TEMA 5 - IES Salvador Serrano

TEMA 5: PLANIFICACIÓN Y CONTROL.
5.1 CONCEPTO DE PLANIFICACIÓN.
Dentro de las funciones que realiza un administrador están las de planificar y
controlar. Y están íntimamente unidas.
La planificación es un proceso que consiste en definir objetivos y poner los
medios para conseguirlos.
Comprende la definición y concreción de todo aquello que la empresa quiere
conseguir: beneficio, crecimiento, bienestar del empleado, eficiencia, y qué medios va a
poner para conseguirlo.
La planificación ha de dar respuesta a dos preguntas claves:
- ¿Qué vamos a hacer?
- ¿Cómo vamos a hacerlo?
El propósito de la planificación es servir de guía, dar dirección a las fases del
proceso de administración.
Podemos distinguir:
- Planificación formal en la que los objetivos y medios para alcanzarlos están escritos.
- Planificación informal en la que no hay nada escrito.
5.2 PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
La planificación inicia el proceso administrativo al fijar las metas, establecer la
estrategia y desarrollar subplanes para coordinar las actividades.
Los pasos en el proceso de planificación son los siguientes:
1. Objeto de empresa o fines generales que persigue: una empresa se puede dedicar a
una o varias actividades que es preciso definir en el momento de crearla; así como
comercio minorista de alimentación, mayorista de ropa, etc.
2. Configuración de objetivos generales: Son las grandes metas que persigue la
organización y que han de desglosarse en otras más concretas aplicables a cada área,
unidad o departamento y exigibles en los distintos períodos de tiempo. Por ejemplo,
fabricación y comercialización de papel de uso industrial, de papel para regalo,
elaboración y venta de cartón, etc.
3. Adopción de estrategias: La empresa debe optar por un camino u otro en su
actuación; la selección de la opción que considera más adecuada, en su forma de
actuar. Por ejemplo, podemos considerar como estrategia la decisión de fabricar en
España o de instalar fábricas en países subdesarrollados.
4. Adopción de políticas de actuación: Una vez seleccionadas las vías a través de las
cuales va a discurrir la empresa, la dirección puede establecer políticas que definen
un área de actuación y constituyen guías para la toma de decisiones dentro de la
misma. Ejemplo: Concesión de descuentos por volumen de pedido.
5. Establecimiento de planes concretos, de programas y de presupuestos: El
establecimiento de objetivos específicos, la previsión de medios y de responsables
de ejecución, así como la fijación del calendario de actuaciones, constituyen planes
concretos. La cuantificación y concreción definitiva de los anteriores planes son los
programas y los presupuestos para cada período de tiempo.
5.3 TIPOS DE PLANES.
Hay distintos tipos de planes, y sus diferencias radican en si se formulan o no
para toda la organización, en el período de tiempo en que se espera conseguir el objetivo
planificado y en si este objetivo es específico o direccional.
Según el ámbito de aplicación:
- Planes estratégicos.
- Planes operacionales.
Según el horizonte temporal:
- Largo plazo.
- Medio plazo.
- Corto plazo.
Según grado de concreción:
- Direccionales.
- Específicos.
- Planes estratégicos: son planes que se aplican a toda la empresa; tratan de
situar la empresa en medio de su ambiente; están establecidos, por lo general, a
largo plazo y, en cuanto al grado de concreción son más bien direccionales. Un
plan estratégico se elabora a la vista de los factores que rodean la empresa –
clientes, proveedores, grupos de presión, competidores- y los recursos con los
que la empresa cuenta para ir ganando posiciones en el mercado. El proceso de
un plan estratégico se inicia con la fijación de objetivos, hace un análisis de las
oportunidades que el medio ambiente le ofrece. Están en la cúspide de la
jerarquía.
- Planes operacionales o tácticos: una vez fijados los objetivos que quiere
conseguir la empresa, ésta ha de poner los medios para su logro. Todas las áreas
funcionales de la empresa han de formular sus planes de operación que den
cumplimiento a los objetivos establecidos en el plan estratégico. Actúan como
medios para lograr estos objetivos. Suelen ser a corto plazo y específicos, es
decir, con objetivos concretos, verificables y sin ambigüedad.
