Manual de Tareas

Sistema de Gestión Documental Quipux
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUIPUX
MÓDULO DE TAREAS
Manual de Usuario
Septiembre-2011
Manual de Usuario – Módulo de Tareas
Sistema de Gestión Documental Quipux
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 Versión del manual de tareas: 1.0
1
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http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es
Manual de Usuario – Módulo de Tareas
Sistema de Gestión Documental Quipux
ÍNDICE
I.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1
1.
Tareas .................................................................................................................................. 2
1.1.
Asignación de Tareas desde Bandeja Recibidos .................................................................. 2
1.2.
Asignación de Tareas desde un documento seleccionado .................................................... 3
2.
Bandeja Tareas .................................................................................................................... 5
2.1.
Bandeja de Tareas Recibidas ............................................................................................... 5
2.2.
Bandeja de Tareas Enviadas ................................................................................................ 6
3.
Tareas .................................................................................................................................. 7
3.1.
Iconos de acciones sobre una tarea asignada por el usuario: .............................................. 9
3.2.
Iconos de acciones sobre una tarea asignada al usuario: .................................................... 9
3.3.
Acciones sobre un Documento con tarea asignada por el usuario ....................................... 9
3.4.
Acciones sobre un Documento con tarea asignada al usuario............................................ 10
3.5.
Recorrido de la Tarea ......................................................................................................... 12
4.
Acciones sobre una Tarea .................................................................................................. 12
4.1.
Crear Tarea Hija ................................................................................................................. 12
4.2.
Editar una Tarea ................................................................................................................. 13
4.3.
Comentar una Tarea ........................................................................................................... 14
4.4.
Reabrir una Tarea Finalizada o Cancelada ......................................................................... 15
4.5.
Finalizar una Tarea ............................................................................................................. 17
4.6.
Registrar Avance en una Tarea........................................................................................... 18
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Acción Tareas desde la Bandeja Recibidos ...................................................................... 2
Figura 2: Pantalla de Acción "Nueva Tarea" .................................................................................... 2
Figura 3: Asignación de Tareas a varios usuarios ........................................................................... 3
Figura 4: Asignación de Tarea desde un Documento Recibido........................................................ 4
Figura 5: Pantalla de Asignación de Tareas .................................................................................... 4
Figura 6: Pantalla de Tareas asignadas en un documento .............................................................. 5
Figura 7: Menú Tareas .................................................................................................................... 5
Figura 8: Bandeja Tareas Recibidas................................................................................................ 6
Figura 9: Bandeja de Tareas Enviadas ............................................................................................ 6
Figura 10: Asignar Tarea desde la Bandeja Tareas ......................................................................... 7
Figura 11: Pestaña de Tareas ......................................................................................................... 8
Figura 12: Tareas Asignadas y Acciones sobre Tareas .................................................................... 8
Figura 13: Documento con tareas asignadas por el usuario ............................................................ 9
Figura 14: Acciones disponibles sobre un documento que asignó el usuario tareas ..................... 10
Figura 15: Recorrido de la tarea al reasignar ................................................................................ 10
Figura 16: Acciones disponibles sobre un documento asignado tareas al usuario ........................ 10
Figura 17: Recorrido de la tarea y del documento al responder .................................................... 11
Figura 18: Mensaje de reasignación de documento de respuesta ................................................. 12
Figura 19: Recorrido de Tarea....................................................................................................... 12
Figura 20: Edición de Tarea .......................................................................................................... 13
Figura 21: Pantalla de Edición Tarea............................................................................................. 14
Figura 22: Tarea Editada ............................................................................................................... 14
Figura 23: Comentar Tarea ........................................................................................................... 15
Figura 24: Comentario de tarea en recorrido ................................................................................. 15
Figura 25: Tarea Finalizada ........................................................................................................... 16
Figura 26: Reabrir Tarea ............................................................................................................... 16
Figura 27: Tarea Re-abierta .......................................................................................................... 17
Figura 28: Acción Finalizar Tarea .................................................................................................. 18
Figura 29: Tarea Finalizada y Recorrido de la Tarea ..................................................................... 18
Figura 30: Tarea a registrar avance............................................................................................... 18
Figura 31: Acción Reportar avance ............................................................................................... 19
Figura 32: Registro de Avance ...................................................................................................... 19
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I.
