PROGRAMA DE AUDITORIA DOCU ME NTO CONTR
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PROGRAMA DE AUDITORIA PROGRAMA DE AUDITORÍA 2013 DOCUMENTO CONTROLADO PROCESO MISIONAL EDWIN CABRALES BONIVENTO Asesor de Control Interno UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA OFICINA DE CONTROL INTERNO RIOHACHA, LA GUAJIRA CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 1 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA ÍNDICE 1. ORIGEN DE LA AUDITORIA 1.1. SÍNTESIS DEL DIAGNOSTICO GENERAL 1.1.1. TIPO DE AUDITORIA 1.1.2. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE LA AUDITORIA 1.1.3. ALCANCE 1.1.4. PERIODO A AUDITAR DOCUMENTO CONTROLADO 1.1.5. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO A AUDITAR 1.1.6. TÉCNICAS DE AUDITORIAS 1.1.7. PROCESOS CRÍTICOS A SER AUDITADOS 1.1.8. TIEMPO DE AUDITORÍA PROGRAMADO O PRESUPUESTO DE TIEMPO 1.1.9. INFORMACIÓN SOPORTE A VERIFICAR 1.1.10. REFERENCIA NORMATIVA 1.1.11. PERSONAL DE AUDITORÍA (AUDITOR Y COORDINADOR) 2. INFORME PRELIMINAR 3. INFORME FINAL 4. ACCIONES DE MEJORA (PLAN DE MEJORAMIENTO) CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 2 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA 1. ORIGEN DE LA AUDITORIA Con observancia a lo dispuesto en las leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, le corresponde a todo órgano estatal, fijar las políticas en materia de control interno con apoyo y coordinación del representante legal, para ejecutar y evaluar el modelo estándar de control interno propio de la institución que permita desarrollar, implementar y mantener en operación sus planes y políticas. DOCUMENTO CONTROLADO La universidad de la guajira, como órgano estatal difusor de la educación técnica, tecnología, en pregrado y postgrado, tiene la obligación constitucional de tomar acciones que permita implementar, ejecutar y evaluar el sistema de control interno adoptado en años anteriores. Con la formulación, presentación, aprobación y adopción del plan anual de auditoría vigencia 2013, la institución cumple con lo reglamentado en la ley 87 de 1993. Este programa de auditoría se ha formulado con el propósito de que la entidad por iniciativa propia y para darle cumplimiento la legislación colombiana, pueda mejorar su desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación, este último se llevará a cabo a través las oficinas de control interno con la programación y ejecución de auditorías internas. para ello, se realizará una evaluación sistemática y permanente sobre la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos de control según el meci, a fin de establecer el cumplimiento o desarrollo de su aplicación, con el fin concertar y formular los ajustes necesarios que muestren efectividad en la operatización, registro y control de cada uno de los procedimientos ejecutados. 1.1. SÍNTESIS DEL DIAGNOSTICO GENERAL CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 3 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA Con la puesta en marcha de este programa a demás de dar cumplimiento a la ley 87 de 1993, se pretende evaluar e informar el estado en el que se encuentra el sistema de control interno de la universidad de la guajira, razón esta que es indelegable e intransferible en las entidades públicas. Asimismo, la necesidad de evaluar cada uno de los procesos identificados en la institución, impulsa el objetivo fundamental del programa de auditoría, donde a través de las auditorías internas y con las técnicas necesarias para desarrollarlas, DOCUMENTO CONTROLADO se pretende evaluar cada uno de los procesos y procedimientos identificados en el sigug. este procedimiento consiste en realizar un diagnóstico sistemático, objetivo e independiente de los procesos actividades, operaciones y resultados, con el fin de formular recomendaciones para el mejoramiento de los procesos a partir de evidencias soportes y criterios válidos. 