El diseño de un acontecimiento deportivo Esquema general de la

El diseño de un acontecimiento
deportivo
OBRADOIRO DE
ORGANIZACIÓN DE
ACONTECEMENTOS
DEPORTIVOS
2009
Vicente
Añó
Sanz
Vicente
Gambau
G
b
i Pinasa
Esquema general de la
dirección de un
acontecimiento deportivo
Plan director
• L
La organización
i ió de
d un
acontecimiento deportivo puede
definirse como un proyecto:
• “Un
Un objetivo a conseguir,
conseguir por unos
actores, en un contexto preciso, en
un momento dado, con recursos
definidos, necesitando la
utilización de una gestión y de unos
i
instrumentos
apropiados”
i d ”
(Maders y Clet, 2002)
Fuente: Desbordes y Falgoux, 2003
2
Macro Ciclo Grupo de Procesos del PM
Correspondencia
C
d
i de
d los
l Grupos
G
de
d Procesos
P
de
d Dirección
Di
ió de
d Proyectos
P
t
al ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar
La importancia de la INTEGRACIÓN
G
Grupos
d
de procesos / F
Fases / Á
Áreas d
de responsabilidad
bilid d
CIERRE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
EJECUCIÓN
PLANIFICACIÓN
INICIO
Fases
Acontecimiento
Deportivo
Á
ÁREAS
DE RESPONSABILIDAD
TÉCNICO DEPORTIVA
RECURSOS ECONÓMICOS
RECURSOS HUMANOS
INFRAESTRUCTURAS
LOGÍSTICA
IMAGEN Y COMUNICACIÓN
TECNOLOGÍA
OPERACIONES
4
OBRADOIRO DE
ORGANIZACIÓN DE
ACONTECEMENTOS
DEPORTIVOS
2009
Vicente
Añó
Sanz
Vicente
Gambau
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i Pinasa
4 FASES EN LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
P
L
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C
A
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R
R
E
6
FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
7 fases según José Gil
Gil, 1995
Análisis
previos
Creación de la
estructura de
control
Planificaciones
esenciales
• Objetivos
• Presupuesto
• Financiación
• Identidad
• Estructura
PLANIFICACIÓN
Desarrollo de
la estructura
Plan detallado
de las acciones
programadas
ORGANIZACIÓN
Competición
Clausura
REALIZACIÓN
CIERRE
7
FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
4 fases según Desbordes&Falgoux,
Desbordes&Falgoux 2003
Funciones
básicas
Concreción
Supervisión
Gestión de
imprevistos
Balance
BALANC
CE
• Administrativa
• Legislativa y de
seguridad
• Comunicación y
medios
• Comercial y de
patrocinio
• Logística
• Deportiva
Desarrollo
DESARROLL
LO
Estrategia de
marketing
Evaluación de
pposibilidades y
presupuestos
Creación del
Comité de
Dirección
i
ió
FUNCIONE
ES
PRINCIPALE
ES
DISEÑ
ÑO
Diseño
Lógica de la
continuidad
• Organizativo
• Comercial
• Financiero
• Comunicativo
• Público
• Político
• Deportivo
8
Fuente: Desbordes y Falgoux, 2003
FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
7 fases según Vicente Añó,
Añó 2003
Preliminar
Presentación
de
candidatura
Concesión y
formación del
Comité
Organizador
Planificación
Ejecución de
programas
Realización
del evento
Cierre
9
FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
8 fases Pere Manuel,, 1997
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
REALIZACIÓN
CIERRE
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Procesos clave en la organización de un
acontecimiento deportivo
OBRADOIRO DE
ORGANIZACIÓN DE
ACONTECEMENTOS
DEPORTIVOS
2009
Vicente
Añó
Sanz
Vicente
Gambau
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FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS DEPORTIVOS
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
REALIZACIÓN
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12
P
Procesos
clave
l
en lla organización
i ió d
de un
acontecimiento deportivo
A. De la información básica al dossier de
candidatura
B Fase de concepción
B.
C. Primeras preguntas
D. Estructura organizativa y Comités
E. Áreas de responsabilidad
13
INFORMACIÓN BÁSICA
PRIMERAS PREGUNTAS
DOSSIER DE CANDIDATURA
ORGANIGRAMA
Responsabilidades
Áreas
Proyectos
P
t
Funciones
Acciones
CRONOGRAMA
Hitos
H. Significativos
Calendario
Coordinación
DIAGRAMA
FUNCIONAL
Espacios
Funciones
Necesidades
RRHH / RRMM / RREE
“MINUTAJE”
Orden operativo
Ejecutores
Responsabilidades
Incidencias
14
Fuente: Pere Manuel, 2005
1ª FASE.FASE.- FORMULACIÓN DE LA IDEA
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Dibujar a grandes rasgos lo que se pretende
hacer: Objetivos,
Objetivos Tipo de evento
evento, Actividad
Actividad,
Dimensión (Alcance)
¿EVENTO INÉDITO / EVENTO REPETITIVO?
