Configuración avanzada - Universidad de Almería

Configuración Avanzada de Outlook 2003 ________________________________
CONFIGURACION AVANZADA DE OUTLOOK 2003
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Carpetas sin conexión
Gestión de mensajes enviados
Gestión de mensajes eliminados
Firma digital
Carpetas sin Conexión
Una de las opciones que soporta Microsoft Outlook 2003 trabajando con el
protocolo IMAP, es poder trabajar con carpetas "sin conexión". Como ya hemos
indicado anteriormente, todos nuestros mensajes no se encuentran en nuestro PC
sino en el servidor, lo que presenta numerosas ventajas, pero también puede tener
algún inconveniente: si su conexión a Internet temporalmente no funciona no
puede acceder ni tan siquiera a sus mensajes antiguos.
Una solución al problema anterior, si es que consideramos que es un problema, es
el uso de carpetas “sin conexión”. Básicamente consiste en configurar nuestro
Outlook para que de una o varias carpetas de correo que tenemos en el servidor,
me mantenga una copia en mi PC.
Si seleccionamos una carpeta para trabajar Sin Conexión podremos ver todo
nuestro correo (previamente descargado) sin tener que estar conectados al
servidor.
Vamos a pasar a ver como se puede marcar una carpeta para trabajar sin conexión
y como se puede descargar el correo en ella.
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Seleccionamos la carpeta que queramos marcar haciendo click sobre ella y a
continuación nos vamos a Herramientas --> Enviar y recibir --> Configuración
de envío o recepción --> Hacer que esta carpeta esté disponible sin
conexión.
También se podría hacer de otra forma más cómoda. Nos vamos a Herramientas -> Enviar y recibir --> Configuración de envío y recepción --> Definir
grupos de envío o recepción....
Nos saldrá una ventana como la de la imagen anterior. Seleccionaremos Todas las
cuentas y entraremos en Editar.... Aparecerá otra ventana donde podremos ver
nuestro árbol de carpetas y seleccionar en él que carpetas queremos que trabajen
sin conexión. Simplemente habría que marcarlo en la casilla de verificación y elegir
entre las dos opciones de la derecha.
Con la primera opción simplemente podríamos ver el asunto del mensaje pero no
podríamos acceder ni al cuerpo del mensaje ni a los archivos adjuntos.
Sin embargo, con la segunda opción tendríamos acceso a la totalidad del mensaje.
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Una vez que hemos seleccionado las carpetas que nos interesan, pasamos a ver
como se sincronizaría el correo, es decir, como descargaríamos el correo en las
carpetas marcadas "sin conexión".
Simplemente iríamos a Herramientas --> Enviar y recibir --> Enviar y recibir
todo. De esta forma descargaríamos el correo de las carpetas para trabajar "sin
conexión".
También podríamos utilizar la tecla rápida F9.
Gestión de mensajes enviados
Para ocupar el menor espacio posible en el servidor, podemos optar por almacenar
la copia de los mensajes enviados en nuestro equipo, en vez de almacenarla en el
servidor. De esta forma ahorraremos espacio, pudiendo así aprovecharlo para
mensajes que lleguen a la bandeja de entrada.
Por defecto, Microsoft Outlook 2003 viene configurado de esa forma, por lo que en
un principio no tendremos que tocar ningún parámetro de configuración.
Gestión de mensajes eliminados
El borrado de un mensaje en Microsoft Outlook 2003 se realizará en dos pasos:
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Marcar el mensaje como eliminado en el gestor de correo
Eliminar el mensaje definitivamente en el servidor
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Para realizar el primer paso, tan sólo tendremos que seleccionar los mensajes que
queramos borrar y pulsaremos Eliminar.
Una vez que tengamos marcados todos los mensajes que queramos, para
eliminarlos completamente tendremos que ir a Edición --> Purgar mensajes
eliminados. De esta forma, serán eliminados completamente del servidor.
Nota: Los mensajes marcados no están eliminados del servidor por lo que estarán
ocupando un espacio innecesario. Si deseas conservar los mensajes y no ocupar
espacio en el servidor puedes mover los mensajes a una carpeta local. De esta
forma no perderás los mensajes pero tendrás el inconveniente de que solo podrás
acceder a ellos desde tu ordenador.
Firma Digital
Con fecha 07/10/2005 la Universidad de Almería suscribió un acuerdo con la Junta
de Andalucía, para la prestación de servicios de certificación de Firma Electrónica.
