instructivo sigibi - Instituto Profesional Valle Central

INSTRUCTIVO
SIGIBI
SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACION Y BIBLIOTECAS
2014
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE GESTION DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECAS
El presente instructivo establece los lineamientos que regulan las condiciones de uso del
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas del Instituto Profesional Valle Central, en
adelante SIGIBI, en cuanto a su estructura y operación, disposición de recursos y servicios de
información, los derechos y deberes de los usuarios, así como las sanciones aplicables en caso de
incumplimiento.
Cabe destacar que este documento pasa a complementar los artículos estipulados en el
Reglamento Académico Instituto Profesional Valle Central.
El SIGIBI es el conjunto de unidades de información relacionadas con la prestación de
Servicios Bibliotecarios, de información y/o documentación administrados por un organismo
central denominado Dirección Nacional.
El SIGIBI se encuentra integrado por las siguientes unidades de información:
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•
Dirección Nacional
Biblioteca Ovalle
Biblioteca La Serena
Biblioteca Buin
Biblioteca La Florida
Biblioteca Toesca
Biblioteca Curicó
Biblioteca Talca
Biblioteca Constitución
Biblioteca Chillan
Biblioteca Concepción
Biblioteca Los Ángeles
Biblioteca Puerto Montt
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
El uso de los recursos y servicios ofrecidos mediante el SIGIBI, implica la aceptación de las
condiciones de uso de los servicios, los deberes y derechos del usuario, así como las sanciones
aplicables en caso de incumplimiento del mismo.
Artículo 1°. Para los efectos del presente instructivo se entenderá por:
1. Instructivo del Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas. Disposición
ordenada de reglas o normas, constituidas por la autoridad competente, que
establecen el correcto USO de los espacios físicos, mobiliarios, tecnologías y
servicios bibliotecológicos facilitados por el Instituto Profesional Valle Central para
satisfacer las necesidades de información de su comunidad.
2. Usuarios, toda la comunidad regular perteneciente al Instituto Profesional Valle
Central, que pueden acceder a los recursos de información y servicios
proporcionados por el SIGIBI, es decir, estudiantes regulares, académicos y
funcionarios, mientras mantengan una relación contractual vigente con la
institución.
3. Recursos de Información, corresponden a medios y redes de comunicación y
contenido, software, sistemas administrativos y/o académicos en línea, bases de
datos, puestos a disposición por el SIGIBI para la Comunidad de Usuarios del
Instituto Profesional Valle Central.
4. Servicios Bibliotecarios, conjunto de acciones académicas, técnicas y
administrativas mediante las cuales se selecciona, adquiere, procesa, sistematiza,
almacena, difunde, circula, controla y preserva el material bibliográfico,
publicaciones periódicas y audiovisual que constituyen el fondo monográfico del
SIGIBI y que se encuentra disponible en cada una de las Bibliotecas que integran el
Sistema.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
5. Servicios de Información, conjunto de acciones dispuestas para resolver las dudas
de los usuarios entorno a una materia específica, proporcionándoles los datos de
Informaciones correspondientes.
6. Servicios en línea, servicios
prestados mediante la utilización de redes
informáticas.
7. Biblioteca IPVC, unidad de información donde se conservan, reúnen, seleccionan,
inventarían, catalogan, clasifican y difunden colecciones de materiales
bibliográficos, publicaciones periódicas o audiovisuales, reproducidas por
cualquier medio, con el fin de proporcionar servicios bibliotecarios en cada una de
las sedes dependientes del Instituto Profesional Valle Central, con el objetivo de
asistir a su comunidad de usuarios en el Proceso de Transformar la Información en
Conocimiento.
8. Colección, conjunto de documentos que se agrupan siguiendo determinados
criterios como el género, tema, formato y/o soporte.
9. Publicación Periódica, publicación editada cuyos volúmenes o números se
suceden en orden numérico o cronológico, bajo un título común y en número
indefinido. Se incluyen aquí los diarios, revistas, anuarios, etc.