1.1.1. TIPO DE AUDITORIA el tipo de auditoría que se pretende realizar es integral, en la que se evaluará el sistema de control interno, la implementación del sistema de gestión para la calidad, el cumplimiento de los estatutos, planes, programas, normas, procedimientos y la gestión del líder del proceso. Este procedimiento consiste en obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, las evidencias relativas a la información, comportamiento y el manejo del proceso misional respecto a sus procedimientos, con la finalidad de informar sobre el grado de correspondencia entre los criterios de aplicación o indicadores establecidos con los comportamientos generalizados en la ejecución de las políticas. La auditoría integral implica la ejecución de unas acciones que permitirían evaluar la analogía de las tareas identificadas en el SIGUG frente la ejecución diaria y real de las actividades propias del proceso misional, para dar cumplimiento al sistema CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 4 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA de control interno, la efectividad de la gestión, alimentar al sistema y la pertinencia de los productos o servicios con el medio o el entorno. 1.1.2. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS DE LA AUDITORIA 1.1.2.1. GENERAL Evaluar, analizar, recomendar y presentar un informe sobre la aplicación de los controles, procedimientos, estatutos, lineamientos, políticas, planes, programas y DOCUMENTO CONTROLADO operaciones relacionadas con el proceso misional que integra el sistema integrado de gestión para la calidad de la universidad de la guajira vigencia 2013. 1.1.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Para el cumplimiento del objetivo general propuesto para el cumplimiento de este plan se hace necesario, desarrollar los siguientes objetivos específicos: evaluar, revisar, analizar, el cumplimiento de las políticas establecidas para el proceso misional. informar y recomendar acciones de mejora sobre la aplicación de los procedimientos, estrategias, registros, que demuestren o evidencien el desarrollo de las actividades propias del proceso misional. revisar y analizar la pertinencia de los controles, indicadores, formatos y procedimientos que evidencien la efectividad y operatividad del proceso misional. presentar un informe preliminar y final, en el cual se pueda recomendar y/o sugerir acciones de mejora que fortalezca el proceso misional de la institución. 1.1.3. ALCANCE CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 5 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA El alcance que se determinó para cumplir con nuestros objetivos, es la de evaluar, analizar e informar la pertinencia en el desarrollo, registro, control y cumplimiento de las actividades identificadas en el sigug para el proceso misional de la universidad de la guajira durante la vigencia 2013. 1.1.4. PERIODO A AUDITAR El periodo en el que se pretende desarrollar este programa de auditoría DOCUMENTO CONTROLADO comprende la vigencia 2013. 1.1.5. ELEMENTOS DEL SISTEMA CONTROL INTERNO A AUDITAR Los elementos del sistema de control interno que se pretende evaluar son los siguientes: SUBSISTEMA COMPONENTES Ambiente de Control ELEMENTOS acuerdos y compromisos estilo de la dirección planes y programas Direccionamiento Estratégico modelo de operación por proceso estructura organizacional control estratégico contexto estratégico Administración del Riesgo identificación del riesgo análisis del riesgo valoración del riesgo políticas de administración del riesgo control de gestión CE-F-04 Actividades de Control política de operación procedimientos Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 6 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA controles indicadores manual de procedimientos información primaria Información información secundaria sistemas de información comunicación DOCUMENTO CONTROLADO Comunicación Pública organizacional comunicación informativa medios de comunicación Autoevaluación autoevaluación del control autoevaluación sistema control de autoevaluación de la gestión Planes de Mejoramientos plan de mejoramiento por proceso plan de mejoramiento individual 1.1.6. TÉCNICAS DE AUDITORIAS Para el desarrollo y puesta en marcha de este programa de auditoría, se tiene proyectado la aplicación de las siguientes técnicas de auditoría que permitirían confrontar, obtener, analizar e interpretar de la información a auditar: Técnicas verbales: a) indagación b) encuesta y cuestionarios Tecinas oculares: a) observación b) revisión selectiva CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 7 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA c) comparación y confrontación Documentales a) comprobación b) análisis c) confirmación Físicas DOCUMENTO CONTROLADO a) inspección 1.1.7. PROCESOS CRÍTICOS A SER AUDITADOS en el marco del plan de auditoría adoptado por la institución, se pretende realizar