Oficina judicial. Concepto e ideas

Oficina judicial. Concepto e ideas
J
Nº 85/Abril 2010
En portada
Ignacio Espinosa, portavoz de la Asociación Jueces para
la Democracia (JpD)
ueces para la Democracia saludó
en su momento el amplio consenso proveniente del Pacto por la
Justicia y la carta de los Derechos de los
Ciudadanos, que se plasmó en la Ley Orgánica del Poder Judicial de 2003 y, más
concretamente, en el Libro V, que lleva
por título “De los secretarios judiciales y
de la oficina judicial”. Todos los actores
del momento estábamos convencidos de
la necesidad y conveniencia de implantar la nueva oficina judicial, como instrumento de racionalización de los recursos
de la Administración de Justicia.
Han transcurrido casi 7 años y vemos
ahora reflejada esta decisión en la reforma
de 15 leyes procesales. La buena noticia
es el amplio consenso entre los grupos
parlamentarios que, de común acuerdo,
respaldan el nuevo diseño de la oficina y
las reformas procesales que conlleva. El
citado consenso parlamentario aconseja
respaldar en sus líneas generales una reforma auspiciada por el poder legislativo.
El esquema de funcionamiento de esta
reforma pasa porque los jueces y magistrados dediquen todos sus esfuerzos a
las funciones que les vienen encomenda­
das por la Constitución de juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Se requiere para
ello descargarles de todas aquellas tareas
34
Procuradores
no vinculadas estrictamente a las funciones constitucionales reseñadas, y a ello
debe ir encaminado el nuevo diseño de
la oficina judicial, donde se atribuyen a
funcionarios especializados aquellas responsabilidades y funciones que no tie­nen carácter jurisdiccional, estableciendo,
además, un nuevo sistema de organización del trabajo del personal al servicio
de la Administración de Justicia, buscan­
do con ello la máxima eficiencia y responsabilidad profesional.
En líneas generales la reforma afecta
a los secretarios judiciales en lo concerniente al impulso procesal (señalamiento de vistas, recursos de reposición y
de revisión, decisión sobre requisitos y
presupuestos procesales), a la fe pública
judicial y la documentación de las actuaciones judiciales y al procedimiento
de ejecución, siendo relevante el nuevo
papel asignado a los secretarios en la
acumulación de recursos, conciliación,
admisión de demandas, tramitación de
pleitos, determinación de la cuantía del
recurso, petición del expediente y emplazamientos, terminación anticipada del
procedimiento y recursos. También se
atribuye a los secretarios la dirección de
los servicios comunes y de las unidades
procesales de apoyo directo.
En JpD estamos convencidos que,
para articular y vertebrar un sistema judicial que responda a las pautas de gobernabilidad, cabe diferenciar la Administración de Justicia como organización
encargada de prestar el servicio público,
a quien corresponde la gestión de los
medios materiales y personales destinados a posibilitar el ejercicio de la función
jurisdiccional, del Poder Judicial, ejercicio
de la función jurisdiccional por jueces independientes, imparciales e inamovibles,
que tienen encomendada la defensa de
los derechos fundamentales y la custodia
aplicativa del Derecho.
La reforma de la Justicia se ha convertido en un objetivo esencial del Estado
de Derecho, de la España del siglo XXI.
Los ciudadanos tienen derecho a un servicio público de la Justicia ágil, transparente, eficiente y plenamente conforme a
los valores constitucionales. Uno de los
medios fundamentales para conseguirlo
es la implantación en España de la nueva
oficina judicial, cuyo objetivo debe ser la
racionalización y optimización de los recursos que se destinan al funcionamiento de la Administración de Justicia.
La gobernabilidad del sistema judicial, que deriva en un buen gobierno de
la Administración de Justicia, requiere
conceptualmente deslindar nítidamente
el ámbito de actuación que corresponde
al Poder Judicial, como poder institucional del Estado a quien la Constitución
atribuye en exclusiva la potestad jurisdiccional, con el que se refiere a la Administración de Justicia, organización instrumental que asume la responsabilidad de
gestión del servicio público constitucional de administrar Justicia, cuya dirección
se atribuye a los gobiernos Central y de
las Comunidades Autónomas, que están
obligados a dotar de los medios personales y materiales necesarios para lograr
el adecuado y eficaz desempeño de la
función jurisdiccional.
