Instructivo Manejo de Incapacidades y Licencias por

PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NO APLICA
INSTRUCTIVO: MANEJO DE INCAPACIDADES
Y LICENCIAS POR MATERNIDAD
Código: I-TH-005
Versión: 3
Fecha: 22-mayo- 2014
INT-29627 – 22.05.2014
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MANEJO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS POR MATERNIDAD
1
OBJETIVO
Orientar los pasos a seguir para el trámite de reconocimiento, liquidación, pago y/o
descuento en nómina de las incapacidades y licencias por maternidad de los (as)
servidores (as) públicos (as), tanto por parte de la SDIS (cuando sea el caso) como por
parte de la Entidad Promotora de Salud (EPS), Administradora de Fondo de Pensiones
(AFP) y/o Administradora de Riesgos laborales (ARL), con el fin de protocolizar el
conocimiento y ejecución del tema.
2
GLOSARIO
Incapacidad: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal
o permanente, la profesión u oficio del trabajador.
Certificado de Incapacidad: Documento único oficial que expiden las EPS a través de los
profesionales de la salud autorizados.
Prórroga de Incapacidad: Tiempo de incapacidad posterior al inicial por la misma enfermedad
o diagnóstico igual o parecido, cuando entre uno y otro no haya interrupción mayor de 30 días
calendario.
Ingreso Base de Cotización (IBC): Monto del salario sobre el cual se aplica el porcentaje de
liquidación para el pago de incapacidades y licencias. Los factores salariales que hacen parte
del IBC son:
- Asignación básica mensual
- Gastos de representación
- Prima técnica
- Prima de antigüedad
- Trabajo suplementario o de horas extras y recargos (diurnos, nocturnos, dominicales y
festivos.
- Bonificación por servicios prestados
2.1
Marco Legal
Código Sustantivo del Trabajo: Artículo 40 párrafo 1, Artículo 227, Artículo 228 por el cual se
da un auxilio monetario por enfermedad no profesional.
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Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el
sector público y el privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y
trabajadores oficiales.
Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
Decreto 819 de 1989: Por el cual se reglamentan parcialmente el Decreto Extraordinario 3135
de 1968 y la Ley 71 de 1988.
Decreto 2177 de 1989: Por el cual se desarrolla la Ley 82 de 1988, aprobatoria del convenio
número 159, suscrito con la Organización Internacional del Trabajo, sobre readaptación
profesional y el empleo de personas invalidas.
Decreto 1158 de 1994: Mediante el cual se establecen los factores que conforman el ingreso
base de cotización
Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema
General de Riesgos Profesionales.
Decreto 806 de 1998: Por el cual se reglamenta la afiliación al régimen de seguridad social en
salud y la prestación de los beneficios.
Decreto 1406 de 1999: Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley
100 de 1993, se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998,
se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al
Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el régimen de recaudación de aportes que
financian dicho Sistema y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1804 de 1999: Por la cual se determina que las prestaciones económicas
derivadas de las incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad se
reconocerán por la EPS, siempre y cuando el empleador haya pagado los aportes en
forma ininterrumpida y oportuna por lo menos durante cuatro (4) meses de los seis (6)
meses anteriores a la fecha de causación del derecho.
Decreto 4023 de 2011: Por la cual se reglamenta el proceso de compensación y el
funcionamiento de la Subcuenta de Compensación Interna del Régimen Contributivo del Fondo
de Solidaridad y Garantía – Fosyga, se fijan reglas para el control del recaudo de cotizaciones
al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Decreto Ley 019 de 2012: Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
Decreto 1352 de 2013: Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de las
Juntas de Calificación de Invalidez y se dictan otras disposiciones.
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Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras
disposiciones.
Ley 755 de 2002: Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo
del Trabajo.
Ley 797 de 2003: Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de
Pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes
Pensionales Exceptuados y Especiales.
Ley 962 de 2005: por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares
que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Ley 1468 de 2011: Por la cual se modifican los artículos 236, 237, 57 y 58 del Código
Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.
Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras
disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
Decreto 2943 de 2013: Por el cual se modifica el parágrafo 1º del artículo 40 del Decreto 1406
de 1999 así:
Artículo 1. Parágrafo 1º. En el Sistema General de Seguridad Social en salud serán a cargo
de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2)
primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras
de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.
