Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos _sol_3

Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Organismos Cooperantes
AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)
María Elena Gutiérrez - Coordinador General
Miriam Arredondo - Responsable de Programa de Gobernabilidad Democrática
Allan Oviedo - Técnico de Programa de Gobernabilidad Democrática
AGENCIA SUECA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (ASDI)
Ann Stodberg- Representante
PROGRAMA DE NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO (PNUD)
José Manuel Hermida – Representante Residente
Edo Stork - Representante Residente Adjunto
Dina Salinas - Especialista en Gestión
Sergio Membreño – Coordinador del Área de Gobernabilidad
Fernando Lezama – Asesor Técnico Principal
Registro Nacional de las Personas
DIRECTORIO
Jorge Arturo Reina García - Director General
Gerardo Martínez - Sub Director Técnico
Manuel Sagastume - Sub Director Administrativo
JEFES DE DEPARTAMENTOS
Nelson Barahona – Administrador General del RNP
Ángel Mauro Amaya – Pagador Especial del RNP
Florisel Bustamante – Jefe del Departamento de Contabilidad
Julia Mayorquin – Jefe del Departamento de Auditoria Interna
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
EQUIPO CONSULTOR
PROYECTO APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE GESTIÓN DEL RNP
Fernando Lezama – Coordinador
Fátima Cruz – Consultora encargada de la Elaboración del Manual
Nancy Guerra – Consultora para la Modernización de la Administración de Recursos Humanos
del RNP y Procesos Internos
PROYECTO GENERACIÓN DE CAPACIDADES PARA LUCHAR CONTRA EL SUBREGISTRO
EN HONDURAS
Dora Matamoros - Coordinadora
Fátima Cruz – Consultora encargada de la Implementación del Manual
Fátima Izaguirre – Administrativa/Financiera
3
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CONTENIDO
Pag.
CAPITULO I: ANTECEDENTES Y DESCRIPCION
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.2.
1.2.1
1.2.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
El Registro Nacional de las Personas
Jurisdicción y Competencia del RNP ……………………………………………………………………………………
Ley del RNP…………………………………………………………………………………………………………………………
Objetivos del RNP ……………………………………………………………………………………………………………….
Funciones del RNP ……………………………………………………………………………………………………………..
Proyectos Cooperantes
Proyecto
Apoyo
al
Fortalecimiento
de
la
Capacidad
de
Gestión
del
RNP……………………………………………………………………………………………………………………………….……
Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en
Honduras…………………………………………………………………………………………………….……………………..
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos……………………………………………………
Uso y Obligatoriedad del Manual………………………………………………………………………………………..
Propósito del Manual………………………………………………………………………………………………………….
Vigencia del Manual……………………………………………………………………………………………………………
Modificaciones al Manual…………………………………………………………………………………………………..
Contenido del Manual…………………………………………………………………………………………………………
10
10
10
11
11
12
12
13
13
13
13
14
14
14
CAPITULO II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.1.9.
2.1.10
Funciones y Estructura Administrativa del RNP …………………………………………………………………..
Organigrama Administrativo……………………………………………………………………………………………………
Funciones del Sub Director Administrativo………………………………………………………………………………
Organigrama de la Administración General……………………………………………………………………………..
Funciones del Administrador General……………………………………………………………………………………..
Organigrama de Pagaduría Especial…………………………………………………………………………………………
Funciones de la Pagaduría Especial………………………………………………………………………………………….
Organigrama de Contabilidad………………………….………………………………………………………………………
Funciones de Contabilidad………………………………………………………………………………………………………
Controles Internos del Área Administrativa…………………………………………………………………………....
Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADIC…………………………………………………………
15
17
17
18
18
20
20
21
22
22
24
CAPITULO III. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGO
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.1.8
3.1.9
Formulación Presupuestaria………………………………………………………………………………………………….
Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual……………………………………………………………
Evaluaciones del POA-Presupuesto……………………………………………………………………………….………..
Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuestario.
Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera………………………………………………….
Flujograma del Proceso de Formulación de las Modificación Presupuestaria en el RNP………..
Formato para remitir solicitud de Modificación a SEFIN………………………………………………………..
La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias …………….
Flujograma para el proceso de Formulación……………………………………………………………………………
Programación de Cuotas de Compromisos …………………………………………………………………………….
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26
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27
30
33
34
35
37
37
4
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.1.10
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8
3.2.9
3.2.10
3.2.11
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.3.7
3.3.8
3.3.9
Flujograma para solicitud de cuotas de compromisos ..………………………………………………………….
Procesos de Pagos…………………………………………………………………………………………………………………..
Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo……………………………………………..……….
Documentos de soporte para pagos………………………………………………………………………………………..
Ejemplo Formato de Autorización de Pagos…………………………………………………………………………….
Procedimiento para pago de Alquileres………………………………..…………………………………………………
Requisitos previos al pago de Alquileres.…………………………………………………………………………………
Procedimiento para pago de Servicios Públicos y Mensajería………………..……………………………….
Consideraciones para pago de Servicios Públicos y Mensajería……………………………………………….
Procedimiento para pago de Viáticos………………………………..……………………………………………………
Políticas aplicables al pago de viáticos…………………………………………………………………………………….
Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros …………………………………………
Políticas para pago de consultores…………………………………………………………………………………………..
Políticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos……………………………………………………
Políticas para elaboración de planillas……………………………………………………………………………………..
Procedimiento para pago de planilla………………………………..…………………………………………………….
Políticas para pago de Horas Extras…………………………………………………………………………………………
Procedimiento de pago de Horas Extras…………….………………..……………………………………………….
procedimiento para pago de Vacaciones………………………..………………………………………………………
Políticas sobre pago de Vacaciones…………………………………………………………………………………………
Tabla de tiempos estimados para realizar un pago ………………………………………………………………..
Ejemplo de Formatos para Gestión Presupuestaria……………………………………………………………….
Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento
Externo………………………………………………………………………………………………………………………………….
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39
40
40
42
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43
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44
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48
48
50
51
51
52
53
54
55
57
CAPITULO IV. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
4.2.7
4.2.8
4.2.9
4.2.10
4.2.11
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Funciones de la Unidad de Compras…………………………………….………………………………………………..
Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones……………………………………………………….
Lista Corta……………………………………………………………………………………………………………………………….
Apertura de propuestas técnicas y económicas……………………………………………………………………….
Adjudicación, negociación y registro de contratos…………………………………………………………………..
Llamado a licitación…………………………………………………………………………………………………………………
Negociación y adjudicación……………………………………………………………………………………………………..
Recepción de productos………………………………………………………………………………………………………….
Conformación de la Comisión Evaluadora……………………………………………………………………………….
Evaluación de ofertas………………………………………………………………………………………………………………
Recursos de Revisión……………………………………………………………………………………………………………….
Archivos documentales……………………………………………………………………………………………………………
Inconformidades y Disputas…………………………………………………………………………………………………….
Código Ética y Medidas de Prevención de Fraude y Corrupción..………………………………………….
Montos y Modalidades de contratación y/o adquisición……………………………………………………….
Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Internacional…………………………….
Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Pública Nacional……………………………………
Flujo grama Adquisición de Bienes para Licitación Privada …………………………………………………
Flujo grama de proceso de compra por Comparación de precios………..……………………………….
Flujo grama para selección de consultores individuales Nacionales o Internacionales ………
Contratación Directa………………………………………………………………………………………………………………
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59
59
59
60
60
60
60
60
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61
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62
62
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5
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO V. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.4
5.4.1
5.4.2
Políticas Contables………………………………………………………………………………………………………………….
Control de Calidad de procesos contables……………………………………………………………………………….
Normas contables……………………………………………………………………………………………………………………
Políticas contables adoptadas………………………………………………………………………………………………….
Registros contables y soporte administrativo…………………………………………………………………………
Tipos de Registro…………………………………………………………………………………………………………………….
Manejo de los Registros Contable y Registro Administrativo………………………………………………….
Catalogo de Cuentas……………………………………………………………………………………………………………….
Proceso de Operaciones Diarias………………………………………………………………………………………………
Archivo de Partida Contable……………………………………………………………………………………………………
Libro Mayor…………………………………………………………………………………………………………………………….
Estados Financieros…………………………………………………………………………………………………………………
Ejemplo Estructura de Estados Financieros……………………………………………………………………………..
Proceso contable…………………………………………………………………………………………………………………….
Descripción de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento…………………………………………………..
Fuentes de Financiamiento Interno…………………………………………………………………………………………
Fuentes de Financiamiento Externo…………………………………………………………………………………………
Clasificador de Organismos Financieros…………………………………………………………………………………..
Ejemplo de Balanza de Comprobación…………………………………………………………………………………….
Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario)…………………………………………………………………………………
Ejemplo Movimiento de Cuenta (Libro Mayor)……….…………………………………………………………..
Factores a considerar en la Información Financiera……………………………………………………………….
Principios de Contabilidad generalmente aceptados……………………………………………………………..
Catálogos de Cuenta……………………………………………………………………………………………………………….
70
70
71
71
72
72
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74
75
75
75
75
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78
78
79
79
80
81
82
83
83
84
CAPITULO VI. PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7
6.1.8
6.1.9
6.1.10
6.1.11
6.1.12
Políticas y Normas para uso de la Pagaduría………………………………………………………………………….
Políticas sobre Ingresos……………………………………………………………………………………………………………
Procedimiento para administración de TGR para registro de Ingresos…………………………………….
Formato de entrega de TGR a nivel Nacional…………………………………………………………………………..
Aspectos a considerar para capacitar a Registradores Municipales…………………………………………
Formato de Reporte Diario de Ingresos por servicios…………………………………………………………….
Informe de Ingresos……………………………………………………………………………………………………………….
Formato de Reporte de Ingresos propios por mes ..……………………………………………………………..
Procedimiento para registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP………………………………………
Devoluciones de Efectivo………………………………………………………………………………………………………..
Ejemplo de Control de Cheques en Transito……………………………………………………………………………
Ejemplo de Nota para anulación de cheques………………………………………………………………………….
Funciones del Personal de Pagaduría………………………………………………………………………………………
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86
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90
90
91
91
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93
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96
CAPITULO VII. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
7.1
7.1.1
7.1.2
7.1.3
7.1.4
7.1.5
Políticas sobre Administración y Control de Bienes………………………………………………………………
Custodia y Asignación…………………………………………………………………………………………………………….
Seguros……………………………………………………………………………………………………………………………………
Mantenimiento……………………………………………………………………………………………………………………….
Bajas y Transferencias de Bienes……………………………………………………………………………………………..
Inventario Físicos y Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles……………………………………………..
101
101
101
101
101
102
6
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.1.6
7.1.7
7.1.8.
7.1.9
7.1.10
7.1.11
7.2
7.2.1
7.2.2
Procedimiento para Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles…………………………………………….
Ejemplo Acta de Cargo…………………………………………………………………………………………………………….
Ejemplo de control y mantenimiento de Mobiliario y Equipo…………………………………………………
Procedimiento para Descargo de Bienes………………………………………………………………………………….
Formato de Constancia de Descargo de Bienes……………………………………………………………………….
Procedimiento para matricula de vehículos…………………………………………………………………………….
Funciones de Encargado de Bienes……………………………………………………………………………………….
Ejemplo para registro y control de terrenos…………………………………………………………………………….
Relación Unidad de Bienes y Contabilidad…………………………………………………………………………….
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104
106
106
107
107
108
109
CAPITULO VIII. PROVEEDURIA
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
8.9
8.10
8.11
8.12
Funciones Generales de Proveeduría……………………………………………......................................
Funciones de recepción y despacho de materiales…………………………………………………………….….
Funciones de Almacén……………………………………………………………………………………………….…………
Políticas sobre manejo de almacén……………………………………………………….………………………………
Procedimiento para requisición de Materiales a Proveeduría……………………………………….……..
Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores……………………………………..…….
Ejemplo de formato para requisición de materiales ….…………………………………………………………
Ejemplo formato para levantar inventario físico en almacén……………………………………………….
Ejemplo formato de comprobante de entrega de materiales………..…………………….………………
Ejemplo formato de reporte de existencias por debajo cantidades mínimas…………….………….
Ejemplo Formato de Inventarió Físico…………………………………………………………………..…………….
Sistema Informático del RNP para Proveeduría…………………………………………………………….…….
111
111
112
112
114
114
115
116
117
118
119
120
CAPITULO XIX. AUDITORIA INTERNA
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
Funciones Generales de Auditoria………………………………………………………………………………………….
Marco Legal…………………………………………………………………………………………………………………………
Estructura……………………………………………………………………………………………………………………………….
Independencia……………………………………………………………………………………………………………………….
La organización……………………………………………………………………………………………………………………..
122
123
123
124
124
CAPITULO X. PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUAL
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7
Modificaciones del Manual…………………………………………………………………………………………………….
Análisis de la Modificación……………………………………………………………………………………………………
Notificación de las Modificaciones………………………………………………………………………………………….
Archivo de las Modificaciones…………………………………………………………………………………………………
Plan de Actualización y mejora del Manual……………………………………………………………………………
Formato para la solicitud de modificación del manual…………………………………………………………….
Formato para modificación del manual…………………………………………………………………………………..
7
126
126
126
126
126
127
128
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS
RNP
Registro Nacional de las Personas
AECID
Agencia Española para la Cooperación Internacional
PNUD
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
ASDI
Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional
LEY
Ley del RNP y sus reformas
MANUAL
Manual Administrativo
SIAFI
Sistema Integrado de Administración Financiera
CONTRATO
Convenio escrito por el cual una persona se compromete con otra a
prestar un servicio a cambio de una remuneración.
PLAZA
Es la posición individual de trabajo que no puede ser ocupada por más de
un empleado a la vez, con una adscripción determinada y respaldada
presupuestariamente.
PLANILLA
Es el registro impreso o digital de la remuneración de todos los
empleados, en el mismo se refleja; el sueldo devengado, deducciones y
retenciones de impuesto sobre la renta, fecha de ingreso y unidad
administrativa que pertenece.
TSC
Tribunal Superior de Cuentas
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN
CAPITULO I
1. ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
1.1 El Registro Nacional de las Personas
El RNP es el ente especializado e independiente del estado creado para planificar, organizar, dirigir,
desarrollar y administrar, de forma exclusiva y con la más alta seguridad, el sistema integrado del
Registro Civil e Identificación Nacional de las Personas naturales y proporcionar permanentemente al
Tribunal Supremo Electoral (TSE), sin costo alguno, toda la información necesaria para que éste elabore
el censo Nacional Electoral.
Su función de registrar e identificar a las personas conlleva una serie de derechos que el Estado tiene la
obligación indelegable de proteger con las herramientas que tenga a su alcance, la complejidad y
avances de las sociedades modernas ha sido más dinámica y requiere mayor capacidad institucional para
dar respuesta a las nuevas demandas de protección del registro e identidad de las personas.
1.1.1 Jurisdicción y Competencia del RNP
El RNP, tendrá a su cargo el registro de todos los hechos y actos relativos al estado civil de las personas
naturales, desde su nacimiento hasta su muerte, así como, la emisión de los documentos de
identificación y medios necesarios para su participación en la vida ciudadana y social del país.
1.1.2 Ley del RNP
El Congreso Nacional de la República mediante Decreto No. 154-2003, ratificado constitucionalmente el
23 de septiembre del año 2003, reformaron los artículos 54 y 55 de la Constitución de la República,
conformándose el Registro Nacional de las Personas, como un organismo autónomo, con personalidad
jurídica, técnica e independiente, administrado por un Director y dos Subdirectores, electos por el
Congreso Nacional por un período de cinco años, por el voto afirmativo de los dos tercios de la totalidad
de los Diputados del Congreso.
En ese sentido, mediante Decreto Legislativo No. 62-2004 se aprobó la Ley del Registro Nacional de las
Personas, que regula lo concerniente al RNP, acorde a la estructura que indica la misma. Mediante
Decreto Legislativo No. 108-2007 se aprobaron las Reformas a la Ley del Registro Nacional de las
Personas y fueron publicados en la Gaceta No. 31,607 de fecha 15 de mayo del año 2008.
10
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
1.1.3 Objetivos del RNP
a) Garantizar la veracidad de la inscripción de los hechos y actos relacionados con la existencia
y el estado civil de las personas naturales.
b) Velar por el respeto y el ejercicio pleno de los derechos inherentes a la persona natural,
mediante su correcta inscripción e identificación;
c) Coadyuvar al fortalecimiento de la democracia; y
d) Promover la disciplina y cultura registral.
