Una vez aprobada la Tabla de Valoración Documental, TVD por

Una vez aprobada la Tabla de Valoración Documental, TVD por parte del
Consejo Municipal de Archivos se debe proceder a adoptar en la institución
por acto administrativo, crear el archivo histórico como parte esencial del ciclo
total de archivo y aplicar el siguiente plan:
PLAN PARA APLICACIÒN DE TVD
ORGANIZACIÓN FONDO ACUMULADO
Conformar un expediente

El orden de los documentos debe responder al trámite, quiere decir esto
que los documentos se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo del trámite. El documento con fecha más antigua
de la producción, es el que da inicio al trámite y debe ser el primer
documento que se encuentre al abrir la carpeta. El documento con la
fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

En caso de que el expediente tenga anexos, estos deberán relacionarse
en la ficha de control que debe aparecer como último folio del expediente
haciendo referencia respecto al folio al cual pertenecen. Anexos como
planos, disquetes, CD´s, videos deben ubicarse en las unidades de
conservación adecuadas para tal fin.

Los documentos que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo
fax, deben ser reemplazados por una fotocopia, la cual se conservará en
la carpeta correspondiente y se elimina el correspondiente los otros tipos
de papel.
Eliminación de material metálico, hojas en blanco y copias: Los
expedientes deben estar depurados, quiere decir esto que deben retirarse
duplicados, folios en blanco, documentos no pertinentes, clips, ganchos o
elementos metálicos que deterioren los documentos.
Rotulación de cajas y carpetas para la transferencia
Carpetas: El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios (según
TVD) para la identificación del contenido: fondo o entidad, dependencia,
asuntos y datos adicionales tales como:

Fechas extremas: fecha en que se abrió la unidad documental
(expediente o legajo) y fecha en el que se cerró.

Número de folios.

Número consecutivo de los temas que contiene la carpeta.
Foliación
El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, caja carpeta, etc.) para
evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de orden original
y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad
archivística, pues la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa.

Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de un
asunto. En el caso de asuntos documentales simples (actas,
acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará
de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de
asuntos
documentales compuestos (contratos, historias laborales,
investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de
sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se
encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (caja, carpeta, legajo, etc.), la foliación se ejecutará
de
forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

La foliación se hace de manera consecutiva, sin omitir ni repetir
números.

El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales

Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., éstos
tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde aún si se
encuentran plegados. En el área de observaciones del Formato Único de
Inventario se debe dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se
consideren pertinentes

Cuando este material por su tamaño se encuentre “separado”
físicamente de la carpeta, se debe dejar constancia mediante un “folio
testigo”, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto
es lo que se denomina referencia cruzada. Esto aplica para el caso de
anexos en otro tipo de soporte: Videos, CD´s, Disquettes, revistas,
periódicos, etc.

Las fotografías si están sueltas, se foliarán en la cara vuelta utilizando
lapicero de tinta negra, correspondiendo un número para cada una de
ellas. En el área de observaciones del Formato Único de Inventario se
debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros, que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una
hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando
constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario,
de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras
características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada

No se enumeran los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos
centrales, pero sí dejar la constancia en el área de observaciones del
Formato Único de Inventario. Tampoco se folian, ni se retiran los folios
sueltos o en blanco, cuando éstos cumplen una función de conservación
como: aislamiento para evitar el deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas
por contacto.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos a eliminar deberán ser los contenidos en la Tabla de
Valoración Documental que hayan cumplido el tiempo de retención estimado
por ella misma y de acuerdo a la disposición final. La eliminación es función del
órgano encargado, Comité de Archivo quien debe aprobar el proceso y dejar
evidencia en acta, los documentos a eliminar deben listarse y quedar como
anexo de la evidencia. (Ver instructivo para eliminación de documentos)
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS Y ALMACENAMIENTO
La transferencia de los documentos del Archivo Central, se realizará, con base
en las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental de
la dependencia, diligenciando el formato Único de Inventario Documental. Una
vez cumplida su retención, se transfieren al Archivo Histórico para su
conservación física y deben encontrarse organizados y depurados; quiere decir
esto que todos los proyectos, borradores y anotaciones, que no se consideren
soportes del proceso, deben ser retirados, y serán responsabilidad de la
dependencia de origen, e igualmente, definir cuales documentos se deben
mantener como soporte de los mismos.
Cómo se trasladan los documentos del Archivo Central al Archivo
Histórico:
Tenga en cuenta que cuando realice la transferencia documental no debe
incluir en estas los documentos o expedientes que hayan sido solicitados en
calidad de préstamo al Archivo Central pues estos deberán devolverse a través
de memorando aparte ya que estaban incluidos en el inventario documental
previamente y se encuentran “cargados” al funcionario que los solicitó.
La transferencia documental se realiza únicamente utilizando el formato único
de inventario documental diligenciando todos y cada uno de los espacios
requeridos en el mismo.
Una vez recibidos los documentos en el Archivo Histórico, se debe realizar la
verificación de lo transferido conjuntamente por funcionarios del Archivo Central
y del Archivo Histórico, de manera tal que si se presentan observaciones, estas
puedan ser subsanadas y así poder firmar el recibido correspondiente el cual
se constituye en el acta de entrega de los documentos.
ALMACENAMIENTO
Con el fin de ofrecer un servicio de consulta ágil, eficiente, oportuno y de
calidad para nuestros usuarios internos y externos, el área física del Archivo
Central cuenta con un depósito que permite una adecuada ordenación,
almacenamiento y control de los documentos y con un área de consulta para
los usuarios.
Para la clasificación y el ordenamiento físico de los expedientes y archivos en
general se han instalado estanterías que permiten un adecuado
aprovechamiento del espacio asignado, brindando seguridad y protección para
los documentos, garantizando una consulta rápida y eficiente. Los módulos que
conforman el archivo central están ubicados de manera tal que se identifican
los estantes por caras (A y B). Los cuerpos están enumerados en forma
consecutiva de izquierda a derecha y cada entrepaño en forma consecutiva por
cuerpo de los estantes por caras (A y B). Los cuerpos están enumerados en
forma consecutiva de izquierda a derecha y cada entrepaño en forma
consecutiva por cuerpo de estantería. (Ver procedimiento para aplicación de
documentos).