guía de visita de seguimiento a protocolos de estudios

Código: PM01-RS-G52
GUÍA DE VISITA DE SEGUIMIENTO A
PROTOCOLOS DE ESTUDIOS CLÍNICOS
Versión: 2
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Fecha de emisión: 08/05/2014
1. OBJETIVO: Brindar los lineamientos y las pautas a seguir para el desarrollo de visitas de seguimiento a los
protocolos de estudios clínicos.
2. ALCANCE: La presente guía es aplicable para el desarrollo de visitas de seguimiento a protocolos de
investigación con medicamentos en seres humanos, realizadas en IPS previamente certificadas en Buenas
Prácticas Clínicas.
3. DEFINICIONES
Interrupción de investigaciones: De acuerdo al artículo 6 de la Resolución 2378 del 2008, “El Instituto Nacional
de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA, podrá interrumpir en cualquier momento la realización de
una investigación clínica o exigir la introducción de modificaciones en su proyecto, en los siguientes casos: a)
Alteración de las condiciones de autorización. b) Incumplimiento de las Buenas Prácticas Clínicas. c) Protección
a los seres humanos sujetos de ensayo. d) Defensa de la salud pública”. Por tanto la interrupción a las
investigaciones se define como la suspensión temporal del estudio clínico en todos los centros que adelanten el
mismo en el país.
Fallas críticas: Se consideran como falla críticas, toda aquella que involucre los derechos y el bienestar de los
sujetos participantes o que afecte la calidad y la integridad de los datos del estudio clínico.
Plan de mejora: Acción que se genera después de culminar una visita, en pro de subsanar las fallas
encontradas consideradas como no críticas. Este puede ser sustentado durante la visita o puede ser presentado
ante el INVIMA entre 5 y 20 días hábiles corridos a partir de la generación del acta. La decisión de cuantos días
hábiles se dará para su cumplimiento, queda a concepto del grupo de auditores que desarrollen la visita de
acuerdo a la situación encontrada.
Seguimiento a los protocolos de estudios clínicos: De acuerdo al artículo 4, parágrafo primero, de la
resolución 2378 del 2008, “El Instituto Nacional de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, verificará las
investigaciones en las instalaciones de las instituciones Investigadoras, cuando así lo estime conveniente”.
4. LINEAMIENTOS
Las visitas de seguimiento a protocolos de investigación clínica deben ser programadas de acuerdo a los
siguientes criterios de riesgo.
Se aclara que la numeración establece cual lineamiento tiene más prioridad.







Denuncias y quejas presentadas al INVIMA sobre el desarrollo del protocolo.
Protocolos que se desarrollen con población vulnerable (niños, personas en condición de discapacidad,
mujeres embarazadas, adultos mayores).
Protocolos relacionados con productos biológicos, especialmente vacunas.
Cuando se presente una alerta o un evento adverso serio nacional o internacional, el cual se considere
relacionado con el producto en investigación.
Irregularidad en los datos o información presentada al INVIMA sobre algún protocolo de estudio clínico.
(Inconsistencia en la Información notificada por el patrocinador y la información notificada por las IPS.)
Cuando se detecte debilidades con las responsabilidades del patrocinador.
Protocolos en fase de desarrollo I y II.
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

Protocolo de alto impacto en Salud Pública.
Otros protocolos que el grupo de Ensayos Clínicos considere necesarios realizar seguimiento.
4. PAUTAS PARA REALIZAR LAS VISITAS
ACTIVIDAD
Realizar logística
de la visita
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Programar las visitas a protocolos de estudios clínicos, de acuerdo
con la prioridad establecida en los lineamientos contemplados en el
ítem 4 de la presente guía.
Proyectar el auto comisorio de la visita.
Diligenciar el formato de “Preparación de visitas de seguimiento a
protocolos de estudios clínicos” CODIFICAR por parte del
profesional a cargo de la programación y entregar al menos con una
semana de anticipación la información al auditor líder.
Preparar la visita
Es función del auditor líder estudiar el protocolo de investigación
junto con la información recibida. Por otra parte, debe empezar a
diligenciar el acta de la visita, en cuanto a los antecedentes e
informar a sus compañeros de visita sobre la misma.
