Productos y servicios para la formación de usuarios de bibliotecas

Productos y servicios para la formación de usuarios
de bibliotecas universitarias:
el uso de bases de datos en entornos Web
Natalia Sastre Miralles
Biblioteca de la Universidad Politécnica de Valencia
Introducción
Las bibliotecas universitarias, como sistemas de información, han sido pioneras en la incorporación de Internet a su ámbito de trabajo con el fin de mejorar y
aumentar la oferta de sus servicios, y por tanto de satisfacer mejor las necesidades
de sus usuarios.
Uno de los servicios que ha mejorado con estas nuevas tecnologías ha sido el
de la formación de usuarios en el uso y manejo de Bases de Datos (BD), el cual se
ha desarrollado fundamentalmente mediante unos tutoriales webs en forma de guías
y manuales.
Así, el objetivo principal de este estudio es la presentación de los resultados
obtenidos en el análisis llevado a cabo entre las webs de las bibliotecas universitarias españolas donde se han comparado y estudiado las diferentes metodologías y
productos utilizados para la formación de usuarios en entorno web.
El estudio se completa además con unas recomendaciones acerca de cómo han
de estructurarse en forma y contenido los tutoriales que forman estas guías y manuales de Bases de Datos para cumplir el objetivo para el cual se han creado.
Para la realización de este estudio se ha analizado la formación en el uso y
manejo de BD que se realiza actualmente a través de las webs de las bibliotecas
universitarias pertenecientes a REBIUN, por ser la red que engloba a las bibliotecas universitarias públicas españolas, analizándose así un total de 44 bibliotecas universitarias. Con tal de que los resultados fueran los más objetivos posibles, se han comparado las guías y los manuales de una base de datos común a
todas las bibliotecas universitarias (la BD del CSIC), en un mismo periodo de
tiempo.1
1
Estudio realizado con fecha de 20 de julio del 2000.
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Productos para la formación de usuarios en entornos webs
El entorno web, desde el punto de vista educativo, es una tecnología recomendable para la formación y el autoaprendizaje que se encuentra más próxima a las
capacidades y necesidades de los usuarios, ya que las aplicaciones informáticas
junto a los nuevos productos multimedia ayudan a una mayor comprensión de los
contenidos gracias a la combinación de texto, imágenes fijas o en movimiento, archivos de audio, gráficos, etc.
Por otro lado, esta tecnología es recomendable para la formación en el uso y
manejo de las bases de datos debido a la estructura compleja de las BD, la existencia de diferentes sistemas de recuperación, la escasa formación en técnicas documentales por parte de los usuarios, etc.
Esto se aprecia en la práctica a través de los resultados obtenidos en este estudio (ver Tabla 1), ya que de las 44 bibliotecas universitarias analizadas, 29 de ellas
realizan algún tipo de formación relacionada con el servicio de BD, mientras que
tan sólo existen 15 bibliotecas universitarias que o bien no dedican un espacio de
la web a este tipo de formación (limitándose a ofrecer información general sobre el
funcionamiento del servicio, listado de BD, etc.) o bien tienen acceso restringido a
los miembros de su comunidad universitaria, por lo tanto no han podido ser objeto
de estudio.
Tabla 1
Formación en entornos web en las bibliotecas universitarias
N.o de bibliotecas
BU que no ofrecen formación
BU que ofrecen sólo guías
BU que ofrecen sólo manuales
BU que ofrecen guías y manuales
Total
15
13
7
9
44
Porcentaje
34%
29,54%
15,9%
20,45%
100%
Uno de los productos analizados ha sido la guía de BD, entendida como el
conjunto de datos mínimos que identifican a la BD acerca de cuestiones relacionadas con su contenido, características, etc., que se suele presentar en formato de ficha con campos.
Otro de los productos, el manual de consulta de la BD (llamado también
guía de uso), permite al usuario conocer tanto las características de las BD como
los conocimientos elementales que se precisan para usarlas y manejarlas (sistemas
de recuperación, lenguajes de interrogación, operadores booleanos, etc.).
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Guías de BD
En líneas generales, la estructura, extensión y contenido de las guías varía de
una biblioteca universitaria a otra dependiendo de la profundidad de la formación
que se desea realizar, de la información que se desea aportar, y de la existencia o
no de otros productos formativos complementarios.
En el análisis de las guías de BD como productos formativos se han estudiado
los campos que las forman, estableciéndose tres grupos según la frecuencia de uso
de dichos campos entre las guías (ver gráfico 1).
En un primer grupo se incluyen tres campos que se encuentran en un número
elevado de guías, como el campo «Contenido», que como su nombre indica, resume
brevemente las características básicas de la BD relacionadas con su temática y/o estructura. El número de guías que consideran de interés incluir este campo asciende a
21 de entre el total de 22 guías existentes entre las bibliotecas universitarias españolas.
Por «Periodicidad» de una BD se entiende el periodo que transcurre entre las
actualizaciones de la información que en ella se incluye. Este campo es otro en los
que hay más unanimidad en cuanto a su inclusión en las guías, ya que así lo consideran 17 de las 22 bibliotecas universitarias.