- Planes a corto plazo: son planes cuyo objetivo han de cumplirse como máximo
en un año.
- Planes a medio plazo: planes cuyo objetivo se cumplirá entre uno y tres años.
- Planes a largo plazo: son planes cuyo objetivo se cumplirá más allá de los tres
años.
- Planes direccionales: son planes que identifican las directrices generales. La
ventaja es la flexibilidad. Por ejemplo, el objetivo de aumentar las ventas entre
un 5% y un 10%.
- Planes específicos: son planes cuyos objetivos están definidos con claridad.
Son concretos. Por ejemplo, aumentar las ventas un 6%.
Para definir una buena estrategia, dos empresas deben realizar un análisis interno
obteniendo debilidades y fuerzas y un análisis externo de oportunidades y
amenazas.
5.4 CONCEPTO DE CONTROL DE GESTIÓN.
Podemos definir el proceso de control como el proceso de vigilar las actividades
para comprobar si éstas se están desarrollando de acuerdo a la planificación y, en caso
contrario, corregir la desviación.
El control también juega un papel importante en la motivación.
Según el momento de actuación, el control puede ser:
¾ Previo, para evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados (por ejemplo, el
control de la calidad de las materias primas)
¾ Permanente, para ajustar a los objetivos el resultado que se está produciendo.
¾ A posteriori, para evaluar los resultados cuando aparecen como distintos a los
deseados ( por ejemplo, el análisis financiero de las cuentas a fin de ejercicio).
Según su finalidad, pueden distinguirse:
¾ Control de exactitud o regularidad: Se trata de un control interno de la empresa: que
cada elemento cumple con las medidas o normas preestablecidas y actúa en la forma
diseñada ( por ejemplo, control de inventarios, de tesorería, de calidad, etc)
¾ Control de eficiencia: Es el control de gestión o económico: mide la productividad y
la rentabilidad de los procesos económicos en la empresa a fin de orientar sus
acciones para mejorar la eficacia de la administración. El control de gestión puede
ser presupuestario y no presupuestario.
5.5 PROCESO DE CONTROL.
Consta de tres fases:
Establecimiento de estándares del desempeño
Medición del desempeño
Comparación de los resultados reales con los de la
planificación
Acción correctiva si procede
El desempeño es la realización de una tarea. No todas las tareas que se realizan
son fáciles de medir. Las tareas realizadas por un directivo son difíciles de cuantificar.
Los estándares son los indicadores que se han fijado previamente. Estos
indicadores son los objetivos propuestos a planificar, lo que se ha fijado para cada
persona en el desarrollo de su puesto de trabajo, aquello que se ha marcado alcanzar en
cada unidad de la organización.
Cuando no se alcanza el objetivo propuesto, cuando hay una desviación entre el
objetivo propuesto y el resultado de la actuación, se ha de analizar la causa de dicha
desviación. La acción correctiva a realizar en cada caso es distinta.
5.6 TIPOS DE CONTROL.
El control presupuestario: se basa en previsiones económicas, es decir en un
presupuesto. Un presupuesto es un plan numérico para asignar recursos a actividades
específicas. Sirve para controlar al proporcionar estándares o indicadores con los que
poder comparar los consumos de recursos. Los tipos de presupuestos son: de gastos, de
ingresos, de efectivo, de inversiones de capital.
El control no presupuestario: el control en la organización se extiende a todas
sus actividades y recoge la comprobación de que éstas se realizan bien en todos sus
ámbitos: tecnológicos, de procedimiento, organizativos, humanos etc. Estas actividades
no se pueden cuantificar, por lo que con el control presupuestario coexiste el no
presupuestario. Técnicas de este tipo de control son: observación, informes, análisis de
ratios, control de inventarios, control de calidad, auditorías. La auditoría es el exámen
de la situación económica de una empresa. Verifica la planificación tanto en relación a
la contabilidad como a la rentabilidad de recursos.
Podemos distinguir entre:
Auditoría interna: se lleva a cabo dentro de la empresa.
Auditoría externa: la realizan las personas ajenas a la empresa.