una auditoría interna integral al proceso misional, lo cual se comprende los siguientes procedimientos y los documentos Respaldatorios: 1) INVESTIGACIÓN procedimiento para la constitución de semilleros de investigación procedimiento para la constitución de grupos de investigación procedimiento para tramites de proyectos de investigación procedimiento para el control de los proyectos de investigación procedimiento para la publicación de productividad académica o propiedad intelectual. procedimiento para la realización de convocatorias internas de proyectos de investigación procedimiento para el acompañamiento o la categorización de grupos 2) DOCENCIA procedimiento para la asignación de cargas académicas procedimiento para la validación procedimiento para cursos dirigidos CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 8 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA procedimiento del ingreso, ascenso y, estabilidad del personal docente en el escalafón. procedimiento para la designación de los coordinadores de áreas o campos de formación y asignación de responsabilidad procedimiento para las salidas de campo procedimiento para las habilitaciones procedimiento para transferencias y homologación DOCUMENTO CONTROLADO procedimiento para la evolución del desempeño profesoral procedimiento para la selección admisión y matricula de estudiantes de postgrado. procedimientos para el desarrollo de los ejes temáticos así como el control y registro académico 3) PROYECCIÓN SOCIAL procedimiento para el servicio de educación continuada procedimiento para la presentación de proyectos de extensión procedimiento para la sistematización de los proyectos de extensión procedimiento para la elaboración del portafolio de servicios de la oficina de extensión y proyección social procedimiento para la sistematización de la información del graduado en el aplicativo academusoft procedimiento para el seguimiento a los graduados procedimiento para el fomento de la cultura del emprendimiento procedimiento para la articulación de la unidad de emprendimiento con el sector productivo procedimiento para asesorías empresariales procedimiento para capacitación procedimiento para la selección y ejecución de planes de negocios CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 9 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA procedimiento para conformación y desarrollo del club de emprendedores 1.1.8. TIEMPO DE AUDITORÍA PROGRAMADO O PRESUPUESTO DE TIEMPO PROCESO PROCEDIMIENTO proc. para la constitución de semilleros de FECHA DE FECHA DE AUDITOR INICIO TERMINACIÓN RESPONSABLE 22/04/2013 22/04/2013 2304/2013 23/04/2013 de 23/04/2013 23/04/2013 proc. Para la publicación de productividad 24/04/2013 24/04/2013 24/04/2013 24/04/2013 24/04/2013 24/04/2013 proc. para la asignación de carga académica 18/06/2013 18/06/2013 proc. para la validación 18/06/2013 18/06/2013 proc. para los cursos dirigidos 18/06/2013 18/06/2013 proc. al ingreso, ascenso y estabilidad del 19/06/2013 19/06/2013 19/04/2013 19/06/2013 proc. para las salidas de campo 20/06/2013 20/06/2013 proc. para habilitación 20/05/2013 20/06/2013 proc. para transferencia y homologación 20/06/2013 20/06/2013 proc. para la evaluación de desempeño 21/06/2013 20/06/2013 24/06/2013 24/06/2013 25/06/2013 25/06/2013 proc. para el servicio de educación continuada 26/06/2013 26/06/2013 PROYECCIÓN proc. 26/06/2013 26/06/2013 SOCIAL extensión 27/07/2013 27/06/2013 proc. para la constitución de grupos de EDWIN CABRALES BONIVENTO investigación proc. INVESTIGACIÓN para tramites de proyectos investigación académica o propiedad intelectual. proc para la realización de convocatorias internas de proyectos de investigación procedimiento para el acompañamiento o la categorización de grupos proc. Para designación de los coord. De EDWIN CABRALES BONIVENTO personal docente en el escalafón aéreas o de campos de formación y asignación de responsabilidades. DOCENCIA docente. proc. para la selección, admisión y matriculas de estudiantes de postgrado proc. para el desarrollo de los ejes temáticos proc. para la sistematización de los proyectos CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ O BONIVENT para la presentación de proyectos de CABRALES así como el control y registro académico EDWIN DOCUMENTO CONTROLADO investigación Página 10 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA de extensión proc. para la elaboración del portafolio