«Materia» también es uno de los campos más coincidentes en las guías de BD
(un 59%), ya que permite al usuario conocer el ámbito temático de la BD.
Un segundo grupo lo forman los campos que coinciden entre un 50% y un
13% de las guías, entre el que se incluye el campo «Cobertura temporal» que hace
referencia al ámbito cronológico que cubre la BD; aspecto que a pesar de su importancia para delimitar temporalmente las búsquedas, tan sólo se incluye en la mitad de las guías.
En los campos «Entidad responsable/Creador» y «Editor/Productor» existen
problemas terminológicos para su definición ya que no existe unanimidad a la hora
de concretar el concepto. Pero en general se considera entidad responsable a la entidad encargada del contenido (en el caso de la BD estudiada es el CSIC); mientras
que por editor se entiende a la entidad responsable de la producción y distribución
(en este caso Micronet). Así en la práctica existen 6 guías que incluyen el campo
«Entidad responsable», mientras que hay 9 que incluyen el campo «Editor».
En las BD en CD-ROM, se considera de interés (en un 45,4%) incluir un campo llamado «Localización» que hace referencia a la ubicación física de dicha BD.
Por otro lado, un 36,36% de las guías analizadas incluye el campo «Idioma»
que hace referencia a la lengua de los documentos de la BD.
En el campo «Software», las guías incluyen tanto información acerca del lenguaje de interrogación como del programa informático. Esto se considera en un
31,8 % de las guías estudiadas.
Por último, un tercer grupo está formado por campos que se incluyen en pocas guías, como los campos «Fuentes», el cual indica la tipología documental a la
que hacen referencia los registros, y el campo «Tipo de información» que indica la
tipología de la información contenida en la BD: bibliográfica, referencial, etc., incluidos en 5 de las 22 guías.
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1.er GRUPO
Con relación al campo «Periodicidad» anteriormente mencionado, se encuentra el de «última actualización», el cual indica la fecha en la que se ha realizado la
última modificación de la BD. Tan sólo existen 4 guías que ofrecen los dos campos la información completa, es decir, cada cuánto se produce la actualización y en
qué fecha se ha producido ésta última.
La indicación de «Cobertura geográfica» hace referencia al ámbito geográfico
de las fuentes y/o de los autores. Quizás no se considera una información demasiado relevante para los usuarios, ya que tan sólo 3 guías lo incluyen.
Otros campos de menor relevancia son el de «Clasificación numérica de materia» en el cual se asignan entradas de la CDU para delimitar la materia de la BD; y
el de «Información Técnica» que especifica el número de discos, el sistema operativo, etc.
Estos resultados obtenidos se pueden apreciar en el siguiente gráfico:
25
2.º GRUPO
20
15
3.er GRUPO
10
5
Contenido
Periodicidad
Materia
Cobertura temp.
Localización
Editor
Idioma
Software
Entidad respons.
Tipo de inform
Fuentes
Últ. actualiz.
Cobertura geog.
CDU
Infor. Técnica
0
Gráfico 1
Grado de utilización de los campos
Manuales de consulta
Los manuales de consulta de las BD son productos formativos que explican y
desarrollan el funcionamiento y manejo de las BD, desde cuestiones básicas relacionadas con la recuperación de la información (operadores, etc.), hasta opciones
avanzadas de búsqueda y consulta.
Como productos formativos, los manuales son herramientas complejas de realizar, no sólo por la dedicación y los recursos necesarios a la hora de su creación,
sino también por la actualización y el mantenimiento. Esto se ha podido constatar
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en los resultados obtenidos, ya que solamente 16 de las 44 bibliotecas universitarias poseen manuales de BD.
A partir de estos manuales, se pueden establecer diferentes tipologías según el
criterio que se establezca para ello; así según la estructura seguida se establecen
los siguientes manuales:
— Manuales con estructura fija:
Se establece una estructura común para todas las BD, aunque después se
pueden desarrollar más o menos unos subepígrafes dependiendo de las características de cada BD. Un ejemplo de esta tipología de manual, es el elaborado por la Biblioteca Universitaria de la Universidad Carlos III de Madrid, el cual tiene una estructura compuesta por los siguientes puntos:
Contenido, Estructura, Uso, Recuperación, Estrategias, Visualizar, Grabar,
Salir.
— Manuales con estructura diferente para cada BD: utilizados según el sistema de recuperación, la tipología de la BD, etc. Por ejemplo, los manuales
de la Universitat Politècnica de Catalunya.
— Manuales con estructuras a dos niveles según el nivel de dificultad de la
búsqueda que se desea realizar. Uno de los ejemplos es el manual de la Universitat Autònoma de Barcelona el cual está estructurado en «Cómo hacer
una consulta», en el que se explica cómo realizar una búsqueda sencilla, y
«Estrategias de búsqueda avanzada» en el que se describen los pasos a seguir para realizar búsquedas más complejas.
