Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Ministerio del Interior Fecha: 26/12/2011 República de Colombia 1. OBJETIVO Planificar, ejecutar y efectuar seguimiento a las actividades requeridas para atender las solicitudes de las asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas, para el registro de: Constitución de Asociación Cambio de Junta Directiva Reforma de Estatutos Afiliación a una Asociación Desafiliación a una Asociación Así mismo para la Certificación de existencia y representación legal de estas asociaciones. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las comunidades y/o resguardos indígenas que desean asociarse para constituir o realizar una novedad en una Asociación existente y finaliza con el archivo del acto administrativo o certificación. 3. DEFINICIONES DAI: Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías Territorios indígenas. Son las áreas poseídas en forma regular y permanente por una comunidad, parcialidad o grupo indígena y aquellas que, aunque no se encuentren poseídas en esa forma, constituyen el ámbito tradicional de sus actividades sociales, económicas y culturales (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) Comunidad o parcialidad indígena: Es el grupo o conjunto de familias de ascendencia amerindia, que tienen conciencia de identidad y comparten valores, rasgos, usos o costumbres de su cultura, así como formas de gobierno, gestión, control social o sistemas normativos propios que la distinguen de otras comunidades, tengan o no títulos de propiedad, o que no puedan acreditarlos legalmente, o que sus resguardos fueron disueltos, divididos o declarados vacantes (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) Autoridad Tradicional: Las autoridades tradicionales son los miembros de una comunidad indígena que ejercen, dentro de la estructura propia de la respectiva cultura, un poder de organización, gobierno, gestión o control social. (Artículo 2º. Decreto 2164 de 1995) Cabildo indígena. Es una entidad pública especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica tradicional, cuya función es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y Página 1 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Ministerio del Interior Fecha: 26/12/2011 República de Colombia realizar las actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno de cada comunidad Resguardo Indígena. Los resguardos indígenas son propiedad colectiva de las comunidades indígenas a favor de las cuales se constituyen y conforme a los artículos 63 y 329 de la Constitución Política, tienen el carácter de inalienables, imprescriptibles e inembargables. Los resguardos indígenas son una institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que con un título de propiedad colectiva que goza de las garantías de la propiedad privada, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio. (Artículo 21, decreto 2164 de 1995) Censo. Es el listado de los miembros de una comunidad, identificando el número de familias, el grupo familiar con su parentesco frente al jefe del hogar, los cuales se incorporan en una base de datos censal de la Dirección. Resguardo Colonial: Los resguardos coloniales son una institución legal y sociopolítica de carácter especial, conformada por una o más comunidades indígenas, que poseen títulos de las tierras poseídas por los miembros de la parcialidad a título individual o colectivo desde la época de la colonia, poseen su territorio y se rigen para el manejo de éste y su vida interna por una organización autónoma amparada por el fuero indígena y su sistema normativo propio. Asociaciones de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas: Son entidades de Derecho Público de carácter especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, que tienen por objeto, el desarrollo integral de las comunidades Indígenas. Para el cumplimiento de su objeto podrán desarrollar las siguientes acciones: a) Adelantar actividades de carácter industrial y comercial, bien sea en forma directa, o mediante convenios celebrados con personas naturales o jurídicas. b) Fomentar en sus comunidades proyectos de salud, educación y vivienda en coordinación con las respectivas autoridades nacionales, regionales o locales y con sujeción a las normas legales pertinentes. (Artículos2 y 3 del Decreto 1088 de 1993) 4. NORMATIVIDAD Decreto 1088 de 1993 por el cual se regula la creación de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008 Página 2 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Ministerio del Interior Fecha: 26/12/2011 República de Colombia INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000) 5. DESARROLLO 5.1. DOCUMENTOS REQUISITO REGISTRO DE CONSTITUCIÓN DE ASOCIACIÓN Solicitud de registro de constitución de asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Copia del acta de la Asamblea General de Constitución de la Asociación, suscrita por los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o resguardos Asociados. Copia de las actas de posesión de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas de las Comunidades y/o Resguardos asociados. Un (1) ejemplar de los estatutos y su respectiva aprobación. Actas de las reuniones de las respectivas comunidades y/o resguardos indígenas, donde aprueban su afiliación a la Asociación. 