manual de procedimientos para evaluar y verificar los sistemas de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EVALUAR Y VERIFICAR LOS SISTEMAS DE
INSPECCION Y CERTIFICACION FITOSANITARIA Y CALIDAD DE LAS SEMILLAS Y OTROS
MATERIALES DE REPRODUCCIÓN VEGETAL EN ORIGEN.
La evaluación y verificación deberá centrarse principalmente en la eficacia del sistema de
inspección y certificación, tanto en el campo fitosanitario como de la calidad de la semilla, vigente
en el país exportador y deberán ser realizadas por funcionarios del SENASA, especializados en
fitosanidad y certificación de semillas y materiales vegetales de reproducción. El objeto de la
evaluación y verificación pueden ser los sistemas de inspección y certificación de un país
exportador, o un régimen específico de inspección y certificación aplicado a un determinado
productor o grupo de productores.

Preparación: Los encargados de realizar la inspección deberán preparar un plan que
abarque los siguientes aspectos:

Objeto y ámbito de la inspección y normas o requisitos respecto de los cuales habrá
de evaluarse dicho objeto.

Fecha y lugar de la inspección, adjuntando un calendario que incluya la redacción
del informe final.

Identidad de los inspectores.

Idioma o idiomas en que se vaya a realizar la inspección y a redactar el informe.

Calendario de las reuniones con los funcionarios y de las visitas a las instalaciones,
según corresponda.
Este plan deberá revisarse previamente con representantes del país o la empresa objeto
de la inspección.

Reunión inicial: Deberá celebrarse una reunión inicial con representantes del país
exportador, incluidos los funcionarios encargados de los programas de inspección y
certificación. En esa reunión, el inspector se encargará de examinar el plan de la
inspección y de confirmar que se dispone de los recursos, la documentación y cualquier
otro elemento necesario para llevar a cabo la inspección.

Examen: Puede comprender tanto el examen de la documentación como la verificación in
situ.

Examen de la documentación: El examen de la documentación puede consistir en
una revisión preliminar del sistema nacional de inspección y certificación de las
semillas y materiales de propagación vegetal, con particular atención a la aplicación
de elementos del sistema de inspección y certificación para el producto o productos
de interés. Basándose en esta evaluación preliminar, los inspectores podrán
examinar los expedientes de inspección y certificación correspondientes a esos
productos.

Verificación in situ: La decisión de proceder a esta fase no deberá ser automática
sino que deberá responder a una serie de factores, como ser:
o
la evaluación del riesgo fitosanitario y conformidad con los requisitos de calidad
por parte del sector de la industria o del país exportador.
o
El volumen del producto procesado e importado o exportado.
o
Los cambios en la infraestructura de un país o en los sistemas de inspección y
certificación y la formación (teórica y práctica) de los inspectores.
La verificación in situ
instalaciones
de
podrá comprender visitas a los campos de producción,
procesamiento,
laboratorios,
zonas
de
manipulación
y
almacenamiento de los productos, para comprobar que correspondan a la
información contenida en la documentación indicada.
El trabajo de campo comprenderá los siguientes aspectos:
1. Planta procesadora
Se verifica si cuenta con un proceso de:

Pre-limpieza y secado (sistemas y controles).

Limpieza, ver si cuenta con Cilindros, Sopladoras, Malla y Zarandas, etc.

Observaciones en seleccionadores por: peso, tamaño o forma.

Tratamientos realizados: Químicos, físicos, mecánico o biológico y color utilizado
en el mismo.

Empaque: Verificar consistencia, tipo, forma, presentación, etiqueta (información),
etc.

Almacén.

Control de plagas (incluye roedores)

Verificar: Estructuras y diseños, formas de almacenaje (estibas, silos, volumen,
etc).

Sistemas de Control de Temperatura y Humedad relativa.

Niveles de inspección y/o control de operaciones:
Verificar: la participación y responsabilidad oficial y por parte de la empresa.
2. Laboratorio

Procedimientos escritos (mecánica de la toma de muestras, como realizan los
análisis, etc.)

Verificar si cuenta con el equipo necesario como ser:
o
Homogenizador o divisor de muestras.
o
Balanza analítica o semi analítica.
o
Determinador de humedad, horno para determinación directa y eléctrico
para determinación indirecta.
o
Germinadores, cuartos de germinación y/o invernaderos
o
Escarificador
o
Aspirador de Impurezas
o
Chuzo o sonda para realizar el muestreo
o
mesas de análisis y/o diafanoscopio.
o
Lupas
o
Bandejas, Cajas y recipientes para pruebas de germinación.
o
Contadores de semillas
o
Mallas o zarandas de varias medidas
o
Accesorios para pruebas de viabilidad.
o
Bolsas, Cajas petri, papel y otros sustratos para pruebas de
germinación, Pinzas, Cristalería, etc.

Formas de operación del laboratorio
o
Registros de muestras
o
Peso mínimo de la muestra
o
Obtención de la muestra
o
Almacenamiento de la muestra
2.2. Pruebas de laboratorio
o
Análisis de pureza
o
Análisis de Humedad
o
Análisis de viabilidad
o
Análisis de germinación
o
Análisis de Vigor
o
Otras pruebas
o
Verificación de procedimientos escritos
o
No. de inspecciones por parte de la empresa y por la parte oficial
o
Detallar tipo de inspección y el objetivo de la misma
3. Campo

Inspección de seguimiento: Cuando se efectúe una inspección de seguimiento para
verificar la rectificación de deficiencias, podrá ser suficiente examinar sólo aquellos
sectores o aspectos que se haya considerado necesario rectificar.
o
Documentos de trabajo: Entre los documentos de trabajo figurarán las
listas de comprobación de los elementos que han de evaluarse. Dichas
listas podrán abarcar los siguientes aspectos:

o
Legislación.
o
Estructura del establecimiento y procedimientos de trabajo.
o
Planes de muestreo y resultados.
o
Criterios de certificación.
o
Medidas y procedimientos de observancia.
o
Procedimientos para la presentación de informes y reclamaciones.
Reunión final Deberá celebrarse una reunión final con representantes del país exportador
o la empresa, incluidos los funcionarios encargados de los programas de inspección y
certificación. En esa reunión, el inspector presentará un resume preliminar de la
inspección, así como, cuando corresponda, un análisis de la conformidad. La información
deberá presentarse en forma clara y concisa para que se entiendan bien las conclusiones
de la inspección. De ser posible, deberá concertarse un plan de acción para subsanar
cualquier deficiencia.

Informe: El informe de la inspección deberá enviarse lo antes posible a las autoridades y
deberá incluir conclusiones y recomendaciones cada conclusión deberá estar sustentada,
además de todo detalle importante que se haya tratado en la reunión final.

Frecuencia de las inspecciones: El SENASA decidirá la frecuencia de las inspecciones
de acuerdo con el país exportador. Entre los factores que deberán tenerse en cuenta
figuran los resultados de inspecciones anteriores, la existencia y eficacia de los sistemas
de inspección del país exportador, el incumplimiento de los requisitos establecidos por el
SENASA, la variación de las condiciones que originaron la certificación, cambios en el
estatus sanitario y fitosanitario del país exportador.