10. OPAC (Online Public Access Catalog). Catálogo en línea de Acceso Público. Permite
realizar consultas de los campos bibliográficos más comunes de acuerdo a las
normas de Catalogación, como autor, materia, título, para poder localizar
información bibliográfica específica. Se encuentra sustentado por un soporte
software, especialmente diseñado para cumplir con ese propósito.
11. Base de Datos. Conjunto de datos, archivos y/o tipos de documentos que se
encuentran interrelacionados entre sí, ya que pertenecen a una misma área del
conocimiento o materia, y que se encuentran almacenados sistemáticamente, con
el propósito de ser consultados en un momento y tiempo determinados.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
Artículo 2°. Con el propósito de establecer criterios transversales al funcionamiento técnico –
administrativo de cada una de sus Bibliotecas, el SIGIBI ha establecido los siguientes objetivos
específicos:
1. Establecer la mejora continua en los procesos y procedimientos del SIGIBI.
2. Actualizar permanentemente los recursos bibliográficos y servicios de información.
3. Gestionar y mantener la infraestructura adecuada para la prestación de sus
4.
5.
6.
7.
8.
servicios.
Proporcionar mediante tecnologías avanzadas el acceso a los materiales
bibliográficos y sistemas de información dispuestos por la Institución.
Diseñar e implementar programas de adiestramiento y capacitación orientados a
mejorar las competencias de la comunidad Valle Central en el uso de los recursos
de información y bibliografías disponibles.
Establecer y mantener estrategias de divulgación cultural con la comunidad Valle
Central.
Aumentar la satisfacción de los usuarios, mediante la periódica evaluación de los
servicios prestados por el SIGIBI.
Participar en programas o actividades interinstitucionales nacionales e
internacionales con el fin de potenciar los recursos y servicios de información del
SIGIBI.
Artículo 3°. Las biblioteca integrantes del SIGIBI, procurarán proporcionar sus servicios en horarios
de al menos 45 horas semanales, distribuidos de lunes a viernes y/o sábados, durante todos los
días hábiles del año y los inhábiles que fueran necesarios en forma continua o discontinua,
dependiendo de las necesidades específicas de cada Sede. En todo caso, los días y horas de
atención deberán ser suficientes para cubrir y satisfacer las necesidades específicas de los
estudiantes, según las características horarias de cada Sede. Las bibliotecas exclusivamente
podrán suspender sus servicios en los días y horarios previstos en las respectivas Sedes o en casos
de fuerza mayor cuando éstos sean autorizados o dispuestos por el Director de cada Sede.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
Artículo 4°. Las bibliotecas podrán proporcionar a los usuarios servicios bibliotecarios y de
información, de acuerdo a las instrucciones específicas procedimentales de la Dirección del SIGIBI.
II.
SOBRE LOS USUARIOS
Artículo 5°. Se consideran usuarios del Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas todos los
miembros pertenecientes a la comunidad Valle Central:
1. Estudiantes: alumnos con matricula vigente o en proceso de ejecución del trabajo
2.
3.
de Título.
Docentes: Funcionarios que ejercen funciones de docencia en las Instalaciones del
Instituto Profesional Valle Central o pertenezcan contractualmente a la modalidad
de Educación a Distancia.
Funcionarios: Trabajadores que forman el Recurso Humano activo del Instituto
Profesional Valle Central.
Artículo 6°. Los usuarios del SIGIBI tienen los siguientes derechos:
1. Solicitar el servicio que requiera y ser atendido con respeto, prontitud y esmero.
2. Ser atendido en los diferentes servicios del Sistema de Bibliotecas del SIGIBI y en
3.
4.
estricto orden de llegada.
Acceder libremente a los espacios físicos destinados al público en los diferentes
puntos de servicios y al préstamo a domicilio, de acuerdo con la normativa
establecida.
