Despacho y Protocolización. - Ministerio de Infraestructura

2. DEPARTAMENTO DESPACHO Y PROTOCOLIZACION
Tiene a su cargo revisar y/o redactar los proyectos de actos administrativos emanados de los
funcionarios del Ministerio a partir del cargo de Subsecretario (Subsecretarios, Secretarios y Ministro),
seguimiento de proyectos en trámite, llevar el Despacho (firma) del Ministro, protocolizar los actos
administrativos de todos los funcionarios del Ministerio (Ministro, Secretarios, Subsecretarios, Directores
Provinciales, Directores Generales y Directores de Línea, notificar los actos administrativos refrendados
(Decretos, Decisiones Administrativas, Leyes, Mensajes, Resoluciones, Disposiciones y Convenios) y
llevar el archivo de los originales de los actos administrativos.
2.1 Revisión y Corrección de Actos Administrativos
Finalidad:
Evitar los errores de forma y contenido en la elaboración de actos administrativos.
Base Legal:
Decreto Nº 1883/91 (Reforma de Procedimientos Administrativos, ordenamiento del Decreto Nº
1759/72).
Etapas del Procedimiento:
1. El Sector Mesa de Entradas del Dto. Despacho y Protocolización verifica que tanto el proyecto
como el expediente estén en condiciones de ser recibidos:
-Que el proyecto tenga la inicial del responsable primario en todas las hojas (tratándose de
proyectos de decisión administrativa o decreto, las iniciales deberán corresponder a un funcionario de
jerarquía no inferior a Subsecretario).
-Que venga agregada la nota al Dto., con la firma y sello aclaratorio correspondientes.
-De corresponder, que el expediente tenga incorporados los informes técnicos pertinentes.
-Que todas las fojas del expediente estén correctamente foliadas y que las refoliaciones,
agregaciones, autenticaciones y desgloses, de corresponder, se hayan realizado según lo indicado en la
normativa vigente. Finalmente que los datos consignados en el REMITO coincidan con la
documentación acompañada. Si la documentación no cumple con estas especificaciones devuelve toda
la documentación al Área Iniciadora para efectuar las correcciones pertinentes. Caso contrario continúa
el trámite.
2. Firma el original del remito y lo devuelve al Área Iniciadora como constancia de la recepción de la
documentación. Archiva el duplicado del mismo, en orden cronológico, en el bibliorato “remitos
recibidos”. Entrega el expediente y la carpeta con el proyecto de acto administrativo al Sector
Despacho.
3. El Dto. Despacho y Protocolización realiza el análisis exhaustivo del proyecto y de la
documentación contenida en el expediente. El control incluye:
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- La carga del proyecto de acto administrativo por parte de la Repartición en el Sistema de
Resoluciones.
-El confronte del proyecto con el expediente.
Control del Proyecto: Revisión de todo lo que aparece en el “VISTO” (número y registro del
expediente, fecha y orden de las normas). La verificación de las normas se efectúa a través de los
archivos del sector o Boletín Oficial.
Encuadre dentro de lo normado por el Decreto Nº 300/06 y rectificatorio T.O. Decreto Nº 2200/06
(márgenes, sangrías, mayúsculas y minúsculas, etc.).
-Que el proyecto contenga las iniciales pertinentes. Este cotejo se realiza con el Registro de Iniciales
y Firmas de los funcionarios del Ministerio.
-Que el artículo de forma indique si el mismo debe ser enviado o no al Boletín Oficial (en este caso,
según la normativa vigente el proyecto debe venir con el soporte magnético conteniendo el texto de la
norma).
-Que el proyecto esté redactado en correcto castellano.
Verificación del membrete con la fórmula de la autoridad firmante (encabezamiento de la parte
dispositiva).
-Que cuando el expediente del proyecto tenga un expediente agregado sin acumular, en el VISTO
figuren ambos números, conservando cada uno su identidad.
-Que en los casos de refoliación del expediente, figuren todas las constancias pertinentes.
En caso de ser necesario realizar correcciones, los relatores descargarán del Sistema de Resolución
el archivo donde consta el proyecto de acto administrativo y lo modificarán. Luego subirán al sistema la
versión corregida del proyecto.
Procedimientos de: 2.1. Revisión y Corrección de Actos Administrativos.
Recibe del
Departamento Mesa
de Entradas el
expediente.
DTO. DESPACHO Y PROTOCOLIZACIÓN
El Jefe del Dto.
Despacho o el
En su caso
Realiza el análisis
SubDirector
solicita
del proyecto de
iniciala el
intervención de
acuerdo a propios
proyecto y lo
otras áreas u
modelos y los
entrega al
organismos
respectivos
Director para su
técnicos.
informes técnicos
conformidad
definitiva.
Envía el proyecto
a lo visados
correspondientes.
Pasa el proyecto
a la Unidad
Ministro para su
firma.
2.2. Elaboración de Actos Administrativos
Finalidad:
Formalizar mediante los mismos la toma de decisiones.
Base Legal:
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Decreto Nº 1883/91 (Reforma de Procedimientos Administrativos, ordenamiento del Decreto Nº
1759/72).
Etapas del Procedimiento:
Elaboración del Proyecto
1. En caso de no mediar con proyecto por parte del Área Iniciadora, el Departamento Despacho y
Protocolización elabora en base a sus propios modelos los actos administrativos que correspondan,
dependiendo del nivel de decisión que requiera cada expediente. Encuadra los mismos dentro de lo
normado por el Decreto Nº 300/06 y rectificatorio T.O. Decreto Nº 2200/06 (márgenes, sangrías,
mayúsculas y minúsculas, etc.).