5.2. DOCUMENTOS REQUISITO PARA REGISTRO DE CAMBIO DE JUNTA DIRECTIVA Solicitud de registro de cambio de junta directiva, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Copia del acta de la Asamblea general a través de la cual se elije la nueva junta directiva, suscrita por quienes participaron en la misma. Fotocopia de las cédulas de ciudadanía de los nuevos directivos de la junta. Copia de las actas de posesión de los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las comunidades afiliadas a la Asociación. 5.3. REGISTRO DE REFORMA DE ESTATUTOS Solicitud de registro de reforma de estatutos, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Copia del acta de la Asamblea General a través de la cual se aprobó la reforma de los estatutos, suscrita por los cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas de las Comunidades y/o Resguardos afiliadas y demás miembros asambleístas que se encuentren contemplados en los estatutos. Ejemplar de los nuevos estatutos Página 3 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Fecha: 26/12/2011 Ministerio del Interior República de Colombia 5..4. REGISTRO DE AFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN Solicitud de registro de afiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Una (1) copia del acta de la Asamblea General donde la comunidad y/o Resguardo tomo la decisión de afiliarse suscrita por quienes la integran. Una (1) copia del acta de posesión del cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas 5.5. REGISTRO DE DESAFILIACIÓN A UNA ASOCIACIÓN Solicitud de registro de desafiliación a una asociación, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, aportando los siguientes documentos: Una (1) copia del acta de la Asamblea General donde la comunidad y/o Resguardo tomo la decisión de afiliarse suscrita por quienes la integran. Una (1) copia del acta de posesión de cabildos y/o autoridades tradicionales indígenas. No. 1 Tarea Recepción de la solicitud 2 Transferir la solicitud 3 4 5 Asignar a Funcionario o Coordinador Asignar a Funcionario Encargado Estudiar la solicitud y preparar el acto administrativo Descripción de la tarea Recepcionar la solicitud, presentada por el solicitante, quien usa opcionalmente los Anexos 1, 2, 3, 4 y 5 según la novedad, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Trasladar la solicitud a la DAI, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Asignar la solicitud al funcionario o Coordinador de grupo encargado del tema. Punto de Control Funcionario responsable – Área de Correspondencia Verificar el número de radicado con la planilla de entrega Funcionario responsable DARM Director Técnico Funcionario o Coordinador Entregar la solicitud al Funcionario encargado del tema. Revisar los documentos recepcionados respecto a los requisitos de los numerales 5.1.1. al 5.1.5. de acuerdo a la solicitud. Responsable Verificar los requisitos de acuerdo al Decreto 1088 de 1993 Profesional Universitario 1. Si cumple requisitos se elabora el Acto Administrativo respectivo, de acuerdo a la “Guía lineamientos para la Página 4 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Fecha: 26/12/2011 Ministerio del Interior República de Colombia elaboración y/o modificación de documentos”, luego se realiza la tarea 6 de este procedimiento. 2. Si no cumple los requisitos, se elabora oficio al peticionario, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI, explicando el motivo de no cumplimiento de requisitos de la solicitud, para que se realicen los ajustes respectivos. Revisar y aprobar el oficio dirigido al peticionario. 6 Aprobación del Acto Administrativo Revisión de datos de oficio. Funcionario o Coordinador Si cumple se da visto bueno. Si no cumple se devuelve para corrección. Director Técnico Funcionario o Coordinador Revisar y aprobar el Acto Administrativo Director Técnico Elaborar oficio de notificación y remisión del Acto Administrativo, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI, a la Alcaldía respectiva según la jurisdicción del solicitante, aplicando el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Interna con destino Externo e Interdependencias. 7 Profesional Universitario Notificación del Acto Administrativo Revisar y aprobar el oficio dirigido al peticionario. Revisión de datos de oficio. Funcionario o Coordinador Director Técnico Si cumple se da visto bueno. Si no cumple se devuelve para corrección. 8 Actualización en el Registro 9 Archivar Actualizar los datos del acto administrativo en el Formato AN-AI-P02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Archivar una copia del Acto Administrativo en la carpeta de la Técnico Técnico Página 5 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Fecha: 26/12/2011 Ministerio del Interior República de Colombia respectiva asociación. 