También se puede establecer una tipología según el tamaño de los manuales:
— Manuales breves, en los que se describe someramente los aspectos fundamentales (máximo 4 páginas), como por ejemplo el caso de la Universidad
Burgos.
— Manuales de extensión media, en los que junto a la explicación, se añaden
algunos ejemplos de pantallas, iconos, etc. que complementan a lo descrito,
como en la Universidad de Sevilla.
— Manuales descriptivos, en los que se desarrollan cada uno de los puntos a
explicar junto a imágenes e incluso ejemplos, como los manuales de la Universidad Politécnica de Valencia.
Recomendaciones
En primer lugar como recomendaciones generales aplicables a la página
web del servicio, aunque no sea estrictamente éste el ámbito del estudio, se considera necesario ofrecer al usuario la posibilidad de buscar la BD por orden alfabético y de materias, mediante listados y/o buscadores, como por ejemplo la
Biblioteca Universitaria de la Universitat de Barcelona, la Universidad de Alicante, etc.
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Además desde esta página inicial debe verse claramente la posibilidad de consulta tanto de las guías como de los manuales de BD.
Respecto a las guías de uso, se recomienda seguir criterios de claridad y, uniformidad entre ellas, teniendo en cuenta los siguientes puntos:
— Las guías deberán tener una estructura similar para todas las BD, con los
mismos campos, que facilite la consulta de diferentes guías al usuario.
— Teniendo en cuenta las descripciones hechas anteriormente de los campos y
los resultados obtenidos, se recomienda incluir en cada guía los siguientes:
— Contenido.
— Cobertura temporal.
— Entidad responsable.
— Periodicidad y última actualización.
— Materia.
— Tipo de documentos.
Además es importante incluir opciones como la de «Acceso a la BD» que aunque no es propiamente un campo, proporciona un acceso directo a la BD; y «Manual de Consulta» que enlaza con el manual de uso de la BD.
Un ejemplo ficticio de la guía recomendada puede verse a continuación:
En cuanto a los manuales se recomienda seguir los siguientes puntos:
— Incluir un índice inicial con los epígrafes y subepígrafes que contenga, que
permita o bien seguir un recorrido lineal por todo el manual, o bien un acceso aleatorio pudiéndose consultar el apartado de más interés.
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— Mantener una estructura común para todas las BD siempre que sea posible,
excepto en los casos de BD totalmente diferentes en cuanto al funcionamiento
— Adjuntar ejemplos de iconos, de pantallas y en general de cualquier símbolo gráfico utilizado en la BD, con el fin de que el usuario a la vez que lee
las instrucciones de búsqueda, vaya visualizándolas con ejemplos.
— Una vez analizados los manuales de las bibliotecas universitarias españolas,
la estructura recomendada se compone de los siguientes campos:
•
•
•
•
•
•
•
•
Contenido
Estructura del registro
Búsqueda (opciones mínimas para realizar una búsqueda)
Recuperación de la información (búsquedas avanzadas con índices, uso
del histórico, etc.)
Estrategias de búsqueda (por fecha, operadores, truncamiento, etc.)
Visualización
Imprimir/Grabar resultados
Salir de la BD
Esta estructura permite al usuario acceder a los campos que realmente le resultan útiles según su nivel de conocimiento y uso de las diferentes BD, ya que por
ejemplo los tres primeros campos resultan útiles para usuarios inexpertos, mientras
que en campos como «Recuperación de información» o «Estrategias de búsqueda»
se incluye información para usuarios que necesiten un mayor conocimiento del
funcionamiento de la BD para búsquedas avanzadas.
Conclusiones
Teniendo en cuenta los resultados del estudio se pueden extraer las siguientes
conclusiones:
1. La formación de usuarios en entornos web todavía no está plenamente implantada ya que aún existe un 34 % de bibliotecas universitarias que no
ofrecen ningún tipo de formación a través de su página web.
2. Los productos desarrollados por las bibliotecas universitarias españolas
para la formación de usuarios de BD en entornos web se centran en guías y
manuales de consulta.
3. Las guías son el producto formativo más usado por la facilidad de creación, por la carga informativa a pesar de su brevedad y por el fácil uso por
parte de los usuarios. Este producto formativo es elegido por 22 bibliotecas universitarias de entre las 29 que ofrecen algún tipo de formación de
BD.
4. A pesar de que prácticamente todas las bibliotecas universitarias muestran
interés por proporcionar mayor información sobre sus BD, a través de las
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guías, después no todas facilitan su formación a los usuarios, ya que ni tan
siquiera la mitad de ellas (tan sólo un 36’36%) incluyen manuales de consulta. La principal razón puede ser que, hacer comprensible el conocimiento de los comandos, la sintaxis y la estructura utilizada para cada BD; junto
a la escasez de recursos humanos y materiales, resulte una tarea compleja.
5. Las guías y manuales de BD se convertirán en un futuro próximo en productos formativos imprescindibles, porque permiten un aprendizaje independiente y flexible al usuario, basado en la autonomía en cuanto a tiempo,
estilo, ritmo y método de aprendizaje.
Bibliografía
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