1.1.4 Funciones del RNP
a) Planificar, organizar y reglamentar los procedimientos, para la inscripción de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas naturales hondureñas y extranjeras en su caso;
b) Registrar los hechos y actos relativos al estado civil de las personas naturales, así como las
resoluciones judiciales o administrativas que a ellos se refieran y que sean susceptibles de
inscripción;
c) Registrar los actos jurídicos que modifiquen, complementen o cancelen las inscripciones de
nacimiento o naturalización y efectuar las anotaciones correspondientes;
d) Emitir los documentos que identifiquen a las personas naturales; reponerlos o rectificarlos según
sea el caso;
e) Mantener en forma permanente y actualizada, toda la información sobre el estado civil de las
personas naturales;
f) Crear y poner en práctica sistemas técnicos, seguros y confiables, para la recolección,
procesamiento, conservación, protección y divulgación de datos e información de las personas
naturales;
g) Suministrar al Tribunal Supremo Electoral (TSE) en forma oportuna, actualizada y permanente, la
información necesaria para elaborar el Censo Nacional Electoral, en la forma y procedimientos
que establece la Ley Electoral y de las Organizaciones Políticas, esta Ley y sus Reglamentos;
h) Asesorar e informar a todas las instancias del Gobierno en materia de registro civil y de
identificación de personas naturales;
i) Formar técnica y profesionalmente, el personal requerido por el Registro Nacional de las
Personas (RNP) y administrar la Carrera Registral;
j) Aplicar tecnologías avanzadas, biométricas, forenses, genéticas y de cualquier otra naturaleza,
relacionadas con la inscripción de los hechos y actos del estado civil de las personas naturales y
su identificación;
11
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
k) Elaborar y proporcionar a las instituciones públicas y privadas y a las personas naturales que lo
soliciten, la información y estadísticas generadas por el Registro Nacional de las Personas (RNP);
l) La emisión de los documentos oficiales de identificación personal; y,
m) Las demás que sean necesarias para alcanzar su finalidad y objetivos
1.2 Proyectos Cooperantes
1.2.1 Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP
En el año 2010 a través del Proyecto Apoyo al Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión del RNP el
PNUD, con el apoyo de ASDI y AECID, se propuso avanzar en la aplicación y uso de procedimientos
coherentes con las exigencias del contexto actual en materia registral y de identificación, para incorporar
medios y técnicas más estrictos en función de salvaguardar el registro y la identidad de las personas. Así
mismo, mejorar la inclusión y cohesión por medio de la identificación ciudadana de jóvenes, mujeres,
personas con discapacidad y participación en territorios de mayor exclusión social y ampliar las alianzas
estrategias, superando el acompañamiento especifico al RNP, a favor de la inclusión de diferentes
actores tanto del Estado como de la Sociedad Civil.
Considerando la complejidad de las funciones del RNP se diseñó una estrategia integral en la que cada
uno de estos componentes de acción se interrelacionan y refuerzan mutuamente, asegurando el logro
de los objetivos propuestos.
En ese sentido, es importante rescatar la apropiación de estos procesos por parte de la institución,
tomando en cuenta que el éxito de la asistencia técnica y el acompañamiento se valoran a partir de la
institucionalización de los procesos, procedimientos y acciones iniciadas a partir de los proyectos. Es por
eso que este proyecto forma parte del plan estratégico de modernización del RNP.
La falta de controles y procedimientos adecuados en los principales procesos que tiene a cargo el RNP es
una importante fuente de atrasos y dificultades que se presentan al ciudadano al momento de hacer uso
de los servicios registrales y de identificación, es por eso que con el propósito de incrementar los niveles
de desempeño organizacional, de ahorro, productividad y eficacia y así mismo documentar, agilizar,
optimizar y racionalizar el uso de los recursos técnicos, humanos, financieros y materiales, se realizará el
diseño de propuestas alternativas con el propósito de contribuir al proceso de fortalecimiento del RNP
mediante una modernización organizacional para fortalecer las capacidades institucionales a fin de
transformarla en una institución ágil, eficiente y eficaz para la ejecución de las políticas y objetivos
institucionales.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Con este proyecto se elaboraron los siguientes manuales:
•
•
•
•
•
•
•
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos
Manual de Organización y Funciones, actualización del manual de descripción de puestos con
desglose de funciones y perfil requerido.
Manual de evaluación del desempeño, análisis del marco legal que fundamenta y dirige las
acciones del RNP.
Elaboración del reglamento interno de trabajo del RNP
Manual de inducción,
Diseño de la escala salarial
Manual de políticas y procedimientos del registro civil e identificación para minimizar la
problemática identificada en la ejecución de los procesos actuales.
1.2.2 Proyecto Generación de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras
En el año 2012, en continuidad con la primera fase antes mencionada a través del Proyecto Generación
de Capacidades para luchar contra el Subregistro en Honduras de la Agencia Española de Cooperación
Internacional para el Desarrollo (AECID) en un apoyo bilateral al RNP y con el propósito de seguir
apoyando el fortalecimiento institucional de dicha institución, se realizó consultoría para garantizar la
aprobación e implementación del Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del RNP.
1.3 Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos
1.3.1 Uso y Obligatoriedad del Manual
El Manual Administrativo es de uso obligatorio para toda la estructura administrativa del RNP.
1.3.2 Propósito del Manual
Este Manual de Políticas y Procedimientos tiene el propósito de presentar los términos, condiciones y
procedimientos que regirán la gestión, administración y ejecución de los fondos nacionales del RNP, y se
sustenta en la Ley de RNP y sus Reformas, La Ley de Administración Pública y su Reglamento, La Ley del
SIAFI, y la Ley de Compras y Contratación del Estado y su Reglamento.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
1.3.3 Vigencia
El presente Manual entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación por parte del Directorio del
Registro Nacional de las Personas y regirá durante toda la vida del RNP.
1.3.4 Modificaciones del Manual
Este Manual se elaboró en el año 2011, sin embargo, no se aprobó en ese momento. Debido a nuevas
directrices aprobada por la Secretaria de Finanzas, fue necesario actualizar el mismo, terminándose la
versión final en enero del 2013 para aprobación del Directorio.
Una vez aprobado por el Directorio, todos los procedimientos y funciones descriptos en este Manual
podrán ser revisados y modificados para adaptarlos a las circunstancias del RNP y/o facilitar su ejecución
exitosa, Dichas modificaciones deberán ser aprobadas por del Directorio del RN
1.3.5 Contenidos del Manual
La estructura del Manual responde al Ciclo Administrativo-Financiero del presupuesto Nacional. Su
contenido normativo está basado en los aspectos operativos identificados en la Ley de RNP y sus
Reformas, La Ley de Administración Pública y su Reglamento, La Ley del SIAFI, y la Ley de Compras y
Contratación del Estado y su Reglamento; Ley Orgánica de Presupuesto. Dentro de ese mismo marco se
han definido las políticas de administración de acuerdo a la práctica y a las características propias del
RNP.
En el Manual se desarrollan los siguientes temas:
La descripción de la estructura organizativa de la Administración General del RNP y de sus
funciones.
Los flujogramas de procesos administrativos del RNP (Procesos de pagos, planillas, compras
menores, Licitaciones, gasto operativo, etc.)
Los procedimientos de adquisiciones a ser usados para cada método de adquisición.
La responsabilidad fiduciaria del RNP.
Los mecanismos internos de adquisiciones.
La sujeción al “Código de Conducta Ética del Servidor Público” aplicable.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FUNCIONES
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO II
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONES
2.1 Funciones y Estructura Administrativa del RNP
Funciones Generales de la Estructura Administrativa
I.
Dictar, promover y vigilar la aplicación de las políticas, normas y sistemas para la administración
y desarrollo de los recursos humanos y las relaciones laborales del RNP.
II.
Autorizar los sistemas de estímulos y recompensas conforme a la normatividad correspondiente
y las Condiciones Generales de Trabajo.
III.
Determinar y operar los importes derivados de las deducciones y retenciones al personal
efectuadas por el RNP y coordinar su entero en favor de terceros a los que les correspondan.
IV.
Establecer el otorgamiento de un servicio de Salud a los empleados del RNP.
V.
Normar el funcionamiento de las Capacitación, así como la Comisión de Seguridad e Higiene y
coordinar el funcionamiento de las mismas.
VI.
Dirigir y evaluar la operación del Sistema de Nóminas, para el oportuno pago de remuneraciones
y aplicación de descuentos al personal.
VII.
Instruir, respecto a la cobertura oportuna y correcta de las obligaciones fiscales de carácter
local, así como las que se tienen con las Instituciones de seguridad social generadas por las
relaciones laborales.
VIII.
Determinar los mecanismos para elevar la productividad del personal y hacer eficiente la
operación de las áreas de la Institución, planeando, estableciendo y evaluando el Sistema de
Administración de Sueldos y Salarios de mando superior, medio y homólogos.
IX.
Establecer conjuntamente con la Dirección General, los criterios para la realización de estudios
técnico-administrativos en materia de estructura orgánica y procedimientos, considerando la
normatividad vigente aplicable a la materia.
X.
Coordinar la actualización e integración de los Manuales de Organización y de Procedimientos,
así como los Instructivos de Operación correspondientes a la Institución.
XI.
Establecer planes, programas y proyectos en base a los presupuestos correspondientes a la
Dirección y someterlos a consideración de la Dirección General para su aprobación.
XII.
Dirigir la administración de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros asignados a
la Dirección y establecer las medidas necesarias para su optimización y racionalización.
16
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
XIII.
Presentar propuestas y proyectos de modernización y mejoramiento administrativo de las áreas
que conforman la Estructura Administrativa, para la aprobación del Directorio y dirigir su
instrumentación.
XIV.
Establecer los planes y programas anuales de adquisiciones, almacenaje y abastecimiento de
recursos materiales y obras, de conservación y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles,
así como los correspondientes a la prestación de los servicios generales de apoyo a las diversas
áreas del RNP.
XV.
Ejercer el control de todos los procesos administrativos.
Las actividades administrativas del RNP se realizan a través de una Estructura Organizativa.
Organigrama No. 1
2.1.1 Organigrama Subdirección Administrativa RNP
2.1.2 Funciones del Subdirector Administrativo
Planificar, coordinar, supervisar y dirigir los asuntos del área administrativa de la Institución.
Coordinar la elaboración del anteproyecto del Presupuesto Anual del RNP.
Coordinar la elaboración de los informes presupuestarios trimestrales y presentarlos al Director.
Evaluar mensualmente la ejecución presupuestaria y financiera, debiendo rendir el informe
correspondiente al Director.
Diseñar y una vez aprobados, poner en ejecución los instructivos, formatos y manuales
administrativos del RNP
Llevar un registro permanente y actualizado de las operaciones, bienes y patrimonio de la
Institución.
17
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Velar por el cumplimiento del Reglamento Interno y Manual de Funciones de la Institución, en lo
que respecta a su área de acción.
Promover la prestación de servicios por parte de la Institución
Informar trimestralmente al Director de las actividades administrativas bajo su responsabilidad
Dirigir y coordinar el Comité de Compras del RNP.
2.1.3 Organigrama de la Administración General
Organigrama No. 2
2.1.4 Funciones del Administrador General
Elabora el Presupuesto Anual de la Institución
Realizar los procesos de pagos de todos los bienes y servicios adquiridos por el RNP.
Planificar, organizar, controlar y dirigir la organización encargada de llevar a cabo las labores
administrativas y financieras, de adquisiciones y contrataciones y, de programar y dar
seguimiento a las actividades del presupuesto del RNP.
18
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Mantener un sistema de gestión financiera de forma adecuada para reflejar las operaciones,
recursos y gastos relacionados con el presupuesto del RNP
Preparar los Planes de Compras y Contrataciones Anuales
Apoyar la ejecución de las actividades del POA y Plan de Compras con la debida diligencia y
eficiencia, y de conformidad con prácticas apropiadas de carácter administrativo, técnico,
financiero;
Preparar los documentos de licitación y selección para concursos, criterios de selección,
calificación y evaluación lista corta de consultores, resúmenes ejecutivos de los
subcomponentes, aclaración de los documentos de selección, enmiendas, informes de
evaluación, datos para elaboración de contratos. Así como cualquier otro documento necesario
para la adquisición de bienes y servicios bajo el presupuesto del RNP.
Administrar las cuentas y libretas del RNP, de acuerdo a las disposiciones de Ley y asegurar la
disponibilidad de fondos dentro de dicha cuenta, para efectuar los pagos correspondientes a las
actividades del POA y Plan de Compras.
Elaborar los informes de ejecución trimestrales, y anuales y presentarlos a la Secretaria de
Finanzas y a la Secretaria de Planificación.
Ser contraparte de las auditorías realizadas la institución´.
Generar el pre compromiso, compromiso y devengado, en el SIAFI.
Aprobar los pagos a proveedores y personal. Ya sea vía SIAFI o vía Cheque.
19
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
2.1.5 Organigrama Pagaduría Especial
Organigrama No. 3
2.1.6 Funciones de la Pagaduría Especial
Establecer políticas y procedimientos para el adecuado funcionamiento de la Unidad de
Pagaduría.
Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
Recaudar los ingresos provenientes de la venta de servicios.
Mantener abastecido de documentación necesaria de los recibos de ingresos (talonarios TGR 01
entre otros), y una constante comunicación con los registros civiles municipales.
Participar en los procesos de auditoría de los entes contralores del Estado.
Participar en la ejecución de fondos de cooperación externa
Formar parte de la Comisión de Compras.
Emitir los cheque de proveedores y servicios.
Ejercer la función de pagador del RNP
20
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Firmar las F01 de pagos en el SIAFI.
Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de la unidad.
Garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del RNP, sean manejados
en forma transparente y oportuna se deberán respetar las políticas de tesorería.
Trabajar en coordinación con el Administrador General y el Jefe de Contabilidad y auditoría para
garantizar el adecuado uso de los recursos financieros del RNP.
Elaborar informe de recaudaciones y entregarlo a los miembros del Directorio.
Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes
a su cargo a solicitud.
2.1.7 Organigrama de Contabilidad
Organigrama No. 4
21
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
2.1.8 Funciones de Contabilidad
Mantener un sistema de gestión financiera y elaborar estados financieros de acuerdo con los
estándares de contabilidad normalmente aplicados, ambos de una forma adecuada para reflejar
las operaciones, recursos y gastos del RNP;
Participar en las
auditorías de los estados financieros, ya sea mediante auditores
independientes o por los entes contralores del Estado.
Garantizar un sistema de registro contable y administrativo, actualizado y exacto.
Custodiar la documentación original de los procesos de pagos.
Elaborar las conciliaciones Bancarias y estados financieros del RNP.
Coordinar con el Pagador Especial y con la Administración para garantizar el adecuado uso de los
recursos financieros asignados al RNP.
Apoyar al Sub Director Administrativo y al Administrador en procesos administrativos inherentes
a su cargo a solicitud.
Registra, Modificar y aprobar los Registros contables.
Elaborar informes y reportes contables
2.1.9 Controles Internos del Área Administrativa
El Artículo 2, Definiciones, de la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas definió el control interno
como el “proceso permanente y continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de las
entidades públicas y privadas, con el propósito de asistir a los servidores públicos en la prevención de
infracciones a las leyes y a la ética, con motivo de su gestión y administración de los bienes nacionales”.
El control interno no acaba en el mantenimiento de registros contables correctos y la detección de
fraudes; sino que además sirve como elemento facilitador y orientador para que la administración
cumpla efectivamente sus planes y programas y logre sus objetivos. Tomando como base el deber
constitucional de todo funcionario público, y particularmente de los jerarcas, de rendir cuentas acerca
del desempeño institucional, fundado en la eficacia y eficiencia, economía, equidad, veracidad y
legalidad.
Los controles internos del RNP deben organizarse con arreglo a concepto y principios generalmente
aceptados y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y
los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse a los
objetivos siguientes:
22
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
a) Salvaguardar el patrimonio público.
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
la
información
c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones
institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del
RNP.
El control Interno es un concepto que incluye la independencia de las Unidades que conforman el Área
Administrativa con respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional.
El control interno administrativo lo conforman las normas, procedimientos y mecanismos que regulan
los actos de administración, manejo y disposición del patrimonio público y los requisitos y condiciones
que deben cumplirse en la autorización de las transacciones presupuestarias y financieras.
1. El control interno contable comprende las normas, procedimientos y mecanismos,
concernientes a la protección de los recursos y a la confiabilidad de los registros de las
operaciones presupuestarias y financieras, así como a la producción de información
atinente a las mismas.
2. Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas
siguientes:
a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad establecer,
mantener y perfeccionar el sistema
de control interno y en general vigilar su efectivo
funcionamiento.
b) El sistema de control interno es parte de los sistemas financieros, presupuestarios,
contables, administrativos y operativos del organismo o entidad y no un área
independiente, individual o especializada.
3 Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las unidades que controlan
el presupuesto a Nivel Central, Oficialías, y Proyectos, y su personal mantienen cierta
independencia con respecto a las otras oficinas.
4 Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo posean las características
necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
5 Establecer un plan de capacitación profesional.
6 Establecer un sistema de promoción del personal del área de control y administración del
presupuesto.
7 Establecer un sistema de planeación, ejecución y supervisión del trabajo en todas sus etapas,
para comprobar que este Manual se aplica consistentemente.
8 Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos para
mantener el control de calidad, se están cumpliendo.
9 Dotar de los recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de presupuesto y
Proyectos.
10 Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las unidades
o cargos responsables de la gestión y administración.
23
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
11 Las demás controles que sean necesarias para una eficiente labor de la Unidad administrativa.
2.1.10. Practicas Obligatorias de Control Interno según ONADICI
La máxima autoridad, en conjunto con los responsables de todas las áreas y/o Unidades del RNP,
debe definir un marco normativo institucional (Reglamentos, Manuales de Organización, y
Funciones, Manuales de Procesos etc).
Los superiores Jerárquicos de todas las unidades deben realizar funciones de supervisión
continua y tienen la responsabilidad de documentar su participación en las operaciones y
transacciones ejecutadas.
El Jefe de cada Unidad debe colaborar mediante la evaluación continua y permanente del diseño
y funcionamiento del control interno como una actividad objetiva, profesional e independiente.
Los superiores jerárquicos de todas las unidades deben auto evaluar el cumplimiento de los
principales criterios de control diseñados y en operación, así como la preparación de un informe
sobre las fortalezas y las deficiencias del Control Interno de su área de operación en la
institución.
24
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS
25
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO III
3. GESTION PRESUPUESTARIA Y PAGOS
3.1 Formulación del Presupuesto
La formulación del presupuesto anual es una responsabilidad de la Administración General del Registro.
Dicha formulación debe iniciarse a más tardar en el mes de mayo del año anterior al periodo a formular.
Este presupuesto formulado debe ser entrado a la Secretaria de Finanzas durante el mes de agosto, a fin
de continuar con el proceso de aprobación.
3.1.1 Directrices para la Formulación Presupuestaria Anual
De acuerdo a las instrucciones giradas por la Secretaria de Finanzas y la Secretaria de Planeación y
Cooperación Internacional, a continuación se detallan algunos aspectos a considerar durante la
formulación presupuestaria.
