTR-FO-03 Acta
de Suspensión y/o APCTR-FO-04 Acta de
Reinicio
AP-CTR-FO-05 Acta
de Entrega Y Recibo
Final
Formato
de
aprobación
de
garantías
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Nº
18.
19.
20.
AP-CTR-PR-01
ACTIVIDAD
Recepción acta
liquidación
de
Recepción de factura o
cuenta de cobro
Envió de documentos
para pago de factura o
cuenta de cobro
Archivo documentación
21.
VERSIÓN:
1
VIGENCIA:
2015
Página
7 de 7
DESCRIPCION
Se recibe el acta de liquidación elaborada y firmada por el supervisor del
contrato, contratista y el ordenador del gasto, y se incorpora a la carpetaarchivo del respectivo contrato, previo visto financiero y jurídico del apoyo
jurídico de la Dependencia.
Se recibe del contratista factura o cuenta de cobro por el servicio
prestado o el bien suministrado.
Se remite la documentación para que sea contabilizado en la oficina de
contabilidad o la división de recursos según el objeto contractual.
RESPONSABLE
Profesional de apoyo y
asesoría
REGISTRO
AP-CTR-FO-06
Acta
De
Liquidación
Profesional de apoyo y
asesoría
Profesional de apoyo y
asesoría
Factura o cuenta
de cobro
Nota de envío
Se organiza y adjunta en la carpeta-archivo expediente del respectivo
contrato la documentación surtida en el proceso contractual.
Profesional de apoyo y
asesoría
Carpeta-archivo
expediente
del
respectivo contrato
7. OBSERVACIONES:
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
01
EV-CAL-FO 17 – Septiembre de 2015
Creación de Documento- 1 de Septiembre de 2015
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
BREIDY FERNANDO CASTRO CAMPOS
Coordinador de Unidad de Contratación
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ
Representante de la Dirección
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