coordinación de archivos
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COORDINACIÓN DE ARCHIVOS INFORME DE ACTIVIDADES ABRIL – JUNIO 2016 Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos INFORME DE ACTIVIDADES ABRIL – JUNIO 2016 La Coordinación de Archivos en cumplimiento al ar/culo 4, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, los ar/culos 8 y 9 de la Ley Federal de Archivos y en seguimiento a los objeFvos establecidos en el “Plan Anual de Desarrollo Archivís3co”, presenta el informe de acFvidades correspondiente al Archivo de Trámite y Archivo de Concentración. En seguimiento al “Plan” se reportan las acFvidades siguientes: I. II. III. IV. Programa de Trabajo 2016 por Unidad de Archivo y 1er. Reporte Trimestral de AcOvidades 1er. Mesas de Trabajo Asesorías Informe de las Acciones realizadas en el Archivo de Concentración . Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos I. Programa de Trabajo 2016 por Unidad de Archivo y 1er. Reporte Trimestral de AcOvidades Con fundamento en la fracción I del ar/culo 12 de la Ley Federal de Archivos y en seguimiento a las acFvidades del Plan Anual de Desarrollo ArchivísOco, la Coordinación de Archivos solicitó un programa de trabajo, así como sus reportes trimestrales a cada una de las 122 unidades de archivo, mismos que son analizados para verificar que cumplan con los requerimientos establecidos por la coordinación; específicamente en las acFvidades correspondientes a mesas de trabajo, asesorías, supervisiones y transferencias primarias. En el periodo que se reporta se Fenen los resultados siguientes: AcOvidad Reportaron No Reportaron Programa de Trabajo Unidades de Archivo 118 4 1er. Reporte Trimestral de AcFvidades 115 7 Cabe hacer mención que a aquellas unidades que no han enviado el programa, se les remiFeron oficios recordatorios, con copia al Órgano Interno de Control en el ISSSTE, para su seguimiento. Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos II. Mesas de Trabajo La Coordinación de Archivos mediante Mesas de Trabajo en las que se proporciona asesoría y orientación a diversas Unidades de Archivo en temas específicos referentes a la administración y conservación de los documentos oficiales; asimismo se solventan dudas respecto a los instrumentos de consulta (Guía Simple de Archivos, Catálogo de Disposición Documental e Inventario General por Expediente), del ISSSTE y a la aplicación de la normaFvidad en materia de archivo. En el periodo que se reporta se realizaron Dos Mesas de Trabajo, en las que parFciparon 6 servidores públicos. Trimestre Unidad AdministraOva Periodo No. ParOcipantes 1º Abril – Julio 1.-­‐ Delegación Regional Sur 2.-­‐ SuperISSSTE”. Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos 6 III. Asesorías La Coordinación de Archivos ha brindado asesoría y orientación a diversas Unidades de Archivo en temas específicos referentes a la administración y conservación de los documentos oficiales, asimismo se solventaron dudas respecto a los instrumentos de consulta del ISSSTE y a la aplicación de la normaFvidad en materia de Archivo. En el periodo de octubre a diciembre se atendieron 138 asesorías, de las cuales 10 se realizaron de manera personalizada, 96 vía telefónica y 32 vía correo electrónico. Asesorías CORREO 32 PERZONALIZADA 10 TELEFÓNICA 96 Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos IV. Informe de las Acciones Realizadas en el Archivo de Concentración. 1. Solicitudes de Transferencia Primaria (guardas) debidamente organizadas y clasificadas, recibidas para su custodia en el Archivo de Concentración de las Áreas Centrales del InsFtuto, mismas que fueron ubicadas en la batería asignada a cada Unidad AdministraFva. UNIDAD RESPONSABLE SOLICITUDES NO. DE CAJAS KILOGRAMOS DIRECCIÓN GENERAL 1 5 50 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 5 186 6410 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA 1 68 680 7 272 TOTAL 7, 270 Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos VI. Informe de las Acciones Realizadas en el Archivo de Concentración. 2. En el periodo que se reporta, no se tramitó BAJA alguna ante el Archivo General de la Nación y/o la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, toda ves que los meses para tramitarlas son febrero y agosto. Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos 12- FOVISSSTE 3.-­‐ Consultas y Asesorías AcFvidad CanFdad a) Asesorías Vía Telefónica 85 b) Atención a Consultas Personalizadas 37 c) Capacitación de Sistema de Red de Archivos, a las siguientes instancias (Mesas de Trabajo) Delegaciones Regionales 1.-­‐ Zona Norte 2.-­‐ Zona Sur 3. Zona Oriente Delegaciones Estatales 4.-­‐ Estado de México , 5.-­‐ Puebla, 6.-­‐Guerrero, 7.-­‐ Colima, 8.-­‐ Nayarit, 9.-­‐ Sonora, 10.-­‐ Sinaloa, 11.-­‐ Tlaxcala, 12.-­‐ Tabasco, 13.-­‐ Veracruz, 14.-­‐ Baja California Sur, 15.-­‐ Durango Unidades AdministraFvas Centrales 16.-­‐ Dirección Jurídica, 17.-­‐ Dirección de Prestaciones Económicas, 18.-­‐ Secretaría General, 19-­‐ Dirección Médica y 20.-­‐ Dirección Administración, 21.-­‐ Dirección de Comunicación Social, 22.-­‐ Dirección de Delegaciones Órganos Desconcentrados 23.-­‐ PENSIONISSSTE Dirección de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Coordinación de Archivos 23
