EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO

SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1
INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS:
DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO
MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO
PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO
Operación Proyecto
Teoría General de Sistemas
Visión sistémica
Caracterización de problemas
Formulación hipotética
Variables cualitativas y cuantitativas
Formulación de objetivos
Indicadores de evaluación
Esta ejercitación se orienta hacia una descripción del PROBLEMA que da origen a
la Operación Proyecto y que intentará ser resuelto a través de la realización de un
proyecto, así como la formulación del OBJETIVO que se pretende alcanzar y los
RESULTADOS que se desean obtener, más un esbozo de los posibles CAMINOS
para lograrlos.
El ejercicio se encuentra en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco
conceptual. Realidad pues se plantea como una descripción de la situación
existente (sistema real); y problema dado que aún no se presentan soluciones.
Los autores del trabajo deben comportarse como observadores externos e
imparciales no involucrados en el caso, y con VISIÓN SISTÉMICA.
1.1
1.1.1.
CARACTERIZACIÓN DEL CONFLICTO QUE DA ORIGEN AL
PROYECTO
Descripción del problema y su contexto.
a) COMITENTE: Grupo Orbis; Empresa Colombiana con presencia en más de 16 países con sus 4
Negocios de Pinturas, Químicos, Aguas y Comercio; cuenta con más 5000 mil Empleados dentro de Su
cobertura podemos destacar Centro América, Brasil, Panamá, Venezuela, Ecuador y Colombia.
b) CONTEXTO: El área de Transporte está bajo la Dirección de Planeación y Logistica contiene 5
Gerencias dentro de estas la Gerencia de Transporte, que cuenta con 3 coordinadores y más de 15
Analistas; La Herramienta actual ya no cuenta con la capacidad necesaria para soportar la Operación
de Transporte no solo en Colombia si no en los demás países.
c) CONFLICTO: En los Últimos años se ha evidenciado la falta de Información oportuna y precisa en
las Operaciones Logísticas de Transporte, generando así poca confiabilidad en los resultados
presentados ante los comités de Nivel Superior; pese a existir otras herramientas de apoyo los
procesos manuales y el desgaste Operativo son mayores cada día.
1
SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
d) PROBLEMA: En el Área de Transporte se requiere una herramienta de mayor capacidad que
permita la gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando así valor el proceso
y credibilidad en la Información.
1.1.2.
Descripción del sitio donde ocurre el conflicto.
Grupo Orbis, con sede Administrativa en Medellin y con Plantas de Producción en Medellin, La Estrella
y Centros Distribución en Cali, Bucaramanga, Funza, Pasto y Rionegro
1.1.3.
Descripción del momento en que ocurre el conflicto.
Grupo Orbis, realiza procesos de Manufactura de productos en Poliéster, Resinas Alquidicas,
comercialización de Productos Químicos, Ferreteros, Accesorios y tuberías para Aguas, el conflicto
ocurre en las planeación y gestión vehicular, Liquidación de Fletes, Cumplidos, e Indicadores de
Gestión.
1.1.4.
Personas involucradas.
PERSONAS,
INSTITUCIONES,
EMPRESAS U
ORGANISMOS
INVOLUCRADOS
Coordinadores
Transporte
CÓMO LO AFECTARÍA LA
ELIMINACIÓN DEL
PROBLEMA
¿POSITIVO Ó
NEGATIVO?
de
Información Oportuna
confiable y en Línea (+)
y
MOTIVO POR EL QUE ESTARÍA
AFECTADO O ALCANZADO
SI EL PROBLEMA SE SUPRIMIERA
Acceso Rápido y Directo
Información de Transporte
Seguimiento
despachar.
Supervisores de CEDIS
Control completo sobre los
volúmenes y capacidades
de despacho por día. (+)
de
los
a
la
pedidos
a
Acceso Rápido y Directo
Información de Transporte
a
la
Control de Gastos y Fletes pagados
Analistas de Transporte
Facilita la operación de
Planeación en todas las
modalidades de Transporte
(+)
Información Oportuna para la toma de
decisiones en el día a día.
Proceso Contable
Permite la contabilización
de las facturas en cada
uno de los puestos de
trabajos y desde los
Lugares
de
Operación
evitando la pérdida de
Información (+)
Asegura la completa contabilización de
las facturas generadas por el servicio.
2
SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
1.2
SITUACIÓN DESEADA
1.2.1. Descripción de una situación hipotética deseada donde el problema
no existiera.
Una Operación de Transporte completamente Integrada con Información directa y Oportuna,
permitiendo un control Total en costo, Gestión Vehicular y pagos de los servicios prestados, con un
alcance hacia las demás áreas ( SAC, Comercial, Compras, Cartera, entre otras)
1.3.
1.3.1.
ACTUACIÓN HIPOTÉTICA CAPAZ DE ELIMINAR EL PROBLEMA
Resultados de una hipotética actuación que eliminara el problema.
TRANSFORMACIONES,
sustituciones o
cambios que se
deberían introducir en
la situación actual para
que el problema
desaparezca
Aumentar las competencias en manejo de bases de datos, fortaleciendo
el perfil del cargo acorde a la labor realizada.