AREA /
RESPONSABLE
Profesional
encargado de
coordinar visitas del
Grupo de
Programas
Especiales
Grupo de
Programas
Especiales
1. Presentar el personal auditor y la carta de presentación oficial
del INVIMA, además explicar la naturaleza y alcance de la visita
y resumir brevemente los métodos y procedimientos que se
utilizaran para llevarla a cabo. Actividad a cargo del auditor
líder.
Ejecutar la visita
2. Solicitar a la institución que presente el equipo investigador
(completo) y explique brevemente el estudio clínico, donde
presente todos los documentos necesarios para el desarrollo
del mismo y los soportes de capacitaciones del personal en el
protocolo de estudio clínico y en las Buenas Prácticas Clínicas.
Grupo de
Programas
Especiales
3. Verificar Quien, Que, Cuando, Donde y Como se hace:
 El proceso de selección
 La obtención del consentimiento Informado y/o asentimiento
informado (Corroborar con el paciente si ha entendido el
consentimiento informado ya sea por entrevista, medio
telefónico o cualquier otro método. En caso de que se
necesite de asentimiento informado, verificar el proceso
aplicado por el psicólogo o psiquiatra para determinar la
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ACTIVIDAD
AREA /
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
capacidad de
participantes.)
toma
de
decisiones
de
los
sujetos
 Recopilación, transcripción y notificación de los datos del
estudio al patrocinador. Comparar la información plasmada
en el (los) documento fuente con la información solicitada
en el protocolo y la información registrada en el sistema
utilizado para reportar al Patrocinador (CRF).
 Recepción, almacenamiento, dispensación, administración y
devolución del medicamento en investigación.
4. Revisar los registros del estudio, con el fin de corroborar si los
datos fueron registrados y notificados con exactitud (Comparar
con información que se tenga en el instituto). Verificar datos del
centro, con los datos entregados al patrocinador. Para esta
acción se debe tomar un o dos pacientes al azar.
5. Comparar el protocolo sometido al INVIMA, con el encontrado
en la institución en cuanto a criterios de inclusión y exclusión,
frecuencia y naturaleza de las visitas de los sujetos, brazos de
tratamiento, vía y frecuencia de administración, procedimiento
de enmascaramiento.
6. Revisar en el Comité Ética en Investigación (CEI), el material
presentado para la evaluación del estudio clínico, la aprobación
del mismo, los documentos autorizados, el proceso de informes
y correspondencia entre el investigador y el CEI.
7. Revisar que las instalaciones y los equipos especializados
necesarios para el desarrollo del estudio clínico se encuentren
en un estado acto para que el desarrollo de la investigación se
realice satisfactoriamente. (Ejemplo: ECG, Termómetros, sala
de aplicación del medicamento...)
Nota: Si el tiempo lo permite, auditar la totalidad de los registros de
los sujetos, sino seleccione una muestra representativa de los
sujetos en diferentes intervalos de tiempo del estudio (al comienzo,
a la mitad o al final). Dado el caso se observe un problema
significativo en un área particular, audite este aspecto del estudio
clínico en 2 o 3 sujetos más.
Levantar Medida
Sanitaria
Las medidas sanitarias no son interpuestas por la dirección de
Medicamentos y Productos Biológicos, en caso de encontrasen
fallas se debe levantar la evidencia y comunicar a Dirección de
Operaciones Sanitarias.
Grupo de
Programas
Especiales
Por otra parte, de acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
AREA /
RESPONSABLE
Resolución 2378 del 2008, “interrupción de investigaciones”, Se
debe evaluar los posibles casos en los cuales aplique su
implementación. Esta evaluación puede necesitar más de una visita
al protocolo en los diferentes IPS que adelanten su desarrollo, así
como del análisis interno del instituto (concepto de Comisión
Revisora, Grupo de Ensayos Clínicos, Dirección de Operaciones
Sanitarias u otra Dirección de acuerdo al caso).
Cabe resaltar que al interrumpir el protocolo, esta acción debe
realizarse a nivel nacional, es decir a todas las IPS que lo estén
desarrollando.
Para los casos que se encuentren fallas que no se consideran
criticas, se debe generar un plan de mejora.
