Compensación partidas abiertas cuentas por pagar

Macroproceso
Gestión financiera
Código
PRO-25-3-01-06
FICHA TÉCNICA
COMPENSACIÓN PARTIDAS ABIERTAS CUENTAS POR
PAGAR
Nivel 1
Nivel 2
Gestión de egresos
Gestión de cuentas por pagar
Versión
Fecha publicación
Tipo Documento
1
04/09/2015
Ficha técnica
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
2.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVA ............................................................................................................................... 2
4.
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1 Responsable del proceso .................................................................................................. 2
4.2 Responsabilidades específicas ......................................................................................... 2
5.
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1 Diagrama de flujo – Compensación partidas abiertas Cuentas por pagar ..................... 3
5.2 Descripción de actividades – Compensación partidas abiertas Cuentas por pagar ....... 3
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 6
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 7
8.
INDICADORES.............................................................................................................................. 7
9.
RIESGOS ...................................................................................................................................... 7
10.
CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................... 7
11.
APROBACIÓN .......................................................................................................................... 7
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Ficha técnica
1. OBJETIVO
Identificar las partidas abiertas de Cuentas por Pagar y realizar la compensación automática y
manual de las mismas.
2. ALCANCE
Desde la generación del listado de partidas abiertas de Cuentas por Pagar, hasta la compensación
de partidas en forma automática y manual.
3. NORMATIVA
Directrices
N.A
Lineamientos
•
Mensualmente para el cierre se debe realizar un proceso de compensación masivo de
partidas abiertas para la cuenta de “Entrada de mercancía recepción de factura” (EMRF).
Esto debe realizarse adicional los procesos de compensación que se ejecutan de forma
individual de según a las solicitudes que así lo requieran.
4. RESPONSABILIDADES
4.1 Responsable del proceso
Jefe de Contabilidad
4.2 Responsabilidades específicas
Coordinador Cuentas por pagar
•
Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las
actividades contables y financieras en la ejecución del proceso.
Gestor /Analista Cuentas por pagar
•
Asegurar que la información sea ingresada en el sistema correctamente y de forma
oportuna.
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Ficha técnica
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1 Diagrama de flujo – Compensación partidas abiertas Cuentas por pagar
5.2 Descripción de actividades – Compensación partidas abiertas Cuentas por pagar
Macroproceso
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PRO-25-3-01-06
Entrada
Proveedor
Salida
Cliente
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Ficha técnica
Necesidad de compensar Partidas abiertas
Unidad Académica o Administrativa
Cuenta por cobrar o cuenta por pagar
Tesorería
No.
Activ
idad
Actividad
Descripción
1
Generar listado
para partidas
abiertas de
Cuentas por Pagar
2
Diligenciar
parámetros e
ingresar cuenta
contable para
compensación
3
Correr
compensación en
automático
Responsable
Sistema
El proceso inicia con la generación del listado para partidas abiertas de
cuentas por pagar ingresando en la transacción FBL1N o FS10N,
Acá se valida si hay compensaciones pendientes y se verifica que tipo
de compensación se requiere. Si es Automática sigue al Punto 2,
mientras que si es Manual pasa al Punto 4.
Cuentas por Pagar
SAP
AP
FBL1N , FS10N
Diligencia los parámetros e ingresar la cuenta contable que en este
caso es el número del tercero o cuenta de mayor a compensar,
mediante la transacción F.13
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F.13
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F.13
Correr el proceso de compensación automática y validar que el proceso
haya finalizado satisfactoriamente, a través de la transacción F.13
Documentos
-Documento
contable
-Documento CO
(PA)
-Documento FM
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Ficha técnica
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-51
Se diligencian parámetros e ingresa la cuenta contable (número de
tercero o cuenta de mayor) para compensación en la F-51
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-51
Seleccionar
partidas a
compensar
En cuentas por pagar se pueden realizar compensaciones entre
acreedores y deudores en cuentas de mayor y/o por tercero. Esto se
hace mediante la transacción F-51.
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-51
7
Simular y revisar el
documento
Se realiza simulación del documento para validar si está correcto a
través de la transacción F-51
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-51
8
Corregir errores
Si el documento no está correcto se deben aplicar las correcciones
pertinentes y simular nuevamente. Sólo si se afectan cuentas de P&G
se deben incluir Objetos de costo y Fondos.