Jueces para la Democracia, a lo largo
de estos últimos años, ha trabajado en
profundidad sobre la reforma de la oficina
judicial en diversos planos:
◗◗ El de la eficacia. Destinado a que se
obtenga el máximo rendimiento de
los medios materiales y humanos que
configuran la oficina.
que se relacionan con la Administración
de Justicia precisamente a través de sus
oficinas.
El tránsito por muchos lugares comunes precisa que debamos realizar algunas
consideraciones:
Una normativa procesal moderna facilita la agilización de plazos y trámites.
El ejemplo de la jurisdicción laboral se
copió, en parte, para la civil, y ha supuesto un cambio relevante, sobre todo en
los procesos declarativos y en el monitorio. Esa experiencia debería exportarse a
otras jurisdicciones, como la contenciosa, para evitar los tiempos muertos.
Es especialmente urgente la implantación de un nuevo proceso penal en el
que, sin perjuicio de las discusiones de
calado político sobre modelo de instrucción constitucionalmente admisible, se
dé respuesta rápida a las exigencias de la
instrucción, la fase intermedia o de acusación y a la ejecución penal en toda su
extensión.
Habrían de pautarse modelos estandarizados de algunos trámites especialmente gravosos y absurdos, como los
edictos de publicación de resoluciones,
mandamientos a registradores, actos de
cooperación con otros órganos judiciales, oficios de requerimiento a entes públicos y privados. La utilización de formularios normalizados y comunes a todos
los órganos podría permitir su gestión
informática entre juzgados y organismos
públicos.
Incluso se puede y debe insistir en
que hay tareas que pueden no tener
nada que ver con los procedimientos y
que se han enquistado en el rituario judicial, como por ejemplo algunas tareas
de registro informático –que debería estandarizarse por el CGPJ–, la confección
de carpetas, o la documentación de aspectos accesorios de los procedimientos. Muchos de estos aspectos podrían
ser realizados por funcionarios no judiciales que tuvieran especiales cualificaciones para dichas gestiones –informáticos,
documentalistas, archiveros, servicios de
reprografía…–.
En esta misma línea debe facilitarse
un expurgo de expedientes que permita destruir trámites y documentos duplicados o que hayan resultado inútiles.
Como ya se ha dicho ha de incluirse un
indexado del proceso que permita a legos
y profesionales la identificación de los
trámites, fases y resoluciones fundamentales, o apartar las notificaciones que con
LexNet debieran simplemente quedar registradas en soporte informático, pero sin
unirse al expediente.
Ha de reclamarse de esa nueva planta judicial cierta versatilidad que permita la proximidad en los procesos de
familia y en los pequeños conflictos
cotidianos que alteran la convivencia,
pero también la unificación de juzgados
civiles, penales y sociales dispersos o
comarcalizados, superando el modelo
orgánico de juzgado unipersonal para
avanzar hacia nuevos modelos funcio­
nales que puedan incorporar algunas de
las ventajas de las secciones de los órganos colegiados.
La implantación normalizada de fór­
mulas de declaración en procedimientos
no penales por medio de videoconferencias que eviten desplazamientos innecesarios a los juzgados de partes y testigos,
procurando incorporar a las salas de vistas los instrumentos precisos para que
puedan compaginarse con el desarrollo
del juicio oral.
Igualmente se debe avanzar en la incorporación de bases de información cruzada de distintas administraciones públicas en orden a garantizar la averiguación
y apremio de bienes, también la locali­
zación efectiva de las partes. Deberá extenderse esta obligación de acceso leal a
entidades financieras y grandes corporaciones que manejan bases de datos muy
eficaces. Debería plantearse incluso que
una agencia estatal independiente pudiera garantizar el uso adecuado de estos
fondos de información, protocolizándose
el acceso, uso y prioridades de la información que contengan.
Resulta necesaria la conexión de la
tramitación con los sistemas de comunicación y notificación por correo electrónico con los debidos blindajes de seguridad vinculados a la firma electrónica.
Conexión que permita utilizar en un
mismo entorno las distintas herramientas informáticas dado que hasta ahora la
documentación del proceso se hace con
tratadores de texto incompatibles con
las bases de datos y que no permiten
enlazar con los correos electrónicos. En
definitiva, hay que hacer compatible la
comunicación electrónica entre la Administración General (del Estado, CCAA y
Administración Local) con la Adminis­
tración de Justicia. Generalizar la atribución de una cuenta de correo electrónico
a cada órgano, o sección de órgano colegiado, sería un buen inicio.