2. Una vez corregido el mismo, el jefe del Dto. Despacho y Protocolización o el SubDirector inicialan
el Proyecto y lo entregan a la vista del Director de Servicios Técnico- Administrativos quien da
conformidad definitiva.
3. El expediente con el proyecto se envía al Dto. Despacho y Protocolización –sector Mesa de
Entradas-. Se envía el expediente a los visados respectivos para un último control, de no mediar
objeción el mismo se eleva a la D.G.A. para la prosecución de su trámite.
Procedimientos de: 2.2. Elaboración de Actos Administrativos.
Elabora el acto que
corresponda de
acuerdo al nivel de
decisión que se
requiera (Resolución,
Resolución 11.114,
Disposición, Decreto)
DTO. DESPACHO Y PROTOCOLIZACIÓN
El Jefe del Dto.
Realiza el análisis En su caso
Despacho o el
solicita interven
del expediente y
SubDirector
redacta el acto de ción de otras
iniciala el
acuerdo a propios áreas u
proyecto y lo
organismos
modelos y los
entrega al
técnicos.
respecti
Director para su
vos informes
conformi
técnicos.
dad definitiva.
Envía el proyecto
a lo visados
correspon
dientes.
Pasa el proyecto
a la Unidad
Ministro para su
firma.
2.3. Registro y Protocolización de Actos Administrativos
Finalidad:
Registrar los actos administrativos.
Base Legal:
Decreto Nº 1883/91 (Reforma de Procedimientos Administrativos, ordenamiento del Decreto Nº
1759/72).
Etapas del Procedimiento:
1. Prepara la documentación recibida de Unidad Ministro (expediente y proyecto de acto
administrativo firmado) para su protocolización: folia todas las hojas (sello y número correlativo a la
numeración del expediente), coloca el sello fechador a continuación del “Buenos Aires“ - la fecha debe
coincidir con la registrada.
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2. Registra el proyecto de acto administrativo en el Libro de Acta (coloca el número de Acto
Administrativo con un sello numerador, en cada hoja en la parte superior, al centro, y en la última hoja a
continuación de la denominación “Disposición N° “, “Resolución N°“, “Resolución Conjunta N°“, según
corresponda. Si hubiere anexos, el mismo sello se colocará en todos ellos, en cada una de las hojas).
3. Realiza las fotocopias necesarias en cada caso del Acto Administrativo, a fin de efectuar su
notificación. Entrega las fotocopias del Acto Administrativo al responsable primario para su autenticación
y posterior distribución, a saber:
-Una fotocopia autenticada para agregar al expediente.
-Dos fotocopias autenticadas para adjuntar al expediente, para uso del responsable primario.
En el caso de resoluciones del Ministro se debe enviar una fotocopia autenticada a la Secretaría
Privada.
De corresponder, una fotocopia autenticada para el Secretario o Subsecretario firmante. De
corresponder la publicación del acto administrativo, una fotocopia autenticada para el Boletín Oficial.
4. Archiva el original del acto administrativo en el sector, en orden numérico, por año en la caja
correspondiente. Retiene el expediente en el sector, para su posterior envío al responsable primario. Si
el proyecto de acto administrativo cuenta con un número y fecha reservados - oportunamente solicitado
por el responsable primario por nota o por correo electrónico - se le asigna dicho número y fecha en la
protocolización.
Tratándose de un convenio, se protocolizan tantos ejemplares originales como Partes involucradas
haya, pero sólo tendrán el mismo número que se asigne al Libro de Actas y la misma fecha.
El Archivo de los originales de Actos Administrativos refrendados en el ámbito del Ministerio de
Infraestructura es responsabilidad exclusiva del Dto. Despacho y Protocolización. El Sistema de Archivo
es el siguiente:
-Originales de Disposiciones de Directores, Directores Generales y Directores Provinciales: se
archivan en cajas plásticas, donde se agrupan por dependencia y por fecha, contando cada caja con el
rótulo correspondiente (repartición, año, números de actos administrativos indicando inicio y final).
-Originales de Resoluciones de Subsecretarios, Secretarios y Ministro y de Resoluciones Conjuntas
originadas en el Ministerio de Infraestructura: se archivan en cajas plásticas, donde se agrupan por
dependencia, por fecha, contando cada caja con el rótulo correspondiente (repartición, año, números de
actos administrativos indicando inicio y final).
-Fotocopias Autenticadas de Actos Administrativos (Resolución Conjunta, Decisión Administrativa,
Decreto) originados en otros Ministerios: se archivan en cajas plásticas, agrupadas por tipo de acto
administrativo, por fecha e indicando numeración de inicio y final.
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-Originales de Resoluciones de Subsecretarios, Secretarios o Ministro, originados en el Ministerio de
Infraestructura se archivan en cajas plásticas, por dependencia, por fecha e indicando numeración de
inicio y final.
5. Remite el expediente y las fotocopias autenticadas del Acto Administrativo al Dto. Mesa Gral. de
Entradas y Archivo quien controla que los datos del remito coincidan con los del expediente.
Procedimientos de: 2.3. Registro y Protocolización de Actos Administrativos.
DTO. DESPACHO Y PROTOCOLIZACIÓN - SECTOR PROTOCOLIZACIÓN
Registra el acto en el
Libro de Actas.
Coloca el número de
acto administrativo
con un sello
numerador.
Fotocopia el acto a fin
de proceder a su
notificación.
Agrega una fotocopia
del acto registrado al
expediente.
Archiva el original y
envía el expediente al
responsable primario.
En caso de ser un
Decreto o una
Resolución 11.114 se
procede a su registro
a través de la
Gobernación.
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