No sobrepasar los techos presupuestarios establecidos por la SEFIN para cada Institución de la
Administración Central y Descentralizada.
Alinear el POA-Presupuesto de la Administración Central y Descentralizadas a las 16 regiones de
la Visión de País, mediante la introducción de un Geo código (establecido por SEPLAN).
Alinear los POA-Presupuesto a los objetivos, metas, e indicadores de la Visión de País y Plan de
Gobierno.
Formular el POA-Presupuesto, considerando la distribución de recursos presupuestarios entre las
Regiones de la Visión de País, en atención a las necesidades de las mismas, e incorporando el
Geocódigo correspondiente a nivel de municipio, definido por SEFIN/SEPLAN.
Realizar la formulación en las matrices establecidas por SEPLAN.
Incorporar en los programas y proyecto de inversión pública del POA Presupuesto, un código por
objetivo, meta e indicador, e identificar los respectivos montos de financiamiento, acorde con la
programación financiera correspondiente.
Identificar los programas y proyectos de inversión pública, según las Regiones de la Visión de
País.
Identificar la planilla de sueldos y salarios según la estructura orgánica de cada Secretaria e
Institución; así como su ubicación física, georeferenciada según las Regiones de la Visión de País.
Cada institución debe determinar la programación financiera en forma mensual y trimestral de
su gasto, en armonía con el flujo de ingresos de la Tesorería General de la República y en base a
las previsiones de ingresos establecidas por SEFIN.
Identificar los programas y proyectos de inversión pública, según las Regiones de la Visión de
País.
26
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.1.2 Evaluaciones del POA-Presupuesto
En el marco de lo estipulado en el Artículo 3 de las Disposiciones Generales del Presupuesto contenidas
en el Decreto 264-2010 del 28 de diciembre del 2010, y de acuerdo a las Directrices de la Secretaria de
Planificación se deberán realizar evaluaciones mensuales y trimestrales sobre la ejecución física del POA
y financiera del presupuesto, se debe considerar lo siguiente:
Todas las instituciones del sector público deberán realizar el registro mensual de la ejecución Poa
presupuesto en el SIAFI el último día de cada mes.
Para el informe mensual a nivel institucional, se tomará la información contenida en la base de
datos del SIAFI. EL informe debe ser enviado a SEPLAN con copia a SEFIN en los primeros 15 días
del mes siguiente.
A continuación los formatos.
3.1.3 Informe Mensual de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y Presupuesto 20xx
Correspondiente al Mes de: __________ 20XX
Código: _______ Institución: __________________
Análisis de la Ejecución Física del POA.
Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución
efectuada a nivel de Actividad, y de acuerdo al orden de la estructura programática aprobada.
No.
Programa/Actividad/Resultado
de Producción
Unidad
de
Medida
Programado para el _____
Trimestre
Cantidad
(%)
Costo
Ejecutado al mes de
…………….
Cantidad
(%)
Costo
% de
Avance
Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Producción por Región e Institución.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
27
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Análisis de la Ejecución Financiera del Presupuesto.
Describir en el cuadro siguiente la ejecución por grupo de gasto realizado por la institución.
Presupuesto Anual
Código
10000
20000
30000
50000
40000
50000
60000
70000
90000
Descripción
Aprobado
Vigente
Presupuesto Mensual
Programado en Ejecutado en el
el mes de: ____
mes de …….. 1/
% de
Avance
GASTO CORRIENTE
INSTITUCIONAL
SERVICIOS PERSONALES
SERVICIOS NO PERSONALES
MATERIALES Y SUMINISTROS
TRANSFERENCIAS
Y
DONACIONES
CORRIENTES
GASTO DE CAPITAL
INSTITUCIONAL
BIENES CAPITALIZABLES
TRANSFERENCIAS
Y
DONACIONES DE CAPITAL
ACTIVOS FINANCIEROS
OTROS GASTOS DE CAPITAL
SERVICIO DE DEUDA PUBLICA
OTROS GASTOS
TOTAL
1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Presupuesto Ejecutado por Grupo de Gasto.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
Análisis de la Inversión Pública Física y Financiera (si aplica).
III.1 Ejecución Física de la Inversión
Describir en el cuadro siguiente los resultados de producción más relevantes durante la etapa de ejecución efectuada a
nivel de Actividad/Obra, de los Proyectos de inversión pública de la institución.
Código
BIP
Proyecto/Actividad/Obra/Resultado
Unidad de
Medida
Programado para el _____
Trimestre
Cantidad
(%)
Costo
Ejecutado al mes
de…………….
Cantidad
(%)
% de
Avance
Costo
Fuente SIAFI. Reporte de Resultados de Producción por Institución, Proyecto a Nivel de Actividad/Obra.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
28
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
III.2 Ejecución Financiera de la Inversión
Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera de los Proyectos de inversión pública de la institución.
Nombre
Proyecto
Ubicación
Región
Presupuesto Anual
Aprobado
Vigente
Presupuesto Mensual: ___
Programado
Ejecutado 1/:
Fondos
Fondos
Fondos
Fondos
Total
Nacionales
Externos
Nacionales
Externos
Total
% de
Avance
1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecución Financiera de Proyectos Por Región y Tipo de Fondos.
Colocar justificaciones de las desviaciones encontradas.
Ejecución Financiera por Regiones y Objetivo de la Visión de País.
o Por Regiones
Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por región.
Presupuesto Anual
REGIÓN
Aprobado
Presupuesto Mensual
Programado para el
Ejecutado en el
Mes de _____
mes de……….1/
Vigente
% de Avance
R01
R02
…
R16
1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Ejecución del Presupuesto de Egresos Por institución, Fuente y Región.
Describir los Principales Resultados para cada Región.
o Por objetivos de la Visión de País.
Describir en el cuadro siguiente la ejecución financiera por Objetivos de la Visión de País.
OBJETIVO
VISIÓN DE PAÍS
Presupuesto Anual
Aprobado
Vigente
Congreso
Presupuesto Mensual
Programado para el Mes
Ejecutado en el mes de
de _____
……….. 1/
% de Avance
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
Objetivo 4
1/: Por esta única vez se considera lo acumulado a febrero, posteriormente será el mes correspondiente.
Fuente SIAFI. Reporte de Objetivos, Visión de País por Institución y Fuente de Financiamiento.
Viajes Internacionales y Resultados 1
Describir en el cuadro siguiente el número de viajes que los funcionarios y empleados realizaron al exterior, así como
los resultados obtenidos de cada uno de ellos.
No.
Nombre del Funcionario
Cargo y Unidad a la
que Pertenece
Destino y Duración del
Viaje
Resultado
29
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.1.4 Formato Informe Trimestral de Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual y
Presupuesto 20xx
INTRODUCCION
Destacar otros aspectos generales de interés de la institución, tales como, que sus acciones están enmarcadas
dentro de un Plan Estratégico aprobado en concordancia con el Plan de Gobierno.
ANALISIS DE LA EJECUCION FISICA.
[Análisis de los Objetivos Institucionales en especial las que sean de carácter estratégico para la institución, o
que impacten en forma significativa el desempeño de la misma o que el costo del Resultado represente un
porcentaje mayor que el 10% del Presupuesto de la institución. Asimismo, deben incluir comentarios sobre los
logros cualitativos y los impactos en los Indicadores, Metas, Ejes Estratégicos y Objetivos: Sectoriales,
institucionales, la ERP y visión de País – Plan de Nación y Plan de Gobierno, tal como lo indica el Articulo 3 de las
Disposiciones
o
RESULTADOS DE GESTIÓN (FP02)
[Comentario general sobre los Resultados de Gestión de la institución, indicar los objetivos ya priorizados con sus
variables, (cantidad o porcentaje y costo), el resultado para cada objetivo, medios de verificación, supuestos, sector
y subsector al que pertenece, variable macroeconómica a la cual el resultado fue relacionado y su correspondiente
justificación, así como también indicar la proporción de la población que fue atendida con cada resultado]
El análisis de los Resultados de Gestión se hace para el Trimestre y acumulado al respectivo Trimestre. La
ejecución de los Resultados de Gestión de cada Objetivo Institucional es la siguiente:
Desviación
Objetivo ______________________________________________
Resultado de Gestión
A: Aprobado
Unidad de Medida
Absoluta
Cantidad o
Porcentaje
Aprobado
Cantidad o
Porcentaje
Ejecutado
A-E
Porcentual
E/ A %
E: Ejecutado
Comentarios a los Resultados de Gestión por cada Objetivo institucional en el trimestre y las desviaciones del
cuadro anterior y el cumplimiento de la cobertura sobre la Población Objetivo.
o RESULTADOS DE PRODUCCION (FP03) (Los más relevantes)
30
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Programa: _______________________________________
Estructura
Programática
P
SP
Resultado Acumulado al ITrimestre
Py A/O
Cantidad o Porcentaje
Descripción
Aprobado
Unidad de Medida
Resultado de Producción
Variación
Ejecutado
A-E
E/A %
Costo
Aprobado
Variación
Ejecutado
A-E
E/A %
(P: Programa; SP: Subprograma; Py: Proyecto; A/O: Actividad/Obra)
A: Aprobado E: Ejecutado
Comentarios a los Resultados de Producción más relevantes en el trimestre y las desviaciones de estos.
(Obs. Elaborar un cuadro por programa)
ANALISIS DE LA EJECUCION FINANCIERA
o Presupuesto por Programas
(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011
Cod.
PROGRAMA
VIGENTE
FN
% DE
EJECUCIÓN
EJECUTADO
FN
FE
FE
FN
FE
SALDO DISPONIBLE
FN
FE
-
TOTAL
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Detallar y analizar el presupuesto que se ha ejecutado a nivel de programa indicando el tipo de fondo
que lo ha financiado.
o Modificaciones Presupuestarias
[En este numeral hacer referencia de las modificaciones presupuestarias que la institución ha
realizado, indicando porque se dan, donde se destina, la fuente de financiamiento.
31
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
OBJETIVOS DE VISION DE PAIS - PLAN DE NACION
o
Logros e Impactos
[Indicar en este numeral los logros e impactos alcanzados con la ejecución física y financiera del
presupuesto 2011]
(Cifras en Lempiras)
PRESUPUESTO 2011
No.
OBJETIVO DE LA VISION DE PAIS
VIGENTE
EJECUTADO
Variación
Absoluta
%
Total
o
Regionalización
EJECUCIÓN DEL GASTO REGIONALIZADO
AL I TRIMESTRE 2011
(Cifras en Lempiras)
Cod.
Región
R1
R2
R3
R4
R5
R6
R7
R8
R9
R10
R11
R12
R13
R14
R15
R16
PRESUPUESTO 2011
Descripción
FN
VIGENTE
FE
Total Fuentes
FN
EJECUTADO
FE
% de
Ejecución
Total Fuentes FN FE
SALDO DISPONIBLE
FN
FE
Valle de Sula
Valle de Comayagua
Occidente
Valle de Lean
Valle de Aguán
Cordillera Nombre de Dios
Norte de Olancho
Valles de Olancho
Biosfera Río Plátano
La Mosquitia
El Paraíso
Distrito Central
Golfo de Fonseca
Río Lempa
Arrecife Mesoamericano
Santa Bárbara
Total
[Este numeral corresponde a la regionalización del presupuesto tanto vigente como ejecutado, comentar
las regiones más relevantes en cuanto al presupuesto]
32
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
[Principales aspectos positivos y negativos sobre el desempeño de la institución
identificados en el presente informe de ejecución física y financiera. Indicar las causas.]
o RECOMENDACIONES
[Acciones que se recomienda debe adelantar la institución para subsanar los aspectos
negativos identificados en el presente informe
3.1.5 Flujograma del Proceso de formulación de las Modificaciones Presupuestaria en el RNP
33
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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3.1.6 Formato para Remitir Solicitud de Modificación a SEFIN
PROPUESTA
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
Modificación Presupuestaria Fondos XXXX
DETALLE DE DISTRIBUCIÓN
OBJETO
DEL
GASTO
VALORES
No
aprobado
Presupuesto
xxxx
JUSTIFICACIÓN
TOTAL
FIRMA
ADMINISTRADOR GENERAL
34
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.1.7 La UPEG en los Procesos Administrativos y en las Modificaciones Presupuestarias
El artículo 31 de la Ley General de Administración Pública, estable………. Cada Institución contara con una
Unidad de Planeación y Evaluación de la Gestión, la que estará encargada del análisis, diseño, y
evaluación de las políticas, programas y proyectos, de la definición de prioridades del gasto y de la
inversión según el presupuesto anual y de la evaluación periódica de la eficiencia y la eficacia de los
programas de las respectivas instituciones……..
1. Elabora los informes financieros y físicos mensuales y trimestrales de acuerdo a las disposiciones de
SEPLAN y SEFIN.
2. En coordinación con las Unidades Administrativas elabora el presupuesto Anual.
3. Actualiza las evaluaciones del presupuesto en el SIAFI.
4.
Análisis y diseño de políticas, programas y proyectos de acuerdo con las políticas de gasto y de
inversión pública y las directrices oficialmente establecidas por el Presidente de la Republica.
5. Preparación de planes operativos anuales y la programación operativa a mediano y largo plazo en el
área de su competencia.
6. Evaluación periódica de su ejecución definiendo indicadores de eficiencia y eficacia.
Conducción de estudios para la definición de prioridades de gasto e inversión para el anteproyecto
de presupuesto anual y para la gestión de recursos destinados al financiamiento de proyectos.
7. La formulación de normas técnicas para el diseño y operación de sistemas de información y de
estadísticas del RNP.
8. Participa en el proceso de Modificación presupuestaria de acuerdo al siguiente proceso
35
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Relaciones del Área Administrativa con otras Instancias del RNP
•
•
•
•
Recursos Humanos: Responsable de generar las planillas de pago del personal, dichas planillas se
envían al área administrativa para el pago respectivo. Por otro lado el Administrador a través de
la unidad de adquisiciones es el responsable de la contratación de consultores externos que
deben ser remitidos a RR.HH. Así como en el proceso de revisión y elaboración de perfiles de
puestos y salarios.
Directorio: Presentación ante del directorio de los temas administrativos, así como el manejo de
la agenda periódica del Directorio.
Secretaria General: Manejo de aspectos legales relacionados a los aspectos de su competencia.
El área administrativa está relacionada con todas las áreas de trabajo del RNP, debido a la
importancia que tiene para la toma de decisiones que implique afectar el presupuesto
institucional
36
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.1.8 Flujo grama del Proceso de Formulación
Flujo grama No. 1
3.1.9 Programación de Cuotas de Compromiso
Quince días antes del inicio de cada trimestre la administración General deberá solicitar la cuota de
compromiso que necesitaría para la ejecución del siguiente trimestre. La cuota debe ser solicitada en
base, a la Programación presupuestaria trimestral, y al Plan Operativo Anual aprobado.
Las cuotas de compromiso se solicitan por grupo de gasto; 100 200, 300, 400, 500, 900.
37
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
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3.1.10Flujograma para solicitud de cuotas de compromiso
Flujo grama No. 2
38
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2 Procesos de pagos de Bienes y Servicios
Los pagos de bienes, servicios y personal se podrán realizar bajo dos mecanismos: a través del SIAFI o a
través de Cheque. Para el proceso de pagos en Cheque el RNP mantiene una cuenta operativa en el
Banco Central de Honduras. La firma registrada para el manejo de los cheques es de competencia única
del Pagador Especial del RNP.
Los pagos mediante el SIAFI se realizarán de acuerdo a los manuales establecidos en el SIAFI, la firma de
las F-01 es potestad del pagador Especial del RNP.
3.2.1 Procedimiento para pago de Bienes, Materiales y Equipo
Flujo grama No.3
39
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
NOTA: Para efectos de los pagos de bienes, servicios, viáticos personal etc, que se realicen vía SIAFI, y
que no representen la generación de cuentas por pagar, sino que el pago y el ingreso se realizan en el
mismo tiempo, la remisión de los documentos a contabilidad se realizará una única vez cuando al
finalizar el proceso de pago, es decir, cuando tesorería haya realizado el pago.
3.2.2 Documentos de soporte para pago
•
•
•
•
•
Acta de entrega y/o recepción del Producto (proveeduría)
Factura Original y recibo del Proveedor
Orden de Compra
Cotizaciones o Actas de Adjudicación
Autorización de Pago
3.2.3 Ejemplo Formato de Autorización de Pago
La autorización de pago es de carácter interno y refleja el visto bueno para realizar el pago
correspondiente, dicho documento se realiza en Word en un formato que a continuación se detalla:
40
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Autorización de Pago No.
PARA:
_____________________________
Administrador General
DE:
_____________________________
Oficial de Pagos
Por este medio solicito AUTORIZACIÒN para realizar el pago siguiente:
1.
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre Beneficiario:
____________________________________________________
Valor del Pago;
(L. ________________)________________________________________
(Números) Letras
Concepto del pago:
_________________________________________________________
_______________________________________________________
Instrucciones Especiales: _________________________________________________________
______________________________________________________
2.