3
DESARROLLO
3.1 INCAPACIDADES
3.1.1 Clases:
 Por Enfermedad General: Consecuencia de una enfermedad o accidente de origen común
que no guarda relación con el desarrollo del trabajo o el medio en el cual el (la) trabajador
(a) ejerce sus funciones.
 Por Enfermedad Profesional: Consecuencia de una enfermedad originada en la clase de
trabajo o por el medio en el cual el (la) trabajador (a) desarrolla sus funciones.
 Por Accidente de Trabajo: Lesión orgánica y/o perturbación funcional, consecuencia de un
suceso repentino producto del trabajo o del cumplimiento de una orden del empleador.
Y estas a su vez, pueden ser:
 Menores a 180 días
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 Mayores a 180 días
3.1.2 Trámite de incapacidades por enfermedad general menores a 180 días:
 Entregar al jefe inmediato el certificado original de su incapacidad por enfermedad general
de la EPS o IPS de la red de prestadores, sin tachones, ni enmendaduras y firmado por el
servidor público, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Cuando la
incapacidad sea emitida por una IPS diferente, también debe anexar la copia de la historia
clínica en sobre cerrado.
 El jefe inmediato a través del Gestor de Talento Humano remite el certificado de
incapacidad al Área de Talento Humano del nivel central.
 Si el (la) servidor (a) público (a) no presenta el certificado original de su incapacidad y
demás documentos exigidos por la Ley, la Subárea de Nómina y Prestaciones, la devolverá
a la dependencia remisoria, para gestionar con el servidor público, la obtención de los
documentos soportes a que haya lugar.
 y si después de un (1) mes no se obtiene respuesta, se trasladará el caso a la Oficina de
Asuntos Disciplinarios para que proceda de conformidad.
 Recibido el certificado de incapacidad, este se ingresa en la base de datos (Excel) como
control e insumo para las estadísticas de ausentismo de la entidad. (Ver numeral 5 del
diagrama de flujo).
 La Subárea de Nómina y Prestaciones realiza la liquidación del valor de la incapacidad para
hacer el descuento al servidor(a) público(a) y el cobro a la EPS así:
 Desde el día 1 hasta el día 2 de incapacidad:

SDIS: Asume el 100% del valor de la incapacidad
 Desde el día 3 hasta el día 90 de incapacidad:


Servidor (a) público (a): Asume 1/3 parte del valor de la incapacidad
EPS: Asume 2/3 partes del valor de la incapacidad
 Desde el día 91 hasta el día 180:


EPS: Asume 50% del valor de la incapacidad
Servidor (a) público (a): Asume 50% del valor de la incapacidad
 Desde el día 181 en adelante, la AFP asume el valor de la incapacidad
Corresponde a la subárea de Nómina y Prestaciones comunicar a la EPS y a Salud
Ocupacional de la SDIS, que el servidor público ha superado los 120 días
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continuos de incapacidad, para que la EPS emita un concepto de rehabilitación
del incapacitado, el cual se debe enviar a la AFP antes del día 150.
Este concepto puede ser:
 Favorable: La AFP podrá postergar el trámite de calificación de invalidez hasta por 360
días calendario adicionales a los primeros 180, siempre que le otorgue al (la) servidor (a)
público (a) un subsidio equivalente a la incapacidad que viene disfrutando.
 Desfavorable: La AFP debe remitir el caso a las juntas de calificación de invalidez.
Corresponde a la subárea de Salud Ocupacional hacer el seguimiento del concepto
de rehabilitación, que emita la EPS y comunicarlo a la subárea de Nómina y al
servidor público(a).
Si transcurridos los anteriores términos legales, no se ha obtenido de parte de la EPS el
concepto de rehabilitación,
la Subarea de Nómina y Prestaciones requerirá
nuevamente a la EPS para la obtención de dicha calificación.
 En todo caso, desde el día 3, hasta el día 180 de incapacidad, la Subárea de Nómina y
Prestaciones debe generar el reporte de la novedad para efectuar el descuento al (la)
servidor (a) público (a) en la nómina siguiente con base en el IBC del mes inmediatamente
anterior al inicio de la incapacidad, respetando el límite de un (1) SMLMV en el ingreso
mensual del trabajador, conforme con el siguiente orden de prioridad en descuentos:
1.
