PG-RRHH-1-Instructivo-2-Ingreso y Egreso del

Tec-Precinc Titulo
INSTRUCTIVO 2: INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL
PG-RRHH-1
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1- OBJETIVO: Instruir sobre la documentación a generar y controlar cuando se produce el
ingreso y/o egreso del personal con la organización.
2- ALCANCE: Área RRHH y Administración.
3- DEFINICIONES: No hay términos que requieran definición.
4- DESARROLLO:
4.1-Exámenes Médicos:
Examen médico Preocupacional: es aquel que tiene por objetivo evaluar si la persona
ingresante cumple con las aptitudes que requiere el puesto de trabajo en el cual
desempeñará sus tareas.
Para la realización del examen preocupacional, se deberá enviar una nota de solicitud
de realización de Examen Preocupacional al área de medicina laboral del Centro de
Salud contratado o que tiene convenio con Tec Precinc SRL para comunicar la fecha y
los datos pertinentes de la persona para que asista a realizarse dicho estudio. Se debe
especificar el tipo de examen a realizar de acuerdo a las actividades a desarrollar,
previamente determinadas por el puesto a cubrir:
Aquellas personas que hayan sido contratadas para prestar servicios en el área
Administrativa de la empresa se deberán realizar el examen médico común que consta
de los siguientes estudios médicos:
 Examen común.
Entrevista médica.
Electrocardiograma.
Laboratorio.
Audiometría.
Radiografía de Tórax y Columna
Aquellas personas que hayan sido contratadas para prestar servicios en el área
Operativa de la empresa, se deberán realizar el examen médico completo que consta de
los siguientes estudios médicos:
 Examen completo.
Entrevista médica.
Electrocardiograma.
Laboratorio.
Audiometría.
Radiografía de Tórax y Columna.
Examen neurológico.
Examen psicológico.
Posteriormente se deberá comunicar a la persona ingresante el horario y lugar en donde
debe realizarse el examen médico; y entregar en el sector de Medicina Laboral del
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centro de salud el formulario EXAMEN MÉDICO PREOCUPACIONAL , con el fin
que sea aprobado por el médico laboral. Los resultados deberán ser presentado en los
diferentes estudios auditores y empresas clientes que lo soliciten.
En la fecha estipulada para la realización del examen, el área de RR.HH deberá
comunicarse con el centro médico para asegurarse que haya asistido la persona a la
realización del mismo.
Una vez culminado el examen, RR.HH deberá comunicarse con el centro médico para
coordinar la entrega de los resultados del examen.
Los resultados del examen serán comunicados al ingresante como así también al
solicitante. En caso que existieran prescripciones médicas se deberá incluir en la
comunicación al técnico en seguridad de la empresa, y realizar el seguimiento del
mismo con el servicio de medicina laboral.
El examen médico tiene una vigencia de 1 (un) año, razón por la cual deberá realizarse
el EXAMEN PERIÓDICO DE RIESGO, para el cual se llevarán a cabo los mismos
pasos precedentes.
Examen médico Periódico de Riesgo: es aquel que tiene por objetivo volver a evaluar si
la persona ingresante sigue cumpliendo con las aptitudes que requiere el puesto de
trabajo en el cual desempeña sus tareas. Es la continuidad de la revisión primaria del
personal, que determina el grado de afectación de los trabajadores que han estado
expuestos a determinado riesgo o a determinada labor durante su estancia en la
empresa.
4.2-Documentación y datos requeridos al personal ingresante:
Una vez confirmado el ingreso de la persona a la empresa, se deben completar los
siguientes formularios y solicitar los siguientes documentos para poder gestionar los
trámites de alta al empleado en la empresa, y armar el legajo de la misma:
DOCUMENTACIÓN A SOLICITAR:
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
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

Fotocopia certificada 1ra hoja, 2da hoja y cambio de domicilio del DNI del
empleado.
Fotocopia de CUIL.
Acta de Matrimonio o Concubinato + Fotocopia de 1ra y 2da hoja de DNI de
esposo/a o concubina/o.
Acta de Nacimiento de Hijos y fotocopia de 1ra y 2da de sus respectivos DNI.