INFORMACION PRESUPUESTARIA
Programa
Sub Programa
Grupo de Gasto
Objeto de Gasto
Monto por
Objeto
_______________________________
AUTORIZADO POR (firma y sello)
41
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2.4 Procedimiento para pago de Alquileres
Flujo grama No. 4
Recibe y revisa contrato
Elabora Planilla de pago , y graba 2 diskettes
Solicita Autorización interna para proceder al pago
si
SI
Se pagará vía SIAFI
Ingresa, Verifica y aprueba
F-01
NO
Remite documentación al Departamento de Contabilidad
Actualización
de Archivo
Auxiliar ydepartida
ejecución
financiera
Genera partida
de Ingresos
de gasto
Contabilidad
Envia documentaciòn de pago a Pagadurìa
Firma F-01 en SIAFI o emite el Cheque correspondiente
Pagaduría
Control de Calidad del Proceso
Administraciòn
Remite transferencia o cheque al os bancos correspondientes
Deja copia del proceso y remite información a Contabilidad
Genera partida de pagos
Contabilidad
Archivo de Documentos de soporte
Cierre del Proceso de Pago
3.2.5 Requisitos previos al Pago de Alquileres
•
•
•
Solicitud del Registrador Civil Municipal, dirigida al Jefe del Departamento de
Administración, para la suscripción o renovación del contrato de alquiler de un inmueble. En el caso
de los edificios administrativos en Tegucigalpa y San Pedro Sula, la decisión es del Directorio.
El Departamento de Administración remite la solicitud al Subdirector Administrativo, quien
conjuntamente con el Jefe de Registros Civiles analiza las condiciones del inmueble y la conveniencia
de la solicitud.
El Subdirector Administrativo aprueba la solicitud y la remite al Departamento de Administración.
42
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
•
•
El Departamento de Administración conjuntamente con Asesoría Legal, elabora el contrato y los
remite a la Dirección General.
El Director General firma el contrato y lo devuelve al Departamento de Administración.
3.2.6 Procedimiento para pago de Servicios Públicos y Mensajería
Flujo grama No. 5
43
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2.7 Consideraciones para el pago de servicios Públicos y Mensajería
•
•
Los pagos de servicios públicos y mensajería se efectúan una vez al mes.
Los mismos deberán efectuarse a más tardar el 20 de cada mes
3.2.8 Procedimiento para pago de viáticos
Flujo grama No. 6
44
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2.9 Políticas aplicables al pago de viáticos
El monto aplicable para el pago de viáticos está determinado por el Reglamento de Viáticos del
Registro Nacional de las Persona.
En la determinación del monto se deben considerar la zona del viaje, categoría del funcionario y
duración del viaje.
Las liquidaciones de viáticos y otros gastos de viaje se harán obligatoriamente de conformidad a
los siguientes lineamientos:
1. Para viajes al exterior es obligatorio presentar comprobantes de salida y entrada del país de
origen y destino.
2. Para viajes al interior del país es obligatorio presentar la factura original del hotel,
debidamente cancelada.
3. Los viáticos deben ser aprobados por el Sub Director del área que le compete la solicitud.
Los viáticos deben liquidarse a más tardar 5 días después del viaje como lo establece la Ley.
CATEGORIAS DE GRUPO OCUPACIONAL PARA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL REGISTRO NACIONAL
DE LAS PERSONAS, EN LA APLICACIÓN DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE.
CATEGORIA
I
II
III
GRUPO OCUPACIONAL
ALTOS FUNCIONARIOS
DIRECTIVO
EJECUTIVO
COMPRENDE EL SIGUIENTE PERSONAL
DIRECTOR, SUB DIRECTOR Y SECRETARIO GENERAL
ADMINSTRADOR GENERAL, PAGADOR ESPECIAL,
AUDITOR INTERNO, INSPECTOR GENERAL, SUB
SECRETARIO GENERAL, ASESORES DEL DIRECTORIO Y
JEFES DE DEPARTAMENTO.
SUB JEFES DE DEPARTAMENTO, JEFES DE SECCION,
OFICIALES ADMINISTRATIVOS, OFICIALES CIVILES Y
DE CAPACITACION; ANALISTAS, OPERADORES,
TECNICOS Y AUDITORES EN SISTEMA DE
INFORMATICA: SUPERVISOR DE AUDITORIA, DE
BIENES, REGIONALES, LEGALES, AUDITORES III y
AGENTE DE INSPECTORIA, ADEMAS DE LOS NIVELES
INDICADOS, INCLUYE PERSONAL PERMANENTE NO
CLASIFICADO O DE PUESTOS CON SUELDO DE
PUESTOS CON MENSUAL IGUAL O MAYOR A LOS
22.000.00
45
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
IV
TECNICO
V
APOYO TECNICO
AUTIDORES AUXILIARES, REGISTRADORES CIVILES
MUNICIPALES, AUXILIARES DE BIENES, AUXILIARES
ADMINISTRATIVOS Y MOTORISTA. ADEMAS DE LOS
NIVELES
INDICADOS,
INCLUYE.
PERSONAL
PERMANENTE NO CLASIFICADO O DE PUESTOS CON
SUELDO MENSUAL ENTRE L.10,000.00 AL
L.21,999.00.
DEMAS PERSONAL NO INCLUIDO EN LA CATEGORIAS
ANTERIORES.
46
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2.10 Procedimiento para pago a consultores nacionales o extranjeros
Flujo grama No. 7
47
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.2.11 Políticas para pago de consultores
El monto a pagar a los consultores está definido según las leyes nacionales, para ese proceso
se debe considerar: Los techos o montos máximos a pagar, establecidos por la Deposiciones
Generales del Presupuesto (que se modifican año con año).
Ley de control del gasto público
Un consultor es nacional cuando es de nacionalidad Hondureña, y reside en Honduras.
El pago de consultores extranjeros debe ser negociado entre el contratante y el consultor de
acuerdo al producto presentar, los montos diarios a pagar a consultores internacionales
oscilan entre US$150 y US$600 dólares diarios. Sin embargo esta es una referencia por el
que el monto se define en base a negociación y producto a presentar.
El proceso de selección y contratación de los consultores se detalla en el capítulo de
adquisiciones de este manual.
3.3 Políticas y procedimientos de pago de Recursos Humanos
3.3.1 Políticas para la elaboración de Planillas
1. El Departamento de Recursos Humanos será el encargado de la elaboración de la Planilla
de Pago del personal permanente y/o por contrato.
2. La acreditación del pago de los salarios deberá efectuarse en forma de depósito en cada
cuenta de ahorros o cheques del personal o en forma de cheque.
3. El empleado deberá firmar una constancia de pago (recibo) que mostrará el sueldo
ganado en el período de pago menos las deducciones autorizadas por él, así como
aquellos otros requeridos por la Ley.
4. Las planillas deberán ser entregadas al departamento de contabilidad para el pago
correspondiente así: planilla de Normal del 8 al 10 del mes de pago, planillas
complementarias a más tardar el 15 de cada mes.
Para la captura de datos en la Planilla de Pago, se deben considerar los siguientes puntos para cada
empleado con plaza permanente:
a) Sueldo mensual:
De acuerdo a la escala salarial autorizada y según contrato y/o acuerdo.
b)
ISR: (Impuesto Sobre la Renta):
El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el cálculo para este rubro.
c) IHSS (2.5% Empleado Permanente y 5.9% Patrono), (3.5% Empleado Temporal y 8.4% Patrono)
Si el sueldo rebasa el tope máximo de la cotización, se calcula con base en el techo definido
por el IHSS.
48
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
d) INJUPEMP: (7% Empleado Permanente y 11% Patrono)
Cantidad que se obtenga de multiplicar el porcentaje por el sueldo mensual.
e) Movimientos de Personal:
Los Movimientos de Personal pueden ser; Altas; (nuevo ingreso o reingreso, Promociones;
(de puesto o nivel), Interinatos (período de duración), Cambio de Unidad Administrativa,
reanudación de labores (fecha de reanudación); Baja (fecha de Cancelación).
f) Préstamos a Corto y Largo Plazo:
De acuerdo a la orden de descuento emitida por el INJUPEM, Banco de los Trabajadores,
se procede a descontar al empleado el importe señalado.
g)
Impuesto Vecinal:
El impuesto que se determina de acuerdo al procedimiento para el cálculo para este rubro,
según la A.M.D.C ó Alcaldía que corresponda.
h) Liquidación de Viáticos y otros importes:
De acuerdo a la orden de descuento emitida por el Departamento de Contabilidad, se
procede a descontar a los empleados que no han seguido el procedimiento normal de
liquidación de viáticos el importe señalado.
Otros importes de acuerdo a las disposiciones emitidas por el Departamento de Recursos Humanos.
49
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.2 Procedimiento para el pago de Planillas
Flujo grama No. 8
50
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.3 Políticas para pago de Horas Extras
1. Tendrán derecho al pago de Horas Extras todos los empleados con nombramiento y contrato.
2. Para la determinación del monto a pagar por hora, se debe considerar: el monto de honorarios
mensuales del consultor entre los días del mes trabajado.
3. Las horas extras son todas las horas que el personal trabaja fuera del horario normal establecido
para funcionarios del Gobierno de Honduras.
4. Los Jefes de cada Departamento deben solicitar por escrito al Sub Director Administrativo la
autorización para el pago de horas extras, esta solicitud debe indicar el nombre del funcionario,
la cantidad de horas extras a trabajar, la justificación del trabajo a realizar.
5. No se podrá aprobar el trabajo en horas inhábiles al personal hasta que Administración
determine la disponibilidad presupuestaria y financiara para el pago.
3.3.4 Procedimiento de pago de Horas Extras
Flujo grama No. 9
51
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.5 Procedimiento de pago de Vacaciones
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE VACACIONES
N°
1
Procedimiento
Actividad
Responsable
Elaboración de
Planilla de Pago
1. Verificación de datos del funcionario, tiempo de trabajar en la
institución, derechos etc.
2. Elaboración de la Planilla
3. Revisión de Planilla
¿Existen Correcciones en la Planilla de Pago?
RR.HH.
SI: Ingresa y modifica los valores incorrectos.
Genera Planilla nuevamente aplicando las correcciones.
4.
5.
6.
7.
2
Autorización y
aprobación de
Pago
3
Control
Contable
4
Acreditación
del Pago
Impresión de la Planilla
Remisión de Planilla Administración
Elabora autorización interna de pago.
Ingresa, verifica y aprueba el pago en el SIAFI.
O solicita emisión de cheque
8. Firma autorización de pago y remite documentación a
contabilidad.
9. Revisa valores ya analiza las cuentas.
10. Elabora y registra en el programa la partida de ingreso y la
partida de gastos
11. Envía documentación a Pagaduría
12. Cuadra la Planilla de Pago.
13.
14.
15.
16.
Firma F01 o emite cheque,
Escanea los documentos y deja copia.
Entrega el cheque y/o hace la transferencia bancaria.
Envía documentos a Contabilidad
17. Revisa y registra la partida de pago
18. Archiva y custodia la información original.
5
Administración
Contabilidad
Pagador
Especial
Contabilidad
Fin del Proceso
TERMINA PROCEDIMIENTO
52
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.6 Política sobre pago de Vacaciones
1.
Los jefes de las unidades deberán enviar al Departamento de Recursos Humanos, a más tardar en el
mes de noviembre de cada año, el calendario de vacaciones de los empleados bajo su dependencia.
Dicho calendario se elaborara atendiendo a las necesidades del servicio y cuando así lo requieran las
circunstancias, podrá modificarse siempre, tomando en cuenta las conveniencias de los
trabajadores afectados; solo el Jefe de cada departamento podrá alterar el calendario de vacaciones
siempre que así convenga a las necesidades del servicio.
2.
Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concederán a razón de los
años de servicio continuo.
3.
Las vacaciones anuales del personal por contrato o permanente se le concederán a razón de los
años de servicio continuo, desglosándose de la siguiente manera
Años en
Vacaciones en
servicio
días laborables
1
12
2
15
3
18
4
22
5
30
El personal que desee disfrutar de sus vacaciones podrá hacerlo previa notificación y autorización
firmada por el jefe inmediato, mediante el formulario de autorización de vacaciones, la cual
deberá ser tramitada previo disfrute ante la jefatura inmediata y el Departamento de Recursos
Humanos, quien le dará su visto bueno.
4.
5.
El Departamento de Recursos Humanos será la responsable de realizar el cálculo de los días
adquiridos por el empleado y el pago de sus vacaciones.
6.
Se prohíbe acumular vacaciones, pero se podrá hacer por una sola vez, cuando el empleado
desempeñare labores técnicas, de dirección, de confianza y otras análogas que dificulten, en
forma especial su reemplazo, en los casos apuntados, la acumulación será hasta por dos (2) años.
7.
El Departamento de Recursos Humanos se responsabilizara en acreditarle al empleado el pago de
las vacaciones, el cual podrá ser cobrado en la fecha de pago correspondiente.
53
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.7 Tabla de tiempos estimados para realizar pagos
Duración
No.
Actividad
Responsable*
Estimada (Días
laborables)
1
Elaboración Orden de Compra
Adquisiciones
1
2
Firma orden de Compra
Administrador
1
3
Exoneración Orden de Compra
Oficial Administrativo
4
Entrega de Bienes
Proveedor
1
5
Inicia Proceso de Pago
Proveeduría
2
6
Elaboración Autorización de Pago
Oficial Administrativo
1
7
Revisión
Control Interno
1
8
Firma Orden de Pago
Administrador
0
9
Copias y Registro
Oficial Administrativo
0
10
Registro en Siafi
Oficial Administrativo
1
11
Aprueba en SIAFI
Administrador
1
12
Envío del proceso a contabilidad
Oficial Administrativo
1
13
Registro contable
Contabilidad
1-2
14
Emisión de pago
Pagaduría
1-2
1-3
54
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
ANEXOS DEL CAPITULO
3.3.8 Ejemplo de Formularios de Gestión Presupuestaria;
55
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
REPUBLICA DE HONDURAS
SECRETARIA DE FINANZAS
FORM. F-04
FORMULARIO DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA
PAGINA No.
N°.
DOCUMENTO DE ORIGEN
NUMERO FORMULARIO
FECHA DE ELABORACION
No. FORMUL. ANTERIOR
FECHA DE ELABORACION
FECHA DEL DOCTO. DE ORIGEN
DIA
DIA
DIA
MES
MES
AÑO
AÑO
DIA
ADICION
(ADIC)
CLASE DE
MODIFICACIÓN
CODIGO
de
DISMINUCION
(DISM)
TRASPASO
(TRASP)
TRASPASO
INTER.INSTIT.
(TRSI)
DESCRIPCION FUENTE FINANCIAMIENTO
CODIGO
REVERSION
MES
AÑO
MES
AÑO
RESERVA
DESCRIPCION ORGANISMO FINANCIADOR
FINANCIAMIENTO:
RECURSOS PRESUPUESTARIOS DISMINUIDOS
CODIGO DE
LA
INSTITUCION
RUBRO
DESCRIPCION DE CUENTAS
MONTO
TOTAL :
RECURSOS PRESUPUESTARIOS INCREMENTADOS
CODIGO DE LA
INSTITUCION
RUBRO
DESCRIPCION DE CUENTAS
MONTO
TOTAL :
ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DISMINUIDAS
INSTITUC.
PROG. SUBPRG PROY. ACT/OBRA OBJETO
.
BENEFIC.
DESCRIPCION DE CUENTAS
MONTO
TOTAL :
ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS INCREMENTADAS
INSTITUC
PROG. SUBPRG PROY. ACT/OBRA OBJETO
.
BENEFIC
DESCRIPCION DE CUENTAS
MONTO
TOTAL :
DESCRIPCION:
Por giro presupuestario
AUTORIZACION DEL REGISTRO DE ESTA OPERACION:
AUTORIDAD COMPETENTE
INSTITUCIONAL
DIRECTOR GRAL. DE PRESUPUESTO
DIRECTOR GRAL.INST.DESCENTR.
M. DE FINANZAS Y CREDITO PUBL..
56
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
3.3.9 Procedimiento para pago de Servicios, Bienes, Materiales y Equipo con Financiamiento Externo
Los procesos de compras y contrataciones con financiamiento externo se harán de acuerdo a lo
establecido en los Convenios de Crédito o donación correspondiente.
El procedimiento de pagos se detalla a continuación:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Personal del Proyecto realiza el proceso de compra.
Elabora Orden de compra y remite la misma a la Administración del RNP, para el proceso de
exoneración correspondiente.
El RNP realiza el proceso de exoneración y devuelve orden de compra exonerada al personal
administrativo del Proyecto.
El oficial administrativo del proyecto, elabora Autorización de Pago, con un número cronológico
del proyecto.
El oficial administrativo del proyecto remite la Autorización de pago, con toda la documentación
de soporte correspondiente, para firma del Administrador del RNP.
La administración del Registro revisa el control de calidad del proceso (si toda la documentación
es completa).
El Administrador del RNP firma autorización de pago
Proceso se remite a contabilidad
Contabilidad a Pagaduría
Pagaduría emite cheque o transferencia correspondiente.
57
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y
CONTRATACIONES
58
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO IV
4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
La Unidad de compras estará bajo la jurisdicción del Administrador General.
4.1 Funciones de la Unidad de Compras:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Realizar las operaciones relacionadas con la adquisición de bienes y contratación de servicios
necesarios para la ejecución del presupuesto de acuerdo a la normativa aplicable.
Preparar el Plan Anual de Compras y Contrataciones.
Coordinar y/o preparar los documentos de los procesos de adquisiciones licitación y concursos, de
acuerdo al PAC, de las actividades de su competencia.
Preparar los avisos para licitaciones y concursos nacionales e internacionales y las invitaciones para
cotizaciones.
Coordinar los eventos para la apertura de ofertas y preparar una acta de cada uno de ellos;
Preparar las comunicaciones solicitando la designación de los miembros de los comités para la
evaluación de las ofertas y responsabilizarse porque la evaluación de las ofertas se efectúen en
estricto cumplimiento con los criterios señalados en los pliegos de licitación;
Mantener un archivo separado para cada proceso, el cual deberá contener todos los documentos
referentes al mismo. Incluyendo, invitaciones a presentación de ofertas, pliegos de licitación o
pedidos de propuesta, enmiendas a los pliegos, , ofertas recibidas, actas de apertura de las ofertas,
informes de evaluación de las ofertas, actas de negociación, comunicaciones cruzadas con los
licitantes y contratistas, Contrato, reclamos presentados sobre los procesos de contratación;
Presentar informes trimestrales sobre el avance de ejecución de los procesos de contrataciones;
Otras funciones pertinentes que se le asignen.