En desarrollo de ese convenio, con fecha 10 de mayo de 2006, el Rector crea la oficina
de acreditación de Firma Digital de la Universidad de Almería. Las instrucciones de
procedimiento sobre dicho proceso de acreditación son dictadas por esta Secretaría
General con fecha 11 de mayo de 2006.
Como consecuencia de estas actuaciones, desde el miércoles día 1 de junio, cualquier
ciudadano (sea miembro o no de la Comunidad Universitaria) puede obtener su
firma digital (certificado digital expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) a
través de la Universidad de Almería, sin necesidad de que se tengan que desplazar
fuera de ella para acreditar su identificación.
Podéis obtener más información en esta web:
http://cms.ual.es/UAL/administracionelectronica/firmadigital/index.htm
Envío de mensajes firmados digitalmente
Vamos a configurar Microsoft Office Outlook para poder firmar digitalmente los
mensajes que enviemos, usando nuestro certificado digital (si lo posees).
Nos vamos a Herramientas --> Opciones, pestaña Seguridad.
Pinchamos en Importar o exportar un id. digital.... Marcamos la opción
Importar un Id. digital existente de un archivo, pulsamos Examinar y
seleccionamos nuestra firma digital. Ahora, tal y como se muestra en la siguiente
imagen deberemos de introducir una contraseña, la cual nos pedirá al enviar un
mensaje firmado, y un nombre. Pulsamos Aceptar.
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Recepción de mensajes firmados digitalmente
Cuando otra persona nos envíe un mensaje firmado digitalmente, para que
podamos comprobar la validez de dicha firma, es necesario tener instalado en
nuestro programa cliente de correo (thunderbird, Outlook, etc...), el certificado
digital de la entidad emisora del certificado con el que el mensaje ha sido firmado.
La UAL dispone de su propia entidad emisora de certificados, pero muchos de
nuestros usuarios disponen de certificados emitidos por la Fabrica Nacional de
Moneda y Timbre.
Recomendamos instalar en su programa cliente de correo los certificados de ambas
entidades certificadoras.
En http://www.ual.es/ca/myca.crt puede obtener el certificado de la autoridad de
certificación de la UAL.
En http://www.ual.es/ca/FNMT.cer puede obtener el certificado de la FNMT.
Para evitar problemas a la hora de instalar el certificado, realizaremos la descarga
de la siguiente forma:
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Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre el enlace propuesto anteriormente,
y elegimos la opción Guardar enlace como..., de esta forma, el certificado se
guardará en el equipo y no en el navegador.
Ahora elegimos donde queremos guardar nuestro certificado, le damos nombre al
archivo y le decimos donde guardarlo. Pulsamos Guardar y ya tendremos
disponible nuestro certificado.
Una vez que ya hemos descargado nuestro certificado, el siguiente paso es
instalarlo en el cliente de correo que vayamos a usar, en este caso vamos a ver
como hacerlo para Microsoft Office Outlook.
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Abrimos Microsoft Office Outlook y nos vamos a Herramientas --> Opciones,
pestaña Seguridad. Pinchamos en Importar o exportar un Id. digital.... En la
ventana que nos muestra, marcaremos la opción Importar un Id. digital
existente de un archivo, y pulsamos la opción Examinar.
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Ahora escogemos la ruta donde guardamos nuestro certificado, que en nuestro caso
fue en el Escritorio. En la opción Tipo de archivo: marcaremos Todos los
archivos para que pueda verse el certificado. Ahora seleccionamos nuestro
certificado y pulsamos Abrir.
Se nos cerrará la ventana y ahora tendremos que comprobar que la ruta realmente
se ha copiado. También debemos de darle un nombre al certificado. Podemos darle
de nombre UAL para así poder identificarlo, y pulsamos Aceptar.
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Nos saldrá un mensaje de advertencia que tenemos que aceptar.
A partir de ahora, el certificado funcionará correctamente en Microsoft Office
Outlook.
En el ejemplo hemos instalado el certificado de la autoridad de certificación de la
UAL. Para instalar el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre seguiremos los
mismos pasos.
Una vez que hayamos instalado el certificado en el cliente de correo, podríamos
deshacernos del archivo que hemos descargado, no obstante, recomendamos que
se guarden ya que si quisiéramos utilizarlo en otro cliente de correo tendríamos que
usarlo de nuevo.
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