Recibir información, asesoramiento y colaboración del personal Encargado de la
Biblioteca para el adecuado empleo de los recursos de información que dispone el
SIGIBI.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
Artículo 7°. Todos los usuarios del SIGIBI tendrán como deberes y obligaciones:
1. Cumplir con lo indicado en el presente Instructivo.
2. Hacer uso de los Servicios Bibliotecarios dispuestos en cada una de las Bibliotecas
y/o intranet del SIGIBI, siendo responsable del tipo de servicio al cual ha accedido.
3. Ser responsable del uso y manipulación de material bibliográfico, publicación
periódica o audiovisual sin importar el soporte ni formato, que le sea facilitada
para consulta o bajo cualquier forma de préstamo.
4. Respetar las fechas que se establezcan o sean indicadas por el Encargado de
Biblioteca en lo referente a la Devolución del Material Bibliográfico, publicación
periódica o audiovisual.
5. Mantener siempre respeto y consideración a los demás usuarios y personal
relacionado al Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas.
6. Contribuir a preservar los inmuebles, mobiliario, equipo y fondos de material del
SIGIBI y sujetarse a los mecanismos de control, seguridad y vigilancia que se
establezcan para cada una de las Bibliotecas integrantes del sistema.
7. Permanecer en las instalaciones de las Bibliotecas respetando las siguientes
disposiciones:
•
•
•
•
No Fumar.
No ingresar mascotas.
No introducir artículos o instrumentos que perturben la tranquilidad
durante la permanencia de los usuarios en las instalaciones de cada
Biblioteca.
Mantener un orden apropiado en cada una de las áreas de cada Biblioteca
de acuerdo a las normas de educación y moral, evitando las manifestaciones
excesivas de afecto.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
•
•
•
•
Obedecer y respetar la señalética instaladas en el interior de las Bibliotecas.
Respetar las indicaciones que haga el Encargado de la Biblioteca cuando sea
necesario un llamado de atención y/o el usuario haya incurrido en alguna
falta.
Respetar los espacios destinados para publicar avisos y/o diario mural de
cada una de las Bibliotecas.
Cuidar sus pertenencias. El SIGIBI no se responsabilizará por pérdidas
personales al interior de las instalaciones de las Bibliotecas.
8. Mantener el área utilizada en las mismas condiciones físicas y de limpieza con la
que se les facilitó.
9. Entregar el material bibliográfico, publicación periódica y/o audiovisual al
momento de ser solicitado por el Encargado de Biblioteca, incluso en casos de
carácter urgentes y justificados, independiente de las fechas asignadas para la
devolución.
10. Cuando un usuario extravíe, o exista daño físico completo o parcial al soporte
físico de los materiales bibliográficos, publicaciones periódicas y/o audiovisuales
que se encuentran en modalidad de préstamo, se deberá informar
inmediatamente al Encargado de Biblioteca de su sede, quien juiciosamente o en
consulta con la Dirección del SIGIBI analizarán el caso y decidirán como debe
proceder el usuario para reponer el soporte extraviado o dañado.
11. El incumplimiento de cualquiera de los deberes y obligaciones del usuario, podrá
ser motivo de una amonestación o sanción de acuerdo al criterio aplicado para
cada caso.
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Instructivo SIGIBI
III.
SOBRE LAS COLECCIONES
Artículo 8°. Las Bibliotecas integrantes del SIGIBI conformarán y mantendrán como mínimo las
siguientes colecciones físicas:
1. Colección General. Integrada por materiales bibliográficos de texto y
2.
3.
4.
5.
6.
monográficos en formato impreso que se utilizan de apoyo a la actividad docente,
incluye Bibliografía Obligatoria, Complementaria, Equivalencias y otras materias
pertenecientes a las ciencias en general.
Reserva: Colección integrada por materiales bibliográficos considerados de Alta
Demanda, se encuentran disponibles solo para Préstamo en Sala y Préstamo a
Domicilio de durante los fines de semana de acuerdo al horario de funcionamiento
de la Biblioteca de cada Sede.