2.
3.
4.
Incapacidades
Embargos
Cooperativas y bancos (los numerales 2 y 3 operan según la fecha de notificación)
Otros
 La Subárea de Nómina y Prestaciones elabora un consolidado mensual de incapacidades
por EPS, el cual se remite a cada una de estas mediante una relación, con el fin de obtener
la respectiva liquidación y el reconocimiento del valor que les corresponde por este
concepto. Cuando se trate de incapacidades de hasta dos (2) días que no constituyen
prórrogas se deben remitir a la hoja de vida de cada servidor(a) público(a). (Ver numeral 3.2
del diagrama de flujo).
 Si la EPS rechaza el certificado de incapacidad por incumplimiento de requisitos, falta de
soportes documentales o cualquier otra causa atribuible al servidor público, le será devuelta
al jefe inmediato con las anotaciones respectivas y se dará un plazo no superior a diez (10)
días, para subsanar las inconsistencias.
 Recibida la liquidación de las incapacidades por parte de las EPS, la Subárea de Nómina y
Prestaciones realiza la cuenta de cobro para que cada EPS cancele mediante transferencia
electrónica el valor que le corresponde por cada incapacidad a la Tesorería Distrital.
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 Las EPS deben enviar al Área de Talento Humano, una relación mensual de los valores
pagados, para hacer un cruce de cuentas con las incapacidades radicadas.
 Solicitar mensualmente a la Tesorería Distrital la relación de pagos efectuados por las EPS
por transferencias electrónicas.
 En el evento que el servidor público se haya retirado de la entidad, corresponde a la
Subárea de Nómina y Prestaciones de la SDIS, liquidar y notificar al exservidor público, el
valor a reintegrar por concepto de incapacidades.
Adjunto con la notificación se le entregará el formato de reintegro, debidamente
diligenciado, con el cual debe realizar el pago en la Tesorería Distrital.
Una vez realice el pago, debe entregar en la Subarea de Nómina y Prestaciones el recibo
original de dicho pago.
En caso de incumplimiento del pago, por parte del exservidor, la Subárea de Nómina y
Prestaciones, comunicará a Jurídica de la SDIS, para el cobro coactivo correspondiente.
3.1.3 Trámite de incapacidades por enfermedad profesional menores a 180 días:
 La EPS y la ARL califican la incapacidad como de enfermedad profesional.
 El (la) servidor (a) público (a) envía al Área de Talento Humano el original de la incapacidad
junto con la copia de la historia clínica en sobre cerrado.
 La Subárea de Salud Ocupacional de la SDIS adelanta los trámites necesarios ante la ARL
para obtener pago de la incapacidad.
 La ARL reconocerá y pagará, desde el día 1, hasta el día 180 el 100% del valor de la
incapacidad.
 Si la EPS o ARL rechazan el certificado de incapacidad por incumplimiento de requisitos,
falta de soportes documentales o cualquier otra causa atribuible al servidor público, le será
devuelta al jefe inmediato con las anotaciones respectivas y se les dará un tiempo no
superior a diez (10) días, para subsanar las inconsistencias.
3.1.4 Trámite de incapacidades por accidente laboral menores a 180 días:
 El (la) servidor (a) público (a) debe informar el accidente a la Subárea de Salud Ocupacional
de la SDIS para que lo reporte a la ARL dentro de las 48 horas siguientes a su ocurrencia.
 La EPS y la ARL califican la incapacidad como de accidente laboral.
 El (la) servidor (a) público (a) envía a Salud Ocupacional del Área de Talento Humano el
original de la incapacidad junto con la copia de la historia clínica en sobre cerrado.
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 La Subárea de Salud Ocupacional de la SDIS adelanta los trámites necesarios ante la ARL
para obtener pago de la incapacidad.
 La ARL reconocerá y pagará, desde el día 1, hasta el día 180, el 100% del valor de la
incapacidad.
3.1.5 Trámite de incapacidades de cualquier clase, mayores a 180 días:
 La EPS no reconoce valor alguno al servidor (a) a partir del día 181, por lo tanto el servidor
(a), los empleadores o los administradores están obligados (as) a solicitar a la EPS, la AFP
o la ARL en donde esté afiliado (a) la práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y
la calificación del grado de invalidez.