Fotocopia certificada de Licencia de Conducir.
Fotocopia certificada Matricula Profesional Habilitante.
Currículum Vitae.
Formulario 649 de AFIP: Declaración Jurada de Impuestos a las Ganancias.
Régimen de retención sueldos, jubilaciones, etc.
FORMULARIOS A COMPLETAR:
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Se deberá completar el anexo 4- PG-RRHH-1- Ficha de Ingreso.
Completar formularios pertinentes para gestionar los trámites para que el
empleado cuente con la cobertura de seguro correspondiente.
En el caso de ser trabajador en relación de dependencia se dará el alta en el Seguro
de Vida Obligatorio.
En el caso de los trabajadores monotributistas se deberá solicitar a la empresa
aseguradora el denominado “Seguro de accidentes personales”, el cual le brindará
cobertura ante los incidentes que pudieran ocurrir como consecuencia del ejercicio
de sus actividades.
 Completar formulario AFIP Declaración Jurada de Impuesto a las Ganancias
para ser presentado al asesor contable contratado por la empresa, con el fin de
utilizarlo para la liquidación de sueldos del personal.
 Completar los formularios pertinentes a la obra social y prepaga con la cual tiene
convenio la empresa para gestionar los trámites pertinentes para dar de alta a la
persona y su grupo familiar (si lo tuviere), a fin de que gocen del beneficio de
cobertura médica otorgada por la empresa. Estos deben ir acompañados de la
documentación de la persona y su grupo familiar que se detalla a continuación.
FORMULARIOS A PRESENTAR:
 Formulario de Obra social.
 Solicitud de Ingreso de Asociados Individuales correspondiente a la prepaga.
 Plan 2001 correspondiente a la prepaga.
DOCUMENTACION A PRESENTAR:
 DNI del titular.
 Acta de matrimonio o concubinato.
 DNI de cónyuge.
 Acta de nacimiento de hijos.
 DNI de hijos.
 Certificado de Trabajo otorgado por Tec Precinc SRL firmado por el Gte Gral.
de la empresa.
4.3 Apertura de caja de ahorro:
Comunicar al empleado de la apertura de la CAJA DE AHORRO en el Banco
Provincia de Neuquén.
En caso de que el empleado ya posea una Caja de Ahorro activa en el Banco Provincia
de Neuquén, se deberá solicitar el CBU para el depósito de su remuneración mensual.
En caso de tener que realizar los trámites para la apertura de una caja de ahorro, debido
a que este último es personal y con el objeto de facilitar y acelerar el mismo se deberá
otorgar al empleado:



Nota Externa: Solicitud de Apertura de Caja de Ahorro dirigida al Entidad
Bancaria correspondiente. por parte de Tec Precinc
Nota Externa: Certificado de Trabajo firmado por el Gerente General;
Nota Interna: “Instructivo para apertura de Caja de Ahorro”.
4.4-Entrega de Indumentaria y EPP.
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Se deberá entregar el ingresante la indumentaria y elementos de protección personal
correspondientes para las actividades a realizar, según formulario PG-RRHH-1ANEXO-1-Solicitud incorporación del Personal Se deberá registrar la entrega de
Indumentaria y Elemento de Protección Personal en el anexo “Entrega de
Indumentaria” de acuerdo al procedimiento PG-RRHH-1: Búsqueda, Solicitud e
incorporación de empleados.
4.5-Contratos:
4.5.1-Contrato de trabajo: En caso de haberse establecido previamente por el solicitante
de personal, el tiempo de duración del empleado en el trabajo, se deberá confeccionar el
contrato de trabajo, previa consulta con personal de asesoramiento legal. Una vez
confeccionado el contrato de trabajo, el mismo se emitirá por duplicado y ambos
deberán ser firmados tanto por empleador y empleado, quedando una copia archivada
en el legajo de la persona y la otra entregada al empleado.
4.5.2-Contrato de vivienda: En caso de que se le ofrezca la Vivienda que posee la
empresa, debe firmarse el contrato de la vivienda y el cargo de elementos de uso de
la misma. Otorgándole al empleado 1 juego de llaves de la casa, ropa de cama. Estos
elementos deberán ser devueltos al área de RR.HH de la empresa una vez deshabitada.
