Diapositiva 1

Teleconferencia:
ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
Mg. María Soledad Rivas Urbina
Coordinadora de la Oficina de Atención al Asegurado de
Emergencia del Hospital Almenara
La Administración del Tiempo
Se puede definir como
una manera de ser y
una forma de vivir.
Hoy,
se
puede
considerar al tiempo
como uno de los
recursos
más
importantes y críticos
de
los
administradores.
La Administración del Tiempo
Como el tiempo no existe
en sí, la administración del
tiempo es la administración
de si mismo; el manejo
adecuado de los recursos
en todo orden, ya que no
hay una sola realidad que se
sustraiga al tiempo.
El tiempo – algunos conceptos.
El tiempo:
1 día = 24 horas; 1
hora = 60 minutos; 1
minuto = 60 segundos
¿Se administra el
tiempo?
¿se compra?
¿se presta?,
¿se ahorra?
¿es elástico?
Si no lo usas se …
Carácterísticas del Tiempo
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo
logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en
función de las prioridades que se le asignen a las
actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los
objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tienen los individuos, por lo que
hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
Problemas mas Comunes para
Administrar el Tiempo
La escasez del tiempo resulta
generalmente de una carga
de trabajo mal planeada y
distribuida.
Es frecuente que se trate de
hacer demasiado en un
tiempo muy corto.
Dejar
para
despues,
o
esperar el ultimo momento.
La Mala Administración
del Tiempo
1. Tiene problemas con los plazos (no
respeta las fechas límites). No
concreta.
2. Es impuntual.
3. Cuenta con excesivas horas de trabajo.
4. Deja las cosas para después .
5. Toma decisiones precipitadas (no
considera las consecuencias de estas).
6. Dedica poco tiempo a la familia.
7. No identifica que es importante.
8. Teme delegar.
9. Tiene el escritorio desordenado.
La Buena Administración
del tiempo
1. Claridad en sus pensamientos.
2. Logra sus objetivos, cumple sus
tiempos.
3. Tiene buena memoria (o eso aparenta).
4. No teme en enfrentar los problemas.
5. Es metódico.
6.. Es puntual.
7. Se muestra tranquilo.
8. Es objetivo / racional.
9. Hace un buen uso de la agenda /
registra.
10.Logra equilibrar trabajo / familia.
La Matriz de Administración
del Tiempo
URGENTE
IMPORTANTE
NO URGENTE
IMPORTANTE
URGENTE
NO URGENTE
NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE
La Matriz de Administración del Tiempo
-
“Hacerlo Ahora”
“ Planificar”
Crisis
personal,
familiar, - Prevención, actividades de CP
laboral.
(Capacidad de producción)
- Problemas apremiantes.
- Preparación,
planificación,
- Proyectos cuyas fechas vencen.
verdadera recreación.
- Clarificación de valores.
- Construir relaciones.
- Reconocer nuevas oportunidades.
“Dedicar poco tiempo o
delegar”
- Interrupciones, algunas
llamadas.
- Correos, algunos informes.
- Actividades populares y
cotidianas.
NO IMPORTANTE
“Dejar de hacerla”
-Trivialidades, ajetreo.
- Algunas cartas.
- Llamadas telefónicas.
- Perdidas de tiempo.
- Actividades agradables sin
importancia.
NO IMPORTANTE
“Lo que importa más, nunca debe estar
a merced de lo que importa menos”
Goethe
NO URGENTE
URGENTE
IMPORTANTE
NO URGENTE
URGENTE
IMPORTANTE
I RESULTADOS
II




IV
Estrés.
Agotamiento.
Administración de crisis.
Siempre apagando incendios.
III
• Tiene que ver con resultados significativos que reclaman
atención inmediata.
• A las actividades se le denominan “crisis o problemas”
• Consecuentemente las personas se agotan y se consumen.
• Se encuentran orientadas al problema y trabajan a plazos.
• El único alivio que tienen es huir al cuadrante IV.
I
II
III Resultados
IV
 Concentración en plazos cortos.
 Administración de crisis.
 Carácter de camaleón, atento a la
reputación.
 Considera que las metas y planes
no valen la pena.
Se siente impotente, excluido del
control.
 Relaciones muy frágiles o rotas.
La percepción de urgencia para estas
personas están en base a prioridades y
expectativas de los otros.
I
III
II
Resultados
IV
 Total
irresponsabilidad.