INTRODUCCIÓN
En el Sistema de Gestión Documental QUIPUX se añade la funcionalidad de Tareas para
cubrir con el requerimiento de realizar reasignación a múltiples usuarios.
Actualmente existe la funcionalidad de “Reasignar”, que permite pasar el documento a
otro usuario para que realice alguna acción definida en el comentario de la reasignación.
Es así que un jefe de área puede reasignar a un subordinado un documento con una
acción definida por ejemplo: Elaborar respuesta, Realizar informe, ejecutar acciones
solicitadas según el documento, etc.
La acción de reasignación se permite realizar a un solo usuario a la vez, esto porque en la
acción se entrega acceso completo al documento reasignado y solo un usuario a la vez
puede tener el acceso completo.
Por esta restricción se crea la funcionalidad de “Tareas” asociadas a un documento, con
eso se entrega acceso de lectura a un documento.
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1. Tareas
Esta funcionalidad está disponible en la bandeja “Recibidos”, al final de las acciones se
visualiza “Nueva Tarea” Figura 1.
1.1.
Asignación de Tareas desde Bandeja Recibidos
Figura 1: Acción Tareas desde la Bandeja Recibidos
Al ejecutar la acción de Nueva Tarea desde la bandeja de Recibidos, podrá asignar la Tarea
a más de un documento.
La funcionalidad de “Tareas” al igual que la funcionalidad de “Reasignar” se realiza
respetando el Orgánico Regular, es decir se puede realizar esta acción a los pares
(hermanos) del mismo nivel, un nivel más arriba y un nivel más abajo.
Figura 2: Pantalla de Acción "Nueva Tarea"
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En la siguiente pantalla en la cual se realiza la acción “Nueva Tarea”, deberá:
1. Seleccionar el área en la cual está el usuario a quien se va a realizar la asignación de
la tarea.
2. Seleccionar el usuario al cual asignará la tarea.
3. Cambiar la fecha de ser necesario
4. Agregar el texto de la Tarea que está asignando
5. Presionar el botón Aceptar
Al realizar la acción se quedará en la misma pantalla para permitir la asignación al siguiente
usuario, para ello deberá seguir los pasos anteriores, sucesivamente hasta completar las
tareas a los distintos usuarios. Figura 3.
Se visualizará un listado de las tareas asignadas y los usuarios a quienes se asignó.
No se podrá asignar más de una tarea a un mismo usuario en el mismo documento.
Una vez finalizada la asignación de las tareas, presionar el botón “Regresar”.
Figura 3: Asignación de Tareas a varios usuarios
Los documentos sobre los cuales se asignó una tarea estarán disponibles en la bandeja
“Tareas Enviadas".
1.2. Asignación de Tareas desde un documento seleccionado
Las Tareas también se pueden asignar colocándose en el documento recibido sobre el cual
se va a realizar la asignación de las tareas. Figura 4.
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Figura 4: Asignación de Tarea desde un Documento Recibido
Presionar la acción “Nueva Tarea” y se visualizará la Figura 5, en esta pantalla podrá
seleccionar el área, usuario al cual desea asignar las tareas.
Figura 5: Pantalla de Asignación de Tareas
En proceso para asignar una tarea por usuario es:
1. Seleccionar el área en la cual está el usuario a quien se va a realizar la asignación de
la tarea.
2. Seleccionar el usuario al cual asignará la tarea.
3. Cambiar la fecha de ser necesario
4. Agregar el texto de la Tarea que está asignando
5. Presionar el botón Aceptar
Este procedimiento se debe realizar por cada tarea a asignar y se puede repetir las veces
que fueran necesarias para definir todas las tareas asociadas al documento.
En la Figura 6: se visualiza la lista de tareas y usuarios asociados al documento, para
regresar al documento presione el botón “Regresar”.
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Figura 6: Pantalla de Tareas asignadas en un documento
2. Bandeja Tareas
Todos los documentos que tienen tareas asociadas se encontrarán en la Bandeja “Tareas
Recibidas” o en “Tareas Enviadas”, que se encuentran en el menú izquierdo Figura 7.