Además RRHH deberá asegurarse por medio de nota que El empleado asuma la
responsabilidad, de respetar el reglamento interno con respecto a las viviendas o
instalaciones de la organización.
4.6-Altas:
4.6.1-Alta en la empresa: Para el caso de los trabajadores en relación de dependencia,
una vez concretados los trámites de pre ingreso y obtenida la documentación
correspondiente, se procederá a dar el alta temprana al empleado en la empresa, a
través de los sistemas correspondientes y vigentes de la Administración Federal de
Ingresos Públicos. Se imprimirán los registros correspondientes, siendo los mismos:
 Talón para el empleador: debe ser firmado por el empleado y será archivado en el
legajo de la persona.
 Talón para el empleado: debe ser firmado por el empleador (Gerente General) y será
entregado al empleado.
4.6.2 Alta en Aseguradora de Riesgos del Trabajo (A.R.T): Al dar de alta en AFIP,
automáticamente se dará de alta en la Aseguradora de Riesgos de Trabajo contratada
por la empresa quien dentro de las 48hs. de realizada el alta hará figurar en el
“certificado de afiliación con nómina” a la persona ingresante. En caso de solicitar el
alta de inmediato, deberá comunicarse con la ART a fin de hacerle llegar el alta en
AFIP para que puedan emitir el certificado de afiliación con nómina” antes de lo
previsto.
4.6.3-Alta en el Seguro de Vida Obligatorio (SVO): Para efectuar el alta en el Seguro
de Vida Obligatorio, se deberá completar el formulario correspondiente y/o
comunicarse con la empresa aseguradora para confirmar el alta de la persona:
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 Movimientos Vida: Es aquel formulario proporcionado por la empresa aseguradora
contratada por la empresa que deberá ser completada con los datos de la persona
ingresante con el fin de ser dado de alta en el SVO.
Una vez completado el formulario con los datos solicitados y enviado al representante
de la empresa aseguradora contratada. Esta última, deberá emitir un certificado con la
nómina del personal a la fecha, donde deberá aparecer el nombre de la persona
ingresante.
Para aquellos empleados que sean monotributistas, se deberá solicitar a la empresa
aseguradora el “Seguro de Accidentes Personales”, cuya póliza será emitida por la
aseguradora una vez culminados los trámites pertinentes.
4.6.4 Alta en el servicio de Medicina Laboral: Se deberá informar vía mail y/o
telefónica los datos de la persona ingresante al referente del sector de Medicina Laboral
con la cual tiene convenio la empresa, a fin de que la misma figure en la nómina de
personal que tiene cobertura.
Los datos que podrían ser solicitados por este ente son:
 Nombre y Apellido.
 DNI.
 CUIL/CUIT.
Cabe aclarar que la documentación y formularios requeridos por los diferentes entes
con los cuales la empresa tiene convenio pueden modificarse de acuerdo a los cambios
que las empresas contratadas puedan efectuar en sus sistemas, o en caso de que la
empresa Tec Precinc SRL decida optar por otras empresas prestadoras de los servicios
de Medicina Laboral; Seguros, ART, razón por la cual deberá asegurarse de que los
formularios utilizados son los vigentes.
4.7-Desvinculación de Empleados de la empresa
RENUNCIA POR PARTE DEL EMPLEADO.
Renuncia: es el acto por el cual el empleado toma la decisión de finalizar
unilateralmente su contrato con la empresa.
Ante la decisión de renunciar, el empleado deberá presentar la renuncia a la empresa
con un lapso de antelación de 15 días y mediante notificación en telegrama, de acuerdo
a lo establecido en la ley de contrato de trabajo vigente.
Una vez recibido el telegrama de renuncia por parte de la empresa, se deberá informar
al estudio contable la información de baja del empleado a fin de que emita el cálculo de
la liquidación final y el recibo de sueldo correspondiente.
Asimismo se deberá emitir toda la documentación de baja pertinente.
DESPIDO POR PARTE DEL EMPLEADOR.
