PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN 1. OBJETIVO Salvaguardar

PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN
1. OBJETIVO
Salvaguardar la información de los documentos de proyectos externos e internos, mediante la
reproducción en películas de microfilmación.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a los procesos de Gestión del Acervo Documental y Servicios Archivísticos.
Inicia con la verificación de las condiciones de la documentación a microfilmar y va hasta la remisión
de los rollos máster y duplicados.
3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES
Decreto Ley 2527 de 1950
Decreto Ley 3354 de 1954
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
NTC 3723
NTC 4080
NTC 5029
NTC 5174
NTC 5238
NTC 5421
NTC 5768
NTC GP 1000:2009
4. GLOSARIO
Remitirse al Glosario de Términos de Microfilmación
SA-330-IN-039
5. CONDICIONES GENERALES
 Microfilm:
Reproducción en microfilm de 35 mm en Cámara Planetaria
Reproducción en microfilm de 16 mm en Cámara Planetaria
Nota: Para la microfilmación de documentación diferente a la que custodia el AGN
establecerá siguiendo el procedimiento para la prestación de esos servicios.
la tarifa se
Control de calidad por rollo
Duplicación en rollo 35 mm. sales de plata
Duplicación en rollo 16 mm. sales de plata
Nota: Para el caso de solicitudes superiores a los 60.000 y hasta 500.000 fotogramas, el precio
incluye duplicado en sales de plata o diazo.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1 Para la documentación que viene por Servicios archivísticos
No.
1
2
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTO
INICIO
Ver procedimiento de Gestión de Proyectos
Verificar las condiciones físicas de la Jefe de DRA y/o Informe
documentación.
contratista
diagnóstico
Elaborar el Acta Inicial y Final Coordinador
teniendo en cuenta la base de Datos, proyecto
donde se determina el contenido de
cada rollo según numero de
fotogramas.
Proceso: Servicios Archivísticos
Fecha: 2011-10-10
de Copia Informe de
diagnóstico a GAP
del Acta Inicial
Acta Final
Versión: 5
PUNTOS DE
CONTROL
N/A
Código: SA-330-PD-015
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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No.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Preparar físicamente los documentos,
es decir, restaurar, desempastar,
intervenir en primeros auxilios, foliar
y retirar material metálico, según la
necesidad, bajo los lineamientos del
GCR.
Hacer pruebas para comprobar el
adecuado
funcionamiento
e
instalación del equipo.
Realizar el Proceso de microfilmación
en la Cámara Planetaria según
Sistema de Microfilmación.
Contratistas GAP
PUNTOS DE
CONTROL
Condiciones de la Formatos
Documentación
Diligenciados
Historia
clínica
documental
DOCUMENTO
Jefe de DRA,
N/A
Técnico
y/o
contratistas DRA
Técnico
y Acta Inicial
contratistas DRA
Acta Final
Verificar
de
acuerdo
a
las
normas técnicas
Firma del Técnico
y contratistas DRA
en las Actas, al
verificar
la
integridad de la
documentación Vs.
la información de
las actas.
Efectuar el revelado haciendo uso de Técnico
y Planilla
de Registro
los químicos en las cantidades contratistas DRA
recepción de rollos
establecidas, tomando en cuenta las
características del procesador y la
película.
Revisar la película de microfilmación Técnico
y Registro
de
la Planilla de Control
para detectar errores físicos y contratistas DRA
información técnica de Calidad de los
fotográficos en ella, medir la densidad
en
Planilla
de Microfilms
promedio y de base, por medio del
control de calidad
inspectómetro y densitómetro, y
de los microfilm en
establecer la resolución utilizando un
medio físico.
microscopio.
(Ver instructivo Parámetros de calidad
de microfilmes de acuerdo a las
Normas técnicas)
Realizar una prueba de test Hipo Químico GCR
Correo electrónico Verificar que no
residual cada 20 rollos.
con el informe de exceda de 0.7
(Ver instructivo Parámetros de calidad
la prueba
microgramos
de
de microfilmes de acuerdo a las
residuos
por
Normas técnicas)
centímetro
cuadrado
Revisar
mediante
lector
de Técnico
y Planilla de control Planilla de Control
microfilmes, la secuencia en la contratistas DRA
de calidad de los
de Calidad de los
foliación de cada fotograma.
microfilm (medio
Microfilms
(Ver instructivo Parámetros de calidad
físico)
de microfilmes de acuerdo a las
Normas técnicas)
Determinar
la
necesidad
de Técnico
y Acta Inicial de tira
Firma del Técnico
remicrofilmar todo el rollo o de hacer contratistas DRA
Apéndice
y contratistas DRA
una tira apéndice, dependiendo de los
Acta Final de tira
en las Actas.
resultados de las actividades 7 y 9.
Apéndice
En caso de requerir remicrofilmar o
hacer tira apéndice, volver al paso 5.
Duplicar el rollo máster de primera Técnico
y N/A
generación y rotular el rollo con el contratistas DRA
número y contenido del mismo.
Remitir los rollos máster y los Técnico
y
duplicados a la entidad contratante, contratistas DRA
junto con la encuesta de satisfacción
del cliente de servicios reprográficos,
para evaluar el servicio.
Proceso: Servicios Archivísticos
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
N/A
Planilla
de Registro
recepción de rollos
Satisfacción
del
Cliente - Servicios
Reprográficos
Código: SA-330-PD-015
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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No.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Enviar las encuestas a la Oficina de Jefe DRA
Planeamiento Archivístico, para su
tabulación y análisis.
Volver al procedimiento de Gestión de Proyectos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Memorando
Firma de recibido.