Auditoría operativa: analizan la estructura global de la empresa.
Auditoría de cuentas: analiza los estados financieros de una empresa.
ECONOMÍA Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS.
PREGUNTAS DE SELECTIVIDAD TEMA 5.
PREGUNTAS CORTAS.
1.
2.
3.
4.
5.
Concepto y función de control.
Concepto y etapas del proceso de Planificación.
Concepto y propósito de planificación.
Planificación: concepto y tipología de planes.
¿Qué son los planes estratégicos?. Características distintivas.
TEST.
1. Fases en el proceso de control:
a) Fijar estándares y medir resultados.
b) Medir resultados reales, comparar con los estándares, tomar las medidas
oportunas.
c) Medir resultados y determinar las razones de las diferencias.
2. La planificación en el proceso de dirección:
a) Es la tercera función que se lleva a cabo.
b) Es previa a las otras funciones de dirección.
c) Es independiente de la función de control.
3. La planificación es un proceso por el que:
a) Se definen objetivos y se establece el control.
b) Se definen objetivos y se analizan desviaciones.
c) Se definen objetivos y se ponen los medios para conseguirlos.
4. Puede afirmarse que:
a) Para realizar la actividad administrativa de controlar el administrador ha debido
antes de planificar.
b) El propósito principal de la planificación es motivar al personal.
c) Los planes estratégicos son, normalmente planes a corto plazo.
5. La planificación que precisa información relativa al entorno donde se desenvuelve la
empresa es:
a) Planificación presupuestaria.
b) Planificación táctica.
c) Planificación estratégica.
6. La función de control:
a) Es la de delegar autoridad y responsabilidad.
b) Es un medio de previsión y corrección de problemas.
c) Consiste en velar por el mantenimiento de la disciplina de la empresa.
7. Los objetivos estratégicos y tácticos de una empresa se diferencian, entre otros
rasgos, en los siguientes:
a) En que los primeros se plantean a medio y largo plazo y los segundos a corto
plazo.
b) En que los primeros se plantean a corto plazo y los segundos a medio y largo
plazo.
c) Ninguna de las respuestas anteriores es cierta.
8. El control de la empresa:
a) Es aplicado por la alta dirección y nunca por los mandos intermedios.
b) Pone de manifiesto el grado de cumplimiento de los objetivos.
c) La ejecución del control no se puede delegar aunque si su responsabilidad.
9. “Marcar los objetivos y metas, determinar hacia donde se quiere llegar”, es:
a) Planificar.
b) Organizar.
c) Coordinar.
10. Los objetivos que recoge un plan estratégico son:
a) Operativos.
b) Generales.
c) Los planes no recogen objetivos.
11. La planificación estratégica:
a) es operativa y a medio plazo.
b) Establece la dirección futura y a largo plazo de la empresa.
c) Ninguna de las anteriores.
12. La medida del grado de cumplimiento de los objetivos establecidos, contrastando la
realidad con lo previsto en la planificación y poniendo de manifiesto las
desviaciones, es:
a) El control.
b) El presupuesto.
c) La dirección operativo.
13. La planificación es un proceso que consiste en:
a) definir objetivos y poner los medios para consegurlos.
b) Definir mecanismo de coordinación.
c) Controlar resultados.
14. La función de control:
a) Es la de delegar autoridad y responsabilidad.
b) Es un medio de previsión y corrección de problemas.
c) Consiste en velar por el mantenimiento de la disciplina de la empresa.
15. Cuando un jefe de ventas compara las ventas reales con las previstas, está realizando
la función de:
a) Planificación.
b) Control.
c) Dirección.
16. El proceso de control consiste en:
a) Vigilar las actividades de la empresa.
b) Comparar las actividades y resultados obtenidos por la empresa con lo
planificado y emprender acciones correctoras si hubiese desviaciones.
c) Vigilar y comparar los resultados con lo planificado.
17. La función encargada de fijar objetivos y las formas en que estos se pueden alcanzar
se llama:
a) control
b) organización
c) planificación
18. Los planes estratégicos son:
a) Planes a corto plazo.
b) Planes operativos y a medio plazo.
c) Son planes a largo plazo y establecen la dirección de la empresa.