Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes Protocolos de Respuesta a Emergencias Humanitarias Registro Legal y Cumplimiento de las Leyes D8 Si necesita ayuda, comuníquese con: Unidad Legal del Miembro Principal O póngase en contacto con: Grupo de Emergencia de CARE (CEG) Carsten Voelz, Gerente de Operaciones de Emergencia Teléfono: + 41 22 795 1023 Email: [email protected] Líder del proceso: Director de País o Jefe del Equipo de Respuesta a Emergencias Involucrados: Supervisor Inmediato, Asesor Legal, Departamentos de RRHH y Finanzas del Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI; Miembros Financistas de CI; Gerente de Operaciones de CI A. Objetivo Este protocolo ofrece orientación sobre aspectos importantes relativos al cumplimento de las leyes, incluido el registro legal, por parte de CARE durante operaciones de respuesta. B. Política Las operaciones de CARE deben cumplir con las leyes del gobierno anfitrión, y con las obligaciones legales de los contratos entre CARE y sus donantes, proveedores y terceros, con quienes mantiene relaciones contractuales. De acuerdo al Código de CARE Internacional, el Miembro Principal o Miembro Coordinador tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las leyes y el registro legal de las operaciones de CARE en el país donde ejecuta sus programas. Este protocolo ofrece orientación general y limitada sobre asuntos legales comunes que se presentan durante situaciones de emergencia; no ofrece asesoramiento legal propiamente dicho. Las oficinas de CARE deberán solicitar asesoramiento legal en lo que respecta al cumplimiento de las leyes, de acuerdo al país y la situación en particular. C. Instrucciones Este documento contiene información general y limitada sobre asuntos legales comunes que se presentan durante una emergencia: Registro legal de la presencia de CARE en un país o en una zona específica de un país en el que ya opera Cumplimiento de las leyes nacionales Actividades de programa Personal Contratos con proveedores, socios y otros Contratos con donantes Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D8 Página 1 de 5 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes Cumplimiento de la ley antiterrorista. Introducción Como organización humanitaria profesional, CARE debe mantener un estándar elevado y una buena reputación cumpliendo todas las leyes que afectan a sus operaciones y relaciones – las cuales van desde el Derecho Internacional Humanitario, pasando por las leyes penales, civiles, contractuales y consuetudinarias del país anfitrión, hasta aquellas que rigen los contratos de los Miembros de CARE Internacional con donantes y terceros. Acciones El Director de País, o el Jefe del Equipo de Respuesta a Emergencias, tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las leyes en todas las operaciones de respuesta, bajo la dirección y orientación del Miembro Principal o Miembro Coordinador de CI. Solicitar asesoramiento legal en todos los asuntos en los que CARE requiera orientación respecto al cumplimiento de las leyes y normas locales. Si se trata de las leyes del gobierno anfitrión, lo mejor es contratar los servicios de un abogado de renombre en el país en cuestión, ya que los marcos normativos difieren de un país a otro. Si se trata de otros asuntos legales, la OP deberá solicitar orientación al asesor legal del Miembro Principal/Miembro Coordinador correspondiente. Registro legal de la presencia de CARE en un país o en una zona específica de un país en el que ya opera: CARE debe contar con la autorización del gobierno anfitrión para llevar a cabo operaciones de respuesta. Por lo general se dan dos casos: 1. En los países donde CARE tiene presencia, el gobierno anfitrión y CARE deben haber firmado un documento de registro o un convenio de país, el cual debe describir el marco normativo que autoriza las operaciones de CARE. Acciones Revisar el convenio de país para asegurar que permite los tipos de operaciones previstas y que autoriza a CARE a operar en la zona específica del país afectada por la emergencia. Si es necesario introducir modificaciones al convenio/documento de registro existente o si se necesita permisos adicionales, habrá que solicitar y procesar lo antes posible tales modificaciones o permisos. 2. En los países donde CARE no tiene presencia, o no tiene registro legal, la organización deberá solicitar al gobierno anfitrión un permiso por escrito, antes de lanzar una operación de respuesta, para llevar a cabo las actividades planeadas. Acciones En cuanto CARE tome de la decisión de lanzar una operación de respuesta en un país donde no tiene presencia, y antes de que su personal ingrese al país en cuestión, el Miembro Principal o el Miembro Coordinador de CI deberá enviar una carta de intención ya sea a la embajada del país afectado, y/o su Ministerio de Relaciones Exteriores, y/o el residente/coordinador humanitario de la ONU. El Jefe del Equipo de Respuesta a Emergencias deberá portar una copia de la carta de intención al momento de ingresar al país, además de otros documentos pertinentes expedidos por CARE Internacional (ver Capítulo 28 Administración). Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D8 Página 2 de 5 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes Una vez en el país, el jefe del equipo deberá ponerse en contacto con la entidad pública encargada de coordinar los asuntos humanitarios con ONG internacionales, y solicitar lo siguiente: o Que se inicie al proceso de registro legal necesario para operar en el país o Una autorización provisional, por escrito, otorgada por el gobierno, que permita a CARE iniciar inmediatamente las operaciones de ayuda de emergencia en las áreas afectadas, además de otros documentos que permitan a CARE abrir cuentas bancarias, proceder a la compra e importación de suministros, contratar personal local, y llevar personal expatriado al país. Asegurar que todas las conversaciones trascendentales sostenidas con las autoridades sobre el registro legal de CARE se confirmen por escrito. En todos los casos, las operaciones de respuesta deberán comenzar sólo cuando CARE tenga en su poder la autorización