Diligenciar el formato de acta vigente, estableciendo claramente las
situaciones encontrada durante la visita.
Elaborar acta de
visita
Se debe explicar la razón por la cual se realiza la visita, explicando
todas las acciones realizadas, revisadas y los resultados obtenidos
de las mismas. Registrar entre otros el número de sujetos
participantes, el número de visitas que lleva cada sujeto, si estos
cumplieron con los criterios de inclusión y exclusión y si fue recibido
el medicamento según lo planteado en el protocolo.
Grupo de
Programas
Especiales
Leer y notificar el acta a las personas que atendieron la visita
(Equipo investigador).
Notificar acta
En caso de que las personas que atienden la inspección, se
rehúsen a firmar el acta, se deja constancia en la misma, anexando
el siguiente párrafo: “Se deja constancia que quienes atendieron la
visita se niegan a suscribir el acta. Sin embargo, se firma por los
funcionarios del INVIMA que realizaron la visita, no sin antes
precisar que los auditados participaron durante toda la jornada de
Inspección, Vigilancia y Control y tuvieron pleno conocimiento de
los hallazgos encontrados”.
Grupo de
Programas
Especiales
Se generan tres copias del acta de visita. Hacer entrega de una de
ellas al interesado debidamente firmada.
Actualización de Base de Datos:
Realizar acciones
a seguir después
de la visita
Diligenciar en la base de datos de visitas de seguimiento a
Protocolos, la información referente a la visita como fecha,
hallazgos y conclusiones.
Profesional del
Grupo de Ensayos
Clínicos/ Programas
Especiales, Auditor
líder de la visita
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
AREA /
RESPONSABLE
Archivo de actas
Una de las copias del acta de visita se debe archivar en el
expediente del protocolo junto con los anexos que se hayan
solicitado y la otra copia se archiva en la carpeta Actas de Visita de
seguimiento a protocolos del Grupo de Ensayos Clínicos junto con
el Auto comisorio.
Reporte a otras dependencias
Para los casos que en el desarrollo de la visita, se encuentra fallas
que son competencia de otros grupos internos del INVIMA, (por
ejemplo, Grupo técnico de Medicamentos en lo referente a la
certificación en BPC de la IPS), se debe reportar al grupo pertinente
la situación encontrada.
Seguimiento a Plan de Mejora
En caso de que se genere durante la visita un plan de mejora, el
auditor líder será el responsable del mismo en cuanto al
cumplimiento de tiempos.
De acuerdo a la necesidad que presente en cuanto a la evaluación
de las visitas realizadas, el grupo de ensayos clínicos (Programas
especiales) se reunirá a analizar la situación presentada en cada
visita.
La metodología a utilizar será
Notificar
internamente la
visita
1. Breve exposición de las visitas realizadas, en cuanto a la
situación encontrada y el plan de mejora (si aplica) por parte del
auditor líder.
Profesionales Grupo
Programas
Especiales
2. Toma de decisiones respecto al plan de mejora, serán bajo
concepto de todo el grupo de Ensayos Clínicos, las cuales
pueden ser aceptación por medio de un oficio o necesidad de
realizar una nueva visita.
Se debe dejar constancia de esta notificación interna de las visitas
mediante acta interna.
Nota: Las visitas de seguimiento se realizarán las veces que sean necesarias durante el desarrollo del estudio
clínico o después de haber concluido el mismo.
7. PUNTOS DE CONTROL
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Programación de visitas de seguimiento a protocolos
Oficio de solicitud de comisión, Resolución de comisión firmada, viáticos, pasajes.
Documento de presentación ( Auto Comisorio) firmado y fechado como constancia de recibido
Acta de visita
Base de datos actualizada
Otros documentos que se generen
8. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS
Formato de Preparación de visitas de seguimiento a protocolos de estudios clínicos.
Formato Acta Visita de Seguimiento. F102-PM01-RS
9. BIBLIOFRAFIA
Organización Panamericana de la Salud; Oficina regional de la Organización Mundial de la Salud; Red
Panamericana para la armonización de la reglamentación farmacéutica. BUENAS PRACTICAS CLÍNICAS,
Documento de las Américas.
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