Referencia: Integrada por todos aquellos materiales bibliográficos de consulta,
tales como: Diccionarios, Enciclopedias, Almanaques, Atlas, etc.
Hemeroteca. Colección integrada por publicaciones periódicas: periódicos,
revistas de investigación, divulgación y entretenimiento.
Tesis. Colección que incorpora todos los trabajos finales de titulación de los
miembros de la comunidad Valle Central, así como los de otras entidades de
Educación Superior, que se encuentren visados en cuanto a validez de contenido
por los Directores de Docencia o Académicos de cada Sede.
Literatura. Integrada por textos monográficos literarios, cuentos, novelas, poesía y
otros.
Artículo 9°. Los Encargados de Biblioteca integrantes del SIGIBI registraran en un inventario digital
(Planilla Excel), asignando un número correlativo único por ítem registrado, todos los materiales
bibliográficos, publicaciones periódicas y/o audiovisuales de acuerdo a las instrucciones y
formatos proporcionadas por la Dirección del SIGIBI.
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Instructivo SIGIBI
IV.
SOBRE LOS SERVICIOS
Artículo 10°. Las Bibliotecas integrantes del SIGIBI pondrán a disposición de sus usuarios los
siguientes Servicios Bibliotecarios:
1. Catálogo en Línea (OPAC), corresponde al listado organizado de registros
bibliográficos que se encuentran físicamente en el Sistema de Gestión de
Información y Bibliotecas, se encuentra constituidos por diferentes tipologías
documentales y no documentales: Libros, tesis, revistas, audio, video etc.
2. Servicio de Préstamo de todos los recursos de información facilitados dentro de
las instalaciones físicas y/o mediante web provistas por el SIGIBI. Para hacer uso
del servicio de préstamo en las Bibliotecas, se debe presentar, de acuerdo a lo
estipulado en el Reglamento Académico IPVC, “la boleta de matrícula y/o pago del
último arancel mensual y acreditar no tener mora de material bibliográfico”
el
carnet de identidad, y no poseer deuda o multa pendiente con ninguna de las
Bibliotecas integrantes del SIGIBI.
•
Préstamo en Sala, consistente en facilitar materiales bibliográficos,
publicaciones periódicas y/o audiovisuales a los usuarios de la Comunidad
Valle Central, exclusivamente dentro de las salas de lectura de la biblioteca
y/o salas de clase, hasta de un máximo de 2 ítems por usuario, sin superar
un periodo de tiempo de 2 horas académicas o el equivalente a la totalidad
de la clase correspondiente a una asignatura.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
•
Préstamo a domicilio, permite a la comunidad usuaria del Instituto
Profesional Valle Central el disponer de material bibliográfico, publicaciones
periódicas y/o audiovisuales para ser utilizado fuera de las instalaciones
físicas de la Sede, con un periodo máximo de 2 días, incluyendo fines de
semana o feriados, y un máximo de 2 ítems por usuario.
•
Préstamo Especial, corresponde a la facilitación de material monográfico de
Alta Demanda con el único propósito de ser fotocopiado, el plazo es
restringido de préstamo se restringe a los tiempos de fotocopiado.
•
Renovación de Préstamo a Domicilio, consiste en la extensión del plazo de
préstamo del material bibliográfico, publicaciones periódicas y/o
audiovisuales facilitadas a los usuarios del SIGIBI, podrán efectuar
renovación del préstamo de material bibliográfico, por una vez, con un
máximo de 1 día de renovación, exclusivamente en forma presencial y antes
del vencimiento del plazo de préstamo.
•
Devolución de Préstamos. Debe ser efectuado antes del vencimiento del
plazo indicado por el Encargado de Biblioteca y corresponde al retorno del
ítem a la Biblioteca.
•
Biblioteca Digital Océano. Servicio que proporciona acceso on-line, a una
gran cantidad de información de una forma simple y eficiente. Su amplia
base de datos incorpora contenidos sobre todas las áreas del conocimiento.