Figura 7: Menú Tareas
2.1. Bandeja de Tareas Recibidas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Pendiente” que muestra las tareas
pendientes que debe realizar el usuario actual. Si desea puede seleccionar en el criterio
Estado “Todos“, para consultar todos los estados en los que se encuentran las tareas.
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Figura 8: Bandeja Tareas Recibidas
En esta bandeja se visualiza los siguientes campos:
Fecha de Asignación: Fecha en la cual le asignaron la tarea
Asignado Por: Nombre del Usuario que asignó la tarea
Comentario: Texto o descripción de la tarea
Fecha máxima: Fecha hasta la cual deben atender la tarea
Avance: Porcentaje de Avance de cumplimiento de la tarea, este porcentaje es
ingresado por el usuario.
Estado: Estado de la tarea (Pendiente, Finalizado, Cancelado)
Días de retraso: Número de días que ha pasado desde la fecha máxima de atención.
Se presenta con color rojo.
Número del Documento: Número del documento al cual está asociada la tarea
Fecha del Documento: Fecha de generación del documento
De: Nombre y Apellido del funcionario o ciudadano que emitió el documento
Para: Nombre y Apellido del funcionario o ciudadano destinatario del documento
Asunto: Texto del Asunto al cual hace referencia el documento.
2.2. Bandeja de Tareas Enviadas
En esta bandeja se presenta un filtro inicial de “Todos” que muestra todas las tareas que el
usuario actual envío a otros usuarios.
Figura 9: Bandeja de Tareas Enviadas
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En esta bandeja se visualiza los siguientes campos:
Fecha de Asignación: Fecha en la cual le asignaron la tarea
Asignado Para: Nombre del usuario a quién está asignada la tarea
Comentario: Texto o descripción de la tarea
Fecha máxima: Fecha hasta la cual deben atender la tarea
Avance: Porcentaje de Avance de cumplimiento de la tarea, este porcentaje es
ingresado por el usuario.
Estado: Estado de la tarea (Pendiente, Finalizado, Cancelado)
Días de retraso: Número de días que ha pasado desde la fecha máxima de atención.
Se presenta con color rojo.
Número del Documento: número del documento sobre el cual está asociada la tarea
Fecha del Documento: Fecha de generación del documento
De: Nombre y Apellido del funcionario o ciudadano que emitió el documento
Para: Nombre y Apellido del funcionario o ciudadano destinatario del documento
Asunto: Texto del Asunto al cual hace referencia el documento.
Desde cualquiera de las dos bandejas anteriores, también puede asignar una tarea a un
documento, para realizar esta acción seleccione el documento y presione la acción “Nueva
Tarea”. Figura 10.
Figura 10: Asignar Tarea desde la Bandeja Tareas
Una vez en la pantalla de Asignación de Tareas se debe seguir el mismo procedimiento:
1. Seleccionar el área en la cual está el usuario a quien se va a realizar la asignación de
la tarea.
2. Seleccionar el usuario al cual asignará la tarea.
3. Cambiar la fecha de ser necesario
4. Agregar el texto de la Tarea que está asignando
5. Presionar el botón Aceptar
3. Tareas
Desde la Bandeja de Tareas Recibidas y Enviadas se puede seleccionar un documento, al
ingresar al documento se visualiza la pestaña de “Tareas”.
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Figura 11: Pestaña de Tareas
Al ingresar a la pestaña de Tareas se visualizará la Figura 12, en la cual se presenta dos
secciones una las “Tareas Asignadas al usuario” y “Tareas Asignadas a otros usuarios”.
Figura 12: Tareas Asignadas y Acciones sobre Tareas
Tareas Asignadas al usuario.- Es la sección en la cual se listará la tarea que le asignaron
al usuario actual, se presenta la siguiente información:
Tarea: Comentario o texto que es la tarea a realizar
Asignado por: Nombre y Apellido del usuario a que le asignó la tarea
Fecha máxima de tarea: Fecha hasta la cual debería finalizar la tarea.
Avance: Se visualiza un círculo de color rojo si la tarea está atrasada, verde si está
a tiempo y después de un día de creada la tarea y blanca si es finalizada o
cancelada.
