IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” INSTRUCTIVO DE LLENADO DE NÓMINA 1. REGISTRO PATRONAL IMSS. Clave del registro de la empresa ante el IMSS. 2. R.F.C. EMPRESA. Consta de 3 letras 6 números y una uní clave. 3. REGISTRO INFONAVIT. Número con el que esta dado de alta el trabajador en INFONAVIT. 4. PUESTO. Que desempeña 5. NÚMERO DE EMPLEADO. Es otorgado por la empresa por lo regular son 4 dígitos. 6. DEPTO. Clave del departamento en donde desempeña su función el trabajador. 7. NOMBRE. Nombre y Apellidos del Trabajador 8. CURP. Clave de del empleado consta de 4 letras q son las dos primeras de su apellido paterno posteriormente la primer letra de su apellido materno y la primer inicial de su nombre, en caso de que tenga dos nombres se toma en cuenta la inicial del primer nombre, posteriormente es el año de nacimiento (2 dígitos) mes y día y por último la uní clave. 9. FECHA. Fecha en la que se paga la nómina. 10. PERIODO. Si es quincenal o catorsenal o semanal, es la fecha de corte. 11. FECHA DE INGRESO. Día mes y año en la que ingreso el trabajador. 12. AFILIACIÓN AL IMSS. Número de afiliación al seguro social es proporcionado por el IMSS. 13. SAL DIARIO. Sueldo diario del trabajador. 14. DIAS. Días que laboró el empleado. 15. UBICACIÓN. Lugar donde labora. 16. CLAVE. Clave de la percepción o deducción que tiene el trabajador. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” 17. PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES. Concepto o nombre de las percepciones y deducciones que tiene el empleado en el periodo. 18. IMPORTE. Cantidad en $ de las percepciones que tiene el trabajador. 19. TOTAL DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES. Suma total tanto de las percepciones como de las deducciones que tuvo el empleado en el periodo. 20. NETO A PAGAR. Es la resta entre el total de percepciones con el total de deducciones. 21. FIRMA DEL EMPLEADO. Firma de aceptación de la nómina que se le esta pagando en ese período. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” PECERA, S.A. DE C.V. RECIBO DE NOMINA REGISTRO PATRONAL IMSS R.F.C. EMPRESA REGISTRO INFONAVIT PUESTO (1) (2) (3) (4) NÚM. EMP. DEPTO. NOMBRE CURP FECHA PERIODO (5) (6) (7) (8) (9) (10) FECHA INGRESO AFILIACIÓN I.M.S.S. (11) SAL. DIARIO/ SAL. HRS. DIAS/HRS TRAB. UBICACIÓN (13) (14) (15) (12) CLAVE PERCEPCIONES IMPORTE (16) (17) (18) CLAVE DEDUCCIONES TOTAL PERCEPCIONES IMPORTE TOTAL DE DEDUCCIONES (19) (20) Importe con letra (21) Recibí de PCERA S.A. de C.V. la cantidad señalada por los conceptos arriba expresados y por todas y cada una de las prestaciones a que he tenido derecho a la firma del presente para los efectos a que haya, por los que otorga el finiquito más amplio que en derecho procede. NETO A PAGAR (22) Firma del Empleado IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” REPORTE HRS EXTRAS IMPORTANTE: La jornada ordinaria de trabajo, es establecida por el reglamento interno de la empresa PCERA S.A. de C.V., distribuidas de lunes a sábado, de acuerdo con las necesidades de cada Departamento. Únicamente lo que EXCEDA este número, será tomado como horas extras. Para reportar el pago de horas extras causadas en horario ordinario, hay que tener en cuenta que las horas extras Diurnas se causan en el horario comprendido entre las 6:00 AM y las 20:00 PM; y las Nocturnas en el horario comprendido entre las 20:00 PM y 6:00 AM. El Recargo Nocturno, se causa en los casos en que la jornada ordinaria de trabajo esté comprendida entre las 20:00 PM y las 6:00 AM. En todo caso debe tenerse en cuenta que por disposición legal expresa en NINGÚN CASO puede trabajarse MÁS DE DOS horas extras DIARIAS. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” Descripción horas extras 1. Nombre del empleado: Escriba los nombres y apellidos completos del empleado que va a recibir el pago de las horas extras, dominicales y festivas. 2. Código del Contrato: Escriba el código del contrato del empleado 3. Documento de identidad: Escriba el número del documento de identidad del empleado. 4. Cargo que desempeña: Escriba el cargo actual del empleado que va a recibir el pago de las horas extras, dominicales y festivos . 5. Conceptos de Pago: Escriba el número total de horas trabajadas para cada uno de los siguientes tipos de recargo: HED: Horas extras diurnas HEN: Horas extras nocturnas 6. Firma del empleado: Solicite al firma del empleado que reporta las horas extras, dominicales y festivas. Autorización horas extras: 7. Facultad / Dependencia: Escriba el nombre de la Facultad o Dependencia a la cual está adscrito el empleado que recibe las horas extras, dominicales y festivos. 8. Mes reportado: Escriba el nombre del mes para el cual reporta las horas extras, dominicales y festivos. Firma autorizada Facultad / Dependencia: Solicite la firma autorizada al directivo correspondiente. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” NOMBRE DEL EMPLEADO CÓDIGO DEL CONTRATO DOCUMENTO DE IDENTIDAD CARGO QUE DESEMPEÑA CONCEPTOS DE PAGO HED HEN FIRMA DEL TRABAJADOR AUTORIZACIÓN DE HORAS EXTRAS FACULTAD DE DEPENDENCIA MES REPORTADO FIRMA AUTORIZADA DACULTAD/DEPENDENCIA IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” REPORTE DE ASISTENCIA NOMBRE DIAS ______________________________ FIRMA IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” “PCERA, S.A.” En computación la nueva era Tarjeta de asistencia Nombre:_____________________________________ Departamento:________________________________ Clave:_______________________________________ Horario:____________________ Mes:______________ Día L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D Entrada Salida Hrs. Extra _________________________________ F i r m a IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” CONTROL INDIVIDUAL DE ASISTENCIA 1) NOMBRE: ___________________________________________________________________________ 2) PUESTO: ____________________________________________________________________________ 3) PERIODO:______________________________________________ 4) Md Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1 2 3 4 5 V: vacaciones F: falta LM: licencia medica S: suspención DE: días economicos 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” SR. Winnie Pooh Presente Por este conducto le comunico en mi carácter de representante legal de la Empresa PCERA S.A. DE C.V. que a partir del día 30 de Marzo del 2007 queda Rescindido su contrato individual de Trabajo y/o Relación Laboral sin responsabilidad para el Patrón por haber incurrido en la siguiente causal de rescisión tipificada en la fracción _ II__ del articulo 51 de la Ley Laboral: Debido a problemas de la empresa Lo que hago de su conocimiento con apoyo en la parte final del numeral invocado rogándole se sirva firmar la copia de la presente para constancia. En la ciudad de México, D.F. siendo las _Marzo_ de _2007_. 16:05 horas del día _23_ de PCERA S.A. DE C.V. Nombre y Firma del Representante Legal Nombre y Firma del Trabajador IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” Testigo (nombre y Firma) Testigo (nombre y Firma) RENUNCIA Lugar y Fecha: (1) PCERA S.A. DE C.V. Sírvanse ustedes tomar nota de que, a partir de hago formal renuncia al puesto en el Departamento de (3) (4) que he venido desempeñando en esta empresa. Enterado: (5) Nombre, y Firma del Trabajador (6) Jefe del Departamento (2) IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” I. TIPO DE AUXILIO Tipo de Auxilio: Enfermedad Profesional Enfermedad no Profesional Accidente de trabajo Prorroga: Si Auxilio Maternidad No Contínua: Días de incapacidad: Periodo: Desde Si No DDMMAAA A Hasta DDMMAA AA II. LIQUIDACIÓN DEL AUXILIO Factores de liquidación Factor Valor Asignación Básica Grado Escalafón Valor Liquidado: Valor Pagado: $ $ III. DATOS PERSONALES DEL EMPLEADO Primer Apellido Segundo Apellido Primer Nombre Tipo de Documento: Segundo Nombre CC CE Tipo de Vinculación: Nacional IV. DATOS DE QUIEN LIQUIDA Nombre Completo: Numero Documento: Nacionalizado Departamental Municpial Distrital IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” Tipo de Documento: CC CE Numero Documento: Cargo : FECHA FIRMA DEL QUIEN LIQUIDA FORMATO DE LIQUIDACIÓN NOMBRE: NIVEL: TIPO DE CONTRATO ZONA ECONÓMICA: FECHA DE INGRESO AÑO MES DIA RFC: PUESTO: ADSCRIPCIÓN: P.Vac. FECHA DE BAJA AÑO CONCEPTOS Sueldo Aguinaldo Despensa Bono de Puntualidad Vacaciones del año anterior Parte proporcional de vacaciones del año Total de vacaciones del año anterior Prima vacacional del año anterior Parte proporcional de prima vacacional del año actual Total de parte proporcional del año actual Ayuda para transporte Fondo de ahorro para el trabajador Fondo de ahorro para el patrón PTU Ayuda renta Horas extras dobles Horas extras triples Total de horas extras Domingo trabajado Prima dominical Indemnización Prima de antigüedad Total de Finiquito TOTAL DE PERCEPCIONES MES DIA PERCEPCIONES ANTIGÜEDAD EFECTIVA AÑOS CONCEPTOS ISR FINIQUITO ISR Indemnización Total ISR IMSS TOTAL DE DEDUCCIONES MESES DEDUCCIONES DÍAS NETO A PAGAR IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” IMPORTE TOTAL A PAGAR ELABORO Jefe de Oficina de RH AUTORIZÓ Director General IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE NÓMINA MÉXICO, 2007 INDICE IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” I. Introducción II. Objetivo III. Políticas de operación IV. Base legal V. Descripción del proceso VI. Diagrama de bloques del proceso VIII.Formatos e instructivos IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” I. INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a la empresa, en la realización de los cambios de índole administrativos en el sistema de pago de las remuneraciones del personal de la organización. En términos conceptuales, la nómina de pago es la relación semanal, quincenal o mensual, por medio de la cual la empresa efectúa el pago de la remuneración de su personal, esta nómina esta compuesta por una serie de asignaciones, retenciones y deducciones que se realicen al personal. Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual podrán optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y efectividad en el desempeño de los procesos. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” II. OBJETIVO Establecer los criterios básicos que orienten a la empresa PCERA S.A. en el procedimiento de Nómina de Pago, además de establecer y delimitar las responsabilidades de las unidades que intervienen en el proceso, para procurar una gestión eficaz y efectiva del mismo. IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” III. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad de la empresa informar al trabajador que ingrese la modalidad bajo la cual le serán pagadas sus percepciones y la fecha de su primer pago. Es responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos elaborar la nómina para todos los trabajadores de la empresa. La nómina deberá contener los datos de identificación del trabajador, el salario, todas las percepciones, deducciones y retenciones que correspondan al personal. El Analista de Sistemas Administrativos realizará un recorrido el primer día de pago por las áreas para la entrega del comprobante de pago al trabajador, obteniendo su firma en original y copia del listado de firmas de la nómina Los trabajadores contarán con tres días hábiles a partir de la fecha de pago para firmar la nómina. La Oficina de Recursos Humanos, deberá validar la nómina quincenal y elaborar en su caso la documentación necesaria para tramitar ante el Departamento de Administración, las responsabilidades por pagos indebidos o las inconsistencias por percepciones no cobradas. Toda inconsistencia o responsabilidad elaborada se remitirá al Departamento de Administración, debiendo firmarla el Jefe del mismo y soportarlas con la documentación respectiva según su tipo IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” IV. BASE LEGAL A fin de legalizarse el contrato colectivo de trabajo se tomarán como base las siguientes leyes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del IMSS IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” V. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A continuación se enumeran las actividades propias del proceso de selección y las áreas o departamentos encargadas de las mismas. Actividad núm. 01 Descripción de actividades Revisa No. de días trabajados y horas extras trabajadas en el periodo Revisa nuevos nombramientos y/o ascensos recientes 02 03 04 Integra Percepciones y deducciones en la base de Datos de Nómina Calcula el pago de salario neto, Impuesto y cuota al IMSS Área responsable Oficina de Recursos Humanos Oficina de Recursos Humanos Oficina de Recursos Humanos Clave del formato T1 NOM1 NOM1 Genera reportes para la verificación de la nómina. 05 06 ¿Existen errores? Sí. Regresar al paso No. 1 No. Ir a punto No. 6 Elabora las nóminas y los cheques correspondientes 07 Turna al Jefe del Departamento Administrativo para firma 08 Firma de autorizado 09 Entrega al personal el cheque de su pago 10 11 Firma de recibido en cheque y en nómina 12 Archiva en la carpeta de pólizas cheque del mes correspondiente yen el expediente de nóminas. Oficina de Recursos Humanos Oficina de Recursos Humanos Jefe del Departamento Administrativo Oficina de Recursos Humanos Trabajador Recursos Humanos NOM1 NOM1 NOM1 NOM1 IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” VI. DIAGRAMA DE BLOQUES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN OFICINA DE RECURSOS HUMANOS TRABAJADOR INICIO 01 Revisa No. de días trabajados y horas extras trabajadas 02 Revisa nombramientos y ascensos recientes 03 Integra percepciones y deducciones 04 Calcula salario neto, impuestos y Cuota IMSS 05 Genera reporte para verificación de nómina NOM1 06 Existen errores SI A NO 07 Elabora nóminas y 09 cheques correspondientes 1 JEFE DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS CANDIDATO DIRECCIÓN GENERAL 1 09 Firma y autoriza 08 Turna para firma NOM1 NOM1 10 Entrega al personal cheque de pago Firma de conformidad 11 R1 12 Archiva NOM1 FIN 1 14 A Regresa al paso No.1 06 11 IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA DE EQUIPO DE COMPUTO “PCERA S.A.” INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMATO NOM1 1. Número o clave del empleado. 2. Nombre del empleado. 3. Indique Registro Federal de Contribuyentes. 4. Indique Número de Seguridad Social. 5. Coloque el salario acordado con letra y especificado en moneda nacional. 6. Indique los días laborados en el periodo. 7. Salario Neto. 8. Indique horas extras dobles trabajadas durante el periodo. 9. Indique horas extras triple trabajadas durante el periodo. 10. Indique el importe total de las horas extras trabajadas. 11. Anota clave e importe correspondiente a otras percepciones. 12. Subtotal de percepciones. 13. Coloque la cuota al Impuesto sobre el Producto del correspondiente. 14. Coloque la cuota al IMSS correspondiente. 15. Coloque clave e importe correspondiente a otras deducciones. 16. Subtotal de Deducciones. 17. Indique el Neto a pagar 18. Firma autógrafa del trabajador Utilizar bolígrafo tinta negra. Trabajo