SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 01/09/03 Versión 01 © Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Humanos Gerencia de Administración de Personal Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2 piso Col. Escandón. México, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.-V., dándole el crédito correspondiente. SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 2 2 Alcance 2 3 Referencias 2 4 Políticas 2 5 Responsabilidades 3 6 Definiciones 4 7 Método de Trabajo 5 7.1 Diagrama de Flujo 5 7.2 Descripción de Actividades 6 8 Registros 10 9 Anexos 10 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 1 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 1. OBJETIVO Realizar oportunamente el pago de sueldos y prestaciones al personal que labora en las oficinas centrales del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. dentro del marco legal establecido en la Ley Federal del Trabajo y demás disposiciones aplicables. 2. ALCANCE El contenido de esta Instrucción de Trabajo, aplica a todo el personal que labora en las oficinas centrales del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V.. 3. REFERENCIAS 3.1. Ley Federal del Trabajo 3.2. Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 3.3. Manual de Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. 3.4. Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal 3.5. Tabulador de Percepciones Ordinarias para los Funcionarios Públicos de las Dependencias y sus Equivalentes en las Entidades 3.6. Tabulador de Percepciones Ordinarias para los puestos de Enlace de alto nivel de responsabilidad del Gobierno Federal 3.7. Tabulador de percepciones para el personal operativo de las dependencias y Entidades 4. POLITICAS Las percepciones asignadas a cada puesto están estipuladas de acuerdo a los tabuladores de sueldos emitidos por la Unidad de Servicio Civil de la Secretaría de la Función Pública además de las prestaciones establecidas en el Manual de Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V Los salarios que perciban los trabajadores por la prestación de sus servicios serán pagaderos en quincenas vencidas los días 10 y 25 de cada mes El sueldo será pagado por el Consejo en sus oficinas ubicadas en Mariano Escobedo No. 550, 5º. Piso, Colonia Anzures, Delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11590 México, D.F., vía depósito bancario en la cuenta de invernómina que le asigne el Consejo a cada trabajador, teniendo el trabajador la obligación de firmar los comprobantes de pago respectivos El otorgamiento de prestaciones institucionales queda sujeto a lo establecido en el Manual de Prestaciones del Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V. vigente y al Contrato Colectivo de Trabajo SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 2 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 5. Las prestaciones institucionales se podrán pagar a través de la nómina o mediante cheque nominativo, según lo determinen la Dirección de Recursos Humanos o la Dirección de Recursos Financieros Estas políticas serán complementadas por las establecidas en el Formato “FO-DRHGAP-06 Solicitud de Servicios y/o Prestaciones Institucionales (DRH-05)” RESPONSABILIDADES Director de Recursos Humanos 5.1 5.2 Aprobar esta instrucción de trabajo Verificar que los sueldos se paguen conforme a las normas y lineamientos establecidos. 5.3 Autorizar la nómina del personal Gerente de Administración de Personal 5.4 Elaborar, mantener actualizada y apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo. 5.5 Garantizar que los pagos relativos a sueldos y prestaciones se realicen en tiempo y forma con apego a la normatividad aplicable 5.6 Dar de alta al personal de nuevo ingreso en nómina, así como identificar el nivel y la plaza de acuerdo a la solicitud de movimientos de personal presentada por el área solicitante 5.7 Asignar los sueldos de acuerdo a los Tabuladores Vigentes emitidos por la Unidad de Servicio Civil de la Secretaría de la Función Pública o en su caso, por la Valuación de Puestos autorizada por la Subdirección General de Administración 5.8 Aplicar las prestaciones que se especifican en el Manual de Prestaciones de acuerdo al nivel 5.9 Aplicar descuentos, principalmente aquellos derivados de préstamos de fondo de ahorro, ISR, faltas, etc. 5.10 Integrar la nómina México 5.11 Recibir nómina y validarla previa conciliación con la información enviada al despacho 5.12 Revisar y firmar la nómina y recabar firmas de visto bueno y de autorización de pago 5.13 Capturar la transferencia electrónica para el pago de la nómina y enviarla en coordinación con la Dirección de Recursos Financieros SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 3 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 5.14 Generar solicitudes de pago de nómina y prestaciones por conceptos de sueldos, fondo de ahorro, prestaciones y obligaciones Asistente Administrativo 5.15 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instrucción de Trabajo 5.16 Enviar los recibos de nómina mensualmente a los empleados que laboran en las Oficinas en México 5.17 Archivar en forma ordenada y oportuna la documentación generada en cada Procedimiento efectuado que así lo requieran 6. DEFINICIONES 6.1 Personal de Nuevo Ingreso.