4.2 Aspectos relacionados con la Unidad de Adquisiciones
4.2.1 Lista Corta
Los siguientes parámetros serán utilizados para la elaboración de la lista corta:
La lista corta deberá estar conformada de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado tanto para firmas como para personas.
4.2.2 Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas
El procedimiento de Apertura de Propuestas de acuerdo al Método de Selección que se aplique, inicia
con la recepción de la documentación de conformidad a las fechas establecidas, elaborándose un acta de
recepción de ofertas y apertura de oferta técnica, posteriormente se prepara el informe de evaluación
de estas, mientras que las ofertas económicas pasan a custodia de la unidad de adquisiciones.
59
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Los sobres con las ofertas económicas son abiertos hasta que el Informe de Evaluación Técnica haya sido
aprobado por la Comisión Evaluadora. Los procedimientos de apertura y evaluación de las ofertas están
regulados en la sección “Instrucciones a los licitantes” de los respectivos documentos de propuestas
que se utilizaran para la selección de cada firma consultora.
4.2.3 Adjudicación, negociación y registro de Contratos
Las adjudicaciones y negociaciones de los contratos se harán conforme a las previsiones contenidas en el
Pedido de Propuestas el cual contiene las instrucciones para este proceso.
4.2.4 Llamado a Licitación
El llamado a licitación debe efectuarse con antelación suficiente, para que los posibles licitantes puedan
obtener los documentos de precalificación o licitación y preparar y presentar sus ofertas. En el llamado a
presentar oferta se debe hacer constar la intención del beneficiario de celebrar un contrato para el
suministro de bienes y servicios, indicar la fuente de financiamiento, la fecha, hora, la dirección para la
presentación de las propuestas, la descripción de los servicios o equipos a suministrar, las calificaciones
mínimas requeridas. También se debe indicar si los licitantes tienen que presentar garantía de
mantenimiento de la oferta y el monto de la misma. .
4.2.5 Negociación y Adjudicación
El proceso de negociación y adjudicación se rigen de acuerdo a la Normas aplicables al proceso.
Las negociaciones son realizadas por la parte administrativa del RNP.
4.2.6 Recepción de Productos
Proveeduría debe elaborar un acta de recepción a satisfacción de los bienes adquiridos y/o de las obras
ejecutadas, conforme a los canales internos acordados, de conformidad al contrato, y registrarlo con la
Unidad de Bienes Nacionales respectiva. Remitiendo a la administración general los documentos
pertinentes, para efectos de los pagos, registro y custodia de expedientes de los contratitas y
proveedores.
4.2.7 Conformación de la Comisión Evaluadora
Las Disposiciones Generales del Presupuesto establecen los techos para los procesos de adquisiciones y
contrataciones, para los efectos de procesos que deben ser sometidos a la comisión de evaluación la
Administración del Registro a través de la Unidad de Compras convocara al Comité Evaluador de ofertas
el cual estará conformado al menos por los siguientes miembros.
El Sub Director Administrativo, en calidad de Coordinador del Comité
El administrador General o un representa que el Delegue.
El Pagador Especial, o un representante que él Delegue
Un representante de Auditoría interna
Un representante de la Unidad de compras (elabora Acta y no tienen voto).
60
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
El Comité no está autorizado a modificar, enmendar, o alterar las especificaciones técnicas y/o Términos
de Referencia en vista de que los consultores y proveedores preparan sus propuestas basados en los
Términos de Referencia incluidos en los Pedidos de Propuestas y especificaciones técnicas incluidas en
los Pliegos de Licitación.
La opinión de los miembros del Comité de Evaluación debe de ser objetivos y basados en su criterio
técnico profesional. El comité debe velar que estrictamente se cumpla con los procedimientos y criterios
de evaluación indicados en los Pliegos y Pedido de Propuestas; capaces de detallar un razonamiento
adecuado en cada evaluación.
Los Miembros del Comité de Evaluación deben mostrar los más altos estándares de integridad. Ellos
deben excluirse de cualquier afiliación y asociación con los licitantes o las firmas de la lista corta,
incluyendo empleados, consultores, familiares o con afiliación en negocios y política. En caso de no
cumplir estos estándares se debería de descalificar la incorporación del miembro del Comité de
Evaluación.
Declaración de posibles impedimentos. Todos los candidatos deben de declarar de antemano posibles
impedimentos relacionados con conflicto de interés que pueda afectar la objetividad.
En el evento de que contra algún miembro del comité de evaluación exista la percepción del conflicto de
interés, el miembro, de no separarse del cargo, deberá justificar que esa percepción de conflicto de
interés no influenciara en su evaluación. Todos los miembros del comité de evaluación deberían de
firmar un acuerdo escrito para cumplir con las restricciones de las transacciones con los consultores
invitados para asegurar su credibilidad del proceso de evaluación y mantener la confianza con el
prestatario.
Confidencialidad del proceso de Evaluación. Los miembros del comité de evaluación deben de asegurar
que el proceso de evaluación es confidencial.
4.2.8 Evaluación de las ofertas – Documentos necesarios
La Comisión de Evaluación recibe de la unidad de compras, previo al proceso de revisión y evaluación de
ofertas técnicas, toda la documentación necesaria para proceder a la evaluación de las ofertas, como los
Pedidos de Propuestas y/o Documentos de Licitación, las ofertas, las adendas y aclaraciones a los
pedidos de propuestas si las hubiera.
Adjudicación de Ofertas
La adjudicación del proceso en una licitación es responsabilidad del Directorio del RNP, ellos adjudican el
proceso y firman los contratos.
4.2.9 Recursos de Revisión (Inconformidades)
En cuanto a las inconformidades es preciso aclarar que si la misma amerita una reunión del equipo que
conforma la Comisión de Evaluación, esta se llevara a cabo, y el resultado de la deliberación, se
canalizara a través del Sub Director Administrativo para que se le haga llegar a la empresa y/o firma que
tenia la consulta.
61
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.2.10 Archivos Documentales
La Unidad de compras es responsable de mantener en archivo toda la documentación del proceso de
compra y o adquisición.
4.2.11 Inconformidades y Disputas
Las inconformidades y disputas que se presentan durante y posteriormente al proceso en cuestión, serán
manejadas bajo la responsabilidad primaria de la Unidad de compras.
El proveedor de Bienes y Servicios, contratista, consultor o firma consultora que presente una
inconformidad o disputa en alguno de los procesos, siempre deberá recibir una respuesta de la Unidad
de compras.
4.3 Códigos de Ética y Medidas de Prevención de Fraude y Corrupción
Institucionales
Se aplicaran las medidas de los Códigos de Ética de los Funcionarios Públicos vigentes y estarán a la
disposición de todos los funcionarios involucrados en este manual. Todo el personal involucrado en el
manual deberá estar familiarizado con el Código de ética de los funcionarios públicos.
Se aplicaran aquellas medidas de uso común que se detallan en la Ley de Contratación del Estado
(Sección II Articulo 15 y 16), enfocadas a la prevención de fraude, corrupción, conflicto de interés y otros
relacionados.
4.4 Montos y Modalidades de contratación y/o adquisición
Para las compras y contrataciones con fondos del Estado de Honduras, se utilizará la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento.
El método de contratación se define en relación al monto estimado del proceso. Para este hecho la Ley
establece las siguientes modalidades de compras y o contrataciones.
1.
2.
3.
4.
5.
Comparación de Precios
Contratación Directa
Licitación Privada
Licitación Pública Nacional
Licitación pública Internacional
Para determinar que método de contratación se usará en un proceso, en el Reglamento de la Ley se
Establece en el Capítulo IV, Artículo 158 que los montos serán establecidos año con año en las
Disposiciones Generales del Presupuesto, por esta razón estos techos no se citan en este manual, ya que
cambian año con año.
62
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.5 Flujograma Adquisición de Bienes. Licitación Pública Internacional
Flujo grama No. 10
63
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.6 Flujograma Adquisición de Bienes Licitación Pública Nacional
Flujo grama No. 11
64
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.7 Flujograma Adquisición de Bienes para Licitación privada
Flujo grama No.12
65
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.8 Flujograma de procesos de compras por Comparación de precios
Flujo grama No. 13
66
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.9 Flujograma Selección de Consultores Individuales (Nacionales o Internacionales)
Flujo grama No. 14
67
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4.10 Contratación Directa
Según el artículo 63 de la Ley de Contrataciones del Estado, la contratación directa podrá realizarse en
los casos siguientes:
• Cuando tenga por objeto proveer a las necesidades ocasionadas por una situación de
emergencia al amparo de lo establecido en el Artículo 9 de la Ley;
• Cuando se trate de la adquisición de repuestos u otros bienes y servicios especializados cuya
fabricación o venta sea exclusiva de quienes tengan patente o marca de fábrica registrada,
siempre que no hubieren sustitutos convenientes;
• Cuando se trate de obras, suministros o servicios de consultoría, cuyo valor no exceda de los
montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos de la República, de conformidad con el Artículo 38 de la Ley, en cuyo caso podrán
solicitarse cotizaciones a posibles oferentes sin las formalidades de la licitación privada
• Cuando las circunstancias exijan que las operaciones del Gobierno se mantengan secretas;
• Cuando se trate de la acuñación de moneda y la impresión de papel moneda;
• Cuando se trate de trabajos científicos, técnicos o artísticos especializados; y,
• Cuando se hubiere programado un estudio o diseño por etapas, en cuyo caso se podrán
contratar las que Faltar en con el mismo consultor que hubiere realizado las anteriores en forma
satisfactoria.
Para llevar a cabo la Contratación Directa en los casos que anteceden, requerirá autorización del
Presidente de la República cuando se trate de contratos de la Administración Pública Centralizada, o del
órgano de dirección superior, cuando se trate de Contratos de la Administración Descentralizada o de los
demás organismos públicos a que se refiere el Artículo 1 de la Ley, debiendo emitirse Acuerdo
expresando detalladamente sus motivos.
68
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
69
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO V
5 PROCEDIMIENTOS CONTABLES
5.1 Políticas Contables
El modelo de Contabilidad propuesto en este manual, para el control de la Gestión Financiera del
Registro Nacional de las Personas tiene las siguientes características
A. Es aplicable a todos los niveles que conformen la estructura organizativa del RNP
B. Se manejará aplicando el método de partida doble.
C. Permite integrar las operaciones en los procesos de Presupuesto, Tesorería, Bienes Muebles
e Inmuebles, Almacén.
D. Permite generar información individual en cada proceso y por los diferentes Niveles y tipo.
ƒ
Tipo y Naturaleza
ƒ
Por clasificador presupuestario
ƒ
Por País Financiero
ƒ
Por Organismo Financiero
ƒ
Por Centro de Costo
ƒ
Por Componente
ƒ
Por Actividad, etc.
5.1.1 Control de Calidad del Proceso Contable
El control de calidad es un concepto que incluye la independencia de la Unidad de Contabilidad con
respecto a las otras oficinas que integran la estructura organizacional. Para implantar el control de
calidad, debe considerar los siguientes elementos:
a)
Establecer políticas y procedimientos que den una seguridad que las Unidades de
Contabilidad, para que el personal mantengan cierta independencia con respecto a las
otras oficinas.
b)
Asegurarse que las personas que se contraten para el trabajo contable posean las
características necesarias que le permitan ejecutar su labor competentemente.
c)
Establecer un plan de capacitación profesional.
d)
Establecer un sistema de promoción del personal contable.
e)
Establecer un sistema de planeación, ejecución y supervisión del trabajo contable en
todas sus etapas, para comprobar que el manual contable se aplica consistentemente.
f)
Poner en práctica un procedimiento para comprobar que los elementos establecidos
70
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
para mantener el control de calidad, se están cumpliendo.
g)
Dotar de recursos materiales y tecnológicos que requiera la unidad de contabilidad.
h)
Propiciar un adecuado ambiente de trabajo requerido para el funcionamiento de las
unidades de contabilidad.
j)
Brindar la información contable a los entes contralores del Estado.
k) Las demás que sean necesarias para una eficiente labor de las unidades de contabilidad.
5.1.2 Normas Contables
a. Método de Contabilidad
El método de Contabilidad adoptado por el Registro Nacional de las Personas será de
“Devengado”, mediante el cual los ingresos se reconocerán cuando se reciben en dinero o
especies y los gastos cuando se devenguen (comprometen).
En el caso de proyectos financiados por organismos Internacionales de crédito, el método que
se adoptara será el establecido en los convenios de préstamo / donaciones suscrito con las
fuentes financieras.
b. Registro Contable
El registro Contable de las operaciones financieras se hará mediante el sistema de partida doble
el cual se fundamenta en que no existe deudor sin acreedor. Como consecuencia de lo anterior
el valor que se debite a una o varias cuentas debe ser igual a la que se abone u otras
relacionadas con el mismo hecho contable.
c. Expresión de los Estados Financieros y Registros Contables
Los Estados Financieros que se preparan, serán expresados en Lempiras o en otra moneda de
acuerdo a la tasa cambiaria establecida por el Banco Central de Honduras cuando las
circunstancias lo requieran.
d. Periodo Contable
El período contable será del 1 de enero y finalizará el 31 de diciembre.
5.1.3 Políticas Contables Adoptadas
a. Ingresos por intereses bancarios
Los ingresos que se generen en las diferentes cuentas bancarias se reconocen como Producto
Financiero cuando se cobran o se acrediten a la cuenta bancaria.
b. Transferencias fondos nacionales
Las transferencias con cargo al presupuesto que se reciben de la SEFIN se contabilizarán cuando
se reciba el efectivo y se tenga disponible para efectuar pagos a terceros.
71
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
c. Propiedades, vehículos, equipo, etc. Nuevo.
El costo de las propiedades, vehículos, equipo, maquinaria, etc. nuevo serán valuados al costo de
adquisición. Las reparaciones que sean iguales o mayores al 20% siempre y cuando aumentan la
vida útil de estos bienes serán capitalizados.
d. Propiedades, vehículos, equipo, etc. En uso
Las propiedades, vehículos, equipo, etc., en uso y cuya legalización, identificación y registro está
en proceso serán valuados de acuerdo a lo convenido con la Contaduría General de la República.
e. Inventario de materiales, suministros, repuestos, etc.
Los inventarios de material, suministros, repuestos, combustibles se valuarán mediante el
método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
f.
Contribuciones y donaciones
Las contribuciones y donaciones recibidas de terceros en bienes o efectivo, se contabilizarán en
el patrimonio cuando sean utilizadas para financiar un programa o proyecto de inversión. En el
caso que su destino sea para financiar gastos corrientes se registrarán como resultados del
período (Se liquidará como Cuenta de Gastos al final del período).
g. Cuentas en moneda extranjera
Las cuentas en moneda extranjera se expresarán en lempiras al cambio autorizado por el Banco
Central de Honduras.
h. Gastos de viaje y viáticos
Los pagos que se tramiten en concepto de gastos de viaje y viáticos, se contabilizarán
doblemente como cuentas de orden, se descargarán hasta que hayan sido documentados por los
interesados, para efectos del control del presupuesto como ejecución y por el desembolso
efectuado.
i.
Depreciaciones y amortizaciones
Las depreciaciones de las propiedades, equipo, maquinaria, etc. se harán de acuerdo a las
políticas, normas y métodos aprobados por la Contaduría General de la República.
5.2 Registros Contables y de Soporte Administrativo
5.2.1 Tipos de Registro
Para el manejo y control contable de las operaciones se llevarán registros propiamente contables y
registros auxiliares administrativos que controlan la gestión operativa. Estos registros se clasifican de la
siguiente manera:
72
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Registros auxiliares
Nombre del registro
Registro de Activo Fijo
Registro de Tesorería
Registro de Almacén
Registro de Recursos Humanos
Registros de Contrataciones y Adquisiciones
Registro de presupuesto
Registro de facturación de servicios del RNP
Facturación de servicios administrativos
Registros para el manejo de tiendas incluyendo:
Inventarios
Facturación
Compras
Ventas
Corte de operaciones
Arqueo
7. Registro de cuentas por Cobrar
8. Registro de cuentas por pagar
5.2.2 Manejo de los Registros Contables y Registros Administrativos
Para el uso de los registros contables propuestos en este documento y de los registros administrativos,
se ha considerado que estos se podrán manejar manualmente o en forma mecanizada mediante la
aplicación de módulos que funcionarán en línea integrados con el módulo de contabilidad. Esto no
quiere decir que el modelo que se plantea en este capítulo y el resto del manual no pueda funcionar sin
la aplicación de módulos los que funcionarán en forma coordinada con el módulo de contabilidad.
73
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Registros Contables
Nombre del registro
Libro Diario de operaciones
Libro mayor
Balanza de comprobación
5.2.3 Catalogo de cuentas
El catálogo de cuentas que se usará en el RNP es el catalogo oficial del SIAFI y de toda la administración
gubernamental.
5.2.4 Proceso de Operaciones de Diario
Flujo grama No. 15
74
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.2.5 Archivos de partidas contables
Registrada la partida contable se hará el archivo correlativo del documento que generó la transacción,
este archivo soportará el Registro Diario. Para garantizar confiabilidad y consistencia en este método, no
se hará ningún registro contable si no se tiene un documento que soporte y evidencie la transacción,
procesada la partida de Diario se deberá imprimir en la computadora, posteriormente será archivada
junto a los documentos de soporte.
5.2.6 Libro Mayor
La mayorización y clasificación de todas las transacciones operadas serán realizadas por el módulo
contable, por lo que si en determinada fecha se requiere conocer una información de cómo se
encuentra integrada una cuenta específica, se puede recurrir a la consulta por pantalla o si se requiere
escrita puede solicitarse una impresión. Mensualmente, al finalizar el proceso contable, se debe
imprimir el movimiento diario y mayor de todas las cuentas, este documento será guardado en forma
cronológica en el nivel donde es ejecutada la operación contable.
