Elaboró Revisó Aprobó PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL SUB

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
13/03/2008
Fecha de Aprobación
NT
RO
LA
DA
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Transferencia de documentos de archivo de gestión a
archivo central
PRO-GD-AS-006
Fecha de Revisión
14/07/2009
3
Versión
Página
1 de 3
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
CO
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
14-jul-09
Versiones originales adoptadas por Resolución N° 041 de 2001
Procedimientos: PRO-GD-MD-039 "Programación de la transferencia
documental al archivo", PRO-GD-MD-043 "Asesoría técnica en
archivística". Versiones originales adoptadas por Resolución N° 197 de
2003 Procedimientos: PRO-GD-DF-003 "Transferencia de documentos al
archivo central", PRO-GD-DF-006 "Ingreso documental al archivo".
Versión 3 adoptada medainte Resolución 044 de 2009.
CO
P
IA
NO
3
FECHA
Elaboró
Grupo de Gestión
Documental
Revisó
Oficina de Planeación
Aprobó
Viceprocurador
Fecha de Revisión
Fecha de Aprobación
13/03/2008
14/07/2009
NT
RO
LA
DA
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Transferencia de documentos de archivo de gestión a
archivo central
PRO-GD-AS-006
Versión
3
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OBJETIVO
Identificar las actividades necesarias para las transferencias primarias (al archivo central) de los documentos del archivos de
gestión.
ALCANCE
Desde la identificación de los documentos para transferir hasta la disposición de los mismos en el archivo central.
NORMATIVIDAD
RELACIONADA:
Decreto 262 de 2000. Resolución 093 de 2008 del Procurador General de la Nación. Ley 594 de 2000. Acuerdo 027 de 2006 y
Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nación.
Convenciones
Inicio - Fin
Actividad
Conector
Páginas
Decisión
No
Descripción
Flujograma
1
Revisar periódicamente las series documentales del
archivo de gestión:
Anualmente se revisan las series documentales con base en las
tablas de retención documental, para identificar los documentos
que ya cumplieron su período de retención en el archivo de
gestión.
2
¿La serie aparece referenciada en la tabla de retención?
Conector
Actividades
Responsables
Conector
Procedimientos
Documentos y Puntos
registros
de
relacionados Control
Servidor designado como
responsable del trámite
.Tabla de retención
documental de la
dependencia.
.Documento con
sus anexos
X
Servidor designado como
responsable del trámite
N.A
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite
N.A
N.A
Servidores involucrados en
el procedimiento
.Documentos de
apoyo.
.INS-GD-AS-008
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite
N.A
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite
.Serie documental
.INS-GD-AS-008
N.A
CO
Si
No
3
¿La serie de apoyo cumplió cinco años en el archivo de
gestión?
NO
No
Los documentos de apoyo son eliminados ver Instructivo para
la aplicación de las tablas de retención y valoración
documental, las transferencias documentales y la
eliminación. INS-GD-AS-008
6
¿La serie cumplió el período de retención en el archivo de
gestión?
No
IA
5
Si
CO
P
Preparar serie para ser transferida al archivo central:
Revisar la organización de los documentos en orden
cronológico o lógico, revisar o elaborar la foliación, retirar los
elementos metálicos que se encuentren en los documentos.
Ver Instructivo para la aplicación de las tablas de retención
y valoración documental, las transferencias documentales y
la eliminación. INS-GD-AS-008
7
Si
A
Descripción
8
Solicitar al Grupo de Archivo que incluya la dependencia en el
cronograma de transferencia documental en la sede central.
Para las sedes territoriales, en cada dependencia, el jefe de la
misma coordina con el servidor encargado del archivo la
programación anual de la transferencia.
9
Diligenciar formato de inventario documental (impreso y
magnético) REG-GD-AS-002 para relacionar series que serán
transferidas al archivo central e incluir las series en cajas de
archivo debidamente identificadas (nombre dependencia,
número de la caja, año de transferencia).
Ver instructivo para la aplicación de las tablas de retención
y valoración documental, las transferencias documentales y
la eliminación. INS-GD-AS-008
10
Revisar y firmar formato impreso y diligenciado del inventario de
la transferencia. REG-GD-AS-002
Flujograma
Revisar cajas y sus contenidos con base en la relación
identificada en el formato de inventario impreso REG-GDAS-002:
12
Determinar si lo relacionado cumple con las tablas de retención
establecidas para la dependencia y si corresponde con lo
entregado.
Si
¿El material documental transferido cumple con los
parámetros de la revisión?
NO
13
Devolver la transferencia a la dependencia para las
14 correcciones correspondientes y para la generación de un
nuevo archivo magnético e impreso.
IA
Corregir inconsistencias en la transferencia, generar
nuevamente el formato impreso con las firmas necesarias,
15
corregir igualmente el archivo magnético y realizar nuevamente
la entrega en el archivo central.
14/07/2009
Versión
3
Responsables
3 de 3
Documentos y Puntos
registros
de
relacionados Control
A
CO
Entregar cajas correspondientes a la transferencia en el archivo
11 central, formato impreso y magnético en el que se relaciona la
documentación. REG-GD-AS-002
Fecha de Aprobación
13/03/2008
Página
PRO-GD-AS-006
No
Fecha de Revisión
NT
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LA
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PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Transferencia de documentos de archivo de gestión a
archivo central
Servidor designado como
responsable del trámite
.Oficio de solicitud
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite
.REG-GD-AS-002
.INS-GD-AS-008.
N.A
Jefe de la dependencia y
Servidor designado para la
elaboración del formato.
.REG-GD-AS-002
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite
.Cajas de archivo
.REG-GD-AS-002
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite en
archivo central
.Serie documental
.REG-GD-AS-002.
X
Servidor designado como
responsable del trámite en
archivo central
N.A
N.A
Servidor designado como
responsable del trámite en
archivo central
Documentos
transferidos,
formato impreso y
archivo magnético
N.A
Documentos
Servidor designado como
transferidos,
responsable del trámite, Jefe
formato impreso y
de la Dependencia que
transfiere la documentación archivo magnètico
N.A
No
Recibir transferencia en archivo central: Una vez verificado
que la transferencia es correcta, se firma formato impreso de
recibido y se entrega copia a la dependencia que hace la
transferencia.
Servidor designado como
responsable del trámite en
archivo central
17
Procedimiento de conservación, consulta y préstamo en el
archivo central.
Procedimiento de
Servidor designado como
conservación,
responsable del trámite en
consulta y préstamo
archivo central
en el archivo central
CO
P
16
Formato impreso
de inventario
documental.
X
N.A