6.2 Para la documentación que viene por Gestión del Acervo Documental
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
INICIO
Ver procedimiento de Gestión del Acervo Documental
Identificar
las
necesidades
de Jefe de DRA
microfilmación de la documentación,
mediante un diagnóstico previo y el
plan de acción de la entidad, para
determinar la programación de
microfilmación, de acuerdo a la
planificación anual.
Preparar físicamente los documentos, Profesional,
es decir, restaurar, desempastar, Técnico
y/o
intervenir en primeros auxilios, según contratistas GCR
la necesidad.
Auxiliar DRA
La foliación y el retiro de material
metálico, lo realiza la DRA.
Hacer pruebas para comprobar el Jefe de DRA,
adecuado
funcionamiento
e Técnico
y/o
instalación del equipo.
contratistas DRA
Realizar el Proceso de microfilmación Técnico
y
en la Cámara Planetaria o mediante contratistas DRA
escritor
de
microfilmes,
según
Sistema de Microfilmación.
Efectuar el revelado haciendo uso de Técnico
y
los químicos en las cantidades contratistas DRA
establecidas, tomando en cuenta las
características del procesador y la
película.
Revisar la película de microfilmación Técnico
y
para detectar errores físicos y contratistas DRA
fotográficos en ella, medir la densidad
promedio y de base, por medio del
inspectómetro y densitómetro, y
establecer la resolución utilizando un
microscopio.
(Ver instructivo Parámetros de calidad
de microfilmes de acuerdo a las
Normas técnicas)
Realizar una prueba de test Hipo Químico GCR
residual cada 20 rollos.
(Ver instructivo Parámetros de calidad
de microfilmes de acuerdo a las
Normas técnicas)
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTO
Acta de reunión
trabajo
con
Programa
fondos
documentales
microfilmar
de Firma del acta
el
de
a
Historia
clínica Registro
documental
formatos
Condiciones de la
Documentación
N/A
N/A
en
los
Verificar
de
acuerdo
a
las
normas técnicas
N/A
Planilla
de Registro
recepción de rollos
Registro
de
la Planilla de Control
información técnica de Calidad de los
en
Planilla
de Microfilms
control de calidad
de los microfilm
(medio físico)
Correo electrónico Verificar que no
con el informe de exceda de 0.7
la prueba
microgramos
de
residuos
por
centímetro
cuadrado
Revisar
mediante
lector
de Técnico
y Planilla de control Planilla de Control
microfilmes, la secuencia en la contratistas DRA
de calidad de los
de Calidad de los
foliación de cada fotograma.
microfilm (medio
Microfilms
(Ver instructivo Parámetros de calidad
físico)
de microfilmes de acuerdo a las
Normas técnicas)
Proceso: Servicios Archivísticos
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
Código: SA-330-PD-015
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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No.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
PUNTOS DE
CONTROL
Firma del Técnico
y contratistas DRA
en las Actas.
DOCUMENTO
Determinar
la
necesidad
de Técnico
y Acta Inicial de tira
remicrofilmar todo el rollo o de hacer contratistas DRA
Apéndice
una tira apéndice, dependiendo de los
Acta Final de tira
resultados de las actividades 7 y 9.
Apéndice
En caso de requerir remicrofilmar o
hacer tira apéndice, volver al paso 5.
Duplicar el rollo máster de primera Técnico
y Inventario general
generación y rotular el rollo con el contratistas DRA
de microfilms
número y contenido del mismo.
Remitir los microfilmes máster al Técnico
y Oficio e inventario
custodio de los rollos del Archivo contratistas DRA
para el custodio y
General de la Nación y los duplicados
memorando para la
a la DSP.
DSP
Volver al procedimiento de Gestión del Acervo Documental
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Registro
en
el
inventario general
de microfilms
Firma de recibido.
7. REGISTROS
Oficio GD-302-FR-003
Memorando GD-302-FR-004
Informe GD-302-FR-006
Acta de reunión de trabajo GD-302-FR-008
Condiciones de la Documentación SA-330-FR-022
Inventario General de microfilm SA-330-FR-024
Planilla de control de calidad de los microfilms SA-330-FR-025
Planilla de recepción de rollos SA-330-FR-026
Historia clínica SA-313-FR-085
Acta Inicial SA-330-FR-162
Acta Final SA-330-FR-163
Acta Inicial de tira Apéndice SA-330-FR-164
Acta Final de tira Apéndice SA-330-FR-165
Satisfacción del Cliente - Servicios Reprográficos SI-220-FR-190
Correo electrónico
8. INSTRUCTIVOS
Parámetros de calidad de microfilmes de acuerdo a las Normas técnicas SA-330-IN-038
Glosario de Términos de Microfilmación SA-330-IN-039
9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla:
VIGENCIA
14-08-08
05-11-09
VERSIÓN
1
2
2010-05-25
3
2010-11-29
4
2011-10-10
5
Proceso: Servicios Archivísticos
IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Emisión
Actualización del procedimiento
Se cambia el formato de fecha, se incluye frase
de control de documentos del SIG y se ajusta el
procedimiento en la verificación de la
documentación
Se ajusto el objetivo y alcance del
procedimiento, se retiro lo de la cámara rotativa
de las condiciones generales y la descripción de
las actividades se dividió en dos: Para la
documentación que viene por Servicios
archivísticos y para la documentación que viene
por Gestión del Acervo Documental.
En el paso 3 del numeral 6.2 se cambio la
responsabilidad al GCR.
Fecha: 2011-10-10
Versión: 5
RESPONSABLE
Jefe DRA
Jefe DRA
Jefe DRA
Jefe DRA
Jefe DRA
Código: SA-330-PD-015
Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc
se considera NO CONTROLADO
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