 Despido de los empleos.
 Dependiendo de otros o
gobernado por apremios básicos.
Las personas que dedican su tiempo casi
exclusivamente a los cuadrantes III y IV
llevan vidas básicamente irresponsables.
El cuadrante II es el corazón de la administración personal
efectiva.
I
II
Resultados
•
Visión, perspectiva.
•Equilibrio.
•Disciplina.
•Control.
•Pocas crisis.
Para parafrasear a Peter Drucker, las personas efectivas
no se orientan hacia los problemas (I)
sino
hacia
las
oportunidades
(II)…piensan
preventivamente…
Tienen alto poder para generar capacidad.
Como aplicar lo aprendido …
1.¿En qué cuadrante te sueles colocar?
2. ¿Qué tengo que hacer (situaciones prácticas) para manejar
mejor mis tiempos?
3. ¿En qué me va a beneficiar que yo controle mejor mis
tiempos?
Los ladrones del tiempo.
Reunionitis - Causada por
reuniones "de coordinación"
programadas o sin programar.
Telefonitis - Excesivas llamadas
telefónicas o interminables
llamadas telefónicas.
Meilitis - Una enorme cantidad d
correos electrónicos diarios.
Otros…
Interrupciones.
Papeleos.
Ejercicio: ¿Tenemos algún ladrón?
1. En porcentaje… ¿Cuánto de horas al día estoy en reuniones?
2. En porcentaje… ¿Cuánto de las horas al día estoy
haciendo llamadas telefónicas?
3. En promedio… ¿Cuántos correos electrónicos recibo al día?
Por donde empezar…
Planifícate!:
El tiempo que lleva planificar se ve mejorado
con creces en la ejecución.
Se proactivo!.
Organízate!:
Establece un sistema de trabajo.
Cada cosa en su lugar.
Lo que no se usa… elimínalo!
Utiliza la agenda.
Utiliza las herramientas tecnológicas.
Distracciones e interrupciones. El
fastidio: emocional, el ambiente.
Organización a través de la
programación
El primer principio de organización
es la misión personal
La clave para programar
actividades del cuadrante II, es la
planeación semanal.
La planeación es más efectiva
cuando nos movemos en cascada, de
lo general a lo especifico.
Paso
1
• Desarrolle una misión personal.
Paso 2
• Identifique sus roles clave
Paso 3
• Identifique sus metas.
Paso 4
• Planee su semana.
Paso 5
• Planee su día.
¿CUANTO VALE TU TIEMPO?
La noche había caído ya; sin embargo, un pequeño hacía grandes
esfuerzos por no quedarse dormido. El motivo bien valía la pena; estaba
esperando a su papá. Los traviesos ojos iban cayendo pesadamente
cuando se abrió la puerta.
El niño se incorporó como impulsado por un resorte y soltó la pregunta
que
lo
tenía
tan
inquieto:
- Papá, ¿cuánto ganas por hora?, dijo con ojos muy abiertos.
Su padre entre molesto y cansado, fue tajante en su respuesta:
- Mira hijo, eso ni siquiera tu madre lo sabe, no me molestes y vete a
dormir que ya es tarde.
- Si papá, pero por favor solo dime, ¿a cuánto te pagan por una hora de
trabajo?, reiteró suplicante el niño.
Contrariado,
- Cien pesos.
el
padre
apenas
abrió
la
boca
para
decir:
¿CUANTO VALE TU TIEMPO?
- Oye papá, ¿me podrías prestar cincuenta pesos?, preguntó el pequeño.
El padre se enfureció y tomó al pequeño del brazo y en tono brusco le dijo:
- Así que por eso quieres saber cuanto gano ¿no?, vete a dormir y no sigas
fastidiando chico aprovechado.
El niño se alejó tímidamente. Al meditar lo sucedido el padre comenzó a sentirse
culpable. Tal vez necesita algo, pensó, y queriendo descargar su conciencia se
asomó
al
cuarto
de
su
hijo.
Con
voz
suave
le
preguntó:
- ¿Duermes hijo?
- Dime papá, respondió éste entre sueños.
- Aquí tienes el dinero que me pediste.
- Gracias papá, susurró el niño mientras metía su manita debajo de la almohada
de
donde
sacó
varias
monedas.
- ¡¡Ya completé!!, gritó jubiloso, tengo cien pesos..... Papá, ¿me podrías vender
una hora de tu tiempo?