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Despido: es el acto por el cual el empleador toma la decisión de prescindir de los
servicios del empleado, ya sea con o sin justa causa.
En caso de despido, los jefes de área deberán comunicar al área de RR.HH los motivos
por los cuales se pretende desvincular a la persona de la empresa, y se analizará si
efectivamente se procederá al despido del empleado, y en qué fecha.
Una vez efectivizada la decisión de desvincular a la persona de la empresa, el
responsable de RR.HH procederá a solicitar asesoramiento legal al estudio jurídico
contratado por la empresa para que el mismo determine cuales serán los pasos a seguir.
En caso de que el asesor legal comunique que se debe preavisar al empleado, el
preaviso se realizará mediante carta documento con aviso de retorno firmada por el
gerente general de la empresa, informando motivos si fuese despido con justa causa y
fecha en que procederá al despido.
Se deberá preavisar al empleado con los plazos de antelación estipuladas en la ley de
contrato de trabajo vigente.
En caso de no efectuar el preaviso, se debe comunicar mediante medios fehacientes la
decisión de despido informando la fecha de extinción del contrato.
Una vez producido el despido, se procederá a informar sobre la baja de la persona en la
empresa al estudio contable, para obtener la información pertinente a la liquidación
final y la documentación de baja que le correspondiere emitir.
Para los casos en que la extinción del contrato de trabajo ya sea por fallecimiento de
empleado, por fallecimiento de empleador, por jubilación del empleado y otros, se
procederá a efectuar los trámites de baja correspondientes, rigiéndose por la normativa
establecida en la ley de trabajo vigente y realizando las consultas pertinentes al asesor
legal de la empresa.
DOCUMENTACIÓN DE BAJA QUE SE DEBERÁ EMITIR EN TODOS LOS
CASOS:
 Baja en AFIP.
Se procederá a cargar los datos pertinentes a la baja del empleado en el sistema de
AFIP, e imprimir los comprobantes de baja correspondientes. El original de la baja en
AFIP deberá ser firmado por el gerente general y entregado a la persona; y el duplicado
de la baja en AFIP deberá ser firmado por el empleado y quedará archivado en el legajo
de la persona.
 Certificados de ley correspondientes;
Se procederá a confeccionar la certificación de haberes de ANSES y certificación de
trabajo. Los cuales deberán ser firmados por el gerente general y entregados a la
persona, anexando una nota interna en donde se constate que se entregaron los
certificados correspondientes.
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 Recibo de Liquidación Final;
Una vez recibido el monto de la liquidación final por parte del estudio contable, RR.HH
deberá informar al área de Administración, para que se efectúe el depósito
correspondiente. Cuando se realice el depósito pertinente, el empleado deberá firmar el
recibo de la liquidación final y entregarlo al área de RR.HH.
 Notificación de realización de examen pos-ocupacional en caso de corresponder;
Se deberá comunicar mediante nota externa o carta documento, el lugar y fecha en que
la persona deberá realizarse el examen pos-ocupacional. Asimismo, se deberá notificar
a la organización en la que se practicará el examen post ocupacional la fecha de
concurrencia de la persona y, por último constatar que la persona haya asistido a
realizarse el examen.
Una vez obtenidos los resultados del examen, se comunicarán los mismos a la persona
y jefe de área responsable.
Cabe aclarar que se emitirá además, toda aquella documentación que el asesor legal
determine que correspondiere en cada caso particular.
Toda información de baja será archivada en el legajo de la persona en el apartado
correspondiente, por un lapso de tiempo indeterminado, ya que la misma servirá como
respaldatoria ante cualquier eventualidad que pudiera surgir posteriormente, y deberá
ser presentada a los estudios auditores y empresa cliente que así lo requiera.
5- REGISTROS: Exámenes médicos Alta y/o baja en AFIP, Medicina Laboral, ART,
Seguros, Obra Social, Anexo-4- Ficha de Ingreso, Registro de entrega de indumentaria,
Recibos de sueldo.
6-REGISTROS ASOCIADOS: PG-RRHH-1-Anexo-1 Solicitud de incorporación del
personal. Legislación vigente, Convenios de trabajo.
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