Tareas Asignadas a otros usuarios: Es la sección en la cual se listarán todas las tareas
que el usuario actual asignó a otro(s) usuario(s), se presenta la siguiente información:
Tarea: Comentario o texto que es la tarea a realizar
Asignado a: Nombre y Apellido del usuario a quién se asignó la tarea
Fecha máxima de tarea: Fecha hasta la cual debería finalizar la tarea.
Avance: Se visualiza un círculo de color rojo si la tarea está atrasada, verde si está
a tiempo y después de un día de creada la tarea y blanca si es finalizada o
cancelada.
Cuando el usuario asigna tareas, el documento queda con todos los permisos para el
usuario que asignó la tarea. No pasa lo mismo que en una reasignación, cuando el usuario
que reasigna queda con el permiso de lectura sobre el documento reasignado.
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Figura 13: Documento con tareas asignadas por el usuario
Adicionalmente existen botones para realizar algunas acciones sobre la tarea en la parte
superior derecha existe el icono , que permite crear una tarea hija.
3.1. Iconos de acciones sobre una tarea asignada por el usuario:
: Permite cancelar una tarea asignada, esto se puede ejecutar cuando una tarea ya no
se requiere realizar y lo puede ejecutar solo el usuario que asignó la tarea.
: Editar la tarea puede cambiar el texto de la tarea o la fecha máxima de atención de la
tarea. Esto lo puede realizar solo el usuario que asignó la tarea.
: Se puede agregar un comentario a una tarea.
: Re-abrir una tarea, esta acción está disponible cuando una tarea fue finalizada o
cancelada y la puede ejecutar solo el usuario que asignó la tarea.
3.2. Iconos de acciones sobre una tarea asignada al usuario:
: Permite crear una tarea hija a partir de la tarea asignada, esto se puede ejecutar cuando
la tarea está pendiente y lo puede realizar el usuario a quién se asignó una tarea.
: Permite finalizar la tarea, se coloca por defecto el porcentaje de avance a 100%, se
agrega un comentario y la tarea se pasa a estado Finalizado.
: Permite registrar un porcentaje de avance, los cuales se pueden registrar en múltiplos de
10, desde 0% hasta el 100%. Esta acción lo puede realizar el usuario a quién se asignó la
tarea.
: Se puede agregar un comentario a una tarea.
3.3. Acciones sobre un Documento con tarea asignada por el usuario
Cuando un usuario asigna tareas a un documento, el documento se va a la bandeja “Tareas
Enviadas” y el usuario actual del documento sigue siendo el mismo usuario que asignó las
tareas, por ello el usuario puede realizar todas las acciones sobre un documento recibido.
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Figura 14: Acciones disponibles sobre un documento que asignó el usuario tareas
a) Reasignar
Si se reasigna un documento con tareas, se reasignará el documento y las tareas. El dueño
de las tareas será el usuario al cual se reasignó el documento.
Figura 15: Recorrido de la tarea al reasignar
b) Responder, Informar, Archivar, Comentar, Dar Físico
Las acciones de Responder, Informar, Archivar, Comentar y Dar Físico, serán igual a realizar
estas acciones sobre un documento “Recibido”
3.4. Acciones sobre un Documento con tarea asignada al usuario
Si el usuario tiene tareas asignadas sobre un documento tendrá disponible solo tres
acciones sobre el documento.
Figura 16: Acciones disponibles sobre un documento asignado tareas al usuario
a) Responder
Si el usuario que tiene una tarea asignada, debe responder al documento, realizará el mismo
procedimiento para Responder un documento Recibido.
El registro del documento temporal se visualizará tanto en el recorrido del documento como
en el recorrido de la Tarea.
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Figura 17: Recorrido de la tarea y del documento al responder
Si la tarea asignada se finaliza y el documento temporal registrado todavía no se ha
reasignado como respuesta a la tarea, el momento que se finaliza la tarea se presentará una
opción para reasignar automáticamente el documento temporal, al usuario que puso la tarea.
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Figura 18: Mensaje de reasignación de documento de respuesta
3.5. Recorrido de la Tarea
Una tarea tendrá asociada a ella un recorrido, en el cual se almacenará todas las acciones
realizadas, el usuario que la realizó, fecha hora y la acción realizada.
Por defecto la acción que tendrá toda tarea será la acción de “Asignar nueva Tarea”, a través
de la cual se creó.