5.2.7 Estados Financieros
El propósito principal de dichos informes, es el de mostrar en forma resumida, la historia económica del
Registro Nacional de las Personas, mediante los Estados Financieros anuales como ser; Estado de
Situación o Balance General, Estado de Ingresos y Gastos, Estado de Ejecución Presupuestaria, Estado de
Flujo de Efectivo y Estado de Patrimonio entre otros.
5.2.8 Estructura de los Estados Financieros
75
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
ƒ
EJEMPLO REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS
NOMBRE BANCO: ______________________________ No. CUENTA: _________
A nombre de : _______________________________________________________
FECHA
BENEFICIARIO
NUMERO
CONCEPTO
DEBE
HABER
SALDO
CHEQUE
76
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
ƒ
Ejemplo de Conciliación Bancaria
EJEMPLO CONCILIACIÓN BANCARIA
Cuenta No.________________________________
Banco:____________________________________
A nombre de:______________________________
Al mes de:_____________________de:_________
Monto en L
SALDO SEGUN EXTRACTO BANCARIO:
SUB-TOTAL.........................
MENOS CHEQUES QUE EL BANCO NO HA PAGADO:
TOTAL …………………..
SALDO SEGUN LIBROS:
Detalle de cheques librados que el banco no ha pagado
No. CHEQUE
FECHA
_________________
BENEFICIARIO
_____________________
VALOR
_____________________
77
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
ƒ
Estado de ejecución presupuestaria formulario
ƒ
Notas a los Estados Financieros véase ejemplo en el formulario.
5.2.9 Proceso Contable
5.3 Descripción de las Cuentas por Fuentes de Financiamiento
5.3.1 Fuentes de Financiamiento Interno
Las Fuentes financieras internas se clasifican de la siguiente forma:
Tesoro Nacional
Financiamiento que tiene origen, en gravámenes impositivos fijados unilateralmente por el Estado
Nacional, en los recursos no tributarios con el objeto de financiar sus gastos sin asignación
predeterminada.
78
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Recursos Propios
Ingresos recaudados por los Organismos descentralizados no empresariales y Empresas y
Sociedades del Estado y que provienen de la venta de bienes, servicios, de la renta de la
propiedad, venta de activos, el cobro de tasas, derechos, regalías y fondos que se originan como
variaciones de los distintos tipos de activos financieros.
Cuando organismos de la Administración central realicen actividades de venta de bienes o
servicios, sus ingresos se incluirán en esta fuente.
Crédito Interno
Fuentes financieras que provienen de los usos del crédito, pueden adoptar la forma de títulos de
deuda y obtención de préstamos realizados en el mercado interno.
Donaciones Internas
Incluye las donaciones de fondos provenientes de personas y/o instituciones que desarrollan sus
actividades en el territorio nacional.
5.3.2 Fuentes de Financiamiento Externo
Crédito Externo
Recursos provenientes de créditos otorgados por gobiernos extranjeros, organismos
internacionales y entidades financieras internacionales.
Donaciones Externas
Comprende los recursos que tienen su origen en donaciones de gobiernos extranjero y organismos
internacionales destinados a la formación de capital. ò para financiar gastos de operación o
consumo.
5.3.3 Clasificador de Organismos Financieros
El clasificador de organismos financieros permite identificar el organismo emisor de los fondos
provenientes de financiamiento interno o externo, desde el punto de vista de los ingresos
percibidos por operaciones de crédito público, como los egresos realizados con dichos fondos.
Este clasificador es de uso interno del sistema, se utiliza en forma complementaria al clasificador
por fuentes de financiamiento, especificando a mayor nivel cual es el organismo que financia las
erogaciones realizadas. El detalle del clasificador está disponible en el manual de SIAFI.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.3.4 Ejemplo Balanza de Comprobación
Corresponde a: _____________________________________________________
Periodo: __________________________________________________________
Código _________________________________________________________
Código
cuenta
mayor
Nombre de la cuenta
Saldo
anterior
Movimientos del mes
Debe
Saldo actual
Haber
Totales
_____________
______________
Elaborado por
Revisado por
________________
Registrada por
80
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.3.5 Ejemplo Asiento de Diario (Libro Diario)
CÒDIGO
FECHA
CUENTA
DESCRIPCION
PARCIAL
DEBE
HABER
BALANCE DE PARTIDA
________________________
ELABORO
_____________________
APROBO
81
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.3.6 Ejemplo movimiento de cuenta (Libro Mayor)
NOMBRE DE LA CUENTA: _______________________________________
CODIGO CONTABLE: ____________________________________________
NUMERO
FECHA
DESCRIPCION
PARTIDA
DEBE
HABER
SALDO
82
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.4 Factores a Considerar en la Información Financiera
Los responsables de los procesos contables deben garantizar a los usuarios que los Estados
Financieros contienen información fidedigna y confiable. Para lograr esta confianza deberán ajustarse
a los siguientes factores que regulan el proceso de información financiera. Estos factores o
estándares informativos que detallaremos a continuación están amparados por la opinión de los
auditores.
5.4.1 Principios de contabilidad generalmente aceptados.
Los informes financieros deben prepararse de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados. Esto no significa que el RNP no pueda implementar un método o sistema mejor de
contabilidad dentro de los límites fijados por los principios contables. Si se hace un cambio habrá que
revelar la índole del mismo y el impacto en los Estados Financieros, además deberá suministrarse
información suficiente para que los usuarios puedan cotejar los saldos de las cuentas afectadas antes
y después del cambio efectuado.
Información Completa
Los informes financieros deben cubrir la totalidad de las operaciones realizadas por ésta durante el
período contable fijado. Estas operaciones deberán registrarse de conformidad con los principios y
políticas contables que se incluyen en este manual.
Claridad en la Información
Los términos empleados para la presentación de los estados financieros así como de sus anexos,
deben ser claros. Para ello habrá que evitar la excesiva brevedad o demasiado detalle.
Oportunidad de la Información
Los informes financieros que se elaboren, deben estar disponibles a la brevedad suficiente para que
sean útiles en la toma de decisiones de la dirección, administración y diferentes usuarios. En cada
nivel se procurara que estos se preparen en forma mensual a más tardar el 10 del siguiente mes.
Relación Unidad de Bienes y Contabilidad
Existe en el Organigrama de Contabilidad una línea de relación con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendrá las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:
ƒ
ƒ
Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice.
Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status, ubicación entre otros, de
los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP.
83
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
5.4.2 Catálogos de Cuenta
El catalogo de cuentas será el Plan Único de cuentas contables aprobado para el Sector
Gubernamental. Dicho catalogo se desglosa en el Manual Contable del SIAFI, en la página web de
la Secretaria de Finanzas www.sefin.gob.hn.
84
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6. PROCEDIMIENTOS EN LA
PAGADURIA ESPECIAL
85
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO VI
6 PROCEDIMIENTOS EN LA PAGADURIA ESPECIAL
6.1 Políticas y normas para uso de la Pagaduría.
Para garantizar que los fondos que se administran en los diferentes niveles del Registro Nacional
de las Personas, sean manejados en forma transparente y oportuna se deberán respetar las
siguientes políticas.
6.1.1 Políticas Sobre Ingresos
Apertura de Cuenta Bancaria.
El RNP deberá abrir y mantener una sola cuenta bancaria a nombre de la Unidad ejecutora
(Registro Nacional de las Personas) en el Banco Central de Honduras; y a nombre de los Proyectos
cuando se trate de fondos Externos, de acuerdo a las necesidades de los cooperantes las cuales
serán manejadas mediante la autorización de firmas mancomunadas.
La cuenta operativa a nombre del Registro Nacional de las Personas, en el Banco Central se
alimentará con fondos de la Tesorería General de la República mediante transferencias vía F-01
con imputación presupuestaria.
En caso de remanente en la cuenta de Banco Central, de los fondos solicitados vía F-01, estos
podrán ser utilizados bajo los siguientes criterios:
Los fondos remanentes en los grupos 200 y 300 podrán utilizarse para pago de otras
actividades dentro de los mismos grupos, siempre y cuando se haga la f-07 de reversión a
la f-01 original (con la que se solicitaron los fondos a la Tesorería General), y se cargue la
nueva f-01 con la nueva imputación correspondiente.
Los fondos remanentes en los grupos 100 y 400 podrán utilizarse al finalizar el año para
actividades consideradas de suma importancia para el RNP, y que no cuenten con
presupuesto para el ejercicio fiscal correspondiente. Para ello se deberán hacer las f-07 de
reversión correspondiente.
Recepción del Efectivo.
Como lo establece el Artículo 49 de la Ley de Fortalecimiento de los Ingresos, Equidad Social y
Racionalización del Gasto Público, aprobado mediante Decreto Legislativo No. 17_2010, el
Registro Nacional de las Personas está autorizado a cobrar la tarifa de Lps.200.00 en concepto de
pago por emisión, reposición, renovación de documentos dañados o extraviados.
86
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Este pago debe efectuarlo el solicitante o su apoderado legal, en cualquier agencia del Sistema
Bancario Nacional autorizado, mediante recibo Oficial de Pago, TGR-1. Este recibo es emitido por
la Tesorería General de la República, y el pago debe hacerse a nombre del Registro Nacional de las
Personas bajo la partida 12218.
De acuerdo a las Disposiciones Generales del Presupuesto 2010, de todos los Ingresos percibidos a
través de la Tesorería General de la República, el 20% de estos ingresos serán utilizados por la
Tesorera el 80% restante será devuelto al RNP mediante el procedimiento que se explica en los
diagramas siguientes.
Recepción de pagos mediante Cheques
Si el ingreso es a través de Cheque: En el Nivel Central los cheques deben ser emitidos a nombre
de la Pagaduría General de la República.
Políticas Sobre los Egresos
Pagos mediante Cheque
Todo pago que se efectué deberá hacerse por medio de cheques vouchers, se exceptúan de ello
los pagos que se realicen por medio transferencia Bancaria a través de Banco Central o vía SIAFI.
Autorización de Cheques
1. El Pagador Especial tiene potestad para registrar su firma como única firma autorizada
para emisión de cheques con fondos del Estado de Honduras.
2. En el caso del manejo de los fondos de fuentes externas, estas cuentas se manejarán de
acuerdo a lo establecido en los Convenios que la rigen.
3. También se debe registrar la firma del Sub Director Administrativo para la emisión de
cheques, sin embargo esta firma debe ser usada únicamente cuando por razones de fuerza
mayor el pagador no pueda firmar.
Límite de autorización de Cheques
El Pagador Especial no tiene límite para la firma de cheques, en el caso de que otras personas sean
autorizadas para firma, se les aprobará por escrito los límites sobre los valores autorizados.
Emisión de Cheques
Todos los cheques que se emitan, deberán ser nominativos, no deberán emitirse cheques al
portador, y serán impresos en papel de seguridad.
Los cheques deberán ser pre numerados y toda la numeración
correlativa.
será controlada en forma
87
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Anulación de Cheques
El proceso de anulación de cheques se hará mutilando éstos en el espacio de las firmas registradas
y estampándoles la leyenda “ANULADO” ya sea utilizando un sello o un lápiz tinta. Seguidamente
se procederá a realizar las operaciones contables respectivas.
Cheques no reclamados
Aquellos cheques que no sean reclamados en el período de 3 meses serán anulados teniendo el
cuidado de hacer la reversión contable.
Custodia Cheques en Blanco
Todos los talonarios de cheques en blanco serán guardados en caja fuerte o en un lugar bajo llave
con la supervisión y responsabilidad del Pagador.
6.1.2 Procedimiento para administración de TGR para registro de Ingresos
Flujo grama No. 16
88
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.3 Formato de entrega de TGR a nivel nacional.
QUEDAN
El Suscrito Registrador Civil Municipal de_________________________ departamento
de______________ por medio de la presente HACE CONSTAR; que quedan bajo su responsabilidad y
para efectos de control interno, _____________ talonarios de 50 formatos TGR-1 para la
recuperación de L. 200.00 cada formato, haciendo un total equivalente a L._____________ para
cobros de reposición de tarjetas de identidad como del resto de los documentos administrativos
comprendidos en la autorización del Directorio en Decreto Legislativo No. 17-2010 y e acuerdo a
solicitudes presentadas por los interesados conforme la siguiente numeración:
DEL NUMERO
AL NUMERO
DEL NUMERO
AL NUMERO
Estos formatos serán liquidados mediante informes de las reposiciones solicitadas que emita este
Registro y que son objeto de cobro legalmente establecidas.
En fe de lo anterior firmamos en la ciudad de____________________, departamento de
__________________ a los ______ días del mes de _______ del año 20__.
RECIBIO
__________________
Firma y sello Registrador Civil Municipal
ENTREGADOS POR:
POR: PAGADURIA ESPECIAL
POR: AUDITORIA INTERNA
____________________________
Nombre
___________________________
Nombre
89
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.4 Aspectos a Considerar para capacitar a los Registradores Municipales
Paso No. 1. Verificar el nombre del Ciudadano y demás datos que estén en el sistema cuando el
proceso es mecanizado.
Paso No. 2: Llenado del Formulario (a. Nombre Completo; b. No. De Identidad; c. Rubro del RNP
(12218) en la TGR 1; d. Valor, Fecha, y firma del solicitante.
Paso No. 3. Pague en el Banco; regrese al RNP con la copia Azul sellada por el Banco.
Paso No. 4. El empleado del RNP, se quedará con la copia azul y la hará llegar a pagaduría de esta
institución en los primeros 5 días del mes siguiente al corte, en el formato de reporte.
6.1.5 Formato de reporte diario de Ingresos por Servicios
REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS
REPORTE DIARIO DE INGRESOS POR XXXXXXXXXXXXXXXX
No. Fecha Solic.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Nombre
No. Identidad
Banco
No. TGR-1
Valor
Fecha
TOTAL
Realizado Por:_____________________________
90
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.6 Informe de Ingresos
-Debe ser elaborado por tarde el 09 de mes siguiente al mes reportado
-Debe incluir un resumen narrativo del informe
-Un cuadro de ingresos por municipio
-Reporte de Ingresos del Mes
-Nota de remisión dirigida al Director con copia a las instancias administrativas respectivas.
6.1.7 Formato de Reporte de Ingresos Propios por mes
REPORTE DE INGRESOS PROPIOS MES DE XXXX
Código
Municipa
l
Cantidades
Reposiciones
TGR-1
Identidades
Descripción
Valores en
L.
Certificaciones y
Constancias
Valor
en L.
Varias
TOTALES
91
Total
en L.
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.8 Procedimiento para Registro de Ingresos en el Presupuesto del RNP
Flujo grama No. 17
92
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.9 Devoluciones de Efectivo
Las devoluciones de dinero en efectivo pueden realizarse por concepto de liquidaciones de viáticos,
errores o/u omisiones etc, en este proceso se debe considerar.
-Las devoluciones deben realizarse a la cuenta operativa del Banco Central de Honduras a nombre del
RNP.
-En las liquidaciones de viáticos, o anticipos para eventos o similares, en la liquidación se debe
adjuntar copia del depósito realizado.
-Al menos cada 3 meses el Pagador debe hacer un informe de la disponibilidad de efectivo por este
concepto.
-Este informe debe presentarse a la Comisión de Evaluación de Compras, quienes mediante Acta
deberán decidir los rubros a financiar con esta disponibilidad.
-Se deberá realizar la F-07 de reversión de presupuesto indicando la disminución en la F-01 original
del monto no usado.
93
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.10 Ejemplo Control de Cheques en Transito
Número de Cuenta: ______________________________________________________
A nombre de : __________________________________________________________
Nombre del Banco: ______________________________________________________
Corresponde al mes de: _______________________ Año ____________
Numero
Fecha
Cheque
Cheque
Beneficiario
Valor
TOTAL
94
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.11 Ejemplo de Nota anulación de cheque
Lugar y Fecha: ______________________
Señor
Presente
Por este medio solicito su autorización para proceder a la anulación de los siguientes cheques:
No.
FECHA
VALOR
BENEFICIARIO
_____________________________________________________________________
Se solicita la anulación de estos cheques por los siguientes motivos:
_________________________
SOLICITADO POR
____________________
AUTORIZADO POR
Original: Contabilidad (partida contable)
Copia: Arch.
95
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
6.1.12 Funciones del Personal de Pagaduría
Funciones del Jefe de Egresos y Remisión de Transferencias
1. Recibir de recepción y Distribución de Documentos las Transferencias Bancarias para
autorización previa a la firma del Pagador Especial.
2. Recibir de la Unidad de recepción de documentos, las F01 conciliadas, para elaborar las
transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada operación.
3. Recibir de todas las unidades bajo su responsabilidad el reporte mensual, de las
actividades, para la evaluación del POA.
4. Mantener la información actualizada para evacuar cualquier consulta o requerimiento de
los entes contralores del Estado.
5. Recibir de recepción y Distribución de Documentos las Transferencias Bancarias para
autorización previa firma del Pagador Especial
6. Conciliar el saldo de cuenta en los bancos, lo mismo que el saldo de fondos especiales
7. Conciliar fondos de cooperantes.
Recepción y Distribución de documentos
1. Recibir del Departamento de Contabilidad las F01, con su respectivo respaldo
documentario.
2. En el caso de los proyectos de cooperantes se recibirán autorizaciones de pago que
deberán venir autorizadas por el funcionario respectivo.
3. Revisar en el SIAFI, si los fondos solicitados a la TGR ya fueron conciliadas en el Banco
Central, posteriormente remitir esta F01, a los oficiales de cheques cuando así
corresponda y en su caso al jefe de egresos para la elaboración de la transferencia al
beneficiario, o a la cuenta de planillas de Banco de Occidente o a la institución financiera
que este manejando el pago de planillas.