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-51
Cuentas por Pagar
SAP
AP
F-44, F-51
4
Para compensaciones manuales se ingresa a la transacción F-51
Ingresar a la
transacción manual (incluye proceso de legalización de anticipos a acreedores)
5
Diligenciar
parámetros e
ingresar cuentas
contables para
compensación
6
9
Grabar documento
de compensación
Si la simulación es correcta se procede a grabar la operación.
-Documento
contable
-Documento CO
(PA)
-Documento FM
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6. DEFINICIONES
• Compensación: Las cuentas de compensación recopilan las contabilizaciones de FI que son
resultado de las diferencias en los valores entre los componentes FI y CO. Las clases de
coste primario en el componente CO corresponden a las cuentas de pérdidas y ganancias de
la Gestión financiera. Las clases de coste secundario sólo existen en CO y no tienen un
equivalente en FI. Las contabilizaciones CO que traspasan los límites de la sociedad, la
división o área funcional y que contienen costes primarios y secundarios se deben traspasar
a FI. Sólo entonces es posible elaborar una cuenta de pérdidas y ganancias reconciliada y
un balance. 1
•
Partidas abiertas: Si fija el indicador "Gestión de partidas abiertas" en el registro maestro
para una cuenta, las partidas individuales de esta cuenta se marcan como abiertas o se
compensan. El saldo de una cuenta de gestión de partidas abiertas es igual al saldo de las
partidas abiertas. Las cuentas de mayor se guardan mediante la gestión de partidas abiertas
cuando es preciso verificar si existe una compensación para una operación determinada. 2
•
Entrada de mercancia: Es el movimiento físico de entrada de mercancías o materiales en el
almacén. Se trata de un movimiento de mercancías utilizado para contabilizar mercancías
recibidas de proveedores externos o de la producción del centro. Todas las entradas de
mercancías tienen como consecuencia un aumento de stock en el almacén. 3
En el Sistema R/3 de SAP se consideran las siguientes clases de entradas de mercancías:
o Entradas de mercancías en referencia a un pedido.
o Entradas de mercancías en referencia a una orden de fabricación.
o Entradas de mercancías con referencia a una entrega.
o Otras entradas de mercancías (sin referencia).
•
Documento contable: Los documentos contables son los soportes de contabilidad que
sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico
también están organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil
1
Compensación. Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/66/bc7feb43c211d182b30000e829fbfe/content.htm
2
Partidas abiertas. Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/66/bc7feb43c211d182b30000e829fbfe/content.htm
3
Entrada de mercancía. Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/c6/f83f084afa11d182b90000e829fbfe/content.htm
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Tipo Documento
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acceso a la información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una
selección de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo. 4
•
Documentos CO (PA): Se trata de un medio para identificar de forma exclusiva una
liquidación en el sistema. Para que así sea, el sistema crea un documento de liquidación
cada vez que se liquida un objeto emisor. Este documento se almacena en el sistema con
un número único. 5
•
Documento Contable(FM): Operaciones empresariales de la Gestión presupuestaria que
reclaman el presupuesto ya asignado para ingresos previstos o salidas. 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A
8. INDICADORES
N.A
9. RIESGOS
N.A
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
1
ACTUALIZACIÓN
Elaboración
Publicación
FECHA
01/03/2013
04/09/2015
11. APROBACIÓN
4
Documento contable. Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
https://docs.google.com/document/d/1_W00zBgJd_pP5P10Q0_dVfbG8jYe863jDzjCsD9GLf4/edit?hl=en_US
&pli=1
5
Documento CO. Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/a9/ab77cb414111d182b10000e829fbfe/content.htm
6
Documento contable (FM). Recuperado el 05 de Junio de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/89/84ea76eb0211d1952d0000e835339d/content.htm
Macroproceso
Gestión financiera
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Elaboró
Revisó
Aprobó
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Fecha publicación
Tipo Documento
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Ficha técnica
Cargo
Ingeniero de
procesos
Ingeniero de
procesos
Coordinador de
cuentas por pagar
Jefe de
Contabilidad
Nombre
Laura Catalina Cano
Pardo
María Paula
Sánchez
Alvaro León Osorio
Johana Reyes
Fecha
21/08/2014
13/05/2015
19/06/2015
11/08/2015