- Candidato seleccionado por el Subdirector General correspondiente o su equivalente de la propuesta enviada por el Comité de Servicio Profesional de Carrera 6.2 Contrato.- Instrumento legal, mediante el cual se formaliza entre el empleado y el Consejo de Promoción Turística de México, la relación laboral, conforme a los términos establecidos en la Ley de Federal del Trabajo. 6.3 DRH.- Dirección de Recursos Humanos. 6.4 DRF.- Dirección de Recursos Financieros. 6.5 GAP.- Gerencia de Administración del Personal. 6.6 AA.- Asistente Administrativo SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 4 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Pago de Nómina y Prestaciones México. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio 13.- Verifica la disponibilidad de las cuentas generadas al personal de nuevo ingreso Solicitud de Movimiento de Personal GAP 1.- Identifica Nivel y Plaza 14.CapturaTransferencia electrónica 2.- Asigna sueldos conforme al tabulador vigente 15.- Verifica saldo vs nómina 3.- Aplica prestaciones conforme al Manual de prestaciones vigente 16.- ¿ Coinciden ? NO 17 Identifica y corrige error Asistente Administrativo 4.- Realiza corte de las incidencias del personal GAP/DRF GAP 5.- Aplica Descuentos Fondo de Ahorro Seguro de Auto Incidencias del personal Seguro de Gastos Medicos Mayores Gastos No comprobados Desccuentos Especiales Integración de Nomina 18.- Realiza transferencia electrónica GAP 19.- Solicita pago de prestaciones y Obligaciones Solicitudes de pago 6.- Envía integración de Prenómina al Despacho externo para que elabore la nomina Nómina Asistente Administrativo 20.- Recibe y distribuye recibos de nómina Oficio de entrega Prenómina de recibos 7.- Prenómina para validación Oficio de entrega de recibos firmado 21.- Recibe Oficio con respuesta y recibos firmados 8.- ¿ Hay correcciones ? NO 9.- Aprueba prenómina FIN SI 22.- Hace correcciones 10.- Recibe Nomina firmada por la responsable de la elaboración en el despacho Nominas impresas 5 11.- Recaba firmas de Visto Bueno, revisión y autorización de pago 12.- Solicita a la Subgerencia de Situación financiera comprometer recursos Solicitud de Pago de Nomina 13 SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 5 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso 1. Gerente de 1.1 Administración de Personal Asistente Administrativo Documento de Trabajo Actividad Identifica nivel y plaza Recibe solicitud de movimiento de personal, identifica grupo, grado y nivel salarial y plaza de cada persona de acuerdo a Tabuladores México Pre nómina. lo establecido en el contrato contra tabuladores autorizados 2. Asigna sueldos conforme a tabulador vigente 2.1 Asigna sueldos conforme a niveles de acuerdo a los tabuladores vigentes emitidos por la Unidad de Servicio Civil 3. Aplica prestaciones conforme al Manual de Prestaciones vigente 3.1 Asigna las prestaciones correspondientes de acuerdo al nivel y a la plaza asignada, estas se especifican en el Manual de Prestaciones 4. Realiza corte de las incidencias del personal. 4.1 Detecta las omisiones no justificadas e informa a la Gerencia de Administración de Personal 5. Aplica descuentos 5.1 Calcula los descuentos que correspondan, salvo los impuestos, IMSS e Infonavit 5.2 Fondo de ahorro.- Conforme al Manual de Prestaciones Gerente de 5.3 Administración de Personal Recuperación de prestamos o gastos no comprobados.- Lo convenido con el trabajador 5.4 Descuento por faltas.- Conforme a los días no laborados y partes proporcionales del 6° y 7° días 5.6 Descuentos por convenios relativos a adquisición de bienes y/o servicios del trabajador 6. Envia integración de pre nómina al despacho externo para que elabore la nómina 6.1 La información de la pre nómina se envía vía mail al despacho que elabora la nomina SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 6 de 10 Solicitud de Servicios y/o Prestaciones Institucionales. (Anexo 2) Manual de Prestaciones México Prenómina Nómina Pre nómina 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO Responsable Paso Documento de Trabajo Actividad 7. Recibe nómina para validación 7.1 Recibe nómina, misma que debe ser validada previa conciliación con la información enviada 8. ¿Hay correcciones? Nómina No, ir al paso 9 Si, Continuar en el paso 9 9. Aprueba nómina 9.1 Se aprueba nómina vía telefónica 10. Recibe nómina elaboración firmada por Nómina la responsable de 10.1 Gerente de Administración de Personal 11. Recibe dos impresiones de nómina y de acumulados, firmados por la responsable de elaboración 11.1 Firma de revisión y recaba firmas de visto bueno de la titular de la Dirección de Recursos Humanos y de autorización de pago por parte del titular de la Dirección de Recursos Financieros 11.2 Se entrega un ejemplar de la nómina debidamente firmado a la Subgerencia de Presupuestación 11.3 Se envían los archivos correspondientes a la Subgerencia de Presupuestación. 