Búsqueda de experiencias similares
Recogida de información (Documentada o verbal)
Recogida de ideas y opiniones (Grupo de trabajo y expertos)
Valoración global y general de las posibilidades
Imaginar la puesta en práctica
Intentar responder a las primeras preguntas
15
2ª FASE: PREPARACIÓN DEL PROYECTO
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Recoger y organizar la información necesaria
sobre los parámetros importantes que
permitirán llevar adelante el proyecto
PRIMERAS
PREGUNTAS PARA
HACERSE
DE IDENTIFICACIÓN
Ó
DE INFRAESTRUCTURA
ECONÓMICAS
CONCRECIÓN DEL
OBJETIVO
Estructuración de los objetivos
CONCRECIÓN
Ó DE LA
ACTIVIDAD
EVENTOS ESTANDARIZADOS
EVENTOS INÉDITOS
EVENTOS REGLAMENTADOS
16
3ª FASE: CANDIDATURA
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Conseguir la nominación o la aprobación del
proyecto por parte de quien corresponda y si
es necesario
CONCRECIÓN DE LOS OBJETIVOS
CO C C Ó DE LA
CONCRECIÓN
A AC
ACTIVIDAD
A
ESTRUCTURACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
ANÁLISIS DE NECESIDADES Y RECURSOS
PLANTEAMIENTO MACRO-ECONÓMICO
Ó
CONFECCIÓN DEL DOSSIER DEL PROYECTO
17
4ª FASE: DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Confección del plan director
PLAN DIRECTOR
COMITÉ ORGANIZADOR
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
RESPONSABILIDADES DE PLANIFICACIÓN
PRIORIZACIÓN
Ó Y COORDINACIÓN
Ó DE LOS OBJETIVOS
TIPOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DEL PLAN DIRECTOR
CRONOGRAMA GENERAL
ÁREAS DE RESPONSABILIDAD
18
5ª FASE: DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Preparación
p
de todo lo necesario para
p
la
realización del acontecimiento con el mayor
éxito posible
ELABORACIÓN DE LOS PROYECTOS
ESPECÍFICOS
PRIORIZACIÓN DE LOS PROYECTOS
COORDINACIÓN OBJETIVOS
HERRAMIENTAS: REUNIONES
EVALUACIÓN
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6ª FASE: TERRITORIALIZACIÓN
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
•
•
Preparación del/de los escenario/s en todo el
alcance del acontecimiento
Plan tterritorial
Pl
it i l de
d operaciones
i
Organización para la operación
– Organigrama general
– Organigrama de la sede
•
•
Manuales operativos
Descripción por áreas, proyectos
y/o servicios
–
–
–
–
•
•
•
Espacios
Funciones
Actividades
Tareas
Catálogo de puestos/turnos de
trabajo
Asignación
g
de personal
p
Procedimientos regulares
•
•
•
•
•
Actuaciones
A
t i
para incidencias
i id i
Emergencias
Minutaje
Ritmo operativo
Acondicionamiento
– Espacios para la organización
– Escenarios
•
•
Incorporación de personal
Entradas de materiales y
suministros
20
7ª FASE: OPERACIÓN
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
Puesta a punto
Simulaciones
Ensayos parciales
Ensayo general
Ejecución
j
del acontecimiento según
g todo lo
preparado y previsto
Punto
P
t d
de máxima
á i
presión
Operación
Minutaje
Niveles de decisión
Vías de comunicación
Coordinación
Reuniones por áreas
Reuniones jefes de
áreas
21
8ª FASE: LIQUIDACIÓN
Fuente: Manuel, Pere. (1997) Criterios generales para la organización de actos deportivos.
Objetivo
•
Liquidar
q
todos los aspectos
p
involucrados en
el proyecto
Desmantelamiento
•
– Desmontar y retornar la
instalación
– Reintegrar materiales y
aparatos
– Controlar la venta de activos
•
– Dispersar el equipo humano
– Finalizar acuerdos, pactos,
etc...
– Cerrar pólizas seguros
– Cerrar aparato contable
– Disolución de la estructura
organizativa
Plan
– Procedimientos
– Calendario/horario
– Responsabilidades
Cierre
•
Memoria
– Técnica
– Organizativa
– Económica
22