Procuradores
En portada
tiempos muertos, los lapsos de inactividad de muchos procedimientos.
◗◗ El de la efectividad. Destinado a conseguir que todas las resoluciones judiciales se cumplan en sus propios
términos, que no queden en papel
mojado.
◗◗ El de las garantías. Probablemente el
que ha generado mayor ­preocupación,
puesto que cualquier intento modernizador no puede suponer una merma en los derechos fundamentales
vinculados al proceso, sobre todo en
la jurisdicción penal, pero también
en los procesos de familia, los de menores, los laborales y los que afectan
a consumidores y usuarios. Derechos
fundamentales que se estructuran a
partir de la tutela judicial efectiva,
pero que se ramifican en derechos
concretos como el de verdadera contradicción, el derecho a ser efectivamente oído, el derecho a disponer de
una defensa técnica de calidad a los
beneficiarios de la justicia gratuita, el
acceso a la Justicia en condiciones de
igualdad, la tutela incluso de oficio de
menores, víctimas y también de colectivos respecto de los que la legislación nacional e internacional reclama
mayor atención, como trabajadores,
consumidores o emigrantes.
◗◗ El de la incorporación de nuevas tecnologías que faciliten el desarrollo de
estos principios rectores.
◗◗ El de la coordinación de medios y esfuerzos de las distintas administraciones implicadas en la Administración
de Justicia.
◗◗ El de la definición de los papeles de
los distintos intervinientes públicos y
privados en el proceso.
◗◗ El de la implantación real de la Carta
de derechos de los Ciudadanos ante
la Justicia. La permanente remisión
a muchos de estos principios lleva
aparejado el riesgo de convertirlos
en términos o conceptos huecos, en
palabras “contenedor” que todo el
mundo acepta pero que se dotan de
contenidos a veces contrapuestos.
La modernización de la oficina judicial se vincula a la proyección de la
Justicia como servicio público. Por lo
tanto modernizar la oficina no es hacerla más cómoda para los jueces, fiscales, secretarios y funcionarios, sino hacer­
la realmente eficaz para los ciudadanos
Nº 85/Abril 2010
◗◗ El de la agilidad. Destinado a evitar los
35
36
Procuradores
En portada
Nº 85/Abril 2010
Normalizar la exigencia en algunas
jurisdicciones –civil y contenciosa fundamentalmente– de que las partes no sólo
faciliten las llamadas copias en papel,
sino también la copia digitalizada de sus
alegaciones y documentos anexos, tanto
al juzgado como a los demás litigantes,
supondría un avance sustancial hacia la
modernidad, acomodando la Adminis­
tración de Justicia a usos más que insertados ya en la realidad social.
Esa exigencia sólo sería efectiva si se
habilitaran medios públicos para que esa
misma digitalización la pudieran realizar
quienes fueran titulares del beneficio de
justicia gratuita. Resulta paradójico que
resultando más barato introducir en un
CD, DVD o lápiz de memoria toda la
documentación de un procedimiento, sin
embargo sigamos reclamando que se fa­
ciliten infinidad de copias en papel.
Deben analizarse cuáles son los flujos
de papel reales de cada uno de los procedimientos, flujos que no tienen por qué
coincidir con los trámites procesales. Ha
de poderse deslindar incluso físicamente
un esqueleto de trámite de la columna
de resoluciones judiciales de fondo que
marcan el desarrollo fundamental de cada
proceso, de manera que se agilice el manejo y acceso a los procesos incluso con
la formación de índices e itinerarios que
permitan transitar sobre todo por procedimientos largos o complejos.
En esa línea de trabajo deberá orientarse la digitalización de los expedientes,
que no debe contentarse con el traslado
del soporte papel al soporte bite, sino que
ha de permitir un archivo y gestión más
ágil, con rutinas de búsqueda y de traslado y utilidades de trámites automáticos que ya permiten algunos programas
informáticos en los que además se garantiza la intangibilidad de las resoluciones
judiciales, como el paso de documento
Word a PDF inalterables, la incorporación
automática de los contenidos de algunas
resoluciones a bases de datos dinámicas
que permiten integrar y cruzar las bases
con las plantillas, fórmulas de registros
de “arrastre” que permitan incorporar en
una sola ocasión los elementos identificadores del proceso y su gestión continuada en las distintas fases o trámites,
la gestión cruzada de los datos de todos
los procesos, jurisdicciones y trámites…
Sirvan como referencia dos ejemplos cotidianos de la potencialidad de algunos
motores como Google, que utilizado con
una mínima diligencia ha permitido supe­
rar en agilidad y fiabilidad a muchas bases
de datos de jurisprudencia; o a la propia
base de datos del CENDOJ, que permite
con sólo teclear el nombre de una persona o empresa en texto libre, rastrear
todas las sentencias en las que aparece
mencionado.