Dispone de un avanzado sistema de búsqueda, desarrollado íntegramente
por Océano, que permite navegar ágilmente por las diferentes bases de
datos; desde la búsqueda más amplia hasta la más restringida, y devuelve
siempre resultados relevantes respecto a sus cuatro bases de datos.
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Instructivo SIGIBI
Artículo 11°. Las Bibliotecas integrantes del SIGIBI pondrán a disposición de sus usuarios los
siguientes Servicios de Información:
1. Consulta, consiste en la orientación e información entregada a los usuarios
2.
3.
4.
V.
respecto a satisfacer sus necesidades de información en lo referente al uso de
fuentes de información y herramientas provistas por el SIGIBI.
Investigación Bibliográfica, servicio exclusivo para Docentes y Alumnos que se
encuentren realizando su Trabajo de Titulación. Reside en la búsqueda de
bibliografía relevante relacionada a un tema o materia específica.
Extensión, consiste en las actividades dirigidas a fomentar y optimizar las
relaciones entre el SIGIBI y la comunidad Valle Central, promoviendo la cultura y
suscitando la creación de hábitos de lectura entre nuestros usuarios.
Desarrollo de Habilidades de Información, servicio que promueve y aumenta las
destrezas de información de nuestros usuarios, mediante la ejecución de
actividades como procesos de inducción de nuevos usuarios, presentaciones en
línea acerca del uso de los recursos de información, talleres de capacitación en la
utilización de los servicios y recursos de información.
SOBRE LAS SANCIONES
Artículo 12°. Los usuarios que no cumplan los lineamientos y disposiciones descritas en el
presente instructivo darán lugar a la aplicación de amonestaciones verbales o sanciones
dependiendo de la gravedad de la falta.
Artículo 13°. Los usuarios que salgan de las Bibliotecas, con uno o más ítems pertenecientes a las
colecciones del SIGIBI sin previo registro del préstamo y/o renovación del mismo, se hará acreedor
de una sanción correspondiente a la suspensión de poder utilizar los servicios bibliotecarios del
SIGIBI por una semana.
Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas
Instructivo SIGIBI
Artículo 14°. Los usuarios que no devuelvan material bibliográfico de la colección general en la
fecha estipulada, serán sancionados con suspensión de 5 días hábiles por cada día de atraso. Si se
repite esta situación, la suspensión será de 7 días hábiles por cada día de atraso. Si se produce por
tercera vez la falta, se le retendrá el carnet por el resto del semestre.
Artículo 16°. Podrán ser revocadas las sanciones, en aquellos casos de fuerza mayor acreditados
por los usuarios ante los Encargados de Biblioteca, quién deberá dejar constancia por escrito de las
causas de la revocación en el registro correspondiente al usuario.
Artículo 17°. El usuario que mantenga ítems bibliográficos no devueltos al final de cada semestre,
será sancionado con la suspensión de los Servicios Bibliotecarios del SIGIBI hasta la regularización
de su situación y no será liberado hasta que se haya regularizado su situación con la Biblioteca
respectiva.
Artículo 18°. En aquellos casos cuando algún usuario extravíe algún material bibliográfico,
publicación periódica y/o audiovisual se procederá con las siguientes acciones:
1. Reportar inmediatamente la pérdida del o los ejemplares extraviados, al
Encargado de la Biblioteca en la cual fueron facilitados, obteniendo un plazo de 30
días para reponer el o los ejemplares y cancelar la sanción de multa
correspondiente en caso de que aplique.
2. En caso de que el título correspondiente al o los ejemplares extraviados no se
encuentren disponibles en el mercado, se informará al Encargado de la Biblioteca
quién determinara el o los equivalentes que se encuentren en el mercado editorial
para el reemplazo del o los ejemplares.
Artículo 19°. Los usuarios del SIGIBI son responsables de las condiciones físicas de los materiales
bibliográficos, publicaciones periódicas y/o audiovisuales que se les entrega en servicio de
préstamo, por lo que en caso de que éstos se encuentren recortados, rayados y/o mojados se
procederá a la reposición del o los materiales bibliográficos, publicaciones periódicas y/o
audiovisuales. Además el Encargado de Biblioteca dejara constancia por escrito de lo sucedido en
el registro de inventario del ítem correspondiente.
