CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

Código: TR_ASEC_002
Versión: 09/05/2012
CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: ATENCION CLIENTES
CODIGO
SERIES - SUBSERIES
4310.01
ACTAS
4310.01.17
ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO
CODIGO
RETENCION
ARCHIVO DE ARCHIVO
GESTION
CENTRAL
4310
DISPOSICION
FINAL
ELECTRONICO CT E D S
TIPO DE SOPORTE
FISICO
1
4
X
X
X
1
10
X
X
X
1
4
X
X
X
X
X
PROCEDIMIENTOS
Actas
Comunicaciones
Correos electrónicos
4310.08
AUTOEVALUACION DEL CONTROL
X
Actas
Cuestionario de autoevaluación
Informes
Plan de mejoramiento
Registro asistencia
Resultados
Soporte de Acciones
4310.16
COMUNICACIONES OFICIALES
Comunicaciones
4310.20
CONSTANCIAS/ CERTIFICACIONES
1
Constancias / Certificaciones
4310.22
4310.22.01
CONTRATACION
ACEPTACION DE OFERTA
Aceptación de oferta
Actas
Adendos
Se eliminan desde el archivo de
gestión no amerita transferencia al
archivo central. Se conservan
durante la vigencia solamente en
forma electrónica
X
1
19
X
X
X X
Conservar
el
20%
de
los
expedientes
físicos
aplicando
muestreo por polo de interés.
Conservar
en
expediente
electrónico.
Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema
Integrado de Seguridad Social y Aportes
Parafiscales
Comunicaciones
Correos electrónicos
Entrada almacen por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
Guía de chequeo inicial y mensual según
Reglamento de Seguridad Industrial (según el
caso)
Informes
Ofertas
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y
recibo de pago de la prima
Presupuesto
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
4310.22.02
CONTRATO
Actas
Adendos
Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema
Integrado de Seguridad Social y Aportes
Parafiscales
Comunicaciones
Contrato
Correos electrónicos
Entrada almacen por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
Guía de chequeo inicial y mensual según
Reglamento de Seguridad Industrial (según el
caso)
Informes
Presupuesto
1
19
X
X
el
20%
de
los
X X Conservar
expedientes
físicos
aplicando
muestreo por polo de interés.
Conservar
en
expediente
electrónico.
Ofertas
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y
recibo de pago de la prima
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
4310.22.08
ORDEN DE COMPRA BIENES
1
19
X
X
1
4
X
X
Actas
Adendos
Comunicaciones
el
20%
de
los
X X Conservar
expedientes
físicos
aplicando
muestreo por polo de interés.
Conservar
en
expediente
electrónico.
Correos electrónicos
Entrada almacen por compra
Evaluación de ofertas
Facturas
Formato verificación Pólizas
Informes
Presupuesto
Ofertas
Orden de Compra
Otrosí
Pólizas contractuales, condiciones generales y
recibo de pago de la prima
Solicitud de oferta
Solicitud y justificación de pedido
4310.22.09
PROCESOS DE CONTRATACION
TERMINADOS O FALLIDOS
Actas
Adendos
Certificado de disponibilidad presupuestal
Comunicaciones
Evaluación de ofertas
Informes
Ofertas
Solicitud de oferta
Solicitud y Justificación de Pedido
4310.26
CONVENIO
Conservar
el
20%
de
los
X X expedientes
físicos
aplicando
muestreo por polo de interés.
Conservar
en
expediente
electrónico.
4310.26.03
CONVENIO DE PAGO
0
5
X
X
X X
1
10
X
X
X X
1
4
X
X
X
2
8
X
X
1
4
Acreditación propiedad del predio
Autorización Finaciación
Convenio de pago
Documento identidad
4310.43
FACTIBILIDAD Y ENERGIZACION
PARA CARGAS PARTICULARMENTE
COMPLEJAS
Comprobante de pago
Comunicaciónes internas y externas
Declaración de cumplimiento
Dictamen de inspección
Factibilidad
Memoria de Cálculo
Plano
Protocolo de pruebas del transformador
4310.56
INDICADORES
Se conservan los registros en el
SGC
Actas
Comunicaciones
Encuestas
Hoja de vida Indicador
Seguimiento Indicador
4310.57
INFORMES
4310.57.02
INFORMES DE GESTION
X X
Comunicaciones
Correos electrónicos
Informes
4310.73
PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS
Acto Administrativo
Ajustes
Citación notificación al usuarios
Comunicaciones
Correos electrónicos
X
X X
Conservar el 10% aplicando
muestro por polo de interés
Edictos
Informe laboratorio de medidores
Ordenes de Revisión
4310.74
4310.74.03
PLANES Y PROGRAMAS
PLAN DE MEJORAMIENTO
1
10
X
X
X X
Acciones de mejora, correctivas o preventivas
Actas
Comunicaciones
Correos electrónicos
Informes
Plan
Seguimientos
Soporte de Acciones
4310.78
PROCESOS
4310.78.03
PROCESOS POR USO NO
AUTORIZADO DE ENERGIA
0
5
X
X
X X
1
10
X
X
X X
Actas
Citación
Constancias
Convenio de Pago
Edictos
Informes
Liquidación
Preliquidación
Reliquidación
Transación y acuerdo de pago
4310.92
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE
PROCESOS
Actas
Análisis estadísticos de datos
Comunicaciones
Correo Electrónico
Encuestas
Se controlan los registros en el
Archivo digital desde su producción
los cuales se conservan de carácter
permanente.
Indicadores
Informes
CONVENCIONES
CT= Conservación Total
E= Eliminación
D= Digitalización
S= Selección
Fecha de
elaboración
Marzo del 2012
Elaboró: Gladys Albarracin Villamizar
Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos
Aprobó:
Cargo:
Alix Gelves Gelves
Profesional P2- Atención al Clientes