por escrito del gobierno correspondiente. Cumplimiento de las leyes nacionales Es deber de CARE asegurar que sus actividades se lleven a cabo conforme a la ley, respetando todas las normas y leyes aplicables. Esto incluye áreas tales como trabajo, transacciones bancarias, contratos, circulación, seguro, leyes penales y de otra naturaleza, así como salud, seguridad, construcción y otras normas. Acciones Asegurar que todo el personal sepa que deberá cumplir, durante el tiempo que trabaje en CARE, todas las leyes nacionales y locales que afectan a las actividades que realiza en nombre de la organización. No deberá realizar ninguna actividad que pueda ser ilegal, perjudicar la reputación de CARE o representar un conflicto de intereses. Solicitar asesoramiento legal si existen dudas sobre la legalidad de las actividades de CARE en el país. Establecer controles internos adecuados para asegurar que se cumplan las leyes, se evite la corrupción y se monitoree las actividades de manera adecuada. Actividades del programa Hay tres marcos de cumplimiento legal por los que CARE se rige, los cuales deben ser considerados durante la planificación e implementación de las actividades del programa: 1. El Código de Conducta relativo al Socorro en Casos de Desastre para el Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja y ONGs Internacionales (www.icrc.org/Web/eng/siteeng0.nsf/html/p1067) — El propósito de este código es preservar altas normas de comportamiento, y mantener elevados niveles de independencia y eficacia en las operaciones de ayuda humanitaria. En caso de conflicto armado, el código se interpretará y aplicará de conformidad con el Derecho Internacional Humanitario. Se trata de un código de carácter voluntario, que respetarán todas las organizaciones que lo suscriban, movidas por el deseo de mantener las normas en él establecidas. 2. Normas técnicas — Las normas que rigen la mayoría de las operaciones de respuesta están expuestas en el Manual de Esfera (www.sphereproject.org) así como en los capítulos correspondientes del CET (especialmente el Capítulo 6 Calidad y Rendición de Cuentas). 3. Leyes aplicables — los gobiernos anfitriones y donantes pueden exigir que CARE realice sus actividades de programa de conformidad con ciertas leyes o normas. Acciones Revisar los documentos correspondientes para asegurar que el diseño y la implementación del programa tengan presente y cumplan con el Código de Conducta, las normas técnicas y las leyes aplicables. Personal Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D8 Página 3 de 5 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes CARE deberá contratar personal nacional conforme a las leyes laborales del país anfitrión, y de acuerdo a las normas establecidas por el Miembro empleador de CI si se trata de personal internacional. Acciones Asegurar que todo el personal nacional e internacional contratado por CARE tenga sus correspondientes contratos de trabajo, y que las condiciones laborales cumplan con las normas legales que rigen aspectos tales como sueldos, impuestos y beneficios sociales, horas laborales, días de descanso, seguro médico y contra accidentes, compensación por cese, etc. (para mayor información, consultar el Protocolo D7 Gestión de Recursos Humanos y el Capitulo 23 Recursos Humanos). Asegurar que el personal internacional cuente con los permisos de trabajo y las visas correspondientes para el país en cuestión. Contratos con proveedores, socios y terceros Todo contrato que CARE celebra con proveedores, socios o terceros tiene implicancias legales en relación con lo que cada parte contratante tiene que cumplir. CARE deberá asegurar que los contratos cumplan con las leyes aplicables y protejan los intereses de la organización. Acciones Asegurar que se utilice los documentos contractuales pertinentes (ver Capítulo 26 Administración) en todas las transacciones o relaciones en las que CARE contraiga obligaciones importantes, y que dichos documentos contractuales cumplan con las leyes aplicables. Contratos con donantes CARE tiene la obligación legal de usar los fondos y las contribuciones en especie provistos por los donantes para apoyar las actividades de la organización, según los propósitos previstos. En las propuestas de CARE a los donantes y/o en contratos de donación concretos se describen los propósitos para los que se tiene previsto usar los fondos (ver Capítulo 16 Gestión de Contratos con Donantes). Acciones Asegurar los propósitos para los que se tiene previsto usar todos los fondos y las contribuciones donadas a CARE sean claramente entendidos por el personal responsable del uso de esos recursos. Asegurar que los documentos de donación, así como las restricciones y normas impuestas por el donante sean claramente entendidos por el personal responsable del uso de esos recursos. Cumplimiento de la ley antiterrorista Algunos gobiernos que autorizan las operaciones de CARE – inclusive en los países donde los Miembros de CI están registrados y/o en los países donde CARE ejecuta programas – exigen que la organización cumpla con normas antiterroristas específicas. Acciones Solicitar orientación al Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI, Miembros financistas de CI, y gobiernos anfitriones sobre las normas antiterroristas aplicables. Velar por su cumplimiento. D. Notas finales Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D8 Página 4 de 5 Marco de gestión y política / Protocolos de gestión de emergencia / Registro legal y cumplimiento de las leyes 1. Para mayor información, consultar los capítulos pertinentes del CET (ver Capítulo 28 Administración). 2. Solicitar asesoramiento legal profesional y orientación al Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI. 3. Todos los asuntos legales importantes deberán ser informados al Miembro Principal/Miembro Coordinador de CI. 4. Protocolos relacionados: C1 Seguridad y Protección C4 Evaluación de Riesgos Operacionales C6 Inicio de la Respuesta D6 Gestión Financiera D7 Gestión de Recursos Humanos E1 Calidad y Rendición de Cuentas Juego de Herramientas de Respuesta a Emergencias de CARE, Julio 2008 Capítulo 4, D8 Página 5 de 5