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Instructivo SIGIBI
Artículo 20°. Los usuarios que falten al respeto al personal integrante del SIGIBI en forma verbal o
física, serán suspendidos temporalmente de todos los servicios facilitados por el SIGIBI, de
acuerdo a la gravedad de la falta y previa evaluación del caso junto a la Dirección del SIGIBI y de la
Sede correspondiente.
Artículo 20°. Las Bibliotecas integrantes del SIGIBI no se harán responsables por objetos
extraviados en ninguno de sus espacios o durante algún servicio de extensión ejecutado.
VI.
SOBRE LOS ENCARGADOS DE BIBLIOTECA
Artículo 21°. Los Encargados de Biblioteca tienen la responsabilidad de cumplir con las siguientes
disposiciones:
1. Respetar a todos los usuarios de la comunidad Valle Central y proporcionarles un
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
trato igualitario.
Mantener el orden y ornato apropiados en cada una de las Bibliotecas de las
Sedes en las cuales desempeñan sus funciones.
Brindar un servicio eficiente y mostrar amabilidad a los usuarios.
Entregar asesoría y orientación en la satisfacción de las necesidades de
información de los usuarios del SIGIBI.
Propiciar el trabajo en equipo en un ambiente de respeto, armonía y de
colaboración con todos los funcionarios de la Comunidad Valle Central.
Respetar y cumplir los horarios establecidos y que le sean asignados por la
Dirección de la Sede para el óptimo funcionamiento del SIGIBI.
Cuando los horarios de funcionamiento y/o los servicios facilitados en forma
particular por cada Biblioteca o de manera general mediante el SIGIBI, deban ser
suspendidos por causas de fuerza mayor, deberá informarse inmediatamente a los
usuarios.
Los Encargados de la Biblioteca deberán siempre respetar y aplicar el presente
Instructivo, en caso contrario, se les aplicará una sanción al personal
individualizado, que debe ser determinada por la Dirección de la Sede y la
Dirección del SIGIBI, en conjunto y concordante a la gravedad de la falta. La
sanción determinada debe ser aprobada por el Vicerrector Académico.
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Instructivo SIGIBI
VII.
SOBRE EL PRESUPUESTO
Artículo 22°. Para el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Información y
Bibliotecas, la Dirección del SIGIBI deberá solicitar a Vicerrectoría Académica la consideración de
manera prioritaria respecto a lo siguiente:
1. Asegurar que los recursos consignados para la adquisición y preservación de los
2.
3.
4.
5.
recursos de información, recursos tecnológicos, recursos de infraestructura y
materiales bibliotecológicos destinados a las Bibliotecas, no sean utilizados o
transferidos a otros departamentos o áreas del Instituto Valle Central.
Evaluar, coordinar y apoyar las acciones generadas desde los Encargados de
Biblioteca, u otros miembros de la comunidad del Instituto Profesional Valle
Central con el propósito de buscar ingresos externos al Instituto que sea destinado
íntegramente al mejoramiento y desarrollo del SIGIBI.
Procurar que los bienes muebles e inmuebles pertenecientes al SIGIBI no sean
utilizado en fines distintos para los cuales se les fue asignado.
Todos los Recursos de Información circunscritos al SIGIBI, sin importar formato o
soporte, al igual que los bienes muebles e inmuebles pertenecen al patrimonio del
Instituto profesional Valle Central, por lo que deberán ser sometidos a acciones
que permitan su protección y preservación.
Los procesos de descarte y/o eliminación de los recursos de información, bienes
muebles e inmuebles asignados al SIGIBI serán ejecutados previa visación y
autorización de la Directora del SIGIBI y el Vicerrector Académico mediante un
acta firmada, la cual debe ser conservada en forma permanente.