Figura 19: Recorrido de Tarea
4. Acciones sobre una Tarea
Las acciones a ejecutar sobre una tarea dependen de la Tarea y el estado.
4.1. Crear Tarea Hija
Para crear una tarea hija lo puede hacer desde la bandeja de Tareas Recibidas, o desde la
pestaña de Tareas.
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Para crear desde la pestaña de Tareas, presionando el ícono
de una tarea recibida.
El procedimiento para crear una tarea hija es similar a la asignación de Tareas:
1. Seleccionar el área en la cual está el usuario a quien se va a realizar la asignación de
la tarea.
2. Seleccionar el usuario al cual asignará la tarea.
3. Cambiar la fecha de ser necesario
4. Agregar el texto de la Tarea que está asignando
5. Presionar el botón Aceptar
La condición para crear una tarea hija es que la fecha máxima de la tarea hija debe ser
menor a la fecha máxima de la tarea padre.
4.2. Editar una Tarea
La edición de una tarea podrá ser ejecutada solo por el usuario que la creo y en la edición
se puede modificar o cambiar totalmente el texto de la Tarea y la fecha máxima para finalizar
la Tarea.
Figura 20: Edición de Tarea
Esta acción se ejecuta desde la pestaña de Tareas y presionando el ícono:
, se abrirá una
nueva ventana en la cual se puede ingresar la nueva fecha máxima y el comentario o texto
de la tarea. Para ejecutar la Edición presione el botón “Aceptar”.
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Figura 21: Pantalla de Edición Tarea
Esta edición se verá reflejada en el recorrido de la Tarea y en la información de la Tarea.
Figura 22: Tarea Editada
4.3. Comentar una Tarea
El agregar un comentario a una tarea lo puede realizar el usuario que asignó y el usuario
que tiene asignada la tarea.
Esta acción se ejecuta desde la pestaña de Tareas y presionando el ícono:
comentario que desea y presione el botón “Aceptar”
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, ingrese el
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Figura 23: Comentar Tarea
El comentario que se realiza quedará registrado en el recorrido de la Tarea.
Figura 24: Comentario de tarea en recorrido
4.4. Reabrir una Tarea Finalizada o Cancelada
Una tarea que está finalizada o cancelada se la puede reabrir, esto lo puede realizar solo el
usuario que creó la tarea.
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Figura 25: Tarea Finalizada
Esta acción se ejecuta desde la pestaña de Tareas y presionando el ícono:
ingresar la nueva fecha y el texto relacionado a la acción.
, se debe
Figura 26: Reabrir Tarea
La acción de Reabrir es similar a la función de crear la tarea, solo que sobre una tarea
finalizada o cancelada. Esta acción queda registrada en el recorrido, la fecha máxima de
finalización de la tarea se modifica pero el texto de la tarea continúa con el texto inicial.
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Figura 27: Tarea Re-abierta
4.5. Finalizar una Tarea
Una tarea se puede finalizar y lo puede realizar el usuario que tiene asignada la tarea, al
finalizar automáticamente se coloca en el porcentaje de avance 100%.
Esta acción se ejecuta desde la pestaña de Tareas y presionando el ícono:
, debe
ingresar solo el comentario con el cual finaliza la tarea, para efectuar los cambios presionar
el botón “Aceptar”.
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Figura 28: Acción Finalizar Tarea
La acción se registra en el recorrido del documento con el comentario ingresado al momento
de finalizar la tarea, adicionalmente se almacena con el porcentaje de avance 100%.
Figura 29: Tarea Finalizada y Recorrido de la Tarea
4.6. Registrar Avance en una Tarea
En una tarea se puede registrar un porcentaje de avance mientras está pendiente, esto lo
puede ejecutar el usuario que tiene asignada la tarea.
Figura 30: Tarea a registrar avance
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Para realizar esta acción debe estar en la pestaña de Tarea y sobre la tarea en la cual se
desea registrar el avance, presionar el ícono:
, seleccionar el porcentaje de avance,
registrar un comentario relacionado a la acción y presionar el botón “Aceptar”.
Figura 31: Acción Reportar avance
La acción queda registrada en el recorrido con el porcentaje de avance y el comentario.
Figura 32: Registro de Avance
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