de 27/06/2013 27/06/2013 27/06/2013 27/06/2013 proc. para el seguimiento a los graduados 28/06/2013 28/06/2013 proc. 29/06/2013 29/06/2013 29/06/2013 29/06/2013 proc. para asesorías empresariales 29/05/2013 29/05/2013 proc. para capacitación 29/06/2013 29/06/2013 proc. para la selección y ejecución de planes 29/06/2013 29/06/2013 29/06/2013 29/06/2013 servicios de la oficina de extensión y proyección social proc. para la sistematización de la información del graduado en el aplicativo academusoft para el fomento de la cultura del emprendimiento proc. para la articulación de la unidad de DOCUMENTO CONTROLADO emprendimiento con el sector productivo de negocios proc. para conformación y desarrollo del club de emprendedores MAICAO 02/07/2013 03/07/2013 FONSECA 04/07/2013 05/07/2013 VILLANUEVA 08/07/2013 09/07/2013 MONTERIA 10/07/2013 12/07/2013 EXTENSIONES CRISPULO DELUQUE EDWIN CABRALES TOMAS SOLANO ISACMANI GODIN TORO 1.1.9. INFORMACIÓN SOPORTE A VERIFICAR El insumo necesario para emitir una opinión razonable, independiente y procesional en el proceso de evaluación o revisión por parte de los auditores adscrito a la oficina de control interno, hace referencia a: Formatos Actas Comunicados Mapa de riesgo Controles CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 11 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA Planeación docente Descargas académicas Políticas de operatización Proyectos Manual de procesos Los que el Auditor Requiera para ser Efectiva la Evaluación. DOCUMENTO CONTROLADO 1.1.10. REFERENCIA NORMATIVA El procedimiento consiste en verificar o compara la norma interna y externa que regula al proceso misional al interior de la institución. Interna Estatuto General Proyecto educativo institucional Estatuto profesoral Plan de acción Plan de mejoramiento Mapa de riesgo Matriz de caracterización Resoluciones Acuerdos Presupuesto Contratación Planeación docente Estatuto estudiantil Manual de funciones Entre otros. CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 12 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA EXTERNA Ley 87 de 1993 Ley 734 de 2002 Decreto 1826 de 1994 Ley 115 de 1994 DOCUMENTO CONTROLADO 1.1.11. PERSONAL DE AUDITORÍA (AUDITOR Y COORDINADOR) El personal que estará a cargo del proceso misional, son todas aquellas personas que poseen las competencias necesarias para realizar la verificación y emitir una opinión razonable, objetiva e independiente que coadyuven a la mejora constante del accionar misional de la institución. se determinó contar con Edwin cabrales Bonivento, auditor y coordinador, quien es asesor de control interno, a su vez es especialista en revisoría fiscal, con amplia experiencia en los procesos auditor y de control, asimismo se viene desempeñando en la cátedra académica y en el sector privado como asesor , emprendedor y gestor de proyectos administrativos. Como auxiliar y colaborador se asignó al señor Jonatán Castillo y Daiver Gonzales, quienes prestaran sus servicios en esta oficina, como monitores y auxiliares de medio tiempo. 2. INFORME PRELIMINAR El informe preliminar, es aquel que se emitirá mensualmente, en donde se informara, a cerca de las situaciones o hallazgos detectados. Para ellos se presentar en los formatos y fechas planeadas. CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 13 de 1 REV.0 / NOV / 12 PROGRAMA DE AUDITORIA 3. INFORME FINAL El informe final comprende todas las apreciaciones emitidas por el auditor, en el va descrito los hallazgos detectados y se presentara ante el rector para su aprobación. este informe final se debe remitir a todos auditados, con el fin de que presenten sus respectivas descargas. Asimismo descargado el informe y ajustado a los requerimientos, se procede a formular y presentar el plan de mejoramiento DOCUMENTO CONTROLADO por cada proceso. 4. ACCIONES DE MEJORA (PLAN DE MEJORAMIENTO) El plan de mejoramiento o acciones de mejora, se construirá de los hallazgos detectados, allí se van a formular las acciones de mejora, responsable, tiempo estimado para terminar la acciones emprendidas y el responsable de la ejecución o cumplimiento. el plan de mejoramiento, tiene prediseñado un formato, lo cual es obligatorio bajarlo y presentar dicho plan. EDWIN CABRALES BONIVENTO Asesor de Control Interno CE-F-04 Edwin Cabrales B. Comité de Calidad Carlos Robles Julio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Página 14 de 1 REV.0 / NOV / 12