UTILIDAD que se
espera lograr con la
solución del problema
Información concreta y Oportuna para la toma de decisiones en el
proceso
LÍMITES espaciales de
planteamiento de la
solución
Sometido al cronograma de formación personal y Sistema de gestión de
desempeño.
HORIZONTE temporal
mínimo aceptable de
planteamiento de la
solución
El tiempo estimado es de 9 Meses
Toma de DECISIONES
que se habrán
producido para
solucionar el problema
Compromiso directo de los
involucradas
Otros puntos
relevantes para el caso
Orientación al Logro y Resultados, Cultura Organizacional, Orientación
al cambio, comprometidos con la Estrategia.
3
colaboradores y de las gerencias
SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
1.3.2. Constricciones y restricciones a tener presentes en la solución.
IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE
FACTORES LIMITANTES O
CONDICIONANTES A TENER EN CUENTA
EN LA SOLUCIÓN
POSIBILIDAD DE
ALTERACIÓN
¿CONSTRICCIÓN O
RESTRICCIÓN?
Resistencia al Cambio
GRADO DE
LIBERTAD DE
INTERVENCIÓN
(1a 5)*
Restricción
4
Personal Capacitado para el proceso de salida
en Vivo.
Restricción
4
Presupuesto
Restricción
3
Plataforma Tecnológica
Restricción
3
1.4.
OBJETIVO
Con mención de los
límites del
planteamiento y el
alcance temporal de
la solución
VARIABLES
cualitativas y
cuantitativas que
definen el problema
existente, sobre las
que deberemos
actuar
FUNCIONES
que se habrán de
conseguir y
PRESTACIONES que
se proporcionarán
con la solución
FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROBLEMA
Implementar una herramienta de mayor capacidad que permita la
gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando
así valor el proceso y credibilidad en la Información.
-
Confiabilidad en la Información e Indicadores de Gestión.
-
Control en el proceso de Planeación, y Seguimiento a Entregas
-
Tramite de Cumplidos, Liquidación de Fletes.
-
Aprobación de Tarifas y Gestión Documental.
-
División entre áreas, SAC, Facturacion, Operaciones, Calidad.
-
Manejo centralizado de la Información.
-
Perfiles de Usuarios según su Rol en la compañía.
-
Biblia de clientes actualizadas.
-
Soporte Técnico
-
Administración de los recursos en la planeación de transporte
4
SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
RESULTADOS,
Tener un completo sistema de Transporte que permita el manejo de la
operación a todo nivel en temas como:
productos o cambios
que se habrán
conseguido
materializada la
solución
Otros puntos
relevantes para el
caso
1.5.
-
Planeación de despachos
-
Gestión vehicular
-
Preliquidación y Liquidación de fletes
-
Retorno de Cumplidos
-
Tracking de la Operación
-
Causación de facturas ( Ingresar a la contabilidad)
-
Tiempos en la Operación
-
Aprobaciones de ajustes a fletes
-
Integración de Áreas
-
Información en Línea
Dar un cambio en el modo que opera hoy día el área en busca de una
mejora continua.
POSIBLES MODALIDADES DE ACTUACIÓN PARA LA SOLUCIÓN
1.5.1. Presentación de diferentes modalidades posibles de utilizar para
solucionar el problema.
-
Consolidar el Área de Transporte como un proceso de Apoyo y que así sea visto por los demás
Usuarios con Información permanente.
-
Realizar Macros que permita una mejor funcionalidad en la Planeación de la operaciones
-
Adoptar un Sistema de Transporte con mayor alcance y mejor funcionalidad.
-
Incorporar nuevo personal para dinamizar el proceso y hacerlo más eficiente.
1.6.
CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA SOLUCIÓN
1.6.1. ENFOQUE desde el cual se evaluará el éxito en la superación del
problema.
El problema será resuelto cuando desde el área se puedan tener mejores tiempos en la planeación y
gestión vehicular, permitiendo una atención Oportuna en el servicio y un equipo de trabajo comprometido
con sus funciones y resultados.
1.6.2. INDICADORES con los que se evaluarán las soluciones al problema.
a.
Costo por kilo transportado: Total fletes/Kilos Movidos
b.
Flete como % de Venta: Flete pagado/Total ventas
c.
Ocupación vehicular: Kilos Movidos/Capacidad Instalada
d.
Cumplimiento de Presupuesto: Pto Gasto/Real Gasto
5
SITRA
24 de febrero de 2016
Proyecto: T-Sigo
Autores: Rendon J./ Ospina Y.
1.7.
ANEXOS QUE SE ADJUNTAN
1.7.1. Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan.
NOMBRE DEL
ANEXO
Contexto
problema
del
FUNDAMENTACIÓN DE LA
PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO
del
1.1.1 Literal a)
Organigrama
del
área de proyectos
Estructura organizacional de proyectos en el
comitente.
1.1.1 Literal b)
Requisitos
software
Características actuales de las herramientas
tecnológicas para la gestión de proyectos y
las características que se necesitan
adicionalmente.
1.4
del
Breve descripción
problema.
Fecha de entrega del
ejercicio
Nombre y apellido
de los autores con
indicación del
coordinador del
grupo y del
responsable del
ejercicio
del
ambiente
APARTADO DEL EJERCICIO AL
QUE COMPLEMENTA
24/02/2016
Jorge Armando Rendon
Yulieth Ospina Barrera
6