5.6. DOCUMENTOS REQUISITO PARA CERTIFICACIÓN DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas, para ello opcionalmente puede utilizar el modelo ubicado en la página web del Ministerio del Interior, esta solicitud se debe radicar en el área de correspondencia ubicada en la Calle 12B No 8-46 Piso 1, especificando: La Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas Nombre y firma Documento de Identidad Dirección de correspondencia Teléfono No. Tarea 1 Recepción de la solicitud 2 Transferir la solicitud 3 Asignar a Funcionario o Coordinador 4 Asignar a Funcionario Encargado Descripción de la tarea Recepcionar la solicitud, presentada por el solicitante, quien usa opcionalmente el Anexo 7 de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Trasladar la solicitud a la DAI, de conformidad con el Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Externa. Realizar el reparto de la correspondencia al Funcionario o Coordinador de grupo encargado del tema. Punto de Control Responsable Funcionario responsable – Área de Correspondencia Verificar el número de radicado con la planilla de entrega Funcionario responsable DAI Director Técnico Funcionario o Coordinador Entregar la solicitud al Funcionario encargado del tema. Revisar los requerimientos de la solicitud y verificar los datos en el Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. 5 Registro y verificación de datos Profesional Universitario Si cumple requisitos, efectuar Tarea 6 de este procedimiento Si no cumple los requisitos, elaborar oficio dirigido al peticionario devolviendo la documentación, de acuerdo a la plantilla establecida en el SIGI. Revisar y aprobar el oficio dirigido Revisión de datos Coordinador de Página 6 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Fecha: 26/12/2011 Ministerio del Interior República de Colombia al peticionario. de oficio. grupo Si cumple se da visto bueno. Si no devuelve corrección. 6 Elaboración de la certificación 7 Aprobación de la certificación 8 Notificación de la Certificación 9 Archivar Elaborar la certificación según plantilla establecida para ello. Revisar y aprobar la certificación Enviar certificación de acuerdo al Procedimiento para la Gestión de la Correspondencia Interna con destino Externo e Interdependencias. Archivar una copia de la certificación en la carpeta respectiva. Director Técnico cumple para Profesional Universitario Coordinador de Grupo Director Técnico Profesional Universitario Coordinador de Grupo Profesional Universitario 6. REGISTROS Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Actos administrativos. Certificaciones emitidas. 7. INFORMACIÓN SECUNDARIA INFORMACIÓN A PUBLICAR No existe RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN 8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Relación de los sistemas de información que se usan o aplican en desarrollo del procedimiento. SISTEMA DE INFORMACIÓN Base de datos Interna DESCRIPCIÓN Formato en Excel RESPONSABLE Técnico UBICACIÓN Red Interna de la Dirección 9. ANEXOS Anexo 1: Solicitud de registro de constitución de la asociación. Anexo 2: Solicitud de registro de cambio de junta directiva. Página 7 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Fecha: 26/12/2011 Ministerio del Interior República de Colombia Anexo 3: Solicitud de registro de reforma de estatutos. Anexo 4: Solicitud de registro de afiliación a una asociación. Anexo 5: Solicitud de registro de desafiliación a una asociación. Anexo 6: Formato AN-AI-P-02-F01 “Registro de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas”. Anexo 7: Solicitud de Certificación de Existencia y Representación Legal de Asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas 10. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 10/07/09 26/07/10 26/12/2011 CAMBIO Unificación de antiguos procedimientos: Solicitud de afiliación, desafiliación e inscripción y registro de asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos indígenas. Actualización del procedimiento y se incluyen anexos Actualización del procedimiento de acuerdo a la “Guía lineamientos para la elaboración y/o modificación de documentos” y al Decreto 2893 de 2011 "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior“ VERSIÓN Versión 02 Versión 03 Versión 04 Elaboró Firma Revisó y Aprobó Firma Viviana Rebolledo Osorio Profesional Especializado (E) Pedro Santiago Posada Arango Director Asuntos Indígenas, Rom y Minorías _____________________________ Nidia Consuelo Pulido Rubio Profesional Especializado (E) _____________________________ Diana XimenaHuertas Rivera Profesional Especializado (E) TRD. 0113.11.06 Página 8 de9 Código: AN-AI-P-02 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONSTITUCIÓN, NOVEDADES Versión:04 Y CERTIFICACION DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS Ministerio del Interior Fecha: 26/12/2011 República de Colombia Página 9 de9