Procedimiento Expedicion del Certificado de Disponibilidad

Código: GF-PD-03
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO
EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 27 de 2013
Página: 1 de 5
1. Objetivo
Establecer las actividades necesarias para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal.
2. Alcance
Inicia con el recibido del formato de solicitud aprobado debidamente diligenciado y va hasta la entrega del
original del CDP expedido y el archivo de la copia del CDP y soportes en carpeta.
Este procedimiento aplica para el Nivel Central, para las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales del
Ministerio.
3. Definiciones
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): es el documento expedido por el jefe de presupuesto o
quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para la asunción de compromisos.
DT: Dirección Territorial.
Presupuesto de funcionamiento: son erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los
órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución política y la ley.
Presupuesto de inversión: son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo
económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de
capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse por su
empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura y proyectos de inversión social.
SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera: Herramienta modular autorizada que integra y estandariza
el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos
de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y confiable.
4. Generalidades del procedimiento:
El CDP de funcionamiento o inversión se expide de acuerdo con la solicitud recibida por las dependencias del
Ministerio del Trabajo. En el nivel central del Ministerio, el formato de solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal GF-PD-03-F-01 no se requiere en los casos relacionados con la nómina y con los servicios
públicos.
El ordenador del gasto para el nivel central y para los fondos especiales es la Secretaria General del Ministerio
del Trabajo o quien delegue el ministro. Para las Direcciones Territoriales, los ordenadores del gasto serán los
Directores Territoriales.
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En la Sede Central, al Grupo de Presupuesto se envía únicamente un original del oficio y/o memorando, una
vez suscrito por el ordenador del gasto (no se necesitan copias adicionales).
En el Nivel Central, para el trámite de CDP´S de recursos de funcionamiento se debe radicar directamente en
la Subdirección Administrativa y Financiera.
Teniendo en cuenta las particularidades en las justificaciones de solicitud de CDP de las Direcciones
Territoriales y del Nivel Central, se generan dos formatos diferentes para la solicitud.
• Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GF-PD-03-F-01 aplicable al Nivel Central del
Ministerio.
• Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GF-PD-03-F-02 aplicable a las Direcciones
Territoriales.
5. Descripción de las actividades
Nro.
1.
2.
3.
Actividad
Diligenciar el formato de
disponibilidad presupuestal.
Responsable
solicitud
de Funcionario de cada
dependencia y/o Director
en las DT.
Si la solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal se realiza en el Nivel Central ir a
la actividad 3, en el caso de que corresponda a
solicitud de certificado de disponibilidad
presupuestal de Dirección Territorial ir a la
actividad 11.
Entregar solicitud a la Oficina Asesora de Funcionario de cada
Planeación, en caso de tratarse de recursos de dependencia
inversión y continua con la actividad 4.
En el caso de que la solicitud del certificado de
disponibilidad se refiera a recursos de
funcionamiento va a la actividad 6.
Recibir, revisar y dar visto bueno a la solicitud Funcionario
de CDP de recursos de inversión.
Oficina Asesora de
Planeación
Si no cumple se devuelve a la dependencia
solicitante.
Registro
/documento
Formato de Solicitud
de Certificado de
Disponibilidad GFPD-03-F-01 ó
GF-PD-03-F-02 para
las Direcciones
Territoriales.
Formato de Solicitud
de Expedición de
Certificado GF-PD03-F-01
Formato de Solicitud
de Certificado de
Disponibilidad GFPD-03-F-01 con visto
bueno de la Oficina
Asesora
de
Planeación
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5.
6.
7.
8.
9.
10.
Entregar a la dependencia solicitante la Funcionario
solicitud de certificado de disponibilidad con Oficina Asesora
visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación
Planeación.
Memorando
de
Recibir la solicitud de CDP y verificar frente al Subdirección
Formato de Solicitud
Plan de Adquisición de Bienes y Servicios para Administrativa
y
de Certificado de
Financiera/ Funcionario
su visto bueno.
Disponibilidad GFPresupuesto
PD-03-F-01 ó
Si no cumple se devuelve a la dependencia
GF-PD-03-F-02 para
solicitante.
las
Direcciones
Territoriales.
Remitir documento para firma por parte del Funcionario
Formato de Solicitud
Ordenador del Gasto.
Subdirección
de Certificado de
Administrativa
y
Disponibilidad GFFinanciera
/ PD-03-F-01 ó GF-PDDependencia solicitante
03-F-02
y/o funcionario perfil
Presupuesto en DT.
Recibir, revisar y autorizar por parte del Ordenador del gasto
Formato de Solicitud
Ordenador del Gasto y dar traslado al Grupo de
de Certificado de
Presupuesto o al funcionario con perfil
Disponibilidad
Presupuesto de la DT.
GF-PD-03-F-01
Recibir el formato de solicitud de CDP Funcionario
debidamente diligenciado y aprobado por el Presupuesto
Ordenador del gasto
Revisar la solicitud de C.D.P.
Coordinador Grupo de
¿Presenta inconsistencias?:
Presupuesto
No: pasar a actividad 11
Si: Devolver solicitud para ajuste o trámite de
firmas a Dependencia responsable.
Entregar la solicitud de CDP al funcionario de
Coordinador Grupo de
presupuesto para la elaboración.
Presupuesto
y/o
funcionario
perfil
Presupuesto en DT.
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11.
12.
13.
Verificar disponibilidad de recursos para CDP.
Funcionario Presupuesto
¿Existe disponibilidad presupuestal?
Si: continuar con actividad 13
No: Devolver a la dependencia solicitante,
comunicando el motivo de devolución. Fin del
procedimiento.
Elaborar la Solicitud del CDP en aplicativo SIIF. Funcionario Presupuesto Número de Solicitud
de CDP en el SIIF
Elaborar e imprimir desde el SIIF dos (2)
ejemplares del CDP. (En DT sólo un ejemplar).
Revisar que el objeto y el rubro presupuestal
del C.D.P. este acorde con el formato de
solicitud de C.D.P.
¿El CDP es consistente con la solicitud?
No: continuar con actividad 16
Si: continuar con actividad 17
Corregir si es posible o volver a elaborar e
imprimir desde el SIIF dos (2) ejemplares del
CDP. (En DT sólo un ejemplar).
Funcionario Presupuesto Número de CDP en
el SIIF
Coordinador Grupo de CDP
Presupuesto
16.
Aprobar y firmar CDP
17.
Entregar CDP a dependencia solicitante.
Coordinador Grupo de CDP
Presupuesto
y/o
Funcionario con perfil
Presupuesto en DT.
Funcionario Presupuesto CDP
18.
Archivar copia de CDP y soportes de solicitud Funcionario
en carpeta.
Presupuesto
14.
15.
Funcionario Presupuesto CDP
Archivo
6. Requerimientos Técnicos
Puntos de control:
Actividad 1. Debe estar totalmente diligenciado el formato de solicitud de certificado de disponibilidad a fin de
facilitar el proceso de aprobación de la misma.
Actividad 4. La Oficina Asesora de Planeación verificará que el objeto de la solicitud de certificado de
disponibilidad esté articulado con el Plan de Acción y con los proyectos de inversión señalados.
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Actividad 6. Se verificará que el objeto de la solicitud de certificado de disponibilidad esté incluido en el Plan
de Adquisición de Bienes y Servicios.
Actividades 10 y 15. Se verificará que el objeto de la solicitud de certificado de disponibilidad, los rubros
presupuestales, los vistos buenos.
Actividad 13. Para la expedición del CDP, debe existir apropiación en el rubro correspondiente.
7. Anexos.