12. Solicita a la Subgerencia de Situación Financiera comprometer recursos 12.1 Recaba firmas de visto bueno, revisión y autorización de pago Nóminas impresas. Archivo electrónico (virtual) Solicitud de pago de nómina, Una vez determinado el monto neto a pagar, se solicita el prestaciones y compromiso de los recursos a la Subgerencia de Situación obligaciones Financiera (Anexo 1) SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 Nómina y acumulados 7 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO Responsable Paso Documento de Trabajo Actividad 13. Verifica la disponibilidad de las cuentas generadas al personal de nuevo ingreso 13.1 Las cuentas bancarias solicitadas cuando ingresó el personal, tardan alrededor de 8 días en generarse. Se revisa el sistema antes de capturar la transferencia para ver si es posible incluir esas cuentas en la transferencia electrónica de sueldos 14. Captura transferencia electrónica 14.1 Capturar transferencia persona por persona Gerente de Administración 15. de Personal 15.1 Verifica saldo vs nómina ¿Coinciden? 16.1 No, ir al paso 17 Si, continuar en el paso 18 17. Identifica y corrige error 17.1 Se realiza una revisión verificando cada importe capturado hasta identificar el error y corregirlo Nómina Sistema de Banca Electrónica Realiza transferencia electrónica de la nómina Se hace la conexión vía MODEM con el NIP del Director de Recursos Financieros Sistema de Banca Electrónica Se envía transferencia con el NIP del Director de Recursos Financieros 19. Solicita pago de prestaciones y obligaciones 19.1 Elabora solicitudes de pago por los que hayan afectado la nomina de esa quincena: sueldos, fondo de ahorro, prestaciones y obligaciones, etc. Gerente de Administración de Personal 19.2 Nómina. Sistema de Banca Electrónica Se verifica que el monto total capturado en el sistema coincida con el monto neto impreso en la nómina 16. 18. Gerente de Administración 18.1 de Personal y Director de Recursos 18.2 Financieros Sistema de Banca Electrónica Nómina. Solicitud de pago de nómina, Se recaban las firmas de solicitud y autorización prestaciones y respectivamente de los Directores de Recursos Humanos y obligaciones de Recursos Financieros y se entregan a la Subgerencia de (Anexo 1) Presupuestación SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 8 de 10 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO Responsable Paso Documento de Trabajo Actividad 20. Recibe y distribuye recibos de nómina 20.1 Se reciben los recibos de nomina por parte del despacho 20.2 Se elabora oficio para los asistentes de cada Subdirección General y Homologa a fin de que entreguen los recibos a cada persona de su área 21. Recibe oficio con respuesta y recibos firmados 21.1 Se reciben los recibos con la firma de cada empleado, a través oficio enviado por las asistentes de la Subdirecciones Generales y Homólogos y los Archiva Recibos de nómina. Asistente Administrativo Oficio de entrega Recibos firmados SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 9 de 10 Oficio de entrega 01/09/03 Versión 01 PAGO DE NOMINA Y PRESTACIONES MEXICO 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRH-GAP-01 (DRF-02) * Solicitud de pago de nómina, prestaciones y obligaciones Gerente de Administración de Personal 5 Años/Archivo muerto S/N Nóminas México 2003 (Documentos impresos) Gerente de Administración de Personal 5 Años/Archivo muerto S/N Nóminas México 2003 (Archivo Electrónico) Gerente de Administración de Personal 5 Años/Archivo muerto S/N Integración de Nóminas México 2003 (Archivo Electrónico) Gerente de Administración de Personal 5 Años/Archivo muerto S/N Transferencia Electrónica 2003 Archivos Banca Electrónica Gerente de Administración de Personal 1 Años/Archivo muerto S/N Recibos de Nómina Asistente Administrativo 5 Años/ S/N Incidencias de personal (Archivo Electrónico) Asistente Administrativo 1 Año/ 9. ANEXOS Anexo No. 1 2 Nombre No. de Control Solicitud de pago de nómina, prestaciones y obligaciones FO-DRH-GAP-01 (DRF-02) * Solicitud de Servicios y/o Prestaciones Institucionales FO-DRH-GAP-02 (DRH-05) * * Guía Electrónica de Servicios Administrativos SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION IT-DRH-GAP-02 10 de 10 01/09/03 Versión 01