 En caso de que el servidor(a) público(a) objeto de valoración no asista a la cita fijada por la
junta de calificación de invalidez, esta podrá emitir dictamen del respectivo expediente.
 Cuando la EPS no ha emitido concepto de invalidez después del día 180, deberá pagar un
subsidio equivalente al valor de la incapacidad, hasta que emitan el concepto.
 La Subárea de Salud Ocupacional se encarga de hacer un seguimiento a los trámites que
debe adelantar el servidor (a) público (a) para la práctica del examen de pérdida de
capacidad laboral.
 La AFP debe realizar el pago de estas incapacidades en los porcentajes establecidos por la
Ley, hasta tanto el (la) servidor (a) público (a):
 Sea incluido (a) en la nómina de pensionados.
 Se le cancele la respectiva indemnización si procediera.
 Tenga en firme la calificación del grado de invalidez.
 El Subárea de Nómina y Prestaciones debe realizar los procesos de descuentos al servidor
público y los cobros respectivos a la AFP.
 Cuando la calificación de invalidez del (la) servidor (a) público (a) no de origen a la pensión
de invalidez, la SDIS a través de la Subárea de Salud Ocupacional, del Área de Talento
Humano debe optar por una de las siguientes alternativas:
 Reincorporarlo (a) en el empleo del cual es titular, si los dictámenes médicos determinan
que puede continuar desempeñando las funciones propias del mismo.
 Asignarle funciones acordes con el tipo de limitación.
 Trasladarlo (a) a cargos que tengan la misma remuneración, siempre y cuando la
incapacidad no impida el cumplimiento de las nuevas funciones ni implique riesgo para
su integridad.
 La SDIS no debe desvincular laboralmente a un servidor (a) respecto de la cual
conoce su estado de incapacidad y aún no se ha decidido sobre su pérdida de
capacidad laboral y grado de invalidez.
 La práctica del examen de pérdida de capacidad laboral y calificación del grado de invalidez
es un deber legal de las AFP, Compañías de Seguros que asuman el riesgo de invalidez y
muerte, ARL y EPS, no obstante la Subárea de Salud Ocupacional como mecanismo alterno
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debe requerir mediante petición a la entidad correspondiente según el caso, para que
realice la valoración en los términos definidos por las normas establecidas.
 Salud Ocupacional debe requerir a la persona en estado de incapacidad para que
suministre información, clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Cuando hayan transcurrido, por lo menos 135 días de incapacidad, correspondiente a las ¾
partes del término de 180 días, se debe solicitar a la Administradora de Fondos de
Pensiones (AFP) a la cual esté afiliado el trabajador, el trámite correspondiente para
calificar la capacidad laboral. De igual manera se debe notificar a la EPS para que
intervenga en el trámite calificación y al funcionario para que solicite la calificación o
coadyuve en el trámite respectivo. Esta labor será desarrollada por los abogados del Área
de Talento Humano.
3.2 LICENCIAS
3.2.1 Clases:
 De Maternidad Preparto: Tiempo remunerado que se concede a la servidora pública con
anterioridad a la fecha probable del parto. Si por alguna razón médica no puede optar por
este, podrá sumarlo al tiempo del posparto. Así mismo, podrá trasladar 1 de las 2 semanas
de esta licencia para disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría 13 semanas
posparto y 1 semana preparto
 Tiempo: 14 días calendario (2 semanas)
 Requisitos:
Presentar al Área de Talento Humano, certificado médico expedido por la EPS a la que
se encuentre afiliada en el que conste:
a) El estado de embarazo de la servidora pública
b) La indicación del día probable del parto, y
c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que
ha de iniciarse dos semanas antes del parto.
 De Maternidad: Tiempo remunerado que se reconoce a la servidora pública al término de
su embarazo para que se retire temporalmente de sus labores, con el fin de brindar atención
y cuidados a su bebé, así como para recuperarse física y sicológicamente del esfuerzo que
implica dar a luz.
A las madres con parto múltiple se les otorgará 14 semanas.