4. Descargo de los pagos colaterales de planillas de sueldo (INJUPEM, IHSS, Cooperativas,
etc).
5. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realicen, remitirlas al jefe de Egresos
para la evaluación del POA.
6. Elaborar las Transferencias a los beneficiarios de acuerdo a la naturaleza de cada
operación.
7. Remitir en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes
Inmuebles, sobre Servicios Profesionales, Impuestos sobre la Renta, vecinales guardando
el registro de respaldo.
Oficial de Cheques
1. Recibir de recepción y distribución de documentos las autorizaciones de pago que
correspondan a proyectos de cooperantes y F01, cuando sean generadas por el
presupuesto ordinario del RNP, para la elaboración de los cheques.
2. Llevar un correlativo de la numeración de los cheques elaborados.
3. Elaborar las autorizaciones de pago que correspondan al Directorio en Pleno.
96
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
4. Remitir al encargado de digitación de documentos el Voucher, con su respaldo para
grabación en el programa respectivo.
5. Elaborar reporte mensual de las operaciones que se realice, remitirlas al jefe de egresos
para evaluación del POA.
Oficiales de Cuentas
6. Revisión de los documentos de respaldo en las órdenes de pago que ingresan al
Departamento para su respectiva revisión.
7. La documentación consiste en solicitudes diversas, ya sea por pago por anticipos de
decimotercer mes, decimocuarto mes o bonificaciones de vacaciones o derechos
laborarles, compra de equipos, materiales o útiles y contratación de bienes y servicios
8. Si el pago es por servicios profesionales comprobar que el cálculo esta correcto, que se
acompañen por su respectiva autorización. Igual para pagos de colaterales.
9. Revisión del cálculo del impuesto vecinal e impuesto sobre la renta.
10. Si es por servicios públicos y o privados que la orden sea acompañada por toda la
documentación de soporte.
11. Si es por suministros revisar la documentación de soporte respectiva.
12. Rechazar las órdenes de pago que no vengan con el respaldo correcto.
13. Llevar un cuadro de registro de cada orden de pago revisada, detallando la
documentación de soporte.
Responsable servicios públicos y planillas
a)
Pago de Servicios Públicos a nivel nacional por medio de cheques y o transferencias.
1. Descargo de F 01 en Tesorería de las empresas que prestan servicios públicos.
2. Descargo de Impuestos Vecinales, y Sobre la Renta en la Dirección Ejecutiva de Ingresos y
la Alcaldía Municipal del Distrito Central
3. Solicitar en su tiempo y forma las transferencias para descargo de los Impuestos de Bienes
Inmuebles, sobre Servicios Profesionales, Impuestos sobre la Renta, vecinales, guardando
el registro de respaldo
4. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos
Oficial de Cuentas II
5. Recibe las operaciones administrativas que tengan que ser revisadas y validadas.
6. Revisar los cheques emitidos contra las órdenes de pago y matar con el sello de pagado
con cheque y número a todos los comprobantes de soporte que correspondan y remitirlos
al pagador especial para su firma.
7. Revisar todas las transferencias de pago e ir al Banco Central de Honduras para su
ejecución.
8. Revisar las planillas de pago de sueldos y vacaciones al personal del RNP, también las
planillas electrónicas para realizar el respectivo pago o aplicación de crédito en su cuenta
de ahorro en Banco de Occidente en la Agencia Múltiple del Barrio la Granja de
Comayagüela.
9. Evacuar vía teléfono todas las consultas referentes al pago de planillas.
97
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
10. Elaborar reporte mensual de las operaciones y remitirlas al jefe de Egresos.
Responsable de Alquileres
b)
Recibe de la Oficial de cheques o de la recepción y distribución, los cheques o
transferencias para el pago por depósito a la cuenta de los propietarios o representantes
de los locales en alquiler.
11. Conciliar en el sistema SIAFI, lo relacionado a la cuenta alquileres.
12. Mantener al día los pagos de los alquileres a nivel nacional
13. Mantener un archivo por departamento del pago de los alquiles
14. Revisión de los pagos directos de alquileres
15. Actualización de 284 locales a nivel nacional.
Digitación de Documentos
Digitaliza toda la información de pagos que ingresa a la Pagaduría y posteriormente remite
la documentación original al departamento de Contabilidad para su registro y custodia.
Remitir al Jefe de Egresos el archivo semanal de los documentos digitalizados para su
revisión y custodia.
Elaborar reporte mensual de operaciones.
Jefe de Ingresos
Mantener la supervisión estricta del personal a su cargo.
Manejo del inventario de la TGR1 para distribución a los diferentes departamentos del
País.
Elaborar en coordinación con el Departamento de Pagaduría, la ruta de recolección
mensual de TGR1 a nivel nacional.
Elaborar el informe mensual de ingresos por cobro y servicios y remitirlos al jefe de
departamento para elaborar el informe final que se remitirá a los directivos del RNP.
Remitir a la oficina de ingresos de la SEFIN el informe de recaudación final, para la
conciliación y la deducción del correspondiente de la TGR.
Llevar el control y custodia de los talonarios que se remitan a los registradores a nivel
nacional y en las ventanillas del Distrito Central.
Remitir informe de operaciones mensuales al departamento de Egresos para la evasión del
POA.
Sub Jefe de Ingresos
c)
Mantener supervisión estricta del personal a su cargo.
16. Coordinación y supervisión de todas las actividades competentes a las ventanillas de
Registro Civil e identificación.
17. Manejo del inventario necesario y adecuado de los formatos TGR1 para tener abastecidas
las ventanillas.
98
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Ventanillas de Ingresos
Proporcionar al cliente la TGR1 completamente lleno con los datos del servicio solicitado,
los que serán proporcionados por el cliente.
Llenar el libro control de los servicios solicitados por el cliente en forma correlativa del
talonario que se está utilizando.
Ventanillas de Identificación
Verificar en el Sistema si la información solicitada se encuentra en la base de datos
Extender el Recibo de la TGR1, el cual deberá ser pagado en la Institución Bancaria.
Ventanillas de Registro Civil
Extender el Recibo de la TGR1, el cual deberá ser pagado en la Institución Bancaria.
Verificar en el Sistema información referente a los casos de Defunciones, matrimonios y
Solterías
Ventanillas de Autenticas
Revisar los documentos de autenticas, verificando la fecha de los documentos,
defunciones, matrimonios, solterías, literales y copias de folio
Extender el documento autenticado
Hacer corte diario de Ingresos
Oficiales de Ingresos
Manejo del Inventario de los recibos de TGR1 en cuanto a la distribución a nivel nacional
Revisar los ingresos de los recibos a nivel nacional y elabora informe de ingresos generales
Clasifica, coteja e investiga la información de los recibos TGR1
Secretaria
Manejo de la Correspondencia
Apoyo en la elaboración de los informes mensuales a nivel nacional.
Recepción y Distribución de documentos a nivel nacional
Recibe a nivel nacional la Correspondencia
Recibe de los coordinadores de las giras la correspondencia y documentos oficiales y
clasifica y distribuye a los departamentos designados.
Manejo de control interno de la correspondencia recibida y entregada
Informe mensual de actividades realizadas al jefe de Egresos para elaboración del Poa
99
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7. CONTROL DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES
100
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO VII
7. CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
7.1 Políticas sobre administración y control de bienes muebles e inmuebles
La administración de los bienes muebles e inmuebles corresponde al titular de la Gerencia
Administrativa a través del Jefe de Bines Nacionales, o de las dependencias que cumplan esa
función, en los Municipios que hayan adquirido o tengan asignados los bienes.
Para facilitar la administración y control de Bienes Muebles e Inmuebles como ser; Mobiliario y
Equipo de Oficina, Edificios, Terrenos, Vehículos, etc., se deberá cumplir con las siguientes
políticas:
7.1.1 Custodia y Asignación
Los Bienes Inmuebles (edificios, terrenos) serán entregados en custodia a los funcionarios y/o
empleados de cada oficina etc. Los Bienes Muebles (mobiliario, equipo, vehículos), serán
asignados en forma personal a los funcionarios y/o empleados que harán uso de los mismos.
7.1.2 Seguro
Todos los Bienes Muebles e Inmuebles propiedad del RNP, deberán contar con un seguro que los
proteja de cualquier riesgo, y cuyo monto no podrá ser inferior al costo de su reposición. Para
estos efectos deberá tomarse en cuenta las regulaciones presupuestarias emitidas por la
Secretaría de Finanzas.
7.1.3 Mantenimiento
Se deberá contar con contratos de servicios de mantenimiento para todos aquellos bienes que
por su naturaleza necesiten de este servicio (Vehículos, Aire acondicionado, Fotocopiadoras,
Computadoras, etc.) para ello se deberán hacer las provisiones presupuestarias en base a las
políticas definidas por la SEFIN lo cual garantizara su eficiencia y durabilidad.
7.1.4 Bajas y Transferencia de Bienes
Para la baja de Bienes Muebles por extravió, daño, subasta o inservible, se cumplirá con lo
estipulado en la legislación relativa a Bienes Nacionales, la Contaduría General de la Republica y el
Tribunal Superior de Cuentas.
101
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Transferencias
Cuando se realicen transferencias de Bienes entre departamentos y/o oficinas, se cumplirá con lo
estipulado en la legislación relativa a Bienes Nacionales, la Contaduría General de la República y el
Tribunal Superior de Cuentas.
7.1.5 Inventarios Físicos
Cada entidad deberá practicar inventarios físicos cada 12 (doce) meses, realizados por la Sección
de Control de Bienes de la Unidad de Bienes Nacionales, los que serán verificados por la Unidad
de Auditoría Interna de acuerdo a los programas de auditoría que dicha oficina maneje, estos
deberán ser identificados de acuerdo a los códigos de Municipios utilizados, el informe deberá ser
entregado a la Gerencia Administrativa, la Contaduría General de la República y al Tribunal
Superior de Cuentas.
Registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles
Se registraran como bienes muebles e inmuebles aquellos cuyo costo de adquisición sea mayor o
igual a L. 200.00 (Doscientos Lempiras Exactos).
7.1.6 Procedimiento para el registro de Bienes Muebles y/o Inmuebles
Flujo grama No. 18
102
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.1.7 Ejemplo ACTA DE CARGO
En Tegucigalpa, M.D.C., a los____ días del mes de _____del año_____, se HACE CONSTAR que se
ha hecho entrega al señor(a) ____________, Dependencia __________ de los Bienes que a
continuación se detallan:
Revisión inventario
No.
Descripción
Series
Códigos
Valor
Iniciales
Fecha
CERTIFICACION
Yo, ___________________________ declaro haber recibido los artículos arriba descritos tal y
como se indica en este documento, los que utilizare en el desempeño de mi trabajo, por lo que me
hago responsable por la pérdida o deterioro de cualquiera de los artículos debido a negligencia o
descuido de mi parte. En caso de perdida por causa imputable a mi persona autorizo a la oficina de
contabilidad para que deduzcan de mis prestaciones o sueldo pendientes el valor del bien
extraviado.
____________________
RECIBIO
_________________________
ENTREGO FIRMA Y NOMBRE
Original: Bienes
Copia:
Receptor
103
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.1.8 Ejemplo de Control de Mobiliario y Equipo
CODIGO DEL BIEN:__________________ CODIGO GRUPO:________________________________
DESCRIPCION DEL BIEN:
_______________________________________________________________________________
VIDA UTIL:____________ DEPRECIACION MENSUAL:____________ VALOR RESIDUAL:_________
CONTROL Y REGISTRO
CANTIDADES
LEMPIRAS
VALOR EN LIBROS
DEPRECIACION
FECHA DESCRIPCION
ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIA
ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIA
MES
ACUMULADA
104
VALOR
EN
LIBROS
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Formato para CONTROL MANTENIMIENTO DE BIENES
NOMBRE DEL BIEN:_____________________________________________________
CODIGO DEL BIEN: _____________________________________________________
FECHA DE COMPRA: _________________ PROVEEDOR: _____________________
NOMBRE PROVEEDOR SERVICIO PARA MANTENIMIENTO: _______________
TELEFONO Y DIRECCION: _______________________________________________
CONTACTAR A: _________________________________________________________
COSTO DEL MANTENIMIENTO
PAGADO
FECHA
DESCRIPCION DEL SERVICIO
___________________
Recibe
PRESUPUESTADO
MANO
OBRA
DE
REPUESTOS
MATERIALES
Y
COSTO
ACUMULADO
_____________________
Entrega
105
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.1.9 Procedimiento para Descargo de Bienes
Flujo grama No. 19
7.1.10 Formato de Constancia de Descargo de Bienes
CONSTANCIA DE SOLVENCIA DE ACTIVOS FIJOS
Por este medio HAGO CONSTAR: Que el señor: ___________________________________
Quien se ha venido desempeñado como: _______________________________________
En la oficina de: ___________________________________________________________
No tiene pendientes de entrega activos fijos propiedad de la Secretaria de Educación
Para los fines de trámite de prestaciones y sueldos extiendo la presente en ________________ A
los ____________________ días del mes de _________________.
_______________________________________
REPONSABLE DE LA CUSTODIA DE BIENES
________________________
JEFE DE LA OFICINA
__________________________________________
EMPLEADO
Original: Recursos Humanos
Copia: Unidad de Bienes
Copia: Empleado
106
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.1.11 Procedimiento para Matricula de Vehículos
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
a. Elaboración de Inventario de Vehículos (junio)
Jefe Bienes
b. Solicitar Certificación de Vehículos a la Contaduría General de la
República
Administración y
Bienes
c. Emitir Certificación y entregar al RNP
Contaduría G.
d. Solicitar al TSC Certificación de propiedad de los vehículos, remitir
certificación de la Contaduría
Administración
e. Emitir constancia de propiedad de Vehículos
TSC
f.
RNP
Remitir a la DEI toda la información anterior, solicitando visto bueno
para matricula
g. Emite autorización de matricula
DEI
h. Pago de matrícula y entrega de boleta de revisión
RNP
Procedimiento para Control de Bienes Inmuebles
El Departamento Legal debe enviar la Escritura de adquisición del Bien, debidamente
registrada en el Instituto de la Propiedad.
El jefe de Bienes envía original del documento a la Procuraduría General de la República.
El jefe de bienes deberá dejar copia de la Escritura para los Archivos del RNP y enviar copia
a la contaduría General de la República.
7.2 Funciones del Encargado de Bienes
Los Encargados de Bienes tendrán las siguientes funciones:
1. Control absoluto sobre los registros de los bienes propiedad del RNP
2. Inventario actualizado de los bienes propiedad del RNP
3. Archivo de todos los documentos de operación de cargo y descargo
(Altas y bajas), tramitados ante la Contaduría General de la Republica.
4. Control de entregas de bienes a funcionarios y empleados del RNP.
107
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.2.1 Ejemplo para Registro y Control de Terrenos
CODIGO TERRENO: ________________________
CODIGO MUNICIPIO: _______________________
FECHA ADQUISICION: ______________________ FECHA ESCRITURA: ____________________
ESCRITURA NO.:_______________________ FECHA ESCRITURA: ________________________
NOTARIO: ___________________________ INSCRITA EN F__________T_________________
DEL LIBRO DE REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE ______________________________________
EL______________ DE______________DE_________________________________________
DESCRIPCION DEL TERRENO: ____________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
FECHA
CONTROL DEL COSTO
COSTO
ORIGINAL REVALUACION
DESCRIPCION DE LA
OPERACIÓN
_________________________________
Encargado de Bienes
MEJORAS
TRASLADO O
VENTA
COSTO
ACTUAL
_______________________________
Administrador
________________________________
Dpto. Legal
108
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7.2.2 Relación Unidad de Bienes y Contabilidad
Existe en el Organigrama de Contabilidad una línea de relación con la unidad de Bienes. La unidad de
Bienes tendrá las siguientes responsabilidades con respecto a contabilidad:
ƒ
ƒ
Remitir copia a contabilidad de cada Acta de Cargo y Descargo que se realice.
Remitir un informe mensual actualizado a Contabilidad del status, ubicación entre otros, de
los Bienes Muebles e Inmuebles del RNP.
109
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8. PROVEEDURIA
110
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO VIII
8 PROVEEDURIA
8.1
Funciones Generales de Proveeduría
1. Planear y programar, en coordinación con los usuarios, las necesidades previsibles de
materiales y servicios como suministros de oficina, materiales de construcción, materiales
de aseo, formularios, repuestos, servicios varios, inversiones y otros.
2. Mantener un registro actualizado e integral de proveedores tanto nacionales como
extranjeros, en los trámites de adquisición de bienes y servicios.
3. Tramitar las solicitudes de materiales o de servicios, recibidas de las diferentes
dependencias autorizadas de la institución.
4. Supervisar adecuadamente la recepción de los bienes y servicios adquiridos cotejando que
posean las calidades y condiciones especificadas con apoyo de los interesados.
5. Vigilar el cumplimiento exacto de las condiciones estipuladas en las contrataciones y
pedidos.
6. Gestionar las acciones que procedan ante las instancias correspondientes por
incumplimiento de los pedidos o contratos.
7. Establecer y mantener mecanismos de coordinación, para ofrecer información oportuna a
todas las dependencias del RNP sobre los aspectos que en materia de proveeduría
interesen.
8. Mantener y administrar la información del Departamento en todas sus áreas, procurando
una fuente de información veraz y oportuna para todas aquellas dependencias internas
que de alguna forma se encuentren vinculadas en el proceso de contratación.
9. Coordinar con el Almacén Central la gestión de control de existencias, con el propósito de
estandarizarlos y evitar dualidades.
10. Participar como unidades técnicas en las comisiones de adjudicaciones de ofertas en la
adquisición o venta de bienes y servicios, cuando solicitado.
