En cumplimiento de normas internas y externas y con la finalidad de
Anuncio
CIRCULAR DE INTERES GENERAL (DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 2007) Sede Medellín 2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Antes del inicio de todo proceso que implique gasto, es indispensable la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP.). Lo anterior significa que este debe ser el primer paso antes de cotizar o autorizar un gasto. Por ejemplo, para una adquisición de elementos el flujo en su orden es: C.D.P COTIZACIÓN ORDEN CONTRACTUAL RESERVA ADQUISICIÓN 3. AVANCES PARA COMISIONES Y PRÁCTICAS DOCENTES Toda resolución para el cumplimiento de comisiones fuera de la Sede habitual de trabajo deberá contener nombres y apellidos completos, número de identificación, el objeto, lugar de la comisión, fechas, valor de viáticos (día pernoctado y sin pernoctar), valor total, estipular la ruta si se reconocen tiquetes aéreos o el valor si es terrestre, en caso de que los desplazamientos requieran gastos de viaje, fijarlos claramente en el concepto y valor. CIRCULAR DE INTERES GENERAL 2 Al personal contratista se le pueden cancelar viáticos y gastos de viaje siempre y cuando se haya estipulado en el respectivo contrato el valor diario a pagar por día pernoctado y sin pernoctar. Por tratarse de un avance deberá ser concedido con anticipación a la realización de la comisión, por lo anterior, el Consejo de Sede, ha estipulado que la resolución debe estar en poder de la Sección Financiera con 16 horas hábiles antes de su cumplimiento. Así mismo, el avance concedido debe ser legalizado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su finalización. El comisionado en el momento de recibir el avance, autorizará por escrito al pagador respectivo para que se descuente de su sueldo o prestaciones el valor no legalizado. 4. AVANCES PARA GASTOS POR ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS Son un mecanismo a través del cual se pagan bienes o servicios que por razón de extrema urgencia o por ubicación del proveedor o contratista, no se puedan atender mediante órdenes de compra o de servicios. (ACDO 71 ART.2 CSU) Estos avances se concederán únicamente a empleados docentes y administrativos de la Universidad Nacional y deberán legalizarse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de recibo del respectivo cheque. Al momento de recibir el avance, se autorizará por escrito al pagador respectivo para que se descuente de su sueldo o prestaciones el valor no legalizado. (ACDO 71 ART 3 CSU) 5. ADQUISICIONES DE EQUIPOS DE SISTEMAS Para las compras masivas de equipos de sistemas se ha fijado el siguiente calendario: 5.1 Presentación de las solicitudes de elementos al centro de cómputo para su aprobación: Febrero 19 al 23. Abril 16 al 20. Junio del 19 al 22. Agosto del 21 al 24. Octubre 29 a Noviembre 2. 5.2 Elaboración, presentación de los pliegos de condiciones y aprobación de parte del Comité de Contratación: Febrero 26 al 28. Abril 23 al 25. Junio del 25 al 27. Agosto del 27 al 29. Noviembre 6 al 8. 5.3 Publicación de los términos de referencia: e invitación a cotizar: Marzo2, Abril 27, Junio 29, Agosto 31, Noviembre 9. 5.4 Recomendación de adjudicación: Marzo 21, Mayo 16, Julio 11, Septiembre 12, Noviembre 21 CIRCULAR DE INTERES GENERAL 6. TRASLADOS PRESUPUESTALES Es corriente observar como algunos proyectos terminan en su estructura presupuestal totalmente diferente a como se plantearon inicialmente. Es inconcebible técnica y administrativamente, que en el 2006 se hayan tramitado 1.061 traslados presupuestales, lo cual es un indicativo de la falta de planeación, el grado de improvisación que existe en nuestra Sede y los altos costos que esta situación genera. Lo anterior, nos lleva a establecer parámetros que gradualmente garanticen una adecuada planificación en los proyectos, fijando la última semana de cada mes para efectuar traslados presupuestales. 8. NORMAS DE AUSTERIDAD: Se anexa la resolución Rectoral 407 “por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto”. 9. CORTE DE GIROS Con el objeto de optimizar el proceso de cierre contable, así como la revisión de la información de la declaración y pago de las retenciones en la fuente a cargo de la Universidad, me permito informales que a partir del mes de febrero de 2007, se realizarán giros de acuerdo con las fechas que a continuación se relacionan, de tal manera que los últimos dos días hábiles no se efectuarán pagos en las tesorerías, con excepción de nómina de los empleados de la Universidad y de avances: CIRCULAR DE INTERES GENERAL MES DE CIERRE ÚLTIMO DÍA DE GIRO Febrero Lunes, 26 de febrero de 2007 Marzo Miércoles, 28 de marzo de 2007 Abril Jueves, 26 de abril de 2007 Mayo Martes, 29 de mayo de 2007 Junio Miércoles, 27 de junio de 2007 Julio Viernes, 27 de Julio de 2007 Agosto Miércoles, 29 de agosto de 2007 Septiembre Miércoles, 26 de septiembre de 2007 Octubre Lunes, 29 de octubre de 2007 Noviembre Miércoles, 28 de noviembre de 2007 Diciembre Viernes, 21 de diciembre de 2007 Para el caso de los avances, éstos se deben programar con la debida anticipación con el fin de efectuar el trámite oportunamente y evitar inconvenientes de última hora. (Circular 02 Tesorería Nacional) 10. IMPUESTO DE TIMBRE: A partir de la entrada en vigencia de la ley 1111 de 2006 “por la cual se modifica el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” (Enero1 de 2007) la Universidad Nacional de Colombia queda exenta del pago de timbre. (Circular N.002 de la Gerencia Nacional)
