9a.Procedimiento de apertura, clasificación y cierre de expedientes.

29 de Marzo de 2011
GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
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VII. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: 1.- APERTURA, CLASIFICACIÓN Y CIERRE DE EXPEDIENTES.
OBJETIVO GENERAL
Asegurar que los documentos de archivo de la Contraloría General se encuentren debidamente integrados en cuanto a su descripción,
valoración, agrupación, presentación, accesibilidad y funcionalidad.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
1. Los documentos deben corresponder a un mismo asunto para ser integrados al mismo expediente, unidos por relación de causa y efecto
con base a la secuencia del trámite.
2. Los documentos se integran de manera sucesiva y natural, siguiendo el orden cronológico ascendente o descendente de acuerdo a la
fecha de su recepción o generación.
3. Los expedientes se pueden guardar en fólder, carpeta u otro medio que garantice su integridad y fácil manejo.
4. Todos los expedientes deben estar debidamente identificados de acuerdo a su origen estructural y funcional, con los aspectos que
establece el art. 30 LADF.
5. Los registros en el Sistema de Archivo Automatizado se harán por expediente y no por documento.
6. Cada expediente y/o carpeta deberá identificarse con la carátula estandarizada correspondiente, la cual permite la plena identificación y
agrupación, misma que debe ser adherida con pegamento líquido (no utilizar lápiz adhesivo) para asegurar su permanencia.
7. Los expedientes deben contener los documentos originales o los que hacen las veces de estos. Solamente se podrán integrar copias de
documentos cuando el asunto que desahoga el expediente así lo requiera como único soporte existente y sin el cual se perdería la ilación
del mismo asunto.
8. El grosor de los expedientes dependerá de la forma en que se encuadernen y sujeten los documentos con el fin de evitar que se dañen o
se desprendan los documentos que lo integran, y así facilitar también su manejo. El grosor promedio será de cinco centímetros.
9. Para la clasificación de los expedientes, las Áreas podrán tomar las claves o títulos que se asigna por normatividad a ciertos asuntos
(Quejas y denuncias, Auditorías, Procedimiento Administrativo Disciplinario, entre otros). En caso de no contar con un sistema de
clasificación, podrán consultar a la Unidad Coordinadora de Archivos para implementar el sistema que mejor convenga.
10. Para el cierre de expedientes, se deberán, depurar, ordenar y foliar.
11. El cierre del expediente será cuando se tenga el documento final, resolutorio o definitivo, procediendo al expurgo o depuración,
retirando los materiales metálicos como clips y grapas para evitar daños por oxidación y/o rasgaduras de los documentos, de conformidad
con este Manual y la normatividad específica que emita el COTECIAD.
12. Depurado o expurgado el expediente, se procede a ordenarlo de acuerdo a su origen estructural y funcional:
-En caso de que sea necesario indicar apartados dentro del mismo expediente, se utilizarán señaladores movibles, determinando su
descripción en la carátula respectiva, engrosándolo en folder con broche.
-Las carátulas de los expedientes que se encuentren en mal estado se sustituirán por otras nuevas.
-No se deben enviar al Archivo de Concentración expedientes en carpetas con aros.
-Para los expedientes generados antes del 1º de enero de 2008, se deberá utilizar el formato “Carátula tipo B”.
-Se evitará utilizar tinta de aceite para escribir sobre las carátulas de los expedientes; se preferirá tinta de agua.
13. Ordenado y depurado correctamente el expediente se procede a foliarse para preservar la integridad de la información que contiene. El
foliado se realiza en todas las fojas del expediente en el extremo superior derecho, sin ceros a la izquierda (preferentemente con
foliadora). No se debe combinar foliado manual y mecánico. El foliado debe ser continuo, independientemente de los tomos que integren
un expediente.
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14. Los Responsables de Oficina, Directores Generales, Coordinadores Generales, y/o Contralores Internos, podrán solicitar las altas y
bajas de usuarios en el Sistema de Archivo Automatizado a través de oficio dirigido al titular de la Dirección General de Administración.
15. Los formatos estandarizados para este procedimiento son: Carátula estandarizada y Carátula tipo B.
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Unidad de Archivo de 1 Recibe o genera documento.
Trámite
2 Identifica si el documento tiene expediente
¿EXISTE EXPEDIENTE?
NO
3 Crea expediente y le asigna un título.
Tiempo
10 min.
10 min.
15 min.
4 Ingresa al SAA para registrar los datos del expediente.
15 min.
5 Imprime carátula, pestaña y lomo estandarizados y los pega en el fólder o carpeta. Recurre 10 min.
al paso 6.
SI
6 Integra documento en el expediente correspondiente.
15 min.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Unidad de Archivo en Trámite