 Tiempo: 98 días calendario (14 semanas)
 Requisitos:
a) Enviar el certificado original de la incapacidad con copia de la historia clínica en sobre
cerrado al Área de Talento Humano del Nivel Central
b) Enviar copia del Registro Civil de Nacimiento del (la) recién nacido (a) al Área de
Talento Humano del Nivel Central.
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 De Paternidad (Ley María): Tiempo remunerado que se otorga al esposo o compañero
permanente.
 Tiempo: 8 días hábiles
 Requisitos:
a) Enviar copia del Registro Civil de Nacimiento del (la) recién nacido (a) al Área de
Talento Humano del Nivel Central.
b) El servidor público debe solicitarla durante los 30 días siguientes a la fecha del
nacimiento del (la) bebé.
c) Si se trata del (la) hijo (a) de la compañera permanente, debe acreditar 2 años de
convivencia.
 De Maternidad por Adopción: Tiempo remunerado que se reconoce a la servidora
pública, a partir de la fecha de entrega oficial del (la) niño (a) adoptado (a). Esta se hará
extensiva al padre adoptante, en el caso que no tenga esposa o compañera.
 Tiempo: 98 días calendario (14 semanas)
 Requisitos:
a) El (la) niño (a) adoptado (a) debe tener máximo 7 años de edad.
b) Se debe enviar al Área de Talento Humano del Nivel Central el Acta de Colocación del
ICBF y copia del Registro Civil de Nacimiento del (la) niño (a).
 Por Aborto: Tiempo remunerado que se concede a la servidora pública en caso de aborto
o parto con criatura muerta.
 Tiempo: 14 a 28 días calendario (2 a 4 semanas), según criterio médico.
 Requisitos: presentar certificado médico expedido por la EPS que
contenga:
a) La afirmación de que la trabajadora ha sufrido un aborto o parto prematuro, indicando el
día en que haya tenido lugar
b) La indicación del tiempo de reposo que necesita la servidora pública.
Todas estas licencias son reconocidas por la EPS al 100%.
Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la
expedición de una incapacidad o licencia maternidad.
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OBSERVACIONES
4.1 Tabla de Liquidación: Incapacidad por Enfermedad General y Maternidad
CLASE DE
INCAPACIDAD
Enfermedad
general
INICIAL
PRORROGA HASTA 90 DÍAS
MAS DE 90 DÍAS Y
HASTA 180 DÍAS
Los número de días los paga la EPS
restándole los 2 días que paga la entidad
empleadora (SDIS), ejemplo: de los 15 días de
incapacidad la EPS, paga 2/3 partes de trece
(13) y al trabajador se le descuenta 1/3 parte
de trece (13) y los 2 restantes los asume la
entidad.
Maternidad
4.2 Tabla de Liquidación: Incapacidad por Accidente de Trabajo y Enfermedad
profesional
CLASE DE
INCAPACIDAD
LIQUIDACIÓN
Accidente de
Trabajo
Enfermedad
profesional
En este caso se resta un día ya que la normatividad (Artículo 3° Ley 776 de 2002) establece que se cancela la incapacidad desde el día siguiente al accidente de trabajo.
El Ingreso Base de Cotización (IBC) se toma sobre los siguientes factores:
Asignación básica mensual
Gatos de representación
Prima técnica
Prima de antigüedad
Bonificación por servicios prestados
Vacaciones
Horas extras
Recargos nocturnos
Incapacidad descontada del trabajador (Resta)
Para el pago de la incapacidad se toma el IBC del mes anterior a la fecha de ocurrencia de la
incapacidad.
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5. Administración del Instructivo
El Área de Talento Humano, Nóminas y Prestaciones sociales tendrá bajo su directa
responsabilidad la socialización, implementación y actualización del instructivo.
En la siguiente tabla se menciona los responsables de quién elabora, revisa y aprueba el
diseño del documento.
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
Eduardo Cala Flórez
Wilber José Martínez Martínez
Blanca Inés Castellanos Morales
Profesional encargado Sub.-área nómina
Profesional -Sub.-área de nómina
Gestora Proceso Talento Humano
REVISÓ
APROBÓ
Yair Alexander Valderrama
Parra
Alvaro Jose Arrieta
Director de Gestión
Corporativa
Asesor Talento Humano
Líder del Proceso de Gestión
Talento Humano