11. Brindar asesoría en la materia bajo su competencia a las dependencias que la requieran.
12. Mantener el registro de proveedores debidamente actualizado.
8.2 Función de recepción y despacho de materiales
1. Llevar en forma ordenada el control de inventario y mercancías, suministros y activos que
se encuentran en bodega y su custodia mediante un sistema de inventario perpetuo y
computarizado.
2. Fijar límites máximos y mínimos para las existencias que deben mantenerse en el Almacén.
3. Establecer los mecanismos de control para la recepción y despacho de materiales y
verificar que los mismos sean recibidos satisfactoriamente
4. Mantener una clasificación específica de los materiales por su valor y rotación
5. Realizar la recepción de materiales y equipo contra la orden de compra.
6. Mantener custodia de las garantías de los equipo a su cargo.
111
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
7. Rendir informes trimestrales de los movimientos de la bodega y el respectivo saldo de
inventario a esa fecha indicando las cantidades a pedir cuando éstos lleguen a su
inventario de seguridad o mínimo que debe existir.
8.3 Funciones de almacén
1. Crear una base de acceso directo a lo existente en la bodega ingresando todo lo que
actualmente existe para mayor control y aprovechamiento de la misma.
2. Crear un reporte de salidas y entradas de material.
3. Crear un reporte de necesidades
4. Crear un reporte por solicitudes por dirección y personales.
5. Incorporar inventarios anteriores
6. Crear un control manual de entradas y salidas de material de forma continua y actualizada
7. Clasificar materiales existentes
8. Verificar compras primordiales
9. Control de inventarios actuales y anteriores
8.4 Políticas sobre manejo de Almacén.
Para facilitar el manejo administrativo de los bienes no duraderos como ser; materiales y útiles de
oficina, material didáctico, repuestos para vehículos etc., se deberá cumplir con las siguientes
políticas y normas:
Manejo de Proveeduría
Para mejorar los servicios y disminuir los costos de operación se mantendrá un solo almacén a
Nivel Central, el cual será dotado de los recursos necesarios para su adecuada operación, por lo
que se deberá garantizar la seguridad de los mismos.
Recepción
Todos los bienes no duraderos adquiridos deberán ser recepcionados por el almacén y en caso
donde no exista físicamente esta unidad, serán recibidos directamente por los solicitantes.
Valuación
Los inventarios de materiales y útiles de oficina, materiales didácticos, etc., serán valuados al costo
de adquisición utilizando el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS).
Entrega de Materiales
Las entregas de materiales se efectuarán en base a requisición con el Visto Bueno del Jefe
inmediato, no se aceptaran otro tipo de documentos.
112
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Existencias de Materiales
Se deberán mantener existencias mínimas de materiales para uso de nivel central equivalentes a
un mes de consumo promedio.
Inventarios Físicos
En los Almacenes se deberán practicar inventarios físicos tres veces al año, los que serán
supervisados por el Departamento de Auditaría Interna del RNP de acuerdo a los planes de trabajo
que esta tenga.
Diferencias de Inventario
Las diferencias de inventarios serán cargadas a los responsables del almacén utilizando el precio
de reposición, es decir el precio de mercado vigente al momento de confirmarse las diferencias.
Descargo de Materiales en mal Estado
Se deberá descargar del inventario todo aquel material que se encuentre en mal estado, y efectuar
los ajustes respectivos en el control del inventario y en el sistema contable, por lo que se
levantará un Acta de Descargo. Si estos son originados por deficiencias en su manejo, dichos
valores se cargarán al responsable del Almacén al valor de reposición; para ello se requerirá de la
verificación, aprobación y validación de la Unidad de Auditaría Interna.
Existencias menores a los puntos mínimos
Periódicamente se deben analizar los productos cuya existencia real es menor a las cantidades
mínimas, para ello se deberá elaborar un formulario el que será firmado por el encargado de
Almacén, luego se entregara administrador para que lo autorice y se proceda a la adquisición de
estos.
Toma de Inventario Físico
a) Los productos en el almacén deben estar ordenados y clasificados
b) Los productos en mal estado deben estar separados del inventario en buen estado
c) Elaborar corte de formularios indicando los últimos documentos utilizados y los
próximos a utilizar después del inventario
d) Realizar una reunión para dar instrucciones a las personas que participarán en el
inventario
e) Avisar con anticipación el cierre del almacén durante el período que se levantará el
inventario físico para ello se debe enviar una circular a las oficinas interesadas y
Proveedores. Esta circular debe ser colocada en un lugar visible en el almacén.
113
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
f) Preparar los materiales y papelería que se utilizarán en la toma física del inventario.
g) Coordinar con Auditoría interna la supervisión del inventario.
h) Realizar el conteo de los artículos dejando evidencia de dicho trabajo.
i) Descargar los productos en mal estado.
j) Al finalizar el inventario físico solicitar la firma en el listado del encargado de almacén.
8.5 Procedimiento para requisición de materiales a Proveeduría
Flujo grama No. 20
8.6 Procedimiento para recibir bienes y materiales de Proveedores
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Administración envía copia de la Orden de Compra a Proveeduría en tiempo y forma.
Proveedor entrega los bienes o materiales
Proveeduría revisa la entrega contra Orden de Compra
Proveeduría firma comprobante de entrega
Proveeduría elabora acta de recepción
Proveeduría envía acta de recepción de materiales auditados a administración.
Proveeduría envía copia del proceso (factura, recibo, orden de compra y acta de
recepción) a la Unidad de Bienes.
8.
Administración procesa el pago a
114
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.7 Ejemplo de formato para requisición de Materiales
REQUISICION
NO. FOLIO____
_________________
AREA SOLICITADA
_________________
FIRMA Y SELLO
_________________
FECHA
CODIGO SOLICITANTE:_________________
ITEM
Código de
producto
DESCRIPCION
FECHA DE ENTREGA
U
N
I
D
A
d
CANTIDAD
Solicitada
ENTREGO: FIRMA
Autorizada
Entregada
RECIBIO NOMBRE
115
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.8 Ejemplo formato para levantar inventario físico en el almacén
NOMBRE DEL ALMACEN:____________________________________
PRACTICADO EL_______DE______DE_____ HOJA ____ DE ______.
Código
producto
Descripción
Presentación
Cantidades
Tarjeta
___________
Contado por
_______________
Supervisado por
Contadas
Diferencia
_________________
Encargado Almacén
116
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.9 Ejemplo comprobante de entrega de materiales
Por este medio hago constar que he recibido a satisfacción los productos que más abajo se detallan y
que fueron pedidos en solicitud Nº__________.
COSTO
NO
DESCRIPCION
CODIGO
PRESENTACION
CANTIDAD
UNITARIO
COSTO
TOTAL
Entregado por: ________________________ Recibido por: ___________________________
Nombre y Firma
Lugar y Fecha: _______________________________________
Original: Almacén
Copia: Contabilidad
117
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.10 Ejemplo Formato de reporte de existencia por debajo de cantidades mínimas
ALMACEN:______________________________________________
REPORTE DE EXISTENCIAS DEBAJO DE CANTIDADES MINIMAS
AL__________________ DE_________________ DE____________________
Código
producto
Descripción
Presentación
Real
Cantidades
Cantidad
Mínima Solicitada aprobada
Se solicita la compra para recibirla el ________ de __________ de ________________
_________________________________
Preparado por
________________________________
Autorizado por
118
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.11 Ejemplo de Formato de Inventario Físico
No.
NOMBRE PRODUCTO
CÓDIGO
PRESENTACION
CANTIDADES
FÍSICO
_______________
Elaborado por
KARDEX
LEMPIRAS
DIF.
FÍSICO
KARDEX
________________________________
Aceptado por encargado de Almacén
119
DIF.
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
8.12 Sistema Informático del RNP para Proveeduría
Actualmente el RNP se encuentra en proceso de implementación del SIPRO “Sistema de Control de
Bienes”. El sistema de control de bienes esta divido en 5 módulos que son:
Mantenimientos: Mantenimiento de las tablas de referencia utilizadas por el sistema.
Requisiciones: Registro,
llegan al almacén.
mantenimiento y seguimiento de las requisiciones que
Entradas: Registro y mantenimiento de las entradas de productos realizadas en el
almacén.
Salidas: Registro y mantenimiento de las salidas de productos realizadas en el
almacén.
Solicitudes de Compra: Registro y mantenimiento de las solicitudes de compra de
productos realizadas en el almacén.
Para este sistema se creó una base de datos la cual contiene 23 tablas necesarias para el correcto
funcionamiento del sistema, en las cuales estará distribuida la información recolectada por el
sistema así mismo como la necesaria para ser utilizada como referencia por el mismo sistema. (En
este manual no se mencionan las tablas de referencia utilizadas del Sistema de Recursos
Humanos).
La seguridad del sistema se manejara a través de Usuarios dentro del sistema y cada uno de los
usuarios debe pertenecer a un rol que a su vez tiene definidos los permisos de las acciones del
sistema a las que tendrá permiso el usuario, así como de un usuario de base de datos que es el
que permite los inicios de sesión dentro de la base de datos.
El sistema está desarrollado en Visual Studio 2008 utilizando ASP.NET y Visual Basic, y para
presentar una interfaz agradable y de fácil uso por cualquier tipo de usuario se utilizó controles
AJAX.
La base de datos fue desarrollada en SQL Server 2005, la conexión a la base de datos se realizara a
través de la Clases BDD incluida dentro del sistema.
El sistema Cuenta con un Manual Técnico de Usuario donde se detalla la información para el
manejo del Mismo. Dicho Manual forma parte integral de este manual.
120
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
9. AUDITORIA INTERNA
121
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
CAPITULO IX
9 AUDITORIA INTERNA
Misión
Examinar, revisar, evaluar, y determinar el fiel cumplimiento de la administración en el RNP de las
disposiciones legales, reglamentos y de controles internos para determinar la eficiencia y eficacia
del recurso económico financiero. y promover la modernización del sistema de controles internos
en la misma.
Visión
En el cumplimiento de sus funciones vigila que las operaciones financieras y administrativas del
RNP se realicen con base en la eficacia, eficiencia, economía, equidad, veracidad, y legalidad. para
que exista un sistema de transparencia en la gestión de sus servidores.
9.1 Funciones General de Auditoria
1. Realizar auditorías o revisiones especiales, de acuerdo con las normas técnicas de
auditoría gubernamental y otras disposiciones emitidas por el Tribunal y las normas de
auditoría generalmente aceptadas en cuanto fueren aplicables.
2.
Comunicar sobre los resultados de las auditorías o revisiones especiales que realice,
conforme a la Ley del Tribunal.
3. Comprobar que los funcionarios responsables tomen las medidas apropiadas
(seguimiento), en relación con las conclusiones y recomendaciones que contienen los
memorandos e informes de auditoría o revisiones especiales aceptadas por la
administración activa, tanto los preparados por la Auditoría Interna, Auditores Externos,
como también por el Tribunal Superior de Cuentas. Asimismo, dará cuenta por escrito a las
autoridades superiores y al Tribunal de las posibles situaciones irregulares que compruebe
en el desempeño de su labor.
4.
Efectuar el control previo, concurrente y posterior de la ejecución y liquidación del
presupuesto de la institución.
5. Verificar los controles del sistema de procesamiento electrónico de información de la
institución, de acuerdo con disposiciones generalmente aceptadas en cuanto fueren
aplicables.
6.
Asesorar, en cualesquier función de su competencia, al órgano administrativo de más alto
nivel.
122
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
9.2 Marco Legal
La Unidad de Auditoría Interna, se crea para facilitar la ejecución de las funciones de fiscalización de
conformidad al Artículo Tercero, inciso c) del Acuerdo Administrativo Nº 27/2003 “Normas
Generales Sobre Auditorías Internas” Numeral II, emitido por el Tribunal Superior de Cuentas,
donde se establece que todos los sujetos pasivos del sector público, que señala el Artículo 5 de su
Ley, deben contar con una Unidad de Auditoría Interna, la cual deberá ser creada sobre la base de
criterios tales como: el volumen del presupuesto asignado a la entidad, volumen y tipo de
operaciones y el nivel de riesgo institucional.
La Unidad de Auditoría Interna actúa con independencia funcional y de criterio a efecto de que
pueda expresar sus opiniones en forma objetiva y con la energía que demanden las circunstancias.
La misma normativa le faculta para ejercer sus funciones a posteriori, no obstante cuando el caso
lo amerite puede actuar a priori y también en forma concurrente.
La Unidad de Auditoría Interna debe contar con su propio Reglamento Interno. Asimismo en el
desarrollo de sus funciones se enmarca a lo estipulado en las Normas de Auditoría Generalmente
Aceptadas, aplicables al sector público de Honduras y vigila que las normas que emite el RNP se
cumplan fielmente.
En materia de administración de personal, los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditoría
Interna, están sometidos a la política general de la entidad, a lo dispuesto en el Artículo 106 de la
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, y a lo que se establece en el Capítulo V, numerales
1.2 y 1.3 del Artículo tercero del Acuerdo Administrativo No.TSC-027/2003.
9.3 Estructura
En la estructura organizativa del RNP, la Unidad de Auditoria Interna se identificará como una
dependencia al nivel de staff, a efecto que pueda expresar sus opiniones en forma objetiva, eficaz
e independiente.
El personal de la Unidad de Auditoria Interna no participará en los procesos de administración,
aprobación, contabilización, adopción o toma de decisiones, ni en actividades administrativas o
financieras.
Si el Auditor Interno por disposición de la máxima autoridad de la Secretaría, integra una comisión
para analizar, evaluar o definir una situación conflictiva, sobre asuntos relacionados con cualquier
aspecto del proceso administrativo, éste participará y tendría la facultad de objetar la validez de
las decisiones, si a su juicio no se ajustan al marco legal y a los intereses del Estado. El auditor
deberá comunicar su objeción a la autoridad superior y al Tribunal Superior de Cuentas, para
impedir la consumación de los efectos del acto irregular detectado.
En materia de administración de personal, los empleados y funcionarios de la Unidad de Auditoría
Interna, están sometidos a la política general de la entidad y a lo dispuesto en el Articulo106 de la
123
Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas, asimismo a lo que se establece en el Capítulo V,
numerales 1.2 y 1.3 del Artículo tercero del Acuerdo Administrativo No.TSC-027/2003.
9.4Independencia
La Unidad de Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus obligaciones actuará con independencia
funcional y de criterio y ejercerá sus labores de fiscalización de conformidad a las Normas de
Auditoría Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Público de Honduras, (Acuerdo
Administrativo No.027/2003, emitido por el Tribunal Superior de Cuentas).
Entre los objetivos de la auditoría interna, está confirmar que los funcionarios y empleados
responsables de la ejecución de las operaciones administrativas y financieras, las han ejecutado de
conformidad con las disposiciones legales establecidas.
9.5 La Organización
La Unidad de Auditoría Interna es un órgano de fiscalización preventiva, concurrente y a posteriori,
y funcionalmente tiene plena autoridad para fiscalizar las actuaciones de los funcionarios y
empleados en todas sus dependencias, estará sujeta al régimen de administración de personal de
la Institución y responde por su gestión ante el Tribunal Superior de Cuentas.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
10. MODIFICACIONES AL MANUAL
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Nacional de las Personas
CAPITULO X
10 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR ESTE MANUALES
10.1 Modificaciones del Manual
Las modificaciones del presente manual, serán solicitadas por el Jefe de la oficina
interesada mediante el formulario procesos horizontales anexo A. Este después de ser
firmada será remitido y entregado al Sub Director Administrativo del RNP.
10.2. Análisis de la Modificación
El Sub Director Administrativo junto con el Administrador General, El Pagador Especial,
Jefe de Contabilidad analizaran las solicitudes de modificación del manual. Estas deben
será aprobadas por el Directorio del RNP y serán respondidas a todos los involucrados en
un periodo no mayor a 25 días calendario una vez aprobadas.
10.3. Notificación de las Modificaciones
Todas las modificaciones al manual sin excepción alguna serán notificadas por escrito a
todos los involucrados por el titular de la Subdirección Administrativa. Para ello se usura el
formulario procesos horizontales anexo B.
10.4. Archivo de Modificaciones
Los responsables de cada proceso en las diferentes oficinas, archivaran las modificaciones
aprobadas junto al original del manual de procesos que se modifica.
10.5. Plan de Actualización y Mejora del Manual
La Subdirección Administrativa cada 2 años integrará un comité de actualización y mejora
de este manual, en este deberán participar funcionarios y personal del área administrativa
del RNP.
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
10.6. Formato para la Solicitud de Modificación del Manual
FORMULARIO ANEXO A
Fecha:_____________
Ref. :______________
Sr. (a) Subdirector Administrativo
RNP
Presente
Estimado Sr. (a)
Por este medio solicito a usted analizar la modificación del manual de procesos con titulo
______________________________________________________________ bajo las siguientes
condiciones:
Numeral
Documento original
Pagina
Detalle
Modificación propuesta
Numeral
Pagina
Propuesta
Se solicita dicha modificación por los siguientes motivos:
Atentamente
______________________________
Jefe oficina interesada
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Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos del Registro
Nacional de las Personas
10.7. Formato para Modificación del Manual
Anexo B
Fecha: _____________________
Ref: _______________________
Numero modificación: ________
Señores (as)
Involucrados en el manual
De __________________
Estimados señores (as)
Por este medio se les informa que a partir del _____ de _____________ de __________ se
modifica el manual de la referencia en los aspectos siguientes:
Numeral
Condición Anterior
pagina
Contenido
Condición actual aprobada
Numeral Pagina
Contenido
Al momento del archivo de esta modificación insertarla en el documento como hoja numero
_____________.
Atentamente
_____________________________
Subdirección Administrativa
1
El numeral V corresponde a información solicitada por la Presidencia de la República.
FIN MANUAL
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