Expuesto lo anterior, JpD propone la
existencia de un único órgano por circunscripción servido por una pluralidad
de titulares, estructurando la nueva oficina judicial con unidades de tramitación
especializadas con unidades funcionales
de apoyo (ya sea a lograr la mediación,
o interdisciplinares de asistencia a la víc­
tima o de auxilio directo de asistencia
gratuita), servicios comunes, unidad auxiliar, unidad de administración y gestión
de recursos, con protocolos de actuación y modelos de documentación aprobados por el CGPJ.
Que los juzgados constituyan, en su
respectiva circunscripción, un único órgano por cada orden jurisdiccional. Esto
es, los partidos judiciales tienen ámbito
territorial específico por cada orden ju­
risdiccional. En los casos de especialización constituirán también un órgano
único, diferenciado de los demás del mismo orden, y con la circunscripción que
se establezca en la ley de planta y demar­
cación. Cada juzgado puede ser desempeñado por uno o varios jueces. En cada
sala o juzgado habrá una secretaría judicial. La secretaría judicial podrá ser desempeñada por uno o varios secretarios.
Cada orden jurisdiccional se organiza con
partidos formando circunscripciones específicas. Habrá por ello, partidos judiciales del orden civil, del orden penal,
del orden contencioso y del orden social.
Las audiencias provinciales se componen de una sala por cada orden jurisdiccional (penal y civil) y cada sala puede
estar integrada por varias secciones.
Pensamos que deben desaparecer los
juzgados de primera instancia e instrucción y su conversión en juzgados de primera instancia y juzgados de instrucción.
JpD estima la necesidad de extensión de los servicios comunes, con la
atribución a oficinas comunes de todas
aquellas actuaciones que puedan tratarse
uniformemente –servicios de reparto de
asuntos, señalamientos, actos de comunicación, gestión de procesos, ejecución
de resoluciones, registros, información
y asistencia a los ciudadanos, gestión
de la cooperación judicial internacional–.
Resulta interesante la redacción de pro-
tocolos de gestión de procesos para garantizar respuestas uniformes conforme
a estándares normalizados de calidad.
Conclusiones finales
El despliegue de la nueva oficina judicial debe llevarse a cabo de forma homogénea entre las distintas Comunidades
Autónomas, sin que resulte aceptable
que existan diferentes ritmos de aplicación entre los distintos territorios.
Resulta imprescindible la coordinación entre las distintas administraciones
implicadas para garantizar que no existan
desajustes en la implantación del nuevo
modelo. Del mismo modo, éste sólo se
podrá hacer efectivo desde una actitud
de colaboración activa desde el ámbito
judicial.
Los criterios de desarrollo de la nueva oficina judicial deben ser suficientemente flexibles para que se adapten a
los distintos partidos judiciales y órganos
jurisdiccionales. Además, resulta imprescindible que exista una conexión directa
entre la nueva oficina y las reformas de
la planta judicial.
En los servicios comunes que ­incluyan
competencias de los juzgados de violencia de género habría de tenerse en cuenta
la especificidad de la atención directa a las
perjudicadas y a los demás ­intervinientes,
con el fin de optimizar la formación específica recibida por los funcionarios que
desempeñen este servicio y de que se
lleve a cabo en condiciones idóneas.
La reforma de la LOPJ y de las principales leyes procesales que entrarán en
vigor en mayo de 2010 constituye una
premisa previa e imprescindible para que
el cambio organizativo sea posible. Pero
por sí misma no va más allá de una nueva distribución de competencias entre la
carrera judicial y el cuerpo de secretarios,
por lo que deberá ser complementada
por numerosas medidas para que dicho
cambio sea real y efectivo.
En el desarrollo de las funciones de
jueces y secretarios habrá de tenerse en
cuenta que éstas habrán de configurarse
desde la perspectiva de la reserva de las
competencias judiciales para los actos
que impliquen decisiones de contenido
jurisdiccional.
El diseño de las unidades de apoyo
directo al juez habrá de efectuarse de
manera que queden garantizados unos
medios suficientes que permitan la actuación jurisdiccional sin ningún tipo de
limitaciones. q